O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU:

OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Letícia Castro
VIII CAM – NOVEMBRO 2009
Montevidéu, Uruguai
Objetivo Geral

Realizar atividades pertinentes à profissão de Arquivista, da

avaliação, organização e descrição de documentos até a proposição
de soluções para o acervo trabalhado*.

Objetivos Específicos

Colocar em prática as teorias estudadas no curso de Arquivologia.

Enquadrar o Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do

Rio Grande do Sul à Tabela de Temporalidade de Documentos do
Sindicato Médico do RS, seu mantenedor.

Realizar avaliação, organização e descrição arquivística de

documentos fotográficos digitais da Assessoria de Comunicação.

* Trabalho apresentado em forma de relatório de estágio para conclusão do

curso de Arquivologia na Universidade Federal do Rio Grande do Sul
(UFRGS), com a orientação da Prof. Valéria Bertotti
Breve Histórico

1931 (20 de maio)

fundação do
Sindicato Médico do Rio Grande do Sul
SIMERS

2004

• SIMERS inicia programa de recuperação da memória da

medicina no Estado, através de um projeto intitulado “Memória
Médica”
• campanha arrecadação de acervos para doações

2006

Abril

• Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul – MUHM

é oficialmente criado e cadastrado nos órgãos ICOM, SEM/RS,
Cadastro Nacional de Museus/IPHAN

Outubro

• lançado à comunidade
2007

Agosto

• contratada uma arquivista (contrato de 1 ano) para organizar o

acervo do Arquivo Geral do SIMERS e para dar consultoria ao
MUHM (quanto ao acervo de documentos recebidos por doação)

Outubro (18, Dia do Médico)

• Inaugurada sede no prédio histórico do Hospital Beneficência

Portuguesa (av. Independência, 270, Centro)

• Até então havia apenas a Reserva Técnica, que continua no

endereço anterior (av. Ipiranga, 3501, sala 7, Petrópolis)

• Arquivo Geral junto ao SIMERS (av. Corte Real, 975, Petrópolis).

O Arquivo Corrente

O MUHM, de fato, não é Pessoa Jurídica.

É mantido em seus recursos financeiros, materiais e humanos pelo

SIMERS.

Por este motivo, deveria enquadrar-se administrativamente:

• Plano de Classificação de Documentos e

• Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do
Sindicato.
Alguns tipos documentais estavam bastante claros tanto no Plano
de Classificação quanto na TTD, especialmente no que diz respeito
à documentação museológica.

Gerenciamento da Informação
• Correspondência, Documentação Museológica e Memória
Institucional
 EXTRATO

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SIMERS

6-2 - SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS
6-2-1 - Normas e manuais
Inclui procedimentos técnicos para a implantação e o desenvolvimento do sistema de arquivo e
controle de documentos. Política de acesso aos documentos (inclusive os livros registro de
consulentes) Classificação e arquivamento (inclusive código de classificação)
6-2-2- Produção de documentos: levantamento, diagnóstico e controle do fluxo
6-2-3 - Protocolo: recepção, autuação, tramitação e expedição de documentos
livro de protocolo para controlar entrada e saída de documentos/tramitação entre os setores;
encaminhamento de documentos para providências necessárias; cópias de correspondências
(ofícios expedidos, ...)
6-2-4 - Destinação de documentos
Análise, avaliação, seleção (inclusive tabelas de temporalidade), Eliminação (inclusive termos de
eliminação) Transferência. Recolhimento (inclusive guias de transferência e guia de recolhimento)
6-3 - DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA
6-3-0-1 – Normas e manuais. Estatutos
Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos
adotados para o tratamento da documentação museológica
6-3-1 – Aquisição (no Brasil e no exterior)
Compra/contratação/Doação/ Permuta
6-3-2 – Registro
Incluem-se documentos referentes à incorporação de peças museológicas, sua baixa e Inventários.
6-3-2-2- Termos de Conferência de acervos doados
6-3-2-2- Termos de Doação
6-3-3 – Catalogação e classificação
6-3-4 – Referência e circulação (movimentação do acervo)
documentos referentes às consultas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre instituições
culturais
6-3-5 – Memória institucional
Fitas de vídeo, fitas de áudio, fotos, negativos, contatos, diapositivos, etc
 EXTRATO
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SIMERS

6-3 - DOCUMENTAÇÃO
MUSEOLÓGICA

6-3-0-1 - Normas e manuais. muhm 2 anos x

Estatutos

Destinação final: 6-3-1 – Aquisição: muhm 2 anos x

E – Eliminação Compra/contratação/Doação/
GP – Guarda Permuta
permanente
6-3-2 – Registro (documentos muhm 2 anos x
M – Migração de referentes à incorporação de peças
mídia museológicas, sua baixa e
Inventários.)
6-3-2-1 – Termo de Conferência do muhm 5 anos x
acervo doado

6-3-2-2- Termos de Doação muhm 2 anos x Manter no local por tempo

indeterminado

6-3-3 – Catalogação e classificação muhm 2 anos x Manter no local por tempo

indeterminado

6-3-4 – Referência e circulação muhm ** x **Manter no local por tempo

(movimentação do acervo) indeterminado

6-3-5 – Memória institucional muhm ** x **Manter no local por tempo

indeterminado
No entanto, outros tipos de documentos precisaram ser enquadrados em
outras classes da TTD:

Administração Geral
• Documentos referentes a Contratos e Projetos ou Planos de
Trabalho

Organização e Funcionamento
• Atas e Documentos de Constituição do Museu, Relatórios de
resultado e Comunicação

No campo “setor de origem ou guarda”, acrescenta-se o MUHM ao fazer

transferências.
Integração

Considerando:
• conclusão da adequação dos documentos à TTD
• prazos de destinação determinados
• descrição sumária das classes já realizada
• maior parte da documentação ser corrente
• as Correspondências Expedidas não possuírem arquivo em papel
• diminuição considerável da expectativa de massa documental

Segunda fase

Lacuna de comunicação entre os setores • Banco de dados Integrar

 Campos existentes*:
Banco de Dados INTEGRAR Nº / Nome / Acumulado por/
/ Histórico/Biografia (recente) /
Data de entrada / Outras datas/
Endereço / Cidade / UF / CEP/
Fone / E-mail/ OBS / Acervo

Campos criados:
• Acervo Museológico (MUS)
quanto às peças:
• Quantidade
• Nome
• Código
• Localização
• Especialidade
• Funcionalidade

• Acervo Bibliográfico (BIB):

• Quantidade
• Referência
• Localização
• Especialidade

• Acervo Arquivístico
(AQV/ICO/FOT/REJ/DEP/D
IG):
• Quantidade
• Referência no Q. Arranjo
• Descrição (sumária)
• Localização

* Alguns campos precisaram ser

“abertos” em mais de um campo
para otimização do BD.
Banco de Dados INTEGRAR

O preenchimento deste banco de dados, conforme sugere o

nome “Integrar”, deve ser feito em parceria entre os setores
envolvidos.
A proposta e todas as considerações dela decorrentes foram
aceitas pelo responsável pelo setor de Pesquisa, que atualmente
é também o diretor do MUHM, e o banco de dados já foi
encaminhado ao setor para implantação.
Descrição das fotos da Assessoria de Comunicação

A idéia de realizar o trabalho de descrição do arquivo fotográfico digital

da Assessoria de Comunicação (ASCOM) do MUHM partiu de três
fatores:

• o crescimento vertiginoso de fotos/arquivos digitais gerados por

evento e o alto índice de eventos realizados;

• a observação de que foi feito o mesmo trabalho com o acervo físico

de fotografias do SIMERS;

• o fato da autora deste trabalho ser também jornalista e a atual

responsável pelo setor, reconhecendo a importância e garantindo a
autonomia necessária.
Partindo do trabalho de descrição já realizado com o acervo fotográfico
do SIMERS, que inclui uma série de itens, inclusive um código de
assunto – que já existia e foi mantido para preservar o princípio da
ordem original – foi elaborado um banco de dados semelhante, porém
levando em consideração as características específicas das
fotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito à atividade
fim do MUHM quanto ao suporte em questão.
Paralelo entre códigos de assuntos SIMERS x MUHM
Também foi elaborado um critério para nomear os arquivos gerados:
AAMMDD-COD-EVENTO-FOTOGRAFO
• AA - ano com dois dígitos
• MM - mês com dois dígitos
• DD - dia com dois dígitos
• COD - código pré-estabelecido
• EVENTO - referência conforme o acontecimento fotografado
• iniciais do fotógrafo

Cadastro de Fotógrafos
Massa “virtual”

NOV 2008
12 Gigabytes
31,4 GB
6.204 arquivos
14.600 arquivos
237 pastas
470 pastas
174 listagens

HOJE
31,4 GB
14.600 arquivos
470 pastas

Processamento e descrição

XnView, software freeware (gratuito) pesquisado permite:

• renomear arquivos em lote

• inserir descrição em todas as fotos ao mesmo tempo e/ou
individualizadas
• registrar características do documento
• listar em arquivo todas estas informações
Estrutura de pastas - antes

Estrutura de pastas - depois

Registro contínuo listagens automáticas que funcionam como banco
de dados
Objetivos alcançados

Arquivo Corrente do MUHM

Passou a comunicar-se:
• Gestão Documental SIMERS
• Plano de Classificação
• Tabela de Temporalidade de Documentos

Resultado extra:
• Banco de Dados Integrar

Está servindo como parâmetro para banco de dados desenvolvido
neste ano para todos os acervos
Objetivos alcançados

Descrição do acervo foto-digital da Assessoria de Comunicação

• Catalogação por assunto

• Cadastro de fotógrafos
• Padronização dos nomes dos arquivos e pastas
• Descrição das fotografias
• Automação – software gratuito XnView

Resultado extra:
• Banco de Dados das fotos da ASCOM-MUHM
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

documental. 2°ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro, FGV, 2004.

DE FILIPPI, Patrícia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vânia Carneiro

de. Como tratar coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do Estado,
Imprensa Oficial, 2000. (Como fazer, 4)

Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 2005. 232p

LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo:

elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado e
Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 2002. (Como fazer, 6)

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos. 2. ed. Rio de Janeiro: Ed.

FGV, 2002.

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos

eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística
contemporânea. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007. 160p.

XnView.<http://www.xnview.com>. Acesso em: 10 nov. 2008.

 O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU:
OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

VIII CAM – NOVEMBRO 2009

Montevidéu, Uruguai

Letícia Castro
Jornalista (UNISINOS) e Arquivista (UFRGS)
Especialista (MBA) em Comunicação Empresarial (UNISC)

Contato pessoal: leticiacastro.com@gmail.com

Contato institucional: leticiacastro@simers.org.br + 55 51 3029 2000

Outros canais:
www.muhm.org.br – http://twitter.com/muhmrs – http://youtube.com/muhmrs