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QUIEN VA A REDISEAR?
Partiendo del hecho de que son las personas las que redisean los procesos y no las
compaas, podemos
identificar cinco papeles dentro del proceso de reingeniera.
1- El lder
El lder hace que tenga lugar la reingeniera. Es un alto ejecutivo que cuenta con
autoridad suficiente como para hacer que la organizacin se someta a cambios
profundos y para persuadir a la gente a que acepte dichos cambios.
Es importante destacar que un lder no se asigna sino que desempea ese papel por
iniciativa propia, por lo que debe tratarse de una persona a quien la domina la pasin
por reinventar la compaa, por transformarla en la mejor del negocio y explotar al
mximo su potencial. Sin embargo, la reingeniera no puede verse frustrada por la
inexistencia de un lder con dicha proactividad y es por dicho motivo que en algunos
casos se debe llevar a bordo a un lder. Para ello se requerir tacto para identificar a
un lder potencial, crear en su mente un sentido de urgencia y luego introducir la idea
de reingeniera de manera tal que dicha persona la adopte como propia.
El papel principal del lder es actuar como visionario y motivador, debe aclararles a
todos los miembros de la organizacin que la reingeniera implica un esfuerzo serio y
que se llevar hasta el fin. A su vez, es quien nombra altos administradores como
dueos de los procesos y les asigna la responsabilidad de lograr grandes avances en
rendimiento, consiguiendo de esa forma convertir la visin en realidad. Por dicha
razn, debe tratarse de una persona con autoridad suficiente sobre todos los
interesados en los procesos que se van a redisear. Uno podra pensar en
el director ejecutivo como el indicado, pero rara vez lo es; sus responsabilidades
dirigen su atencin hacia fuera de la compaa y no tienen tanto conocimiento de los
procesos. De modo que el papel de lder puede ser mejor desempeado por el jefe de
operaciones o el presidente de la compaa, cuya vista est dirigida tanto hacia afuera
como hacia adentro. Igualmente, si la reingeniera va a estar orientada slo a una
parte de la organizacin, el lder puede ocupar una posicin menos alta.
El liderazgo no es slo cuestin de posicin sino tambin de carcter, debe ser una
persona con ambicin, inquietud y curiosidad intelectual, que logre persuadir a la
gente de que debe participar del proceso de rediseo. Demuestra su liderazgo por
medio de tres herramientas: seales, smbolos y sistemas. Las primeras son los
mensajes explcitos que enva a la organizacin, qu es la reingeniera, el motivo por
el cual se lleva a cabo, cmo hacerla y los recursos necesarios; la repeticin de
dichos conceptos es clave para que la gente lo entienda y lo tome en serio. Los
smbolos son las acciones que el lder destina a reforzar el contenido de las seales y
a demostrar que l hace lo que predica. Los sistemas de administracin se usan para
medir y recompensar el desempeo de los empleados en formas que los estimulen
para realizar cambios importantes, no debindose castigarlos cuando fracasen.
Ahora bien, el lder a su vez desempea otras importantes dentro de la compaa y
por ello no debe gastar ms de un pequeo porcentaje de
su tiempo para revisar proyector y dar seales, pero debe basar en a reingeniera
todo lo que l realiza.
Sin un liderazgo vigoroso, emprendedor, convencido y conocedor, no habr nadie
para persuadir a los poderosos que manejan los silos funcionales dentro de la
compaa ni al resto de los afectados. Ningn otro individuo de los que participan en
la reingeniera es tan importante como el lder.
2- El dueo del proceso
El dueo del proceso, el que tiene la responsabilidad de redisear un proceso
especfico, debe ser un gerente de alto nivel, generalmente con responsabilidad de
lnea, que tenga prestigio, autoridad y poder dentro de la compaa. Suelen ser
individuos que estn encargados de una de las funciones pertenecientes al proceso
que se va a redisear y es por ello que resulta muy importante la identificacin de los
principales procesos de la organizacin.
Su trabajo es controlar que la reingeniera se haga, debe organizar un equipo para
dicho fin y crear las condiciones necesarias para que dicho grupo pueda hacer su
trabajo. A su vez, motivan, inspiran y asesoran a sus equipos.
Como los procesos forman la base de la estructura organizacional, el oficio de los
dueos de los procesos no finaliza cuando se completa el proyecto de reingeniera
sino que sigue vigente durante su ejecucin.
3- El equipo de reingeniera
Los miembros de este equipo son quienes realizan el verdadero trabajo de
reingeniera, son quienes producen las ideas y los planes y los convierten en
realidades.
Ningn equipo puede redisear ms
de un proceso a la vez ni puede estar integrado por muchas personas. Para que
funcionen bien deben ser pequeos y deben constar de dos tipos de miembros: los de
adentro y los de afuera. Los de adentro son aquellos individuos que trabajan
actualmente en el proceso a redisear, tienen un amplio conocimiento de l lo cual
puede resultar al miso tiempo positivo (sabe cules son sus defectos y las fuentes de
los mismos) y negativo (les resulta difcil pensar en el proceso en formas nuevas e
imaginativas). Para complementar esta debilidad de los de adentro, el equipo debe
contar con personas de fuera de los procesos. stos aportan al equipo una mayor
dosis de objetividad y una perspectiva distinta y tienen ms libertad para correr
riesgos. Si bien pueden provenir de fuera de la compaa (de una consultora con
experiencia en reingeniera por ejemplo), pueden surgir dentro de ella, principalmente
de los departamentos de marketing, ingeniera o sistemas de informacin por ser
stos los sectores con gente ms innovadora. Los de adentro y los de afuera no se
mezclan fcilmente, es necesario que trabajen en equipo y que cuenten con opiniones
contrapuestas para lograr que el proceso de rediseo sea productivo. Para que
trabajen en equipo, el lder debe encontrar un espacio fsico adecuado para que estn
juntos.
Si bien el equipo de reingeniera no tiene un jefe, generalmente resulta til designar
un capitn que capacite a los miembros para que hagan su trabajo o para que
resuelva los detalles administrativos, sin dejar de lado
su papel de miembro del grupo de trabajo. Suele ser designado por sus propios
compaeros o nombrado por el dueo del proceso.
En cuanto a la dedicacin que debe darle cada miembro al proceso de reingeniera,
se considera lo ms apropiado el cien por ciento de su tiempo, de modo tal que quede
demostrada la seriedad con que se toma dicho rediseo. A su vez, deben permanecer
por lo menos hasta la ejecucin del primer plan piloto y no pensar en que van a volver
a sus viejos puestos sino a que van a formar parte de una organizacin nueva.
A este equipo bsico se le puede sumar un grupo externo de colaboradores de media
Una vez identificados y diagramados los procesos, se debe resolver cules necesitan
reingeniera y el orden que se debe seguir en ello. Esta eleccin puede basarse en
tres criterios: la disfuncin, la importancia y la factibilidad.
1 Criterio de disfuncin: Qu procesos estn en mayores dificultades?
En la busca de disfunciones, los procesos ms obvios que se deben considerar son
aquellos que los ejecutivos de la empresa ya saben que estn en dificultades, los
sntomas se ven por todas partes y no es fcil que pasen desapercibidos; a stos se
los denomina procesos quebrantados. Algunos ejemplos comunes son:
Si el sntoma es un extenso intercambio de informacin y redundancia de datos, la
misma informacin va y viene entre diversos grupos de la organizacin,
probablemente se haya fragmentado una actividad natural. Las unidades
organizacionales deben enviarse mutuamente productos terminados, si lo que hacen
est tan ntimamente relacionado como para comunicarse constantemente,
probablemente esa tarea deba realizarla una sola persona/equipo y no unidades
distintas.
Si el sntoma es la existencia de inventarios de previsin, es decir, la reserva de
activos materiales y no materiales, con el nico fin de cubrir los faltantes que la
incertidumbre introduce en el sistema (por ejemplo cunto demandarn los clientes),
se deber tratar de eliminar esa incertidumbre mediante la estructuracin de los
procesos.
Si el sntoma es la existencia de una gran cantidad de comprobacin y control que no
genera valor agregado alguno al producto o servicio de la compaa, cuya causa
radica en la incompetencia y la desconfianza resultante de la fragmentacin, el
objetivo de la reingeniera ser eliminar las causas de esta excesiva comprobacin.
Si el sntoma es la repeticin del trabajo, hacer lo que ya se hizo como consecuencia
de una mala retroinformacin (no se detectan los problemas en el momento sino
mucho despus en el proceso), la reingeniera apuntar a eliminarla totalmente.
Si el sntoma es la transformacin de un proceso sencillo en uno complejo por las
excepciones y casos especiales que se van dando, la reingeniera buscar restaurar
el proceso original y crear otros procesos para otras situaciones, habr dos o ms
procesos en vez de uno solo.
Tambin puede darse un sntoma secundario de disfuncin, es decir, que el proceso
falle aqu pero los sntomas aparezcan en otra rea de la organizacin. Esto crea una
imprecisin a la hora de identificar los procesos que no est marchando bien.
2 Criterio de importancia: Qu procesos ejercen el mayor impacto en los clientes de
la empresa?
Para determinar el orden en que se redisearn los procesos, ser necesario tener en
cuenta el grado en que stos afectan a los clientes. Los mismos son una buena fuente
de informacin para comparar la relativa importancia de los diversos procesos; ya que
al determinar cules son las cuestiones que les interesan fuertemente, se puede
correlacionarlos con los procesos que ms los influyen.
3 Criterio de factibilidad: Cules son los procesos que en este momento son ms
susceptibles de una feliz reingeniera?
Se debe considerar una serie de factores que determinan la probabilidad de que tenga
xito un esfuerzo particular de reingeniera. Algunos de estos factores son el radio de
influencia- cuanto mayor sea el alcance del proceso a redisear, mayor beneficio se
podr obtener pero menores sern las posibilidades de xito-, el costo de llevarla a
cabo- cuanto mayor sea a inversin necesaria, menor ser su factibilidad- y el nivel de
compromiso del dueo del proceso como el vigor del equipo de reingeniera.
Entender los procesos
Antes de proceder a redisear, el equipo necesita entender el proceso actual, es decir,
conocer ciertas cosas del proceso existente como qu es lo que hace, cmo lo hace y
las cuestiones crticas que gobiernan su desempeo. Lo que necesita es ms bien
una visin general, apenas lo suficiente para obtener la intuicin necesaria para crear
un diseo totalmente nuevo y superior, y no un anlisis muy profundo de ste.
En cierto punto, entender es ms difcil que analizar. El anlisis tradicional toma los
insumos y los productos de un proceso como supuestos y mira slo dentro del
proceso para medir y examinar lo que ocurre. En cambio, entender el proceso no da
nada por sentado, no acepta el producto como un supuesto, sino que apunta a
comprender qu hace el cliente con ese producto.
Como la meta final dela reingeniera es crear un proceso que satisfaga mejor las
necesidades del cliente, es un punto clave que el equipo entienda muy bien esas
necesidades; lo cual significa considerar las metas y los problemas fundamentales de
dichos actores. El equipo de reingeniera tiene que entender a los clientes mejor de lo
que ellos se entienden a s mismos, y una de las mejores maneras de adquirir
informacin sobre lo que hacen es observarlos para la posterior recoleccin de ideas.
Una vez que el equipo entienda lo que podra necesitar el cliente del proceso, el paso
siguiente es averiguar qu es lo que le da el proceso actual, teniendo siempre
presente que la meta tiene que ser pasar rpidamente a la reingeniera, y puede
lograrlo mediante la observacin y ejecucin de dicho proceso. Al diagnosticar los
procesos actuales, el equipo aprende mucho acerca de ellos pero no tanto como para
que los pueda arreglar.
Otro instrumento que tienen a su disposicin los equipos de reingeniera es
referenciar, en otras palabras, buscar compaas que estn haciendo algo en forma
ptima y averiguar cmo lo hacen tomando como puntos de referencia a los mejores
del mundo y no a los mejores de su industria. A su vez los miembros del equipo deben
confiar en ellos mismos, en que pueden crear un nuevo punto de referencia de
categora mundial.
Cuanto ms sepan los miembros acerca de los objetivos reales de un proceso, mejor
capacitados estarn para redisearlo.
CAPITULO 8
TECNICAS UTILES PARA INICIAR LAS TAREAS DE REINGENIERIA
Para un equipo de reingeniera, lo ms emocionante y al mismo tiempo lo ms
aterrador que hay es su primera reunin. En ella debe empezar a formar una nueva
visualizacin de la compaa y a inventar una nueva manera de hacer su trabajo. Es
la parte ms creativa de todo el proceso, ya que no existe una serie de pasos que