REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD FERMIN TORO

INFORMTICA APLICADA

ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Profesora: Brbara Briceo

Autor:
Andrea Granada Orozco
V-20.327.194

CARACAS, AGOSTO 2015

ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO

PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO VERSIN 2K8

Barra de Men
Tambin conocida como men principal del sistema est compuesta por nueve (9)
submens:

Archivo: Este submen maneja las funciones de la barra de herramientas y las

opciones: seleccionar empresa, seleccionar usuario, imprimir reportes y configurar
impresin. Para activar este submen desde el teclado presione las teclas Alt + A.
Edicin: Este submen maneja las funciones que tpicamente se usan para
manipulacin de texto: cortar, copiar, pegar, etc. Para activar este submen desde
el teclado presione las teclas Alt + E.
Mdulos: Este submen permite seleccionar los diversos mdulos del sistema.:
inventario; ventas y cuentas por cobrar; compras y cuentas por pagar; cajas y
bancos; y mantenimiento. Una vez seleccionado el mdulo puede seleccionar los
submens: procesos, tablas y reportes correspondientes a cada mdulo. El
mdulo activo se indica en la lnea superior de la ventana. Para activar este
submen desde el teclado presione las teclas Alt +M.
Procesos: Este submen permite seleccionar los procesos del mdulo actual.
Para activar este submen desde el teclado presione las teclas Alt + P.
Tablas: Este submen permite seleccionar las tablas del mdulo actual. Para
activar este submen desde el teclado presione las teclas Alt + T.

Reportes: Este submen permite seleccionar los reportes del mdulo actual. Para
activar este submen desde el teclado presione las teclas Alt + R.
Desplazamiento: Este submen maneja las funciones que permiten desplazarse
entre los datos de la ventana activa, cuando esta es una tabla o proceso. Estas
funciones pueden ser activadas tambin desde la barra de herramientas. Para
activar este submen desde el teclado presione las teclas Alt + D.
Ventana: Este submen muestra en todo momento las ventanas que han sido
abiertas y permite poner como activa la ventana asociada a la opcin
seleccionada. Cuando una ventana es definida como la ventana activa el sistema
la muestra en primer trmino en la pantalla. Para activar este submen desde el
teclado presione las teclas Alt + V.
Ayuda: Este submen le permite:
1. Activar las ayudas electrnicas de Profit Plus y Windows.
2. Hacer link con la pgina web MiProfit.com y soporte On Line.
3. Enviar un correo electrnico.
4. Activar la consola de comunicacin.
5. Leer mensajes del sistema.
6. Activar la calculadora y el calendario del sistema.

Barra de Herramientas

Esta barra permite ejecutar funciones de forma rpida, las cuales podrn ser
encontradas tambin en los mens.
Las funciones que no apliquen para una tabla o proceso, aparecern
desactivadas.
Primero: Esta funcin muestra el primer registro de la ventana activa segn como
estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin.
Anterior: Esta funcin muestra el registro anterior de la ventana activa segn
como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin.
Siguiente: Esta funcin muestra el siguiente registro de la ventana activa segn
como estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin.
ltimo: Esta funcin muestra el ltimo registro de la ventana activa segn como
estn ordenados los datos, sea por cdigo o descripcin.
Buscar: Esta funcin busca el registro deseado en la ventana activa. Si la ventana
activa es un proceso, debe indicar el nmero del registro y hacer clic en el botn
aceptar. Si desconoce el nmero del registro, presione la tecla F2 para activar la
bsqueda asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el cdigo o la
descripcin del registro y hacer clic en el botn aceptar. Si desconoce el cdigo o
la descripcin del registro, presione la tecla F2 para activar la bsqueda asistida.
Nuevo: Esta funcin prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para
agregar un registro. As por ejemplo, si la ventana activa es el proceso facturas,
debe ejecutar esta funcin cada vez que desee incluir una nueva factura.
Eliminar: Esta funcin elimina el registro que est en pantalla. As por ejemplo si
la ventana activa es la tabla clientes, al ejecutar esta funcin eliminar el cliente
que est en pantalla.
Guardar: Esta funcin graba los cambios que se han efectuado sobre el registro
que est en pantalla. Se debe usar al modificar un registro o al incluir uno nuevo

para que los cambios queden registrados. Si se est incluyendo un nuevo registro
y se presiona la tecla Enter, en el ltimo campo se dispara automticamente esta
funcin.
Restaurar: Esta funcin elimina los cambios que se han efectuado sobre el
registro que est en pantalla, si todava no se han grabado los mismos. Es decir,
restaura el registro al mismo estado en que se encontraba antes de comenzar a
modificarlo.
Imprimir: Esta funcin permite imprimir los registros de la ventana activa. Si por
ejemplo la ventana activa es la tabla clientes, esta funcin permite imprimir
rpidamente cualquiera de los reportes de clientes del sistema.
Cerrar: Esta funcin cierra la tabla o proceso activa. Si se han efectuado cambios
sobre el registro que est en pantalla, el sistema pregunta si desea grabarlos
antes de proceder a cerrar la ventana.
Cambiar orden: Esta funcin ordena los registros de la ventana activa, o por
cdigo o por descripcin. Dicha funcin est disponible en las ediciones Small
Business y Profesional. Aplica slo sobre tablas. Por defecto, al abrir una tabla, el
cdigo es el criterio bajo el cual aparecen ordenados los registros.
Prximo cdigo: Esta funcin genera automticamente el prximo cdigo en la
tabla activa, siempre y cuando se est incluyendo un registro (para lo cual debe
haber hecho clic previamente en el icono nuevo de la barra de herramientas).
Esta funcin slo aplica sobre tablas.
Exportar registros: Esta funcin permite exportar a otra empresa un grupo o
rango de registros desde la tabla activa. Aplica slo sobre tablas y para poder ser
ejecutada se deben cerrar previamente todas las ventanas de tablas o procesos.

Una vez activada esta funcin, debe indicar la ruta dnde se encuentra la empresa
destino y el rango de registros a exportar, como por ejemplo: artculos.
Agregar rengln: Esta funcin prepara la ventana activa para agregar un nuevo
rengln siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones
(por ejemplo: facturas, devoluciones, ajustes de inventario).
Eliminar rengln: Esta funcin prepara la ventana activa para eliminar un rengln
siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones (por
ejemplo: facturas, devoluciones, ajustes de inventario). Antes de activar esta
funcin debe hacer clic en el rengln a eliminar.
Proceso especial 1: Esta funcin ejecuta el proceso adicional # 1 definido en la
opcin actual. La funcin est disponible tanto para las tablas como para los
procesos.
Proceso especial 2: Esta funcin ejecuta el proceso adicional # 2 definido en la
opcin actual. La funcin est disponible tanto para las tablas como para los
procesos.
Proceso especial 3: Esta funcin ejecuta el proceso adicional # 3 definido en la
opcin actual. La funcin est disponible tanto para las tablas como para los
procesos.
Informacin contable: Esta funcin abre una ventana en la que usted puede
definir las cuentas del plan de cuentas que se desean usar en el momento de
efectuar la integracin o posteo de los datos con el sistema de Contabilidad. Esta
funcin slo aparece en la barra de herramientas cuando usted posee instalado el
sistema de Contabilidad y tiene definido el parmetro de la empresa
correspondiente. La funcin est disponible tanto para las tablas como para los
procesos, y las cuentas contables que usted indique aplican slo para el registro
que est en pantalla.

Informacin contable (Rengln): Esta funcin abre una ventana en la que usted
puede definir las cuentas del plan de cuentas que se desean usar en el momento
de efectuar la integracin o posteo de los datos con el sistema de Contabilidad.
Esta funcin slo aparece en la barra de herramientas cuando usted posee
instalado el sistema de Contabilidad y tiene definido el parmetro de la empresa
correspondiente. La funcin est disponible slo en los procesos. Las cuentas
contables que usted indique aplican slo para el rengln activo del documento.
Para definir un rengln como activo, haga clic encima del mismo.

Ventanas
Tipos de Ventanas: Profit Plus posee tres (3) tipos de ventanas: tablas, procesos y
reportes.
Tablas
En Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten
trabajar con los datos generales o archivos maestros (artculos, clientes, bancos,
etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submen tablas que
aparece en el men principal del sistema. Las funciones disponibles en las
opciones tipo tablas son manejadas mediante la barra de herramientas.
Las opciones tipo tablas poseen mnimo tres (3) carpetas:
Generales: en esta carpeta se manejan los datos bsicos de la tabla, como
cdigo, descripcin, etc.
Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en
la tabla, ordenados por cdigo o por descripcin.
Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir
requerimientos que no estn contemplados en el sistema.

Algunas tablas como artculos, clientes y proveedores poseen asociadas otras

carpetas como
Stocks, Crdito y Saldos, etc. Una de las primeras actividades que hay que
realizar para la puesta en funcionamiento del sistema, es cargar los datos
asociados a las tablas, en todos los mdulos del sistema.
Procesos
En Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que usando los
datos de las tablas, permiten crear documentos (facturas, cobros, depsitos).
Tambin son manejadas como procesos aquellas opciones que permiten efectuar
operaciones de tipo general sobre los datos del sistema (clculo de comisiones,
respaldo de datos , etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el
submen procesos que aparece en el men principal del sistema. Las funciones

disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la barra de

herramientas.
La mayora de las opciones tipo procesos poseen tres (3) carpetas:

Generales: en esta carpeta se manejan los datos bsicos del proceso.

Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados
en el proceso, ordenndolos por nmero.

Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento

generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no estn
contemplados en el sistema.

Reportes
Los Reportes del sistema pueden ser activados usando el submen reportes que
aparece en el men principal del sistema, o usando la opcin imprimir reportes
del submen archivos.

Cada vez que se selecciona una opcin reportes, el sistema muestra el siguiente
tipo de pantalla, para definir los parmetros del mismo:

Reporte: Seleccione cul de los reportes de la opcin, (relacionados con las

facturas en este caso), desea imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el sistema
muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido.
Para ver una lista de los reportes disponibles presione la tecla F4.
Orden: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte.
Filtros del reporte: Introduzca los rangos y condiciones bajo los cuales desea
filtrar el contenido del reporte. Deje en blanco aquellos filtros que no desea usar.
Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presione la tecla F4.

Para hacer uso de la bsqueda asistida, presione la tecla F2. Para blanquear los
filtros haga clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados al lado derecho de la
pantalla.
Presentacin: Escoja como desea visualizar o presentar el contenido del reporte.
Puede seleccionar: presentacin preliminar, enviar a un archivo, enviar a la
impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados por el
sistema.
Para que las opciones enviar a Word y enviar a Excel funcionen correctamente,
debe tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft Office 97
superior, en caso de no tenerlo el reporte no se ejecutar.
Para el caso de Excel, Office debe estar configurado para soportar y editar
documentos Html, en caso de no estarlo, el reporte saldr en blanco.
Tareas: A travs de esta opcin es posible guardar la configuracin del reporte
actual en el sistema Avisos y Tareas para su posterior configuracin.
Impresoras: Haga clic en este botn para definir cul es la impresora que se va a
usar para emitir el reporte, as como modificar las propiedades de las impresoras
que tenga definidas en Windows.
Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que est
definida como predeterminada en Windows. Si desea emitir el reporte usando otra
impresora, debe seleccionarla usando este botn, y esa impresora permanecer
activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entra al sistema, ste toma
como impresora a usar, la que est definida como predeterminada en Windows.
Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada use el
icono Mi PC, opcin impresoras de Windows.
Recuerde que la opcin imprimir/modificar reportes del men archivo permite,
adems de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de los reportes y
agregar nuevos reportes al sistema.

CREAR UNA EMPRESA

Para crear una empresa use la opcin empresas ubicada en el submen
procesos del mdulo mantenimiento. Dicha opcin le permite crear nuevas
empresas as como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya
estn registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Los datos de cada
empresa se guardan en directorios separados, que son creados automticamente
por el sistema (debajo del directorio en el que est instalado el sistema). Una vez
creada la empresa, debe configurar las caractersticas de funcionamiento de la
misma usando la opcin parmetros de la empresa.
Para crear una empresa debe incluir los siguientes datos en la carpeta
Generales:

Cdigo: Cdigo alfanumrico de hasta ocho (8) caracteres que identifica a cada
Empresa. No puede estar repetido y define el nombre del directorio en donde se
van a guardar los datos de la empresa.

Prioridad: Nmero entre 0 y 99 que define la prioridad que debe tener un usuario
para poder trabajar o seleccionar la empresa.
Descripcin: Nombre de la empresa. Puede contener hasta cuarenta (40)
caracteres alfanumricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla y en el
encabezado de los reportes, cuando la empresa est activa.
RIF: Registro de informacin fiscal de la empresa.
NIT: Nmero de identificacin tributaria de la empresa.
Responsable: Nombre de la persona que representa a la empresa ante el fisco.
Puede contener hasta sesenta (60) caracteres alfanumricos. Es mostrado en los
reportes relacionados con las retenciones del impuesto sobre la renta.
Telfonos: Telfonos de la empresa. Puede contener hasta sesenta (60)
caracteres alfanumricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las
retenciones del impuesto sobre la renta.
Pas: Seleccione de la lista desplegable, el pas que corresponda a la empresa
que se est creando.
Fax: Nmero telefnico correspondiente al fax.
Direccin: Direccin fiscal de la empresa. Puede contener hasta ciento veinte
(120) caracteres alfanumricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las
retenciones del impuesto sobre la renta.
E-mail: Indique una cuenta de correo electrnico que est asociada a su empresa.
Web Site: Indique la direccin URL correspondiente la pgina web de su empresa.

CREAR USUARIOS
Una vez creadas las empresas y las sucursales debe proceder a crear los
usuarios. Cada usuario va a tener asignado un mapa de acceso y dicho mapa
define qu opciones va a poder usar el usuario. Los siguientes tpicos le explican
todo lo que necesita saber para crear y configurar los usuarios de su empresa.
Para crear un usuario use la opcin usuarios ubicada en el submen Procesos
del mdulo mantenimiento. Dicha opcin le permite crear nuevos usuarios as
como buscar, modificar y eliminar los datos de los usuarios que ya estn
registrados, haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crear un usuario
debe estar creado el mapa de acceso del mismo, que define las opciones que el
mismo podr usar. El tipo o nivel de un usuario se define mediante su prioridad.
Para crear un usuario debe incluir los siguientes datos en la carpeta Generales:

Cdigo: Cdigo alfanumrico de hasta cuatro (4) caracteres que identifica a cada
usuario. No puede estar repetido y debe ser introducido cada vez que el usuario
entre al sistema.
Descripcin: Nombre del usuario. Puede contener hasta quince (15) caracteres
alfanumricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla, cuando el usuario
est activo.

Prioridad: Nmero entre 0 y 100 que define la prioridad o nivel del usuario. La
mxima prioridad es 100.
Mapa de acceso: El mapa de acceso define que opciones puede usar cada
usuario en el sistema. Puede asignar el mapa indicando su cdigo (en el cuadro a
la izquierda) o indicando su descripcin (en el cuadro a la derecha). Si desea crear
un nuevo mapa de acceso, use la opcin mapas de acceso en el men procesos
del mdulo.
Mantenimiento. Para consultar la lista de mapas de acceso , haga clic a la
derecha del cdigo y aparecer una lista ordenada por cdigo en la que podr
seleccionar el elemento deseado. Si desea ordenar la lista por descripcin, haga
clic a la derecha de la descripcin. Para activar la bsqueda asistida sobre los
mapas de acceso ponga el cursor en el cdigo o en la descripcin y presione la
tecla F2.
Cambiar la contrasea: Haga clic en este botn para cambiar la contrasea del
usuario.