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INDICE DE CONTENIDOS

NATURALEZA DE LA FUNCIN GERENCIAL ............................................................ 2


DATO E INFORMACIN............................................................................................. 3
ATRIBUTOS DE LA INFORMACION ........................................................................ 5
LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIN ...................................................................... 6
LA INFORMACIN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES ...................... 6
ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN COMO RECURSO ........................... 7
PREMISAS ................................................................................................................. 7
PRINCIPIOS BSICOS ............................................................................................. 7
REQUISITOS DE LA INFORMACION EFICIENTE..................................................... 7
VALOR Y COSTO DE LA INFORMACION ............................................................... 10
VALOR DE LA INFORMACIN ............................................................................ 10
COSTOS DE LA INFORMACIN .......................................................................... 10
BUSQUEDA DE INFORMACION............................................................................... 11
MODOS DE INVESTIGAR EL AMBIENTE ............................................................... 11
EL PROCESO INFORMTICO .................................................................................. 12
REPRESENTACION DEL PROCESO INFORMATICO............................................ 12
CICLO DE VIDA DE LOS DATOS ............................................................................. 13
QUE ES UN SISTEMA?.............................................................................................. 15
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS ......................................................................... 15
CONCEPTOS DE SISTEMAS ...................................................................................... 16
JERARQUIA DE LOS SISTEMAS ................................................................................ 17
LIMITES DE UN SISTEMA ............................................................................................ 17
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS ........................................................................ 18
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS .............................................................................. 19
ENFOQUE DE SISTEMAS ........................................................................................... 19
CARACTERISTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS .............................................. 19
METODOLOGIA GENERAL DEL ENFOQUE DE SISTEMAS ................................ 20
ENFOQUE DE SISTEMAS AL DISEO ORGANIZACIONAL ................................ 20
1

Cuando a una organizacin, departamento o cualquier otra unidad de la estructura de


una empresa se le encomienda una funcin, esto implica asignarle personas y otros recursos
para desarrollar dicha funcin. El gerente, responsable de la unidad organizativa, no tiene que
hacer estos trabajos, sino que tiene que hacer que se efecten, esta es la funcin propia
gerencial.
Para cumplir con su responsabilidad, realiza las llamadas "Funciones Gerenciales", las
que se concretan a travs de las siguientes Actividades:

Planificar
Detectar y medir resultados
Controlar (comparar el plan con el resultado)
Decidir

El gerente tiene que hacer el mismo sus propios trabajos, encontrndose entre sus Tareas:

Planificar las actividades


Asignarlas a personas especficas
Dirigir su ejecucin
Coordinar el empleo de recursos
Motivar al personal para el logro de metas concordantes con el objetivo de la empresa
Controlar que todo sea hecho en cumplimiento de las normas y los planes
Decidir

Cada uno de estos trabajos gerenciales se desagrega en un gran nmero de acciones


cotidianas. Para desarrollarlas el gerente emplea recursos asignados por la organizacin.
La caracterstica distintiva de la actividad gerencial es que fundamentalmente maneja
smbolos, a diferencia de las actividades operativas, que manejan objetos materiales. Esta
caracterstica identifica al gerente como un PROCESADOR DE INFORMACIN.
Si, por ejemplo, se visita un taller de carpintera, la observacin de las tareas
operativas pondran en evidencia que la materia prima es la madera, y que para trabajarla se
utilizan diversas maquinarias (sierra, pulidora, cepillo, etc.), sin ninguna duda, el objetivo
consiste en procesar madera para obtener un producto (sillas, camas, puertas, etc.).
Cuando se observa un trabajo administrativo, tambin es identificable la materia prima,
constituida por Representaciones Simblicas o Datos, que pueden estar contenidos en un
soporte, (papeles o formularios), o no estarlo, tal es el caso de las comunicaciones personales
o telefnicas.
Luego estos datos tambin son procesados a efectos de confeccionar registros contables,
administrativos, etc., con el propsito de obtener un producto superior: Informacin.
La manipulacin de los datos no tiene iguales caractersticas en los distintos niveles
de la organizacin: mientras que en el nivel operativo tienden a concentrarse en el aspecto
fsico de los datos, los niveles superiores lo hacen en el aspecto lgico.

El aspecto fsico de una entidad alude a sus caractersticas materiales, a todos sus
atributos que pueden describirse como magnitudes fsicas: dimensiones lineales, volumen,
peso, color, etc. En cambio el aspecto lgico se refiere al significado, mensaje o
componente inteligente de la entidad y en general a sus atributos inmateriales. Ejemplo: Una
silla est hecha de madera, pero una silla no es la madera. Al procesar la madera y
transformarla en una silla, se le ha agregado forma, propsito, funcionalidad y utilidad.
De igual modo, la informacin est hecha de datos, pero es algo distinto de ellos, tiene
atributos diferentes. El problema que aqueja a muchos gerentes es el de padecer de
sobreabundancia de datos y simultneamente escasez de informacin (es decir sobra
madera y faltan sillas). Gran parte de ello se debe por que se confunde Dato con
Informacin.

El mundo real es una coleccin de entidades. En un mbito campestre, por ejemplo, se


encuentran las Entidades: rbol, pasto, pjaro, nube, etc. Tambin hay entidades que,
siendo fsicas, no son claramente tangibles o visibles, como aire, temperatura, presin, etc.
Cada entidad tiene Atributos, es decir, cualidades o caractersticas que poseen o pueden
poseer todos los individuos de cada entidad. Por ejemplo, los atributos de la entidad rbol
pueden ser especie, altura, color, edad, ubicacin.
Cada individuo de una entidad es descrito por valores particulares de su atributo. Ejemplo:
ENTIDAD
------------ARBOL

ATRIBUTOS
VALORES
------------------------------------=> ESPECIE
=> ROBLE
=> ALTURA
=> 9 METROS
=> EDAD
=> 39 AOS

El DATO constituye una representacin simblica (letras, nmeros o caracteres


especiales) de esas entidades o hechos.
En una organizacin encontramos entidades de existencia real (inmuebles, muebles,
empleados, etc.) y para cada una de ellas existe una representacin simblica. Del mismo
modo existen representaciones simblicas no solo de lo que existe en la organizacin, sino
tambin de lo que sucede en ellas. Por ejemplo, cuando se realiza una venta; esa venta en
el mundo fsico real, implica la entrega de mercadera y percepcin de moneda. En el
mundo de las representaciones simblicas, esa venta genera un N de Factura, un N de
Artculo, un importe, etc.
Un DATO es una representacin formalizada de entidades o hechos, adecuada
para la comunicacin, interpretacin y procesamiento por medios humanos o
automticos.
Para Robert Murdick, los datos constituyen un conjunto de smbolos o caracteres que
describen un objeto, condicin o situacin, no tienen forma ni estructura y por s solos no tienen
ningn valor.

La INFORMACIN constituye un conjunto de datos organizados y estructurados,


capaces de generar estmulos que desencadenan en decisiones y comportamientos.
El costo de una decisin mal tomada en algunos casos adquiere dimensiones exorbitantes,
razn por la cual, al momento de tomar una decisin es cuando realmente se puede apreciar el
valor de la informacin como atenuante de la dosis de incertidumbre o el grado de ignorancia.
El ambiente cambiante y el incremento de tamao y complejidad de los sistemas han
incrementado la necesidad de informacin por parte de los gerentes.
El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situacin concreta,
es un material que no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene
que tomar una decisin. La informacin es un dato o un conjunto de datos evaluados por un
individuo concreto que trabaja en un momento dado sobre un problema especfico para
alcanzar un objetivo determinado.
La salida impresa de una computadora que un gerente lee pero cuyo significado no
interpreta por no estar organizado, representa solo datos. Un anlisis organizado de ventas o
una lnea grfica de la tendencia de costos, influyen en el comportamiento del gerente, y es
informacin cuando se somete a su consideracin y este puede interpretarlos.
La Toma de Decisiones se basa en la Informacin; la incertidumbre ante el futuro y la
falta de conocimiento sobre la situacin actual hacen que quien decide busque informacin,
es decir datos seleccionados y organizados que reducen la incertidumbre al momento de
tomar decisiones. Ejemplo: la persona "A" ha advertido a "B" que le enviar un papel con el
nmero que obtuvo el premio de la lotera. "A" le entrega al mensajero "C" el papel. Este
mensajero tentado por la curiosidad, observa el mensaje, pero solo ve un nmero, para l, el
contenido del mensaje no es informacin. Cuando "B" recibe el mensaje, este lee el contenido,
que tiene significado para l, es decir, es informacin.
La misma representacin simblica que para una persona puede ser un dato, para otra
puede ser informacin. O lo que es dato para una persona puede ser informacin en otro
momento o frente a otro problema para la misma persona.
El concepto de Informacin marca la idea que se comunica algo valioso. Los datos
carecen de valor propio.
La informacin hace referencia a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una
situacin, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema
especfico, los datos seguirn siendo solo datos, smbolos con poco o ningn significado.
Es necesario, habilitar los medios para convertir los datos en informacin y esto es, el
papel del sistema de informacin. Hacen falta buenos sistemas para suministrar a los
gerentes informacin oportuna, adecuada y concisa en todo tipo de empresa.

1. Finalidad: La informacin persigue dar respuesta a alguna necesidad o problema


guiando la toma de decisiones. Toda informacin debe tener una finalidad, de lo
contrario ser slo dato o ruido. La finalidad puede ser planificar, resolver, decidir.
2. Modo y Formato: Es el modo y la forma en que se recibe la informacin. El hombre la
recibe a travs de sus cualidades sensoriales (odo, tacto, olfato, gusto); las mquinas
la reciben en forma de patrones de energa, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita.
3. Redundancia y Eficiencia: La redundancia es el exceso de informacin transmitida o
producida (existe duplicidad de datos). * Eficiencia = 1 Redundancia. Cuanto menor sea
la redundancia, mayor ser la eficiencia.
4. Frecuencia: Es la cantidad de veces que se transmite o recibe informacin en una unidad
de tiempo. Por ejemplo: una vez al ao, 12 veces al ao, siendo en este caso la unidad de
tiempo: el ao. La informacin que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir
interferencia, ruido o distraccin.
5. Determinstica o Probabilstica: Informacin Determinstica: Se la conoce con certeza,
se obtiene sobre la base de datos histricos. Informacin Probabilstica: Suministra un
conjunto de resultados posibles. Se refiere al futuro y surge de una proyeccin.
6. Costo: El acceso y la adquisicin de la informacin, conlleva costos cuantificables.
Constituye un factor limitante de su obtencin. Se debe evaluar constantemente el valor
de la informacin y relacionarlo o compararlo con su costo.
7. Valor: Surge de mensurar la posible ganancia que es susceptible de generar la
informacin o de la posible prdida que habra que afrontar de no contar con esta.
Depende de otras caractersticas: modo, velocidad, frecuencia, confiabilidad y validez.
8. Confiabilidad y Precisin: Es la credibilidad, determinada por la seriedad de la fuente
u origen. Es ms caro obtener gran precisin y confiabilidad, que bajos valores de
ambas; por consiguiente, es posible un intercambio entre costo, precisin y confiabilidad.
9. Exactitud: Determina la desviacin con respecto a una valoracin real. Es el grado de
aproximacin de la informacin con la realidad que pretende describir.
10.Validez: Define la aplicabilidad especifica de una informacin en un caso particular. La
informacin ser vlida en la medida en que represente, lo que pretende representar.
11.Actualidad: Designa la antigedad de la informacin. La misma debe reflejar la
realidad actual, de lo contrario sera obsoleta.
12.Densidad: Es el volumen de informacin presente en un informe o mensaje. Cuanta
mayor informacin contenga, mayor ser la densidad. Los informes largos tienen poca
densidad de informacin. Tablas y grficas presentan mayor densidad de informacin.

Las sociedades modernas estn orientadas a la tecnologa. Una de las caractersticas de la


sociedad actual es la gran importancia que ha adquirido la posesin y el uso de la informacin. El
contexto es cambiante, por lo tanto, es difcil estar al da y esto se debe a los avances acelerados
en tecnologa y la fuerza de la competencia.
Los gerentes de hoy reciben un gran volumen de datos que se convierten en cantidades de
informacin, y debido a la cantidad y velocidad con que la informacin llega a los gerentes, estos
deben ser cada vez ms selectivos.
Actualmente existen sistemas mundiales que trascienden las fronteras polticas. Son
sistemas que requieren un flujo de informacin que se obtiene o produce en un lugar y se
precisa en otro distinto, a veces lejano. La teleinformtica, que es la combinacin de la
informtica con las telecomunicaciones, favoreci su proliferacin.
Es necesario estar bien informados, pero mucho de lo que se hace pasar por informacin no
son ms que simples hechos o datos en bruto, siendo ms un fenmeno de explosin de datos",
que una "explosin de informacin".
La clave para afrontar esta era se encuentra en seleccionar y filtrar: Seleccionar lo que s e
va a escuchar ver, decir o leer y fijar prioridades al respecto. El secreto del
procesamiento de informacin radica en limitar el campo de informacin a lo que sea
relevante"

En un mundo globalizado, tecnificado y conectado, el efectivo manejo de la informacin


es un elemento clave para el xito y la supervivencia de las organizaciones. Tan es as
que la informacin pas de representar un componente de valor agregado a configurarse como
uno de los Recursos Vitales para el xito de la gestin, con igual importancia a la asignada
tradicionalmente a los Econmicos, Financieros, Materiales y Humanos. Esta concepcin la
posiciona como uno de los activos ms importantes de las organizaciones.
Circunstancias Importantes:
La Informacin y la Tecnologa tienen
gran importancia en el progreso de los
pases ms desarrollados.
Informacin = Recurso importante y
estratgico que aporta al
Eficiencia del Sistema de Informacin

Econmico
Social
Cultural
Planeamiento Organizativo
Generacin de Ventajas y
Oportunidades Competitivas
Excelencia en la Gestin Administrativa

La informacin debe administrarse de manera correcta. Aunque se encuentra siempre a


nuestro alcance, su uso no debe considerarse gratuito.
La informacin generada por computadora difiere en diversas formas de aquella generada
manualmente, los costos para crear y mantener a estas son aparentemente mayores. Con
frecuencia la informacin que se genera por computadora se trata con menor escepticismo que la
obtenida por otros medios, asimismo, puede llegar a multiplicarse a mayor velocidad.
PREMISAS
La tecnologa de la informacin ha aumentado la complejidad y la velocidad de la
respuesta ante el cambio ambiental.
Existe una demanda constante de informacin mejor y ms oportuna.
El conocimiento de los gerentes se torna obsoleto en lapsos de tiempo cada vez ms
cortos, debido a la fuerza de la competencia, intensificada por los avances tecnolgicos
La supervivencia en el mundo moderno de los negocios depende de una administracin
excelente de la informacin y de la tecnologa de las operaciones.
PRINCIPIOS BSICOS

Suministrada a quien y donde interese.


Relevante.
Tener la forma adecuada.
No informar situaciones normales o habituales.
Situaciones excepcionales deben complementarse con informacin relacionada con estas.
Lo ms completa posible (relacin costo/utilizacin) pero solo de las situaciones de
excepcin (cuando se exceden ciertos parmetros preestablecidos, positivos o negativos).
Su costo (de captar, elaborar, distribuir, utilizar y considerar) debe ser el mnimo posible, y
no superar su utilidad.
Disponible en el momento que se la requiera.
Lo ms precisa posible.
Sinttica.

Para que la informacin se considere eficiente, es decir, para que proporcione un grado de
utilidad que justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla, sta debe
contar con los siguientes requisitos:
Economa: "El costo de producir la informacin no debe ser superior al beneficio
esperable de su utilizacin". La informacin es un bien econmico y por tal:
Se puede comprar y vender, puede envejecer y tornarse obsoleta
Se puede almacenar
Se puede transportar
Puede sobreabundar o escasear
Requiere inversin de tiempo, recursos e instalaciones.
7

Se debe comparar el beneficio y el costo de obtener informacin. Econmicamente se utiliza


el anlisis marginal. La informacin como cualquier otro bien econmico ser consumida en
cantidades crecientes mientras el Costo Marginal de la Informacin (C.Mg.I.), es decir, el
costo de obtener una unidad adicional, sea inferior o igual a la Utilidad Marginal de la
Informacin (U.Mg.I.), es decir, la utilidad que proporciona esa misma unidad adicional.
La U.Mg.I. disminuye a medida que aumenta la cantidad de informacin.
Ej.: Una empresa analiza la posibilidad de abrir una sucursal, para ello demanda informacin
sobre compradores potenciales, obtiene el promedio diario de la cantidad de transentes,
releva fluctuaciones de circulacin; luego el nivel socioeconmico de los mismos y aumentando
la cantidad de informacin, llegara al absurdo del anlisis estadstico del color de cabello de
posibles clientes.
Si suponemos que la utilidad se mide en alguna unidad monetaria, la curva de la utilidad
marginal de la informacin sera:

$
Umg de la Informacin

Cantidad de Informacin
Con respecto al costo, a medida que aumenta la cantidad de informacin, aumenta
tambin el costo de hacerla disponible. La curva de costo marginal de la informacin sera:

$
Cmg de la Informacin

Cantidad de Informacin
La cantidad ptima de informacin para una organizacin ser aquella en la que el costo
de adquisicin de una unidad adicional sea igual al beneficio o utilidad de esa unidad.
Mediante la unin de las curvas de UMg y CMg de la informacin se obtiene:
Cmg de la Informacin

$
e

Umg de la Informacin
Cantidad de Informacin
e: Cantidad ptima de informacin.

Oportunidad: "La informacin debe estar disponible en el momento en que se la requiere"


Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la informacin debe
ser suministrada. Ejemplo: El hecho de que un ejecutivo hubiera requerido la actualizacin
de un archivo, mediante la incorporacin diaria de las transacciones del da anterior,
supone que ese ejecutivo necesita conocer hoy lo que ocurri hasta ayer. Si hubiera un
atraso crnico de tres o cuatro das en el procesamiento de los datos, la actualizacin
solicitada, a pesar de ser diaria, nunca llegara a satisfacer la necesidad del ejecutivo, por lo
que, si no es posible superar el atraso, sera mejor (menos costoso) que esa actualizacin no se
realizara en absoluto.
Utilidad: "Toda salida de un sistema de informacin debe satisfacer una necesidad".
La salida debe ser considerada innecesaria, mientras no se compruebe su utilidad. Toda
salida tiene un costo (de diseo, impresin, encuadernacin, archivo, etc.). Por esto se debe
tratar de que los responsables de salidas de informacin impidan o reduzcan al mnimo la
aparicin de aquellas que no satisfacen alguna necesidad. Esto puede solucionarse con un
control peridico de utilidad
Comparabilidad: La informacin debe ser contrastable en el espacio, en el tiempo y en el
alcance.
Comparabilidad en el Espacio: Ejemplo: La informacin de una sucursal debe ser
comparable con la de las otras. No habra comparabilidad si las ventas de una
estuviesen expresadas en unidades fsicas y las de las otras en unidades monetarias.
Comparabilidad en el Tiempo: Significa que la informacin de un perodo debe ser
comparable con la de otros.
Comparabilidad en el Alcance: Las informaciones que se comparan deben corresponder
a entidades semejantes. Ejemplo: Suministra informacin de diversas fuentes bajo el ttulo
"horas extras" pero en algunos casos incluyen las guardias y en otros no.
Flexibilidad: "Todo sistema de informacin debe ser adaptable a los cambios del sistema
objeto". Vinculado estrechamente con la utilidad y la satisfaccin de las cambiantes
necesidades de informacin de los ejecutivos y de toda la organizacin. Depende as tambin
del grado de flexibilidad del sistema informtico.
Claridad: "La informacin debe atender al nivel intelectual y tcnico del destinatario". Es
requisito contar con informacin con mayor simplicidad de comprensin, aprendizaje, empleo y
definicin. Debe tener en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario. Si el "diseo"
de una salida de informacin no es de simple interpretacin por el destinatario resultara intil.
Confiabilidad: "La informacin debe ser creble y fiable para tomar decisiones basadas
en ella". A este fin deben empezar por ser confiables los datos primarios y sus sucesivas
transformaciones, no debiendo contener o introducir errores. La calidad de un sistema de
informacin est determinada por la cualidad de sus datos primarios. Mientras la informacin
tiende a la exactitud en progresin aritmtica, el costo de lograr esa exactitud tiende a
ascender en progresin geomtrica. El intervalo de ineficiencia (tolerancia al error) en una
informacin destinada a la adopcin de decisiones es aquel en el que, cualquiera sea el
significado que adquiera la informacin, siempre dar adopcin a la misma decisin.

La Informacin es un recurso, por lo tanto tiene Valor y Costo.


VALOR DE LA INFORMACIN
En una situacin decisoria, el decisor debe seleccionar entre varios cursos de accin
alternativos que permitan concretar ciertos acontecimientos ante estados determinados del
ambiente.
La Informacin tiene Valor si:
Existe una situacin o problema con valor acerca del cual puede decidirse. Cuanto
ms valiosa sea la situacin o el problema tanto ms la informacin.
Existe incertidumbre respecto de los estados posibles del ambiente.
El decisor puede interpretar la informacin.
Para el nivel superior debe tener la mxima capacidad de sntesis.
Informacin por Excepcin es aquella que permite conocer hechos nuevos o resultados
distintos a los pronosticados. Obliga a fijar:

Objetivos cuantificados, mensurables en tiempo


Parmetros de desvos, aceptados como tolerancia

COSTOS DE LA INFORMACIN

De Obtencin y Registro de los Datos,


De Proceso y Emisin,
De Soporte y Almacenamiento,
Movimientos Internos,
Mano de Obra para Archivo y Recuperacin,
Archivo Fsico y Resguardo,
Seguro contra Perdida,
Seguridad de la Informacin.

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En una organizacin aquel que decide, obtendr la informacin necesaria para tal fin de
alguna de las siguientes fuentes:

Del Ambiente.
Del Sistema de Almacenamiento ideado para el sistema operativo.
De situaciones actualizadas (operacin de laboratorio u otra similar).

La obtencin de informacin del ambiente es complicada ya que en ciertas ocasiones no


interpretamos qu representa informacin de lo que percibimos y cules son datos relevantes.
Aun cuando generalmente sabemos lo que estamos buscando, la forma en que puede
llegar a manifestarse la informacin es sumamente impredecible.
MODOS DE INVESTIGAR EL AMBIENTE
F.J. Aguilar define Cuatro modos de investigar el Ambiente:
1. Observacin No Dirigida: el que busca no tiene en mente un objetivo especfico; lo
nico que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento
presente o en el futuro. Ejemplo: La lectura de un diario; Seleccin aleatoria de los
programas de T.V.; Apreciacin del medio al caminar.
2. Observacin Condicionada: el observador centra su atencin en algn rea ms o
menos identificada o especfica. Su bsqueda no est dirigida a resolver un
problema determinado, pero si encuentra algo que pueda ser de utilidad est listo
captarla y evaluarla. Ejemplo: Una persona que cuenta con cierto capital, el cual
desea invertir en el campo dirige su atencin a toda fuente que difunda informacin
sobre el sector agrcola ganadero.
3. Bsqueda Informal: es una bsqueda activa, dirigida a un objetivo especfico
pero con una estructuracin muy pobre, es decir, no fue muy bien organizada, no se
tomaron en cuenta todos los recaudos necesarios. Ejemplos: La investigacin de
mercados alternativos para un nuevo producto; El reclutamiento de personal no
especializado; La bsqueda de ideas de productos originales.
4. Bsqueda Formal: Es un mtodo sistemtico, que sigue un plan previamente
establecido tendiente a obtener informacin especfica o informacin relacionada a un
problema concreto. Ejemplos: Una encuesta cientficamente planeada y realizada con
sumo cuidado; Una investigacin dirigida al diseo de un prototipo de automvil de bajo
costo y buen rendimiento.

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El Proceso Informtico comienza con un acontecimiento, como en c ontabilidad que se


registran hechos econmicos que tienen valor. Un ejemplo de hecho econmico (un hecho
de valor) dentro de la empresa es comprar, pagar, etc., eso tiene una identificacin, una
medicin, una registracin.
La registracin puede ser manual o por computadora, tal es el caso de una ficha de stock,
el acontecimiento se transforma en un registro, el registro se transforma en una validacin,
en un ordenamiento y en un almacenamiento. Cuando se transform en almacenamiento va
a tener la caracterstica de dato, o sea, ese hecho a travs de la registracin se
transform en dato. Para que ese dato se transforme en informacin debe haber una
seleccin, un cmputo y una presentacin (una organizacin, una forma de mostrar,
grfica o tabular), en consecuencia ese dato empieza a tener valor de informacin para un
tipo determinado de problema.
La informacin tiene valor si existe algn problema o situacin sobre la cual decidir,
es decir, que exija tomar una decisin. El problema o situacin debe tener algn tipo de
valor. Es decir, debe medir el costo de decidir con o sin la informacin, cunto cuesta
obtenerla, y si cuesta ms que el problema a resolver.
Con respecto al decisor: la informacin tiene valor en la medida que la persona que
decide, la puede interpretar.
Ejemplo: un acontecimiento que puede ser el ingreso de un rulemn a un depsito, al cual
debe identificrselo, (asignndole un cdigo) medirlo y registrarlo en una ficha de stock; luego
se convierte en un registro que debe validrselo al compararlo con el remito del proveedor,
entonces es ordenado y almacenado. De ese modo se transform en un dato que dice que esa
pieza es un rulemn, por lo tanto va haber una seleccin, un cmputo, una presentacin, en
consecuencia, ese dato se transforma en informacin cuando al ingresar una cantidad
determinada de rulemanes, a un precio especfico, cambi la existencia, el costo promedio de
la ficha de stock y permite calcular un nuevo punto de pedido. Esa ficha de stock sobre la
base de todo este proceso (proceso informtico), dar la informacin que necesaria para esta
situacin particular.
REPRESENTACION DEL PROCESO INFORMATICO
ACONTECIMIENTO: Identificacin, Medicin, Registracin

REGISTRO: Validacin, Ordenamiento, Almacenamiento

DATO: Seleccin, Cmputo, Presentacin

INFORMACION

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En el desarrollo, diseo y operacin de los sistemas se debe en cuenta tres aspectos


relevantes:
1. Cmo se generan o nacen.
2. Como se realiza el procesamiento de informacin (transmisin, almacenamiento,
destruccin, recuperacin y evaluacin).
3. Cmo almacenar y recuperar.

A esto lo podemos resumir en el siguiente cuadro:

Almacenar

Recuperar
Clasificar

Generar
y/o
Capturar

Analizar

Usar como
Informacin

Evaluar
Manipular

Sintetizar
Destruir

1. Generacin o Captura de Datos. Puede tener lugar en una transaccin interna o provenir
de un evento externo a la compaa.
2. Almacenamiento y Destruccin. El almacenamiento suele llevarse a cabo en
documentos o en la base de datos. Si los mismos no son de utilidad son destruidos.
3. Transporte. Durante su ciclo de vida son transportados constantemente de un proceso a
otro.
4. Recuperacin. Consiste en recuperar los datos desde donde se encuentran
almacenados.

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5. Evaluacin. A los datos recuperados es preciso evaluarlos para determinar si tienen


que ser sometidos a procesamiento ulterior. Una vez que han sido transformados en
informacin y han sido usados se vuelven a evaluar, para determinar si se almacenan o
se destruyen.
6. Clasificacin. Los datos deben ser ordenados para su mejor interpretacin. Muchas
veces debern ser reordenados, en algunos casos de manera diferente. Ejemplo: la
informacin de ventas ordenadas por vendedor, se la puede reordenar por producto.
7. Anlisis. Identificacin de reas de inters dentro de los datos, analizar tendencias y
ocurrencias inesperadas. Muchas veces se deber realizar la interpretacin del anlisis.
8. Interpretacin. Basada en datos cuantitativos, modificando su forma o desarrollando su
significado a travs de ecuaciones y formulas. Ej.: Estadstica del potencial de ventas.
9. Sntesis. Como se requiere agregar muchos datos para crear un todo significativo,
esto se deber realizar mediante una sntesis de estos, para evitar su redundancia.
10. Utilizacin. Una vez transformados los datos en forma significativa para su uso, se
convierten en informacin, la cual luego de ser utilizada retorna a ser un dato
nuevamente, los que sern evaluados para ver si conviene guardarlos en su forma
original u otra.
11. Destruccin. Terminada la evaluacin, los datos pueden ser destruidos (sacados del
sistema). Ejemplo: Datos de sitios donde se realiz un seminario.

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Es un conjunto de elementos organizados e interrelacionados que se encuentran en


interaccin, que buscan alcanzar una meta o metas comunes, y que producen un
resultado superior y distinto a la simple agregacin de los elementos.
Los sistemas de nuestro inters son los tangibles y empricos que existen en el mundo
real. Los sistemas de los cuales nos ocuparemos reciben entradas del ambiente y
envan salidas hacia l. El sistema es un PROCESADOR porque cambia las entradas en
salidas.

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

La palabra Sistema tiene un uso sumamente difundido y variado. Ejemplo: cuando se


alude a las computadoras se suele hablar de sistema de procesamiento de datos y cada
aplicacin especfica de las computadoras se llama frecuentemente sistema (sistema de
sueldos, de inventario o de facturacin) y quienes los disean son llamados analistas,
licenciados o ingenieros de sistemas, y cuando se desea aludir a cierta organizacin de
recursos orientadas al suministro de informacin se habla del sistema de informacin.

Elementos: Son las partes que conforman un Sistema. Estos pueden ser humanos o
mecnicos, tangibles o intangibles, estticos o dinmicos.
Relaciones: Las relaciones entre los elementos son las que hacen que todo sistema
sea complejo. La importancia de las relaciones en el anlisis y el diseo como en el
comportamiento es fundamental.
Objetivos: Constituye la razn de ser de un sistema, define al sistema, nada se puede
hacer respecto a un sistema (estudiarlo, redisearlo, evaluarlo, dirigirlo, etc.) sino se
conoce su objetivo.
La obtencin de un resultado superior a la simple agregacin de los elementos y distintos de
ella, constituye lo que se llama Efecto Sinrgico.
Si a un sistema se le saca o se le agrega una parte, no puede esperarse que funcione igual.
Ej.: la combinacin de dos medicamentos cuyos resultados al ingerirlos pueden ser muy
distintos de la simple suma de sus efectos separados.

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Variables: Son los distintos valores que pueden asumir las entradas y las salidas del
sistema. Ej.: Venta semanal de dlares en las casas de Cambio.
Parmetros del Sistema: Son las cantidades que determinan el estado del sistema. Ej.: En
Economa el ndice de desempleo indica la cantidad porcentual de personas que no tienen
trabajo durante un perodo de tiempo.
Componentes: Los componentes de un sistema son las partes identificables del mismo. En
una jerarqua de subsistemas, hay componentes en el nivel ms bajo. Ej.: En una Imprenta
pueden haber tres subsistemas: el sistema ventas, sistema compras y el sistema personal. Los
componentes del sistema son las distintas mquinas, los empleados, las computadoras, los
informes de ingresos diarios, los insumos como el papel, tonel, etc.
Atributos de los Componentes: Son las propiedades o caractersticas de los
componentes del sistema, que influyen en la operacin del mismo, en su velocidad, precisin,
confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos. Ejemplo: la eleccin de un gerente para una
empresa que rena las caractersticas de liderazgo, capacidad, avanzados conocimientos.
Estructura: Es el conjunto de relaciones entre los componentes y atributos de los
componentes de un sistema.
Proceso: Es el conjunto de actividades que convierten las entradas en salidas. El proceso
total se compone de muchos procesos pequeos. Ej.: un Contador ingresa al sistema de Libro
Diario de su pc las cuentas con su monto, y mediante un proceso interno se obtienen
automticamente el Libro Mayor de cada cuenta y el Balance de Sumas y Saldos.
Interface: Es una conexin fsica y funcional entre dos sistemas, la regin de contacto. Ej.:
la computadora se interconecta con su sistema de energa por medio del enchufe de pared.
Entropa: La entropa es el movimiento de un sistema hacia un desgaste, desorden o
discrepancia totales. Un sistema cerrado alcanza su entropa mxima cuando se
descompone. En los sistemas biolgicos o sociales, la entropa puede ser invertida por las
entradas de informacin y energa, llegando con ello a mayores estados de orden y
organizacin. A esto se le llama incremento de la entropa negativa o Neguentropa. Ej.: en
una empresa puede darse la entropa cuando disminuyen sus ventas y entra en quiebra.
Homeostasis: Relacionada con la Entropa Negativa o Neguentropa. Es la caracterstica de
un sistema abierto para regresar a un estado estable. Ej.: Una empresa en quiebra, llama a
convocatoria de acreedores para salvarse y asimismo evita que el sistema desaparezca.
Equifinalidad: Principio que establece que un sistema, partiendo de diferentes estados
iniciales puede alcanzar un mismo estado final o conseguir una finalidad en particular.
Ej.: En diciembre toman vacaciones la mayora de los empleados de planta productiva y se
habla de equifinalidad cuando se plantean alternativas para que la produccin no disminuya:
aumentar la produccin de noviembre para que no exista desabastecimiento, o buscar
empleados que sustituyan a los que estn de vacaciones. Lo que se busca es obtener el
mismo resultado, utilizando distintos caminos o caminos alternativos.

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En los sistemas debe tenerse en cuenta que todo sistema se puede definir por sus
entradas, sus procesos y sus salidas. Todo sistema es un transformador de entradas,
insumos, a salidas o productos.
Sus elementos componentes estn ligados mediante diversas conexiones o interfaces.
Existe una jerarqua en la que todo sistema es un subsistema (respecto al sistema
mayor del que forma parte) y es a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que
forman parte de l)
Lo que determina que un conjunto de elementos sea visto como un sistema es el punto de
vista del observador.
En todos los sistemas y en particular en el sistema organizacin, este tipo de estructura
jerrquica implica, por lo menos, dos ventajas sustanciales:
La primera se vincula con una aparente relacin proporcional entre el tamao y la
complejidad de los sistemas (existe una general tendencia a considerar que todo lo
que es ms grande, es ms complejo. Esto no es as). La jerarqua disuelve el
vnculo entre el tamao y la complejidad. Esto es lo que hace posible que el
desempeo de funciones como las del gerente general, contador, analista de
sistemas, o auditor no sea, por ejemplo diez veces ms complejo en la empresa A
que en la empresa B;
La segunda ventaja es que se reduce la necesidad de transmisin de informacin
entre las partes (departamentos, divisiones, reas, etc.) de la organizacin.

El lmite de un sistema es una lnea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre
los que existe mayor intercambio de energa a travs de la lnea. (Por energa debe
entenderse todo lo que pueda transmitirse entre dos sistemas: energa propiamente dicha,
informacin, bienes, influencia, autoridad, etc.).
La definicin de lmite es subjetiva y arbitraria, no constituye estrictamente una
restriccin.
El lmite determina el marco dentro del cual se maneja y se explican los elementos y sus
relaciones.
Todo lo que queda fuera del lmite y se relaciona con el sistema constituye su Ambiente.

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Sistemas Naturales y Artificiales: Los sistemas naturales se encuentran en la


naturaleza, y cada organismo es un sistema natural, ejemplos de estos son el sistema
de agua del mundo y el sistema solar. Los sistemas artificiales se encuentran a nuestro
alrededor por ejemplo el sistema de fabricacin de una empresa. Los sistemas
pueden encontrarse en una cantidad que abarca desde lo meramente natural hasta lo
totalmente artificial, pasando por sistemas en parte naturales y en parte artificiales.

Sistemas Sociales, Hombre-Mquina y Mecnicos: Los sistemas sociales son los


integrados por personas. Consideran como aspectos relevantes la conducta humana y
la estructura organizacional. Los sistemas hombre mquina son aquellos donde los
hombres emplean equipos de una u otra clase en sus trabajos organizados. Los
sistemas mecnicos pretenden lograr autosuficiencia obteniendo sus propias entradas.

Sistemas Abiertos y Cerrados: Un sistema abierto es aquel que interacta con su


ambiente. Las organizaciones suelen ser sistemas que operan dentro de otros ms
extensos y por lo mismo son abiertos, por ejemplo el sistema financiero provincial que a
su vez es parte del sistema financiero nacional. El hecho de que una empresa actu con
su ambiente hace que este sea abierto. El sistema abierto puede caracterizarse por su
influencia individual en el ambiente y por una retroalimentacin proveniente de l. Los
sistemas cerrados son los que se encuentran en un ambiente que no cambia y si lo
hace, se levantara una barrera entre el ambiente y l para impedir cualquier influencia.
Es poco probable que existan realmente los sistemas cerrados.

Sistemas Permanentes y Temporales: Los sistemas permanentes son aquellos que


duran mucho ms que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. El sistema
econmico es permanente respecto de los planes para el futuro, las polticas de la
empresa son permanentes en lo que atae a las operaciones anuales. Los sistemas
temporales estn destinados a durar cierto ciclo y luego desaparecer. Ej. entrevista
radial.

Sistemas Estables y No Estables: Un sistema estable es aquel cuyas propiedades y


operaciones no varan de manera importante o lo hacen solo en ciclos repetitivos,
como los planes de enseanza. En los sistemas no estables sus propiedades y
operaciones varan constantemente. Una empresa publicitaria, un sistema de defensa
continental, un laboratorio de investigacin y desarrollo son sistemas no estables.

Subsistemas y Suprasistemas: subsistemas son sistemas ms pequeos


incorporados al sistema. En cambio los suprasistemas denotan sistemas
extremadamente grandes y complejos, es decir todo lo que incluya al sistema que se
est estudiando constituye un suprasistema.

Sistemas Adaptativos y No Adaptativos: Son adaptativos aquellos sistemas que


reaccionan a su ambiente para mejorar su funcionamiento o lograr la supervivencia. Ej
: El hombre y los animales, porque se adaptan para afrontar los cambios y amenazas del
ambiente. Los no adaptativos son sistemas que no reaccionan oportunamente ante un
cambio externo. Serian sistemas capaces de autogenerar su fuente de energa y
aprender a modificarse y repararse sin intervencin del hombre.

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La Teora General de Sistemas se desarrolla en el siglo XX, como alternativa al enfoque


analtico que hasta avanzado ese siglo, dominaba a la ciencia moderna. El Enfoque Analtico
se basaba en la reduccin de problemas complejos a sus componentes aislables ms
pequeos y suministr las relaciones causales que los cientficos buscaban. Sin embargo,
cuando se trataba de fenmenos complejos, el todo resultaba ser ms que la simple suma de
las propiedades de las partes tomadas por separado. Se comprob que el comportamiento de
los sistemas complejos debe explicarse no solo en funcin de sus componentes, sino tambin
en funcin las relaciones existentes entre ellos. Esto constituy un cambio de metodologa.
Ludwig Von Bertalanffy formaliz y propici esta metodologa, formulando su Teora General de
los Sistemas a comienzos del decenio de 1930, aunque su trabajo principal sobre este tema
fue publicado en 1950. Funda en 1954 de la Sociedad para la Investigacin de Sistemas
Generales. Algunos piensan que se trata de una teora de Sistemas Generales. No existe una
entidad emprica llamada Sistema General, por el contrario, hay una teora general que se
aplica a todos los sistemas. La investigacin y los principios de la teora general descansan
sobre la expansin y extensin de las clasificaciones y conceptos de sistemas.

Al enfoque de sistemas puede llamrsele correctamente Teora General de Sistemas


aplicada. El Enfoque de Sistemas es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana
de ndole compleja y consiste en observar la situacin desde todos los ngulos y preguntarse:
Cuntos elementos distinguibles hay en este problema aparente?,
y efecto existe entre ellos?, Que funciones es preciso cumplir en cada caso?,
intercambios se requerirn entre los recursos una vez que se definan?.

El enfoque de sistemas es una combinacin de filosofa y metodologa general. Los


aspectos filosficos pueden ser descriptos por las caractersticas de este enfoque:
Interdisciplinario: El enfoque a la solucin de problemas y al diseo no est limitado a una
disciplina, todas las pertinentes intervienen en la bsqueda de una solucin.
Cualitativo y Cuantitativo: La solucin conseguida mediante los sistemas puede ser
descripta en trminos enteramente cualitativos, enteramente cuantitativos o con una
combinacin de ambos, segn lo exijan las circunstancias.
Organizado: Las soluciones incluyen la aplicacin de gran cantidad de recursos en forma
ordenada. El enfoque organizado requiere que los integrantes del equipo de sistemas lo
entienda pese a sus diversas especializaciones.
Creativo: El enfoque ha de ser creativo y centrarse primero en las metas y luego en los
mtodos. Debe ser creativo porque: a) No hay una sino varias formas o soluciones. b)
Datos disponibles incompletos, inciertos o ambiguos que debe recurrirse a la imaginacin.
c) Es preciso generar soluciones alternas para problemas de subsistemas.
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Terico: Se basa en los mtodos de la ciencia, sta ofrece estructuras tericas, sta
constituye el esqueleto y los datos representan la carne que llena las formas.
Emprico: Los datos incluyen no slo hechos relativos a los aspectos tcnicos, sino
adems los que se refieren a las prcticas, funciones, interacciones, actitudes y otras
caractersticas.
Pragmtico: Se genera un resultado orientado a la accin. El sistema ha de ser factible,
producible y operable. El personal de la organizacin ha de participar en el proceso de
diagnstico, en la implantacin y en el diseo.

El enfoque se centra constantemente en sus objetivos totales, por tal es importante


definir primero los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y quizs redefinirlos.
Fijados los objetivos, se obtiene el mayor nmero de datos, estos comprenden las
entradas, salidas, criterios, restricciones y la estructura general del sistema.
El sistema es delineado a partir de los elementos y de las relaciones principales.
El anlisis principia cuando el diseador trata de refinar el sistema al mejorar los
componentes y los subsistemas. El diseador se concentra en los objetivos totales del sistema,
y en esta etapa se evalan y quizs se revisan los criterios y las restricciones.

En el pasado las empresas perdan su eficiencia por no relacionar las partes o


funciones entre s y con el todo. Ventas era realizada sin suficiente consideracin de
produccin, el control de produccin no coordinaba con la planeacin financiera o de personal.
La informacin del sistema de informacin gerencial se generaba a posteriori para los estados
financieros y no para la toma de decisiones basadas en proyecciones. La perspectiva clsica
siempre ha admitido el intercambio rutinario de la informacin a lo largo de la cadena de
mando.

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