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EL PROBLEMA DE LA INFORMACION
Este capitulo es el inicio de la trama. Aqu nos plantean en la historia ficticia la situacin
deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisin corporativa de contratar a Brian Scott.
El acuerdo ha sido darle 2 aos de libertad a cargo de Xcorp. El reto darle un vuelco a la
compaa.
Al llegar el primer da al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, haba que
averiguar que haba salido mal con aqu. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento
interesante: si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede arreglar
Brian Scott ya haba revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas
estaban mal y estos no lo ayudaran a averiguar nada. Para una investigacin mas a fondo
mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas.
El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la cada de la
compaa al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandi con mucha rapidez,
diversificndose en muchas reas, lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para
obtener capital en una poca que el costo del dinero era bastante alto y la reputacin de
solvencia de la compaa se estaba deteriorando. El problema se agravaba debido a la falta
de experiencia en las reas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podan brindarles
satisfaccin a los clientes. Esta fue la versin de Rayner.
Al estar algo de acuerdo con Rayner pens que lo mejor era pasar a investigar la produccin,
as que mando a llamar a Tom Brown, el director de produccin, este le hecho la culpa al
departamento de ventas. As siguieron las entrevistas durante todo el da. Los nicos
adelantos pactados fueron que el jefe de informacin, Ken Jonson y la directora de recursos
humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a compaa y su personal
respectivamente para el da siguiente.
El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compaa, a este se le
presento un problema nuevo: El problema de la informacin. El total de hojas de papel sobre
el escritorio de Brian Scott era abrumador, no haba respuestas concretas, solo toneladas de
papel con exceso de informacin. Aunque tuviese el tiempo para leerlo todo dudosamente
conseguira respuestas en aquel bulto. Lo nico interesante que por su escritorio haba
pasado eran 2 cartas cortas. Una el da anterior y una junto a todos estos informes en el da
actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo deca que poda resolver el problema
de informacin que tenia Scott. En ambas firmaba El Infoman.
Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y trmino
citndose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseara como cambiar la forma
de sus respuestas de un montn de papel impreso a solo 3 informes de una pgina. Estos
son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentacin y el informe de administracin.
En su primer encuentro se dedicaron a buscar informacin preeliminar. Queda estipulado que
las dos palabras claves son xito e informacin. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que
significaba el xito para el. Luego de ah derivan que como se daran cuenta cuando haya
alcanzado ese estado que para el era el xito y el status actual en referencia al xito. Todo se
escribi en una hoja sencilla que deca as:
El xito definido por Brian Scott
rea de xito: Darle un vuelco a Xcorp
Factores Clave del xito
Status
Meta
US $20
US $30
Participacin de mercado
10%
20%
Relacin Pasivo-Capital
0.9
0.5
Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupacin que lo
aquejaba. Esto haba sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El
Infoman le avisa que ya tena ese problema premeditado y resuelto. El haba escrito una gua
corta de 4 pasos a seguir:
LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE XITO.
Paso 1
CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES
Paso 2
DEFINA SUS AREAS DE XITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA
Paso 3
IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE XITO PARA CADA AREA DE XITO
Paso 4
DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE XITO
Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente
capitulo.
ANALISIS
En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situacin ficticia y a los
personajes principales de esta. El Infoman vendra siendo la parte cognoscitiva de la
administracin, es quien nos enseara por el resto del libro el proceso de la administracin
en una pgina.
En este capitulo se introduce el proceso de recopilacin de informacin preeliminar.
El primer paso es preguntarse a si mismo que es el xito para si mismo con respecto a la
empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del
xito, estos son hechos que al darse sern indicadores de xito, con lo que nos enteraremos
cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.
Despus hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razn a las metas que
queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de xito en la empresa en la actualidad.
Despus sacar la informacin personal se necesita rehacerse esta pregunta del xito pero
esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el
jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el xito pero con respecto a
satisfacer a cada relacin. Y a cada rea de xito se le asignaran sus propios factores clave
del xito.
Segunda Parte
20
25
30
35
Relacin pasivo-capital
0.9
0.7
0.6
0.5
Razn Corriente
1.2
1.7
2.0
2.5
Identificacin lneas de
prod. antieconmica
Planeac.
Mayo 15
Mayo 1
Mar. 1
Reduccin de personal
Planeac.
Mayo 1
Abril 1
Mar. 1
Reduccin de costos
Planeac
Mayo 1
Abril 1
Mar. 1
% participacin de
mercadeo
10
12
15
20
Plan de Reorganizacin
Hecho
Abril 1
Mar. 30
Mar. 1
-0.5
10
15
% crecimiento en la base
de clientes
% crecimiento en activos
producidos
4.2
4.0
6.0
8.0
45
50
30
10
En este informe cada rea de xito esta basado en los distintos puntos de vista segn las
relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de xito en cada
rea, la segunda el status actual de la compaa. Las 3 siguientes columnas son metas que
se explican as:
Meta mnima: esta es la mnima requerida para ser aceptable.
Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en
buen camino y es un xito el mtodo utilizado en dicho proyecto.
Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguir impulsando a tener un
mejor desempeo.
Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinin con respecto al desempeo actual de
los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (ntese
que en esta primera plantilla no hay ninguna B).
Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus
colaboradores aplicaran la administracin en una pagina tambin.
Culmino la cita del Infoman y Scott.
Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la
administracin de una pagina. Se le ocurri que en produccin, as que cito a Tom Brown, el
director de produccin.
Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, deca que deban darle
prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenci.
As sigue este segundo capitulo relatndonos todo el proceso de cmo Brown junto a su
equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban
contentos con la idea de la administracin de una pgina. Despus se hace una reunin entre
Brown, el Infoman y Scott.
En esta reunin el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de
retroalimentacin. Esta consista en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo
que el Infoman llamaba puntos positivos y abajo los negativos.
Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta
el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que
no llegaban a la meta mnima y ponerlos abajo. De esta manera nos mantenamos al tanto
de lo que estaba excelente y debamos celebrar, y lo que debamos prestarle ms atencin y
creatividad.
Aqu termino la reunin y quedaron en que iban a implementar en la compaa el sistema.
Zona 1: Positiva
Zona 2: Positiva
Zona 4: Negativa
Cuarta Parte
EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PGINA
El estilo de administracin de una pgina se haba vuelto el estilo adquirido por Xcorp.
Haban pasado 6 meses desde que la compaa inquiri esta forma de administracin y Brian
Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administracin.
Por primera vez apareci algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de
un colaborador de la fbrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la
punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que llegar a su informe
administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidi felicitar personalmente a Arnold
Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos das despus Turner estaba
viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces
Turner le explico todo lo que haba hecho a partir de la administracin de una pagina, el
haba ahorrado millones a la compaa bajando los porcentajes de desperdicio.
Hablaron por horas, Turner se haba vuelto un campen en la administracin de una pgina y
crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y
luego le puso a su disposicin una limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta
a Kansas.
Poco despus de aquella reunin se cumpli el segundo aniversario de la llegada de Scott a
Xcorp. Haba alcanzado sus metas y las haba rebasado. En aquel momento quiso
agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel excito de la
compaa Comparta con otros la administracin de una pagina.
ANALISIS:
Esta cuarta parte de la lectura ms que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar
este sistema para una compaa grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la
enseanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo nico que creo
que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el significado que el personaje
Arnold Turner le da a la administracin en una pgina. El texto iba as.
Cmo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? -le pregunto Scott.
-Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar
a la gente en la solucin de problemas. -Respondi Turner.
Punto Final
CONCLUSION
La administracin en una pgina es un sistema sencillo y poderoso de manejo de informacin
que permite organizar mejor a cualquier compaa. Es un filtro de informacin muy til que a
nuestros ojos debera ser adoptado por todas las compaas a nivel mundial. Es interesante
la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto a los convencionales en libros de
administracin y logra atraer la atencin de personas que nunca se han entendido con esta.