Texto sobre o Tema da palestra: Administrao e Gesto do Tempo.

Administrao do Tempo

Hoje muito comum ouvirmos as pessoas reclamarem da falta de tempo, dos desgastes do dia
a dia, da dificuldade em realizar suas atividades dentro dos prazos combinados e do desejo de
conduzir o seu dia com tranquilidade e sem estresse.
Em nosso cotidiano nos deparamos com as seguintes questes:

O que eu posso fazer para ter mais tempo para mim?

Qual o uso correto do tempo?

Voc j parou para pensar o que o tempo? Pare e pense!

Agora pense tambm: o que eu penso do tempo o que o tempo ou o que acho que o
tempo ?

Afinal, o tempo objetivamente alguma coisa ou sempre alguma coisa que penso que
ele seja?

Ns, ocidentais, estamos culturalmente habituados a encarar o tempo como algo que est fora
de ns, que nos oprime e escraviza, algo com o qual temos a ver sempre numa nica mo:
vivemos correndo atrs do tempo para dar conta de cumprir suas leis inexorveis e no
sermos punidos na vida. Ou seja, ns, ocidentais, estamos culturalmente habituados a encarar
o tempo somente na sua natureza fsica.

E essa natureza fsica do tempo real, isto , a existncia do tempo objetiva, compulsria,
no depende de ns que ele exista ou no. O tempo existe e o ser humano no pode fazer
nada a respeito! E tem mais: o tempo torna-se intil to logo usado; o tempo
perecvel.

Ao admitir a inevitabilidade da existncia do tempo, o homem tratou de minorar o seu medo

diante dele, dividindo-o em pedaos (dias, meses, anos; horas, minutos, segundos). Conviver
com pedaos do meu medo mais fcil do que conviver com ele inteiro e grande, mas essa
organizao do tempo apenas didtica, funcional e arbitrria, e tambm humana, j que
fomos ns que inventamos a ideia de dividir o tempo em intervalos para organizar melhor
nossas vidas e controlar nossos medos. O Universo est pouco ligando para o modo como
contamos o tempo (Marcelo Gleiser, fsico).

A cincia tem dividido o tempo em fsico (objetivo) e experimentado (subjetivo e

proveniente da sensibilidade).

Os orientais tm outro modo de encarar o tempo e conviver com ele. Alm da natureza fsica
do tempo, o tempo cronolgico (chrnos), igualmente dividido e organizado, os orientais
consideram tambm o significado cairolgico do tempo (kairs), que o aspecto que o
tempo assume particularmente a cada indivduo, o tempo interno de cada pessoa, e como
no h pessoas iguais, no h tambm tempos internos iguais.

Ns at no desconsideramos isso, quando usamos expresses do tipo ritmo da pessoa ou

ritmo de cada um, mas temos o hbito de encarar isso como sendo somente a maior ou
menor velocidade com que as pessoas costumam fazer as coisas.

A maneira oriental de pensar vai mais fundo: quando convivo com o tempo na minha vida, a
inexorabilidade da natureza fsica dele assume uma configurao dentro de mim que prpria
de como eu sou. Portanto, esse tempo passa a ser particular, pessoal, meu.

Existe um fator bem interessante, que diferencia a simbologia do tempo entre os orientais e os
ocidentais.

Os sinos utilizados pela cultura ocidental so tocados de dentro para fora, suas badaladas so
regidas pelo tempo do relgio, enquanto o sino dos orientais tocado de fora para dentro, um
clamor ao tempo interno do indivduo, uma quebra de estado, uma pausa para meditao.

Conceitos fundamentais do tempo

O que administrao do tempo?

Administra-se a pessoa, no o tempo. Os dois instrumentos mais poderosos quando se pensa

em administrar o tempo so: a bssola e a agenda. Dos dois, a bssola de longe o mais
importante. O que administrao do tempo? A bssola mostra a direo, enquanto a agenda
organiza as aes na implementao dos objetivos. O principal erro priorizar a agenda. A
expressividade da conquista dos objetivos est diretamente relacionada a dois fatores que se
equalizam a estratgia e a ttica. A bssola representa a estratgia, enquanto a agenda
representa o aspecto ttico.

O que administrao do tempo? Paradoxalmente, a lcida administrao do tempo necessita

extrapolar a otimizao do tempo fazer mais em menos tempo. Atingido o equilbrio entre a
conquista dos objetivos e o tempo alocado, faz-se necessrio transcender isto , dispor de
tempo livre e estar preparado para usufru-lo. Tempo bem mais do que dinheiro,
qualidade de vida.

O tempo irreversvel no sentido objetivo da sua dimenso. Eu posso rever, no nvel

subjetivo, o tempo passado por meio de recordao e do aprendizado obtido com as
experincias acumuladas. No posso ter o mesmo tempo de volta. Ele sempre diferente.

O tempo inelstico, ou seja, eu no posso guardar ou esticar o tempo. A experincia do

tempo pode ser maior ou menor em relao sensao que nos permeia, mas a hora continua,
segundo a sua conveno, tendo sessenta minutos, e o dia, 24 horas.
O t em po p s ic o l gi co e e moc io na l: o homem vive e m du as pe rspec tivas
t empo e es pa o .

No tempo, o homem situa-se em trs dimenses:

PASSADO

PRESENTE

FUTURO

Muitos de ns vivemos no passado ou no futuro, evitando viver no aqui, agora.

Temos essa compulso porque o passado nos d uma identidade e o futuro contm uma
promessa de salvao e de realizao.

A maneira oriental de pensar vai mais fundo: quando convivo com o tempo na minha vida, a
inexorabilidade da natureza fsica dele assume uma configurao dentro de mim que prpria
de como eu sou. Portanto, esse tempo passa a ser particular, pessoal.

De como eu sou ou de como eu estou sendo

Se eu admito que sou assim e sempre serei assim, o meu tempo interno ser sempre igual.
Ento, no vai adiantar querer mudar o meu jeito de conviver com o tempo nem reclamar que
no estou administrando bem o meu tempo, que vivo adiando o que preciso fazer, ou que o dia
deveria ter 48 horas.

No entanto, se eu passo a admitir que o meu tempo interno seja expresso de como estou

sendo em cada momento da minha vida, poderei reconfigurar o meu tempo pessoal e mudar
o modo de administrar o tempo fsico que me dado e no posso alterar. Basta alterar, ento,
o modo como estou sendo.

Refletindo pela outra pista do mesmo caminho, se o modo como gerencio o meu tempo no me
agrada, porque no est me agradando o modo como estou sendo comigo mesmo, com a
famlia, com a atividade profissional, colaboradores meus, amigos etc. Portanto, se desejo
outro modo de administrar o meu tempo, porque estou desejando estar de modo diferente do
que estou sendo em dado momento.
Voc j tinha parado para pensar sobre o tempo dessa maneira?

Anlise dos principais mitos acerca da administrao do tempo.

O primeiro que quem administra o tempo torna-se escravo do relgio. A verdade bem
o contrrio. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem
no o administra por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das presses do
momento, no na ordem e no momento em que desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo
acreditam (pelo menos no incio) que possvel programar 100% do seu tempo. Administrar o
tempo, para elas, acaba sendo, por causa disso, como vestir uma camisa de fora e no mais
tir-la. A verdade que administrar o tempo no programar a vida nos mnimos detalhes,
adquirir controle sobre ela. necessrio planejar, sem dvida. Mas preciso ser flexvel, saber
fazer correes de curso. Se voc est fazendo algum trabalho e est inspirado, produzindo
bem, no h razo para parar, simplesmente porque o tempo alocado quela tarefa expirou. Se
a tarefa que viria a seguir em seu planejamento puder ser reagendada, sem maiores
problemas, no interrompa o que voc vem fazendo bem. Administrar o tempo fazer o que
voc considera importante e prioritrio, ser senhor do prprio tempo, no program-lo nos
mnimos detalhes e depois tornar-se escravo dele.
O segundo mito que a gente s produz mesmo, ou s trabalha melhor, sob presso.
Esse um mito criado para racionalizar a preguia, a indeciso, a tendncia
procrastinao. No h evidncia que o justifique, at porque os que agem assim poucas
vezes tentam trabalhar sem presso para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre
os que os circundam. A evidncia, na verdade, justifica o contrrio daquilo que expressa o mito.
Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem
presses, tem resultados, geralmente, muito melhores do que quem deixa para estudar nas
vsperas das provas e, por isso, v-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que

deveria vir fazendo durante o tempo que passou. Nada nos permite concluir que o que vale no
contexto escolar, a esse respeito, no valha em outros contextos.
O terceiro mito : administrar o tempo algo que se aplica apenas vida profissional.
Falso. Certamente h muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que voc reconhece
que deve e deseja fazer, mas no faz por falta de tempo. Voc pode estar querendo, h
anos, reformar algo em sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma lngua
estrangeira ou a danar, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem perturbaes nas
montanhas, curtir os filhos que esto crescendo, tudo isso sem conseguir. A culpa sempre da
falta de tempo. A administrao do tempo poder permitir que voc faa essas coisas em sua
vida pessoal e familiar.

O quarto mito : ter tempo questo de querer ter tempo. Voc certamente j ouviu
muita gente dizer isso. De certo modo, essa afirmao verdadeira at que ponto ela
vai. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente
queremos fazer. Mas a afirmao no diz tudo. No basta simplesmente querer ter tempo
para ter tempo. preciso tambm querer o meio indispensvel de obter mais tempo e esse
meio a administrao do tempo.
Em oposio a esses mitos, a verdade que administrar o tempo saber us-lo para fazer
aquelas coisas que voc considera que so importantes e prioritrias, profissional ou
pessoalmente. Administrar o tempo organizar a sua vida de tal maneira que voc obtenha
tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo e que possivelmente no
vem fazendo porque anda to ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas delas no to
urgentes nem to prioritrias) que no sobra tempo.

Os principais desperdiadores de tempo

Ao falarmos do tempo nas organizaes, importante determinar os desperdiadores de
tempo. Entendemos por desperdiadores de tempo disfunes que provocam o uso
inadequado ou insatisfatrio do tempo, na perspectiva tanto do indivduo como da organizao.
Estruturais so aquelas provenientes de pontos relacionados estrutura organizacional, tais
como indefinio dos nveis de responsabilidade/autoridade, ausncia, insuficincia, excesso
ou mau uso das normas internas, nveis hierrquicos no claramente definidos etc.
Ambientais referem-se a fatores que podem provocar ou facilitar o desperdcio do tempo.
Exemplos podem ser divises inadequadas dos ambientes de trabalho, alto grau de rudos,

divisrias transparentes entre as reas de trabalho, reas com diferentes atribuies e grau de
movimentao localizadas num mesmo ambiente, distribuio fsica no planejada em razo
dos fluxos de trabalho ou informaes etc.
Culturais dizem respeito aos traos, valores e hbitos daquilo que caracteriza uma cultura
organizacional, tais como valores e hbitos, informalidade ou excesso de formalismo.
Tecnolgicas so relativas ao uso inadequado da tecnologia, seja por modismo, curiosidade
ou por no estabelecer limites no uso; uso do tempo em acessos inadequados ao trabalho,
disponibilidade permanente para interrupes etc.
Individuais so pontos de carter pessoal manifestados pelo estilo de cada um. Alguns
exemplos podem ser a falta de disciplina, excesso de rigidez, no confiar nos outros,
centralizao, excesso de envolvimento em detalhes, no utilizar adequadamente as
capacidades da equipe de trabalho etc.
Gerenciais dizem respeito s habilidades de superviso e gerenciamento de equipes de
trabalho. Podem ocorrer em reas de comunicao, delegao, liderana, motivao e em
treinamento de equipes.

Os sete passos para o domnio do tempo e eficcia

Tambm a viagem mais longa iniciada com o primeiro passo (sabedoria da velha
China).

Para aquele que deseja alcanar maior soberania de tempo, recomenda-se o programa dos
sete passos, buscando, dessa maneira, o autogerenciamento eficaz.
1 Desenvolver viso, linha de objetivos de vida.
No primeiro passo voc desenvolve sua viso de vida, sua linha pessoal e profissional, e
esquematiza seus objetivos de vida.
2 Determinar papis de vida.
No segundo passo voc define os papis a serem desempenhados diuturnamente; esses
instrumentos o auxiliam a fixar a sua viso de longo prazo de maneira concreta, preenchendo-a
com vida e contedo.
3 Definir tarefas estratgicas.

No terceiro passo voc se ocupa das estratgias pessoais a fim de se concentrar nas
atividades mais promissoras de sucesso; para tanto, voc formula tarefas essenciais que
podem auxili-lo a progredir mais rpido.
4 Formular de maneira empreendedora os objetivos para o ano.
No quarto passo voc formula objetivos concretos para seu futuro profissional e pessoal; voc
pode e deve fazer isso para um perodo de trs a cinco anos, mas tambm como plano anual
para os prximos doze meses, tomando por base o modelo de equilbrio de tempo.
5 Planejamento eficiente com prioridades semanais.
No quinto passo voc inicia o planejamento de prioridades semanais; enquanto no trabalho
dirio a presso pelo cumprimento de prazos com vistas concluso de atividades urgentes
vem em primeiro lugar, no planejamento semanal voc enfoca a importncia de objetivos
profissionais e pessoais.
6 Cumprir eficientemente as tarefas dirias.
No sexto passo voc valoriza as consequncias dirias na concretizao de tarefas e na
automotivao, pois o dia a unidade de tempo em que vivemos; quem no dominar o dia, no
dominar a vida.
7 Arranjar energia, fora e autodisciplina-base para o seu sucesso dirio.
No stimo passo, importante desenvolver energia, fora e autodisciplina; estas formam a
base e a motivao para o sucesso dirio.
Matriz de prioridades: importncia e urgncia
Muitas pessoas realmente se empenham de maneira coerente, no incio, em atingir
importantes objetivos, desejos ou vises de longo prazo, mas, depois de algum tempo, essas
linhas de ao acabam abandonadas. Em vez disso, o cotidiano acaba sendo regido pelas
coisas urgentes, mas de relativa importncia.

Quem no conhece uma situao dessas? Durante todo o dia, estamos num emaranhado de
situaes cotidianas e estressantes e, no final do dia, exaustos, nos perguntamos: O que
realmente fiz hoje de decisivo? Em que aspecto me aproximei mais de meus objetivos? Que fiz
hoje para o cumprimento de minha viso de vida? Ento nos damos conta de que o longo e
cansativo dia se reduz a alguns lampejos de importncia, se chegar a tanto. Por vezes,
especialmente em finais de ano, nos lembramos de nossos planos de vida e suspiramos: Vou
realmente fazer isso no prximo ano, quando tiver tempo. E, geralmente, durante doze meses,

de novo nada acontece. Passamos mais um ano de vida igualzinho ao anterior, numa
sequncia constante para, no final, fazer uma retrospectiva de uma vida plena e laboriosa:
era s isso que deveria acontecer?

MATRIZ DE PRIORIDADES
A - Urgente e importante

B - Importante, mas no urgente

Crise;
solicitaes
inadiveis;
problemas Atividades relacionadas viso; planejamento; aprofundar
urgentes; certas reunies; aes com data limite; relacionamentos;
aes
preventivas;
delegao
ou
telefonemas crticos.
preparao de pessoas; desenvolvimento profissional.
Solucionar imediatamente.
Planejar e colocar prazos a tempo (estratgias, eficcia).
C - Urgente e no importante

P - No importante e no urgente

A maior parte dos telefonemas e interrupes; A maior parte das reunies e de correspondncias; muitos
prioridades dos outros (questes urgentes telefonemas; conversa fiada (nos corredores e no telefone).
solicitadas
pelos
outros);
parte
da
Atividades devoradoras de tempo, ineficcia reduzir,
correspondncia; muitas das reunies.
eliminar.
Atividades devoradoras de tempo, ineficcia
reduzir, eliminar, delegar.

Conceitos
Quadrante A: atividades importantes e urgentes precisam ser atacadas imediatamente e, em
geral, por ns mesmos; so situaes crticas, problemas ou at crises, uma vez que coisas
importantes nunca deveriam tornar-se urgentes e exigir soluo sob forte presso de tempo.

Quadrante B: atividades importantes, mas no urgentes, so geralmente postergadas at que,

em algum momento, se tornem urgentes; elas deveriam ser mais bem planejadas e colocadas
dentro de prazos compatveis.

Quadrande C: atividades urgentes, mas no importantes, ocupam normalmente a maior parte

do tempo disponvel; aqui que se encontram as maiores reservas de tempo para a eficcia,
porque deveriam ser reduzidas, eliminadas ou delegadas, tanto quanto possvel.

Quadrante P: aquilo que no parece urgente nem importante pode, a princpio, ser
negligenciado e pode ir, real ou virtualmente, para a cesta de lixo; no entanto, se alguma
dessas coisas se tornar importante ou urgente, algum vai questionar ou solicitar. Em princpio,
o que vale o seguinte:
O mais importante raras vezes urgente, e o urgente raras vezes importante.

Instrumentos Prticos
Listar os problemas no difcil. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no
tocante administrao do tempo. Mas difcil encontrar solues para essas dificuldades. As
solues, em regra, no passam de bom senso. Mas o mais difcil de tudo seguir o bom
senso.

A. A Lista Mestra
A Lista Mestra aquela lista dos projetos que voc quer ou precisa desenvolver a curto, mdio
e longo prazo.

B. A Lista de Lembretes
A Lista de Lembretes incluir todas as coisas que voc tem de fazer e que podem ser includas
em sua agenda diria como um item.

C. Priorizao Matriz Importncia x Urgncia

Antes de discutir a elaborao da agenda (semanal e diria), preciso analisar um pouco mais
a questo da priorizao.

D. A Agenda (Semanal e Diria)

Uma vez que voc tenha clareza sobre essas questes, no difcil priorizar suas atividades
com vistas ao seu agendamento.

E. Delegao de Tarefas e Follow-Up

Delegar tarefas algo que toda pessoa em posio de direo, chefia, superviso ou
coordenao precisa aprender a fazer.

Bibliografia
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vida pessoal e profissional. So Paulo: Nobel, 2009.
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http://www.chaves.com.br/TEXTSELF/MISC/timemgt.htm. Acesso em: 23 ago. 2010.

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THOMAS, Alyss. As 1.000 perguntas mais importantes que voc deveria fazer a si mesmo. So Paulo:
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TOLLE, Eckhart. Praticando o poder do agora. Rio de Janeiro: Sextante, 2005.
TRAS DE BES, Fernando. O vendedor de tempo uma stira sobre o sistema econmico.
Traduo de Luis Carlos Moreira Cabral. Rio de Janeiro: Best Seller, 2008.
ZIMBARDO, Philip e John Boyd. O Paradoxo do tempo voc vive preso ao passado,
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Acessos em arquivos eletrnicos:

http://www.academiadotempo.com.br
http://www.institutoprogredir.com.br/palestrasDeMotivacaoPalestraMotivacionalFrasesDownloa
dsGratisAutoAjudaLiderancaOtimismo/baixarGratis/apostilas/apostilaAdministracaoDoTempo/a
postilaAdministracaoDoTempo.php
http://www.lgti.ufsc.br/O&m/textos%20complementares/administracao%20do%20tempo.pdf
http://www.reisner.com.br/mais/art_dicas_tempo.pdf
http://www.arpensp.org.br/websiteFiles/imagensPaginas/File/tempo.pdf
http://www.dvseditora.com.br/loja/arquivos/Quali_Humor2.pdf
http://www.jornaldugaio.com/o_editor.aspx?vrl_cdg_artigo=2935
http://www.vocecommaistempo.com.br/ebook/003201_administracao_tempo_1.pdf
http://www.cybersis.com.br/util/admin_tempo.pdf