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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE


FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de
Formacin Virtual y a Distancia

GUA DE APRENDIZAJE N 2
1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 250601029

Administracin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 2

Resultado de Aprendizaje:

Competencia:

Identificar las clases y las caractersticas de los documentos,


teniendo en cuenta las fases del archivo.

Organizar archivos de gestin de


acuerdo con normatividad vigente y
polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10

La realizacin total de la gua abarca


un tiempo mnimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual.
Se sugiere que para un adecuado
desarrollo de la gua el aprendiz destine
2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIN

Gua de Aprendizaje

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia, es indispensable definir los conceptos
de Dato, Informacin y Documento; as como su naturaleza, extensin y clasificacin.
El documento es la materia prima del archivo y la informacin es una pieza clave para poder dar el curso
adecuado a la gestin de los documentos y su ubicacin.
Un buen clima organizacional, una correcta toma de decisiones y el buen funcionamiento de cada una de
las reas de la empresa estn implicadas en la funcin de una adecuada gestin documental. Por otro
lado, la creacin de documentos y registros estndar, genera una comunicacin empresarial que logra que
la organizacin hable dentro de los mismos parmetros, teniendo en cuenta que para cada proceso debe
existir un diseo e intencionalidad acorde con lo solicitado.
Estimado aprendiz:
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje
N 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio y el material adicional,
dispuesto para la realizacin de esta gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso
y culminacin del programa.

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Gua de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial

Los documentos se construyen a partir de la recopilacin inicial de datos, que agrupados toman
forma y dan un valor nico a la informacin que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las
tcnicas en este proceso de elaboracin del documento es posible su clasificacin, trmite y
custodia.
Descripcin:
Despus de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes
elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de que usted observe el siguiente
video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivstico.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad, es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con el anlisis realizado, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el
aprendizaje
Adems de conocer elementos esenciales del documento en un proceso archivstico, es
importante identificar qu decisiones y aportes seran los adecuados para las diferentes
situaciones que se presentan en el contexto laboral.
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta
planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos,

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fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta los
aportes y decisiones que planteara, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Para poder comprender mejor las generalidades y caractersticas esenciales de los criterios de
archivo en la gestin de un documento, es momento que realice el ejercicio interactivo
denominado: MIS CONOCIMIENTOS, el cual le permitir reforzar los conceptos aprendidos hasta
el momento.
Recomendacin:
Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est seguro de que lo ha
realizado adecuadamente. Es importante que tenga en cuenta el resultado adquirido en el
ejercicio interactivo, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

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3.3. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin:
En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de forma clara y
argumentada las siguientes preguntas :
a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras cul es el
procedimiento que se evidencia en la misma.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la


importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administracin Documental.
c.

Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y


explique el porqu de sus aportes.

Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con los aportes realizados en el foro, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del
espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

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3.4. Actividades de evaluacin
Evidencias de
Aprendizaje
De Conocimiento:
Inicialmente, usted deber
recopilar la informacin de
las anteriores actividades y
luego complementarla con
trminos o conceptos que
usted considere pertinentes
en la realizacin de las
mismas.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem
de la actividad de
evaluacin, usted deber
realizar el siguiente
ejercicio:

Criterios de Evaluacin

Genera con
facilidad, coherencia
y concordancia
documentos,
aplicando la
terminologa
archivstica vista
durante el curso.
Analiza e identifica
las clases, tipos,
soportes, elementos
y caractersticas de
los documentos,
teniendo en cuenta
la valoracin para
determinar la
disposicin final.

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas

INSTRUMENTOS
M. v. = Matriz de valoracin o
rbrica

Despus de haber
recopilado la informacin,
usted deber realizar en
una herramienta ofimtica
como: Power point, prezzi,
entre otras, la que usted
prefiera, una presentacin
creativa donde exponga los
siguientes aspectos:
1. Diferencias y
caractersticas de
EL DATO, LA
INFORMACIN Y
EL DOCUMENTO.
2. Solucin de las
respuestas dadas
en la situacin
presentada en la
actividad de
contextualizacin.

3. Pantallazo del
ejercicio interactivo
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de la actividad de
apropiacin del
conocimiento.
4. Descripcin de
cada uno de los
puntos solicitados
en el aporte del
foro.
De Producto:
Usted deber entregar la
presentacin a travs del
espacio dispuesto para ello
en la plataforma
Blackboard, denominado:
ESPACIO ENVO DE LA
ACTIVIDAD.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE


Plataforma Blackboard

Contenido 3

Disponible en: Espacio material del programa

Gua de aprendizaje RA N 2

Disponible en: Espacio actividades 2

Video - IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Disponible en: Espacio actividades 2

Actividad interactiva MIS CONOCIMIENTOS

Disponible en: Espacio actividades 2

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Gua de Aprendizaje
5. GLOSARIO DE TRMINOS

Comunicacin: Forma verbal o no verbal que permite la transmisin de una informacin, a travs de la
intervencin de elementos precisos como son el emisor (quien enva el mensaje), receptor (quien recibe el
mensaje), canal (medio utilizado) y un cdigo (conjunto de lenguas o convenciones que apoyan la
transmisin del mensaje).

Foliar: Efectuar la numeracin por hojas de un archivo identificando claramente los volmenes de los
contenidos documentales y sus anexos.

Gestin Documental: Conjunto de trmites y normas tcnicas que permiten que un documento, desde su
origen hasta la terminacin de su produccin y contenidos, cumplan con el objetivo para el cul ha sido
elaborado, dentro de los trminos jurdicos establecidos por las normas legales vigentes.

Revisin Documental: Pasos que se deben tener en cuenta para realizar la verificacin de los criterios,
con los cuales se ha elaborado un documento para que cumpla adecuadamente su objetivo en la etapa de
recepcin, despacho y funcin.

Paginar: Efectuar la numeracin detallada por pginas de un documento

Unidad de Correspondencia: Es el rea encargada de realizar el debido proceso o gestin de un


documento permitiendo que cumpla su ciclo vital, y a su vez que la informacin contenida en ellos cumpla
los parmetros legales.

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Gua de Aprendizaje

6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA

WEBGRAFA

(s.n).
Clases
de
documentos.
Tomado
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos

de

(s.a.),
2011.
Organizacin
de
documentos.
Tomado
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto-dedocumentos.html

de

(s.n.)
Qu
es
un
documento
de
archivo?
Tomado
http://www.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo

de

(s.a.)
2009.
Ciclo
vital
de
los
documentos
http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html

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Gua de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Margaret Quevedo

Expertas temticas

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial

Agosto 2013

Irma Libia Tecano


Gonzlez
Julin Andrs Mora

Lder de lnea

Yiced Pulido

Asesor pedaggico y
metodolgico

Luisa Fernanda Boada


Tllez

Editora de contenido

Octubre 2013
Lnea de produccin SENA Girardot

Noviembre 2013

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