POLTICA DE COMPRAS

Cuando se analiza la poltica de compras que aplican las empresas, generalmente, se

encuentran serias desviaciones con relacin a lo que la tcnica y la prctica aconsejan para
una operacin econmica. As se puede observar que existen empresas con inventarios para
varios aos de funcionamiento; entidades comerciales en las que el capital invertido en
existencias supera el monto total de sus ventas anuales; industrias que padecen por
frecuentes roturas de stock que alteran sus programas de produccin, mientras en otros
materiales disponen de inventarios para 5 10 aos de fabricacin; distorsiones todas que
originan problemas de liquidez o de exceso de capital invertido en materiales y que en
pocas de inflacin afectan ms a las empresas cuyos ejecutivos creen que lo adquirido hoy,
se podr vender en el futuro a mayores precios y con buenas ganancias, olvidndose que las
mercaderas inmovilizadas generan gastos y que el dinero pierde poder adquisitivo.
Existen indudablemente razones que obligan a efectuar adquisiciones mayores que las
necesarias, como por ejemplo, las escasez de materiales, el incumplimiento en la entrega
por parte de los proveedores, la lejana de las fuentes de abastecimiento, la demanda de
varios fabricantes por una misma materia prima, etc., pero en la mayora de los casos la
distorsin se origina en el afn de dar seguridad y continuidad a las operaciones de la
empresa y en la mala aplicacin de tcnicas econmicas en la adquisicin de los materiales,
que concluyen en serios quebrantos para las empresas que han aplicado estos conceptos
errneos al tomar decisiones dejndose llevar por la idea de que una cosa es la teora y otra
la prctica.
Los problemas de compras estn ntimamente ligados a la gestin de inventarios, y en
ambos hay que aplicar sanas polticas econmicas que permitan a las empresas el
mantenimiento de stocks adecuados a la realidad de sus necesidades y posibilidades, de
manera de asegurar la fluidez de las operaciones de produccin y comercializacin,
mediante un abastecimiento continuo, pero sin llevar a la empresa a desembolsos que
asegurando sus operaciones le den menor rentabilidad y mayor riesgo de iliquidez, prdidas
y obsolescencia.
La renovacin de los inventarios demandan plazos no siempre invariable y el tiempo de
demora para efectuarla, se alarga o acorta en muchos casos por los procedimientos en uso;
el nivel de la toma de decisiones para efectuar las compras; la falta de normas claras que
toda la empresa conozca y acate; es decir, la no existencia o el no cumplimiento de los
manuales de poltica sobre adquisiciones.
La direccin efectiva de adquirir exige polticas definidas, completas y comprensibles
que orienten los acuerdos administrativos y ejecutivos y faciliten la labor de las personas
que realizan las actividades involucradas en las adquisiciones. Adems definen y asignan
claramente la responsabilidad de cada funcin, ayudando a los ejecutivos a tomas
decisiones acertadas en relacin con los objetivos de la empresa, y a los subalternos a actuar
eficientemente de acuerdo con las decisiones tomadas por sus dirigentes.
Por lo indicado, es que la poltica de adquisiciones debe ser conocida por todos los
elementos que tienen que ver con ella, es decir, usuarios, compradores, seguidores,
almacenadotes, controladores de inventarios, etc., los que encontrarn en el manual de
polticas las normas que hay que aplicar para solicitar adquisiciones, efectuarlas, recibirlas y
rechazarlas.
En conclusin, la poltica de compras definida por la alta direccin de la empresa
expone lineamientos y consideraciones generales que rigen las adquisiciones, las que
podrn ser detalladas por el ejecutivo de compras para mayor comprensin por los usuarios
y su personal.

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VENTAJAS DE LA POLTICA ESCRITA

1. Mejora la calidad y fomenta la uniformidad de la toma de decisiones.
2. Fomenta la colaboracin en los acuerdos de la direccin.
3. Ayuda a evitar confusiones y conflictos entre ejecutivos y supervisores, gracias a sus
normas claras y positivas.
4. Elimina las quejas por favoritismo y las oportunidades de que ste se produzca.
5. Establece una buena fuente de consulta para tomar decisiones ente problemas
importantes.
6. Fomenta la lealtad entre trabajadores y entre stos y los supervisores.
7. Su distribucin a usuarios y proveedores, fomenta la confianza hacia la dependencia
de compras y, sobre todo, en las decisiones que se toman para el abastecimiento de
la empresa.
8. Permite conocer las reglas de juego y actuar de acuerdo a ellas en todas las
actividades de la adquisicin a los de la dependencia de compras, a los usuarios y a
los proveedores.
9. Fija en forma clara y definida las responsabilidades y la autoridad.
10. Establece con claridad las relaciones del personal de compras con los usuarios y
proveedores, evitando los malos entendidos, las dudas, murmuraciones y problemas.

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C O M PR AS
Cuando comentbamos la definicin de la funcin Aprovisionamiento, observamos
que el Servicio que la desempea es el responsable de cuanto concierne al artculo
solicitado hasta que ste ha sido entregado a quien ha hecho el pedido, lo cual
comprende:
-

la compra o alquiler,
las relaciones con los servicios administrativos,
los transportes,
la liquidacin con el proveedor,
y todas las relaciones con los proveedores.

Todos estos problemas, esencialmente comerciales, incumben a la Seccin de

Compras.
Por otra parte, aunque las decisiones relativas a las inversiones no pertenezcan a la
Seccin de Compras, sino a la Direccin, es aqulla la que determina el punto de
aplicacin (el proveedor) de dichas inversiones.
Las actividades de la Seccin de Compras presentan una impronta externa a la
empresa, o mejor dicho, forman parte de aquellas otras actividades que tienen un
aspecto exterior a la misma.
Estos dos factores permiten comprender el carcter particular de las compras, pues,
para el bien de la empresa, su virtud primera debe ser la prudencia y, como
consecuencia, la organizacin ser, de hecho, la prudencia organizada.
No obstante, aunque nos desenvolvamos con prudencia no debemos olvidar que la
Seccin de Compras, para ser eficaz, debe tener una actuacin rpida.
La contradiccin entre estos dos trminos no ser ms que aparente si sabemos
organizar bien el Servicio y dar a cada trmino el valor que le corresponde:
-

Prudencia. En los servicios previos y en las decisiones. (Una vez tomadas stas,
tanto mayor y segura ser la rapidez como prudentes y calculadas hayan sido las
decisiones. Vase los Actos Iniciales).

Rapidez. Dentro de las formalidades administrativas internas mediante el estudio

minucioso del proceso de ejecucin.

No revelaremos ningn secreto al hablar de las diferencias que separan a los

tcnicos de las personas empleadas en la Seccin Comercial, sobre todo en materia
de aprovisionamiento. Por lo general, cuando los tcnicos piden un artculo lo desean
siempre inmediatamente. No quieren esperar porque consideran que la espera deriva
nicamente de una cuestin de papeleo. En realidad, es sta una concepcin muy
discutible (una mejor previsin al comienzo, arreglara seguramente las cosas), pero
como es real, aunque la deploremos, no podemos pasarla por alto.

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Las Compras deben, pues realizarse rpidamente, en primer lugar porque as lo

requieren los dems, y segundo, porque ellas tambin se benefician de esta rapidez. No
es conveniente que los asuntos se retrasen, el retraso no los beneficia y casi siempre les
perjudica. El tiempo va siempre en contra de los inactivos.
No hay asuntos urgentes, slo hay personas que van con retraso.
Estas consideraciones nos llevarn, pues, a examinar los elementos que constituyen
la poltica de compras:

los proveedores y nuestras relaciones con ellos,

las seguridades tcnicas y comerciales del aprovisionamiento,

los diversos medios de que dispone el comprador,

el proceso administrativo que deberemos seguir para obtener los resultados

apetecidos,
y, finalmente, haremos un estudio de tiempos de nuestro trabajo.

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