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TENDENZE CHE INFLUENZANO

lEnterprise Content Management

Perch i sistemi ECM legacy vengono abbandonati e occorre un nuovo approccio

Introduzione
I contenuti sono la valuta che fa muovere gli affari. Una quantit
enorme di analisi e decisioni su cui si fondano le attivit aziendali
conservata in file e documenti elettronici: roadmap dei prodotti,
specifiche tecniche e piani di marketing, accordi commerciali e
proiezioni finanziarie.
I sistemi di Enterprise Content Management (ECM) hanno un ruolo
fondamentale nella conservazione e gestione di contenuti aziendali di
valore. Le migliori soluzioni ECM consentono alle aziende di funzionare
pi rapidamente e alle persone di svolgere e condividere lavoro di alta
qualit.
Lesigenza di un Nuovo Approccio allECM
LEnterprise Content Management attualmente in uno stato di
confusione. La velocit dellinnovazione digitale ha superato ampiamente le capacit delle piattaforme di ECM legacy. Questi sistemi
di prima generazione, basati su tecnologie ormai ventennali e creati
per ambienti informativi anchessi ventennali, oggi restano indietro di
fronte allemergere di nuove esigenze di gestione dei contenuti.
Nelle prossime pagine, analizzeremo quattro delle principali tendenze
che stanno trasformando il mondo dellEnterprise Content Management:
1.
2.
3.
4.

Le nuove modalit di lavoro

Laffermarsi dellazienda estesa
Lesplosione dei contenuti digitali
La nuova infrastruttura IT

Insieme, questi fenomeni ci stanno portando in una nuova era che

richiede un approccio radicalmente diverso alla gestione dei contenuti
aziendali.

TENDENZA

Nuove Modalit di Lavoro

Il mondo del lavoro sta attraversando una
trasformazione drastica. La crescita delle
tecnologie mobili, social e cloud ha cambiato
non solo i luoghi, ma anche le modalit
di lavoro. Le persone vogliono essere produttive in qualsiasi momento, ovunque, da
qualsiasi dispositivo e applicazione.
Nuove Aspettative
Le moderne soluzioni ECM devono essere
adatte alle nuove modalit di lavoro. Le
organizzazioni IT sono sotto enorme pressione: devono supportare una nuova classe di
dipendenti connessi ed esperti di tecnologie,
le cui aspettative in termini di facilit duso
sono state plasmate da servizi web di livello
consumer. I dipendenti di oggi vogliono
trovare e condividere i documenti aziendali
con la stessa facilit con cui scelgono e
prenotano una camera dalbergo. Si aspettano inoltre che le tecnologie di gestione dei
contenuti supportino stili di lavoro remoti e
collaborativi.

Nuova Generazione
Il mondo del lavoro ulteriormente trasformato
dallarrivo dei Millennial. Questi nativi digitali,
nati dopo il 1983, sono cresciuti con app intuitive e moderne come Instagram, Snapchat e
Uber. I Millennial sono estremamente mobili e
connessi e vogliono soluzioni IT che consentano loro di lavorare a prescindere da luogo,
rete e dispositivo. Le loro aspettative in termini
di facilit di accesso ai contenuti intensificano
la pressione sulle aziende IT, a cui richiesto
di modernizzare la strategia di ECM.

New Ways
of Working

37%

of worlds
workforce will
be mobile in 2015
Fonte: IDC

I Sistemi ECM
Legacy Restano
Indietro
Molti progetti di ECM falliscono
a causa della scarsa adozione
da parte degli utenti. I dipendenti
non li apprezzano perch sono
sistemi pesanti, non intuitivi o che
non supportano la condivisione
B2B e laccesso remoto. Gli
utenti non cambieranno: questo
significa che dovr cambiare
lapproccio allECM.

TENDENZA

Si Afferma lAzienda Estesa

Lazienda moderna sta assumendo
una nuova forma in seguito alla crescita
esponenziale delle attivit connesse e del
flusso di informazioni. Le aziende non sono
pi entit indipendenti. Al contrario, spesso
sono una rete interconnessa di imprese,
partner contrattuali, fornitori, rivenditori,
dipendenti e clienti. La possibilit di condividere contenuti e processi in questa azienda
estesa dunque fondamentale per un
moderno sistema di ECM.
La Collaborazione Estesa Essenziale
Le organizzazioni di tutti i settori stanno
ampliando le proprie catene del valore,
affidandosi a collaboratori esterni per attivit
che vanno dalla progettazione e sviluppo
di prodotti al marketing, alle vendite e all
assistenza. Sono inoltre sempre pi dipendenti da collaboratori remoti e a contratto
e vogliono relazionarsi con i clienti tramite
il cosiddetto Internet of Things. Alla base
di tutte queste connessioni c lesigenza
di un flusso di informazioni controllato e
bidirezionale, che superi i confini
dellorganizzazione.

Oltre il Firewall
Da un punto di vista IT, lazienda comunemente definita dal proprio firewall. Questa
concezione non funziona per per lazienda
moderna, che non limitata ai soli confini
della sua infrastruttura IT. In effetti, bloccare
contenuti e processi dietro un firewall rischia
di ostacolare gravemente produttivit e
crescita. I lavoratori mobili faticano con le reti
VPN e i partner esterni non hanno accesso
alle informazioni di cui hanno bisogno per
collaborare in modo efficace ed efficiente.

Extended Enterprise
Suppliers

Contractors

Resellers

Customers

I Sistemi ECM
Legacy Restano
Indietro
I sistemi ECM legacy furono
progettati in un periodo in cui
utenti e contenuti stavano dietro il
firewall, su server e PC. Lazienda
estesa richiede un nuovo approccio
allECM, che supporti una condivisione semplice e controllata di
contenuti e processi allinterno e
allesterno dellorganizzazione.

TENDENZA

Enorme Esplosione dei Contenuti Digitali

Tutte le aziende sono inondate dai dati.
LIDC prevede una crescita dei contenuti
digitali da capogiro: aumenteranno di ben
50 volte dal 2010 al 2020. Di questi, il 90%
saranno informazioni non strutturate come
e-mail, documenti e video. I Big Data
rendono la sfida della gestione dei contenuti
molto pi ampia e complessa.
Pi Tipi di Contenuti
I requisiti di base del Content Management
si sono ormai estesi ben oltre i documenti di
Office, i PDF e i file CAD/CAM. La crescita
di social media e strumenti di collaboration
ha generato una nuova classe di contenuti
aziendali. La fotografia dellesposizione su
scaffale di un concorrente con un thread di
commenti, il video di unapparecchiatura in
disuso e i relativi dati di geolocalizzazione,
il Google Doc condiviso con un fornitore:
questi sono solo alcuni esempi dei contenuti
aziendali odierni. Tutti devono essere gestiti
e regolati adeguatamente.
Pi Contesto Intorno ai Contenuti
Con cos tanti contenuti, per le aziende pu
essere molto difficile trovare velocemente

le informazioni di cui hanno bisogno. Per

lavorare in modo pi intelligente, sempre pi
spesso le persone vogliono comprendere e
usare il contesto dei propri contenuti. Oggi,
la ricchezza contestuale intorno ai contenuti
non comprende solo titolo e autore, ma anche
commenti, preferenze, dati di geolocalizzazione e attributi univoci come nome del cliente
o numero della fattura. Le aziende di maggior
successo utilizzano i dati contestuali per attuare processi aziendali che inviano i contenuti
alla persona giusta, nel momento giusto e
allinterno dellapplicazione aziendale giusta.

Explosion in
Digital Content

50X

Growth
2010 to 2020
Fonte: IDC

I Sistemi ECM
Legacy Restano
Indietro
I sistemi legacy non sono attrezzati per gestire i tipi di contenuti
aziendali nuovi e tradizionali.
Inoltre, occorre un nuovo
approccio che metta i contenuti
in contesto, cos che utenti e
processi lavorino in modo pi
efficiente ed efficace.

TENDENZA

La Nuova Infrastruttura IT
LIT aziendale stato trasformato da
diverse ondate tecnologiche che si sono
succedute. Il cloud computing stata la
prima tecnologia a cambiare tutto. Oggi
sono i dispositivi mobili che stanno riscrivendo le regole dellIT aziendale. Le realt
dellarchitettura aziendale odierna richiedono
un nuovo approccio allECM, che sia in linea
con il modo in cui lIT supporta lazienda
moderna.
Hybrid Enterprise Content
Management
Per meglio supportare utenti mobili e partner
esterni, molte aziende stanno trasferendo
nel cloud parte dei propri contenuti aziendali.
Analisti di rilievo come IDC e Forrester
prevedono un passaggio massiccio a una
gestione dei contenuti aziendali ibrida. Questa
strategia di nuova generazione prevede
larchiviazione dei contenuti sia on premise
sia nel cloud, con una sincronizzazione diretta
tra le due ubicazioni. LECM ibrido soddisfa
le esigenze di controllo e compliance dei
reparti IT e consente al contempo a utenti
aziendali e collaboratori esterni di essere pi
produttivi.

Opzioni di Implementazione Flessibili

Osservando qualsiasi data center moderno
abbiamo la conferma che non esistono
soluzioni adatte a tutte le situazioni. Oggi i
sistemi ECM devono supportare le implementazioni tradizionali on premise, le implementazioni virtualizzate in cloud privati e in
Saas su cloud pubblici, e tutto ci che sta
in mezzo. Le opzioni di implementazione
flessibili offrono inoltre ai reparti IT lagilit
di rispondere alle esigenze aziendali che si
evolvono nel tempo.

Where Content Lives

13%
61%
Fonte: IDC

I Sistemi ECM
Legacy Restano
Indietro
I provider di sistemi ECM legacy
sono intrappolati in architetture
software realizzate per tempi
diversi. Le loro piattaforme non
sono generalmente costruite per
il cloud e offrono un supporto
mobile limitato. Occorre un nuovo
approccio che offra il controllo
della propria strategia dei contenuti e opzioni di implementazione
ibride e flessibili per rispondere a
ogni esigenza.

Rischi delle Piattaforme di ECM Legacy

Come abbiamo visto, i sistemi ECM legacy non soddisfano adeguatamente le esigenze odierne di Content
Management. Sono rimasti indietro rispetto ai drastici cambiamenti che si sono avuti in termini di abitudini di lavoro,
modelli aziendali, tipi di contenuti e infrastruttura IT. Continuando ad affidarsi a piattaforme legacy, invece di adottare
un nuovo approccio allECM, pu compromettere le attivit aziendali. Ecco alcuni degli svantaggi pi rilevanti.

Contenuti a Rischio

Mancanza di Agilit

Un sistema ECM legacy di scarsa adozione mette

a rischio i contenuti aziendali business-critical. I
contenuti non sono gestiti, governati o protetti
adeguatamente perch sono sparpagliati su unit
di rete, siti SharePoint, dispositivi mobili, laptop,
e-mail, chiavette USB e servizi consumer di condivisione file. Questa carenza di controllo sui contenuti
genera rischi di sicurezza e compliance, operativi,
di reputazione, legali e di altra natura.

Troppo spesso, la tecnologia ECM obsoleta

impedisce alle aziende di avviare nuove iniziative
in grado di generare revenue. Questa situazione
particolarmente comune quando lECM una
parte fondamentale di una nuova iniziativa relativa
a workflow, archiviazione dei contenuti, collaboration o integrazione con sistemi LOB di back-end.
I sistemi ECM legacy possono creare difficolt in
caso di fusioni e acquisizioni, nuove partnership e
fornitura di nuovi prodotti e servizi.

Shadow IT

Scarsa Produttivit

Molti sistemi aziendali sono stati lenti nelloffrire

funzioni mobili e collaborative. Di conseguenza,
gli utenti frustrati hanno accantonato i sistemi IT
aziendali e hanno adottato servizi web consumer
per rispondere alle proprie esigenze di produttivit.
Una recente indagine condotta da Stroz Friedberg,
azienda che si occupa di sicurezza dei dati, ha rilevato che quasi il 75% di chi lavora nel settore delle
informazioni negli Stati Uniti condivide i dati aziendali tramite file su cloud o account e-mail personali.
Queste soluzioni di shadow IT spesso non offrono
i livelli di controllo, sicurezza e compliance necessari
per contenuti aziendali critici.

I sistemi ECM legacy possono ostacolare la produttivit a molti livelli. I lavoratori possono essere meno
produttivi perch dedicano troppo tempo a cercare
contenuti, districarsi tra le varie versioni o a tentare
di collaborare sui file via e-mail. A livello aziendale,
la produttivit pu perdere potenziale perch le
informazioni corrette sono bloccate allinterno di
silos o perch i processi richiedono troppo tempo a
causa della non immediata disponibilit elle informazioni. Se pensiamo allazienda estesa, i sistemi
ECM obsoleti non supportano la collaborazione e la
condivisione di contenuti necessarie per integrare e
ottimizzare lintera catena del valore.

Un Nuovo Approccio allECM

Alfresco, azienda riconosciuta per lapproccio innovatore e visionario
allECM, ha adottato una nuova strategia per risolvere le sfide
odierne di Content Management. La piattaforma Alfresco una
soluzione di nuova generazione che crea unarchitettura nuova
e completamente aperta per lECM. lunica piattaforma ECM
moderna costruita per le esigenze di oggi e pronta per il domani.
I vantaggi fondamentali della piattaforma Alfresco
comprendono:
ECM ibrido con supporto di ambienti cloud, on premise e
virtualizzati
Tecnologia aperta, che supporta gli standard aperti, per
semplificare lintegrazione ed eliminare i limiti legati ai diversi
vendor
Accesso ai contenuti dallinterno delle app in cui gli utenti
aziendali vivono, come Microsoft Office e Google Docs
Supporto mobile per iOS e Android per garantire laccesso
sicuro ai contenuti da qualsiasi luogo e qualsiasi dispositivo
Records Management integrato per un livello ulteriore di
controllo e compliance, senza sforzo
Solida gestione dei processi aziendali per snellire i flussi di
lavoro con unelevata presenza di contenuti
Centinaia di clienti, compresi i leader dei settori dei servizi
finanziari, assicurazioni, sanit ed enti governativi sono passati
dai sistemi legacy ad Alfresco per risolvere le sfide sui contenuti
business-critical.

NON RESTATE INDIETRO

I vendor di sistemi ECM legacy e gli approcci tradizionali non riescono a tenere il passo con le nuove
modalit di lavoro, aziende pi estese, la nuova diversit di contenuti aziendali e infrastrutture IT
sempre pi virtualizzate e basate sul cloud.
Che stiate pensando di sostituire un sistema che sta invecchiando o che sia gi giunto alla fine del
proprio ciclo di vita, ora di prendere in considerazione un nuovo approccio allECM. Per scoprire in
che modo la piattaforma di Alfresco affronta le sfide dellECM di oggi, visitate il sito: alfresco.com

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