Tarea Grupo - Tema 3

03/09/2015
TEMA
3
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN, LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
GESTION DOCUMENTAL II
GRUPO 4
Mayerly Castro - Katherin Cadena Rojas, Leonor Sandoval Gmez / Universidad del Quindo
INTRODUCCION
La actividad acadmica que se presenta para su de evaluacin cualitativa y

cuantitativa, correspondiente al tema tres Etapas del Ciclo Vital del Documento,
consisti en un trabajo de investigacin individual y luego su compilacin; con el fin de
absorber el conocimiento sobre Archivo Total.
Esta actividad se lleva a cabo en el marco conceptual del Programa de Gestin
Documental, que se pretende desarrollar a lo largo de esta asignatura, y corresponde el
tema, a los procesos que se desarrollan durante las etapas del ciclo vital de
documento.
Su justificacin est dada por la necesidad que como futuros profesionales de una
unidad de informacin, llmese archivo, debemos dominar, no solo la teora, el marco
normativo, sino el empoderamiento que nos har distintivos a la hora de presentar a
consideracin un proyecto de gestin documental.
El trabajo presentado es una combinacin de teora y trabajo de campo, lo que
permiti dinamizar el aprendizaje, y el apersonamiento de aptitudes que con la mejor
de nuestra actitud, nos harn competitivos en una Unidad de Informacin
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Agrupaciones Documentales
Fondo Documental
Seccin
Documental
Subseccin
Documental
Serie Documental
Subserie
Documental
Unidad
Documental
Simple
Compuesta
La anterior grfica nos muestra el desglose de las agrupaciones documentales, ellas

son el producto de la generacin de documentos en una entidad, en el ejercicio de sus
funciones, que se derivan de su estructura orgnica, teniendo como base el
Organigrama Institucional. Los documentos producidos en las instituciones se renen
en agrupaciones naturales, atendiendo su formacin original y artificial, y a su vez a
situaciones subjetivas.
El conocimiento de las agrupaciones documentales en una institucin, es el prembulo,
de la metodologa del proceso de clasificacin documental.
2.- Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
CLASIFICACION
La clasificacin es un acto cotidiano en cualquier ser

humano, desde el punto de vista archivstico,
cuando hablamos o pensamos en ordenar, clasificar
tenemos que referirnos a principios establecidos.
Los documentos nacen con un orden establecido; el
de Procedencia y en un Orden Original.
La clasificacin constituye un destacado mtodo documental escalonado desde las

grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza ms simple. Las primeras
agrupaciones reunidas en atencin al principio de orden original, son los fondos
integrados por documentos procedente de una institucin o administracin importante
que tiene una organizacin, funciones y fines conocidos y cuya historia a su vez
determina naturalmente la segunda de las divisiones: las series.
La clasificacin como proceso consiste en agrupar dentro de una misma categora a

todos los documentos cuyos caracteres, datos e informacin contenida son
apreciablemente similares, como para justificar la exigencia demanda de informacin
en cuanto a conocimientos, experiencias y contenidos sustantivos.
Entendida la clasificacin como la agrupacin de elementos de un conjunto en

subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que los dividen en forma disyuntiva y
exhaustiva. Esta divisin causa que ningn grupo sea vaco, que ningn elemento
pertenezca a ms de un grupo y que todos los grupos unidos conformen la totalidad del
conjunto. Entonces se dice que los conceptos clasificatorios constituyen una particin
de un conjunto.
FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION
Una clasificacin documental debe obedecer a una agrupacin de los documentos de
una institucin, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e informacin,
que implica el desempeo de cada uno de ellos. De ah la necesidad de la
aplicabilidad del principio de procedencia, que se base en que todo documento de
archivo, debe volver al grupo de archivo desde el cual se original y dentro de este
grupo a su sitio original, y al principio de orden original, que establece que la
documentacin debe conservar el orden que recibi durante su funcin administrativa.
ORDENACION
Partes regidos por algn principio o regla el de procedencia y de orden original.
Ordenar es dar utilidad a la documentacin, permitir

que su informacin sea recuperable, es obtener
fsicamente los contenidos del documento, agrupar
los documentos de una forma racional.
La ordenacin est sujeta a los factores de formacin
del archivo, es decir, se dar una primera fase: los
documentos son ordenados de acuerdo con las
actividades del organismo o institucin, segunda fase,
cuando el documento ha cumplido determinados fines, pero an contina
consultndose. Estas dos fase, se denominan ordenacin primaria.
Ordenacin secundaria; se determina cuando los documentos son transferidos a una
fase intermedia, en este estadio; los documentos estarn ordenados por acciones, por
sus respectivas funciones y actividades que constituyen los hechos generadores del
documento. La ordenacin secundaria permanecer en la fase histrica, en la cual los
documentos han sido seleccionados por sus valores y necesidades de consulta.
Definida como tal la ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica
a los documentos, es unir todos los elementos de cada grupo, estableciendo una
unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente,
considerando la data, el crono, el alfabeto o el nmero.
Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos,

tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales
documentos, pues refleja la dinmica administrativa (que hechos se sucedieron en un
determinado perodo), de aqu se desprende que la ordenacin, va ligada al principio

de orden original, que se refleja en el proceso de ordenacin de la series, subseries
documentales y expediente.
ARCHIVSTICA
Segn el diccionario de terminologa elaborado por el Consejo Internacional de

Archivos (CIA), se define como el estudio terico prctico de los principios,
procedimiento y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendido
por archivos tanto los documentos como su entorno, es decir, su organizacin en
edificios e instalaciones ad hoc. De esta definicin se deduce que la archivstica posee
dos campos de accin, el de la teora y el de la prctica, que se alimentan mutuamente;
pues si los enunciados tericos tienen un sustento emprico, con su aplicacin los
procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reinicindose as el ciclo.
DESCRIPCION
Conjunto de tcnicas archivsticas por medio de las
cuales se brinda una representacin exacta de la
unidad documental en cuestin, tanto en lo que
respecta a sus caractersticas internas
(informacin, como externas (soportes, estados
fsico). Se realiza en varios niveles; conocidos
como niveles de descripcin; los mismos coinciden
con las agrupaciones documentales: fondo, seccin, serie, expedientes y documentos.
Su objetivo, es hacer accesibles los fondos documentales de un archivo.
3.- Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
ORGANIZACION
Conjunto de tcnicas y procedimientos
archivsticos encaminados a dotar de un orden
lgico a un fondo basado en los principios de
procedencia y orden original, en funcin de las
lneas de accin y la disposicin orgnica de la
institucin productora de la documentacin.
ORDENACION
Definida como tal la ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica
a los documentos, es unir todos los elementos de cada grupo, estableciendo una
unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente,
considerando la data, la crono, el alfabeto o el nmero.
Mediante la injerencia de las dos definiciones, se puede establecer que la diferencias

entre las dos acciones; organizar y ordenacin, radica en que la organizacin, es a
nivel global, abarca la totalidad de un conjunto, separando sus elementos tomando
como base la estructura orgnica de la entidad, mientras que la ordenacin, toma los
elementos de la organizacin y los ordena en secuencias; llmense crono, data,
alfabtico y numrico.
4. QUE REFLEJA LA CLASIFICACIN
La clasificacin permite reconstruir la estructura de un fondo, establece relaciones de

pertinencia a un grupo o clase de caractersticas similares. Segn el Diccionario de
Trminos Archivsticos, clasificar es el conjunto de operaciones intelectuales
efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio
de respeto al fondo y en el principio de respecto al orden primitivo, con la voluntad de
reflejar la estructura administrativa del organismo productor, o bien si esto no es
posible, adaptados al contenido de los documentos siguiendo criterios cronolgicos,

geogrficos, alfabticos y temtico.
5. QUE IMPLICA LA CLASIFICACION
El proceso de clasificacin tiene inmerso el principio de procedencia, que implica la

determinacin de la estructura orgnica de la institucin (entidad xyz) acto
seguido; la identificacin de los productores de los documentos (Direccin
Comercial) y como complemento el conocimiento de los asuntos (Contratar)
pertenecientes a los productores de acuerdo produccin documental.
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno

de ellos?
Los principios en que debe basarse la clasificacin documental son:
Principio de procedencia: Con este principio se identifican los creadores de la
documentacin, que pueden ser institucionales y administrativos.
Orden original: Pretende devolver el orden de los documentos basndose en la
secuencia en que fueron generados para cumplir con su trmite o funcin.
Funciones: Basndonos en las funciones podemos determinar las series que
corresponden a cada agrupacin documental, ya que estas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos encomendados a cada dependencia.
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en

la Clasificacin?
Con base en las funciones realizadas por las oficinas podemos determinar las
series y subseries documentales que pertenecen a cada una de ellas. Ya que
estas son el resultado de las actuaciones de cada dependencia
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Los pasos metodolgicos de la clasificacin son los siguientes:

Identificacin de productores: Para esto se debe inicialmente identificar las
agrupaciones documentales a partir de la informacin obtenida en los actos
administrativos de la creacin y reestructuracin de la entidad, no dejando de lado
los organigramas.
Estructura orgnica: Se recopila la informacin de los actos administrativos donde
hayan cambios en la estructura y la jerarqua de la entidad, ya que con esto se
requiere poder codificar las dependencias y las series documentales que
corresponden a cada una de ellas.
Series Documentales y Asuntos: Estas se identifican con las funciones y actividades
realizadas por cada dependencia.
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
Una unidad documental es una unin de documentos, en pro de generar una accin
administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su
creacin. Una unidad puede ser simple o compuesta y esto depende de los
documentos que hacen parte de la unin.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.
Unidad Documental Simple: Es la que est conformada por una sola tipologa, ya
que su funcin es la misma y un tanto repetitiva.
Actas de reunin: posee un orden consecutivo y cronolgico

Resoluciones: posee un orden consecutivo y cronolgico.
-
Unidad Documental Compuesta: Es la que posee varias tipologas documentales

que van relacionadas entre s por algo en comn.
Historias Laborales: Posee copias de documentos de identidad, certificados, etc.
Proceso: posee documentos relacionados con el procesado, llegando a tener
variedad en las tipologas documentales que lo conforman.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas
en un determinado soporte (papel, cinta magntica, microfilme, etc.) y con los
caracteres internos especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Se
clasifican dependiendo la actividad, entre estas podemos encontrar:
Actividades personales:
Diario: Registra eventos en orden cronolgico
Ensayo: Escrito breve donde se expone, analiza y comenta un tema.
Actividades administrativas:
Hojas de vida: Resumen escrito y ordenado de los funcionarios
Leyes: Disposiciones tomadas por el Congreso o por Asambleas Nacionales
Actividades econmicas:
Recibos: Constancia del pago de un producto o servicio.
Libros de contabilidad: Registros contables
Actividades judiciales:
Autos: Resuelve incidentes judiciales.
Dictamen: Opinin sobre un tema.
Actividades religiosas:
Acta de Bautismo: Registro de las personas
Visita Pastoral: Registro de la inspeccin de un obispo a una parroquia
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final,
siendo esta su eliminacin o conservacin total. Esto se debe llevar a cabo con base en
los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios (cuando el
documento es utilizado para la administracin) y secundarios (valor para investigacin
histrica) de cada documento.
Primera edad: Desde la creacin del documento y el trmite de informacin que

contiene.
Segunda edad: Informacin que no es consultada frecuentemente pero que an

tiene algn valor sea primario o secundario por el cual debe conservarse para una
consulta.
Tercera edad: Documento que tiene valor secundario o permanente, que se utiliza
como documento investigativo.
Numerales 13, 14, 15 y 16 por cada integrante del grupo:

Miembro: Katherin Cadena Rojas
13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de

2015 Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin,
Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de
documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta
estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pblica e
indagar paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de
estos procesos e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de derechos de
autor.
ENTIDAD: Alcalda Local de Suba

ENCARGADO: Andrea Rodrguez.
NOMBRE DEL VISITANTE: Katherin Cadena Rojas
Planeacin: Ellos realizan un diagnstico sobre los requerimientos que realizan las
personas de la comunidad con el fin de planear mecanismos que mejoren los tiempos
de atencin y respuesta a las solicitudes. Adicionalmente se integran los trmites en
formatos preestablecidos con el fin de manejar las mismas clases de documentacin.
Produccin: Se imprimen formatos para la elaboracin de las querellas, donde al ir el

usuario debe diligencias informacin estandarizada sobre la queja que tiene. Y despus
es tramitado en el buzn de solicitudes al usuario.
Gestin y trmite: En el caso de las querellas estas luego de

ser interpuestas por el querellante son estudiadas y tratadas
por profesionales hasta que se les da solucin luego de esto se
notifica a los implicados y se da por cerrado el proceso.
Organizacin: Cuando la querella es resuelta y se le da cierre, es organizada por

cronolgico, se le retiran materiales abrasivos y se folia.
Transferencia: Luego de realizar el proceso anterior pasar de estas en el archivo de

gestin al archivo central donde se conservaran indefinidamente.
Disposicin de los documentos: Con respecto a este proceso se realiza la

digitalizacin de las querellas para facilitar las consultas y con ello garantizar la
preservacin del archivo fsico por ms tiempo.
Preservacin a largo plazo: Se realiza a travs de la digitalizacin del expediente y su

posterior indexacin en campos como los son el nmero de la querella, querellante y
querellado. (No permitieron fotografiar)
14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha
con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de
uso frecuente y son los de mayor consulta. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms
de cincuenta aos.
Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a

los archivos histricos.
Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de permanencia de los

documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes
trminos:
Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un

listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un

listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, 1
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.2
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas..
15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).
Las unidades de correspondencia que manejan en la Alcalda son las que enva
por correo y la ventanilla de radicacin sus procesos son los siguientes:
La documentacin que llega por las personas naturales, dependiendo de la solicitud
que requiera la funcin de ellos es recibir y radicar y distribuir todas las
comunicaciones oficiales internas y externas que se genera por parte de la entidad.
Cuando es recibida este tipo de documentacin y dependiendo del tipo de este se
radica inmediatamente y le dan un espera de la respuesta por parte de ellos en cierto
tiempo.
Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administracin deben ser
radicadas en la ventanilla nica de Correspondencia, rea que identificar y asignar
tanto el trmite como la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con
el fin de dirigirlas correctamente y se cumplir el siguiente procedimiento:
a) Medidas de seguridad: Todo sobre, paquete o envo postal ser revisado y se
tomarn medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras,
las siguientes seales sospechosas:
Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.
Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.
Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin nombre;
b) Abrir la comunicacin;
c) Verificar la correcta identificacin tanto del remitente como del destinatario;
d) Revisar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si
corresponda la informacin con el original; cuando fuere el caso;
e) Verificar la cantidad de anexos que acompaan la comunicacin;
f) Asignar un nmero de consecutivo (NUR) nmero nico de Radicacin a cada
comunicacin, con constancia de fecha y hora de recibo.
Los cuadros anteriores me los facilitaron por qu es lo que manejan en la mayora de

las alcaldas de Bogot
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a)
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

b)
Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o
etapas.
Para el desarrollo de esta actividad apyese en los documentos dispuestos en la
plataforma, en las referencias, en lo que investigue en la entidad visitada y en los
siguientes enlaces:
El documente que tomo de apoyo fueron los contratos y se hizo lo siguiente:
El contrato inicia desde la presentacin de la propuesta en la licitacin donde
posteriormente se le notifica al interesado acerca del otorgamiento del contrato.
Posteriormente se realiza la firma del contrato y el contratista paga las plizas que
cubrirn la realizacin de las labores por parte del contratante y el contratista. Posterior
a esto en el expediente se irn incluyendo informes, soportes de pago y documentacin
relacionada con el contrato hasta que se da por terminado tanto por trminos de tiempo
como por la culminacin de la labor contratada y con ello se realiza el acta de
terminacin del contrato. La entidad guarda el contrato para una consulta futura.
A esta clase de documentacin de le da el VALOR PRIMARIO por lo tanto es el que

tiene los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se
subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurdico, probatorio e informativo.
Miembro: Mayerly Castro
Compaa Almagrario S.A.

Carrera 7 # 71-52
Barri el Rosal
Bogot
Persona Entrevistada:
Jorge Alberto Noriega, Analista de Gestin Documental
Documento: Contrato
PASO A PASO
Formato para realizar una comunicacin Interna
1- Recepcin de Ventanilla Externa

El rea de Correspondencia cuenta con un Procedimiento en donde se describe
las actividades para la recepcin y distribucin de las comunicaciones internas y
Externas.
2- Las invitaciones, ofertas son radicadas en la ventanilla externa se coloca el sello

de recepcin se ingresa al sistema y se realiza la distribucin interna.
3- Distribucin:
Despus de radicados en el sistema se maneja una palomera donde se clasifica
los documentos y posteriormente se gestiona la planilla de entrega y distribucin.
4- Tramite
Dependiendo del tipo de contrato y que rea lo solicita estos son llamados
supervisores del contrato, es esta rea la que se encarga de enviar 1 Memorando
Interno al rea de Direccin Jurdica para la Elaboracin del contrato, esta ingresa
por la ventanilla Interna del Almacn. En donde se radica y se ingresa al Sistema
de Radicacin Interna. El rea de jurdica elabora el contrato en todos sus
trminos legales y jurdicos.
El rea de correspondencia cuenta con un procedimiento.
5.- Organizacin y conservacin

Conformacin del expediente y aplicacin de Tablas de Retencin Documental,
orden por importancia que son los documentos que entrega el proveedor y los
documentos que se organizan cronolgicamente, depuracin y eliminacin de
duplicidad, foliacin y descripcin documental. Rotulo de Carpeta y Fuid Formato
nico de Inventario Documental y Almacenamiento en estantera y ubicacin
Topogrfica
Archivo de Gestin
6.- Transferencia
La unidad administrativa de la entidad
transfiere la serie documental Contrato al
Archivo Central, una vez cumplido el
tiempo de retencin estipulado en la tabla
de retencin documental para el archivo de
gestin.
El almacn cuenta con un Procedimiento
de Trasferencias Documentales.
7.- Valoracin
Segn la Tabla de Retencin Documental, Serie documental de valor
administrativo, jurdico y legal. Se establece seleccionar una muestra aleatoria del
10% por cada 20 aos de produccin documental, de aquellos contratos que
reflejen el desarrollo de los procesos misionales y estratgicos del Almacn.
Valor Primario: Este tipo de Serie documental tiene este valor mientras est
vigente o est en el archivo de gestin.
Valor secundario: se realiza una trasferencia al Archivo Central en donde se
realiza una Seleccin y microfilmacin, como parte de una conservacin que
reflejen el desarrollo de los procesos.
Miembro: Leonor Sandoval Gmez
Direccin General
GUA PARA LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL

EN LAS OFICINAS DEL SENA A NIVEL NACIONAL
-Versin actualizada con soportes electrnicos-
1. PRODUCCIN
1.1 ELABORACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES
1.1.1 A nivel interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) Ver Anexo 1
Todas las comunicaciones a nivel interno; es decir, entre dependencias del SENA a nivel nacional deben
elaborarse nicamente por medio electrnico, ya sea a travs de la cuenta de correo institucional
grupoadmondocumentos@sena.edu.co o a travs de la forma electrnica de OnBase, as:
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Direccin General y entre dependencias de la Direccin
General, nicamente a travs de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co, o a travs de forma
electrnica de OnBase. Ver Anexo 2
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o Regional y entre Centros y Regionales,
nicamente por forma electrnica del aplicativo OnBase. Ver Anexo 2
Nota.: Se exceptan las comunicaciones que se refieran a la relacin laboral entre la Entidad y los
funcionarios, as como las referidas a procesos disciplinarios, porque deben formar parte del expediente de la
respectiva serie documental.
Tambin las Circulares de carcter general, informativo o normativo, que se emplean para transmitir
informacin, orientaciones y pautas a las dependencias, se imprimirn nicamente en original y se distribuirn
electrnicamente a travs del aplicativo OnBase y del Outlook.
1.1.2
Para el medio externo (personas naturales y otras Entidades)
1.1.2.1 Por correo electrnico

Cuando los usuarios de los servicios de la Entidad remitan sus solicitudes, consultas, quejas, reclamos o
cualquier otro tipo de comunicacin, a travs de la cuenta de correo mipregunta@sena.edu.co, stas se
debern responder electrnicamente a travs de esa misma cuenta, o a travs de las formas electrnicas de
respuesta de OnBase.
1.1.2.2 En soporte fsico
Cuando las comunicaciones oficiales se deben elaborar en soporte fsico, se utilizar el formato carta y en
papel pre-impreso, en original y un mximo de una copia; original para el destinatario y copia para el
expediente de la serie documental a la que pertenece. Si la serie documental es electrnica, solamente se
imprimir un original.
SECRETARA GENERAL - Grupo de Administracin de Documentos
Direccin General

1.1.2.3 Recomendaciones Especiales
Se debe escribir siempre en la lnea de asunto de todas las comunicaciones, el nombre de la serie o
subserie documental a la cual pertenece, acompaada de los datos adicionales que se requiera, para
facilitar la adecuada organizacin del archivo de gestin. Ej.: Contrato No. _____ de 201__.
En los derechos de peticin y tutelas, se recomienda adicionar en la lnea del asunto el nmero de
radicado dado por la Unidad de Correspondencia.
En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en la lnea de asunto el nmero del
proceso, del fallo o de la sentencia, acompaada de todos los datos que soliciten los Tribunales o
Juzgados.
Incluir despus de las iniciales del transcriptor, el nmero interno del proceso SENA (NIS), el cdigo de la
serie o subserie documental a la cual pertenece la comunicacin, con el fin de facilitar su ubicacin en el
archivo.
Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, no se podrn elaborar en papel
reciclado.
1.2
ELABORACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES
Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un mximo de dos copias (original para
el rea a cargo de su radicacin y copias para el registro presupuestal y para el contratista o conviniente).
Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamao oficio, con recuadro y logotipo contra el margen
izquierdo, con la identificacin de Direccin General, nombre de la Regional y del Centro de Formacin
Profesional. Este formato se puede disear en el computador, si no se cuenta con papelera pre-impresa. Se
anexa modelo.
Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes:
1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones
1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y polticas de carcter general, expedidos por el
Consejo Directivo Nacional o Regional.
1.2.1.2 Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que
facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carcter
administrativo a nivel nacional como Regional.
El documento siempre deber contener el nombre del tipo documental; es as como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlneas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCIN,
segn corresponda, en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.

Direccin General
La numeracin de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario.
Para registrar el nmero en las Unidades de Correspondencia, se debe dejar el espacio necesario.
Ejemplo:
ACUERDO
RESOLUCIN
DE 2005
DE 2005
1.2.2 Documentos Contractuales: Convenios y Contratos

1.2.2.1 Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institucin o empresa, mediante los
cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recprocas y se comprometen recursos
de las partes para el desarrollo de proyectos especficos en campos de la Formacin Profesional.
1.2.2.2 Contratos:
Los contratos son acuerdos entre dos o ms partes, en donde se establecen
obligaciones recprocas.
El documento siempre deber contener el nombre del tipo documental; es as como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlneas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO,
segn corresponda, en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
La numeracin de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario. Para
registrar el nmero en los Grupos de Apoyo Administrativo, o en el Grupo de Administracin de Documentos
deber dejarse el espacio necesario.
Ejemplo:
1.2.3
CONVENIO
DE 2005
CONTRATO
DE 2005
Recomendaciones generales en la produccin y manejo de los documentos
Las tintas de impresin y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad qumica,
no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al
soporte.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del
documento, por lo tanto, nunca deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Se debe
optar por emplear el formato de trmite de documentos o escribir con lpiz sobre el documento.
Los documentos que hayan sido transmitidos va fax y se hayan recepcionado en papel trmico se deben
fotocopiar en papel bond para asegurar la preservacin de la informacin.
Direccin General

2.
RECEPCIN
Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las comunicaciones oficiales en cada una de las
oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de
Formacin Profesional o en el Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin General, todas las
comunicaciones oficiales que reciba en soporte fsico la Entidad.
Las comunicaciones en soporte electrnico a nivel interno deben radicarse a travs de la cuenta
grupoadmondocumentos@sena.edu.co, o a travs del aplicativo OnBase cuando se trate de forma
electrnica.
Por ningn motivo las comunicaciones internas podrn elaborarse en soporte fsico. Se exceptan las
comunicaciones referidas a situaciones de tipo laboral o a procesos judiciales.
Las comunicaciones en soporte electrnico del medio externo deben radicarse a travs de la cuenta
mipregunta@sena.edu.co.
El encargado en cada dependencia de la recepcin de las comunicaciones oficiales en soporte fsico, deber
confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deber
devolverlo firmado a satisfaccin, o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia.
En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponda a las funciones que all se
desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a travs de ella.
Cuando el documento recibido no tiene relacin directa con su dependencia se debe remitir de inmediato a la
oficina competente segn el caso y efectuar el registro de traslado en el aplicativo OnBase.
Direccin General

3.
DISTRIBUCIN
El encargado en cada dependencia de la distribucin de las comunicaciones deber controlar que todos los
traslados de las comunicaciones a funcionarios y/o contratistas, queden registrados en el aplicativo OnBase.
Cuando se trate de comunicaciones electrnicas, se debe solicitar al Jefe de la dependencia remitirle copia al
encargado de controlar los traslados, del e-mail a travs de Outlook., mediante el cual asigne para trmite la
comunicacin.
Direccin General

4. TRMITE
Se debe revisar peridicamente el plazo de trmite de las comunicaciones en soporte fsico o electrnico, a
travs de los reportes del aplicativo OnBase, para apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que
las comunicaciones se tramiten oportunamente.
Se deben adjuntar a las comunicaciones de respuesta, o remitirlas a las Unidades de Correspondencia cuando
no la tengan, todas las comunicaciones que se hayan requerido en soporte fsico en las dependencias,
cuando no correspondan a la serie documental que deba organizar la oficina, para que los funcionarios de la
Unidad de Correspondencia las conserven como parte del consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas.
Asignar serie documental y archivar en el aplicativo OnBase, todas las comunicaciones que hayan sido
tramitadas.
4.1 RECORDATORIO DE TRMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES
Todas las dependencias deben generar semanalmente un recordatorio interno sobre

comunicaciones pendientes de trmite a cargo de cada uno de los funcionarios.
La Unidad de Correspondencia remitir mensualmente a todas las reas el recordatorio, como alerta
de comunicaciones que se encuentran pendientes de trmite con el fin de darles respuesta o para que
se registren las notas correspondientes de por qu no ameritan respuesta, se les asigne serie
documental y se archiven en el aplicativo OnBase.
las
Direccin General

5. ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableci la obligatoriedad para las entidades del estado de
elaborar las Tablas de Retencin Documental, as como la presentacin de las mismas al Archivo General de la
Nacin, para su aprobacin.
Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo General de la Nacin
aprob la Tabla de Retencin Documental del SENA, la entidad estableci la obligatoriedad en su aplicacin
para todas las dependencias con Resolucin 01515 del 5 de diciembre de 2001.
De acuerdo con la reestructuracin de la Entidad, se actualizaron las Tablas de Retencin de la Direccin
General y se estableci su aplicacin obligatoria con la Resolucin 002625 del 15 de diciembre de 2005. De
igual forma se elaboraron y aprobaron las Tablas de Retencin Documental para Regionales y Centros de
Formacin Profesional y se dispuso su aplicacin obligatoria con la Resolucin 02626 del 15 de diciembre de
2005.
Desde el ao 2008 se vienen realizando actualizaciones permanentes, con la aprobacin del Comit Nacional
de Administracin de Documentos y durante el ao 2011, como proyecto del Grupo de Administracin de
Documentos se adelant su actualizacin para todas las dependencias de la Entidad.
Se debe tener en cuenta que el SENA como entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional tiene la
obligacin de aplicar las Tablas de Retencin Documental en la organizacin de sus archivos conforme a lo
dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas tcnicas emitidas por el Archivo General de la
Nacin.
As mismo, se ha identificado como riesgo para la Entidad, el no aplicar las Tablas de Retencin Documental
en la organizacin de los archivos, situacin que se debe corregir en todas las dependencias de la Entidad.
Las unidades administrativas y funcionales de la entidad deben con fundamento en la Tabla de Retencin
Documental (TRD), velar por la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivstica.
El respectivo Jefe de cada oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y
custodia del archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5
de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.
10
Direccin General

5.1 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN1 EN SOPORTE FSICO

5.1.1 Recomendaciones Generales
La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental aprobada
por el Comit Nacional de Administracin de Documentos, cuya aplicacin se dispuso con las
Resoluciones 002625 y 002626 del 15 de diciembre de 2005 y con base en las actualizaciones que se
vienen aprobando a travs del Comit Nacional de Administracin de Documentos.
La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada
una de las reas.
La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes y los tipos
documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El
documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarn
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. La foliacin se podr realizar
con lpiz o esfero en el extremo superior de la hoja.
Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: Regional y/o Centro de Formacin
Profesional, nombre de la dependencia, serie, sub-serie, nmero consecutivo y nombre cuando se
requiera, fechas extremas, nmero de expediente, nmero de folios y nmero de caja si fuere el caso.
Un nmero adecuado de documentos por expediente est en el rango de 120 a 180 documentos. En todo
caso el gancho legajador plstico debe cerrar sin dificultad.
Para el control interno de los expedientes de archivo, elabore el formato de Inventario para Transferencia
Documental, y actualcelo permanentemente; le facilitar el control y consulta permanente de la
documentacin. Ver anexo.
Cada vez que una dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a los documentos de
archivo de su rea y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato de Ficha de Afuera.
Ver numeral 6, sobre Prstamo de Documentos.
El prstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la
dependencia y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares.
Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee ganchos
legajado res plsticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una proteccin de
Artculo Cuarto del Acuerdo 042/2002 del AGN

11
Direccin General

papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plsticos para sujetar documentos que
requieran estar unidos.
No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni
otro tipo de marcas sobre el documento.
5.1.2 Elementos para la organizacin de los archivos de gestin en soporte fsico
Carpetas, tapas y cajas de archivo
Se utilizarn carpetas y tapas de acuerdo con el tipo de archivador, as:
Archivadores verticales (rodantes): carpetas y tapas, tamao oficio, plastificadas con aleta vertical.
Archivadores horizontales (madera o metlicos): carpetas colgantes con divisiones plastificadas para
diferentes posiciones y tapas, tamao oficio, plastificadas con aleta vertical.
Cajas de Archivo Inactivo: Diseadas por la Entidad para la conservacin en el archivo central de los
archivos inactivos. Se emplean para la transferencia documental de los archivos de gestin al central.
El uso de A-Z no se recomienda tcnicamente para la organizacin de los archivos porque contribuye al
deterioro, prdida y mutilacin de la informacin. En lo posible no se deben utilizar y nunca se deben
emplear para conservar documentacin en el archivo central.
Colores de carpetas y tapas para la organizacin de los archivos de gestin: Los colores
facilitan la identificacin de la documentacin de acuerdo con la oficina que los produce; o el tipo de
informacin que se maneja, pero no son indispensables para la organizacin adecuada de los archivos, motivo
por el cual podr o no, optarse por la utilizacin de colores en las carpetas y tapas.
La recomendacin del Archivo General de la Nacin es la de no perforar los documentos, pero consideramos
que la cultura institucional todava no permite garantizar que la documentacin suelta se mantenga
debidamente organizada. Por este motivo es necesario legajarlos y utilizar ganchos plsticos.
Carpetas desacidificadas de cuatro aletas: Sin embargo, para los consecutivos de Resoluciones que
se estn registrando en el aplicativo OnBase, se debe iniciar la prctica de uso de las carpetas desacidificadas
de cuatro aletas, para no perforar, ni legajar este tipo documental. La carpeta se anudar con cinta de faya.
5.1.3 Clasificacin de los documentos
Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias, se deben clasificar teniendo en cuenta los
siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por aos.
Se exceptan los expedientes de contratos; convenios; historias laborales, expedientes de pensionados;
procesos judiciales, disciplinarios; y transferencias documentales, entre otros, que deban cerrarse nicamente
cuando se finaliza el proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio.
12

Direccin General
De acuerdo con el volumen documental pueden existir varios expedientes de una misma serie o sub-serie. Los
documentos en soporte fsico se deben clasificar de acuerdo con la serie documental a la cual pertenecen: o
como documentos facilitativos o de apoyo.
5.1. 4 Series documentales especficas y documentos facilitativos o de apoyo
Series documentales especficas
Si los documentos estn relacionados con la misin, funciones o procesos y procedimientos a cargo de la
dependencia corresponden a documentos que deben archivarse como series documentales especficas
de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retencin Documental.
Documentos Facilitativos o de Apoyo
Si los documentos sirven solamente de apoyo a la gestin que desarrolla la dependencia y sta decide
conservarlos, los puede organizar sueltos, en carpetas que no se mezclen con las series documentales
especficas y eliminarlos al finalizar la vigencia.
Por ningn motivo podrn archivarse en A-Z en forma consecutiva y mucho menos, podrn existir expedientes
matriculados con los nombres de CORRESPONDENCIA RECIBIDA O ENVIADA.
5.1.5 Procedimiento de Seleccin y Descarte
En el expediente de cualquier serie documental no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate
de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionar aquel que se encuentre en mejores condiciones
y se eliminarn las copias o fotocopias repetidas y duplicadas.
5.1.6
Apertura de Series Documentales
Tome la Tabla de Retencin Documental (TRD) correspondiente a su dependencia, e identifique las series y
sub-series documentales que se han establecido.
Guas y Sub-guas
Utilice de acuerdo con el tipo de archivador que maneje guas y sub-guas que identifican tanto las series como
las sub-series, tal como se observa en el ejemplo que se presente a continuacin.
1-2020-02 ACTAS
1- 2020-02.20
Actas Consejo Directivo Nacional
13
Direccin General

Organizacin archivo de gestin
Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie,
proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y as reservar el espacio necesario para evitar que su
crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin de espacio.
A continuacin de las guas y sub-guas, coloque tantas carpetas colgantes o verticales, segn el tipo de
archivador, como expedientes sea necesario abrir.
2020-02.35
Actas Comit Tcnico de
Centros
2020-02.20
Actas Consejo Directivo
Nacional
2020.02 ACTAS
Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las tapas legajado ras que a su vez contendrn los tipos
documentales que van conformando el expediente.
Marque el marbete de la carpeta colgante con: cdigo y nombre del expediente: Ejemplo: 2020.01.20 Actas
de Consejo Directivo Nacional.
Marque el sticker de las tapas legajado ras con los siguientes datos: Nombre de la Direccin de rea o
Direccin Regional, Centro de Formacin y Grupo, cdigo y nombre de la serie y sub-serie documental, nombre
y nmero del expediente, si se requiere, fechas extremas y nmero de expediente.
El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o sobres de
cartn, es la de tener una gua cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deber
emplear siempre una gua de afuera.
14
Direccin General

5.1.7 Organizacin series, sub-series, expedientes y tipos documentales

Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las siguientes
instrucciones:
Haga una distribucin secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantera, enumerando de
uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
2
Distribuya las series documentales en las
gavetas atendiendo al orden de codificacin
establecido; es decir en forma ascendente,
como se encuentran en la TRD. Igualmente,
en el vrtice superior derecho de la gaveta,
adhiera una cartulina con la descripcin de las
series, subseries y expedientes que all se
encuentran.
Ejemplo:
2021-02
ACTAS
2021-02.13 Actas de Comit Nacional de SSEMI
Actas de Comit Nacional de SSEMI de 2002
2021-41 CONCEPTOS
2021-41-03 Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI
Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI 2002
2021-59 DERECHOS DE PETICIN
2021-59.01 Derechos de peticin de instructores sobre
SSEMI
Derechos de peticin de instructores sobre SSEMI 2002
Esta medida evita la continua manipulacin de los documentos.

15

Direccin General
GRUPO DE ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
Informe de Actividades 2005
302.01.12 Actas Comit Administracin Documentos

302.25.05 Informes de Actividades
Actas Comit Administracin Documentos 2005
01
Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos)
cuyo asunto atae exclusivamente al respectivo expediente y ordnelos en forma ascendente atendiendo al
orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuacin del anterior. (De izquierda a
derecha).
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
4
3
Febrero 15
Enero 22
2
1
Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Direccin General
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
2025 GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
2025-101 INFORMES
2025-101.27 Informes de Actividades
Fechas: ________ a ___________
Inicial
Final
Folios: __________
Expediente _______ de _________
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el
momento que se genere, para lo cual se debe utilizar lpiz de mina negra y escribir el nmero en el vrtice
superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un nmero por folio. El foliar los documentos
diariamente evitar que existan faltantes inexplicables en la numeracin como sucede cuando se efecta la
foliacin al momento de la transferencia.
16

Direccin General
5.1.8 Inventario nico documental

Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias elaborarn los
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato nico de inventario
documental regulado por el Archivo General de la Nacin, el cual se observa en el ejemplo que se presenta a
continuacin.
Formato nico de Inventario Documental
Regional
Direccin General
Hoja __1____
Oficina Productora:_Div. Recursos Fsicos
Objeto:
Inventario por transferencia

primaria
No. de
Orden
1
CODIGO
Asunto o Serie
4041-46
CONTRATOS
4041-46.01 Contratos de
Adquisiciones
de _1___
REGISTRO DE ENTRADA
AO
MES
DIA
N.T.
2004
03
23
N.T. = Nmero de Transferencia
Fechas Extremas
Inicial
Final
Contrato 14/2002
21/01/2002
31/12/2003
Expediente 1/5
22/01/2002
20/03/2002
Unidad de Conservacin
Caja Carpeta Tomo Otro
No .
de
f o lio s
Sopo
rt e
F re c ue n
c ia d e
c o ns ul t a
150 Papel Baja
ELABORADO POR:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
CARGO
CARGO
CARGO
FIRMA
FIRMA
FIRMA
FECHA
FECHA
FECHA
NOTAS
P ag 15 Fo lleto
Nota: La actualizacin peridica de este formato evitar tener que utilizar varias jornadas para efectuar las transferencias o hacer
entrega de la documentacin en caso de retiro temporal o definitivo de sus cargos y facilitar el control y consulta constante de la
documentacin.
Todo servidor pblico al ser vinculado, traslado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn el caso, los documentos y
archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica2.
La entrega y recibo de los documentos y archivos se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental y para tal efecto se
diligenciar el formato nico de inventario documental.
Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de
gestin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta omisin.
PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin producida en ejercicio del cargo por cuando los
documentos pblicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la
Ley.3
El Archivo General de la Nacin (AGN) podr de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspeccin par verificar el cumplimiento
del Acuerdo por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos (594/2000) 4
Artculo Segundo del Acuerdo 038/2002 del AGN

Artculo Quinto del Acuerdo 038/2002 del AGN
4
Artculo Sexto del Acuerdo 038/2002 del AGN
3
17
Direccin General
5.1.9

Transferencias Documentales
La transferencia documental es el proceso archivstico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad

transfiere series documentales al Archivo central, una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado en la
Tabla de Retencin Documental para el Archivo de Gestin.
Para las reas administrativas de la Regional y para los Centros de Formacin Profesional el archivo central
estar a cargo de la Direccin Regional en cumplimiento de la Resolucin 00102 de 2005.
Pasos metodolgicos para efectuar la transferencia documental
Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.
Solicite asesora a los funcionarios del Grupo de Administracin de Documentos o del archivo central de la
Regional.
Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de
retencin en el archivo de gestin y deban transferirse al archivo central.
Realice la seleccin natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente,
como son: impresos o publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos, impresos), formatos y hojas
en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de
Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros.
Ordenacin de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrs del otro en el orden en que se
van generando o recibiendo, de tal manera que el ltimo documento recibido aparezca al final del total de
documentos que contiene la carpeta.
Foliacin. La foliacin debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atencin a la cronologa,

correspondiendo el nmero uno (1) al documento ms antiguo y el nmero mayor al documento ms
reciente.
Ordene los expedientes por aos y de manera secuencial siguiendo el cdigo y la cronologa en forma
ascendente.
Si ha empleado ganchos metlicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retrelos. Utilice las tapas
legajadoras para agrupar los documentos que corresponde a cada expediente y amrrelos con cinta de
faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilcelas para efectuar las transferencias.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas carpetas vaya a
transferir.
Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o
desacidificada y registre en el vrtice superior derecho, con esfero o lpiz de mina negra el nmero de la
carpeta a transferir.
18
Direccin General

Ejemplo:
Carpeta No. 1 caja _______
SENA -Direccin General
2020 SECRETARA GENERAL
2020-02 ACTAS
2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional
Fechas: 96-02-01 a 96-12-27
Folios: 55
Expediente 1 de 5
Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma forma como quedaron
registrados en el inventario para transferencia documental.
Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regstrelo con lpiz en el inventario documental al
frente de la serie y del expediente que se encuentra en la caja.
Solicite la asesora y revisin de la transferencia por parte de los funcionarios del archivo central.
Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato INVENTARIO NICO
DOCUMENTAL e imprmalo en original y copia.
Cuando el funcionario que ofrece la asesora concepte que la transferencia cumple con los requisitos
exigidos por el archivo central, firmar el inventario documental en la casilla correspondiente.
La dependencia que transfiere solicitar a los funcionarios del rea de servicios generales su
colaboracin para trasladar el material documental a transferir a las bodegas del archivo central y
elaborar el memorando mediante el cual hace entrega formal del material.
Los funcionarios del archivo central devolvern una copia del inventario documental con la localizacin
de los documentos en la bodega de archivo central para facilitar la consulta cuando los requiera para
consulta la oficina productora.
19
Direccin General

5.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTIN EN SOPORTE ELECTRNICO

En cada una de las Tablas de Retencin se incluye en el procedimiento, la forma de organizar y conservar el
expediente electrnico por cada una de las series y sub-series documentales.
5.2.1 El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el
Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /NOMBRE
DE LA SERIE DOCUMENTAL/Nombre de la Sub-serie Documental/Tipos Documentales. Debe ser
administrado por la persona que designe el Jefe de la dependencia y tendr las carpetas compartidas para que
todos los responsables de la informacin la coloquen all.
5.2.2 La apertura de los expedientes electrnicos estar a cargo de cada una de las personas que desarrollan
las actividades inherentes a las funciones que cumplen cada una de las dependencias.
5.2.3 La estructura que contempla la organizacin de la informacin en los computadores permite manejar
directorios, subdirectorios y carpetas que pueden corresponder a la estructura de la Tabla de Retencin
Documental (series, sub-series y tipos documentales). Esta opcin permite que un mismo directorio pueda
tener tantos subdirectorios como se requieran de acuerdo con el sistema de clasificacin que se decida para
facilitar la bsqueda y recuperacin de los documentos.
5.2.4 Cuando se organiza la informacin y se denominan los archivos de acuerdo con lo que se establece en la
TRD, se identifica una informacin estructurada que facilita su identificacin y la hace inteligible para todos los
usuarios que requieren de su consulta.
5.2.5 Cuando se estn trabajando versiones preliminares; es decir que no sean definitivas, se recomienda
conservar en una carpeta provisional, de borrador o de versiones preliminares, todos los documentos en
construccin.
5.2.6 Una vez se vayan aprobando las versiones en construccin, se debe conservar la versin definitiva en la
carpeta de la serie o sub-serie a la cual pertenezca el documento en el formato original del programa que se
haya empleado para su creacin y en PDF.
5.2.7 Los nombres de los documentos electrnicos deben tener denominaciones que correspondan al asunto
del que tratan para evitar prdida de la informacin y facilitar su recuperacin o consulta.
5.2.8 El back-up de estos documentos se realizar en medio de almacenamiento externo y estar a

cargo del rea de tecnologa.
20
Direccin General

6. CONSULTA
6.1 CONSULTA DE DOCUMENTOS
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a su archivo, y sea
indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GIA DE AFUERA, que se observa a
continuacin.
6.2 PRSTAMO DE DOCUMENTOS
El prstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares
debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante
oficio.
En todos los casos diligencie el formato Ficha o Gua de Afuera y ubquela en el lugar de donde fueron
retirados los documentos.
Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Gua de afuera:
FICHA O GUA DE AFUERA

DOCUMENTO
Actas del Consejo

Directivo Nacional
No.FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO
54
FECHA
DE
RETIRO
FECHA
DEVOLUCION
Orbidio
Velandia, 04-03-10
Director Administrativo
y Financiero
04-03-23
FIRMA
21
Direccin General

ANEXO 1
Procedimiento para la elaboracin de Comunicaciones oficiales a travs de la cuenta
grupoadmondocumentos@sena.edu.co y mipregunta@sena.edu.co
1.
Se diligenciarn los campos predeterminados de Microsoft office Outlook como se observa en

la imagen.
2.
En la lnea de PARA, se escribir: grupoadmondocumentos@sena.edu.co. Para comunicaciones a nivel

interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) y mipregunta@sena.edu.co para comunicaciones
externas (ciudadanos o empresarios)
3.
La lnea de copia se dejar en blanco
22
Direccin General
4.

En la lnea de ASUNTO, se escribir:

4.1 Para comunicaciones entre dependencias de la Direccin General: CI Por Radicar
4.2 Para comunicaciones de Regionales y Centros dirigidas a dependencias de la Direccin General:
Regionales y Centros
4.3 Para comunicaciones dirigidas al medio externo: Respuesta Ciudadana, Comunicacin
Externa o Respuesta Externa
5.
En el texto se debe escribir:

5.1
5.2
5.3
5.4
El nombre y el cargo del funcionario a quien se dirige la comunicacin

El cargo del funcionario que dirige la comunicacin
El asunto de la comunicacin, el texto y los datos del remitente del e-mail.
El texto de la comunicacin en mximo tres prrafos. Si el texto excede de este tamao, se
recomienda adjuntar documento en Word o en PDF.
5.5 No se deben utilizar fondos, ni figuras en el Outlook porque al momento de subir la informacin al
aplicativo OnBase puede presentar conflictos y el mensaje puede presentar errores.
6. Los datos del remitente estarn conformados por: Nombre, cargo, dependencia (nombre y cdigo), SENANombre de la Regional; nmero de telfono o extensin, los cuales se podrn predeterminar en la opcin de
firmas de Outlook.
7. Si la comunicacin la proyecta una persona diferente a la persona que est autorizada para suscribir
comunicaciones oficiales, (firmarlas en soporte fsico o enviarlas a travs de Outlook), debe registrar como
ltima lnea de la comunicacin, su nombre y su e-mail, precedidas de la palabra Proyect.
8. Cuando una comunicacin es respuesta a otra que le antecedi, se deben registrar como ltima lnea de la
comunicacin, despus de la firma del remitente, el nmero de radicacin y el nmero interno SENA (NIS),
para que queden relacionadas las respuestas con los antecedentes y cambie el estado de la comunicacin,
9. La radicacin de las comunicaciones se realizar a travs del aplicativo OnBase y una vez radicadas, el
destinatario recibir una notificacin por Outlook que permite evidenciar que el documento ha sido radicado
y enviado a su destinatario. De igual forma podr consultar con su usuario de OnBase la comunicacin
producida o recibida por Outlook.
Si el destinatario est autorizado para firmar comunicaciones oficiales, tramitar el traslado o respuesta del email a travs de ONBASE. De lo contrario, enviar su respuesta a travs de Outlook.
23
Direccin General

ANEXO 2.
Procedimiento para la elaboracin de comunicaciones oficiales a travs de forma
electrnica
1. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA DAR RESPUESTA A COMUNICACIONES

OFICIALES ELECTRNICAS INTERNAS
Puede dar respuesta electrnica a cualquier comunicacin fsica o electrnica que haya
recibido para trmite. Para ello, debe utilizar las opciones de tareas que se encuentran en la
parte inferior de la ventana donde visualiza la comunicacin a la cual desea darle respuesta
(Figura 1).
Figura 1
Esta tarea crea la forma electrnica (Figura 2) en la que se diligenciarn
los datos de del destinatario y el texto de la respuesta.
Con esta tarea podr adjuntar documentos que necesite para

complementar la comunicacin, archivos de office, pdf, imgenes,
recuerde que el mximo para el envi de adjuntos es de 5 Megas .
Despus de hacer llenado los datos requeridos de la forma, de adjuntar
los archivos necesarios debe realizar el envi de la respuesta, despus
de hacer clic en esta tarea el sistema radicara y enviara la respuesta al
destinatario y al remitente llegara una notificacin de la radicacin
efectuada.
En la forma electrnica para dar respuesta a las comunicaciones electrnicas internas debe
tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
24
Direccin General

Figura 2.
2. FORMULARIOS ELECTRNICOS PARA CREAR COMUNICACIONES ELECTRNICAS

INTERNAS
En la pantalla inicial de OnBase despliegue el men
Recuperacin de Documentos y
seleccione la opcin Nuevo Formulario (Figura 3).
Figura 3.
25
Direccin General

En la opcin Nuevo Formulario seleccione 01-FRM Comunicaciones Electrnicas (Figura 4).
Figura 4.
Nota. Antes de iniciar el diligenciamiento de la forma electrnica seleccione el tipo de destinatario al cual
le va a enviar la comunicacin: destinatario interno o externo. Si no lo hace, podr perder todos los
registros que haya ingresado, cuando tenga que dar la opcin de guardar la forma electrnica.
En la forma electrnica que aparece, diligencie los campos teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones (Figura 5):
Figura 5.
26
Direccin General

En todos los campos que tienen la opcin de desplegar informacin, se debe seleccionar
obligatoriamente una de las opciones.
Una vez diligenciados los campos en la forma electrnica de clic en el botn guardar. El
sistema le preguntar si desea crear otro documento. Usted debe seleccionar s o no. (Se
recomienda seleccionar NO para crear y enviar un formulario a la vez)
Para adjuntar los anexos y enviar la comunicacin que se ha creado, se debe ingresar al
Workflow, bandeja I.C1 Documento Electrnico Producido (Figura 6).
Figura 6.
27
Direccin General

Para adjuntar documentos de clic en el botn que encuentra en la parte inferior de la ventana
donde encontr la forma electrnica creada:
Con esta tarea podr adjuntar los archivos de office, pdf, imgenes, que requiera anexar.
Recuerde que el tamao mximo que pueden tener los archivos

que adjunte es de 5 Megas.
Nota: No se permite adjuntar archivos comprimidos, es decir, .zip o .rar

La persona autorizada para enviar comunicaciones oficiales podr modificar el texto de la
comunicacin y guardarlo antes de proceder a su envo.
Una vez aprobada la forma
electrnica producida puede proceder a su envo a travs de la siguiente opcin:

Esta tarea realiza el envo de la comunicacin al destinatario.
Recuerde, antes de utilizar esta tarea debe haber diligenciado todos los campos de la forma
electrnica y haber anexado los documentos que requera anexar porque al activar esta opcin
la comunicacin llegar al destinatario y no se podr realizar ninguna correccin.
Nota: Esta opcin solamente se encuentra asignadas a las personas autorizadas para suscribir
comunicaciones oficiales segn lo establece la Resolucin 2340 de 2010.
Cuando la persona autorizada para enviar la comunicacin no la apruebe y decida no enviarla,
podr retirarla del sistema, a travs de la opcin:
Esta tarea permite eliminar la forma electrnica creada.
28
Direccin General

Entre 3 cm y 4 cm
3 interlneas
3 interlneas
_______Cdigo de dependencia y nmero

______Ciudad de origen y fecha
4 a 6 interlneas
___________Ttulo o tratamiento
_________________Nombre Destinatario
____________Cargo
_________________Empresa
______________Direccin
____________Nombre de la ciudad
2 interlneas
2 interlneas
Asunto: Nombre de la Serie _____
Saludo
3 interlneas
Texto
________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
2 interlneas
Texto
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
__________
2 interlneas
Despedida,
4 a 6 interlneas
2 interlneas
Nombre del Remitente

Cargo
Anexo:
2 interlneas
Copia:
3 interlneas
Identificacin del transcriptor

2 interlneas
Cdigo de la Serie Documental

Entre 2 y 3 cm
29
Direccin General

2 a 3 interlneas
CIRCULAR
2 a 3 interlneas
_______Cdigo de dependencia y nmero

2 a 3 interlneas
______Ciudad de origen y fecha

3 interlneas
GRUPO DESTINATARIO
Asunto: Serie documental ______
3 interlneas
Text o ___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Entre
2 y 3 cm
2 interlneas
Texto
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
______
2 interlneas
Despedida,
4 a 6 interlneas
Nombre del Remitente

Cargo
2 interlneas
Anexo:
3 interlneas
Identificacin del transcriptor

3 interlneas
Cdigo de la Serie Documental

Entre 2 y 3 cm
30

Direccin General
ACUERDO No.
Nombre Regional
DE 200__
Por el cual .(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto

Nombre de la Regional
administrativo que se desea expedir)
EL
CONSEJO DIRECTIVO REGIONAL
En uso de las facultades legales, en especial

CONSIDERANDO:
Que.(Deber indicarse explcitamente la disposicin o disposiciones de orden

constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten segn el caso)
Que
RESUELVE:
Artculo 1.
Artculo 2. .
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE (Segn se requiera)
Dado en (Ciudad de origen y fecha)
Presidente
Secretario
Recomendaciones para su elaboracin:
- Se elabora en papel tamao oficio, con recuadro y logo.

- La redaccin del acto jurdico que se desea realizar, deber caracterizarse por su claridad y
sencillez, en forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil
comprensin para el pblico en general.
-El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga
compatibles su ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y
archivo.
-En el ltimo artculo del Acuerdo, cuando su vigencia sea de carcter general, debern indicarse
siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas,
adicionadas o sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedicin del
acto.
-Cuando el Acuerdo conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de
cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad.
-La hoja final del Acuerdo, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
31

Direccin General
RESOLUCIN No.
Nombre del Centro de

Formacin Profesional
DE 200__
Por la cual .(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto

Nombre de la Regional
administrativo que se desea expedir)
EL DIRECTOR REGIONAL O EL SUBDIRECTOR DEL CENTRO .

En uso de las facultades legales, en especial
CONSIDERANDO:
Que.(Deber indicarse explcitamente la disposicin o disposiciones de orden
constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten segn el caso)
Que
RESUELVE:
Artculo 1.
Artculo 2. .
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE (Segn se requiera)
Dada en (Ciudad de origen y fecha)
Presidente
Secretario

- La redaccin del acto jurdico que se desea realizar, deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en
forma tal que no exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin para el pblico en
general.
-El texto del documento contentivo del acto jurdico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su
ptima presentacin y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribucin y archivo.
-En el ltimo artculo de la Resolucin, cuando su vigencia sea de carcter general, debern indicarse siempre
que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o
sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedicin del acto.
-Cuando la Resolucin conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento de cada una
de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad.
-La hoja final de la Resolucin, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
32
Direccin General

CONTRATO No.
DE 200__
Nombre Regional
Nombre Centro
Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO
(Clausulado)
CONTRATANTE
CONTRATISTA
NOMBRE
NOMBRE

- La redaccin del Contrato deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no
exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin, indicando explcitamente
la disposicin o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la
actuacin)
archivo.
-Cuando el acto jurdico conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento
de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad.
-La hoja final del Contrato, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del articulado.
33
Direccin General

CONVENIO No.
DE 200__
Nombre Regional
Nombre Centro de
OBJETO:
VALOR:
DURACIN:
Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO
POR EL SENA
POR LA EMPRESA CONVINIENTE
NOMBRE
NOMBRE

- La redaccin del Convenio deber caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no
exista ambigedad y se construyan frases cortas y de fcil comprensin, indicando explcitamente
la disposicin o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la
actuacin)
archivo.
-Cuando el acto jurdico conste de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezamiento
de cada una de ellas deber transcribirse el epgrafe en su totalidad.
-La hoja final del Convenio, en la cual deba ir la firma deber contener parte sustancial del
articulado.
34
INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Direccin General
FECHA DE TRANSFERENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
OFICINA QUE RECIBE:
Da
Mes
Ao
NOMBRE DE LA SERIE
DOCUMENTAL:
OBJETO:
I
IDENTIFICACIN DEL EXPEDIENTE

Item
COD
FECHAS
EXTREMAS
Desde
Hasta
MICROFILMACION
FOLIOS
UNIDAD DE
CONSERVACIN
SI
ROLLO
No.
TRMINO
RETENCION
AOS
FECHAS A
DESTRUIR
UBICACION
ISLA
ESTANTE
FILA
CAJA
No.
NOMBRE:
TOTAL:
FIRMA:
NOMBRE:
FIRMA:
Elaborado por
Entregado por
SECRETARA GENERAL - Grupo Administracin de Documentos
Recibido por
35
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
1-151040
010
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservacin
Archivo
Gestin
Central
Documentos netamente de trmite, no generan

ningn valor secundario, se pueden eliminar
cumplidos los tiempos de retencin.
Soporta nicamente la gestin anual de la

Entidad. Esta Informacin est consolidada en
la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retencin.
SF
SE
DESPACHO DEL COORDINADOR DE

APOYO ADMINISTRATIVO -
AUTORIZACIONES
01
Autorizaciones Contratacin
Apoyos Administrativos
104
08
Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Certificaciones
Solicitud de Autorizacin
Autorizaciones Direccin General
Instructores
X
X
X
X
X
X

Certificaciones
Mantenimiento
X
X
X
X
X
X

Certificaciones
INFORMES
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestin
X
X
informes
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIN TOTAL
SF= Soporte Fsico
SE= Soporte Electrnico
S=SELECCIN
Soporte Electrnico: BASE DE DATOS
Tecnologa de Conservacin
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
1
Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez,
Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
Versin 2012
-
Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
Direccin General
1. RECEPCIN, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE

COMUNICACIONES OFICIALES
1.1 CONSIDERACIONES GENERALES

El Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nacin, en su artculo tercero determina
que las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en
los archivos de gestin, centrales e histricos.
As mismo determina que cuando existan regionales, debern contar con unidades de Correspondencia
en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, las entidades
determinarn conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En todo caso, se
debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.
Teniendo en cuenta que las polticas institucionales promueven la descentralizacin de los procesos
hacia los Centros de Formacin Profesional y que en la estructura actual no se cuenta con reas de
Administracin de Documentos, se interpreta que en cada uno de los Centros de Formacin
Profesional habr una unidad de correspondencia que centralice la recepcin, despacho y
distribucin de sus documentos, con los parmetros unificados que se establecen.
Para tal fin, los Directores Regionales as como los Subdirectores de Centro debern designar el (los)
funcionario (s) que se encargarn de esta actividad y le (s) proporcionar (n) los muebles, equipos y
elementos que les permitan asegurar el adecuado control en la recepcin, trmite y distribucin de las
comunicaciones oficiales.
Las Regionales creadas a partir de los Decretos 248 y 249 de 2004, as como los Centros de Formacin
Profesional debern considerar la opcin de instalar el Sistema de Informacin para la Gestin
Documental SIGD- o en su defecto disear o utilizar los formatos que se proponen en excel o emplear
un libro radicador que permita controlar los procesos de radicacin, trmite y distribucin de los
documentos.
Las Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Profesional debern prever la contratacin de
los servicios de correo para la distribucin de las comunicaciones y documentos dirigidos a personas
naturales y jurdicas diferentes a sedes del SENA, a nivel urbano, nacional e internacional. Este servicio
para las Entidades del Estado solamente se podr contratar con Adpostal de acuerdo con las normas
legales vigentes.
Direccin General
1.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTRO TIPO

DE ENVOS
Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se sometern a un proceso de revisin antes
de legalizar su recepcin, con el fin de determinar si son de carcter oficial o personal y si ameritan
registro y radicacin.
Se tendr especial cuidado de confrontar si la documentacin que se recibe, es de competencia de la
Direccin Regional o del Centro, si est completa, si tiene los anexos que se anuncian, as como los
datos de origen de quien remite y si se encuentra en buen estado de conservacin. Si es de
competencia de la Direccin Regional o del Centro, se proceder a su radicacin.
La correspondencia personal de los funcionarios no se recibir en las instalaciones de la Entidad y por
lo tanto, los funcionarios debern solicitar el envo a sus lugares de residencia.
1.3 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL
DE OTROS ENVOS RECIBIDOS
Es el procedimiento que se aplica con el propsito de oficializar el trmite de las comunicaciones
oficiales y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley
Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la
actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr
nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden
de recepcin de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
comunicacin, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada.
Cuando existan errores en la radicacin y se anulen nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con
la respectiva justificacin y firma del funcionario a cargo de la radicacin y de su Jefe inmediato.
A continuacin se describen los datos que se deben registrar sobre las comunicaciones oficiales
recibidas:
1.3.1
Nmero consecutivo a partir del 0001 y fecha de radicacin
Cada ao se inicia un consecutivo de radicacin. La fecha que acompaa el nmero de radicacin es la

del da en el cual se radica la comunicacin.
Direccin General
1.3.2 Otros datos de la radicacin en la recepcin
Fecha,
Hora de recibo,
Serie documental o asunto y
Dependencia destinataria.
El nmero consecutivo y los dems datos de recepcin se colocarn en el extremo superior derecho de
la hoja.
Para el registro de estos datos se podr emplear: un sello de caucho, la impresin de los datos
mencionados sobre la comunicacin y cualquier otro sistema manual, mecnico o automatizado, que
permitan ejercer el control de la comunicacin a travs de todas las etapas en las que se encuentre.
De igual forma se podrn adicionar espacios para traslados de la comunicacin a otras dependencias.
A continuacin se presenta un modelo de impresin o de sello para registrar los datos sobre cada
comunicacin que se recibe:
No. de Radicacin:
SENA - Regional
Centro de F, P.
Fecha:
Hora:
Serie Documental:
Dependencia destinataria:
TRASLADO A:
Cdigo Dependencia
Firma Atendido
1.3.3 Registro en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador

Es el procedimiento por medio del cual, la Direccin Regional o los Centros de Formacin Profesional
registran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
recibidas, ingresando datos tales como (Ver anexo):
Nmero y fecha de radicacin

Nombre de la persona y/o Entidad remitente
Nombre o cdigo de la (s) dependencia (s) destinataria (s)
Nombre del funcionario responsable del trmite
Anexos
Tiempo de respuesta (si lo amerita)
Asunto o Tema
Resumen
Direccin General
1.3.4
Distribucin y Trmite
Una vez registrada la informacin en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador se

proceder a clasificar en cada uno de los casilleros 1 por dependencia, las comunicaciones oficiales y
otros envos de acuerdo con la oficina destinataria.
Las Unidades de correspondencia debern establecer una programacin de mnimo dos recorridos para
todas las reas administrativas que se encuentren ubicadas en la misma sede donde est localizada y
de un recorrido, cuando las dependencias se encuentren en sedes diferentes al lugar donde se radican
las comunicaciones oficiales.
Si se emplea el SIGD se proceder a correr el proceso de asignacin a recorrido, para obtener la
planilla de control de entrega de correspondencia y otros envos a dependencias, la cual una vez
impresa se confrontar con los documentos y otros envos que se encuentran distribuidos en los
casilleros y se efectuarn los ajustes y correcciones correspondientes antes de entregarla con los
documentos y otros envos, a la dependencia destinataria
Si se emplea la hoja de excel o el libro radicador se debe diligenciar un formato de control de entrega de
los documentos y otros envos por cada dependencia destinataria. Ver formato anexo.
La entrega de los documentos y otros envos a las dependencias destinatarias se realizar en una
valija2, junto con el comprobante de entrega para que sea firmado. El encargado en cada dependencia
deber confrontar el formato contra la documentacin que recibe y devolverlo firmado a satisfaccin o
con las observaciones que corresponda.
1.3.5 Control de Otros Envos Recibidos
Es importante que los funcionarios a cargo de la recepcin de documentos conozcan algunas
recomendaciones para prevenir atentados y para evitar que se ponga en riesgo la integridad personal.
Identifique sobres o paquetes sospechosos:
Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo

Sobres o paquetes sin remitente
Paquetes sucios, manchados o con olores extraos
En todas las reas de correspondencia se debern colocar casillero de madera o metlicos,

debidamente identificados con el cdigo de cada dependencia, para facilitar la distribucin de las
comunicaciones oficiales.
2
Para la distribucin de la correspondencia se deber disponer en las reas de correspondencia de

dos (2) valijas en material resistente, por cada dependencia, debidamente identificadas con el nombre
y el cdigo de cada una de las dependencias. Estas valijas de diferente color, tendrn la siguiente
distribucin: una permanecer en la Unidad de Correspondencia y la otra en la dependencia para
poder intercambiarlas en cada uno de los recorridos.
Direccin General
Exceso de avisos o de sellos postales

Palabras restrictivas
Paquetes amarrados con cables o presencia de cables
En caso de encontrarse stos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos
explosivos o sustancias extraas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo:
aislar el paquete extrao, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en
explosivos o a los organismos de seguridad competentes.
1.3.5.1 Distribucin. Los sobres con comunicaciones de carcter privado estarn plenamente
identificados con mensajes como Confidencial, estrictamente personal y otras similares. En estos casos
no se abrirn y se remitirn cerrados a sus destinatarios.
Cuando el contenido de los sobres no corresponda a comunicaciones oficiales, sino a envos de
documentos de otra naturaleza, se remitirn a sus destinatarios y se controlar su entrega a travs del
registro en la planilla de control de entrega a las oficinas.
1.4 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS
Y PARA EL CONTROL DE OTRO TIPO DE ENVOS PRODUCIDOS
Las comunicaciones oficiales producidas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos
copias, en papel membreteado que identifique la Regional y el Centro de Formacin Profesional. Los
datos del remitente figurarn en la parte inferior de la hoja e incluirn: direccin, telfono, fax, correo
electrnico y ciudad de origen.
El original se remitir al destinatario, la primera copia acompaada de los anexos y antecedentes, para
el archivo de gestin de la oficina que genera la comunicacin y la segunda copia simple, para el
consecutivo de correspondencia.
El consecutivo de correspondencia lo organizar el (los) funcionario (s) a cargo de la radicacin de la
correspondencia. en orden cronolgico, con la segunda copia simple de las comunicaciones
producidas,
La primera copia con anexos y antecedentes se entregar a la oficina productora para que sea
archivada en la serie documental a la cual corresponde, por el tiempo establecido en la Tabla de
Retencin Documental.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales.
Para la elaboracin de comunicaciones oficiales tanto internas como externas existen formatos
normalizados. Se utilizan los siguientes tipos documentales: cartas, memorandos y circulares en papel
tamao carta, membreteado (Ver formatos anexos).
Direccin General
1.4.1

del da en el cual se radica la comunicacin.
El nmero consecutivo de radicacin se colocar inmediatamente despus del cdigo de la
dependencia productora y la fecha, enseguida de la palabra que identifica la ciudad de origen.
.
El nmero de radicacin y la fecha se podrn colocar con un numerador de caucho o de ser posible se
podrn registrar antes de imprimir la comunicacin.
La Direccin Regional o los Centros de Formacin Profesional registrarn en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas, ingresando datos tales como:

Nombre de la oficina productora
Nombre del destinatario
Anexos
Copias
Antecedente
Asunto o tema
Resumen
1.4.3 Control de Otros Envos Producidos

Los sobres con comunicaciones de carcter privado estarn plenamente identificados con mensajes
como Confidencial, estrictamente personal y otras similares y no se deben radicar.
En estos casos no se abrirn y debern estar identificados en la lnea del Remitente con los datos de la
oficina productora. Se enviarn cerrados a sus destinatarios.
Su entrega se controlar a travs de la asignacin de un nmero consecutivo y se relacionar en la
planilla correspondiente que permita comprobar su entrega a la empresa de correo y al destinatario.
10
Direccin General
1.4.4
Distribucin de las comunicaciones oficiales a travs de los servicios de mensajera

especializada.
1.4.4.1 A travs de mensajera especializada (Personalizada). Se colocarn las comunicaciones y otros

envos en la valija de mensajera especializada (Mensajero externo), junto con la planilla de control de
distribucin. El mensajero entregar en la empresa destinataria las comunicaciones y otros envos y
solicitar la firma y sellos correspondientes de recibido a satisfaccin sobre la planilla de control de
distribucin, la cual devolver diariamente a la Unidad de correspondencia para que sea archivada y
sirva de soporte para la consulta cuando se requiera.
1.4.4.2 A travs de mensajera especializada (Externa). Se colocarn las comunicaciones y otros
envos en las valijas por cada tipo de servicio contratado (post-express, correo certificado, correo
normal, correo internacional, entre otros), junto con el comprobante de entrega. El encargado del
servicio contratado deber confrontar el comprobante de entrega contra los documentos que est
recibiendo para su distribucin a nivel urbano, nacional o internacional y lo devolver firmado a los
funcionarios de la Unidad de Correspondencia, para que sea archivado y sirva de soporte para la
consulta cuando se requiera y para el trmite de pago de las facturas correspondientes.
1.4.4.3 A travs del servicio de CORRA (Correspondencia Agrupada de Adpostal). Este servicio est
amparado por un Convenio con Adpostal que supervisa el Grupo de Administracin de Documentos de
la Direccin General. El Convenio cubre el servicio entre todas las sedes del SENA a nivel nacional y
opera a travs de valijas en cada destino, suministradas por Adpostal.
Se guardar en la valija proporcionada para tal fin por Adpostal, los documentos y otros envos junto
con el comprobante de entrega para que sea firmado en cada Regional y Centro de Formacin
Profesional o Direccin General y se entregar de acuerdo con el recorrido programado a los
funcionarios de Adpostal. La valija se emplear solamente para los envos entre la Direccin General,
la Direccin Regional y el C. de Formacin Profesional. Si una regional requiere enviar documentos a
otras regionales, emplear sobres, los cuales marcar incluyendo el nmero del Convenio.
El encargado en cada regional deber confrontar el comprobante de entrega contra los documentos
recibidos y lo devolver firmado y sellado al Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin
General o la Unidad de correspondencia de la regional o Centro de Formacin Profesional a la que
corresponda, para que sean archivados y sirvan de consulta cuando se requiera.
1.5 PROCEDMIENTOS PARA LA RADICACIN DE CIRCULARES GENERALES
Las Circulares Generales tienen como objetivo dar instrucciones, orientaciones, pautas o informacin de
carcter general y van dirigidas a todos los funcionarios de la Entidad de una Direccin Regional o de
un Centro de Formacin Profesional, o a un grupo ocupacional. Se elaborar en original y mximo una
copia, en papel membreteado que identifique la Regional y el Centro de Formacin Profesional. Los
11
Direccin General
datos del remitente figurarn en la parte inferior de la hoja e incluirn: direccin, telfono, fax, correo
electrnico y ciudad de origen.
El original radicado se conservar en la oficina productora acompaada de los anexos y antecedentes y
se archivar en la serie documental a la cual corresponde, por el tiempo establecido en la Tabla de
Retencin Documental. La copia simple, formar parte del consecutivo de Circulares que lo organizar
en orden cronolgico, el (los) funcionario (s) a cargo de la radicacin de la correspondencia.
1.5.1

del da en el cual se radica la Circular.
El nmero consecutivo de radicacin se colocar inmediatamente despus del cdigo de la
dependencia productora y la fecha, enseguida de la palabra que identifica la ciudad de origen.
.
El nmero de radicacin y la fecha se podrn colocar con un numerador de caucho o de ser posible se
podrn registrar antes de imprimir la Circular.
La Direccin Regional o los Centros de Formacin Profesional registrarn en sus sistemas manuales
(libro radicador) o automatizados (SIGD o formato en excel) de correspondencia, todas las Circulares
producidas, ingresando datos tales como:

Nombre de la oficina productora
Nombre del destinatario
Anexos
Copias
Antecedente
Asunto
Resumen
12
Direccin General
2. RADICACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

2.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE ACUERDOS
En los despachos de los Directores Regionales se designarn el (los) funcionario (s) que estarn a
cargo de la radicacin, conservacin y consulta de los Acuerdos que produzcan. Estos funcionarios
debern gozar de la mayor confiabilidad y tica para adelantar estos procesos.
Este tipo documental se elaborar en papel tamao oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen
izquierdo, que identifique la Regional. (Ver formatos anexos).
El encabezado del documento tendr las siguientes expresiones:
ACUERDO No.
DE 200...
Por el cual .
Se asignar numeracin consecutiva por ao, iniciando desde el 0001. La fecha que acompae el
nmero de radicacin corresponder al da en el cual se est radicando el documento. El nmero de
radicacin y la fecha podrn registrarse antes de imprimir el documento, teniendo en cuenta que el
control de esta radicacin se adelantar directamente en los despachos de los Directores Regionales.
Los procedimientos para la radicacin de los actos administrativos, velarn por la transparencia de la
de recepcin de los documentos.
Los Acuerdos se elaborarn en original y mximo una copia. El original conformar el consecutivo a
cargo del (los) funcionario (s) encargado (s) de la radicacin y la copia se entregar a la oficina
productora para su conservacin en el expediente de la serie documental que corresponda, de acuerdo
con la Tabla de Retencin Documental.
La Direccin Regional registrar en sus sistemas manuales (libro radicador) o automatizados (SIGD, o
formato de excel), todos los actos administrativos referidos a Acuerdos, teniendo en cuenta los
siguientes datos:
13
Direccin General
Nombre o cdigo de la oficina productora

Tema o Asunto del Acuerdo
Resumen del contenido
2.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE RESOLUCIONES

En los despachos de los Directores Regionales y de los Subdirectores de Centro se designarn el (los)
funcionario (s) que estarn a cargo de la radicacin, conservacin y consulta de las Resoluciones que
produzcan. Estos funcionarios debern gozar de la mayor confiabilidad y tica para adelantar estos
procesos.
Este tipo documental se elaborar en papel tamao oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen
izquierdo, que identifique la Regional y el Centro de Formacin Profesional (Ver formatos anexos).
El encabezado del documento tendr las siguientes expresiones:
RESOLUCIN No.
DE 200
Por la cual
Se asignar numeracin consecutiva por ao, iniciando desde el 0001. La fecha que acompae el
nmero de radicacin corresponder al da en el cual se est radicando el documento. El nmero de
radicacin y la fecha podrn registrarse antes de imprimir el documento, teniendo en cuenta que el
control de esta radicacin se adelantar directamente en los despachos de los Directores Regionales y
de los Subdirectores de Centro.
Las Resoluciones se elaborarn en original y mximo una copia. El original conformar el consecutivo a
cargo del (los) funcionario (s) encargado (s) de la radicacin y la copia se entregar a la oficina
productora para su conservacin en el expediente de la serie documental que corresponda, de acuerdo
con la Tabla de Retencin Documental.
La Regional o los Centros de Formacin Profesional registrarn en sus sistemas manuales (libro
radicador) o automatizados (SIGD o formato de excel), todos los actos administrativos referidos a
Resoluciones, teniendo en cuenta los siguientes datos:
14
Direccin General

Tema o Asunto de la Resolucin
Resumen del contenido
15
Direccin General
3. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES

3.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE CONTRATOS
El (los) funcionario (s) encargado (s) de la contratacin en las Direcciones Regionales y en los Centros
de Formacin Profesional sern los encargados de los procesos de radicacin, conservacin y consulta
de toda la documentacin relacionada con la contratacin.
Tendrn la obligacin de garantizar su adecuada organizacin de acuerdo con lo establecido en la
Tabla de Retencin Documental para asegurar la transparencia de la actuacin administrativa y para
atender eficazmente los requerimientos de los organismos de control.
Se elaborarn en papel tamao oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen izquierdo, que
identifique la Regional y el Centro de Formacin Profesional (Ver formatos anexos).
El encabezado del documento debe tener la identificacin del documento como se describe a
continuacin; el objeto, valor y duracin.
Ejemplo:
CONTRATO No.
DE 200
ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS No.

ORDEN DE SUMINISTRO No.
DE 200
DE 200
OBJETO:
VALOR:
DURACIN:
Se asignar numeracin consecutiva por ao, iniciando desde el 0001. Todos los actos administrativos
referidos a Contratacin tendrn un mismo nmero consecutivo sin tener en cuenta si se trata de Orden
de Prestacin de Servicios, Orden de Suministro, Pedido o Contrato, entre otras denominaciones, ya
que esta diferencia solamente radica en la cuanta.
La fecha que acompae el nmero de radicacin corresponder al da en el cual se est radicando el
documento.
16
Direccin General
Los Contratos se elaborarn en original y mximo dos copias. El original conformar el expediente del
Contrato, la primera copia se entregar al Contratista y la segunda copia conformar el Consecutivo de
minutas de contratos para facilitar y agilizar la consulta.
El (los) funcionario (s) a cargo de la organizacin de los expedientes referidos a contratacin registrarn
en el formato de inventario documental, los documentos que ingresen al expediente y relacionarn el
tipo de documento y la fecha de ingreso (Ver formato de inventario anexo)
La organizacin de esta Serie Documental reflejar las tres etapas del proceso contractual: etapa precontractual; etapa contractual y etapa post-contractual, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de
Retencin Documental.
La Regional o los Centros de Formacin Profesional registrarn en sus sistemas manuales (libro
radicador) o automatizados (SIGD o formato de excel), todos los actos administrativos referidos a
Contratos, teniendo en cuenta los siguientes datos:
3.2

Contratista
Objeto del Contrato
Valor y
Duracin
Fecha de terminacin
Acta de Liquidacin (Nmero y fecha)
PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE CONVENIOS
Se aplicar el mismo procedimiento establecido para los Contratos. Su numeracin ser independiente
iniciando con el nmero 001 cada ao y para su elaboracin se seguir el esquema establecido en el
formato anexo, teniendo en cuenta que la denominacin del documento ser as:
CONVENIO No.
DE 200__.
17
Direccin General
4. APLICACION DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Con base en las funciones establecidas en el Decreto 249 de 2004 para las Direcciones de rea,
Direcciones Regionales y Centros de Formacin Profesional, as como las establecidas a cada uno de
los Grupos Internos de Trabajo que se han creado, se requiere ajustar la propuesta de Tabla de
Retencin presentada por todas las regionales en el ao 2003 y proponer modificaciones ante el Comit
Nacional de Administracin de Documentos, a travs del Grupo de Administracin de Documentos de la
Direccin General.
La Tabla de Retencin Documental aprobada para la Direccin General y para la Regional Bogot,
antes del proceso de reestructuracin se encuentra en la ftp://172.16.2.69 o en la intranet y sirve de
antecedente para la nueva propuesta.
De igual forma, para que sirva de instrumento de anlisis se remite como Anexo a esta Gua, una
propuesta de Tabla de Retencin Documental para los Centros de Formacin Profesional, la cual se
bas de una parte, en la Tabla de Retencin aprobada antes de la reestructuracin para la denominada
en ese entonces Regional Bogot-Cundinamarca y de otra, en la Tabla de Retencin Documental de las
dependencias de la Direccin General que cumplen funciones similares a las que desarrollarn los
Centros de Formacin Profesional.
Con estos elementos los Centros de Formacin Profesional al igual que las Direcciones Regionales,
debern adoptar, ajustar o modificar la TRD para su respectivo Centro de Formacin Profesional o
Direccin Regional y presentar su propuesta al Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin
General, quienes se encargarn de revisarla y ajustarla para presentarla a estudio y aprobacin del
Comit Nacional de Administracin de Documentos.
Debemos recordar que el nico instrumento vlido para la organizacin de los archivos es la TRD y que
en ella se deben reflejar las funciones a cargo de cada una de las dependencias de la Entidad.
4.1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES
Teniendo en cuenta que desde hace varios aos se viene trabajando en la organizacin de los archivos
de gestin y que se remiten las TRD que tienen que ver con las funciones que adelantan actualmente
los Centros de Formacin Profesional, se describe a continuacin el procedimiento para su aplicacin,
el cual sigue vigente, an cuando deban efectuarse ajustes y modificaciones a las TRD.
Tome la Tabla de Retencin Documental (TRD) de su dependencia, conozca las series y subseries
documentales que le han correspondido.
Utilice de acuerdo con el tipo de archivador que maneje: carpetas con aleta vertical o carpetas
colgantes y divdalas por la mitad. Escriba en imprenta en el marbete o en papel autoadhesivo,
utilizando maysculas sostenidas, el cdigo y el nombre de la respectiva serie. En la carpeta
18
Direccin General
colgante: en el borde superior centrado, en sentido horizontal. En la carpeta vertical en el extremo

inferior, centrado, en sentido vertical.
Utilizando los mismos materiales enunciados en el item anterior y de acuerdo con el tipo de
archivador, escriba en el vrtice superior derecho, el cdigo y nombre de la respectiva subserie (la
primera letra con mayscula).
Coloque estas guas y subguas que identifican tanto las series como las subseries al inicio de los
expedientes correspondientes a cada serie o subserie.
Ejemplos:
9090-02 ACTAS
9090-02.20
Actas Comit Tcnico de Centro
4.2 ORGANIZACION ARCHIVO DE GESTION
Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie
y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y
evitando que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin de espacio.
Recuerde que para evitar deterioro fsico de la documentacin, cada carpeta puede conservar
entre 120 y un mximo de 180 folios.
A continuacin de las guas y subguas descritas anteriormente, coloque tantas

carpetas colgantes o verticales, segn el tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir.
Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las tapas legajadoras que a su vez contendrn los
tipos documentales que van conformando el expediente.
Marque el marbete de la carpeta colgante con: cdigo y nombre del expediente:
9090.02.20 Actas Comit Tcnico de Centro.
Ejemplo:
19
Direccin General
Marque el sticker de las tapas legajadoras con los siguientes datos: Nombre de la Regional, nombre
del Centro, cdigo y nombre de la serie y subserie, fechas extremas y nmero de expediente.
9090-02.35
Actas Comit Tcnico-Pedaggico
9090-02.20
Actas Comit Tcnico de Centro
9090.02 ACTAS
La poltica archivstica propende porque los documentos de archivo no se perforen, motivo por el
cual, de ser posible podrn remplazarse las tapas legajadoras por carpetas o sobres de cartn
desacidificado o de cartulina blanca corriente, las cuales se colocarn dentro de la carpeta colgante
o vertical.
El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o
sobres de cartn, es la de tener una gua cuando se tenga que consultar o retirar un expediente,
para lo cual se deber emplear siempre una gua de afuera.
20
Direccin General
4.3 ORGANIZACIN DE SERIES, SUBSERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES

Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las siguientes
instrucciones:
Haga una distribucin secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de
enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
estantera,
1
1
2
Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificacin establecido;
es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente, en el vrtice superior
derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripcin de las series, subseries y expedientes
que all se encuentran.
21
Direccin General
Ejemplo:
2021-02
ACTAS
2021-02.13 Actas de Comit Nacional de SSEMI
2021-41 CONCEPTOS
2021-41-03 Conceptos sobre aplicacin Normatividad SSEMI
2021-59.01 Derechos de peticin de instructores sobre SSEMI

2021-41 CONCEPTOS
2021-02.13 Actas de Comit Nal de SSEMI
2021-02 ACTAS
Esta medida evita la continua manipulacin de los documentos.
22
Direccin General
GRUPO DE ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
302.01.12 Actas Comit Administracin Documentos

302.25.05 Informes de Actividades
01
Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los
recibidos o producidos) cuyo asunto atae exclusivamente al respectivo expediente y ordnelos en
forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente
a continuacin del anterior. (De izquierda a derecha)
23
Direccin General
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
4
3
Febrero 15
Enero 22
2
1
Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Direccin General
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
2025 GRUPO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
2025-101 INFORMES
2025-101.27 Informes de Actividades
Fechas: ________ a ___________
Inicial
Final
Folios: __________
Expediente _______ de _________
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada
folio en el momento que se archive en el expediente; para los fines pertinentes se debe utilizar lpiz de
mina negra y escribir el nmero en el vrtice superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar
un nmero por folio.
El foliar los documentos diariamente evitar que existan faltantes inexplicables en la numeracin como
sucede cuando se efecta la foliacin al momento de la transferencia.
4.4 RECOMENDACIONES GENERALES
Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que all se
desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a travs de ella. Si definitivamente el
documento no tiene relacin directa con su dependencia, entonces remtalo de inmediato a la oficina
competente segn el caso.
24
Direccin General
Verifique que tiene impreso el registro de recibido y la radicacin que efecta el rea encargada del
proceso de radicacin. Si el documento se recibe a la mano: es decir por fuera de los recorridos
establecidos para la entrega de los documentos, registre con esfero de tinta negra, en el extremo
inferior, la fecha, hora y nombre de quien lo recibe.
Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee
ganchos legajadores plsticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una
proteccin de papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plsticos para
sujetar documentos que requieran estar unidos.
No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones
adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.
Emplee clips plsticos para sujetar documentos que requieran estar unidos.
Coloque dentro de cada juego de tapas legajadoras o dentro de cada carpeta de cartulina comn o
desacidificada un mximo de 180 folios.
Cuando los documentos que debe organizar no correspondan a las funciones que desarrolla la
oficina pueden ser documentos facilitativos o de apoyo a la gestin de la dependencia. Por lo tanto,
deber organizarlos por temas y conservarlos por el tiempo que considere que puede requerirse de
su consulta.
Como ejemplo se citan: Las invitaciones, los agradecimientos, las ofertas que no formen parte de
un proceso de contratacin. Despus de transcurrido el tiempo que se estime se requieren para su
consulta, no menos de un ao, podrn eliminarse controladamente con Acta de Eliminacin.
Puede ocurrir tambin que en algunas oportunidades su dependencia tenga que asumir funciones
que competen a otra. En esos casos se deber adicionar la serie correspondiente a la Tabla de
Retencin de la dependencia y solicitar al Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin
General el envo de la TRD de la serie que se debe adicionar. Esto sucede frecuentemente con las
series de: Derechos de Peticin, Requerimientos de los Organismos de Control e Informes a los
Organismos de Control, entre otros.
4.4.1
Inventario nico Documental
Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias elaborarn
los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato nico de
inventario documental regulado por el Archivo General de la Nacin, el cual se observa en el ejemplo
que se presenta a continuacin.
25
Direccin General
Formato nico de Inventario Documental

Regional
Distrito Capital
Hoja __1_ de _1___
Oficina Productora:_Centro de Servicios Financieros
Objeto: Inventario por transferencia
CODIGO
Asunto o Serie
CONTRATOS
4041-46.01 Contratos de
Adquisiciones
MES
DIA
N.T.
2005
01
28
N.T. = Nmero de Transferencia
primaria
No. de
Orden
REGISTRO DE ENTRADA
AO
Fechas Extremas
Inicial
Final
Unidad de Conservacin
Caja Carpeta Tomo Otro
No .
de
f o lio s
So po
rt e
F re c ue n
c ia d e
c o ns ul t a
NOTAS
4041-46
Contrato 14/2002
21/01/2002
31/12/2003
Expediente 1/5
22/01/2002
20/03/2002
150 Papel Baja
ELABORADO POR:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
CARGO
CARGO
CARGO
FIRMA
FIRMA
FIRMA
FECHA
FECHA
FECHA
P ag 15 Fo lleto
Nota: La actualizacin peridica de este formato evitar tener que utilizar varias jornadas para
efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentacin en caso de retiro temporal o
definitivo de sus cargos y facilitar el control y consulta constante de la documentacin.
4.4.2
PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a su archivo, y sea
indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato FICHA O GUA DE AFUERA
(Ver formato anexo).
El prstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas
particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar
motivado mediante oficio.
En todos los casos diligencie el formato Ficha o Gua de Afuera y ubquela en el lugar de donde fueron
retirados los documentos.
26
Direccin General
Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Gua de afuera:
FICHA O GUA DE AFUERA

DOCUMENTO
Acta 12 del Comit

Tcnico de Centro
4.4.3
No.FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO
54
FECHA
DE
RETIRO
Daniel Silva Jimnez, 01-10-04

Subdirector Centro de
Servicios Financieros
FECHA
DEVOLUCION
FIRMA
04-10-04
Consulta de Documentos
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o de los
ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.
Si el interesado desea que le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el Jefe de
la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad. En la correspondiente
oficina se llevar el registro de prstamo y de forma opcional una estadstica de consulta.
27
Direccin General
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el proceso archivstico mediante el cual una unidad administrativa (dependencia) de la entidad
transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado
en la TRD para el Archivo de Gestin.
Las Direcciones Regionales debern determinar el (los) funcionario (s) que quedarn a cargo de los
archivos centrales hasta cuando se apliquen los procedimientos establecidos por el Archivo General de
la Nacin para el tratamiento de los fondos acumulados y sea necesaria la prestacin del servicio de
informacin y consulta sobre la documentacin que reposa en estos depsitos.
De acuerdo con las orientaciones y directrices dadas en relacin con la organizacin de los archivos de
la Entidad para el ao 2004, los Centros de Formacin Profesional deben adecuar los espacios
destinados para la organizacin de los archivos de gestin y central de cada Centro.
Hasta cuando se evalen nuevas opciones para el almacenamiento de documentos en los archivos
centrales, es indispensable que se diferencien claramente las distintas fases de archivo y se aplique el
procedimiento de transferencias del archivo de gestin al central de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retencin Documental, en cada uno de los Centros de Formacin Profesional y Direcciones
Regionales.
5.1 PASOS METODOLGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA
Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.
Solicite asesora al personal a cargo del Archivo Central.
Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que segn la TRD deben
transferirse.
Realice la seleccin natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el
expediente, como son: impresos o publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos, impresos),
formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el
expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre
otros.
Ordenacin de tipos documentales. Tal como se explic anteriormente, los documentos se ubican
uno atrs del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ltimo
documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.
28
Direccin General
Foliacin. La foliacin debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atencin a la cronologa,

correspondiendo el nmero uno (1) al documento ms antiguo y el nmero mayor al documento ms
reciente.
Ordene los expedientes por aos y de manera secuencial siguiendo el cdigo y la cronologa en
forma ascendente.
Si ha empleado ganchos metlicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retrelos. Utilice
las tapas legajadoras para agrupar los documentos que corresponde a cada expediente y amrrelos
con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilcelas para efectuar las
transferencias.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) todas las carpetas que
vaya a transferir.
Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o
desacidificada y registre en el vrtice superior derecho, con esfero o lpiz de mina negra el nmero
de la carpeta a transferir.
Ejemplo:
Carpeta No. 1 caja _______

Direccin General
2020 SECRETARA GENERAL
2020-02 ACTAS
2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional
Fechas: 96-02-01 a 96-12-27
Folios: 55
Expediente 1 de 5
29
Direccin General
Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de numeracin de carpetas.
Ejemplo:
Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato INVENTARIO NICO
DOCUMENTAL e imprmalo en original y copia.
Remita al Archivo Central el inventario junto con la documentacin relacionada.
30
Direccin General
6. FONDOS ACUMULADOS
Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de
organizacin archivstica, ni las mnimas condiciones de conservacin, y sin la posibilidad de ser fuente
de informacin y consulta.
Las Tablas de Retencin Documental (TRD) aplican desde la ltima reestructuracin hacia adelante.
Hacia atrs de la ltima reestructuracin se deben elaborar las Tablas de Valoracin Documental (TVD),
si no se han elaborado TRD.
En el SENA, teniendo en cuenta que en todas las regionales se elaboraron las TRD, pero no se
pudieron aprobar porque coincidieron con la reestructuracin de la Entidad, sirven de referente en la
elaboracin de la Tabla de Valoracin y para la asignacin de los tiempos de retencin y la disposicin
final.
6.1 ETAPAS PARA ORGANIZAR LOS FONDOS ACUMULADOS
1a. Etapa
Compilacin de la
informacin Institucional
9 Bsqueda
de
documentos del ente
productor
para
identificar y conocer las
unidades administrativas
que
produjeron
la
documentacin.
9 Manuales
de
y
procedimientos
Funciones
9 Estatutos
y
organigramas
9 Testimonios, entrevistas
9 Datos del archivo
9 Planta fsica
9 Conservacin de la
documentacin
2a. Etapa
Diagnstico
3a. Etapa
Elaboracin y ejecucin del
Plan de trabajo
archivstico integral
9 Organizacin
9
documental
9 Instrumentos
de 9
recuperacin
9
9 Tipos de soporte
9
9 Fechas extremas
9
9 Volumen en metros 9
lineales
9
Necesidades
personal
Materiales
Insumos
Equipos
Instalaciones
Cronograma
Presupuesto
4a. Etapa
Valoracin
primarios
de 9 Valores
(administrativos,
contables,
legales,
fiscales y tcnicos)
9 Valores
secundarios
(Histricos, cientficos y
culturales)
En
la
organizacin
documental se observarn
los principios y procesos
arhivsticos:
9 Tiempos de retencin y
disposicin final en la
Tabla de Valoracin
Documental
9 Clasificacin
9 Ordenacin
9 Descripcin
31
Direccin General
6.1.1
PRIMERA ETAPA. Compilacin de la informacin institucional
6.1.1.1 Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin.
6.1.1.2 Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, estatutos y
organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la
estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de
la misma documentacin, objeto de organizacin).
6.1.1.3 Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos,
informes estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
6.1.1.4 Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin, ubicacin en la
estructura administrativa.
6.1.1.5 Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones ambientales,
locativas y materiales del mobiliario.
6.1.1.6 Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico,
qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de conservacin (carpetas, AZ,
legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentacin.
6.1.2 SEGUNDA ETAPA. Diagnstico
Una vez adelantadas las tareas anteriores, se proceder a elaborar un diagnstico que refleje la
situacin real del fondo acumulado, explicando en l, todas las circunstancias observadas; tales como,
el estado de organizacin documental, instrumentos de recuperacin de la informacin (inventarios,
relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales,
fotogrficos, flmicos e informticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la ms antigua hasta la
ms reciente y el volumen de la documentacin dado en metros lineales, entre otros.
6.1.3 TERCERA ETAPA. Elaboracin y ejecucin del Plan de trabajo archivstico integral
Para la preparacin del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera
etapa, consignados en el diagnstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales,
insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboracin del cronograma que permita determinar
los tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
En la organizacin documental se observarn los principios y procesos archivsticos relacionados a
continuacin:
32
Direccin General
6.1.3.1 Clasificacin. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgnica del organismo u
organismos productores.
6.1.3.2 Ordenacin. Los documentos previamente clasificados se ordenarn teniendo en cuenta las
unidades documentales al interior de cada asunto o serie y tambin los documentos al interior de cada
unidad de conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes
unidades administrativas
6.1.3.4 Descripcin. Para la descripcin, se diligenciar el formato nico de inventario documental
adoptado por el Archivo General de la Nacin, incluyendo adems, la documentacin afectada
biolgicamente.
En la aplicacin de los anteriores procesos archivsticos se desarrollarn las siguientes actividades:
Depuracin (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo)

Separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el respectivo testigo
Foliacin y retiro del material abrasivo
Almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de carpetas y cajas
Elaboracin de un cuadro de clasificacin sobre el cual debe basarse el inventario
CUADRO DE CLASIFICACIN
FONDO
SECCIN
11
Regional
BogotCundinamarca
11-40
Subdireccin
Administrativa
y Financiera
SUBSECCIN
TEMA O
ASUNTO
11-42
Divisin
de Contratacin
Recursos
Fsicos
SUBTEMA
UNIDAD
DOCUMENTAL
Contratos se Expediente
Prestacin de
Servicios
6.1.4 CUARTA ETAPA. Valoracin

Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
tcnicos) e identificar los valores secundarios (Histricos, cientficos y culturales), que posea la
documentacin.
Esta valoracin dar como resultado, el establecimiento de los tiempos de retencin y su disposicin
final los cuales quedarn plasmados en la Tabla de Valoracin Documental.
33
Direccin General
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE
GESTIN
ARCHIVO
HISTRICO
ARCHIVO
CENTRAL
Valores secundarios
Valores Primarios
ADMINISTRATIVO
9Legal
9Fiscal
9Contable
9Tcnico
9Cultural
9Histrico
9Cientfico
Formato de Tabla de Valoracin Documental

Entidad Productora:______________________
Hoja ______
de ____
Unidad Administrativa:______________________
CODIGO
Asunto o Serie
CONVENCIONES:
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
RETENCIN Disposicin Final

A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
Firma Aprobacin:_______________
Jefe de Archivo
Fecha:.________________________
34
Ejemplo de un documento producido en la entidad:
Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, Regional Antioquia

Centro de Tecnologa de la Manufactura Avanzada
Barrio Pedregal, Medelln
Atendi la visita; Ana Santiago Castaeda, Tecnloga en Admon. Documental
Tipo documental: Acta de Posesin.
Se realiza lo siguiente:
A.- Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin
El documento ejemplo es un Acta de Posesin.

1.- Produccin
Todas las comunicaciones a nivel interna, es decir, entre las dependencias del
SENA a nivel nacional deben elaborarse nicamente por medio electrnico
Nota se exceptan las comunicaciones que se refieran a la relacin laborar
entre la Entidad y los funcionarios, as como las referidas a procesos
disciplinarios, porque deben formar parte del expediente de la respectiva serie
documental. Como en este caso, es un Acta de Posesin; unidad documental
que corresponde a la serie Historia Laboral
2.- Recepcin
Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las
comunicaciones oficiales de cada una de la oficinas, es indispensable radicar
en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de
Formacin Profesional o en Grupo de Administracin de Documentos de la
Direccin General, todas las comunicaciones oficiales que se reciban en
soporte fsico la Entidad.
El encargado en cada dependencia de la recepcin de las comunicaciones

oficiales en soporte fsico, deber confrontar el formato de Comprobante de
recorrido a dependencia contra los documentos que recibe y deber devolverlo

firmado a satisfaccin, o con las observaciones correspondiente a la Unidad de
Correspondencia.
En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponde a

las funciones que all se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere
tramitarse a travs de ella.
3.- Distribucin
El encargado en cada dependencia de la distribucin de las comunicaciones
deber controlar que todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios
y/o contratistas, queden registradas en el aplicativo Onbase.
4.- Trmite
Se debe revisar peridicamente el plazo de trmite de las comunicaciones en
soporte fsico o electrnico, a travs de los reportes del aplicativo Onbase, para
apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que las comunicaciones
se tramiten oportunamente.
5.- Organizacin y conservacin

La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada una de las reas. La ubicacin fsica de los
documentos responder a la conformacin de los expedientes y los tipos
documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el
desempeo de los trmites. Los tipos documentales que integren las unidades
documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin

de facilitar su ordenacin, consulta y control.
6.- Transferencia
Es el proceso archivstico mediante el cual la unidad administrativa de la
entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el
tiempo de retencin estipulado en la tabla de retencin documental para el
archivo de gestin.
7.- Valoracin
Segn la valoracin consignada en la tabla de retencin documental, este
documento hace parte de la serie Historias Laborales, y su conservacin es
total (expediente), como evidencia del proceso de talento humano, genera
valores secundarios de carcter legal, fiscal e histrico. Fuente de consulta
para garantizar derechos de los exfuncionarios. Se conserva en el archivo de
gestin por espacio de un ao, y el archivo central 79.
B.- Identificar los valores que tiene el documento en cada una de estas fases o
etapas.
Tipo documental: Acta de Posesin

Primera edad: Es la produccin del documento y la conformacin del
expediente y la serie documental
Segunda Edad: El expediente como tal reposa en el rea respectiva, y como

tal su consulta, puede ser peridica y su valor es primario, esencial para la
evidencia de la vinculacin del funcionario.
Tercera Edad: Todo el expediente es traslado al archivo central y all se
conserva por 79 aos, dado los valores primarios y secundarios que adquiere.
Administrativos; legal: evidencia una vinculacin laboral, contable: pago de
salarios, prestaciones sociales, fiscal: pago de retenciones. Valores
secundarios; histricos: estudios socioeconmicos, cultural; ocupacin laboral,
investigativo: edades, etc.
CONCLUSIONES
Las compaas y organizaciones ms variadas comparten el hecho de generar una

gran cantidad de documentos en papel. Debido a esto, se requiere la implantacin de
un sistema de gestin empresarial que nos facilite la organizacin, conservacin,
resguardo y consulta de toda esta informacin.
La informacin, en los tiempos actuales, se perfila como la columna vertebral de una

empresa. Por ello, es preciso que cualquier firma, independientemente de su sector, se
valga como complemento indispensable de un sistema de gestin documental.
WEBGRAFIA
https://www.minagricultura.gov.co/Normatividad/Decretos/cultura.pdf
file:///C:/Users/alejo/Downloads/CARTILLA%20DE%20CLASIFICACION%20DOCUME
NTAL.pdf
http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

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03/09/2015

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

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10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

Actas de reunin: posee un orden consecutivo y cronolgico

Unidad Documental Compuesta: Es la que posee varias tipologas documentales

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Diario: Registra eventos en orden cronolgico

Ensayo: Escrito breve donde se expone, analiza y comenta un tema.

Hojas de vida: Resumen escrito y ordenado de los funcionarios

Leyes: Disposiciones tomadas por el Congreso o por Asambleas Nacionales

Recibos: Constancia del pago de un producto o servicio.

Libros de contabilidad: Registros contables

Autos: Resuelve incidentes judiciales.

Dictamen: Opinin sobre un tema.

Acta de Bautismo: Registro de las personas

Visita Pastoral: Registro de la inspeccin de un obispo a una parroquia

Primera edad: Desde la creacin del documento y el trmite de informacin que

Segunda edad: Informacin que no es consultada frecuentemente pero que an

Numerales 13, 14, 15 y 16 por cada integrante del grupo:

13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de

ENTIDAD: Alcalda Local de Suba

Produccin: Se imprimen formatos para la elaboracin de las querellas, donde al ir el

Gestin y trmite: En el caso de las querellas estas luego de

Organizacin: Cuando la querella es resuelta y se le da cierre, es organizada por

Transferencia: Luego de realizar el proceso anterior pasar de estas en el archivo de

Disposicin de los documentos: Con respecto a este proceso se realiza la

Preservacin a largo plazo: Se realiza a travs de la digitalizacin del expediente y su

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15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

Los cuadros anteriores me los facilitaron por qu es lo que manejan en la mayora de

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