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Programa de Formacin Virtual

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL


DESARROLLO ACTIVIDAD II
(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUS


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
AO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I
(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ:
SANTIAGO PALMA

TUTORA:
CINDY LORENA RONCANCIO MENDIETA

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUS


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
AO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL


INTRODUCION
Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin,
permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca
el tamao de los fondos documentales.
Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que
existen y los elementos que se utilizan en la actividad archivstica.

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CONTENIDO
1. Actividades de Reflexin inicial.
1.
2.
3.
4.

El DATO, importancia y funciones en el proceso archivstico.


La INFORMACIN, importancia y funciones en el proceso archivstico.
EL DOCUMENTO, importancia y funciones en el proceso archivstico.
Posibles fallas en el proceso general del documento archivstico

2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos.


1. Clasificacin de los documentos segn el soporte.
3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin).
1. Actividad interactiva.
4. Actividades de transferencia del conocimiento.
1. Etapas del dato: Recoleccin: Procesamiento y Transformacin.
2. Tipologas documentales: Correspondencia Comercial, Documentos
Contables, Documentos Especiales y Documentos Legales.
3. Descripcin aportes generales.

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1. ACTIVIDADES DE REFLEXIN INICIAL.


1. El DATO, importancia y funciones en el proceso archivstico.
Del latn datum (lo que se da), un dato es un documento, una informacin o un
testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o permite llegar a deducir las
consecuencias legitimas de un hecho.
Representacin simblica (numrica, alfabtica, atributo o caracterstica de una
entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero
convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realizacin de
clculos o toma de decisiones.

2. La INFORMACIN, importancia y funciones en el proceso archivstico.


Grupos de documentos relacionados, Colombia. Archivo General de la Nacin,
Proyecto de Acuerdo Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 27 del
29 de junio de 2006 En Archivo General de la Nacin.
Es un conjunto de datos acerca de algn suceso, hecho, fenmeno o situacin,
que por s solos, no nos dicen mucho. Contiene datos organizados en un contexto
determinado.
Es decir, representa algo para alguien y su valor depende de quin, cundo, para
qu y porqu utilizar esa informacin. Su propsito puede ser el de reducir la
incertidumbre o aumentar el conocimiento acerca de algo. Es decir, reducir la falta
de conocimiento seguro y claro de algo; lo cual, genera mayor seguridad en la
persona y permite tomar decisiones con mayor probabilidad de acierto.

3. El DOCUMENTO, importancia y funciones en el proceso archivstico.


Del latn documentum (documento) Informacin registrada, cualquiera que sea su
forma o el medio utilizado, Colombia. Archivo General de la Nacin, (2006)
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994.

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Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn hecho,
principalmente de los histricos o escrito en que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Autntico, El que est autorizado o legalizado.
Privado, El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario
competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.
Pblico, El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los
hechos que refiere y su fecha.
Los documentos adquieren un valor histrico y son objeto de consulta por parte de
investigadores y ciudadanos en general.
4. POSIBLES FALLAS en el proceso general del documento archivstico.
La principal y ms recurrente falla que se presentan en algunas empresas y
entidades pblicas o en sus dependencias u oficinas es la falta de organizacin,
polticas serias o inters en la produccin, recepcin, correcta clasificacin y
archivo de los documentos

2. ACTIVIDADES DE
CONOCIMIENTOS.

CONTEXTUALIZACIN

IDENTIFICACIN

DE

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro


los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos,
apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le
ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer
a su supervisor de Archivo.
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Primero, determinara si la empresa maneja algn tipo de tabla de retencin
documental, de no existir, estara bien organizar y clasificar todos estos
documentos que estn desorganizados, por ejemplo:
Documentos textuales: las notas, los borradores y los apuntes rpidos.
Documentos grficos: los dibujos, mapas y planos.
Documentos de imagen: los cuadros, fotografas y vdeos.
Documentos de cinta: las cintas magnticas.
Otros soportes: los discos duros.

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De esta forma se clasificaran forma ordenada facilitando la bsqueda y el acceso
a estos documentos.
3. ACTIVIDADES
DE
APROPIACIN
(CONCEPTUALIZACIN Y TEORIZACIN)

DEL

CONOCIMIENTO

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4.

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

1. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras


cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

Etapas del dato


RECOLECCIN:
(desordenado).

Tenemos

todos

los

documentos

sin

un

orden

claro

PROCESAMIENTO: Todas los datos e ideas obtenidas son puestos en orden y as


que nos ayude y nos sirva como queremos.
TRANSFORMACIN: Los datos ya son una informacin y nos da un conocimiento
claro y ordenado de lo que estamos investigando o necesitando.

2. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y


exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administracin
documental.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: la correspondencia comercial es de gran
importancia ya que estas son las que estn relacionadas con las compras, ventas

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y negociaciones de la empresa y de muchos asuntos ms como los pedidos los
reclamos y agradecimientos entre otros.
DOCUMENTOS CONTABLES: son documentos muy importantes ya que estos
manejan la parte matemtica de la empresa.
DOCUMENTOS ESPECIALES: este tipo de documentos son especiales ya que
sus caractersticas son diferentes a los dems documentos ya que pueden estar
plasmados por cualquier tipo de imgenes o audio entre otros.
DOCUMENTOS LEGALES: estos documentos tambin son muy importantes ya
que son pruebas que se tienen ante un problema legal estos documentos pueden
ser de varios tipos ya sean cartas, o escritos pero hay que tener en cuenta que
para que sea valido debe poseer alguna firma.
3. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este
contenido y explique el porqu de sus aportes.
Personal altamente preparado: es necesario contar con la ejecucin de personas
que sean capaces de mantener la parte archivstica en un excelente estado en
todos los aspectos.
Ideas innovadoras: para es importante que a la hora de organizacin de
documentos se maneje una especie de procedimiento innovador fcil y accesible a
las personas que acuden a l.

CONCLUSIONES
EL DATO: es una pequea parte de la informacin, pero de vital importancia en
creacin de esta. Encontramos varios tipos de datos como: numrico, en cadena y
lgicos.
LA INFORMACIN: son los datos debidamente organizados, para as trasmitir un
mensaje de cualquier tipo. Tambin existen varios tipos de informacin como:
personal, institucional y documental.
EL DOCUMENTO: el documento en si es el que contiene la informacin ya
organizada para as dar transmisin de cualquier conocimiento.

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WEB GRAFA

Administracin
Documental.
Tomado
http://es.slideshare.net/16348380/mapa-conceptual-dato-informacionsistema-y-programa-45000014
Informacin tonada de, ARCHIVO GENERAL DE
http://www.archivogeneral.gov.co/bancos-terminologicos

LA

de

NACION

Informacin tomada de: https://prezi.com/yyp2xgthbhng/actividad-2/

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