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Gestin del Alcance & los

Involucrados en Proyectos
Presentacin de:
Ing. Osvaldo Martnez Gmez, MAP, MSc.
Profesor Facultad de Administracin de Proyectos

Marco Conceptual de la Dir.de Proyectos

Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico.
Caractersticas
Temporal: tiene comienzo y final definido.
Finaliza cuando:
Se logran objetivos.
Los objetivos no se pueden alcanzar.
La necesidad ya no existe.
Producto, Servicio o Resultado nico.
Elaboracin Progresiva: paso a paso.

Qu NO es un proyecto?
Operaciones en curso:
No tienen un fin.
Producen productos similares o idnticos.

Ejemplos:
Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al da.
Un cajero atiende a 100 clientes por da.
Planta de automviles produce miles de vehculos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.
Operativa normal de la oficina.

Porqu fracasan los proyectos?

Datos Estadsticos
Una gran cantidad de proyectos cancelados todos los aos nos dice que
algo funciona muy mal en la Administracin de Proyectos. Qu es?

Standish Group

PROYECTOS DE TI

Standish Group

Ejemplos:
Intel Pentium (1993): Por un fallo de diseo, entre 3 y 5 millones de
chips tenan un error del 0.006 por ciento a la hora de dividir un nmero
de punto flotante. Coste para la compaa: 475 millones de dlares.
Instituto Nacional contra el Cncer, Ciudad de Panam: un sistema de
radioterapia controlado por un programa que calculaba las dosis de
radiacin adecuada en cada caso, doblaba dichas dosis de radiacin
recomendada. Resultado: ocho vctimas mortales y ms de veinte
personas quedaron seriamente afectadas.

Porqu fracasan los proyectos?


Alcance
El alcance no es claro y se presta para ambigedades.
Falta de identificacin de los involucrados y sus
requerimientos.
No est completo y/o validado por el cliente antes de
iniciar la ejecucin del proyecto.
No tiene la aprobacin formal del patrocinador/sponsor.
No incluye un plan de gestin del alcance.
No se cuenta con una EDT elaborada por el Administrador
de Proyectos y su equipo de trabajo.
No hay control sobre los cambios al alcance variando as la
lnea base que se estipul.

Porqu fracasan los proyectos?


Tiempo
No es realista y responde a deseos ms que a juicio y
datos.
Las actividades no tienen tamaos adecuados para
darle seguimiento (ni tan pequeas que incluyan tareas
no relevantes ni tan grandes que no puedan estimarse
adecuadamente).

No se establece formalmente un cronograma base.


No se acuerdan cambios en el cronograma base entre
el cliente y los ejecutores.

Porqu fracasan los proyectos?


Costos
No se definen los costos basados en el alcance del trabajo.
No se definen los costos basados en el diseo del trabajo.
Se inician trabajos sin tener asegurado el contenido
presupuestario para terminar la fase o el proyecto.
El presupuesto no es aprobado antes de iniciar por la
autoridad competente.
No se les da seguimiento en la etapa de ejecucin a travs
de indicadores de rendimiento y otros que se acuerden.

Porqu fracasan los proyectos?


Calidad
No existe un procedimiento de aseguramiento de la calidad.

No se mide la calidad continuamente sino slo al inicio y al


final del proyecto.
Los trminos de definicin de la calidad son subjetivos y no se
pueden medir.
Se acepta la terminacin de fases, entrega de productos o
subproductos del proyecto sin completar la verificacin de la
calidad. No se definen perodos de prueba en el alcance del
proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?


Comunicacin
No se planea ni se documenta la estructura formal de
comunicacin entre las diferentes grupos participantes en
el proyecto.

No se da como un proceso continuo de inicio a fin.


No se define ni documenta la frecuencia de la reuniones y
los resultados.
No se comunican a todas las partes involucradas los
cambios al alcance, al cronograma o al presupuesto.

Porqu fracasan los proyectos?


Recursos humanos
No se conforma un equipo de proyecto de acuerdo con las
necesidades del trabajo a realizar y las capacidades de los
integrantes.

No se asignan formalmente los roles y responsabilidades de


cada miembro del equipo del proyecto.
No se establece una estructura formal jerrquica que
prevea los conflictos entre las estructuras funcionales de la
organizacin y los requerimientos del gerente del proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?


Riesgos
No se estiman las oportunidades y amenazas del proyecto en
los procesos de planificacin.
No se planean las medidas de mitigacin, transferencia,
asuncin y evitacin de riesgos (planeacin de contingencias).
No se le da seguimiento a los factores de riesgo en la
ejecucin del proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?


Los abastecimientos
No se planean las adquisiciones de bienes y servicios con antelacin.
No se vinculan las adquisiciones con los entregables del proyecto, con
los flujos de caja ni el cronograma del proyecto.
No se estudia y se decide qu se va a hacer por el equipo y qu se va a
contratar.
No se establecen documentos apropiados, de acuerdo a los
requerimientos y alcance establecido para el proyecto, para solicitar
ofertas ni se establecen criterios de seleccin objetivos y formales.
No se realizan procesos de cierre de contrato contra verificacin del
alcance y calidad de los entregables.

Porqu fracasan los proyectos?


Involucrados
No se identifican adecuadamente los involucrados del
proyecto.
No se documenta un plan robusto para la administracin de
los involucrados.
No se ejecuta la administracin del compromiso de los
involucrados.
No hay un control efectivo de compromiso de los involucrados
a travs del ciclo de vida del proyecto.

Otro estudios realizados:


El 20% de las inversiones en proyectos de TI es lisa y llanamente
derrochado, segn Gartner Group en un informe sobre el sector
corporativo europeo.
Lista de los errores ms comunes cometidos por las empresas:
Estimaciones exageradas en las necesidades de maquinaria.
Estimaciones exageradas para la capacidad que debe tener la red.
Exigencias innecesarias de adaptacin de software estndar.
Inicio de proyectos que luego no son implementados, especialmente
en el segmento de las telecomunicaciones.

http://diarioti.com/noticias/2002/abr2002/15195909.htm

Medimos las condiciones externas del proyecto previamente?

Se dise bien el producto?

Lo que experimentamos como


Administradores de Proyecto

Fases:
Optimismo General

Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos


augurios

Desorientacin
Inicial

No sabemos por donde empezar, tenemos muchas ganas e


iniciamos con lo que consideramos ms urgente, pero
postergamos lo importante.

Perodo de
Desorden
Incontrolado

La ejecucin est en su mximo, contratamos a los


diferentes proveedores y no todos cumplen como dijeron. El
alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.

Alarma y Caos, el
Tiempo No es
Aliado

No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo


cobros por trabajos no considerados y el presupuesto y el
presupuesto se agoto cuando an no hemos logrado ni el
70% de avance. Adems, hay problemas con la calidad de
los trabajos efectuados.

Fases
Slvese Quien
Pueda

Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperacin.

Castigo Ejemplar a
los Inocentes

Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa


tienen.

Recuperacin del
Optimismo Perdido

Ahora s, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos


el segundo aliento.

Terminacin del
Proyecto a como d
lugar

Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo


extra, sbados y domingos, desgaste, presin, promesas y
ms presin.

Condecoracin y
Premios a los No
Participantes

El equipo ejecutor est muy cansado y terminando los ltimos


pendientes, y los no participantes, frescos para adjudicarse el
mrito, levantarse el cuello y recibir los elogios.

Entonces, una propuesta


Hagamos proyectos exitosos!

PMBOK
Es un estndar en la Gestin de proyectos desarrollado por el
(PMI). Comprende dos grandes secciones, la primera sobre los
procesos y contextos de un proyecto, la segunda sobre las reas
de conocimiento especfico para la gestin de un proyecto.

EL PMBOK se encuentra disponible en 11 idiomas: ingls,


espaol, chino simplificado, ruso, coreano, japons, italiano,
alemn, francs, portugus de Brasil y rabe.

PMBOK
El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos bsicos y 10 reas de
conocimiento comunes a casi todos los proyectos.
Los procesos se traslapan e interactan a travs de un proyecto o
fase.
Los procesos son descritos en trminos de:
Entradas (documentos, planes, diseos, etc.)
Herramientas & Tcnicas (mecanismos aplicados a las entradas) y
Salidas (documentos, productos, etc.).

CONCLUSIN
Las mejores organizaciones empujan a
sus profesionales ms all del confort
de su conocimiento actual.
Quinn, J. B.; Aderson, P.; Finkelstein,
S.Harvard Business Review, Vol 74, N2, 1996

Muchas gracias!
La Administracin de Proyectos es un arte,
se debe establecer cuidadosamente cada
seccin de la obra, para producir una pieza
magistral.
Ing. Osvaldo Martnez Gmez. MAP, MSc
Maestra en Administracin de Proyectos UCI 2015