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EXCEL PARA CONTADORES

ELABORADO POR:
C.P. CLAUDIA MENDOZA MENDOZA
C.P. ALBERTO MONROY SALINAS

Tel:(55)5601-7371

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EXCEL PARA CONTADORES

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1.1 Que es y para que sirve Excel?

Excel es una hoja de calculo que nace en el ao de 1985 y desde 1993,


el tipo de escritura de Excel es el VBA.
Las aplicaciones que se pueden llevar acabo con Excel son por
ejemplo:
El procesamiento de datos numricos
La creacin de graficas.
Tablas dinmicas
Accesar a orgenes de datos externos.
Excel 1997-2003 contiene 65.536 lneas, 256 hojas por carpeta y 256
columnas.

Excel 2007
Caracterstica

Lmite mximo

Libros abiertos

En funcin de la memoria disponible


y los recursos del sistema

Tamao de hoja

1.048.576 filas por 16.384 columnas

Ancho de columna

255 caracteres

Alto de fila

409 puntos

Saltos de pgina

1.026 horizontal y vertical

Nmero total de caracteres


que puede contener una
celda
Caracteres en un
encabezado o un pie de
pgina
Hojas en un libro

32.767 caracteres

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255

En funcin de la memoria disponible


(el nmero predeterminado es 3)

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1.1 Que es y para que sirve Excel?


Qu es una hoja electrnica de clculo?
Es un sistema de coordenadas en pantalla, en donde a las filas se les
conoce con un nmero y a las columnas con una letra. A cada
interseccin de las filas con las columnas se le conoce como una
celda y constituye la unidad bsica de informacin de una hoja de
clculo.

Para qu sirve Excel?


Excel en la actualidad se ha convertido en una herramienta importante
en todo el mundo.
Este programa de Microsoft no es tan solo para realizar simples
operaciones de clculo como suma, resta, multiplicacin y divisin,
sino que permite realizar hojas de trabajo tan complejas segn el
usuario lo requiera,

Excel proporciona a los usuarios mltiples opciones para calcular,


ordenar, clasificar y concentrar una gran cantidad de datos, as
tambin puede ser vista como una base de datos .
Con Excel puede obtener :
-

Simples operaciones aritmticas.

Concentrados de informacin como pueden ser; concentrados de


ventas por mes, relacin de compras por proveedor.

Cargas bacth para las diferentes aplicaciones del SAT.

Papeles de trabajo como pueden ser: clculos de impuestos,


presupuesto, estadsticas.

Adems de poder interactuar con las dems aplicaciones de Microsoft


como son Word y Power Point.

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1.2 Entender el funcionamiento del libro y las hojas

Cuando creamos un libro para trabajar en Excel este se guarda con las
siguientes Extensiones:
Excel 1997-2003 su extensin es xls
Excel 2007 su extensin es xlsx
Un libro guardado con la extensin xlsx no se puede abrir en
versiones anteriores a 2007.
Ahora bien cada libro contiene hojas de calculo y cada hoja de calculo
esta formada por celdas individuales, las cuales estn formadas
por filas y columnas.
Excel 1997-2003 cuenta con 65.536 lneas, 256 hojas por carpeta y 256
columnas.
Excel 2007 cuenta con 1,048,576 filas y 16,384 columnas, con respecto
al nmero de hojas que se pueden crear en el libro esta
condicionado a la memoria disponible (aproximadamente 2 GB).
En las hojas de calculo se trabajan con valores, formulas, funciones, y a
cada celda se le pueden dar formatos especficos.
Muchas personas utilizan Excel nicamente para hacer operaciones
aritmticas y concentrar informacin, pero su uso es mas que eso,
se puede llevar acabo desde una simple suma hasta un sistema
contable completo.

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1.3 Moverse por una hoja

Columnas

Filas

Para desplazarse por una hoja de Excel, se puede llevar a cabo


utilizando el teclado o el ratn

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1.3 Moverse por una hoja

Teclas

Accion que realiza

Flecha arriba

Mueve la celda activa una celda hacia arriba

Flecha abajo

Mueve la celda activa una celda hacia abajo

Flecha izquierda

Mueve la celda activa una celda hacia la izquierda

Flecha derecha

Mueve la celda activa una celda hacia la derecha

Re Pg

Mueve la celda activa una pantalla hacia arriba

Av Pg

Mueve la celda activa una pantalla hacia abajo

Alt + Av Pg

Mueve la celda activa una pantalla hacia la derecha

Alt + Re Pg

Mueve la celda activa una pantalla hacia la izquierda

Control + Supr

Muestra la celda activa

Control + Inicio

Se desplaza a la celda "A1"

Control + Fin

Se mueve a la ltima celda que contiene un valor

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1.3 Moverse por una hoja

ALT
CTRL

FLECHAS DE
DIRECCION

MAYS
ENTRAR.

RE PAG

AV PAG
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1.4 Configuracin de Excel

Antes de comenzar a trabajar en nuestra hoja de clculo, debemos saber como


esta configurada y si es necesario que realizamos algunos cambios a sta,
para as poder trabajar ms cmodamente.
En el caso de que cuentes con Excel 2003
Para configurar Excel seleccione del men Herramientas la opcin Opciones

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1.4 Configuracin de Excel


En la seccin de Opciones de ventana, seleccionamos las opciones
que deseamos visualizar, como por ejemplo: Si deseamos ver en
lugar de valores la formula que contienen las celdas,
seleccionaramos lo opcin de Frmulas.

Opciones

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1.4 Configuracin de Excel


Para el caso de 2007 se da un clic en el botn de office y seleccionamos la
opcin Opciones de Excel, se visualizara la ventana de Opciones de
Excel.

Botn de
office

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1.4 Configuracin de Excel


De esta ventana seleccionamos la opcin de Avanzadas nos
desplazamos con la barra vertical hasta encontrar la opcin
Mostrar opciones para esta hoja y seleccionamos lo que
queremos visualizar de la hoja.

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1.5 Usar los mens

Excel 2003
Excel cuenta con barras de men, barras de herramientas estndar,
barra de formulas, barra de formatos, etc.

Barra de
titulo

Barra de
formulas

Barra de
men

Barra de herramientas
estndar

Barra de titulo.- En esta barra se puede visualizar el nombre que tiene


el libro que se esta trabajando.
Barra de men.- La barra de men siempre esta lista, en esta se
concentran las opciones que tiene Excel para trabajar, por ejemplo si
quiere guardar el libro en el que esta trabajando, basta con dar un clic
en el men Archivo y seleccionar la opcin de Guardar,
dependiendo de la opcin seleccionada esta nos puede llevar a mas
sub-mens o a distintas ventanas.

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1.5 Usar los mens

Barra de herramientas estndar.- Estos son accesos rpidos contenidos


en la barra de men, se puede personalizar esta barra dando un
clic en las opciones de herramientas

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1.5 Usar los mens

Dando un clic en el botn de Personalizar, se puede incorporar


nuevos iconos de acceso rpido.

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1.6 Usar los mens contextuales

Excel 2003 y/o 2007


Excel cuenta tambin con mens contextuales, estos se puede decir
que son accesos rpidos de la barra de mens, los mens
contextuales se pueden visualizar dando un clic con el botn
derecho del ratn

Men contextual de Excel 2003

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Men contextual de Excel 2007

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1.7 Emplear combinaciones de teclas


Se puede accesar a los mens utilizando la combinacin de teclas, para
poder ejecutar los mens con la combinacin de teclas, en el caso de
que exista una combinacin de la tecla CTRL + un Nmero, este
debe de ser del teclado alfanumrico, a continuacin veremos algunos
accesos.

CTRL+1
CTRL+2
CTRL+3
CTRL+4
CTRL+5
CTRL+6

CTRL+8
CTRL+9
CTRL+0

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Muestra el cuadro de dilogo


Formato de celdas.
Aplica o quita el formato de
negrita.
Aplica o quita el formato de
cursiva.
Aplica o quita el formato de
subrayado.
Aplica o quita el formato de
tachado.
Cambia entre ocultar objetos,
mostrarlos o mostrar marcadores
de los objetos.
Muestra u oculta smbolos de
esquema.
Oculta filas seleccionadas.
Oculta columnas seleccionadas.

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1.7 Emplear combinaciones de teclas


CTRL+E

Selecciona toda la hoja de clculo.


Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+E selecciona
la regin actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez,
se selecciona la regin actual y sus filas de resumen.
Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda
la hoja de clculo.
Cuando el punto de insercin est a la derecha de un
nombre de funcin en una frmula, muestra el cuadro de
dilogo Argumentos de funcin.
CTRL+MAYS+A inserta los parntesis y nombres de
argumento cuando el punto de insercin est a la derecha
de un nombre de funcin en una frmula.

CTRL+N

Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C

Copia las celdas seleccionadas.


CTRL+C seguido
Portapapeles.

de

otro

CTRL+C

muestra

el

CTRL+J

Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el


contenido y el formato de la celda situada ms arriba de
un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+B

Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con


la ficha Buscar seleccionada.
MAYS+F5 tambin muestra esta ficha, mientras que
MAYS+F4 repite la ltima accin de Buscar.
CTRL+MAYS+F abre el cuadro de dilogo Formato de
celdas con la ficha Fuente seleccionada.

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1.8 Cambiar el nombre de una hoja

Excel 2003 y 2007


Para cambiar el nombre a la pestaa de la hoja bastara con dar doble
clic sobre el nombre de la hoja y escribir el nuevo.

Al dar doble clic sobre el nombre este se sombreara, quiere decir que ya
puede escribir el nombre nuevo.

En el caso de nuestro ejemplo escribiremos el nombre Clculos

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1.8 Cambiar el nombre de una hoja

Excel 2003 y 2007


Otra forma de cambiar el nombre a la hoja de calculo es seleccionar la
pestaa de la hoja de calculo a la que deseamos cambiar el
nombre y damos un clic con el botn derecho para visualizar el
men contextual, del cual seleccionamos la opcin Cambiar
nombre.

Al seleccionar esta opcin la pestaa de la hoja se sombreara, bastara con que


teclee el nombre que desea darle a su hoja y listo.

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1.9 Modificar el color de la ficha de la hoja

Excel 1997-2003
Se selecciona la pestaa de la hoja de la cual se desea cambiar el color
y se da un clic con el botn derecho del ratn, se visualizara el
men contextual del cual seleccionaremos Color de etiqueta.

Al dar un clic sobre esta


opcin se visualizara la
paleta de colores, de la cual
seleccione el color que
desee.

Seleccionado el color de la pestaa


de un clic en el botn de Aceptar
y listo.

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1.9 Modificar el color de la ficha de la hoja


Se selecciona la pestaa de la hoja de la cual se desea cambiar el color y se
da un clic con el botn derecho del ratn, se visualizara el men
contextual del cual seleccionaremos Color de etiqueta. y el color que
se desea para la hoja.

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1.10 Insertar filas y columnas

Para insertar filas usaremos el men contextual, el procedimiento es


igual para Excel 1997-2003 y 2007, para insertar una fila
seleccionamos la fila completa y damos un clic con el botn
derecho del ratn, seleccionamos Insertar y listo, para insertar
columnas es el mismo procedimiento, pero en lugar de seleccionar
la fila seleccionamos la columna.

Insertar filas

Insertar columnas

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1.11 Eliminar filas y columnas

Para eliminar filas y columnas usaremos el men contextual.

Para eliminar una fila,


seleccionamos
la
fila
completa dando un clic con
el botn izquierdo del
ratn, sobre el nmero de
fila que se desea eliminar y
se da un clic con el botn
derecho del ratn, para
visualizar
el
men
contextual, se selecciona
Eliminar y listo.

Para eliminar una columna,


seleccionamos la columna
completa dando un clic con
el botn izquierdo del ratn
sobre la letra de la
columna que se desea
eliminar y se da un clic con
el botn derecho del ratn,
para visualizar el men
contextual, se selecciona
Eliminar y listo.

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1.12. Seleccionar rangos


Para seleccionar rangos los podemos hacer de dos maneras:
1.- Con el ratn.
2.- Con el teclado
Con el ratn
Para seleccionar celdas con el ratn, damos un clic con el botn
izquierdo del ratn sobre la celda que deseamos seleccionar y sin
soltar el botn lo arrastramos hasta donde deseamos seleccionar
las celdas.
Con el teclado.
Nos posicionamos en la celda que deseamos seleccionar y usaremos la
tecla Shift + Flechas de direccin.
Para seleccionar filas completas basta con dar un clic con el botn
izquierdo del ratn sobre la fila que se desea seleccionar y listo

Para seleccionar columnas completas basta con dar un clic con el


botn izquierdo del ratn sobre la columna que se desea seleccionar y
listo

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1.14 Definir nombres de rangos de celdas.


Para Excel 2003
El asignar nombres a una celda o a un rango de celda nos ayuda a
facilitar las operaciones aritmticas, las opciones de bsqueda de
valores, la validacin de datos, etc.
Para asignar el nombre, seleccionamos de la barra de men la opcin
de Insertar , la opcin Nombre y Definir

Dar un clic en el
men Insertar,
elegir Nombre, y
seleccionar Definir

Crear una lista con datos


de los meses
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1.14 Definir nombres de rangos de celdas.

Escribimos el nombre que le deseamos dar al conjunto de celdas


seleccionado y damos un clic en el botn Aceptar

Escribir el nombre del rango.

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Nota:
Si
no
ha
seleccionado el rango,
dando un clic en el cuadro
inferior izquierdo se puede
seleccionar
el
rango
deseado.

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1.14 Definir nombres de rangos de celdas.

Excel 2007
Para asignarle el nombre seleccionaremos de la barra de men la
opcin Formulas y Asignar nombre a un rango

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1.14 Definir nombres de rangos de celdas.

En el cuadro de dialogo siguiente, se define el nombre con el que se


desea identificar el rango de datos, y se da aceptar.

Nombre que se le da al
rango seleccionado.

Ubicacin del rango


seleccionado.

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1.15 Modificar rango de celdas

Excel 2003
Para modificar el rango de un nombre definido, se selecciona de la
barra de mens la opcin de Insertar, Nombre, Definir.

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1.15 Modificar rango de celdas

En la pantalla siguiente podemos modificar el rango del nombre


seleccionado.

Nombre que se le da al
rango seleccionado.

En este cuadro se
pueden cambiar los
rangos

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1.15 Modificar rango de celdas

Excel 2007
Para asignarle el nombre seleccionaremos de la barra de men la
opcin Formulas y Administrador de nombres

De la pantalla de Administrador de nombres se selecciona el nombre


a modificar y se pueden cambiar los datos que se desean.

Seleccionar
nombre

Modificar
datos

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1.16 Eliminar nombres de rangos de celdas

Excel 2003
Para eliminar el rango de un nombre definido, se selecciona de la
barra de mens la opcin de Insertar, Nombre, Definir.

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1.17 Usar nombres para trabajar con rangos


2.7 Usar nombres para trabajar con rangos
Definiendo nombres a los rangos de celdas podemos por ejemplo
validar datos, hacer operaciones aritmticas, buscar valores entre
otras muchas aplicaciones.
Para nuestro ejemplo definiremos el nombre de TASA a la celda B3
que contendr el valor del 28%, el nombre lo definiremos de
acuerdo al procedimiento visto en el punto 1.14

Nombre definido TASA

Ahora para nuestro ejemplo copie los datos de la siguiente pantalla a


una hoja de calculo.

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1.18 Insertar comentarios.

Para Excel 2003 como 2007 el procedimiento para insertar comentarios


es el mismo.
Nos posicionamos en la celda a la que se quiere insertar el comentario
y damos un clic con el botn derecho del ratn para desplegar el
men contextual, seleccionamos la opcin de Insertar comentario
y escribimos el comentario deseado.

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1.18 Insertar comentarios.

En este recuadro se escribe el comentario


deseado, por ejemplo la tasa de impuesto
debe de ser del 28%.

Para visualizar el comentario basta con poner el cursor en la celda


que contiene el comentario.

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1.19 Poner informacin en varias celdas a la vez

En Excel puede introducir informacin o formulas al mismo tiempo en


varias celda, para introducir la misma formula para varias celdas,
procedemos de la siguiente manera:

1.- Se seleccionan todas las


celdas en donde desea la
formula.

2.- Escribe la formula

3.- Presiona las teclas Ctrl +


Enter

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2.1.1 Trabajar con las ventanas de Excel

Los archivos que utiliza Excel reciben el nombre de libros, estos libros
contienen ventanas las cuales pueden estar en alguno de los
siguientes estados:
Maximizada: Es cuando ocupa todo el espacio de Excel

Botn para maximizar


la ventana.

Ventana
maximizada.

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2.1.1 Trabajar con las ventanas de Excel


Minimizada: Aparece como una ventana pequea que tiene solo una
barra de titulo.

Ventana minimizada

Botn para minimizar la


ventana

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2.1.1 Trabajar con las ventanas de Excel

Restaurada: Es una ventana de un tamao no maximizado.

Para maximizar una ventana restaurada, basta con dar un clic en el


botn de Maximizar

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2.1.2 Mover y cambiar el tamao de una ventana.

En Excel puede trabajar en varios libros a la vez y cada uno con


ventanas separadas, ahora veamos como modificar el tamao de
una venta.
Para cambiar el tamao de una ventana en primer termino tendremos
que dar un clic en el botn de maximizar de la ventana.

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2.1.2 Mover y cambiar el tamao de una ventana.

Estando en el estado de restaurada la ventana, procederemos a mover


el tamao de la ventana.

Para cambiar el tamao de la ventana


posicione el cursor en un costado de la
ventana del libro y sin soltar el botn del
ratn, muvalo hasta el tamao que desee.

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2.1.2 Mover y cambiar el tamao de una ventana.

Para mover una ventana basta con posicionar el cursor en la barra de


titulo del libro y moverla hasta donde desee.

Ventana del libro

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2.1.3 Convertir una hoja en la hoja activa.

Para convertir una hoja en la hoja activa, basta con dar un clic en la
pestaa de la hoja que desee convertir en activa.
Tambin puede usar la combinacin de teclas:
Control + Re pg.: Activa la hoja anterior (si existe hoja anterior)
Control + Av pg.: Activa la hoja siguiente (si existe)

Dar clic para activar la


hoja.

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2.1.4. Ocultar hojas

Excel 2003
Para ocultar una hoja activa, se selecciona del men Formato la
opcin de Hoja y Ocultar

Excel 2007
En Excel 2007 tenemos dos opciones para ocultar hojas:
1.- En el men de Celdas se selecciona Formato, Ocultar o visualizar, Ocultar
hoja

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2.1.4. Ocultar hojas

2.- La otra forma de ocultar la hoja activa es utilizando el men


contextual, para lo cual damos un clic con el botn derecho del
ratn sobre la ficha de la hoja.

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2.1.5. Visualizar hojas ocultas

Excel 2003
Para visualizar una hoja oculta, se selecciona del men Formato la
opcin de Hoja y Mostrar

Al dar un clic en Mostrar, se visualiza la ventana de Mostrar de la


cual seleccionamos la hoja que se desea mostrar se da clic en aceptar
y listo.

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2.1.5. Visualizar hojas ocultas


Excel 2007
En Excel 2007 tenemos dos opciones para ocultar hojas:
1.- En el men de Celdas se selecciona Formato, Ocultar o visualizar, Mostrar
hoja

Al dar un clic en Mostrar, se visualiza la ventana de Mostrar de la


cual seleccionamos la hoja que se desea mostrar se da clic en aceptar
y listo.

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2.1.5. Visualizar hojas ocultas

2.- La otra forma de mostrar una hoja oculta es utilizando el men


contextual, para lo cual damos un clic con el botn derecho del
ratn sobre la ficha de cualquier hoja.

Al dar un clic en Mostrar, se


visualiza
la
ventana
de
Mostrar
de
la
cual
seleccionamos la hoja que se
desea mostrar se da clic en
aceptar y listo.

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2.1.6 Divisin de la hoja en panales

Excel 2003
Excel le da opcin de ver varias partes de la misma hoja al mismo
tiempo. Para lograr esta visualizacin del men Ventana
seleccionamos Dividir

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2.1.6 Divisin de la hoja en panales


Al dar clic en la opcin de Dividir nuestra hoja debe de tener el
siguiente aspecto.

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2.1.6 Divisin de la hoja en panales

Excel 2007
En Excel 2007 seleccionaremos del men Vista y seleccionaremos del
grupo de Ventana la opcin Dividir

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2.1.7 Comparar hojas a travs de ventanas.

Excel nos permite visualizar una hoja en varias ventanas al mismo


tiempo para lo cual llevaremos a cabo el siguiente procedimiento.
Excel 2003
Seleccionamos del men Ventana la opcin Nueva ventana
Al seleccionar esta opcin, podemos observar en
la barra de herramientas de Windows dos libros
con el mismo nombre pero con numeracin

Efectuado lo anterior iremos nuevamente al men Ventana y


seleccionaremos la opcin de Organizar, podr usted visualizar la ventana de
Organizar ventana de esta seleccionaremos la opcin de Vertical

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2.1.7 Comparar hojas a travs de ventanas.

Y listo tenemos nuestra hojas en dos ventanas, basta con seleccionar


el libro 1:1 o 1:2 para que se vuelva el libro activo.

Para cerrar el libro basta con dar un clic sobre el botn de Cerrar aplicacin y
quedara nuestro libro en forma normal.

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2.1.7 Comparar hojas a travs de ventanas.

Excel 2007
Seleccionamos del men Vista, la seccin de Ventana y la opcin
Nueva ventana

Al seleccionar esta opcin, podemos


observar en la barra de herramientas
de Windows dos libros con el mismo
nombre pero con numeracin

Efectuado lo anterior iremos nuevamente al men Vista a la opcin de


Ventana y seleccionaremos la opcin de Organizar todo, podr usted
visualizar la ventana de Organizar ventana de esta seleccionaremos la opcin
de Vertical

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2.1.7 Comparar hojas a travs de ventanas.

Y listo tenemos nuestra hojas en dos ventanas, basta con seleccionar


el libro 1:1 o 1:2 para que se vuelva el libro activo.

Para cerrar el libro basta con dar un clic sobre el botn de Cerrar aplicacin y
quedara nuestro libro en forma normal.

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2.1.8. Comparar hojas en paralelo

Excel nos permite visualizar hojas en paralelo, para lo cual seguiremos


los siguientes pasos:
Excel 2003
Seleccionamos del men Ventana la opcin Nueva ventana
Al seleccionar esta opcin, podemos observar en
la barra de herramientas de Windows dos libros
con el mismo nombre pero con numeracin

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2.1.8. Comparar hojas en paralelo

Efectuado lo anterior iremos nuevamente al men Ventana


seleccionaremos la opcin de Comparar en paralelo con Libro

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2.1.8. Comparar hojas en paralelo

Y listo ahora podr visualizar las hojas del mismo libro en paralelo

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2.1.8. Comparar hojas en paralelo

Excel 2007
Seleccionamos del men Vista, la seccin de Ventana y la opcin
Nueva ventana

Al seleccionar esta opcin, podemos


observar en la barra de herramientas
de Windows dos libros con el mismo
nombre pero con numeracin

Efectuado lo anterior seleccionaremos del men Vista en la opcin de


Ventana seleccionaremos Ver en paralelo

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2.1.8. Comparar hojas en paralelo

Y listo ahora podr visualizar las hojas del mismo libro en paralelo

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2.2 Copiar o mover rangos

Tanto en Excel 2003 como 2007 el procedimiento para copiar o mover


rangos es el mismo, por lo cual iniciaremos con el copiado de
informacin.
Existen varios mtodos para copiar la informacin de una celda a otra,
podemos usar las barras de mens, el men contextual o los
mtodos abreviados.
1.- Utilizando las barras de mens.

Excel 2003

Estando posicionado en la celda


que se desea copiar,
se
selecciona de la barra de mens,
la opcin Edicin y Copiar

Excel 2007
Estando posicionado en la celda
que se desea copiar,
se
selecciona de la barra de mens,
la opcin Inicio y Copiar

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2.2 Copiar o mover rangos

2.- Utilizando mens contextuales.

Excel 2003
Estando posicionado en la celda
que se desea copiar, se da un clic
con el botn derecho del ratn
para visualizar el men contextual,
del cual elegiremos la opcin de
Copiar

Excel 2007
Estando posicionado en la celda
que se desea copiar, se da un clic
con el botn derecho del ratn
para visualizar el men contextual,
del cual elegiremos la opcin de
Copiar

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2.2 Copiar o mover rangos

3.- Utilizando la combinacin de teclas.


Para copiar los datos de una celda utilizando la combinacin de teclas,
basta con posicionarse en la celda que se desea copiar y
presionar las teclas Ctrl + C.
Ya que se tiene la informacin que se desea copiar en el portapapeles
de office, necesitamos pegarla en algn lado, para lo que basta con
presionar las teclas Ctrl + P y listo, o se tienen las opciones de
pegado especial.

Para mover un rango basta con posicionarse en las celda que se desea
mover presionar la combinacin de teclas Ctrl + X y pegarla en
el lugar que se desee o mover la informacin con el ratn.

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2.3 Seleccionar rangos no continuos


Excel nos permite seleccionar rangos no continuos por ejemplo para copiar
solo parte de la informacin de la hoja de calculo, para borrar parte de la
informacin, para llevar a cabo esta accin se presiona la tecla Ctrl y
se posiciona con el puntero del ratn.

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2.4 Seleccin de rangos en varias paginas.

Para seleccionar varios rangos de distintas hojas de calculo


utilizaremos el mtodo visto en el punto 2.3 Seleccin de rangos
no continuos pero en varias hojas de calculo.

Teniendo seleccionado las celdas que se desean, se pasa a la


siguiente hoja de calculo.

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2.5 Formato de celdas


Veremos a continuacin como ingresar a la pantalla de formato de
celdas tanto en Excel 2003 como 2007, la pantalla mencionada es
la misma para las versiones de Excel mencionadas.
Excel 2003
Se selecciona de la barra de mens la opcin Formato y Celdas

Excel 2007
En el caso de esta versin en el men Inicio encontraremos un icono
Formato, dando un click se desglosa un men y en el ltimo
rengln aparece la opcin Formato de celdas

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2.5 Formato de celdas


En las versiones de 2003 y 2007 la pantalla que aparece para dar
formato de celdas es la siguiente:

Es importante indicar que el usuario puede cambiar las caractersticas


de texto y celdas por medio de este cuadro de opciones, realizando
todo en un solo paso o pestaa por pestaa.
Revisemos algunas caractersticas, que permitirn presentar con mejor
calidad nuestros trabajos.

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2.5 Formato de celdas


En el apartado titulado Nmero el usuario asignara las caractersticas
de pendiendo el tipo de informacin ingresar a las celdas seleccionadas
para formato, algunas de ellas son:
- Formato de cantidades, numero de decimales a mostrar, separacin de
las cantidades de miles
- Cantidades positivas o negativas, mostrando signo negativo, diferente
color.
- Formato de fecha en longitud corta o larga o en su caso especificada por
el usuario.
- Formato de hora
- Asignacin de signo de %, o signo de moneda
-Categora de texto, permite que un nmero sea manejado por el
programa como una palabra.
-A consideracin del usuario puede crear su formato en especifico con la
opcin Personalizada

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2.5 Formato de celdas


En el apartado titulado Alineacin el usuario proporciona a sus datos un
estilo en especial como es:
Posicin o Alineacin, que permite colocar el texto del lado izquierdo,
derecho, centrado o justificado dentro de la celda en una posicin
horizontal o vertical.
Control de texto, elemento importante cuando se trata de visualizar
dentro de una celda un texto muy largo, o en su caso la combinacin de
celdas que integra el dato de una celda en varias celdas permitiendo
visualizarlas como una sola.

Reducir hasta ajustar, si el usuario requiere que la celda no se amplia o


se haga ms alta, puede utilizar esta opcin que har que las letras
ajusten su tamao al ancho de la celda.

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2.5 Formato de celdas


En el apartado de Fuente podemos disear el color, tamao de letra, estilo
de fuente, subrayado, negrita, cursiva, establecerla como superndice o
subndice.

El apartado de Bordes permite al usuario colocar lneas en el contorno de


la celda, proporcionando varios estilos de lneas, color, grosor; que se podrn
colocar en toda la celda o en la posicin que elija el usuario.

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2.5 Formato de celdas


El apartado Tramas podemos colocar a las celdas un color de relleno o en
su caso relleno de tramas.

Por ltimo tenemos la seccin de Proteger donde se le asigna la propiedad


de proteger la celda o en su caso ocultarla para que no sea observada.

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2.6 Formato condicional

Excel nos permite darle formato a nuestras celdas de acuerdo a algn valor
que tengan estas.
Para dar un formato condicional a alguna celda en especifico procederemos
de la siguiente manera.
Excel 2003
1.- Se posiciona en la celda en la que se desea el formato condicional, y de
la barra de men se selecciona Formato y Formato condicional

Una vez seleccionada la opcin de Formato condicional podr


visualizar la pantalla de Formato condicional

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2.6 Formato condicional

Se elijen y asignan los datos de


la condicin.

Se da un clic para visualizar el formato de


celdas.
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2.6 Formato condicional

Excel 2007
Se selecciona del men Inicio en la seccin de Estilos la opcin de
Formato condicional y Resaltar reglas.

Se teclea la condicin a evaluar y el formato que se desea.

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2.8 Las plantillas de Excel

Una plantilla constituye un modelo base para algo distinto.


Existen tres tipos de plantillas:

1.- Plantilla de libro predeterminada.- Se utiliza como base para libros


nuevos.
2.- Plantilla de hoja predeterminada.- Se utiliza como base para las
hojas nuevas que se insertan en el libro.
3.- Plantillas de libro personalizadas.- Son libros listos para usarse que
incluyen formulas.
Se pueden crear plantillas de libros o hojas, a continuacin crearemos
nuestro libro con un formato personalizado.
- Primero seleccione toda la hoja de calculo.

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2.8 Las plantillas de Excel

- Segundo cambie el tipo de letra y el tamao de la fuente.

- Guarde el libro con el nombre de libro.xlt para 2003 o libro.xltx para


Excel 2007.

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2.8 Las plantillas de Excel

Para Excel 2003


En el men Archivo seleccione la opcin de Guardar como

Seleccione en Guardar como tipo: , Plantilla.xlt, y escriba en


Nombre de archivo:, libro.xlt.

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2.8 Las plantillas de Excel

Para Excel 2007

De un clic en el icono de office, seleccione la opcin de Guardar


como y Otros formatos

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2.8 Las plantillas de Excel

Seleccione en Guardar como tipo: , Plantilla.xlt, y escriba en


Nombre de archivo:, libro.xlt.

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2.8 Las plantillas de Excel


Nota: El archivo se guardara en la carpeta \XLStart que se encuentra
en la ruta:
Para Excel 2003

Para Excel 2007

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UNIDAD 10
Impresin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de
datos, como puede ser la
configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el
documento antes de mandar la
impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar
nuestra hoja antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para
poder ver los saltos de pgina,
mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la
hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona la pestaa Vista.
Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de
clculo. Observa como en la parte
inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1
de un total de 1 pgina

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2.9 Impresin de hojas de calculo


Excel 2003
Existen varios mtodos para la impresin de sus hojas de calculo, las cuales
pueden ser:
-

Imprimir una hoja de calculo con un solo clic


Configurar la pagina para su impresin
Estableciendo el rea de impresin.

Imprimir con un solo clic

Solamente de un clic en el botn


de imprimir y listo

Configurar la pagina para su impresin

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2.9 Impresin de hojas de calculo


En la ventana de Configurar pgina en la pestaa de Pagina
podemos establecer la orientacin de la impresin ya sea en
vertical u horizontal, se puede establecer si se desea la impresin
al 100% es decir en su tamao real o se puede ajustar al tamao
que se desee, se establece el tamao del papel.

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2.9 Impresin de hojas de calculo


En la pestaa de Mrgenes se establecen los mrgenes superior,
inferior, izquierdo, derecho, del encabezado y del pie de pagina.

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2.9 Impresin de hojas de calculo

Excel 2007
De un clic en el botn de office seleccione imprimir y vista preliminar.

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2.9 Impresin de hojas de calculo

En la ventana de Configurar pgina en la pestaa de Pagina


podemos establecer la orientacin de la impresin ya sea en
vertical u horizontal, se puede establecer si se desea la impresin
al 100% es decir en su tamao real o se puede ajustar al tamao
que se desee, se establece el tamao del papel.

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