Facultad de Ingeniera UNMdP

3.- El Informe Ejecutivo

SEMINARIO DE COMUNICACIN EFICAZ

La importancia de la comunicacin escrita dentro de una organizacin es cada
vez ms reconocida por sus directivos, por ello los Ingenieros ya se como
integrantes de las empresas o como profesionales independientes que
trabajan free lance o como consultores se encuentran obligados a presentar
Informes escritos como parte de sus tareas diarias.
Es decir, en una empresa, casi sin excepcin, todos estn obligados a
escribir: informes, correos electrnicos, cartas, presentaciones. Pero en
muchos casos no es el fuerte de sus miembros.
Algunos de los beneficios de saber escribir residen en que se gana tiempo, se
mejoran los vnculos y los empleados se sienten ms seguros. Adems, la
comunicacin tambin es una herramienta estratgica para el negocio de la
empresa, por ello algunas empresas acuden a consultoras para que sus
empleados puedan capacitarse mediante el entrenamiento de tcnicas de
comunicacin escrita.
Las principales fallas que se detectan tiene que ver con correos electrnicos
mal escritos o con un tono poco apropiado que provocan equvocos, que
hacen que los empleados tengan que volver a escribir el mensaje o llamar por
telfono para explicarlo, o problemas de relacin entre colegas y superiores.
En estos casos de comunicacin interna, uno de los problemas es la falta de
formalidad, as se incurre en errores por dar las cosas por sentadas.
Tambin puede ocurrir en las comunicaciones externas el exceso de
formalidad, el uso incorrecto de trminos o dar muchas vueltas y no concluir
en nada. En algunos casos puede existir la falsa idea que los informes deben
ser largos, y ello lleva a los empleados a copiar y pegar frases de otros
creyendo que as se aseguran que estn bien, lo cual, no soluciona el
problema sino crea ms confusin ya que no se tiene coherencia entre las
frases y se transforma en ms confuso an.
La oferta de capacitacin es variada y est en crecimiento. Va desde los
cursos que ofrecen las consultoras especializadas, algunos son abiertos y
otros se realizan in company, hasta los talleres de redaccin corporativa
organizados por instituciones educativas como Facultades.
Giovine, consultora comunicacional y docente de la UBA, seala que un texto
bien escrito no tiene que ver slo con la ortografa y la gramtica, por eso los
cursos tambin hacen nfasis en la necesidad de elaborar bien las ideas,
organizarlas y hacerlas legibles para otros.
En las organizaciones se hace evidente la necesidad de que sus empleados y
por sobre todo los profesionales sepan utilizar la comunicacin escrita de
modo eficiente y eficaz, ya que ello asegurar la posibilidad de xito en su
vinculacin tanto interior como exterior.

2012

LA COMUNICACIN ESCRITA
EL INFORME ESCRITO

Introduccin
Dentro de los medios de comunicacin escritas
encontramos entre otras: la escritura de Curriculum
Vitae, Presentaciones Audiovisuales, Presentaciones de
Resultados de Investigaciones cientficas (monografas,
artculos, tesis) e Informes.
El objetivo de este trabajo es el abordaje integral de
diversos tipos de informes que son de vital importancia
tanto para los alumnos de ingeniera para su
desarrollo acadmico como as tambin para la
prctica en el desarrollo del quehacer profesional
como Ingenieros.

Algunas definiciones
El informe es un documento que comunica resultados de una investigacin,
estado de avance de un proyecto o diagnstico de una problemtica
estudiada.
La estructura, la secuencia de las secciones y la presentacin del informe
requieren dedicacin y entrenamiento e implican una reelaboracin de los
resultados desde la ptica del autor de forma clara, ordenada, y precisa.
Redactar y exponer conclusiones en un documento requiere habilidades
comunicativas tanto escritas como cierta capacidad de sntesis, que permita
resumir lo realizado durante el proceso. As, el lector puede entender por qu,
cmo y con qu informacin se ha realizado, por ejemplo, una investigacin.

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Tres tipos de informes escritos: cientfico-acadmico, tcnico y

ejecutivo-empresarial

El destino de los informes puede ser distinto segn se trate de un informe

acadmico, tcnico o empresarial, ya que los lectores difieren en cuanto a lo
que esperan de l, as como tambin los objetivos que se pretende alcanzar
en cada caso distan sustancialmente.
En todos los casos, se reportan resultados y si bien son diferentes hay ciertas
constantes que se repiten, por ejemplo el titulo debe ser breve y dar una idea
acabada de lo que representa el informe.
Se comenzar con un primer prrafo que ser introductorio, colocando al
lector en el punto de partida para que comprenda lo que leer a continuacin.
Se dejar expresado el objetivo general y los particulares o especficos que se
desean alcanzar mediante el mismo, y la metodologa que se utiliz para
lograr los resultados.
Dentro del desarrollo se dejarn claros los fundamentos tericos y los
resultados que se obtuvieron, es decir que se trata del cuerpo principal del
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informe. Se podrn utilizar aqu grficos, tablas y datos numricos que
sustenten el texto con un debido cuidado en relacin a su pertinencia y pautas
de forma (tamao y diagrama), con el objetivo que su existencia aclare y
complete la informacin que se desea revelar.
La redaccin de una conclusin final, discusin o resultados finales representa
el cierre de las ideas, preguntas y planteo que se ha generado en el lector a
medida que se lee el informe, con lo cual, es fundamental la claridad y
capacidad de sntesis para escribir sta parte final del informe. Se evidenciar
tambin si las hiptesis o preguntas se han podido contestar as como
tambin si los objetivos que se planearon en la introduccin fueron
alcanzados.

1.- El informe cientfico-acadmico

Dentro de los informes cientfico-acadmicos encontramos los que tienen
como destino a la comunidad cientfica y los que son escritos para la
comunidad en general, llamados de difusin o divulgacin cientfica.
1 En las revistas cientficas las normas de publicacin establecen donde se escribirn,
pudiendo hacerse fuera del texto escrito en apartados como Apndices.

Introduccin y objetivos
Procedimiento
Teora y datos calculados
Discusin de resultados
Conclusiones
Recomendaciones tcnicas
Figuras
Referencias
Apndices:
Desarrollo terico detallado
Anlisis de error
Listado de equipo, y su calibracin y operacin
Tablas completas de los datos originales y calculados
Programas de computadora utilizados

Algunas de las partes de la estructura son especficas de los informes

tcnicos por ejemplo.

Nomenclatura: el propsito de esta seccin es preparar al lector para

entender cualquier desarrollo matemtico que se haya incluido. Se
deben colocar todos los smbolos en orden alfabtico, con todos los
smbolos griegos en una seccin aparte. El autor no debe en listar
nicamente unos cuantos smbolos que considere importantes.

Procedimiento y equipo: es una lista de pequeas citas que indican el

procedimiento seguido al momento de tomar los datos. Se
proporciona tambin la razn por la cual se hizo cada medicin; por
ejemplo, "la presin de oposicin fue medida en 12 puntos a lo largo
del ducto, a fin de determinar la velocidad promedio". nicamente se
menciona el equipo que fue vital para el estudio.

Recomendaciones: Qu trabajos posteriores deberan realizarse?

Debera repetirse este trabajo en una forma diferente? Algunas
veces los objetivos son tan concisos que no se requiere de
recomendaciones; por ejemplo, cuando el objetivo es "determinar la
fuerza hidrulica esttica en una esclusa". En otros trabajos, son los
objetivos los que obligan a que se hagan recomendaciones; por
ejemplo: "El objetivo era analizar la distribucin de presiones en un
ala a fin de determinar el peso mnimo que debera tener la misma".

PRINCIPIOS DE REDACCIN
Algunos de estos aspectos son relevantes:

Cuando se escribe hay que tener en mente a un lector especfico, real

o imaginario y que no est informado de la situacin a reportar.
Utilizar borradores para ordenar ideas.
Escribir el propsito exacto, el informe debera reflejar un slido
entendimiento del material presentado, y debera ser objetivo. Nunca
expresar opiniones personales, ni quejas.
Mantener oraciones cortas aun cuando est tratando con material
complejo.
Evitar el suspenso, sino ser claro e anticipar lo que se presenta (por
ejemplo "posteriormente se mostrar que...")
La voz pasiva es utilizada debido a que los informes generalmente
hablan de cosas que se han hecho en el pasado; por ejemplo: "el
voltmetro fue calibrado".
Decidir el tiempo verbal dependiendo de si el evento se relaciona con
el estudio terminado, se usa el pasado, por ejemplo: "la lectura del
medidor fluctu", pero si se coloca algo que debe ser tan cierto hoy
como cuando se hizo el experimento, entonces se utiliza el presente,
por ejemplo: "las corrientes de agua se riegan rpidamente conforme
se mezclan con sus alrededores".

Generalmente, un informe de ingeniera consta de tres secciones:

1. Resumen de los objetivos, resultados y conclusiones.
2. Descripcin del mtodo analtico, experimental o de diseo y
descripcin de los resultados y sus aplicaciones.
3. Apndices que contienen toda la informacin de apoyo, junto con
teora detallada y clculos realizados.

Los primeros tienen como finalidad presentar los resultados de investigacin

ante pares, profesores, jurados, congresos, revistas cientficas, etc. En cambio
los de difusin tiene por objeto elevar una presentacin de resultados o
diagnstico de una problemtica a organizaciones gubernamentales o no, que
toman decisiones polticas; o dar a conocer a la opinin pblica una
informacin de modo formal presentndolo en diarios, revistas, u otros
medios. Cuidando su estructura para que pueda ser comprendida por el
pblico sin dificultad, no incluyendo vocablos tcnicos, ni particularidades
idiomticas que puedan traer confusin al lector.

1.1 EL INFORME ACADMICO

Los informes cientfico-acadmicos se caracterizan por tener una estructura
de presentacin estandarizada que garantiza una forma ordenada y uniforme
de presentacin, siguiendo una secuencia lgica, paralela a la planificacin y
el control de la investigacin.
Se conocen dos grandes grupos: los artculos originales de investigacin y los
de revisin. Los primeros, apoyan sus afirmaciones mediante el testeo
emprico y la presentacin de evidencias, se los considera originales porque
amplan el conocimiento y la comprensin que se tiene sobre un tema; en
cambio las revisiones son estudios en los cuales se renen, analiza y discute
literatura ya publicada sobre un tema.
En cualquiera de los dos casos, el lenguaje en la redaccin debe ser
riguroso. Los trminos deben tener un significado claro y preciso, debe quedar
claro cual es el objeto de estudio, debe recurrir a definiciones para reducir la
ambigedad y vaguedad propia del lenguaje cotidiano.
Aqu es pertinente el uso de un lenguaje tcnico especfico segn sea la
disciplina, apelando a definiciones tericas, cuando sea necesario, para
aclarar trminos. Se deben evitar las abreviaturas (a menos que inicialmente
se hayan introducido al lector), las expresiones peyorativas y los elogios. Es
decir, la redaccin debe ser concisa, breve, sinttica en el modo de expresar
los conceptos.

FORMATO DEL INFORME

Algunos aspectos importantes:
1.
2.
3.
4.

Ttulo
Resumen
ndice
Nomenclatura

No comenzar el informe repitiendo el ttulo.

Utilizar una forma verbal impersonal o en tercera persona del singular.

Redactar el resumen en pasado; la introduccin, los fundamentos, y el

marco terico, en presente (ya que mantienen su vigencia);
materiales, mtodo y procedimiento, en pasado (puesto que
presentan acciones ya realizadas); resultado en pasado; y la
discusin en presente.
Utilizar las maysculas cuando sea necesario, sin abuzar de ellas.
Evitar escribir nmeros arbigos, si son menores a diez es mejor
expresarlos con palabras.
Revisar cuestiones generales del texto: cerrar comillas cuando se han
abierto, mantener un correcto paginado, entrecomillar las citas y
revisar su referencia, presentar una bibliografa ordenada sin mezclar
normas, conservar el orden del texto en cuanto a secciones o
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apartados.

Day recomienda:
No repetir detalles de mtodos que se hayan incluido en apartados
anteriores.
Utilizar un lenguaje claro sin palabras grandilocuentes ni
redundancias.
Realizar una descripcin breve.
Realizar la redaccin en pretrito.
Discusin: es importante que se comparen con los de otros investigadores, y
que se sealen alcances y limitaciones. Aqu resulta importante que al escribir
no se confunda las afirmaciones con las opiniones y los hechos.
Referencias bibliogrficas: En esta parte se presentan las fuentes que se
utilizaron para escribir el informe es importante seguir las normas segn
reglamento de publicaciones para su correcta escritura.
1.2 EL INFORME DE DIVULGACIN

Las partes que componen estos tipos de informes son:

Resumen: el artculo debe contener un resumen que contenga los aspectos
esenciales del informe, porque ste se indexa en las bases electrnicas, y es
lo primero que se lee. Por ello, debe reflejar de la mejor manera lo que
contiene el artculo. Su estructura formal depender de las normas editoriales
de cada publicacin, en el caso de revistas y sino de la disciplina de que se
trate.
Palabras calve: son entre tres y diez y representan los puntos principales del
informe.
Introduccin: se detallan antecedentes, importancia del problema, propsitos y
objetivos.
Mtodos: incluir descripcin de la muestra u objeto de estudio, tcnicas o
instrumentos y anlisis estadsticos realizados.
Desarrollo Resultados: se presentarn hallazgos encontrados, es importante
comenzar con los ms importantes y no duplicar la informacin en tablas (o
grficos). La informacin secundaria puede presentarse en un apartado
anexo, para no interrumpir la continuidad en la lectura.

El objetivo es que el pblico pueda comprender con claridad que es lo que se

quiso trasmitir. Para ello, hay que cuidad tanto los aspectos de contenido
como de forma. En cuanto al contenido, se recomienda que mantenga la
misma estructura de los informes acadmicos (con algunas diferencias)
respetar esta estructura ayuda al profesional a tener coherencia lgica.

Escribir un ndice para presentar la informacin que se dar.

Sintetizar la informacin en un resumen.
Comunicar slo aspectos metodolgicos relevantes, para entender
cmo se realiz el estudio.
Resaltar conclusiones y recomendaciones prcticas inferidas.
No introducir aspectos tericos ni referencias a menos que as se lo
requiera.

2.- El informe tcnico

Un informe de ingeniera es un reflejo directo de la habilidad y conocimiento
del autor sobre la materia. Por ello, es importante aprender herramientas que
faciliten la escritura de Informes tcnicos que servirn en el ejercicio
profesional.

2 Se utiliz traduccin de la Universidad de Barcelona realizada por Doctores Domenech

Manssons y Porta Serra en el 2006 del texto Server de traducctions i Revisions de textos.

3 Day R. Cmo escribir y publicar trabajos cientficos OPS Washington, 1996.