Manual Project Professional 2007 Universidades

MANUAL MICROSOFT
PROJECT 2007
Entrenamiento Universitario
Fecha del documento: Abril de 2009

Fecha de ltima revisin:
Versin: FINAL
Sistemas Expertos Ltda.

Cra. 73 # 30C-116 Of. 301 Beln Rosales
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Manual Microsoft Project 2007
Contenido
INTRODUCCIN .................................................. 5
SECCIN 1 ........................................................... 6
Funciones y visualizacin de Project 2007........... 6
QU ES PROJECT OFFICE 2007? ...................................................................................... 6
FUNCIONALIDAD BSICA DE OFFICE PROJECT 2007 ................................................ 6
ELEMENTOS DE VISUALIZACIN DE OFFICE PROJECT ............................................. 6
TABLAS Y CAMPOS................................................................................................................. 13
SECCIN 2 ......................................................... 14
Programacin de proyectos empresariales ........ 14
CREACIN DE UN PROYECTO ............................................................................................ 14
PRELIMINARES DEL PROYECTO: INFORMACIN DEL PROYECTO ....................... 14
GUARDAR UN PROYECTO .................................................................................................... 19
DEFINIR TAREAS .................................................................................................................... 20
SECCIN 3 ......................................................... 33
Vnculos entre tareas y anlisis de la ruta crtica 33
PREDECESORAS Y SUCESORAS........................................................................................ 34
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS ................................... 35
SECCIN 4 ......................................................... 37
Administracin de recursos ............................... 37
CLASES DE RECURSOS ........................................................................................................ 37
ASIGNACIN DE RECURSOS ............................................................................................. 42
COSTOS DE LOS RECURSOS ............................................................................................. 45
SECCIN 5 ......................................................... 47
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Ajustes del proyecto ......................................... 47

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS ........................................................................... 47
REDISTRIBUIR RECURSOS ................................................................................................. 49
SECCIN 6 ......................................................... 51
Ajustes del plan del proyecto ............................ 51
ANLISIS DE LA RUTA CRTICA ....................................................................................... 51
PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas) ........................................ 53
CREACIN DE LNEAS DE BASE ....................................................................................... 53
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LNEA DE BASE .................................................. 55
SECCIN 7 ......................................................... 57
Seguimiento y control de proyectos .................. 57
MTODOS DE SEGUIMIENTO ............................................................................................. 57
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE ............................................................ 58
SEGUIMIENTO AUTOMTICO AL PROYECTO ............................................................... 59
AJUSTES A LA PROGRAMACIN (REPROGRAMACIN) ........................................... 60
SECCIN 8 ......................................................... 62
Herramientas de anlisis ................................... 62
CREACIN DE INFORMES BSICOS PERSONALIZADOS ........................................ 62
CREACIN DE INFORMES VISUALES .............................................................................. 63
ANLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIN ........................................................ 65
VALOR ACUMULADO .............................................................................................................. 66

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INTRODUCCIN
El software Microsoft Office Project, es muy til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos
descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute).
Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar, obtener vistas previas e imprimir la
informacin de uso ms frecuente necesaria para administrar los proyectos, realizar un seguimiento de los
recursos, mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo. Con vistas de informe
mejoradas, la interfaz de calendario y la adicin de grficos tridimensionales, sus clientes pueden crear
informes visualmente ms eficaces.
El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la
herramienta Microsoft Project 2007, ofrecer mltiples opciones tanto para el manejo de proyectos, como para
la administracin de recursos, adems entrar a detallar como se realiza seguimiento, ajustes a la
programacin y utilizar las herramientas de anlisis.

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SECCIN 1
Funciones y visualizacin de Project 2007
QU ES PROJECT OFFICE 2007?
Microsoft Office Project 2007 es el programa de administracin de proyectos que ayuda a las
organizaciones a alinear iniciativas de empresa, proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales. Si usa sus flexibles capacidades de utilizacin de informes y de anlisis,
puede tener la certeza de que tendr informacin procesable para ayudarle a optimizar recursos,
priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales.
FUNCIONALIDAD BSICA DE OFFICE PROJECT 2007

Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar cmo se realizan los clculos de la
herramienta de planificacin de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones
alternativas que podran realizar. Aparece un tringulo verde en la celda que ha editado para
mostrar que se ha realizado un cambio y que ste afecta la tarea que est relacionada con esa
planificacin. Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacin y si hace clic
en el indicador aparecen otras opciones que cambiarn la manera de programar la tarea o el
recurso.
Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza:
Asignaciones de recursos adicionales, es decir a una tarea con recursos, se le agrega o quita
recursos.
Ediciones en Iniciar y Finalizar. Cambios en las fechas de las tareas.
Ediciones en Trabajo, Unidades y Duracin. Cambios en los valores de trabajo, unidades de

recursos (porcentajes de asignacin), o duracin de las tareas o recursos.
Eliminacin del nombre de una columna. Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el
nombre de una tarea.
ELEMENTOS DE VISUALIZACIN DE OFFICE PROJECT

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos. Utiliza esa
informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto,
mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione, ms preciso ser el plan.

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Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los clculos
inmediatamente. Pero el plan del proyecto solo se crea cundo se introduce la informacin esencial
acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las
que estn programadas las tareas.
Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que contienen
tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project,
generalmente cada campo aparece en una columna.
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado
slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utilizan las
herramientas siguientes:
Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de
interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas
y un grfico de barras. Una vista puede ser la combinacin de una o ms vistas (tales como:
Diagrama de Gantt, Hoja de Recursos, Calendario, entre otras).
Tablas, que definen las columnas mostradas
Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos.
Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la
informacin. Cambiar o aplicar otra vista, otra tabla u otro filtro puede ocultar informacin, pero no
la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.
Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario. Cuando
introduzca informacin en una vista, sta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de
datos). Esta informacin podr ser mostrada en otras vistas. Por ejemplo, la duracin de una
tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt aparecer en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre.
Las vistas se pueden usar para: introducir, organizar y examinar informacin en una amplia
variedad de formatos.
Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas:
1. Haga clic sobre el men Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las
primeras 8 opciones).
2. Si la vista que desea no aparece, haga clic sobre Mas Vistas.... Seleccione la vista y luego haga
clic en Aplicar.
2.1. Tambin en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista

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Figura 1: Elementos tpicos de Microsoft Office Project. De izquierda a derecha aparece: Panel de
Tareas, Diagrama de Gantt, que se descompone en la tabla Entrada y la grfica de Gantt
Tipos de vistas
En Project existen tres tipos de Vistas:
Diagramas o grficos: Que representan la informacin grficamente a travs de barras,
imgenes. Las Vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de Red, Grfico de Recursos, y Calendario son
ejemplos de este tipo.
Hojas de Datos: Representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene informacin
sobre una tarea o un recurso individuales. Cada columna contiene un campo donde puede
introducir informacin acerca de los recursos o las tareas. Un ejemplo de este tipo de vistas es la
Hoja de Recursos.
Formularios: Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel. Los
formularios muestran informacin de una sola tarea o un solo recurso a la vez. Ejemplo:
Formulario de tareas, Formulario de Recursos, entre otros.
Clasificacin de las vistas

Las vistas, as como muchos de los elementos de Office Project, se agrupan en tres clases:

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Vistas para Tareas: Sirven para administrar las tareas y toda la informacin que una tarea
necesite: duraciones, fechas de comienzo y fin, predecesoras, entre otros. Algunos ejemplos son:
Diagrama de Gantt y Vista Calendario.
Vistas para Recursos: Sirven para administrar los recursos y toda la informacin que un recurso
necesite: Nombre del recurso, Tasa Estndar (Costo hora), calendario laboral, disponibilidad, entre
otros. Algunos ejemplos son: Hoja de recursos, Grfico de recursos.
Vistas para Asignaciones: Son vistas que combinan informacin de las tareas y recursos.
Tambin se llaman vistas de Uso. Permiten ver la informacin de las asignaciones, ya sea: El
recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados. Ejemplo de estas vistas
son Uso de Recursos y Uso de tareas.
: Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoras, para facilitar la
administracin del proyecto.
NOTA
Inferio
r
Superi
or
Panel
Panel
Vistas Combinadas
Figura 2: Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada

Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles, superior e inferior). Se usan para administrar
con ms detalle las tareas o los recursos
Cuando una vista combinada est aplicada, solo hay un panel activo, el superior o el inferior.
Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo. Si desea cambiar la
vista de alguno de los paneles, cercirese que tiene seleccionado el panel correcto.
Paso a paso para aplicar una vista combinada

1. Haga clic en el men Ventana y luego en Dividir.
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Para volver a una vista simple, haga clic en el men Ventana y luego en Quitar divisin.
Descripcin de algunas vistas
A continuacin se hace un resumen y una ilustracin de las pantallas principales, con la idea de
introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project.
Diagrama de Gantt
Figura 3: Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt muestra la informacin de las tareas de su proyecto, como texto y grficos
de barras. Como muestra la Figura 3, el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las
que puede crear y modificar: nombres de las tareas, las duraciones, fechas de comienzo y fin y
otra informacin referente a las tareas del proyecto. En el lado derecho, puede utilizar las barras
de Gantt para visualizar grficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo.
La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cuando comienza y
cuando finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las
tareas se suceden o si se superponen.

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Diagrama de Red
Figura 4:
Diagrama de red. Cada cuadro (nodo)
representa una tarea y las flechas
representan la relacin entre dos
tareas.
Con la vista Diagrama de red, se pueden revisar, crear o modificar las tareas y dependencias de
tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones. Cada tarea est representada
mediante un cuadro donde aparecen; el nombre de la tarea, su duracin, su fecha de comienzo,
entre otras. La lnea que une dos cuadros representa la relacin entre las dos tareas. La Figura
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red.
Grfico de Recursos
El grfico de Recursos es un grfico de barras que muestra los picos de utilizacin de un recurso a
travs del tiempo (es muy similar a un histograma, en donde cada barra representa una fraccin
de tiempo de utilizacin del recurso).
Esta vista muestra de forma grfica informacin de la asignacin, el trabajo o el costo de los
recursos en relacin con el tiempo.

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Figura 5: Grfico de recursos. Las barras que estn por encima del 100% indican tiempo de
utilizacin superior a su capacidad mxima (tiempo sobreasignado). Para cambiar los detalles de la
vista, en el men Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcin que desee.
Vista Hoja de recursos
Figura 6: Vista Hoja de recursos. Los recursos con el smbolo en forma de rombo estn siendo
utilizados por encima de la capacidad mxima. Necesitan una redistribucin de trabajo para
compensar las cargas ya asignadas.
La vista Hoja de recursos muestra informacin de los recursos en un formato similar al de una hoja
de clculo en la que se puede revisar, agregar o modificar informacin de cada recurso. Tal
informacin incluye entre otros la tasa estndar (costos por hora), capacidad mxima de
disponibilidad, calendario base, grupo al que pertenece, entre otros.

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En la vista Hoja de recursos es posible crear rpidamente una lista de recursos para el proyecto
escribiendo el nombre de cada recurso y la informacin afn. Un recurso puede ser una persona,
una organizacin o departamento, un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se est
utilizando en el proyecto.
TABLAS Y CAMPOS
Figura 7:
Ventana Ms tablas. El crculo
punteado resalta la opcin Tablas:
que muestra activada Tarea porque
la vista Diagrama de Gantt estaba
visible.
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman
campos) que muestran informacin especfica acerca de las tareas, recursos y asignaciones de una
vista tipo Hoja de datos, de una manera organizada. Por ejemplo, existe para recursos o tareas,
tablas de costos, trabajo, uso, resumen, entre otras.
Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos:
1. Haga clic en el men Ver y coloque el Mouse en el submen Tabla: <tabla activa>, donde
<tabla activa> es la tabla que est aplicada (visible) en el momento.
2. Se despliega la lista de tablas ms comunes.
3. Si no aparece la tabla que necesita, haga clic en Ms tablas...
tablas donde puede aplicar una tabla diferente.
Aparece la ventana Ms
Dependiendo de la vista que tenga visible, aparecer una lista de las tablas disponibles. Aparecer
habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o aparecer Tareas habilitado si tiene una
vista para tareas, como aparece en la figura anterior.
NOTA
: La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla
Entrada.

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SECCIN 2
Programacin de proyectos empresariales
CREACIN DE UN PROYECTO
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas.
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacin global de
empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organizacin. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organizacin. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto
puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.
Paso a paso para crear un proyecto

1. Haga clic en Nuevo
2. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto.

2.
Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la

que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo.
3.1. Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba o seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin.
PRELIMINARES DEL PROYECTO: INFORMACIN DEL PROYECTO

Es importante la inclusin de la informacin del proyecto ya que de ella depende la normal
consecucin del proyecto. En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto, el calendario con
el que se va a trabajar en general el proyecto, etc
A continuacin se presenta la manera de escribir esta informacin en Microsoft Project.
Programar las fechas del proyecto y campos empresariales

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Figura 8:
Ventana Informacin del proyecto.
Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos
empresariales
1. Haga clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto
2. Para escribir una fecha de comienzo, escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en
la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. (agregue adems la hora de
inicio del proyecto. Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto).
3. Para escribir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de y, a continuacin, escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en
el cuadro Fecha de fin.
Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la informacin del proyecto en cualquier
momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto.
NOTA
Agregar o cambiar las propiedades del proyecto

Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacin que tenga de la formulacin del
proyecto. El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacin para recordar y
comunicar detalles importantes. Puede escribir informacin acerca del proyecto y consultarla o
imprimirla cuando la necesite.
Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto

1. En el men Archivo, haga clic en Propiedades.
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2. En la ficha Resumen, escriba informacin acerca del proyecto, por ejemplo, el ttulo, las
personas que administrarn y las que se encargarn del mantenimiento del archivo de
proyecto, el objetivo (asunto) del proyecto, las limitaciones (comentarios) que pueden
dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.
Figura 9:
Ventana Propiedades del
proyecto, desde el Men
Proyectos
NOTA
Si lo desea, puede imprimir esta informacin cuando imprima el archivo de proyecto.

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Asignar el calendario laboral del proyecto
Figura 10:
Ventana Cambiar
Calendario Laboral,
desde donde se
puede definir los
das hbiles,
festivos,
excepciones y
jornadas de trabajo
para el proyecto o
para cada uno de
los recursos.
NOTA
Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacin, puede

solicitar su creacin al Administrador Funcional de Project Server.
Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto

1. En el men Proyecto haga clic en Informacin del proyecto, como se describe en la Figura
10.
2. En cuadro Calendario elija un calendario de la lista.
3. Haga clic en Aceptar.
Realizar ajustes a la configuracin

Microsoft Office Project 2007 es una aplicacin personalizable, y que permite definir un conjunto de
parmetros para que los proyectos, sus tareas, sus recursos y dems elementos inicien con las

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configuraciones especficas determinadas por su organizacin y que pueden ser definidas como
polticas.
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos (Actividades, Recursos, Calendario Laboral, entre otros).
Figura 11: Opciones del men Herramientas, donde se configura las opciones generales de Office
Project.

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GUARDAR UN PROYECTO
Figura 12:
Para guardar un proyecto, haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo). Registre los datos que
solicita la ventana

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Abrir Proyectos
Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario ver la siguiente
ventana.
Figura 13:
Para abrir un proyecto, haga clic en Abrir, del men Archivo.
DEFINIR TAREAS
Introduccin
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes de
trabajo que constituyen la programacin. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacin temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creacin de tareas, son:
Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee. Deben
desglosarse de forma ms detallada en las reas que presenten mayor riesgo.
Asegurarse de que los criterios de conclusin de las tareas estn claramente definidos.
Definir las tareas que son cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las
tareas ms cortas permiten estimar el tiempo y los recursos ms fcilmente.
Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacin.
Clases de Tareas
Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas:

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Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el subMen
esquema del men Proyecto para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la
informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) basado en la informacin
obtenida de las subtareas.
Tareas Normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen
parte de la ruta crtica, es decir, que tiene algn tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se
convierte en tarea crtica.
Tareas Crticas: Las tareas crticas son aquellas que deben ser completadas segn la
programacin para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crtica se retrasa, tambin se
retrasa la finalizacin del proyecto. El conjunto de tareas crticas se conoce como Ruta Crtica. Si
es importante que el proyecto termine segn la programacin, ponga atencin a las tareas de la
ruta crtica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminar
a tiempo.
Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisin y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda
tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito. Tambin puede marcar
cualquier otra tarea de cualquier duracin como hito.
Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticin y fechas fijas
para su realizacin.
Programacin condicionada por el esfuerzo

Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares, como que Project
Professional 2007 utiliza un esquema de programacin llamado condicionado por el esfuerzo.
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea, Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce
la duracin de sta basndose en el nmero de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia
el trabajo total de la misma. Este procedimiento se denomina programacin condicionada por el
esfuerzo y es el mtodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas.
El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o el nmero de horas, dedicado por un recurso a una tarea.
El trabajo total de una tarea est determinado por la duracin esperada de una tarea y la
asignacin inicial de recursos. Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total
permanece inalterado. Sin embargo, S cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea.
La programacin condicionada por el esfuerzo slo tiene efecto cuando los recursos se agregan o
quitan de una tarea. Cuando se trabaja con la programacin condicionada por el esfuerzo, debe
tenerse en cuenta lo siguiente:

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Los clculos condicionados por el esfuerzo slo se aplican despus de asignar los primeros recursos
a la tarea. Despus de asignar recursos a una tarea, el valor del trabajo no cambia con la
asignacin de nuevos recursos ni con la reduccin de stos.
Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignacin de recursos adicionales reduce la
duracin de la tarea.
Si el tipo de tarea asignado es Duracin fija, la asignacin de recursos adicionales reduce los
valores de unidad individuales de los recursos.
Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignacin de recursos adicionales reduce la duracin
de la tarea.
Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por
el esfuerzo.
Con base a esta teora se pueden clasificar las tareas por su tipo.
Tipos de tareas
La configuracin del tipo de tarea tambin influye en cmo se programen las tareas.
Existen tres tipos de tareas: Unidades fijas, Duracin fija y Trabajo fijo. Con estos tipos se
controla cualquier variacin de la ecuacin estndar Trabajo = Duracin * Unidad
Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los recursos asignados
permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea.
**Si est condicionado por el esfuerzo, la asignacin de recursos adicionales reducir la duracin
de la tarea.
Utiliza la frmula Unidades = Trabajo / Duracin
Tareas de duracin fija: Tarea en la que la duracin es un valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir, los recursos).
**Si est condicionado por el esfuerzo, la asignacin de recursos adicionales reducir los valores
unitarios individuales de los recursos.
Utiliza la frmula Duracin = Trabajo / Unidades
Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duracin de la tarea ni por el nmero de unidades (o
recursos) asignadas.
**Si est condicionado por el esfuerzo, la asignacin de recursos adicionales reducir la duracin
de la tarea.
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Utiliza la frmula Trabajo = Duracin * Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la
programacin condicionada por el esfuerzo (Ms adelante en esta seccin)
Despus de asignar recursos a tareas, la programacin de tareas se ve afectada principalmente por
las unidades de asignacin y los calendarios de recursos. Si ms tarde se modifican estas
asignaciones, puede afectar a la programacin de tareas, que est influenciada por las relaciones
entre:
Unidades de asignacin
Trabajo
Duracin
Para todas las tareas, despus de asignar un recurso, la tarea se programa de acuerdo con la
frmula Duracin = Trabajo / Unidades. La tabla siguiente muestra cmo afectan los tipos de tarea
a la programacin cuando se modifica uno de los tres elementos.
TABLA DE TIPOS DE TAREAS

ESCALA DE
FORTALEZA
DURACIN
FIJA
RECURSOS
MAS
DEBIL
UNIDADES
FIJAS
DURACIN
DEBIL
TRABAJO
F
TRABAJO
FUERTE
UNIDADES
C.E
C.E
S.C.E
C.E
S.C.E

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C.E.: Condicionado por el esfuerzo.

S.C.E.: Sin condicionar por el esfuerzo
CONVENCIONES
SI MODIFICO
AFECTA
NO AFECTA
Si revisa las unidades, el trabajo o la duracin en una asignacin, uno de los otros dos elementos
est fijo, de acuerdo con su tipo de tarea, y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer
elemento.
Por ejemplo, en una tarea de unidad fija, si modifica la cantidad de trabajo asignado, la duracin
de la tarea cambia, mientras que las unidades de asignacin permanecen fijas. De la misma
manera, si cambia la duracin de la tarea, esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo.
Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacin no deban cambiar, incluso
si la duracin o la cantidad de trabajo van a cambiar.
Por ejemplo, se define un recurso con unidades al 50% en una asignacin, y desea que ese valor
de la unidad no cambie nunca, incluso si esto significa que va a aumentar la duracin de la tarea o
el trabajo. Resulta adecuado fijar las unidades de asignacin cuando la disponibilidad de recursos
en el proyecto, y por tanto en la asignacin, no es flexible. Esta es la opcin predeterminada de
Microsoft Project.
Paso a paso para desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo

1. En la barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programacin condicionada por el esfuerzo.
3. Haga clic en Informacin de la tarea
, y luego, haga clic en la ficha Avanzado.
4. Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

5. Tambin puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea.
Puede desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que
cree nuevas. En el men Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Programacin y,
NOTA

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a continuacin, desactive la casilla de verificacin Las tareas nuevas estn condicionadas por
el esfuerzo.
Tabla 1
Figura 14: Al hacer doble clic sobre una tarea, aparece la ventana Informacin de la Tarea.
En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el mtodo de programacin
de Project al cambiar los recursos.
Creacin de tareas
Paso a paso para crear tareas
1. En la barra de vistas (o en el men Ver), haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla ENTRAR.
4. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m), horas
(h), das (d) o semanas (s). Escriba los incrementos menores, como medio da, con el formato
0,5 das. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea. Si es necesario, puede revisar estas estimaciones ms adelante.
: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
y/o Fin. Microsoft Project calcular las fechas de comienzo y fin en funcin de las relaciones entre
tareas que haya especificado.
NOTA

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Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas, supuestos o indicaciones acerca
del origen de la tarea. Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el
men Proyecto haga clic en Notas de las tareas. Escriba la informacin en el cuadro Notas.
Esquematizar y filtrar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, organice y agregue una estructura al proyecto
aplicando esquemas. stos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para mostrar la
relacin entre ellas.
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingls) puede ayudarle a crear una lista de
tareas al tomar una descripcin de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes. Por ejemplo,
la descripcin de nivel alto del trabajo "Remodelacin de una cocina" incluye trabajos de nivel
inferior como la instalacin de armarios, de un lavaplatos y de unos gabinetes. "Remodelacin de
una cocina" se considera una fase o tarea de resumen. El nivel ms bajo de la EDT, la instalacin
de componentes, son tareas o subtareas. En algunas organizaciones, las tareas tambin pueden
llamarse bloques o paquetes de trabajo.
Paso a paso para organizar el esquema del proyecto

Cree un esquema aplicando una sangra a las tareas que compartan caractersticas o que vayan a
completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen. Tambin puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de
resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que son las tareas agrupadas dentro
de ellas. Se pueden aplicar sangras (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para
reflejar la organizacin del proyecto.
Aplica nivel de
esquema
Quita nivel de
esquema
La informacin de esta tarea de resumen incluye el perodo comprendido entre la primera fecha
de comienzo y la ltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen. No muestra la suma
de las duraciones de todas las subtareas.
Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas

1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar.

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3. Haga clic en Mostrar subtareas

subtareas.
para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas
para ocultar las
4. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar y, a continuacin, haga clic en Todas la
subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)
Tambin puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el smbolo de esquema de la

tarea de resumen. Los smbolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas
mostradas o no.
NOTA
Paso a paso para resaltar celdas individuales

1. En una vista de hoja, haga clic en las celdas que desea resaltar.
1.1.
Para seleccionar varias celdas que no estn contiguas en la lista, mantenga
presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar. Puede seleccionar hasta
10 celdas a la vez.
1.2. Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista, haga clic en la
primera celda que desea seleccionar, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin,
haga clic en la ltima celda de la lista que desea seleccionar.
2. En el men Formato, haga clic en Fuente.
3. Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas, incluyendo la seleccin de un
nuevo color de fondo en la lista Color de fondo, como aparece en la imagen siguiente:

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Aplicar formato a las tareas
Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio. El Asistente de
diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt. Y el comando Estilo
de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas.
Si desea cambiar las celdas
seleccionadas (campos, columnas, filas, etc) estas opciones las encuentra en el men Formato.
Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del men Formato para cambiar la apariencia de
las barras de Gantt.
Haga clic en Cuadrcula del men Formato para cambiar las lneas de la cuadrcula de toda la vista
de Gantt.

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Cambiar el formato a las tareas por su clasificacin (resumen, crticas, no crticas, etc). Estos
formatos se pueden aplicar desde Cuadrcula en el men Formato
Figura 15: Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto. Para el Diagrama de
Gantt, para la cuadrcula y para la Hoja de tareas,
Duracin de las tareas
La Duracin es el perodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea.
Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea,

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definido en el calendario del proyecto y de recursos. Recuerde que trabajo no equivale a duracin
de la tarea.
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas.
Duraciones hbiles: Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una
tarea, segn est definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos.
Duracin transcurrida: Es la cantidad de tiempo que necesitar una tarea para ser completada,
tomando como base un da de 24 horas y una semana de 7 das, incluyendo das festivos o feriados
y otros das no laborables.
Duracin estimada: Es una duracin para la cual no se tiene suficiente informacin para marcar
una duracin tentativa, no un valor final. Cuando la duracin est marcada como estimada
mediante un smbolo de interrogacin, quiere decir que an queda informacin pendiente,
normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea.
Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo, como aparece en el
siguiente cuadro:
Duraciones hbiles
Duraciones transcurridas
Duraciones estimadas
min = minuto
minst = minutos transcurridos
min? = Minuto estimado
hr = hora
hrst = horas transcurridas
hrs? = horas estimadas
da = da
dast = das transcurridos
das? = das estimados
sem = semana
semst = semanas transcurridas
sems? = semanas estimadas
me = mes
met = mes transcurrido
me? = mes estimado
: Project no programa trabajo para fines de semana, vacaciones u otros perodos no laborables.
Cuando crea una nueva tarea, Microsoft Project asigna por defecto una duracin tentativa de 1 da
(1da?).
NOTA
Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea

1. Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo, el Diagrama de Gantt)
2. Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracin.
3. En el campo Duracin escriba la duracin y luego la unidad de tiempo, tal como aparece en el
cuadro anterior. Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumir la unidad de
tiempo por defecto (das). La unidad de tiempo tambin puede cambiarla.
4. Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor.

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Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
1. En el men Herramientas haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Programacin y en Opciones de programacin para <Nombre
Proyecto> abra la lista de Mostrar duracin en. Elija la unidad de tiempo que desee.
Paso a Paso para cambiar el smbolo que aparece para la duracin

1. En el men Herramientas haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Edicin y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para
<Nombre Proyecto> Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee.
Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel

Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacin es hacer que las personas
involucradas en l, utilicen Excel para crear sus listas de tareas y, de este modo, importar las hojas
al Diagrama de Gantt de Microsoft Project. Para esto la nica condicin que se exige es que las
columnas estn el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt.
El proceso de importacin de tareas es el siguiente:
Abrir Excel
Clic en Archivo Nuevo
Clic en Soluciones hoja de clculo (o en Marmreo o F7 dependiendo de la versin de Excel
que est manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacin de listas de tareas de Microsoft Project. La
Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado
de Project.
Escriba las tareas y la informacin necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito
toda la informacin del proyecto, vuelva a Microsoft Project.
Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacin del equipo donde haya guardado la lista de tareas en
Excel. En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con
extensin *.xls)
Haga doble clic en el archivo y le aparecer el Asistente para Importacin.
Haga clic en Siguiente
Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacin clic en siguiente.

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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las tareas al proyecto
activo o combinar los datos en el proyecto activo.
A continuacin haga clic en Finalizar.

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SECCIN 3
Vnculos entre tareas y anlisis de la ruta crtica
Introduccin
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado, se debe
vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban
tener. Despus Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin,
escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las lneas de vnculo
entre las tareas dependientes.
Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada. Por ejemplo, se
preparan las paredes, se pintan y despus se cuelgan los cuadros en las paredes. Cuando cree una
tarea, Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto.
Una prctica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para
determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar. Esto hace que el proyecto
se vuelva rgido, no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con
base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas.
Tipos de Vnculos
Existen cuatro tipos de vnculos entre tareas en Microsoft Project, fin a comienzo, comienzo a
comienzo, fin a fin y comienzo a fin.
Figura 16:
Tipos de precedencias de Microsoft Project
Fin a Comienzo: El final de la predecesora (tarea A, de acuerdo a la ilustracin anterior)

determina el comienzo de la sucesora (B). Este es el tipo de vnculo que se crea por defecto.
Comienzo a Comienzo: El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora
(B)
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Fin a Fin: El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)

Comienzo a Fin: El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B). Este
tipo de precedencia es poco utilizado
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina
tarea sucesora. Por ejemplo: no puede comenzar la construccin de una vivienda hasta tanto el
terreno est preparado.
Una vez decidido el orden de las tareas, puede proceder a vincular las tareas relacionadas. Por
ejemplo, algunas tareas necesitarn comenzar o finalizar antes que otras. Otras tareas dependern
del comienzo o fin de una tarea precedente.
Paso a Paso para vincular dos o ms tareas

Forma 1:
1. En la Barra de vistas (o en el men Ver), haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.
3. Haga clic en el botn Vincular tareas
(o en el men Edicin haga clic en Vincular tareas)
Forma 2:
2. En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de
cuadrante
3. Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante
que primero arrastre el Mouse hacia abajo). Aparece una ventana amarilla indicando el nombre
de las tareas vinculadas.
NOTA
: Si vincula tareas utilizando selecciones mltiples, seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas.
Paso a paso para cambiar el tipo de vnculo entre tareas

1. En la barra de vistas (o en el men Ver), haga clic en Diagrama de Gantt
2. Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el vnculo.
Informacin de la Tarea.

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Aparece la ventana
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3. En la ficha Predecesoras, cambie el tipo de precedencias.

predecesoras a la tarea seleccionada.
Tambin puede agregar ms
Tiempos de posposicin y adelanto

En muchas oportunidades un vnculo de tarea no basta para mostrar con precisin la relacin entre
tareas. Puede ajustar dependencias especificando un perodo de tiempo de desplazamiento de las
tareas, llamado tiempo de posposicin o tiempo de adelanto. Este tiempo permite desplazar la
tarea sucesora para retrasarla o adelantarla.
Paso a paso para cambiar la posposicin de una tarea

1. Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar.
2. En la pestaa Predecesoras revise la tarea predecesora.
3. En Pos escriba el nmero de horas, das, o semanas que desee posponer esta tarea.
3.1. Si escribe un valor positivo, esta tarea retrasar su inicio (se mueve hacia delante, con
respecto a su predecesora).
3.2. Si escribe un valor negativo, esta tarea adelantar su inicio (se mueve hacia atrs, con
respecto a la predecesora).
ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS

Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa empleando
informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la flexibilidad de
la programacin. Si se produce un conflicto de programacin entre una delimitacin y una
dependencia entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin.
En diversas fases del proyecto, puede resultar til comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacin, en especial las tareas de la ruta crtica, con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe
utilizarse con cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.

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Figura 17: Delimitaciones.
Paso a paso para cambiar la delimitacin a una tarea

1. En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea.
2. En el men Proyecto haga clic en Informacin de tarea (o haga clic en
3. Haga clic en la ficha Avanzado. En Tipo de delimitacin elija una delimitacin y escriba una
fecha en Fecha de delimitacin (la fecha no aplica para la delimitacin Lo antes posible y
Lo ms tarde posible, es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de
delimitacin)
4. Haga clic en Aceptar. En el campo Indicadores
(el campo que est antes del nombre de la
tarea en la vista Diagrama de Gantt), aparece un smbolo que indica el tipo de delimitacin
aplicada.
Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa empleando
informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la flexibilidad de
la programacin. Si se produce un conflicto de programacin entre una delimitacin y una
dependencia entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin.
En diversas fases del proyecto, puede resultar til comprobar las delimitaciones de las tareas de la
programacin, en especial las tareas de la ruta crtica, con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe
utilizarse con cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las
fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.

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SECCIN 4
Administracin de recursos
CLASES DE RECURSOS
Recursos Locales
Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especfico.
Recursos Empresariales
Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa.
Recursos Genricos
Los recursos genricos no son individuos especficos. Los recursos genricos se pueden utilizar para
especificar las cualificaciones necesarias para una asignacin antes de saber qu recursos
individuales estn disponibles. Microsoft Project programa los recursos genricos como si se tratara
de recursos de trabajo, puesto que renen caractersticas similares a stos.
Los recursos genricos se utilizan principalmente para la sustitucin de recursos. La sustitucin de
recursos reemplaza recursos genricos con recursos especficos que poseen las mismas
cualificaciones.
Los recursos genricos tambin se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan
de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le
importe exactamente quin trabaje en l.
Los recursos genricos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo
y los recursos materiales. Por ejemplo, despus de que un lder de proyectos haya agregado un
recurso denominado "carpintero" a la Hoja de recursos de Microsoft Project, especifica que el
recurso es un recurso genrico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacin del
Recurso. Si el lder decide agregar el recurso genrico a los recursos de la organizacin, puede que
necesite suministrar otra informacin necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro
de dilogo Informacin del Recurso. Por ltimo, el recurso se agrega a los recursos de empresa
mediante el Asistente para importacin de recursos.
Los recursos genricos tambin pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se
pueden agregar a los proyectos.
Recurso Local
Recurso Genrico

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Recurso Local y Genrico
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Figura 18: Recursos Locales, Genricos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un smbolo).
Recurso Trabajo, Recurso Material, y Recurso Costo

Recurso Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o
con las horas de trabajo esperado). Cuando defina un recurso trabajo, piense en funcin del
tiempo, indicando cuanto tiempo (o unidades mximas) necesita en un momento dado, ese
recurso, en su proyecto.
Por ejemplo, tiempo completo (100%), medio tiempo (50%) o tiempo mltiple para grupo de
recursos trabajo, tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300%).
Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea, especifique las unidades para el perodo de tiempo
(para la semana, el da o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que
complete la tarea (no siempre es el 100%, ya que puede ser que en el mismo perodo de tiempo
lo necesite para completar varias tareas).
A esto se le llama Unidad de asignacin, que
corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estar asignado a la tarea.
Por ejemplo, el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer
piso en un 20% y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50%, el tiempo restante, 30% se le
asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100% para ese perodo de
tiempo.
Recurso Material: Son los suministros, existencias (stock), materiales u otros elementos
consumibles usados para completar las tareas en el proyecto.
Ejemplo de recursos material incluye el cemento, las varillas de acero, la tubera (canaletas), la
madera y el vidrio.
Cuando defina recursos material, debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicin
que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos.
Ejemplo de rtulos son: metros cbicos, resma, galones, toneladas, bolsas, paquetes, litros, entre
otros.
Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha
asignacin consume de ese recurso. Puede establecer si desea, que el material usado est basado
en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo).

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El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado
en la realizacin de la asignacin. Un consumo variable indica que la cantidad de material usado
cambia, si la duracin de la tarea o las unidades de la asignacin cambian.
Por ejemplo, si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio,
escriba en el campo Unidades 10 bultos / sem. (Cuando est asignando el recursos a la tarea, en la
vista Diagrama de Gantt).
El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para
completar una asignacin. Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado ser
constante, independiente de los cambios en la duracin de la tarea o de las unidades de la
asignacin.
Por ejemplo, si debe asignar 30 metros cbicos de arena para la tarea Levantar muros, sin
importar cunto se demore la tarea, escriba en el campo Unidades, 30 metros cbicos (cuando est
asignando el recurso a la tarea, en la vista Diagrama de Gantt)
: Cuando asigne un recurso material a una tarea, por defecto el recurso se asigna con
consumo de material fijo.
NOTA
Figura 19: Recursos material en la vista Uso de recursos
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a
los recursos trabajo:
1. Los campos de Capacidad Mxima, Tasa de Horas Extras, Grupo de Trabajo, Calendario base
estn deshabilitados.
2. El recurso material no se redistribuye.
3. En recurso material no usa calendario de recursos.

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Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea
o de la duracin de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de avin o alojamiento,
seleccione el recurso tipo costo.
Los recursos de costo le permiten supervisar con ms precisin los aspectos financieros y
sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea, puede
asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningn tiempo de trabajo) y usar campos
personalizados para especificar un tipo de costo o cdigo financiero.
En principio, los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo. En
cambio, los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del
mismo modo que los recursos tipo material. Los Recursos de costo no se conciben como algo que
se acumula con una tasa, sino como costos directos.
Paso a paso para ajustar el uso de Consumo de material fijo, ajustando el trabajo
1. En el men Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos:
1.1. Si hizo clic en Uso de Tareas,
estn asignados.
los recursos estn agrupados bajo las tareas a las que
1.2. Si hizo clic en Uso de Recursos, las tareas estn agrupadas debajo de los recursos a los
que se les asign.
2. En el lado izquierdo de la vista, elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor
en el campo Trabajo. Por ejemplo, si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la
asignacin de la tarea, escriba 80.
Paso a paso para ajustar el valor de Consumo de material variable

1. En el men Ver haga clic en el Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea, y haga clic en el botn Informacin de
la tarea
3. Haga clic en la ficha Recursos

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4. En el campo Unidades escriba el nmero de unidades para ser usadas en esta asignacin. El
consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato:
valor + rtulo del recurso + / + unidad de tiempo.
Ejemplo: 10 metros / da, para indicar que se utilizarn en esta tarea 10 metros por da).
Grfico de Recursos
Esta opcin permite investigar que estn realizando los recursos que le interesan. Con el botn
Grficos puede obtener una vista de la informacin de asignaciones de uno o mas recursos de la
empresa, por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el
proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado.
Para revisar esta informacin, seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botn
Grficos de la ventana Crear equipo de empresa.

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Figura 20 La opcin Grficos permite revisar la disponibilidad restante, el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos. Haga clic en Herramientas Asignar recursos.
Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Grficos de la ventana
Asignar Recursos
ASIGNACIN DE RECURSOS
Una asignacin es la asociacin de una tarea especfica con el recurso concreto que es responsable
de finalizar la tarea. Varios recursos pueden estar asignados a una tarea. Se pueden asignar tanto
recursos de trabajo como recursos material a las tareas. A diferencia de los recursos de trabajo, la
asignacin de recursos material a una tarea no afecta a la programacin de tareas.
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo. Una
tarea podra requerir uno o varios recursos para ser completada; es importante recordar que un
recurso no es solo una persona, sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se
requiera para completar el proyecto.
Cuando asigna un recurso, establece las unidades para especificar su asignacin en una tarea. Si
no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10%, 50%, etc) Office Project
asigna el 100% del recurso a la tarea.

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Figura 21:
Ventana Asignar recursos. La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso est
asignado a la tarea seleccionada.
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos:
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego
haga clic en Asignar recursos
Figura 21.
Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la
3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea.
Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100% en el campo
Unidades. (Por ejemplo, 50% para indicar que trabaja medio tiempo)
Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no
adyacentes o presione la tecla MAYS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes.
Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje superior a 100 en
el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento (200%), para especificar dos unidades de
recurso.
4. Haga clic en Asignar.

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NOTA
Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el
recurso est asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21). El nombre del recurso
tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Si no especifica informacin acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la

programacin utilizando slo la informacin de la duracin de las tareas y la dependencia
entre tareas.
A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para reflejar este
hecho. Si desea que la duracin de la tarea se mantenga invariable, independientemente de
los recursos que asigne, seleccione la tarea, haga clic en Informacin de la tarea
y
elija la ficha Avanzado. Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.
Al programar los cambios, puede reemplazar un recurso por otro. En el cuadro de dilogo
Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar. Seleccione
uno o ms recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar.
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puede
mantener en pantalla el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el
Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project.
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas:
1. En el Men Ver (o en la barra de vistas), haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el men Ventana haga clic en Dividir. Aparece una vista combinada donde muestra el
Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior.
3. En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea.
4. En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso.
5. Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable,
como aparece en la siguiente figura)

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44
Figura 22:
Asignar recursos en el formulario recursos. Recuerde, primero debe seleccionar la tarea en la
vista del panel superior para luego asignar los recursos. Cuando todos estn asignados, haga clic
en Aceptar.
COSTOS DE LOS RECURSOS

El costo es un aspecto importante de la programacin y del control del proyecto. Los factores
relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo
en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos). En algunos casos, el xito de un proyecto
se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos.
La estimacin de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Paso a paso para agregar costos a los recursos

1. En el men Ver haga clic en Hoja de recursos
2. Elija un recurso de la lista. Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso
escriba un nombre de recurso.
3. En el men Proyecto haga clic en Informacin del recurso
4. En la ficha Costos, en los campos Tasa estndar y Tasa de horas extra, escriba las tasas
del recurso sealado, de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacin de dichos costos.
5. Tambin puede escribir un costo constante para el recurso en el campo Costo/Uso.

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Figura 23:
Existen 5 tablas de costos (A
hasta E). Puede escribir hasta 25
diferentes cambios (perodos), en
cada tabla. La funcionalidad de
mltiples Tablas radica en que un
recurso puede tener diferentes
costos dependiendo de la
actividad que realice.
: Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales. Solo un
administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso. Si el
recurso es local, los cambios son permanentes.
NOTA

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SECCIN 5
Ajustes del proyecto
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS
Una vez creado, y quizs ajustado el plan del proyecto, puede revisar si los recursos se utilizan
adecuadamente. Es posible que algunos estn sobreasignados, es decir, programados para trabajar
ms de lo que permite el tiempo que tienen disponible. La Figura 24 es una muestra de recursos
sobreasignados. Tambin puede ser que otros estn subasignados, es decir, que estn trabajando
en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar.
Figura 24: Recursos sobreasignados. Los recursos que tienen el smbolo a la izquierda (rombo en amarillo)
estn asignados ms de su capacidad mxima. Las barras del panel inferior representan la asignacin diaria del
recurso. La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad mxima que el recurso est
asignado.

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Un recurso sobreasignado tiene ms trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone. Cuando Microsoft Project programa tareas, calcula la programacin basndose en las
necesidades de las tareas, no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados.
Puede encontrar los recursos sobreasignados rpidamente en cualquier vista de recursos, donde
sus nombres aparecen resaltados en rojo.
Tambin puede utilizar la vista Asignacin de recursos (en el men Ver haga clic en Mas Vistas...
en la ventana Ms Vistas... elija Asignacin de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para
buscar y revisar informacin detallada de tareas y asignacin acerca de los recursos
sobreasignados.
Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos
Puede ver un grfico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estn
sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos.
Figura 25: Ver disponibilidad de los recursos.
Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos

1. En el men Ver haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el men Herramientas haga clic en Asignar recursos
3. Seale uno o varios recursos, y haga clic en Grficos. Aparece la ventana mostrada en la
Figura 25.
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4. En la lista despleglable Seleccione un grfico, puede revisar la disponibilidad restante, el

trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS
Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente.
La resolucin personal de
sobreasignaciones puede ser til cuando la redistribucin de Microsoft Project no produce los
ajustes de programacin o asignacin previstos o cuando desea controlar ms exactamente la
forma de corregir las sobreasignaciones.
Paso a paso para resolver las sobreasignaciones

La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones. De acuerdo a
la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcin que ms se acomode a su caso.
1. Reducir la duracin de una tarea para que los recursos asignados dispongan de ms tiempo
para otras tareas.
2. Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucin.
3. Dividir una tarea.
: Observe que con los mtodos anteriores puede retrasar la fecha de fin, lo que tambin
ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Men Herramientas.
NOTA
3.
Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso.
4.
Asignar ms recursos a tareas para redistribuir el trabajo.
5.
Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado.
6.
Quitar un recurso sobreasignado de una asignacin.
7.
Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso. (vista Uso de recursos)
Paso a paso para redistribuir recursos a travs de la ventana Redistribuir recursos

Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el men Herramientas.
Antes, debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacin de recursos.

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Figura 26: Redistribuir recursos.
Utilice este cuadro de dilogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben
redistribuir los recursos. Asimismo, utilice este cuadro de dilogo para iniciar el proceso de
redistribucin.
Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados, retrasando y/o dividiendo tareas,
tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de dilogo. Puede:
1. Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automticamente (en cuanto detecte una
sobreasignacin) o manualmente (slo cuando haga clic en Redistribuir ahora).
2. Indicar en qu medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo, en una hora, da o
semana) para que se lleve a cabo la redistribucin.
3. Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar
sobreasignaciones y redistribucin.

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SECCIN 6
Ajustes del plan del proyecto
ANLISIS DE LA RUTA CRTICA
Despus de organizar las precedencias de las tareas, debe revisar la ruta crtica. La
ruta crtica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la
fecha de fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura. Si alguna de estas tareas no
se cumple en la fecha o en la duracin esperada retrasar el proyecto. El lder del
proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecucin.
Para revisar la ruta crtica debe tener en cuenta los siguientes elementos:
Holguras (Margen de demora total): Perodo de tiempo que se puede retrasar una
tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. En
Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con
respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las
Sucesoras).
Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha ms temprano en la que una
tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
Fechas Tardas (Lmite de comienzo y Lmite de Fin) contiene la fecha lmite o ms
tarda en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta crtica

1. Estando en el Diagrama de Gantt, en el Men Ver, haga clic en Programacin del
Submen Tabla
2. Cambie el formato de las tareas crticas: En el men Formato elija Estilos de
texto
3. En Cambiar elija Tareas crticas y luego elija un color en Color: (por ejemplo,
Rojo)
4. Haga clic en Aceptar
5. Agregue dos columnas: Predecesoras y Sucesoras. stas le servirn para revisar
las dependencias entre las tareas.

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Manual Funcional Project Server 2007
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Opciones para revisar la ruta Crtica
Luego de preparar la vista de Gantt, puede comparar las fechas tempranas y las
tardas y analizar las holguras excesivas (ver explicacin al comienzo de este
tema)
Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en
cualquier momento y no afectan el proyecto. Esto desva la atencin y presentan
datos errneos para el lder del proyecto que busca cmo aprovechar las holguras
de algunas tareas.
La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas, es colocndole

Sucesoras, es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se
entregue a (o lo necesite) otra tarea.
Tambin es importante verificar que la mayora de las tareas tengan

predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto
la ltima).
Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estn sueltas, y que
el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no est
relacionado con las siguientes tareas.
Figura 27: La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacin, con las columnas
Predecesoras y Sucesoras. En la grfica est resaltada una de las tareas con holgura.

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PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)

Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos, a travs de la creacin del
presupuesto del proyecto, que consiste en el costo estimado de un proyecto, que se
establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos inciales que
ha ingresado, tales como duraciones, costos, trabajo), en el campo Costo Previsto.
El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se
guarda en el plan previsto.
Permite realizar un seguimiento de los costos y
compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos
durante toda la vida del proyecto.
NOTA : El plan previsto es una fotografa de la informacin del proyecto que se

guarda cuando un proyecto ha sido diseado completamente y est listo para su
ejecucin. El plan previsto se crea con la lnea de base, que se explica con ms detalle
a continuacin de este tema.
Costos fijos (tareas)

Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes,
independientemente de la duracin de la tarea, del trabajo realizado por un recurso, o
del nmero de unidades de recurso asignadas. El costo de un recurso basado en tasas
puede aumentar cuando una tarea requiere ms tiempo, pero un costo fijo nunca
aumenta.
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas

2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.
3. Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo.
4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.
NOTA
: Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.
CREACIN DE LNEAS DE BASE

Una lnea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original. Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas, recursos, asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto. Una vez que el proyecto est en
marcha, puede escribir informacin real y compararla con la lnea de base.
La comparacin de la informacin del plan previsto (o lnea de base) con la
programacin actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias, as como planear de forma ms precisa proyectos futuros. Cuando se
agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos, se puede actualizar un plan
previsto.
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Figura 28: Cuadro de dilogo Guardar lnea de base

Puede guardar hasta 11 lneas de base en un solo plan de proyecto. Las lneas de base
se denominan Lnea de base (la primera que guarde no tiene nmero), Lnea de base
1, Lnea de Base 2 hasta Lnea de base 10.
La lnea de base incluye informacin relacionada con los siguientes puntos:
1. Tareas: Fechas de comienzo y de fin, duracin, trabajo, costo, divisiones, trabajo
de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucin del
valor por unidad de tiempo. Por ejemplo, si un recurso trabaja 40 horas a la
semana, puede ver su trabajo por cada da, en la vista Uso de Recursos. Los
valores de la cuadrcula amarilla de esta vista tambin son registrados)
2. Recursos: Trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal.
3. Asignaciones: Fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal.
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server, puede bloquear las lneas
de base para que no se puedan modificar. Esta accin solo la puede hacer una
persona con permisos de administrador de Office Project Server

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Paso a paso para crear la lnea de base

1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en
Guardar lnea de base
2. Active Guardar lnea de base
3. En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
Paso a paso Para borrar la lnea de base

1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en
Borrar lnea de base
2. Active Borrar plan previsto
3. En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas
: Puede ver los campos de lnea de base registrados por Microsoft
tabla Lnea de base. (En el men Ver elija Tabla: y luego haga
tablas...)
Cuando se guarda una lnea de base, Microsoft Project guarda los datos
como parte del archivo del proyecto. Una lnea de base no es
independiente.
NOTA
Project en la
clic en Ms
de la misma
un archivo
CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LNEA DE BASE

Lo ideal es crearla despus de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto. Dado que la
lnea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el
progreso del proyecto real, debe incluir las mejores estimaciones de duracin de las
tareas, de las fechas de comienzo y fin, de los costos y de otras variables del proyecto
que desee controlar.
Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacin (es decir, especificar
tareas, crear dependencias, asignar recursos y probablemente tambin costos, y
comprobar y ajustar la programacin) y antes de realizar un seguimiento de la
programacin, quizs desee guardar un plan previsto.

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Figura 29: Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras: una azul (o
roja) que representa el programa y otra gris, que es la lnea de base.
Si la fase de planeacin del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios

en el alcance, puede guardar varias lneas de base para registrar las modificaciones de
estos valores a lo largo del tiempo. Posteriormente puede compararlos entre s y con
los valores reales. Si realiza un anlisis del valor acumulado, tambin puede especificar
los valores de lnea de base que desea utilizar para los clculos de valor acumulado.
Cada vez que guarde un valor de lnea de base, se registrarn la fecha y la hora. Esto
facilita ver si ya se ha usado una lnea de base y cundo se guard por ltima vez.
Paso a paso para ver grficamente la lnea de base en el Diagrama de

Gantt
1. Estando en el Diagrama de Gantt,
Gantt
haga clic en Asistente para Diagramas de
2. Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2

3. Haga clic en Lnea de base
4. Haga clic en Fin, luego en Dar Formato
5. Haga clic en Salir del asistente. La grfica de Gantt (lado derecho) muestra para
cada tarea una doble barra, como se muestra en la figura anterior.

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SECCIN 7
Seguimiento y control de proyectos
El progreso de un proyecto debe ser seguido peridicamente y a travs de todo el
lapso de tiempo que ste demande. La periodicidad de este seguimiento lo determina
la complejidad del proyecto, la importancia de la inversin, la experiencia que se
tenga, entre otros criterios.
Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos
antes de ponerlo en marcha.
A continuacin se muestran los mtodos para realizar el seguimiento:
MTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera ms eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un
proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas. Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por
correo electrnico, a travs de una intranet o mediante Internet, o bien reuniendo
informacin de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente.
Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar, puede actualizar toda
la programacin en fechas especficas, a medida que se completen o progresen las
tareas.
Seguimiento colaborativo
Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso. Si utiliza Microsoft
Project Server, los integrantes del equipo proporcionan informacin de estado de tarea
en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una
aplicacin Web por donde los recursos escriben y envan informacin). Esta
informacin actualiza automticamente el plan del proyecto, slo en el momento que lo
autorice.
Utilizar el correo electrnico para registrar el progreso. Si desea intercambiar
informacin del proyecto mediante el sistema de correo electrnico, puede abrir en la
bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que envan los integrantes
del equipo y, a continuacin, incorporar esa informacin directamente en el plan del
proyecto.
Seguimiento Manual
Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estn conectados a
Microsoft Project Server o a un sistema de correo electrnico, o si simplemente desea
actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la
actualizacin de una tarea en la programacin.
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas:

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Porcentaje completado del tiempo. Es el mtodo de seguimiento menos

preciso pero ms rpido. Los recursos o el lder escriben el porcentaje
completado, entre 0 (no se ha realizado ningn trabajo en la tarea) y 100 (se ha
completado toda la tarea).
Horas de trabajo real de toda la tarea. Un mtodo de seguimiento algo ms

preciso y que requiere algo ms de tiempo. En la tabla Seguimiento de la vista
de Gantt de seguimiento, escriba los valores de Trabajo real de la tarea. Es
aconsejable tambin usar los campos Duracin real, Duracin restante, para
indicar que an falta por trabajar e indicar ms tiempo pendiente.
Horas de trabajo real por perodo de tiempo El mtodo de seguimiento ms

preciso pero que requiere ms tiempo. Escriba las horas trabajadas en cada
tarea durante cada perodo de tiempo. En la vista Uso de Tareas o Uso de
recursos, cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo
cmbiela a Das, o Semanas, para escribir el trabajo realizado por das o por
semanas de cada recurso sobre una tarea).
ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE
Figura 30: Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt. Escriba los valores reales
necesarios para cada campo de cada tarea.
Paso a paso para ingresar informacin real de las tareas en la tabla

Seguimiento
2. En el men Ver Elija Tabla: y despus haga clic en Seguimiento.
3. Seleccione la tarea que desee actualizar.
4. Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real, %
completado, Duracin Real, Duracin Restante, Costo real y Trabajo real.

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NOTA : No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento, ya que

el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos
automticamente. Por ejemplo, si escribe 50% en el campo % completado Microsoft
Project calcula los campos Comienzo real, Duracin real, Duracin restante,
Costo real y Trabajo real, pero no calcula el Fin Real.
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha
programada de la tarea cambia. Las fechas previstas, sin embargo, no se ven
afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas. Si especifica
una fecha de finalizacin real para una tarea, Microsoft Project calcula su porcentaje
completado para que sea 100%
Paso a paso para ingresar informacin real de las tareas en la ventana

Actualizar Tareas
1. Estando en el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desee actualizar.
2. En el men Herramientas eija Seguimiento y despus haga clic en Actualizar
tareas
3. Escriba los valores reales de % completado, Duracin Real, Duracin Restante
y en Estado Real el Comienzo y Fin
SEGUIMIENTO AUTOMTICO AL PROYECTO

Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el
proyecto de acuerdo a una fecha especfica, como aparece en la Figura 31. Esta
actualizacin la hace con base en la programacin actual, si ya ha realizado cambios
en el proyecto. Esto es til cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en
forma simultnea y la mayora ha cumplido con el plan esperado. Despus de
Actualizar el proyecto, verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos
introducidos por Microsoft Project.
Figura 31:
Actualizar el proyecto
automticamente, con base en
una fecha

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Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automtica

1. Si desea actualizar todo el proyecto, seleccione una tarea.
2. Si desea actualizar un grupo de tareas, seleccinelas.
3. En el men Herramientas elija Seguimiento y a continuacin haga clic en
Actualizar proyecto
4. Active Actualizar trabajo completado al: y escriba una fecha para actualizar el
proyecto.
5. En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas
NOTA : Una forma prctica de actualizar el proyecto, es mostrando la barra de
Herramientas Seguimiento, como aparece en la siguiente Figura: 32
Figura 32:
La barra de seguimiento, facilita el
registro de datos reales del proyecto. El
Botn resaltado actualiza las tareas
seleccionadas de acuerdo a la
programacin actual.
AJUSTES A LA PROGRAMACIN (REPROGRAMACIN)

Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que,
despus de actualizar el proyecto, no han sido realizadas o se han retrasado. Dichas
tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos
debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas), para que el proyecto
muestre los nuevos cambios en la programacin.
Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automtica

1. Si desea reprogramar todo el proyecto, no seleccione ninguna tarea.
2. Si desea actualizar un grupo de tareas, seleccinelas.
3. En el men Herramientas elija Seguimiento y a continuacin haga clic en
Actualizar proyecto
4. Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despus del: y
escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante.
5. En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas

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Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual

Esta forma solo es til cuando existan tareas con algn porcentaje de seguimiento.
Verifique adems que la escala de tiempo est en das, para que los cambios se
produzcan en das.
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la
tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna, que indica el %
completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero
del mouse cambia a una cruz de flechas).
3. Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte
incompleta a la fecha que desee.

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SECCIN 8
Herramientas de anlisis
CREACIN DE INFORMES BSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes bsicos predefinidos de tareas, recursos y
generales. Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas, puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro
plantillas (tareas, recursos, calendario mensual y general) o copiar y modificar un
informe existente.
Un informe de tarea presenta informacin sobre las tareas de un proyecto. Incluyen
informacin sobre las fechas de comienzo, el trabajo completado y las duraciones
esperadas.
Un informe de recurso presenta informacin impresa sobre los recursos de un proyecto
que, por lo general, incluye informacin sobre costos y sobre la asignacin de los
recursos.
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los das laborables, las
horas de trabajo y los perodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto.
Un informe general muestra informacin sobre las tareas y recursos de un
determinado perodo de tiempo. Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior.
En lugar de sobrescribir un informe existente, puede que desee copiar cualquier
informe personalizado o predefinido. Si no especifica un nombre nuevo para el informe
copiado, la frase "Copia de" se inserta delante del nombre existente. Por ejemplo, si
hace una copia del informe Tareas crticas pero no cambia el nombre, el informe Copia
de Tareas Crticas se mostrar en la lista de Informes Personalizados.
Paso a paso para crear un informe

1. En el men Informe, haga clic en Informes.
2. Haga clic en Personalizado y, a continuacin, en Seleccionar.
3. Para crear un informe de tareas o de recursos, haga clic en Nuevo en el cuadro de
dilogo Informes Personalizados, elija Tarea o Recurso y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.

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3.1.
Para crear un informe de calendario mensual, haga clic en Nuevo, en

Calendario mensual y, despus, en Aceptar.
3.2. Para crear un informe general personalizado, haga clic en Nuevo, luego en
General y, a continuacin, en Aceptar.
4. Dependiendo del tipo de informe que haya elegido, haga las modificaciones del
caso.
4.1. Los informes de tareas y recursos tienen tres pestaas: Definicin, Detalle,
Ordenar.
4.2. Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a
mostrar.
4.3.
Los informes Generales tienen las mismas pestaas de los informes de

recursos y tareas. La diferencia es que permite elegir el perodo de tiempo que
desee mostrar para tareas o recursos.
CREACIN DE INFORMES VISUALES

Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla
dinmica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinmico de Microsoft Office
Visio Professional 2007. Estas vistas proporcionan una forma de elegir qu campos,
incluidos los campos personalizados, se mostrarn en un informe cuando se presente y
permiten modificar rpidamente la presentacin del informe sin tener que volver a
generarlo en Microsoft Office Project 2007. Gracias a esta flexibilidad, los informes
visuales ofrecen una solucin de informes ms gil que los informes bsicos.

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Figura 33:
Informes
Visuales.
Las
plantillas de
informe
estn
divididas en
seis
categoras:
Uso
de
tareas, Uso
de
recursos,
Uso de la
asignacin,
Resumen
de tareas,
del recurso
y de la
asignacin.
Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla

1. En el men Informe, haga clic en Informes visuales.
2. En la ficha Todo, haga clic en el informe que desee crear.
3. Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe, seleccione Aos,
Trimestres, Meses, Semanas o Das en la lista Seleccionar nivel de datos de
uso que desea incluir en el informe.
4. Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio.
: Si sabe qu categora contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa
categora para ver una lista de informes ms breve. Si nicamente desea mostrar los
informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive la casilla de verificacin
Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio.
NOTA

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ANLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIN
Figura 34: Vista Diagrama de Relaciones.
La vista Diagrama de Relaciones es una versin especializada de la vista Diagrama de

Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccin, con las predecesoras
inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha. Si tiene un
proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas, puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse slo en las tareas vinculadas a una tarea en particular.
La vista Diagrama de Relaciones puede ser ms til cuando se utiliza en una vista
combinada. Por ejemplo, puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccin
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior. De este modo, puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar cmo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt.
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacin con cualquier otra
vista. Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccin superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior, la vista de sta muestra la primera tarea
seleccionada en la seccin superior, junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea.

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Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada

1. Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en el men Ventana, y luego en
Dividir.
2. Seleccione el panel inferior, para que se active la vista Formulario de Tareas.
3. Haga clic en Ms vistas... del men Ver.
4. Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Ms vistas.
5. Haga clic en Aplicar.
VALOR ACUMULADO
El anlisis del valor acumulado es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto.
Indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las
asignaciones o los recursos.
El valor acumulado, tambin conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado,
es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual. El valor acumulado
utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una lnea de base y el
trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contrados estn dentro del
presupuesto.
Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas: Valor
acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacin
del valor acumulado. Para determinar cmo calcular Microsoft Project el valor
acumulado, especifique el mtodo (porcentaje completado o % fsico completado) y, si
utiliza varios planes previstos, la lnea de base especfica con la que se debe calcular el
valor acumulado.
El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado,
teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo
previsto para la tarea, la asignacin o el recurso.
Qu mide el valor acumulado
El anlisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea:
El costo presupuestado. El costo presupuestado del trabajo programado

(CPTP), que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una
tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea. Por
ejemplo, el presupuesto planeado total de una tarea de 4 das es de $100 y
comienza el lunes. Si la fecha de estado se establece el siguiente mircoles, el
CPTP ser $75.
o
El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores

de costos presupuestados se almacenan en los campos de lneas de base

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o, si ha guardado varias lneas de base, en los campos Lnea de base 1

hasta Lnea de base 10.
El costo real. El costo real del trabajo realizado (CRTR AC), que es el costo
real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea
durante un perodo determinado. Por ejemplo, si la tarea de cuatro das genera
un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros das, el CRTR de
ese perodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75).
o
Slo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real

o si se cambian las tasas de pago de los recursos, existir un desfase
entre el costo real y el costo programado
El Valor devengado. El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR

EV), que es el porcentaje del presupuesto que debera haberse gastado para un
determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea. Por ejemplo, si
despus de dos das se ha completado el 60% del trabajo de una tarea, podra
esperar un gasto del 60% del presupuesto total de la tarea, o $60.
o
Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel

agregado (normalmente en el nivel de proyecto).
NOTA
Puede especificar si Microsoft Project deber usar un porcentaje completado

de la tarea o un porcentaje completado fsico para los clculos de valor
acumulado. En funcin del mtodo elegido para realizar un seguimiento del
trabajo real, el porcentaje completado lo calcular Microsoft Project o lo
especificar directamente el usuario. En cualquier caso, el porcentaje
completado fsico lo debe establecer siempre el usuario. Utilice el porcentaje
completado fsico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicin
exacta del trabajo real realizado o pendiente.
El anlisis del valor acumulado siempre es especfico de la fecha de estado

elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.
Ejemplo de Valor acumulado

A continuacin, se incluye un ejemplo sencillo de cmo pueden diferir estos dos
valores. Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que
consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles.
La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos, pero para la segunda se
invertirn 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto
conlleva algo ms de tiempo. La colocacin de la tercera fila tardar 30 minutos. La
cuarta fila 35 minutos y la ltima fila 40 minutos.

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El total es de 150 minutos. Despus de colocar las tres primeras filas, se puede decir
que se ha completado fsicamente un 60% del proyecto (se han colocado 60 piedras de
un total de 100). Sin embargo, slo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100);
por ello, en trminos de duracin, slo se ha completado un 50% del trabajo.
Segn la forma de pago establecida para el trabajo por piedra o por hora puede
elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fsico para
reflejar adecuadamente estos datos en el anlisis del valor acumulado.
A partir de estos y otros valores, Microsoft Project calcula los siguientes valores
adicionales:
Variacin de costo (VC CV), que es la diferencia entre el costo estimado y

el costo real de una tarea (frmula VC = CPTR - CRTR). En el ejemplo anterior,
el valor de VC de la tarea es de -$10.
Variacin de programacin (VP SV), que es la diferencia entre el progreso

actual y el progreso programado de una tarea en trminos de costo (frmula VP
= CPTR - CPTP). En el ejemplo anterior, el valor de VP de la tarea es de -$15.
El ndice de Rendimiento de Costos (IRC CPI), que es la relacin entre

los costos presupuestados y los costos reales (frmula IRC = CPTR/CRTR). En el
ejemplo anterior, el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 0,86 o de un
86%.
El ndice de Rendimiento de la Programacin (IRP SPI), que es la

relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado (frmula IRP =
CPTR/CPTP). En el ejemplo anterior, el valor de IRP de la tarea es de 0,80 o de
un 80%.
El ndice de Rendimiento para Completar (IRPC TCPI), que es la relacin

entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden
gastar, a partir de la fecha de estado, o el costo presupuestado al finalizar
(frmula IRPC = [CPF - CPTR] / [CPF - CRTR]). Un valor de IRPC superior a 1
indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del
proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto, deber dejar de lado
parte de la calidad); un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede
disminuir para cumplir con el presupuesto, lo cual le permite agregar ms
calidad o beneficios.
NOTA
: El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF), tambin es conocido como BAC
Por qu debe realizarse el anlisis del valor acumulado?

Cuando se realiza el anlisis del valor acumulado, se obtienen respuestas confiables a
preguntas clave como "Queda suficiente dinero en el presupuesto para completar el
proyecto?" y "Queda suficiente tiempo en la programacin para finalizar el proyecto a
tiempo?" Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en
trminos de costo y programacin. Si desea conocer si se agotar el dinero antes de
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completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido ste),

un anlisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta.
Cmo Interpretar el valor acumulado?
Los indicadores de valor acumulado que son variaciones, tales como una variacin de
costo (VC), pueden ser positivos o negativos.
Una variacin positiva indica que va adelantado con respecto a la programacin o por
debajo del presupuesto.
Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacin de dinero y recursos de
tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones
negativas.
Una variacin negativa indica que va retrasado con respecto a la programacin o por
encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto. Si una tarea o un
proyecto tienen una variacin de costo negativa, quizs tenga que aumentar el
presupuesto o aceptar mrgenes de beneficio reducidos.
Los indicadores de valor acumulado que son relaciones, como puede ser el ndice de
rendimiento de costos (IRC) y el ndice de rendimiento de programacin (IRP), pueden
ser mayores o menores que 1. Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con
respecto a la programacin o por debajo del presupuesto. Un valor que es menor que 1
indica que va retrasado con respecto a la programacin o por encima del presupuesto.
Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que slo ha utilizado el 67% del tiempo planeado
para finalizar una parte de una tarea en un perodo de tiempo determinado y un IRC
de 0,8 significa que ha gastado el 25% ms del tiempo planeado para una tarea.
Opciones para el clculo de Valor Acumulado
Paso a paso para cambiar las opciones de clculo de valor acumulado

1. En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha
Clculo.
2. Haga clic en Valor acumulado.
3. En el cuadro Mtodo predeterminado del valor acumulado de tarea, haga clic en el
mtodo de clculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo
presupuestado del trabajo realizado (CPTR).
4. En el cuadro Lnea de base para el clculo del valor acumulado, seleccione el
conjunto especfico de valores de lnea de base que Microsoft Project debe utilizar
al calcular los totales de valor acumulado.
NOTA
Si cambia esta configuracin slo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas despus del cambiar la configuracin; las tareas ya existentes no sufren

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alteraciones. Para cambiar el mtodo de valor acumulado de las tareas existentes,

seleccione las tareas cuyo mtodo de valor acumulado desee cambiar, haga clic en
Informacin de la tarea
y, a continuacin, haga clic en la ficha Avanzado. En el
cuadro Mtodo del valor acumulado, haga clic en el mtodo de clculo que desee.
Figura 35: Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado.
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y
proyectos
1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas.
2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Ms tablas.
4. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programacin del valor acumulado y, a continuacin,
en Aplicar.
NOTA
Para ver informacin detallada sobre el campo Valor acumulado, site el cursor
sobre el ttulo del campo
Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el

tiempo
1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas.
2. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle y, a continuacin, en la ficha
Detalles de uso.
3. En la lista Campos disponibles, seleccione los campos Valor acumulado que
desee mostrar y haga clic en Mostrar.
4. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los campos pertinentes.
NOTA
Puede revisar grficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opcin de Informes visuales, y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel.

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