12.1 Apuntes. Presentaciones en Público

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Presentaciones en pblico
Contenido
1.
Preparacin ......................................................................................................2
1.1. Las 6 preguntas fundamentales ................................................................. 2
1.2. Preparacin psicolgica ............................................................................. 6
1.3. Tcnicas de recogida de informacin ......................................................... 8
1.4. Tcnicas de ordenacin de informacin ..................................................... 9
2. Introduccin .................................................................................................... 12
2.1. Obtenga atencin ..................................................................................... 12
2.2. Presente la estructura .............................................................................. 12
2.3. Provoque el inters del pblico ................................................................ 12
2.4. Otras consideraciones ............................................................................. 13
3. Desarrollo ....................................................................................................... 14
3.1. Conexin de los puntos principales ......................................................... 14
3.2. Pautas para persuadir .............................................................................. 15
4. Cierre .............................................................................................................. 16
5. La comunicacin en la presentacin .............................................................. 17
5.1. Comunicacin verbal. ............................................................................... 17
5.2. Comunicacin no verbal. .......................................................................... 18
6. Uso de medios y materiales audiovisuales ..................................................... 20
6.1. Pizarra ......................................................................................................20
6.2. Pizarra de papel .......................................................................................22
6.3. Medios .....................................................................................................23
7. Asistentes difciles ..........................................................................................24
8. Turno de preguntas ........................................................................................26
9. Resumen ........................................................................................................29
Copyright 1999 EADA- Escuela de Alta Direccin y Administracin, Barcelona.
Rev. 2014
Estos Apuntes fueron preparados por los profesores Assens, Jordi; Gonzlez de Ribera i Serra, Luis y Van Zoggel,
Jeroen de EADA, como base de discusin en la clase y no como ilustracin del manejo eficaz o ineficaz de una situacin
administrativa.
Prohibida su reproduccin sin el permiso escrito de EADA.
EADA ~-:;~
Presentaciones en Pblico
---------------------------------------------------------------------------~~~
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1.
Preparacin
1.1.
Las 6 preguntas fundamentales

<<Lo que convierte en nico al hombre no es su capacidad para percibir ideas, sino
percibir que percibe, y transferir esas percepciones a las mentes de otros hombres a
travs de las palabras>>
(ALBERT EINSTEIN)
La preparacin adecuada de una presentacin es de gran importancia para tener garantas de

xito. Es un proceso laborioso para personas que se inician, pero con la experiencia se agiliza
mucho.
El primer paso a realizar es hacerse estas preguntas:
Por qu?
Quin?
Qu?
Cmo?
Dnde?
Cundo?
Cuadro 1: Las 6 preguntas fundamentales de la preparacin.
Por qu?: finalidad

Por qu hago esta presentacin?, o dicho de otra manera cul es mi objetivo?
Los objetivos de una presentacin son de cuatro tipos:
a) Informar:
Transmitir unas ideas de manera supuestamente objetiva. Pregntese: Qu debera
saber el pblico cuando termine?
b) Convencer:
Lograr que el auditorio piense de la manera deseada. Pregntese: Qu deberan
creer cuando termine?
e) Provocar accin:
Influir en el auditorio para que acten en algn sentido (aprobar un presupuesto,
aumentar las ventas, etc.). Pregntese: Qu deberan hacer cuando termine?
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Jf,.;.\'l. EADA
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d) Entretener, divertir:
Cuanto ms sabe el presentador entretener al pblico, ms impacto crear.
Cuadro 2: Los objetivos de la presentacin.
Tenga en cuenta que informar de una manera asptica y objetiva es prcticamente imposible, y
por otro lado hay maneras ms baratas de hacerlo (por ejemplo una carta). Una presentacin en
pblico tiene tal fuerza comunicadora que normalmente se utiliza para persuadir a las personas y
provocar su accin.
Es importante la diferencia que hay entre el objetivo de la presentacin y el tema de la

presentacin.
Por ejemplo, puedo hablar de la cuota de ventas del ao que viene (tema) pero mi objetivo en la
presentacin ser persuadir al equipo de que es factible y motivarlos para su consecucin.
Quin?: destinatarios
Quin va a ser mi pblico? La naturaleza de nuestro auditorio va a determinar totalmente el
enfoque de la presentacin. Usted debe actuar como un profesional y por lo tanto es necesario
que tenga la flexibilidad de adaptarse a cada situacin.
Es conveniente que pueda impartir una clase magistral en la clausura de un MBA, presentar un
plan de marketing a la direccin de su empresa, dirigir una charla- coloquio a los profesores de la
escuela de su hijo e improvisar unas pocas palabras en la celebracin del da de su cumpleaos.
Sus presentaciones siempre tendrn xito si es capaz de pasar del silencio de una iglesia a la
desobediencia de un reformatorio, y del saln de su casa a las cmaras de televisin.
Para preparar la manera como habr de comportarse empiece dando respuesta a Quin va a ser
mi pblico?
Qu lenguaje apreciarn mejor: tcnico, coloquial y desenfadado, serio y solemne,

etc.?
Qu esperan de m?
Qu opiniones tienen sobre las ideas que quiero presentar?
Cul es su edad, nivel cultural, profesin, creencias de vida etc.?
Vienen obligados o han pagado por venir?
Qu cosas pueden ofenderles y qu cosas interesarles?
Cuntas personas van a asistir?
Conocen ya algo sobre el tema?
Hay algo que es mejor no mencionar?
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Qu?: temas y contenidos

Qu es lo que voy a decir? Hay conferenciantes que tienen mucho que decir y castigan al
auditorio hasta que suplica compasin. A veces ni siquiera dicen gran cosa, y lo importante se
pierde entre los detalles.
Hacer una presentacin en pblico es parE!Cido a elaborar un buen vino. Es necesario cosechar
mucha informacin, y luego seleccionar la de mejor calidad. Se extrae el mosto y se elabora y trata
cuidadosamente hasta que se obtiene el vinq ms apreciado por el consumidor.
Cmo?: estructura
Primero uno debe tener claros los objetivos de su presentacin. El siguiente paso consiste en
seleccionar adecuadamente la informacin y estructurarla de manera que la efectividad de la
comunicacin sea mxima. Despus de presentar al orador y decir de qu se va a hablar, puede
seguirse con un esquema sencillo y eficaz como este:
a)
Introduccin.
b)
Desarrollo del mensaje.
e)
Cierre.
Para ayudar al presentador a dar la presentacin de forma fluida y estructurada, se recomienda

elaborar un guin. El guin es una buena ayuda que tiene el orador para hacer su presentacin
ordenadamente y no olvidar nada. Es mejor que sea sencillo, con letra grande y esquemas o
dibujos. Es algo muy personal que cada uno debe hacer a su medida, y que con la experiencia se
va simplificando.
El guin no tiene escrito el texto de la presentacin, sino slo contiene las palabras claves. Una
presentacin no debe leerse nunca (excepto que sea una lectura), pues pierde la naturalidad y
toda su capacidad comunicadora. El guin consta de tres elementos:
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Esquema de tiempo. Es imprescindible calcular el tiempo que quiere y que puede

dedicar a cada fase de su presentacin. As evita andar escaso del tiempo al final,
lo que perjudicara seriamente el impacto de su presentacin. Deje espacio para
interrupciones imprevistas, es decir no calcule el tiempo demasiado justo. Es
mejor decir poco de manera convincente que decir mucho con prisa excesiva!
Las palabras claves. Lqs palabras claves le permiten seguir el hilo conductor de
su presentacin con fatilidad, sin caer en la trampa de leer su presentacin.
Procure ordenar las palabras previamente, por ejemplo por escribir las palabras
sobre pequeas tarjetas numeradas.
Metodologa. Es el modo en que uno quiere realizar su presentacin. Cuando

utiliza varios medios y materiales audiovisuales puede convenir indicar en el guin
cundo exactamente quiere utilizar la pizarra de papel, mostrar una transparencia
etc. Tambin puede indicar cuando ha pensado distribuir documentacin para el
pblico como por ejemplo un cuestionario, checklist, etc.
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Cuadro 3: Los tres elementos del guin.
El uso de transparencias u hojas ya preparadas en la pizarra de papel, sustituye en buena parte al

guin, pues basta con irlas pasando y comentando.
El guin debe ser una ayuda para el presentador, y no un cors que lo inmovilice. Slteselo
cuando sea necesario.
Ttulo de la presentacin
Tiempo
Contenido
Metodologa
Cuadro 4: Ejemplo de un guin.
Dnde?: lugar
Muchas veces se debe hacer una presentacin en un contexto desconocido. En estas ocasiones
es muy recomendable inspeccionar la sala, utilizando los siguientes criterios:
El tamao de la sala.
La posicin de las sillas. Evite un gran espacio entre el pblico y usted.
Procure no estar aliado de la puerta de entrada o delante de una ventana.
Preste atencin a la luz. Verifique que no hay efectos de luz que impidan ver los
medios.
Verifique si el pblico le puede or con facilidad. Si hace falta utilizar un micrfono,

practique su uso.
Se debera distribuir las sillas segn el tipo de presentacin (por ejemplo conferencia, curso,
reunin, taller etc.).
Cundo?: tiempo
La utilizacin del tiempo es una habilidad que se aprende. Con una buena preparacin y
experiencia se consigue terminar siempre en punto, y habiendo seguido todo el programa
incluido el turno de preguntas.
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Tenga en cuenta estas ideas:

1)
El tiempo mximo que debe durar su presentacin depende de la naturaleza del

auditorio, pero considere que a partir de la hora 1 hora y media la atencin va a ir
decreciendo.
2)
Si usted ha previsto que su presentacin dure 30 min., entonces durar 45 min.

Siempre se va ms despacio de lo previsto. Si est ms tranquilo teniendo un exceso
de material, conozca cual no es imprescindible y retrelo sobre la marcha.
3)
Respete siempre el programa, pase lo que pase. Acabe a la hora, y sobre todo no
consuma con su presentacin el tiempo reservado para las preguntas.
Establezca puntos de control (por ejemplo cada 15 minutos) que le indiquen si est yendo lento o
rpido, y corrija sobre la marcha.
Es importante saber con antelacin de cuanto tiempo dispone para su discurso y si hay otros
ponentes antes o despus de usted, porque esto puede influir en el momento del comienzo y del
final.
1.2.
Preparacin psicolgica
Realizar una presentacin en pblico es una experiencia que impone respeto a casi todas las
personas. Los profesionales ms experimentados no pueden evitar durante los primeros minutos
sentir un cierto nerviosismo, si bien la mayor parte de ellos interpretan esta sensacin como algo
positivo, pues precede al placer de hablar en pblico.
Si no est usted nervioso es que algo no va bien. La persona que se inicia ha de recorrer el
camino que va del nerviosismo y el temor, a una emocin y una excitacin positiva.
Tener en cuenta estas ideas puede ayudarle:
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1)
Conozca muy bien el tema del que va a hablar, y est profundamente convencido de lo
que va a defender.
2)
Prepare bien la presentacin. Seleccione y ordene las ideas, escriba un guin claro y
compruebe cuidadosamente el material.
3)
Prevea material de ms por si le sobra tiempo, y material no imprescindible que podr

retirar si le falta tiempo. Normalmente no tendr que hacerlo pero si lo prev estar
ms tranquilo.
4)
El da antes ensaye la presentacin una o dos veces, slo o con un amigo. No agobie a
su esposa-o. Puede ser de gran utilidad grabndose en vdeo durante su ensayo. Si
ensaya su presentacin delante de un pblico de experimentacin, se recomienda
determinar previamente criterios de evaluacin. Ejemplos de criterios son la gestin del
tiempo, el manejo de medios audiovisuales o el comportamiento no verbal.
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Tenga presente que ensayar demasiadas veces es perjudicial, pues produce un efecto
de sobre-entrenamiento. Llega un momento en que lo mejor que puede hacer es
olvidar la presentacin y tener confianza en que todo ir bien.
5)
Llegue a la sala un tiempo antes de empezar y compruebe que todo funciona

correctamente: rotuladores, retroproyector, vdeos, luces, etc. Si nada puede fallar
usted estar ms tranquilo.
6)
Recuerde que las pausas le parecen a usted mucho ms largas que al auditorio. El
pblico necesita tiempo para pensar. Hable despacio y vocalizando.
7)
Si olvida lo que iba a decir (se queda en blanco) haga una pausa con toda tranquilidad.
La idea vuelve normalmente en menos de 1 segundo. Recuerde que el pblico necesita
las pausas.
Los profesionales tambin se quedan en blanco, pero han aprendido a continuar
despus de la pausa como si nada hubiera pasado. Esto es algo muy normal.
8)
Observe como el nerviosismo se le pasa a los pocos minutos. Lo ms difcil es el

principio, y con un poco ms de prctica llegar a disfrutar de la situacin. Recuerde
que la mayora de los nervios no son visibles para el pblico.
Los profesionales de la comunicacin con la experiencia han logrado identificar estas
sensaciones con algo excitante y placentero, y algunos llegan a ser adictos a hablar en
pblico.
9)
Nadie se da cuenta de que le tiembla un poco la voz o las piernas al principio.

El pblico no puede ver estas cosas, igual que tampoco notan la sensacin de su
estmago. Por lo tanto ignore estas nimiedades y se le pasarn.
1O) Si se mueve por el escenario (anda y gesticula con naturalidad) se sentir cmodo con
ms rapidez. A veces despertar una sonrisa en el pblico y sonrer con l (no rer) es
suficiente para que desaparezca el nerviosismo.
11) No sea demasiado exigente consigo mismo. En casi cada presentacin falla algo u
ocurre algo improvisto. Procure tratarlo de forma relajada.
12) Haga un primer contacto con su pblico antes de empezar, hablando un poco con
algunos de los presentes.
Existe una tcnica de entrenamiento psicolgico que es muy utilizada en los deportes por los
atletas de lite, y que constituye una gran ayuda para el conferenciante. Su sencillez es tan grande
como su eficacia.
Consiste en relajarse tranquilamente en un silln e imaginar la presentacin tal y como esperamos
que se desarrolle.
Usted ha de pensar en las imgenes, sonidos y sensaciones, de la manera como desea que se
desarrolle. Esto significa que si imagina que se le cae la pizarra sobre la cabeza, debe borrar esa
imagen y seguir pensando en una presentacin exitosa.
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La prctica de este ejercicio reforzar en usted el pensamiento positivo y alejar en buena medida
el miedo y las inseguridades. Imagine como al final, su presentacin ha sido un xito y el pblico
aplaude satisfecho. Experimente la satisfaccin que desea sentir en la realidad.
Antes hemos comentado que no es recomendable ensayar la presentacin demasiadas veces
para evitar una bajada en el rendimiento debido al sobre-entrenamiento. Lo ideal es ensayar una o
dos veces, y luego reproducir la presentacin mentalmente alguna vez ms.
Los ensayos han de hacerse el da anterior, pues durante la noche el cerebro Ordena las ideas y
las prepara para ser utilizadas. Si lo hacemos el mismo da podemos crearnos confusin y
disminuir la agilidad de nuestros razonamientos.
Una vez acabe la etapa del ensayo, olvdese de la presentacin y tenga confianza.
1.3.
Tcnicas de recogida de informacin
Cuando empiece a recoger la informacin para su presentacin, se debe hacer dos preguntas:
En qu medida tengo que recoger informacin para mejorar y profundizar

mi conocimiento del tema? Para recoger literatura relevante, se puede
dirigir a bibliotecas, centros de documentacin de empresas, consultar
expertos, compaeros, amigos etc.
En qu medida tengo que recoger informacin relevante para la

presentacin? La informacin a recoger depende del carcter del auditorio y
de su objetivo.
Cuadro 5: Reflexiones acerca de la recogida de informacin.
Para obtener informacin relevante y valiosa sobre el tema de la presentacin existen

generalmente dos planteamientos:
~
Pensar de forma convergente o lgica

Cuando pensamos de esta forma slo aceptamos ideas que parecen lgicas, ideas que
caben dentro de un marco preestablecido. Esta forma de pensar hace que nos
impongamos restricciones, muchas veces inconscientemente.
Pensar de forma divergente o creativa

El principio fundamental de esta forma de pensar consiste en la generacin de muchas
ideas y posibles soluciones. Para ello es necesario:
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Tener una actitud positiva para poder cambiar un problema en un reto.
Evitar el juzgar directamente las ideas generadas.
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Una buena planificacin. Cuanto ms tiempo uno tiene para preparar una
presentacin, ms ideas uno puede generar. Pues, si ha activado su mente
para cierto tema, ella sigue trabajando en l, aunque a continuacin se dedique
a trabajar sobre otros temas.
Cuando quiera recoger informacin, sea crtico. Lmitese al principio al ndice, la introduccin y el
resumen. Utilice tambin el registro de palabras para buscar. Registre sus notas cuidadosamente,
por ejemplo, apunte la fuente de cada rea de informacin.
Por ltimo, no se limite a buscar en libros o revistas. Procure hablar con expertos, compaeros o
conocidos para recoger otras ideas y argumentos que puedan ser interesantes.
1.4.
Tcnicas de ordenacin de informacin
Para ordenar y estructurar la informacin recogida existen tres mtodos:
Mtodo inductivo.
Mtodo deductivo.
Aplicacin de principios de ordenacin.
Mtodo inductivo
El mtodo inductivo consiste en seguir los siguientes pasos:
Paso 1:
Anote todos los hechos, detalles, ejemplos, ancdotas e ideas que

conoce sobre el tema, y escriba una lista de conceptos clave.
Paso 2:
Ordene y priorice los conceptos clave.
Paso 3:
Quite informacin redundante y aada informacin que haga falta

para entender el mensaje.
Cuadro 6: Pasos del mtodo inductivo.
Mtodo deductivo
El mtodo deductivo parte de la suposicin que uno sabe exactamente lo que quiere tratar y
domina completamente el tema. Pasos a seguir segn este mtodo:
Paso 1:
Determine tema y objetivo.
Paso 2:
Defina las ideas principales de su exposicin. Frecuentemente

conviene definir las ideas en forma de preguntas.
Paso 3:
Ordene los temas de forma lgica para el auditorio.
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EADA ~1."\~
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...
Paso 4:
Formule los subtemas que surgen de las ideas principales.
Paso 5:
Ordene los subtemas.
Paso 6:
Quite informacin redundante y aada informacin que hace falta

para entender el mensaje.
Cuadro 7: Pasos del mtodo deductivo.
Aplicacin de principios de ordenacin

Existen tambin unos principios de ordenacin, como por ejemplo:
Estructura metodolgica:
Esta estructura se utiliza muchas veces para presentaciones cientficas. Consiste en
presentar el problema, el mtodo de investigacin aplicado, el desarrollo del
experimento o la investigacin, los resultados, su interpretacin y las conclusiones y
recomendaciones.
Estructura cronolgica:
Aplicar una estructura cronolgica significa que se utiliza el factor tiempo para organizar
la presentacin. Por ejemplo: la situacin histrica, la situacin actual y la deseada o
esperada situacin en el futuro.
Estructura geogrfica o espacial:

Se organiza la presentacin por criterios geogrficos, por ejemplo norte, sur, oeste y
este o Europa, EE.UU., Japn y el resto del mundo, o ciudad, provincia y pas etc.
Estructura consultiva:
La estructura consultiva parte de una descripcin de la situacin y sus eventuales
orgenes. Despus de la descripcin se trata el anlisis de la misma, las alternativas,
las consecuencias de cada alternativa y las recomendaciones finales.
Estructura causa-efecto:
Esta estructura parte tambin de una descripcin de la situacin actual, seguido por
una exposicin de las causas y las consecuencias. Se termina la presentacin con
conclusiones y recomendaciones.
Estructura pregunta-respuesta:
Empieza con una descripcin de la situacin actual, derivando en un nmero de
preguntas. A continuacin se contesta a las preguntas una por una, terminando con
conclusiones y recomendaciones.
Por ltimo, se debe estructurar la informacin siempre en funcin del anlisis del objetivo, del
auditorio y de la estrategia que quiere aplicar para realizar su objetivo. Por ejemplo, si presenta
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una investigacin delante de un cliente puede ser apropiado presentar primero las conclusiones y
a continuacin el mtodo de investigacin aplicado. Sin embargo, si el auditorio est formado por
colegas investigadores, probablemente conviene dedicar primero bastante tiempo a la explicacin
del mtodo de investigacin aplicado.
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2.
Introduccin
Una buena introduccin es primordial para el desarrollo eficaz del resto de su presentacin. El
objetivo de la apertura es facilitar el ambiente apropiado. Es muy importante aclarar al comienzo si
prefiere que los asistentes le hagan preguntas durante la presentacin o al final. Adems, una
presentacin sin introduccin puede provocar confusin, fastidio y falta de comprensin ante el
pblico.
Para la introduccin el presentador debera centrarse en los siguientes tres elementos claves:
Obtenga atencin.
Presente la estructura.
Provoque el inters del pblico.
Cuadro 8: Los 3 elementos clave de la introduccin.
2.1.
Obtenga atencin
El pblico acaba de entrar y todava est pensando en sus propios asuntos. Es necesario captar
su atencin nada ms empezar. Algunas maneras posibles de hacerlo son: hacer una pregunta,
una broma (cuidado!), empezar con una frase impactante, mostrar un objeto, lanzar una
afirmacin provocante, contar una ancdota o experiencia personal etc. Evite clichs,
observaciones obvias y disculpas.
2.2.
Presente la estructura
Es importante que explique el orden o la estructura de su presentacin. La estructura consta de los

puntos principales y el orden en que los va a tratar. Es el hilo conductor que facilita, a su pblico,
mantener la concentracin. Muchas veces conviene presentar la estructura a travs de una
transparencia. Explicar la estructura ayuda al auditorio a ordenar las ideas y facilita la
comprensin. Los puntos o ideas principales son los medios para alcanzar los objetivos y tienen
que justificar las conclusiones de su presentacin.
2.3.
Provoque el inters del pblico
Es importante relacionar los puntos con los intereses y necesidades del pblico, y lograr que
piensen: Esto es importante, esto nos afecta!
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El presentador tiene que darse cuenta que el pblico slo prestar atencin cuando sabe qu
beneficios o ventajas puede extraer de su presentacin.
Es recomendable mencionar las fuentes de informacin para que el pblico pueda comprobarlos.
Limite el nmero de ideas, porque cuntas ms ideas menciona usted, ms posibilidad existe que
haya alguna que sea menos fuerte.
2.4.
Otras consideraciones
Presentacin del orador.
Tiempo .
Preguntas .
El objetivo .
Informacin previa .
Documentacin .
Agradecimiento .
Presentacin del orador

Cuando el pblico no le conoce, conviene presentarse brevemente. Explique por qu est aqu, su
relacin con el tema a introducir y eventualmente su profesin, puesto o experiencia. En caso de
que le hayan invitado (por ejemplo para asistir a una mesa redonda) le presentar el moderador.
El objetivo
Como ya se ha dicho anteriormente, el objetivo de su presentacin no es lo mismo que el tema
que quiere tratar. En caso de que quiera hacer una presentacin persuasiva, conviene no
mencionar el objetivo demasiado explcito. Por ejemplo: Quiero informarles sobre las
posibilidades y ventajas de comidas vegetarianas antes de quiero persuadirles de convertirse en
vegetarianos.
Tiempo
Explique a su pblico cunto tiempo va a durar su presentacin, y en caso de que la presentacin
sea larga, cuando har un descanso. Tenga en cuenta que puede haber participantes que tienen
que coger el tren o el autobs, con lo cual les sirve saber cundo termina.
Preguntas
Es importante indicar si prefiere que los asistentes mantengan sus preguntas para el turno de
preguntas o si les permite hacer preguntas durante su exposicin. Es ms fcil mantener el control
de su presentacin cuando trata las preguntas despus de su exposicin. Permitir a los asistentes
interrumpirle, requiere que domine bien el tema y el tiempo.
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Informacin previa
Existe la posibilidad de que tenga que hacer una presentacin sobre un tema que est
considerado tcnico o especialista en vista del conocimiento de su auditorio. En este caso,
conviene explicar previamente los trminos tcnicos cuya comprensin es imprescindible para
seguir la presentacin.
Documentacin
Segn el tema a tratar y el objetivo a alcanzar, a veces conviene indicar si el pblico tiene que
tomar notas de su presentacin o si ha preparado copias de las transparencias. Dejar al pblico
tomar notas tiene como ventaja que no perder fcilmente la concentracin. Un posible
inconveniente es que tendr que mirar a cabezas inclinadas.
Agradecimiento
Antes de empezar su presentacin no olvide saludar al pblico y agradecerle su asistencia.
3.
Desarrollo
3.1.
Conexin de los puntos principales
Esta es la parte ms amplia de la presentacin, y a ella vamos a dedicarle la mayor parte del
tiempo. El presentador elabora los puntos principales mencionados durante la introduccin,
acentuando las palabras clave. Es primordial relacionar las ideas principales entre s, para dar la
imagen de una presentacin lgica y coherente. Se puede hacer por medio de frases breves, que
resumen la idea que acaba de ser presentada e introducen la siguiente.
Ejemplos:
Idea
Frase de transicin
1) Anlisis del mercado en Asia.
Hemos visto las tendencias en los pases

asiticos y ahora analizamos la situacin en
Europa, donde ...
2) Anlisis del mercado en Europa.
Despus de los resultados en el mercado X,

me gustara comentarles el xito que hemos
tenido en ...
Cuadro 9: Ejemplos de conexin de los puntos principales.
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......
~~~;--------------------------------------------------------~~~~~~~~~
3.2.
Pautas para persuadir
En su Ars Retrica, Aristteles explica que para ser convincente uno necesita:
Lagos, una argumentacin slida.
Ethos, tener autoridad.
Pathos, crear emociones en el pblico.
Conforme a Aristteles, podemos destacar varias pautas y sugerencias que le ayudarn a ser ms
convincente:
Presente sus argumentos en un orden lgico

Es primordial presentar sus argumentos e ideas en un orden lgico, para facilitar al auditorio seguir
su discurso. Podemos distinguir entre el orden deductivo y el orden inductivo, que son los mtodos
ms frecuentemente utilizados. El orden inductivo comienza con unas afirmaciones especficas
que forman los argumentos para sostener mejor su opinin. El orden deductivo comienza con el
desarrollo de una afirmacin general, despus de lo cual el presentador introduce argumentos
para sostenerla.
Presente un nmero limitado de argumentos fuertes

Muchos presentadores dan por hecho que ms argumentos conducen a un mayor impacto. Sin
embargo, frecuentemente la tendencia a ser exhaustivo perjudica la eficacia de la presentacin. Es
porque cuanto ms argumentos uno presenta, ms posibilidad existe de que hayan algunos
dbiles. Los argumentos dbiles facilitan a los oponentes del orador la posibilidad de atacar su
discurso.
Presente argumentos que conectan con el pblico

Procure que los argumentos coincidan con los intereses del pblico, para que tengan el efecto
deseado. Por eso, es importante informarse previamente sobre las caractersticas del auditorio.
Por ejemplo, si intenta persuadir a su pblico de dejar de fumar con el argumento que cuesta
mucho dinero, probablemente este argumento no tendr efecto si los asistentes ganan mucho
dinero. Generalmente conviene pensar en argumentos que apelen a sentimientos y necesidades
como seguridad, confianza, estima, salud y la necesidad de formar parte de algo.
No haga suposiciones equivocadas

Verifique previamente cmo piensa su pblico sobre sus puntos de vista. Si lanza su punto de
vista teniendo el convencimiento de que el pblico est de acuerdo con usted cuando ste no es el
caso, provocar rechazo.
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Utilice argumentos que se puedan verificar

Los argumentos que no se pueden comprobar estn considerados frecuentemente como dbiles.
Especifique sus argumentos con fechas, fuentes y datos exactos.
Anticipe objeciones
Es recomendable anticipar los contra argumentos de su pblico. Intente convertir las desventajas
en ventajas.
Muestre ventajas
No se limite a exponer caractersticas tcnicas, sobre todo cuando el pblico no tiene el mismo
conocimiento tcnico que usted. Es recomendable convertirlas en beneficios o ventajas para su
audiencia. Piense siempre en la pregunta Cmo ayuda este punto o aspecto a resolver el
problema que tiene mi pblico, a satisfacer sus necesidades etc.?
Muestre pericia y seriedad

Es ms fcil convencer a su auditorio cuando transmite una imagen de penc1a y seriedad.
Verifique su informacin y expngala de forma sincera, lo que har que le consideren creble.
Es casi imprescindible enriquecer el desarrollo de su mensaje con elementos audiovisuales,

algunos ejemplos o ancdotas, metforas bien diseadas o demostraciones con objetos. Es
primordial que los ejemplos y ancdotas conecten adecuadamente con los intereses y el perfil de
los asistentes. Cuando hable delante de un pblico de autnomos, conviene ms dar ejemplos de
PYMES que hablar nicamente de sus experiencias en empresas multinacionales.
4.
Cierre
Cuando usted cierra su presentacin debe:
1)
Resumir lo que ha dicho.
2)
Extraer las conclusiones
3)
Incitar a la accin.
Cuadro 1O: Los 3 elementos claves del cierre.
Tanto la manera de cerrar, como la de empezar, son de gran importancia.
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~~~--------------------------------------------------------~~~~~~~~~
Una buena manera de terminar es volviendo a alguna idea que se ha mencionado al inicio de la
presentacin (por ejemplo volviendo a una pregunta hecha en la apertura). De este modo, se logra
dar un aspecto de gran coherencia al conjunto. Por ejemplo: Recordis la historia de la
telefonista que he explicado al empezar? Si hubiera seguido un programa de formacin como el
que he expuesto cul habra sido su comportamiento? Otra manera de terminar una presentacin
es contar una ancdota que est fuertemente relacionada con la idea principal del discurso.
Si el presentador quiere provocar una discusin o que se hagan preguntas despus de su
discurso, puede lanzar unas afirmaciones provocativas, por ejemplo pronsticos futuros que
llamen la atencin.
Es necesario mostrar con claridad cundo termina la presentacin. Una buena manera de hacerlo
es agradeciendo al pblico su asistencia y luego quedando en silencio. Por ejemplo: Si no hay
ninguna pregunta ms, damos el acto por terminado. Gracias por haber venido. Esta frase,
mirando al pblico y sin decir ni una palabra ms, es la seal que espera el auditorio para iniciar
los aplausos.
Hay que evitar de terminar disculpndose, por ejemplo por haber llegado tarde o no haber podido
exponer todo en la medida que uno quisiera. Tambin se debe procurar no recoger los materiales
antes del cierre de la exposicin.
5.
La comunicacin en la presentacin
La percepcin del pblico y el impacto de los mensajes dependen tanto de cmo comuniquemos
que de qu comuniquemos. Durante una presentacin en pblico, si est usted inicindose, la
mejor manera de estar y de moverse es la que usted tiene habitualmente. Muvase por lo tanto de
acuerdo con su propio estilo. Si al principio intenta corregir algn mal hbito (jugar con el rotulador,
tics verbales, etc.) no atender al mensaje que quiere transmitir y perder la naturalidad.
La mejor manera de mejorar las formas es filmarse en vdeo y luego trabajar con la grabacin.
Cada una de las cosas que quiera mejorar ensyela hasta que sea un hbito y lo haga sin pensar
en ello. Si ms adelante durante una presentacin vuelve a aparecer el hbito que quera cambiar,
usted se dar cuenta, y sobre la marcha podr evitarlo sin distraerse demasiado. Cuando termine
la presentacin vuelva a ensayar la nueva forma hasta que se automatice.
Una regla de oro es que se debe siempre mostrar motivacin y entusiasmo.
5.1.
Comunicacin verbal
Cuando usted formula sus frases y palabras, es recomendable pensar en las siguientes pautas:
Utilice un lenguaje adecuado al perfil de su pblico.
Utilice frases breves.
51454
EADA {(fi~
---------------------------------------------------------------------------"~~
Evite frases hechas y muletillas ( eh, no?, por tanto, etc.).
Repita los mensajes ms importantes en otras palabras.
Vare su lenguaje.
Utilice ejemplos y metforas.
Adapte sus palabras a su pblico.
Hable con fluidez.
Hable personalmente: utilice un estilo personal (yo, t, nosotros, usted, etc.).

Cuadro 11: Pautas para la comunicacin verbal.
5.2.
Comunicacin no verbal
Cuando usted realiza una presentacin, est comunicando a travs de palabras (verbalmente y
por escrito). Pero tambin utiliza usted la comunicacin no verbal. La comunicacin no verbal es
toda la comunicacin que no se realiza a travs de palabras. Existen dos tipos de comunicacin no
verbal:
a)
Paralenguaje. Se refiere a cmo nos expresamos cuando hablamos: tono de voz,

ritmo, volumen, entonacin, pausas, articulacin.
b)
Gestos o lenguaje corporal. Se refiere a lo que comunicamos sin palabras y sin

sonido: gestos, postura, mirada, imagen personal, movimiento.
Paralenguaje
La voz es uno de los medios ms importantes para convencer y entretener a su
pblico. Unas pautas:
Articulacin:
Pronuncie de tal forma que el pblico le oiga bien.
Entonacin:
Vare el tono para mantener la atencin y para subrayar algo importante.
Ritmo:
Hable despacio y haga cambios de ritmo.
Volumen:
Siga hablando con fuerza durante toda la presentacin. No afloje al final.
Pausas:
Utilcelas durante la presentacin. Las pautas sirven como momentos de

descanso, en que el pblico puede tomar notas o reflexionar sobre lo dicho.
cru
51454
.f...-~~ EADA
Presentaciones en Pu'blico
~\~,~-----------------------------------------------------------~~~~~~~~
~~~
A usted las pausas le permiten estructurar su pensamiento.
Cuadro 12: Pautas para el paralenguaje.
Lenguaje corporal
Utilizacin de la mirada:
En auditorios de tamao pequeo utilice la tcnica del faro. Consiste en ir mirando a

todos los asistentes uno por uno de un lado al otro de la sala. Si mantiene la mirada
individual durante un breve lapso de tiempo, lograr que todas las personas tengan la
sensacin de que se diriga a ellas personalmente.
Cuando se hace una presentacin siempre hay entre el pblico algunas caras que
atraen ms nuestra mirada que otras. i Evite hablar para una persona! La tendencia a
hacerlo es normal, pero cuando se d cuenta, contine avanzando con la mirada y
dirjase poco a poco a todos los espectadores.
Movimiento del cuerpo:
Cada persona se mueve con su propio estilo, por lo tanto, desarrolle y mejore el suyo
sin tratar de imitar a nadie. El movimiento del cuerpo debe acompaar a las palabras
de manera natural, como usted lo hace en conversaciones normales. Recuerde que su
cuerpo comunica tanto o ms que sus palabras, por lo que es muy importante no
descuidar esta parte del entrenamiento.
La manera de dominar>> auditorios de tamao no muy grande es acercndose al
pblico y andando con naturalidad por el espacio de que disponga. Si le parece
adecuado puede incluso coger un micrfono y andar entre la gente. Sin embargo,
procure no pisar el territorio personal de cada asistente del pblico. Si usted se
mueve naturalmente, lograr ms fcilmente relajarse.
Si tiene que sealar a alguien no lo haga con el dedo, pues produce una sensacin
desagradable en la persona. Utilice mejor la mano entera, con la palma hacia arriba
extendindola como para ver si llueve.
Su lenguaje no verbal comunica muchas cosas, de igual manera que lo hace el del
pblico. Observe a las personas que le escuchan y tendr informacin muy valiosa
para realizar su presentacin. Se aburren, no entienden, estn entusiasmados, etc.?
Gestos:
Utilcelos para reforzar su mensaje y dinamizar su presentacin. Procure no exagerar y

evitar movimientos repetitivos.
Postura:
Mantenga la espalda bien recta y asegrese de mirar siempre hacia el auditorio. Si

suele poner las manos en los bolsillos, asegrese no tener nada en ellas que haga
ruido al tocarlo (por ejemplo monedas sueltas, o un paquete de pauelos).
51454
EADA .f..-:.;~
---------------------------------------------------------------------------~~~~
"'"
Imagen personal:
Lleve ropa con la que usted se sienta cmodo. No es necesario llevar la misma ropa
que su pblico, sino que su vestido corresponda a las expectativas del auditorio. Evite
ropa que distraiga la atencin (sea ms bien conservador), igual que joyas que
tintinean.
Uso de medios y materiales audiovisuales
6.
Para que un mensaje tenga el mximo de efectividad es necesario que sea transmitido de manera
auditiva (sonidos), visual (imgenes) y cinestsica (sensaciones).
Los medios son herramientas muy importantes en una presentacin. La mayor parte de ellos
sirven para hacer visual el mensaje y amplificar las emociones que se despiertan en el auditorio. El
uso apropiado de los medios audiovisuales tiene unas ventajas muy importantes:
Hace que la presentacin tenga ms claridad. Se sabe que ms del 75% de la gente se
orienta mejor a travs de imgenes que a travs de palabras.
Ayuda al auditorio a seguir el hilo conductor de la presentacin.
Da variacin a la presentacin, con lo cual fomenta que el pblico mantenga la atencin

y el inters.
Ayuda al pblico a recordar durante ms tiempo el contenido de la presentacin.
Fortalece el impacto del mensaje y la capacidad de persuasin del presentador.
Sirve de guin al presentador.
Cuanto ms complejos son los medios, mayor es el riesgo de que fallen. Es imprescindible
probarlos antes de empezar y conocer su funcionamiento a la perfeccin.
Algunas veces ocurre que mientras el conferenciante prepara las cosas, llegan temprano personas
del pblico y se ofrecen a ayudar. Djeles hacer alguna cosa y agradzcales su ofrecimiento.
Estas personas son las que ms atentas estarn, y las que harn las primeras preguntas.
6.1.
Pizarra
Las pizarras que mayores posibilidades ofrecen son las blancas donde se escribe con rotulador y
puede proyectarse una transparencia. Cuanto ms grandes sean mejor. Existen pizarras mviles
que descubren otras que estn detrs, pero no es frecuente encontrarlas.
iMH
51454
!..-1;"\\ EADA
~\~~~-------------------------------------------------------------------~~~~
~~~
El uso de la pizarra es ms complejo que el del retroproyector, por lo que requiere practicar
ampliamente.
Puede ocurrirle este tipo de cosas:
1)
El rotulador no escribe, y no hay ms. Haberlo probado antes! Preocpese de tener

varios rotuladores que escriban (negro, rojo, verde y azul).
2)
No lo puede creer! Hace un momento escriba y ahora no. Lo que le ha ocurrido es

que mientras hablaba lo ha tenido destapado un rato y la punta se ha secado. Tngalo
destapado slo cuando est escribiendo. Los gastados tirarlos.
3)
La pizarra est esplndida, toda llena de ideas importantes, pero ahora no sabe
dnde proyectar la transparencia. Si combina el RP con la pizarra debe dejar un
espacio limpio para proyectar, o tendr que borrar algo. Al principio aydese con unas
marcas en la pizarra que le indiquen cual es ese espacio.
4)
Quiere apagar una luz y no sabe cul de los 18 interruptores es el bueno. Cuanta
ms calidad tiene la sala mayor es el folln de interruptores. Antes de empezar
prevalo o se ver conectando cortinas, pantallas, vdeos y todo tipo de luces antes de
encontrar la que quera.
5)
Los que se sientan detrs no ven nada. El tamao de la letra debe permitir a los de
la ltima fila entender el texto, pero no ha de ser tan grande que no quepa todo lo que
quiere poner. La letra grande es tambin ms lenta de escribir.
6)
Va no tiene sitio y est en la mitad de la presentacin. El uso de la pizarra requiere

un cierto orden y secuencia. Como es difcil de improvisar, la mejor manera de trabajar
es tener una estructura ya definida de cmo queremos que quede la pizarra. Si el
auditorio va a ir aportando ideas las tenemos que colocar en el sitio de la pizarra
predefinido, para que el aspecto final sea el decidido previamente. Con un esquema
bsico y unas dosis de flexibilidad la pizarra se convierte en el medio donde ms se
disfruta.
7)
Un asistente acaba de aportar una idea que no entra dentro del esquema que
usted quera hacer. Si usted necesita la participacin de los asistentes anote todo lo
que le digan. Si algo no encaja con el esquema que quiere desarrollar, antelo en un
sitio aparte, pero tenga en cuenta que toda aportacin que no escriba en la pizarra es
una descalificacin a un participante, y esto no favorece la participacin. Si una idea la
dicen por segunda vez, bsquela y ponga un signo a su lado. Si es importante
destquela. Cuando comente las aportaciones recogidas jams tache con el rotulador
ninguna por no apropiada. Resalte las buenas y desarrllelas en un sitio aparte.
8)
Est escribiendo y no sabe si es desarrollar o desarroyar. A muchas personas

les ocurre que dudan de la ortografa de algunas palabras cuando escriben en la
pizarra, pero esto no les ocurre al escribir en papel. En cualquier caso sepa que es
habitual, no se preocupe, y llegado el caso abrevie: desarr.. Cuando termine la
presentacin escriba la palabra en un papel, comprobar que s saba escribirla, y
luego escrbala en la pizarra tantas veces como le sea necesario para fijarla.
51454
EADA((fi~
---------------------------------------------------------------------------~;~
9)
Su letra no se entiende, escribe muy despacio, se va para abajo, etc. En estos

casos el mejor consejo es: Practique mucho; llene cientos de pizarras.
1O) No deje notas en la pizarra si no hace falta. Demasiadas notas distraen la atencin
del pblico.
11) Cuando quiera borrar una parte de la pizarra hgalo siempre en bloques enteros.
No deje nunca trozos de frases.
6.2.
Pizarra de papel
Es una pizarra parecida a un caballete de pintor, con un gran bloque de hojas de papel. Una
presentacin puede apoyarse en hojas ya diseadas tal y como lo hacamos con las
transparencias, aunque tienen el inconveniente de estropearse y tener mayor peso.
Se utiliza tambin en sesiones interactivas para anotar ideas que no queremos que se pierdan. A
veces puede ser interesante ir sacando las hojas y pegndolas en la pared con blue-tack o cinta
adhesiva, para tenerlas todas a la vista.
Hay varias ideas que le ayudarn a dominar la pizarra de papel (y que sta no le domine a usted):
- 2[]
1)
Asegrese de que hay papel suficiente, rotuladores de diferentes colores y que las
patas estn bien estables.
2)
Si quiere preparar las hojas antes de la presentacin:
51454
Escriba primero con lpiz para distribuir bien la escritura. Luego con rotulador.
Puede dejar cosas con lpiz para ir rotulando a medida que avanza en su
presentacin.
Si anota palabras en lpiz, slo las podr ver usted, y le servirn de guin.
Ponga lengetas que sobresalgan en las hojas que deba encontrar con
rapidez.
Es muy habitual escribir con letra demasiado pequea. Cuidado!
Si escribe durante la presentacin, calcule bien el espacio o le quedar una

palabra a medias.
Cuando pase a hablar de otra cosa quite la hoja escrita. No tenga competencia
visual.
Su postura es siempre mirando al auditorio. No se quede de espaldas mirando

al papel.
.f,....;~ EADA
~~~~---------------------------------------------------------~~~~~~~~~
~~~
6.3.
Medios
Ordenador
Existen en el mercado diversos programas tales como por ejemplo Powerpoint, Prezi, Key notes
etc. nos da muchas posibilidades de diseo, colores, tipos de letras, etc
Vdeo
Un vdeo tiene mucho impacto, con lo cual hay que planificar bien su uso. Evite comentar el vdeo
cuando est en marcha, porque es prcticamente imposible sincronizar sus palabras con el audio.
Si usted interrumpe el vdeo para explicar algo, anncielo con antelacin para que el auditorio no
se moleste.
Micrfono
El micrfono facilita la escucha ante grandes auditorios. Asegrese de que est conectado y
regulado en altura y volumen, y compruebe su funcionamiento.
Objetos
Mostrar un objeto sencillo al pblico puede ayudar en su presentacin porque muchas veces un
tema abstracto se entiende mejor cuando est traducido en un objeto concreto. Es mejor no dejar
correr de mano en mano el objeto durante su presentacin, porque esto distrae la atencin del
pblico. Si lo hace, procure interrumpir su presentacin hasta que todos hayan visto el objeto.
Reglas de oro:
Existen muchas, si bien recuerde que lo importante es lo que usted pretende lograr con la
transparencia. Si no olvida cual es su objetivo no tendr que ceirse necesariamente a estas
reglas.
1)
Exprese pocas ideas en una misma transparencia
Si tiene demasiadas ideas reprtalas en dos o ms, pero no canse con decenas de
transparencias al auditorio. Puede ser adecuado entregar una documentacin aparte
con una informacin ms amplia, y hacer referencias a ella durante la presentacin.
2)
Escriba pocas lneas y pocas palabras
Deben ser ledas con facilidad. Su aspecto es mejor que sea ligero que no pesado y
denso. Regla de tres: utilice como mximo en una slo transparencia 6 lneas de seis
palabras cada una. Reparta la informacin sobre toda la superficie, que no se caiga
hacia un lado (salvo que est comparando dos cosas y quiera comunicar sus
diferencias).
3)
Convierta texto
Procure convertir texto en esquemas, tablas, diagramas, dibujos, o cualquier imagen

grfica. Expresar lo mismo que las palabras y con mayor eficacia. Procure que las
51454
[~li
EADA ~~~
---------------------------------------------------------------------------~~A~
~.~
imgenes sean sencillas y fciles de recordar en la medida de lo posible. Ponga un

ttulo en cada imagen.
4)
Resalte lo ms importante.
Piense en color, tamao y tipo de letra, un trazo de rotulador que rompa la simetra,
flechas, etc.
5)
Contenido simblico.
Tenga en cuenta el contenido simblico de las formas y de los colores. Si habla de un
peligro o amenaza rsaltelo con un trazo rojo anguloso, si es un 4x4 muy resistente las
letras han de ser recias, pero si vende leche baja en caloras la imagen ha de ser
ligera.
Evite el uso de colores rojo y verde simultneamente porque una proporc1on
significativa de la gente tiene dificultad en distinguirlos. Escriba texto que forme un
conjunto en un slo color. Evite el uso de colores muy claros.
Las transparencias pueden escribirse a mano con rotuladores especiales, pero lo ms
prctico y presentable es componerlas en un ordenador con cualquiera de los
programas que existen en el mercado.
La impresin sobre el acetato puede hacerse directamente en color o en blanco y negro
con una impresora de chorro de tinta, manteniendo luego la transparencia protegida en
una funda transparente. Otra posibilidad es imprimir sobre papel, y mediante una
fotocopiadora que lo permita pasar la imagen al acetato.
Legibilidad de las letras, nmeros, figuras y diagramas
6)
El tamao de las letras y los nmeros ha de ser el suficiente para que pueda leerse
desde la ltima fila. Tenga en cuenta la distancia a la que estar el retroproyector de la
pantalla, pues cuanto ms cerca est, ms pequea se ver la imagen. Utilice
minsculas porque facilitan la legibilidad.
7)
Estilo estndar
Utilice, en la medida de lo posible, el mismo estndar para disear los materiales que
quiere utilizar. Respete el estilo estndar de su organizacin (la imagen corporativa).
7.
Asistentes difciles
1)
El que interrumpe
Suele ser una persona insegura que se comporta con agresividad. Mantenga con l un
comportamiento diplomtico, no se enfade. Espere a que se equivoque y entonces
pregunte al grupo.
51454
.f,..W, EADA
~~~~-----------------------------------------------------------~~~~~~~~
~.~
2)
El que no calla y lo sabe todo

Puede ser una persona que sabe mucho del tema y quiere demostrarlo. No calla.
3)
Con elegancia, acrquese a l, incluso ponga la mano en su mesa o tquele el

brazo.
Frnele con una pregunta difcil.
Haga participar a los dems. Venga, vamos a dejar hablar a los dems>>.
El que se queja
Una persona que se siente tratada injustamente, o est irritada por naturaleza. Es una
situacin delicada porque su agresividad puede volcarse contra usted y convertirle en
cabeza de turco. Infrmese sobre lo que ocurre. Si no tiene solucin positivice la
situacin. Si el problema se lo crea ella misma, utilice la presin del grupo.
4)
Los que cuchichean

Se aclaran dudas unos a otros. Se han sentado al lado de un amigo y hablan de las
vacaciones. Se aburren.
Mreles y acrquese a ellos.
Pdales su opinin o hgales una pregunta fcil.
Una manera elegante de atraer a estas personas es mencionarlas mientras se habla:

Ayer recordaba una frase del Sr. Ramrez, nuestro director general>>. Diciendo
esto es muy probable que este seor deje de distraerse y atienda a la
presentacin.
5)
El que se equivoca
Es una persona no muy lcida, simplemente se equivoca o bien se est haciendo el
tonto. Inicialmente proteja el amor propio de esta persona. Conteste algo del tipo: No
me he debido explicar bien. Lo que he querido decir es ... . Si hace un descanso en su
presentacin es bueno que sea fuera de la sala y con un pequeo refrigerio. De este
modo el pblico se mueve un poco, come alguna cosa y su atencin aumenta en la
segunda parte. No utilice el descanso para hablar con la persona que le parezca ms
agradable, sino con quien le ha causado molestias o se comporta de manera extraa.
Busque a las personas conflictivas o que parezcan insatisfechas y averige qu les
ocurre. Tmese un caf con ellos y ver como en la sala su comportamiento mejorar.
51454
r:?~
, 'EADA ((1f'"\~
------------------------------------~J;~
8.
Turno de preguntas
Este es el momento en que el pblico puede participar, y por lo tanto es de vital importancia. Hay
varias ideas importantes que usted debe considerar para tener xito:
1)
Deje tiempo para las preguntas, no lo consuma usted terminando su presentacin.
2)
Reparta este tiempo entre varios asistentes. Nadie ha de monopolizar el turno de

preguntas. No se extienda demasiado y deje tiempo para otras preguntas.
3)
Invite a hacer las preguntas que deseen, y acto seguido permanezca callado, mire al
pblico y espere. A veces nadie se atreve a hacer la primera pregunta y hay que
esperar, pero la segunda y las dems vienen por s solas. Para romper el hielo puede
hacer una pregunta al pblico, o previamente susurrar una pregunta a un conocido
entre el pblico.
4)
Utilice su autoridad para ordenar los turnos. Hgalo bien y con justicia: quien antes lo
solicita es quien antes habla. No deje hablar a nadie si no tiene el turno.
5)
Informe que las preguntas no han de ser casos particulares, sino preguntas generales
que puedan interesar a todos. Si es necesario deje algo para contestar despus de la
conferencia.
6)
No se tome las preguntas como ataques. Lo normal es que el pblico pregunte por que
est interesado. Nadie est contra usted. Es mal sntoma que nadie haga ninguna
pregunta, porque significara que algo va mal.
7)
Agradezca las preguntas y haga lo necesario para que el pblico pueda participar sin
miedo. Respuestas de este tipo no invitan a participar: S, esto ya lo he explicado
perfectamente antes. Usted no deba estar muy atento. Aunque la persona pregunte
algo ya explicado, sea elegante y diga: S antes he comentado alguna cosa sobre
esto. Es una idea muy importante y vale la pena volver sobre ella. Resuma muy
brevemente la idea y pase a otra pregunta. Trate la persona que hace la pregunta
siempre con respeto. No se deje llevar por sus emociones.
8)
Avise con antelacin cuando el tiempo para hacer preguntas casi se ha agotado.
9)
Intente anticipar a las preguntas durante la fase de la preparacin de su presentacin y

prepare respuestas.
1O) Repita la pregunta en voz alta para asegurar que todos la hayan odo.
.f,...~~ EAD A
~\~~~-------------------------------------------------------------------~~~~
~~~
Tipos de preguntas
1)
Pregunta clara y normal

Se contesta con la misma claridad y normalidad con la que ha sido preguntado. No se
extienda innecesariamente. Su presentacin ya ha terminado y est robando tiempo a
otras preguntas.
2)
Pregunta confusa
Puede ocurrir que la pregunta efectivamente no se entienda. Pregunte:
Qu es exactamente lo que quiere decir?
Me puede hacer la pregunta con otras palabras?
Los dems habis entendido lo que quera decir?
Proteja el amor propio de la persona que no acierta a expresarse. Una vez que est
clara la pregunta diga algo del tipo: Esto es algo que yo no haba mencionado y es
bueno que lo pregunte aqu. Diciendo esto lo reforzar.
Si la persona no se explica o usted no consigue entender, no paralice el turno de
preguntas. Conteste cualquier cosa y pase rpidamente a otra pregunta.
3)
Pregunta que se responde a s misma

Hay una persona que aprovecha su presentacin para demostrar que sabe mucho.
Si alguien ha de demostrar que sabe mucho es usted mismo. Diga algo del tipo: S,
esa idea es muy interesante>> estoy de acuerdo con usted>>, e inmediatamente pase a
otra pregunta, mire a la nueva persona y muvase hacia ella (aljese del listo).
4)
Pregunta del tipo esto no es as

Si alguien le lleva la contraria recuerde que el turno de preguntas no es el lugar para
convencerle.
Este tipo de preguntas puede expresar una objecin. Si es el caso, siempre hay que
darse cuenta que esta situacin le da dos ventajas:
Si la pregunta se basa en un razonamiento, sta le muestra que la persona

est prestndole atencin. Contstele con la misma atencin.
Le ofrece la posibilidad de satisfacer especialmente las necesidades de la

persona que le hace la pregunta.
Es importante que usted mantenga el control sobre s mismo y que usted suavice la
objecin por medio de reconocer la preocupacin>> de la persona que le hace la
pregunta.
Pdale algo ms de informacin: Pngame un ejemplo en que esto no es as>>. Esto
en qu casos ocurre?>>. En muchas ocasiones podr desmontarle el razonamiento a
51454
L~ILI
EADA '-'~~
~~~~~-----------------------------------------------------------------~~;
,.,.,
base de hacerle preguntas, pero casi nunca vale la pena hacerlo. Si Usted tiene razn
y quiere dejarlo bien claro, dirjase al resto del pblico y pngalo a su favor: Los
dems que pensis? Procure que sea el grupo el que corrija, y no usted mismo. No
humille a nadie y pase a otra pregunta con rapidez.
Dese cuenta rpidamente cuando empiece a discutir de creencias o de valores. Hablar
de estos conceptos no conduce a nada, y la discusin se va a eternizar. Pase con
decisin a otra pregunta.
5)
Pregunta para ponerle a prueba

Si durante la presentacin ha dicho alguna cosa que no sea cierta, y alguien del pblico
lo sabe, usted tiene la soga al cuello. Diga siempre la verdad, sin exagerar demasiado,
y har sus presentaciones ms tranquilo.
Decir la verdad, por supuesto, no implica mostrar sus puntos dbiles (o los de su
producto). Hable de sus puntos fuertes y calle respecto a lo que no le favorezca.
Usted ha de estar muy bien preparado, pero no tiene la obligacin de saberlo todo. Si
hay alguna pregunta que no pueda contestar, tiene todo el derecho de decir: Esta
informacin no la tengo aqu ahora (no la recuerdo, no la conozco, etc.), pero puedo
averiguarlo. Hablemos luego a la salida.
6)
Pregunta fuera del tema

No conteste nada que se salga del tema, especialmente si no es experto en ese
campo.
Esta pregunta no es exactamente el tema de mi presentacin. Si le parece le
puedo dar ms informacin cuando terminemos.
Tipos de respuestas
1)
Respuesta directa
Si la pregunta es cerrada y no quiere dedicarle tiempo, conteste simplemente S o NO,
y no se alargue.
2)
Respuesta ampliada
Conteste con toda normalidad la pregunta, dando todas las explicaciones necesarias.
No est obligado a dar su opinin sobre cualquier cosa. Si no tiene la idea muy clara es
mejor limitarse a comentar los pros y los contras, y no dar una opinin nica en la
respuesta. Siempre le queda el recurso de decir: esto depende mucho de la situacin
concreta, y es mejor no generalizar.
3)
Pasar la pelota
Psele la pregunta a otra persona. Gracias por la pregunta. Usted qu opina?, y
seale a una tercera persona. Esto se utiliza para hacer participar a muchas personas y
L2il
51454
Jf,..."'"\ EADA
~~~--------------------------------------------------------------------------............
crear un coloquio. Puede utilizarlo tambin para ganar tiempo y poder pensar la
respuesta, o bien para contestar despus de saber qu opinan ellos.
4)
Devolver la pregunta
Cuando la pregunta es en realidad una afirmacin, pdale que la responda l mismo.
S. Usted qu opina? Si parece que la persona que pregunta busca el
enfrentamiento podr evitarlo con ms facilidad si da l primero su opinin. No abuse
de esta tcnica.
5)
Retrasar la respuesta
Cuando el tema se va a tocar ms adelante, retrsela y conteste la pregunta en su
momento. Quienes no conocen bien el tema del que hablan lo utilizan a veces para
escapar de la pregunta y retrasarla. Es mejor dominar perfectamente el tema y no
tener que hacer estos malabarismos.
6)
Mantenerla
Se utiliza para hacer participar a ms personas y no dejar a una sola monopolizar el
tiempo de preguntas. Alguien ms ha tenido el mismo problema?
9.
Resumen
Existen unas reglas generales que tiene que respetar el presentador cuando prepare y elabore su
presentacin, a saber:
1.
Conozca a su pblico.
2.
Procure que su mensaje sea comprensible.
3.
Muestre el hilo conductor de su presentacin, por hacer resmenes, indicar cambios de

tema y repetir lo dicho.
4.
Limtese el tiempo de exposicin.
5.
Utilice medios visuales y auditivos.
Varias investigaciones psicolgicas han dado los siguientes resultados acerca de estmulos:
Estmulo intenso: recibe ms atencin una afirmacin provocante que unas palabras
hechas de bienvenida.
Estmulo familiar: utilice ejemplos del entorno de su pblico.
51454
EADA ,f.,.....:~
---------------------------------------------------------------------------~\~-~
~~'1J;
Estmulo ordenado: se mantiene ms fcilmente la atencin cuando una presentacin

tiene una buena estructura.
Estmulo de altura: se mantiene mejor la atencin cuando est de pie y cuando utiliza
gestos grandes.
Estmulo de movimiento: gestos y movimientos ayudan a mantener la atencin.
Resumiendo, podemos decir que una presentacin exitosa cumple los

siguientes requisitos:
1.
Objetivos de la presentacin bien definidos previamente.
2.
Presentacin de temas enfocados a las caractersticas y el

entorno del pblico.
3.
Orden, secuencia y estructura lgica.
4.
Presentacin de forma dinmica, facilitando la participacin del

auditorio y con uso eficaz de los medios audiovisuales.
5.
Presentacin de forma creativa e innovadora, utilizando

tcnicas e ideas nuevas.
6.
Gestin del tiempo eficaz.
Cuadro 13: Las caractersticas fundamentales de una presentacin exitosa.
li]
51454

12.1 Apuntes. Presentaciones en Público

Caricato da

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12.1 Apuntes. Presentaciones en Público

Caricato da

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Formati disponibili

51454

Copyright 1999 EADA- Escuela de Alta Direccin y Administracin, Barcelona.

Las 6 preguntas fundamentales

La preparacin adecuada de una presentacin es de gran importancia para tener garantas de

Por qu?: finalidad

Cuadro 2: Los objetivos de la presentacin.

Es importante la diferencia que hay entre el objetivo de la presentacin y el tema de la

Qu lenguaje apreciarn mejor: tcnico, coloquial y desenfadado, serio y solemne,

Qu opiniones tienen sobre las ideas que quiero presentar?

Cul es su edad, nivel cultural, profesin, creencias de vida etc.?

Vienen obligados o han pagado por venir?

Qu cosas pueden ofenderles y qu cosas interesarles?

Cuntas personas van a asistir?

Conocen ya algo sobre el tema?

Hay algo que es mejor no mencionar?

Qu?: temas y contenidos

Desarrollo del mensaje.

Para ayudar al presentador a dar la presentacin de forma fluida y estructurada, se recomienda

Esquema de tiempo. Es imprescindible calcular el tiempo que quiere y que puede

Metodologa. Es el modo en que uno quiere realizar su presentacin. Cuando

Cuadro 3: Los tres elementos del guin.

El uso de transparencias u hojas ya preparadas en la pizarra de papel, sustituye en buena parte al

Cuadro 4: Ejemplo de un guin.

La posicin de las sillas. Evite un gran espacio entre el pblico y usted.

Procure no estar aliado de la puerta de entrada o delante de una ventana.

Verifique si el pblico le puede or con facilidad. Si hace falta utilizar un micrfono,

Tenga en cuenta estas ideas:

El tiempo mximo que debe durar su presentacin depende de la naturaleza del

Si usted ha previsto que su presentacin dure 30 min., entonces durar 45 min.

Tener en cuenta estas ideas puede ayudarle:

Prevea material de ms por si le sobra tiempo, y material no imprescindible que podr

Llegue a la sala un tiempo antes de empezar y compruebe que todo funciona

Observe como el nerviosismo se le pasa a los pocos minutos. Lo ms difcil es el

Nadie se da cuenta de que le tiembla un poco la voz o las piernas al principio.

Tcnicas de recogida de informacin

En qu medida tengo que recoger informacin para mejorar y profundizar

En qu medida tengo que recoger informacin relevante para la

Cuadro 5: Reflexiones acerca de la recogida de informacin.

Para obtener informacin relevante y valiosa sobre el tema de la presentacin existen

Pensar de forma convergente o lgica

Pensar de forma divergente o creativa

Tener una actitud positiva para poder cambiar un problema en un reto.

Evitar el juzgar directamente las ideas generadas.

Tcnicas de ordenacin de informacin

Para ordenar y estructurar la informacin recogida existen tres mtodos:

Aplicacin de principios de ordenacin.

Anote todos los hechos, detalles, ejemplos, ancdotas e ideas que

Ordene y priorice los conceptos clave.

Quite informacin redundante y aada informacin que haga falta

Determine tema y objetivo.

Defina las ideas principales de su exposicin. Frecuentemente

Ordene los temas de forma lgica para el auditorio.

Formule los subtemas que surgen de las ideas principales.

Ordene los subtemas.

Quite informacin redundante y aada informacin que hace falta

Aplicacin de principios de ordenacin

Estructura geogrfica o espacial:

Provoque el inters del pblico.

Cuadro 8: Los 3 elementos clave de la introduccin.

Es importante que explique el orden o la estructura de su presentacin. La estructura consta de los

Provoque el inters del pblico

Presentacin del orador.

Presentacin del orador

Conexin de los puntos principales