TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA
VALENTINA VELASQUEZ BACCA

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PBLICA 2 SEMESTRE
TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I
19 DE AGOSTO DE 2015
VILLAVICENCIO META

TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA
VALENTINA VELASQUEZ BACCA

DOCENTE:
YULY ALEJANDRA PERILLA JIMENEZ

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PBLICA 2 SEMESTRE
TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I
19 DE AGOSTO DE 2015
VILLAVICENCIO META
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CONTENIDO

1. Definicin de caja menor...4

2. Constitucin de caja menor...4

3. Creacin del fondo de caja menor.5

3.1. Reembolso de caja menor...5

4. Legalizacin de caja menor...........7

5. Polticas de caja menor........10

1. Caja menor
Son fondos renovables que se crean en los entes econmicos con la finalidad de manejar
pequeos desembolsos con carcter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o
inaplazables, donde se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Para establecer el fondo de la caja menor el ente econmico debe realizar el estudio del
monto de los gastos y pagos de menor cuanta en un periodo determinado.
Referencia:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/adminverblobawa?tabla=T_NORMA_ARCHIVO
&p_NORMFIL_ID=269&f_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME
2. Constitucin de caja menor:
Segn el artculo 2 del decreto 2768 de 2012, las cajas menores se constituyen nicamente
para cada vigencia fiscal, mediante resolucin suscrita por el Jefe del respectivo rgano, en
la cual se indique la cuanta, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden
realizar. As mismo, se deber indicar la unidad ejecutora y la cuanta de cada rubro
presupuestal.
Para la constitucin y reembolso de las cajas menores se deber contar con el respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
En los Ministerios, las cajas menores podrn ser constituidas mediante resolucin expedida
por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artculo 110 del Estatuto
Orgnico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrn
ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de
cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.
Las cajas menores debern ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo
responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas
y el cumplimiento de las reglas que aqu se establecen.
Referencia: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=51141

3. Creacin del fondo de caja menor:

El fondo de la caja menor se crea bajo autorizacin de la gerencia general, donde el ente
econmico puede crear cuantos fondos de caja menor necesite y de los montos establecidos
de acuerdo a las polticas de la administracin.
La gerencia general debe encargar a una persona para su manejo y control pero no podr
tener acceso a la contabilidad ni a los registros contables por normas de control interno.
Al constituir el fondo de caja menor, se retira la plata del banco y se constituye el fondo,
d modo que la contabilizacin ser:
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Codigo
110510
111005

Descripcion
Cajas menores
Moneda nacional

Debito
100.000

Credito
100.000

3.1.Reembolso de caja menor:

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a
rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de
los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja
menor a su monto inicial.
La contabilizacin del reembolso ser:

Codigo
51XXX
111005

Descripcion

Debito
80.000

Moneda nacional

Credito
80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al
momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn
reembolso, de ah que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su
especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin
de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso,
tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn los principios de causacin y
realizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la
factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso
de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso
que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho econmico
que soportan.
Referencia: http://www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html

4. Legalizacin de caja de menor

Las condiciones generales que deben cumplir para la legalizacin de la caja de menor son:
1. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizar a
travs de los siguientes medios:
a. Efectivo: Cuando la cuanta no supere los cuatro (4) salarios mnimos legales mensuales
vigentes. No obstante, deben garantizarse las medidas de seguridad necesarias para su
proteccin, como mnimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada.
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b. Cuenta bancaria: Cuando la cuanta supere los cuatro (4) salarios mnimos legales
mensuales vigentes, deber manejarse a travs de una cuenta corriente a nombre de
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE COLOMBIA CAJA MENOR NOMBRE DE
LA DEPENDENCIA y la firma registrada ante el banco, ser la del servidor pblico
delegado por el ordenador del gasto en la resolucin de constitucin. En ningn caso el
efectivo que repose bajo la responsabilidad del servidor pblico podr superar los cuatro (4)
salarios mnimos legales mensuales vigentes y ser necesario garantizar las medidas de
seguridad para su proteccin, como mnimo una cajilla de seguridad debidamente
custodiada.
A la cuenta corriente de la caja menor slo podrn ingresar los dineros correspondientes a
este fondo.
2. Destinacin: El dinero que se entregue para la constitucin de las cajas menores debe ser
utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto General de la
Nacin e identificados en la Resolucin de constitucin, que tengan el carcter de urgentes
e imprescindibles y estn relacionados con el cumplimiento de las actividades acadmicas,
de investigacin, extensin o soporte administrativo de la Universidad Santo Tomas de
Colombia para la vigencia fiscal.
3. Con fondos de caja menor no se podrn realizar las siguientes operaciones:
a. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
b. Realizar desembolsos con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad.
c. Realizar prstamos transitorios de una caja menor a otra.
d. Efectuar pagos que correspondan a contratos y rdenes contractuales.
e. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las contribuciones
que establece la ley sobre nmina.
f. Cambiar cheques o efectuar prstamos a personas naturales o jurdicas.
g. Pagar servicios prestados por monitores o becarios.
h. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalizacin,
tales como facturas, resoluciones de comisin, recibos de registradora o la elaboracin de
una planilla de control.
i. Efectuar pagos de gastos que estn expresamente prohibidos en las normas de austeridad
y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolucin nmero 407 de 2004 de Rectora y las
dems normas que las subroguen, modifiquen o adicionen.
4. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja
menor, ste deber legalizar, antes de su traslado o retiro, el total de los gastos realizados
con corte a la fecha y reintegrar a la Tesorera correspondiente el saldo de los fondos que
recibi.
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Cuando el servidor pblico que haya sido designado para el manejo de la caja menor se
encuentre en una de las situaciones administrativas contempladas en el artculo 23 del
Acuerdo 67 de 1996 (Estatuto de Personal Administrativo), que impliquen ausencia parcial
o temporal de las funciones que le han sido asignadas para el manejo de la caja menor, el
ordenador del gasto de la dependencia a la cual se encuentre adscrito, mediante resolucin,
designar otro servidor pblico que asuma esta responsabilidad. En estos casos solamente
se requiere de la entrega de los fondos y los documentos mediante arqueo, al momento de
recibir y entregar la misma, lo que deber constar en el acta correspondiente, debidamente
suscrita por los responsables.
En cualquiera de los dos casos, cuando la caja menor se maneje a travs de cuenta bancaria,
se efectuar el cambio de registro de firmas ante el banco correspondiente.
5. Cancelacin de la caja menor: Cuando se decida la cancelacin de la caja menor, el
responsable la legalizar en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que
recibi a la Tesorera correspondiente y saldando la cuenta corriente si es el caso.
6. La legalizacin definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se
har en las fechas que establezca la Rectora en la Resolucin anual de creacin de cajas
menores. Para esta fecha, el responsable deber reintegrar el saldo sobrante a la cuenta
bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos.
A fin de garantizar una adecuada legalizacin definitiva de las cajas menores, el ltimo da
hbil del mes de noviembre de cada vigencia deber realizarse una legalizacin parcial de
la caja menor, para lo cual deber hacerse entrega al rea responsable de legalizar la caja
menor, la relacin de las facturas o documentos equivalentes que a esta fecha se hayan
ejecutado, sin importar el porcentaje de ejecucin.
Lo anterior significa, que podrn seguirse ejecutando los recursos asignados a la caja menor
que no hayan completado el 70% de ejecucin como requisito para solicitar reembolso de
los recursos. No obstante, de requerirse recursos para el mes de diciembre y el rubro se
encuentre ejecutado al 70% podr solicitarse el reembolso respectivo.
Referencia:http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/docs/TES_5_IN_legalizar_ava
nces_cajas_menores.pdf
5. Polticas de caja menor
Diseos Valen-Linas
NIT: 165.201.978-1
Telfono: 3205639422
Direccin cra 22 # 45 a-26 Barrio la Esperanza
En agosto 19 del 2015 se constituy caja menor por un valor de $650.000 pesos, el cual se
decidi a utilizar en aquellos gastos de menor costo, en donde se vuelve un beneficio para
el ente econmico y sus vinculados.
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Polticas:
Funcionamiento

Gerente rea: Valentina Velsquez Bacca

Gerente financiero: Lina Fernanda Saavedra Villegas
Director administrativo: Lina Marcela Torres Roa
Encargado caja menor: Luis Alberto Hernndez Mora
Celular: 3125689250
E-mail: Luis.Alberto@Diseosvalen-lina.net
Telfono: 6689520
Oficina: Bajo la 6 Esperanza

Se utilizara:

Para el seguro de salud de los miembros del comit por $252.000

Para el transport urbano de los miembros del comit y del domicilio siempre y cuando
sean efectivos por $ 200.000
Compras de elementos de aseo por $73.000
Para pagos de elementos de papelera por $125.000

Reglas:

El responsable del manejo de la caja menor, recibir soportes financieros hasta los diez
(10) das transcurridos en el mes, para ser pagados posteriormente a los ocho (8) das
hbiles despus del da diez (10).Los soportes entregados despus de la fecha
establecida sern pagados al siguiente mes en el tiempo de pago, salvo casos
extraordinarios que afecten la operatividad del comit.
Para realizar un pago es indispensable presentar el soporte contable respectivo de la
transaccin efectuada.
El monto mnimo mximo a solicitar son $ 3300.000 pesos por soporte, superior a este
monto no podr ser pagado por la caja menor.

Responsables
El gerente ser el responsable de solicitar a la direccin administrativa le sea asignada una
caja menor cuando as lo requiera su operacin, indicando la persona que estar a cargo del
manejo.
El gerente financiero es el responsable de la aprobacin de asignacin de las cajas
menores dentro de la compaa.

 Una vez recibida la aprobacin, el director administrativo es la responsable de solicitar a

Contabilidad la asignacin, modificacin o cierre de la caja menor indicando la cuanta
mxima y persona que quedar a cargo.
Responsables en caso de Ausencias
Al momento de retirarse el funcionario que tiene a cargo la caja mejor deber entregarla
mediante arqueo al gerente de rea y ste notificar a recursos humanos Auditora,
Servicios administrativos y Tesorera, el paz y salvo o las novedades que se presenten para
ser tenidas en cuenta al momento de realizar la liquidacin.
El gerente de rea ser el responsable temporal y debe notificar de inmediato a las reas
de Servicios administrativos, tesorera y contabilidad el nombre de la persona a la que se
reasignada como responsable.
Niveles de aprobacin
Podr autorizar con su firma gastos por caja Menor el Gerente General de la Compaa.
Los gastos de Operacin (almacenes) debern ser autorizados por el gerente rea
Los gastos administrativos que no puedan ser manejados desde la oficina principal
debern estar aprobados por la Direccin administrativa.
Normas para el manejo
Las Cajas Menores tendrn una cuanta mxima de cinco (5) salarios mnimos mensuales
legales vigentes (SMMLV), dependiendo de las necesidades de cada rea.
Las Cajas Menores deben estar representadas nicamente por dinero en efectivo, recibos
provisionales o facturas de gastos realizados, debidamente autorizados por el gerente del
rea para su legalizacin.
Los recibos provisionales deben estar relacionados con gastos y actividades propias de la
compaa y deben estar aprobados y firmados por el funcionario que solicita el gasto y
autorizados por la direccin administrativa, el gerente del rea.
Los recibos provisionales deben ser legalizados dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su entrega; en caso contrario deber ser reportado al rea de nmina para su
correspondiente descuento.
Una vez cada dos meses el gerente de rea debe realizar un arqueo, con el fin de
establecer el buen manejo y administracin de la caja, verificando los soportes y monto a la
fecha de dicho arqueo.
Si el funcionario que solicit el anticipo por caja menor debe retirarse de la compaa por
algn motivo, (vacaciones, licencia o retiro definitivo) deber entregar el arqueo de su caja
al gerente regional, gerente de rea o personal delegada por cualquiera de los dos y dejar
legalizados los anticipos antes de retirarse aunque los tres (3) das hbiles no se hayan
cumplido.
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 Compras con montos mayores a $ 50.000 deben verificarse con el rea contable si aplican
para descuento de algn tipo de retencin.
Los recursos de las Cajas Menores sern administrados por el empleado asignado y
notificado a Servicios administrativos y Contabilidad, de acuerdo con lo establecido en este
documento.
El empleado responsable de una Caja Menor es el nico autorizado para recibir, guardar,
custodiar el dinero y atender sus pagos y reembolsos, cualquier novedad que se presente
deber notificarla de inmediato a: Gerente de rea, servicios administrativos, tesorera y
auditora.
La reposicin de los fondos se debe realizar cuantas veces el empleado responsable de la
Caja Menor lo considere pertinente, siempre y cuando la utilizacin del fondo (dinero en
efectivo) haya llegado al 50% del total de la base. El responsable de la caja menor deber
velar porque siempre haya fondos disponibles, teniendo en cuenta el tiempo estimado para
el reembolso (10 das aproximadamente).
Responsabilidades en el manejo
El gerente del rea, la direccin administrativa y administrador de caja menor, tendrn las
siguientes responsabilidades:
Notificar y entregar de manera formal mediante acta al empleado que manejar la Caja
Menor. (Direccin administrativa)
Verificar que el empleado responsable de la Caja Menor cumpla con lo dispuesto en el
presente documento. (Gerente de rea / direccin Administrativa / Contabilidad)
Aprobar los reembolsos de Caja Menor. (Gerente de rea)
Revisar y firmar las actas de entrega de la Caja Menor. (Direccin administrativa y
encargado para administracin de la caja).
Efectuar los arqueos peridicos a los empleados que manejan Caja Menor (Gerente de
rea).
Suministrar oportunamente la informacin que soliciten los entes de control.
(Administrador o encargado de la caja menor).
Cada vez que sea realizada una compra, ser responsabilidad del encargado de la caja
menor, practicar la retencin o cualquier otro impuesto que aplique ya sea sobre la
adquisicin de un bien o servicio. Contabilidad remitir la tabla de retencin vigente
establecida, para esto deber verificarse dicha retencin con el rea de contabilidad.
Las retenciones no practicadas correctamente se descontarn de la suma a reembolsar

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