Tema 2.

Estructura del Departamento de Auditoria Interna

Objetivos
Al finalizar la unidad el alumno conocer la ubicacin estructural en la empresa
de la auditoria interna, sus responsabilidades principales, as como la
conformacin de los planes, programas y etapas de realizacin de una
auditoria , con la definicin de sus respectivos elementos que los conforman
(objetivos, polticas, estrategias, alcances, agendas de trabajo, etc.) Tambin
desarrollar lo concerniente a la formacin, capacitacin y adiestramiento del
personal de auditoria interna.
2.1. Ubicacin del Departamento de Auditoria Interna
Las funciones de una auditoria interna deben quedar enmarcadas dentro de la
organizacin de una empresa en una unidad que, por su situacin jerrquica le
permita la consecucin de sus fines.
El nivel donde deber quedar la unidad departamental de auditoria interna
reunir las siguientes caractersticas:
Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad
administrativa de la empresa
Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la
direccin, control y coordinacin
Que tenga suficiente autoridad sobre los dems departamentos
Funciones a Desarrollar:
investigacin constante de planes y objetivos
estudio de las polticas y sus prcticas
revisin constante de la estructura orgnica
estudio constante de las operaciones de la empresa
analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales
revisin del equilibrio de las cargas de trabajo
revisin constante de los mtodos de control
2.2. Estructura de la Auditoria Interna
Una unidad de auditoria interna se estructura de la manera siguiente:
Auditor de alta gerencia.
Auditor de asesoria.
Auditor de personal.
Auditor de produccin
Auditor Supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente
dicha de la auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de
auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisin. Es
indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la
administracin, con suficiente experiencia y capacidad.
Auditor por reas. Es aquel profesional a quien despus de dominar las
tcnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por
reas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente:
.

Auditor Ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor

y al de reas en la recopilacin de informacin y cuando se trata de empresas
pequeas puede coordinar actividades.
Auditor Principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan
trabajos de rutinas, en la practica a esta persona se le gua y supervisa en el
desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerrquico de la
empresa de donde pueda operar en forma debida, adems puede formar parte
de las actividades de la gerencia general, contralora, control administrativo,
planeacin, etc.
Diseo de la Estructura de una Unidad de Auditoria Interna
La estructura de la organizacin es un organismo proyectado para ayudar a
proyectar las metas, lo fundamental para el diseo de organizaciones es el
conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensin general y especfica de
la situacin actual y la situacin futura, la posibilidad de que el sistema
propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.
Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:

Actividad Programtica. Comprende el tipo de estructura por proyectos o
matricial.

Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.

Eventual. Seria un rea de apoyo.

Temporalidad permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para
decidir el tipo de estructura adecuada.

Temporal. Estructura por proyectos o matricial.
mbito
Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece.
Grande. Tiende a ser una estructura funcional.
Relaciones
Independientes. La estructura depende del criterio que adopte.
Interrelacionada. La estructura es programtica.
Recursos
Recursos humanos
Especialistas. Estructura programtica.
No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos financieros
Estructura programtica. Es mas alto el costo, por el tipo de personal
ms calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque se
trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero
con forme crece el numero de personal se requerir de mas supervisores, lo
que provocara un aumento en los costos.
Recursos materiales

Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo

cuando crece el personal y este no se puede colocar en la oficina, lo cual
provocar llevar a otra oficina parte del personal.
Funciones Generales
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el equipo cuenta con una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y
funcionamiento general de una organizacin. La funcin tipo del equipo auditor
son:
 Estudiar la normatividad, visin y misin, objetivos, polticas, estrategias,
planeas y programas de trabajo de la institucin
 Desarrollar el programa de trabajo de una auditora
 Definir objetivos, alcance y metodologa para instrumentar la auditora
 Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y
efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados
 Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo
 Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de
informacin
 Realizar hallazgos y obtener evidencias, e incorporarlos a sus papeles
de trabajo
 Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso,
globalizadotas
 Proponer los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan
elevar la efectividad de la organizacin
 Analizar la estructura y el funcionamiento de la organizacin en todos
sus mbitos y niveles
 Revisar el flujo de datos y formas
 Considerar las variables ambientales econmicas que inciden en el
funcionamiento de la organizacin
 Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina
 Evaluar los registros contables y la informacin financiera
 Mantener su nivel de actuacin a travs de la interaccin y revisin
continua de avances
 Aplicar las tcnicas de anlisis administrativo necesarias para cumplir
con su cometido
 Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar
el cambio organizacional
 Precisar los factores, indicadores y escalas de medicin viables para
evaluar a la organizacin
 Vigilar el cumplimiento de los criterios y unidades de medida
establecidos
 Disear y preparar los reportes de avance e informes de la auditora.
2.3. Sistemas de Control de Horas Trabajadas y Horas Productivas
Se debe planear un programa de auditorias, tomando en consideracin el
estado e importancia de los procesos y reas a ser auditados, as como los
resultados de auditorias previas.

PLANEACIN DE LA AUDITORA
El Programa puede modificarse:
- Cuando hay cambio significativo en el SGC (Sistema Gerencial de Control)
- Cuando la calidad del producto est en duda debido a una deficiencia en el
SGC.
- Cuando sea necesario verificar la implantacin de alguna accin correctiva.
- Cuando durante la operacin normal se detecte algn incumplimiento
significativo en el SGC.

- Se deben definir los criterios y alcance de la auditoria, la frecuencia y los

mtodos.

- La seleccin de auditores y la ejecucin de las auditorias deben asegurar

objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben
auditar su propio trabajo.

DESARROLLO DE LA AUDITORA

1- Reunin de apertura
- Presentacin del grupo auditor.
- Explicar el objetivo, alcance y criterios de la auditora.
- Describir el proceso de auditora a seguir y entregar la agenda.
- Informar mtodo para levantar NC.
- Solicitar un gua.
- Requisitos de seguridad.
- Acordar la fecha y hora para la junta de cierre

- Se debe Definir en un Procedimiento Documentado las responsabilidades

y requisitos para planear y ejecutar las auditorias, para el reporte de resultados
y para el mantenimiento de registros.

El personal responsable del rea a ser auditada debe asegurar que las
acciones se tomen sin demoras injustificadas para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas.
- Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones

tomadas y el reporte de los resultados de la verificacin.

Proporciona una gua para llevar a cabo auditorias al sistema de una

organizacin.
- Permite a los usuarios ajustar las directrices descritas a sus necesidades.
- Alcance
- Referencias normativas
- Trminos y Definiciones
- Fundamentos de las auditorias
- Gestin de un programa de auditora
- Actividades de auditora
- Calificacin de auditores de Calidad y Medio Ambiente
Cundo hacer una Auditora?
- Revisin programada del SGC
- Requerimiento contractual
- Cambios en el SGC
- Problemas de calidad

El Proceso de Auditora

Planeacin de la Auditora

Programacin

Para elaborar el programa de auditorias considerar:

Importancia y estado de los procesos y de las reas.
- Resultados de auditorias previas
- Criterios de la auditora
- Alcance
- Seleccin de los auditores
- Disponibilidad de los auditados
Programa de auditora
- Una o ms auditorias planeadas para un lapso de tiempo especfico, y
dirigidas hacia un objetivo especfico.

Planeacin de la Auditora

DEFINICIN DE EQUIPO AUDITOR

Definir cuntos auditores participarn, quines sern y seleccionar al lder que
coordinar el proceso.
Equipo auditor: Uno o ms auditores que conducen una auditora.
NOTAS:
(1) Uno de los auditores del equipo es sealado comnmente como el lder.
(2) El equipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento y cuando se
requiere, expertos tcnicos.

(3) El equipo auditor puede ser acompaado de observadores, los cuales no

participan en la auditora.
Experto tcnico: Persona que proporciona conocimiento especfico o
experiencia sobre el tema que ser auditado.
NOTAS:
(1) Conocimiento especfico o experiencia incluye la organizacin, los procesos
o la actividad que ser auditada, as como traduccin o gua sobre la cultura
local.
(2) Un experto tcnico no participa como auditor en el equipo auditor.
DEFINIR EL OBJETIVO
Por qu se requiere la auditoria?
- DETERMINAR CONFORMIDAD
- DETERMINAR FUNCIONAMIENTO
- DETERMINAR EFECTIVIDAD
- PROVEER OPORTUNIDAD DE MEJORA
- ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES O
REGULATORIOS

DEFINIR EL ALCANCE:
- Lugares o sitios
- reas
- Procesos
- Criterios - requisitos
- Perodo de tiempo

INVESTIGAR, SEGN EL ALCANCE:

- Qu hacen en el rea?
- Cun grande es?
- Qu procesos opera?
- Complejidad de las operaciones.
REVISAR LA DOCUMENTACIN APLICABLE

AL REVISAR LA DOCUMENTACIN APLICABLE...

- Comprender los procesos y las interacciones.

Identificar el propsito de cada proceso.

- Identificar las entradas.
- Identificar las salidas independientes.
- Establecer el flujo o secuencia de actividades.
- Identificar los recursos usados.
- Identificar qu controles estn implementados (procedimientos,
instrucciones, especificaciones, etc.).
- Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son
necesarios para mantener el control.
- Comprender la diferencia
Formato.- LISTA DE VERIFICACI

MAL USO DE LA LISTA DE VERIFICACI

- Perspectiva estrecha del SGC.
- Obstruccin de la comunicacin.
- Omisin de temas importantes por estar fuera de la lista de verificacin.

ELABORAR AGEDA DE AUDITORA

Ejemplo de formato para AGENDA

NOTIFICAR AL AUDITADO
Enviar agenda de auditoria con, por lo menos, una semana de anticipacin.

2.4. Capacitacin y Adiestramiento

Capacitacin
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo
designado, no slo en lo que respecta al manejo de los medios de investigacin
que se emplearn para recopilar la informacin, sino en todo el proceso para
preparar la aplicacin e instrumentacin de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a esta persona el objetivo que se
persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los
documentos de soporte, el inventario estimado de informacin a captar, la
distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de
reportar, y los mecanismos de coordinacin y de reporte establecidos.
Tambin conviene llevar a cabo un campaa de sensibilizacin en todos los
niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin.
Perfil del Auditor
Caractersticas deseables
- AMIGABLE
- ANALTICO
- BUEN COMUNICADOR
- BUEN RECEPTOR
- CARCTER FIRME
- DIPLOMTICO
- HONESTO
- INQUISITIVO (CURIOSO)
- NTEGRO
- INTERESADO
- JUSTO
- OBJETIVO
- PACIENTE
- PERSEVERANTE
- PROFESIONAL
- RAZONABLE
- SABE PLANEAR
- SIEMPRE CORTS

Criterios de
Calificacin

*Caractersticas NO
deseables

- Educacin
- Capacitacin
- Experiencia
- Atributos Personales
- Habilidades
administrativas
- Capacidad de
comunicacin
- Re - calificacin

- AGRESIVO
- AUTORITARIO
- DESHONESTO
- FCIL DE INFLUENCIAR
- INDECISO
- INMADURO
- NO SABE PLANEAR
- POCO COMUNICATIVO
- POCO PROFESIONAL
- POCO RAZONABLE
- POLMICO
- TERCO

Habilidades a Desarrollar
COMUICACI
ORAL
- Palabras
- Tono de voz
- Modulacin
- Pausas
- Velocidad
- Volumen

COMUICACI
ESCRITA
- Uso correcto del lenguaje.
- Buena construccin
gramatical

LEGUAJE
CORPORAL
- Movimiento ocular
- Expresin facial
- Postura
- Movimientos
- Respiracin

El auditor interno debe ser capaz de comunicarse con cualquier persona

sin importar:
- Jerarqua dentro de la organizacin
- Nivel de educacin
- Edad- Gnero.

Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones
preconcebidas por parte del auditor.
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a
fin de procurarse una imagen positiva: lo que facilitara su tarea y estimulara la
participacin activa del personal de la organizacin.
Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que
el equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un
sustento, o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegndose en todo
momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes
niveles de formacin:
Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin,
informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones
industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en
sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura,
pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que
les permita intervenir en el estudio.
Complementaria. Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida
profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Emprica. Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en
diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y
dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la
organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender
el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la

madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y
justa.
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el
equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en
su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y
dones intrnsecos a su carcter.
Para los Equipos de Trabajo
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las
caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus
integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia
profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las
observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se
tienen que dominar:
 Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.
 Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.
 Conocimiento de esfuerzos anteriores
 Conocimiento de casos prcticos
 Conocimiento derivado de la implementacin de estudios
organizacionales de otra naturaleza.
 Conocimiento personal basado en elementos diversos.
 Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad,
inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que
habr de aplicar en una auditoria, as como evaluar los resultados y presentar
los informes correspondientes.
Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en :
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional
adquiridas
Cumplir con las Normas o Criterios que se le sealen
- Capacitarse en forma continua
- Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten
credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad
al participar en una auditoria.
Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se
puede enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en
el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando
las siguientes:
- Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin
que se va a auditar

- Inters econmico personal en la auditoria

- Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
- Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
- Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a
cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:
- Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa
para la ejecucin de la auditoria.
- Interferencia con los rganos internos de control
- Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoria
- Presin injustificada para propiciar errores inducidos
- En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se
tomen las providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin
est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego
a normas profesionales tales como:
o Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos,
evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna
manera los resultados que obtenga.
o Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con
sus encargos oportuna y eficientemente.
o Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
o Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en
beneficio propio o de intereses ajenos.
o Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organizacin para la que presta sus servicios.
o Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los
hechos.
o Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con
sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de
cualquier tipo.
o Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a
respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.
o Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
o Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.
o Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos,
conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
o Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.