DIRECTIVA GENERAL N xxxx-2xxx xxxxxxxxxxxxxxxxx

NORMAS PARA EL CONTROL DE

LA ASIGNACION EN USO,
RESPONSABILIDAD DEL CUIDADO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
PATRIMONIALES DE LA MUNCIPALIDAD DISTRITAL DE CASA
GRANDE.
I. OBJETIVO.Establecer normas, procedimientos, formularios y responsabilidades bsicas y especficas,
que garanticen la correcta administracin de la asignacin en uso, existencia, control, estado,
custodia y utilizacin de los Bienes Muebles del Estado, asignados a las oficinas de la
Municipalidad Distrital de Casa Grande.
II. FINALIDAD Y ALCANCES.2.1. Asegurar el uso racional y adecuado de los bienes de propiedad de la Municipalidad
Distrital de Casa Grande, as como velar por la conservacin de los mismos, de tal
manera que garantice el cumplimiento de las metas programadas.
2.2. Evitar que los bienes sean usados con fines diferentes a los de la entidad.
2.3. Evitar las prdidas, sustracciones sistemticas, hurto, robo o asalto de los Bienes
institucionales.
2.4. Propiciar la previsin en las acciones diarias que realiza el personal, que conlleve a
brindar seguridad a los Bienes de la Institucin.
III. BASE LEGAL.3.1. Ley N 27785-2002-Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica.
3.2. Ley. N 29151-2008 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales del
14.12.2007 y su Reglamento D.S. N 007-2008- VIVIENDA del 16-03-2008
3.3 . Decreto Legislativo N 276 ley de bases de la Carrera Administrativa.
3.4. D.S. N 005-90-PCM Reglamento de la Carrera Administrativa.
3.5. Reglamento de la Ley N 27995 Procedimiento para la Transferencia de los bienes
Muebles dados de Baja por las entidades Estatales a Favor de los Centros Educativos
Estales de las zonas de extrema pobreza.
3.6. Directiva N 004-2002/SBN, que regula los Procedimientos para el Alta y la Baja de los
Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepcin por la SBN.
3.7 Resolucin Jefatural N 118-80-INA/DNA, que aprueba las Normas Generales del
Sistema de Abastecimiento (SA.07), del 25-07-80.
PAG. 1

3.8

Resolucin N 039-98 SBN del 24-03-98.Reglamento para el Inventario de Bienes

Muebles del Estado
3.9 Resolucin N155-2005-CG de la Contralora general de la Repblica.
3.10 Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA Manual de Administracin de almacenes
para el sector Pblico Nacional.

III.

ALCANCE
La presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio para todos los
establecimientos de la Municipalidad Distrital de Casa Grande.

V. NORMAS GENERALES
5.1 Los bienes de propiedad de la Municipalidad Distrital de Casa Grande debern ser
utilizados para atender asuntos del servicio oficial, bajo responsabilidad de quien lo
autorice.
5.2 Los bienes asignados para cada trabajador o funcionario debern ser usados y/o
custodiados por los mismos, bajo responsabilidad del usuario, los accidentes que
acontezcan deben ser informados al jefe y/o responsable de la oficina.
5.3 El Titular de la dependencia respectivo y el servidor al que se asign el bien son
solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la
prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes de su dependencia.
5.4 Los Bienes Muebles e Inmuebles de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, sern
administrados por el Gerente Municipal, Administracin, Unidad de Logstica a travs
de Patrimonio con conocimiento pleno de la Alta Direccin.
VI.-

NORMAS ESPECFICAS
6.1 Glosario de Trminos:
Bienes Muebles: Para efectos de la presente Directiva se entiende que son bienes
muebles de propiedad estatal, los descritos en el Catlogo Nacional de Bienes
Muebles de Estado , as como todos aquellos bienes que sin estarlo son
susceptibles de ser incorporados al patrimonio estatal.
Patrimonio Mobiliario: El patrimonio mobiliario de la Municipalidad Distrital de
Casa Grande est constituido por aquellos bienes patrimoniales que de acuerdo al
cdigo Civil y las leyes especiales, son adquiridos por la Municipalidad en
propiedad, bajo las diversas formas y modalidades jurdicas que esta dispongan.
Afectacin en Uso: Consiste en la entrega gratuita de bienes en calidad de
prstamo, entre entidades del Estado o de estas a otras personas jurdicas
subvencionadas por el Estado.
Cesin en Uso: Consiste en otorgar el derecho excepcional de usar temporalmente
a titulo gratuito un predio estatal a un particular, a efectos que lo destine a la
ejecucin de un proyecto de inters y/o desarrollo social sin fines de lucro.

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Donacin o Transferencia: Se entiende como transferencia de dominio de bienes

muebles, a las que resulten de todos lo acto que tengan por objeto, entregar a otra
entidad pblica a titulo gratuito e irrevocablemente los bienes dados de baja.
Asignacin de Bienes: Es la entrega que se hace al trabajador atendiendo a las
necesidades del servicio, aplicando criterios de racionalidad en el marco de las
normas de austeridad del gasto pblico.
Prdida: Dejar de tener, o no hallar, el bien asignado, sea por culpa, descuido,
contingencia o desgracia del trabajador.
Robo: Delito contra el patrimonio, que comete quien se apodera ilegtimamente y
con nimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayndolo del lugar donde se
encuentra, sin emplear violencia o imitacin sobre el trabajador.
Hurto: Delito contra el patrimonio, que comete quin se apodere ilegtimamente y
Con nimo de lucro de un bien mueble ajeno, sustrayndolo del lugar donde se
encuentre sin emplear violencia o intimidacin sobre el trabajador.
Destruccin: Cuando el bien ha sufrido dao parcial o total, a consecuencia de
hechos accidentales o provocados, que no sean calificados sobre el trabajador.
Siniestro: Cuando el bien ha sufrido dao parcial o total a causa de un fenmeno
de la naturaleza.
6.2

Asignacin de Bienes.
Toda persona Nombrada, designada o contratada por la modalidad de contratacin
administrativa de servicios a plazo fijo, tendrn a su cargo aquellos bienes que la
Institucin le asigne para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones o servicios,
previa firma del Formato CARGO PERSONAL DE ASIGNACION DE BIENES
EN USO-Anexo N 01.
La persona de Patrimonio, ser la encargada de la asignacin de los bienes a los
trabajadores de la Municipalidad Distrital de Casa Grande, y las oficinas que hagan
sus veces en las otras dependencias
6.2.1

Todos los bienes patrimoniales que se le asignen en uso a cada uno de los
trabajadores; cualquiera sea su nivel jerrquico o condicin laboral, para el
desempeo de sus funciones, sern descritos en forma detallada, valorizada y
pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por
Afectacin y
pormenorizada en el respectivo Cargo Personal por Afectacin de Bienes en
Uso. En este formato se efectuar los cargos y descargo correspondientes
cada vez que el trabajador reciba o entregue bienes para o de su uso de los
cuales es el nico responsable.

6.2.2 Todo trabajador, cualquiera sea su nivel jerrquico o condicin laboral, al

ausentarse de su centro laboral, por licencia, destaque, cese, renuncia,
destitucin, etc., entregar a la jefatura de Patrimonio o quien haga sus
veces, mediante Acta, los bienes que le han sido asignados en uso.
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En caso de desplazamiento interno o externo estn autorizados para llevar

consigo los bienes asignados indispensables (Escritorio, silla, computadora,
engrapador, perforador).
6.2.3 Todo trabajador al ausentarse de su centro laboral por vacaciones, entregar
a su jefe inmediato superior o quien haga sus veces, mediante Acta, los
bienes que le han sido asignados en uso.
6.2.4 Todos los bienes patrimoniales adquiridos o donados y transferidos, debern
ser codificados por la jefatura de patrimonio o quien haga sus veces, segn el
Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado emitido por la
Superintendencia de Bienes Nacionales.
6.2.5

6.3

Los bienes que ingresen en calidad de prstamo y que no son de propiedad

del Municipalidad Distrital de Casa Grande, sern registrados e ingresados
con una codificacin diferente a la entidad, que servir para su fcil
ubicacin en el momento del retiro.

Identificacin y Registro de los Bienes

Los bienes asignados a los trabajadores nombrados y designados y a los contratados
bajo el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios, sern
registradas en el inventario de bienes de la Institucin con la correspondiente
descripcin del bien y cada bien contar con un sticker de cdigo de barras con el
correspondiente Cdigo Patrimonial.

6.4

Control y Movimiento de Bienes

6.4.1 La salida fsica de los bienes (muebles, maquinarias y equipos), de cada
Establecimiento, deber ser autorizado por el encargado de los bienes
patrimoniales o quien haga sus veces a nivel de Establecimientos ,
utilizando para ello el Formato AUTORIZACION DE SALIDA DE BIENES
PATRIMONIALES- Anexo N 02.
6.4.2 En la Sede Central y los dems establecimientos debern verificarse los
inventarios peridicamente y de existir diferencias, los encargados a cargo
de la informacin oportuna sern responsables de ello debiendo ceirse a la
normatividad indicada en el punto 7.5 hasta que las investigaciones del caso
se culminen.
6.4.3

Las computadoras personales (laptop), cmaras filmadoras digitales, cmaras

fotogrficas, telfonos celulares, son bienes porttiles asignados a
funcionarios de planta, de fcil transporte por el usuario, debern contar con
autorizacin de salida expresa excepto el celular.
Cuando estos bienes porttiles sufran prdida en sus distintas modalidades,
el responsable del bien, deber efectuar el procedimiento, de acuerdo a lo
indicado en el punto.

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6.4.4

6.4.5

Todo bien asignado para uso y cuidado del trabajador se controlar a travs
del Formato denominado Cargo Personal por Asignacin de Bienes en
Uso, que el usuario firmar hacindose responsable de los bienes que se le
entrega para el desempeo de sus funciones dentro de su jornada de trabajo y
en los ambientes de la infraestructura de la Municipalidad Distrital de Casa
Grande.
Los bienes no fungibles al trmino de la jornada normal de trabajo debern
necesaria y obligatoriamente ser guardados bajo llave si su tamao y
dimensin le permiten en un armario o archivador destinado para tal fin,
llevndose el respectivo control por la secretara o persona que asuma dicha
funcin.

6.4.6 En caso de existir bienes obsoletos en las diferentes oficinas de la

Municipalidad Distrital de Casa Grande, los responsables de cada
establecimiento a travs de la instancia respectiva har entrega de dichos
bienes mediante comunicacin a la jefatura de Patrimonio para su custodia y
proceso de baja cumpliendo con las normas administrativas establecidas para
tales fines.
6.4.7 Cuando el usuario cambie de bienes, deber tramitarse a travs de la Jefatura
de Patrimonio, a fin de que se efecte la verificacin fsica y se realicen los
ajustes y/o modificaciones en los inventarios correspondientes.
6.4.8

Toda modificacin de un bien en sus caractersticas fsicas, deber contar

con el conocimiento previo de la jefatura de Patrimonio a fin de efectuar el
registro pertinente en la Base de Datos de Bienes Patrimoniales.

6.4.9

Queda terminantemente prohibido entregar bienes a personas ajenas a la

Entidad, bajo responsabilidad de la devolucin y de la sancin
correspondiente.

6.4.10 Todo traslado o movimiento de bienes, debe obedecer a necesidades del

servicio, para su ejecucin fsica el responsable de la unidad o departamento
comunicar a la jefatura de Patrimonio con 24 horas de anticipacin, para
que dispongan las acciones correspondientes.
6.4.11 Es responsabilidad del servidor usuario del bien, as como de su jefe
inmediato coordinar con la jefatura de Patrimonio, sobre los movimientos
de ingresos y las salidas de los bienes, mobiliario y equipo de oficina a fin de
llevar un adecuado control de los mismos.
6.4.12

El retiro de un bien hacia el exterior de la Entidad puede ser originado por:

a) Asignacin de bienes de la Municipalidad Distrital de Casa Grande
hacia los dems Establecimientos. Los bienes muebles podrn ser
retirados de la sede central con el formato de Autorizacin de Salida
de Bienes Patrimoniales,otorgado por la jefatura de Patrimonio o
quien haga sus veces, el mismo que se elaborar de acuerdo al Cargo
Personal de Asignacin de Bienes en Uso
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b) Reparacin y/o mantenimiento. Los bienes que salen de la Entidad para

fines de servicio o reparacin y/o mantenimiento, estarn bajo la
absoluta responsabilidad de la persona que recepcin el bien, quien
deber suscribir un formato de Autorizacin de Salida de Bienes
Patrimoniales el mismo que ser firmado por el que retira los bienes,
V B del Jefe de la Oficina que retira el bien y VB de la jefatura de
Patrimonio quien haga sus veces.
c) Retiro de bienes para cursos, seminarios, exposiciones, talleres, fuera
de la sede. Se efectuar de acuerdo al procedimiento descrito
anteriormente, adjuntando el oficio de autorizacin del evento, con un
plazo mnimo de 24 horas. Si el evento involucra das no laborables, el
trmite debe efectuarse el da laborable anterior al evento. La
responsabilidad del retiro y custodia de los bienes es por el trabajador a
quien se le asign el bien mueble.
d) Devolucin de bienes prestados o bienes de terceros. Estas se
efectuarn teniendo en cuenta el documento con el cual se recepcion
los bienes elaborndose un ACTA DE DEVOLUCION DE BIENES
MUEBLES Anexo N 03, firmando el que entrega y recibe en seal
de conformidad de la verificacin de los bienes. Se adjuntar el formato
de Permiso de Salida de Bienes Patrimoniales, otorgado por la
jefatura de Patrimonio, o quien haga sus veces.
e) Donacin de bienes dados de baja. El otorgamiento del bien se iniciar
con la autorizacin del Concejo Municipal, tal como lo estipula la Ley
Orgnica de Municipalidades, posterior a ello se elaborar la
Resolucin de Alcalda y el Acta de Entrega Recepcin para la
entrega del bien mueble a cargo de la Jefatura de Patrimonio. Del
presente acto se entregar una copia del Acta de Entrega Recepcin
en el puesto de vigilancia donde se entregue el bien.
6.5

Prdida, Hurto, Robo y/o Sustraccin de Bienes

Las personas que tienen a su cargo bienes, debern verificar la existencia de los
mismos permanentemente a fin de detectar en forma oportuna la prdida del bien y
efectuar las acciones necesarias para su recupero.
6.5.1

Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional,

observe que el bien se encuentra como faltante, deber comunicar por
escrito a travs de su jefe inmediato a la Jefatura de Patrimonio, para las
investigaciones correspondientes y determine de las causales y
responsabilidades.

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6.5.2

Cuando en nuestro ambiente de trabajo se detecte la existencia de bienes

que no estn a nuestro cargo deber comunicarse ello al rea de Patrimonio
de la Municipalidad Distrital de Casa Grande para que se realicen las
verificaciones necesarias y se reubique el bien, caso contrario, estaremos
contribuyendo a que la prdida del bien se haga efectivo para el trabajador
responsable del bien.

6.5.3

Cuando el trabajador o persona responsable de un bien institucional haya

confirmado la prdida por razones de hurto, robo y/o sustraccin de ste,
deber efectuar el mismo da la denuncia policial correspondiente,
debiendo comunicar en forma inmediata por escrito a la Jefatura de
Patrimonio remitiendo copia certificada de la denuncia policial, con
carcter de urgencia, bajo responsabilidad.
Asimismo, deber comunicar de los hechos a la Oficina de Asesora
Legal.

6.5.4

En la Municipalidad, una vez puesto en conocimiento la prdida, hurto,

robo y/o sustraccin de un bien o bienes, le corresponde a la Asesora
Legal, efectuar el seguimiento de la investigacin ante las instancias
correspondientes.
Paralelamente a travs de la Jefatura de Patrimonio se harn las
investigaciones internas para determinar si hubo o no negligencia de parte
del trabajador a quien se le asign el bien. En el caso que la Oficina de
Asesora Legal determine la negligencia del servidor a quien se le asign el
bien, proceder a proyectar la Resolucin de Responsabilidad para su
reposicin o pago de su valor de reposicin.

6.6 Seguridad
6.6.1 Aquellos bienes que fsicamente son de tamaos pequeos y susceptibles
de ser sustrados, debern ser guardados en muebles, estantes, o espacios
que ofrezcan seguridad, bajo responsabilidad.
6.6.2 Queda terminantemente prohibido entregar a personas ajenas a la
Institucin bienes de propiedad de la Municipalidad Distrital de Casa
Grande bajo responsabilidad de la devolucin y de la sancin
correspondiente.
6.6.3

6.7

Los bienes que salen de la Institucin para fines del servicio o reparacin,
estarn bajo la absoluta responsabilidad de la persona que recepcion el
bien, quien deber suscribir una DECLARACION JURADA DE
RESPONSABILIDAD, Anexo N 04, sobre el bien. El trmite de salida
del bien deber contar con la autorizacin del Jefe Inmediato y el visto
bueno por la Jefatura de Patrimonio.

Responsabilidad
6.7.1

La asignacin de un bien o bienes para el desempeo de las funciones o

labores, implica responsabilidad sobre el mismo, tanto para el personal de
PAG. 7

planta como para el personal contratado bajo las diversas modalidades. La

responsabilidad sobre el bien involucra el uso, conservacin y solicitud de
mantenimiento del bien.
6.7.2

Para el recupero de los bienes declarados en prdida ante la vigilancia, los

hechos que dieron lugar a la prdida (siniestro) sern materia de
investigacin policial y de evaluacin tcnica por parte de la Jefatura de
Patrimonio y se formular un informe tcnico legal para exigir la
reposicin.
En caso de no proceder la indemnizacin del siniestro, el responsable del
bien perdido deber asumir el valor de dicho bien de acuerdo a los criterios
adoptados por la jefatura de Patrimonio.

6.7.3

La asignacin de un bien o bienes para el desempeo de las funciones o

labores, implica responsabilidad sobre el mismo, para el trabajador,
cualquiera sea su nivel jerrquico o condicin laboral. La responsabilidad
sobre el bien involucra el uso, conservacin y solicitud de
mantenimiento del bien.

6.7.4

Los bienes que resultaren perdidos, robados, hurtados, destruidos o

siniestrados por descuido o negligencia del trabajador que los tena
asignados en uso, con el Informe Tcnico Legal que formule la jefatura de
Patrimonio y los antecedentes que determinan su responsabilidad, sern
repuestos a cargo de ste, por bienes de modelo, tipo y caractersticas
similares, expidindose para el efecto, la Resolucin respectiva.

6.7.5

Dicha reposicin se har en un mximo de noventa (90) das calendario,

debiendo el interesado entregarlos mediante Acta de Entrega Recepcin a
la Jefatura de Patrimonio, que presentar el informe correspondiente para
el Alta del bien.
6.7.6 Transcurrido el plazo fijado en el prrafo anterior y el trabajador
responsable
no cumple con hacer la reposicin del bien, jefatura de
Patrimonio presentar el informe correspondiente a la Oficina de
Administracin, para que, en mrito a los antecedentes del caso, se expida
otra Resolucin disponiendo que por excepcin, se descuente a travs de la
Planilla nica de Pago, el valor actualizado del bien, segn Informe ltimo
presentado por la Oficina de Abastecimiento.
6.7.7

Dicho descuento se podr hacer hasta en 10 armadas mensuales, teniendo

en cuenta que si el trabajador se retira de su centro laboral, la diferencia
que faltar pagar, ser descontada de los beneficios sociales o
indemnizatorios que pudiera corresponderle, quedando los responsables de
la Oficina de Personal, Contabilidad, etc., de esta entidad, prohibidas, bajo
responsabilidad de tramitarles pago alguno.

6.7.8 En caso que dicho descuento no fuera aceptado por el trabajador

responsable, la Oficina de Administracin, tramitar a travs del titular de
la entidad, la expedicin de la respectiva Resolucin autorizando a la
Procuradora General de la Repblica, actuar conforme a ley, elevndose
los correspondientes actuados.
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6.7.9

En el caso excepcional que no existieran bienes similares a los perdidos,

robados, hurtados, destruidos o siniestrados, con la autorizacin expresa
del Alcalde o el funcionario que ejerce la Gerencia Municipal en su caso,
contenida en una Resolucin y previo informe favorable de la Oficina de
Patrimonio, se aceptar que el trabajador responsable, pague en efectivo, el
valor actualizado de stos, segn informe ltimo presentado por la Unidad
de Logstica. Los antecedentes de lo actuado al respecto, servirn para
sustentar la inmediata solicitud de baja.

6.7.10

Los bienes que reponga el trabajador responsable sern incorporados fsica

y contablemente al patrimonio de la respectiva Entidad, como Alta de
Bienes, debiendo los bienes reemplazados, ser dados de baja, sustentados
por los actuados sobre el particular.

6.7.11 Los bienes que resulten deteriorados por descuido o negligencia del
trabajador usuario, sern reparados por cuenta de ste, para lo cual la
Jefatura de Patrimonio o quien haga sus veces, le cursar la comunicacin
correspondiente, para que cumpla con esa obligacin, en caso contrario se
proceder en la forma prevista en el numeral 6.7.6 de la presente Directiva.
VII

NORMAS COMPLEMENTARIAS
7.1 La Jefatura de Patrimonio tiene la funcin de llevar un registro de los bienes
muebles a nivel de oficina o rea el cual tendr como sustento fehaciente en el
inventario fsico general de todos los bienes patrimoniales con los que cuenta
la institucin.
7.2 En la Municipalidad Distrital de Casa Grande, la Oficina de Administracin a
travs de la Oficina de Patrimonio, es responsable de conducir el inventario
fsico de bienes as como brindar las orientaciones pertinentes para la toma de
inventario fsico de bienes.
7.3 El Gerente Municipal es responsable de conducir el inventario de bienes de
acuerdo a la normatividad vigente, para estos casos, para lo cual
oportunamente adoptarn las medidas pertinentes.
7.4

La Jefatura de la oficina de Personal o quien haga sus veces ,ser

responsable solidariamente si al ausentarse el trabajador, por vacaciones,
licencia u otra modalidad ste no entregara los bienes patrimoniales que le
han sido asignado debiendo serlo en un perodo anticipado de 24 horas

7.5 Los bienes personales de los trabajadores y otros, que ingresen a la institucin
sern debidamente registrados por el rea de Patrimonio.
Casa Grande, Junio del 2014

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