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DOCENTE ASESOR
LIC. EDWIN DUGARTE PEA
LICENCIADO EN MATEMATICAS Y FISICA
CONTENIDO
Pg.
GLOSARIO
10
INTRODUCCIN
16
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
17
17
1.2 MISIN
18
1.3 VISIN
19
19
19
2. DIAGNSTICO DE LA EMPRESA
20
20
2.2 ANTECEDENTES
20
2.3 JUSTIFICACIN
21
2.4 OBJETIVO
22
22
22
23
23
23
23
24
24
24
26
26
28
30
32
36
36
36
37
39
39
41
5.7 CARACTERIZACIONES
44
47
48
49
49
50
50
4
5.11.2 Infraestructura
51
52
52
52
54
54
56
56
63
64
64
65
65
66
66
66
68
7.1 SENSIBILIZACIN
68
7.2 CAPACITACIN
69
71
71
73
5
73
74
8.2.1. Programacin
75
77
78
78
79
80
8.3 APORTES
83
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Estructura Organizacional Palmeras de Puerto Wilches
19
27
29
33
34
35
41
57
59
63
81
82
83
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1 Descripcin de los criterios del diagnstico inicial con su debida
ponderacin
32
38
40
46
55
67
70
131
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A. Diagnstico Inicial.
91
102
Anexo C. Caracterizaciones.
147
166
185
206
211
213
223
GLOSARIO
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin).Sistemas de gestin de la calidad fundamentos y
vocabulario. Principios de gestin de calidad. Icontec. 2006. Bogot D.C., Colombia. p. 17.
2
Ibd., p 17.
Ibd., p 12.
Ibd., p 20.
Ibd., p 9.
Ibd., p 10.
10
aptitud
demostrada
para
aplicar
los
conocimientos
habilidades8.
CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito9.
CONTROL DE CALIDAD: parte de la gestin de la calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de calidad10.
EFICACIA: extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados11.
EFICIENCIA: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados12.
GESTIN DE LA CALIDAD: actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin en lo relativo a la calidad13.
MANUAL DE CALIDAD: documento (informacin y su medio de soporte) que
especifica el sistema de gestin de calidad de una organizacin14.
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., p. 10.
Ibd., p 10.
Ibd., p 16.
10
Ibd., p 12
11
Ibd., p 12.
12
Ibd., p 12.
13
Ibd., p 11.
14
Ibd., p 18.
11
15
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., p. 12.
16
Ibd., p 16.
17
Ibd., p 11.
18
Ibd., p 11.
19
Ibd., p 19.
20
Ibd., p 11.
21
Ibd., p 9.
12
22
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., p. 10.
23
Ibd., p 11.
13
TITULO:
DIAGNSTICO,
DISEO,
DOCUMENTACIN,
IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD PARA LA EMPRESA PALMERAS DE
PUERTO WILCHES BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA
NTC ISO 9001:2008.
AUTOR:
FACULTAD:
DIRECTOR:
RESUMEN:
Se presenta la forma como se llev a cabo la implementacin del Sistema de
Gestin de Calidad (SGC) bajo los lineamientos de la NTC ISO 9001:2008 en la
empresa Palmeras de Puerto Wilches S.A. (PPW).
Este proyecto fue llevado a cabo en cuatro etapas, contando con el apoyo de la
gerencia y de los trabajadores de la empresa. Se realiz un diagnstico inicial de
Palmeras de Puerto Wilches donde se tomaron los numerales de la NTC
9001:2008 con los debe cumplir Palmeras de Puerto Wilches, identificando e
interpretando los procesos y actividades desarrolladas dentro de la organizacin;
el porcentaje de cumplimiento fue del 4.62%. A partir de este diagnstico se di
inicio al diseo y elaboracin de cada uno de los documentos necesarios para la
implementacin del sistema de gestin de calidad (procedimientos, formatos,
instructivos y manuales); donde se realizaron las reformas necesarias. De otro
lado se establecieron la poltica y los objetivos de calidad.
Una vez finalizada la etapa de documentacin, se di comienzo a la
sensibilizacin y capacitacin del personal de Palmeras de Puerto Wilches sobre
el Sistema de Gestin de la Calidad con el fin de garantizar la apropiacin del
mismo. Posteriormente se realiz la auditora interna con el propsito de verificar
si se estaba cumpliendo con los objetivos y polticas de calidad de la organizacin;
como resultado de la auditora interna se sabe que Palmeras de Puerto Wilches se
encuentra en un porcentaje de avance del 65.88% sobre el sistema de gestin de
calidad. Esto genera optimismo en la empresa la cual de seguir as podr lograr
muy pronto su certificacin en el sistema.
PALABRAS CLAVES: Sistema de gestin de calidad, manual de calidad, poltica
y objetivos de calidad, auditora interna, satisfaccin del cliente, NTC-ISO
9001:2008.
14
TITLE:
AUTHOR:
ABSTRACT:
The following report thoroughly shows how a Quality Management System (QMS)
is implemented under the NTC ISO 9001:2008 guidelines for the company
Palmeras de Puerto Wilches (PPW).
This project was carried out in four phases with support from the companys
management and employees. An initial diagnosis of the company was performed
by implementing questions designed by using the NTC 9001:2008 guideline as well
as the requirements of Palmeras de Puerto Wilches. In addition, the projects
developed within the organization were identified and interpreted. 4.62% of the
norm was initially fulfilled. Upon completing the diagnosis, design and development
of each of the necessary documents (procedures, forms, instructions and manuals)
were done in order to implement the quality management system. The policies and
procedures were created as well.
Once the design/documentation phase was completed, Palmeras de Puerto
Wilches staff training on quality management system policies and procedures
commenced and was required in order to ensure their proper use. Subsequently,
an internal audit was conducted in order to verify whether the organization was
properly implementing the policies and procedures. As a result of the internal audit,
Palmeras de Puerto Wilches showed an average quality management system
increase of 65.88%. This dramatic increase generated optimism within the
company and if maintained as such, will allow the company to obtain a future
certification.
KEYWORDS: Quality management system, quality manual, quality policies and
procedures, internal audit, customer satisfaction, NTC-ISO 9001:2008.
15
INTRODUCCIN
16
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Representante Legal:
Nit:
890211902-3
Direccin Comercial:
Calle 53 # 35 A - 16
1.2 MISIN
Extraer industrialmente del fruto de palma aceitera, aceite crudo de palma, aceite
de palmiste y subproductos de calidad a costos razonables, con el apoyo eficiente,
colaboracin de nuestros trabajadores y proveedores, a fin de atender la demanda
nacional, y para impulsar el desarrollo socio-econmico de la regin y la
comunidad donde operamos.
24
18
1.3 VISIN
El propsito de Palmeras de Puerto Wilches es ser una de las empresas ms
eficientes y rentables del sector, altamente competitiva, lder en responsabilidad
social y manejo ambiental, teniendo por valores la confianza, la transparencia, la
rectitud y el compromiso.
ASAMBLEA GENERAL
REVISORA
FISCAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA
DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
SECRETARIA
DE GERENCIA
DIRECTOR
DE PLANTA
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
Fuente: Palmeras de Puerto Wilches S.A.
19
2.2 ANTECEDENTES
La idea de realizar este proyecto, naci del hecho de que por medio del Sistema
de Gestin de la Calidad, las organizaciones como Palmeras de Puerto Wilches,
demuestran a sus compradores (clientes), proveedores y dems partes
interesadas que cuentan con la capacidad de producir de conformidad con sus
requisitos por la NTC-ISO 9001:2008; por medio de este sistema se busca lograr
20
objetivos de tal forma que satisfagan las expectativas de los clientes ofreciendo y
garantizando procesos eficientes.
Para el inicio del proyecto la empresa contaba con algunos manuales que tiempo
atrs se haban elaborado. Las directivas eran conscientes de que esta
documentacin deba mejorarse, actualizarse y ajustarla al cumplimiento de los
requisitos establecidos por la NTC-ISO 9001:2008.
Palmeras de Puerto Wilches contaba con una hoja de seguridad donde se
encontraban definidos e identificados los requerimientos legales y reglamentarios
de los productos y procesos; tambin una ficha tcnica de los clientes para medir
el nivel de satisfaccin de los mismos; y una documentacin de control de
almacenamiento, donde se definan los requerimientos tcnicos de la planta de
almacenamiento.
Palmeras de Puerto Wilches no es la nica planta extractora ubicada en este
municipio, existen otras empresas en dicho sector con el mismo objeto social,
extraccin de palma de aceite y sus derivados; entre ellas estn Monterrey S.A.,
Oleaginosas Brisas S.A., Extractora central S.A. y Palmas Oleaginosas Bucarelia
S.A.
2.3 JUSTIFICACIN
Diagnosticar, disear, documentar e implementar un Sistema de Gestin de la
Calidad, es una decisin estratgica que la organizacin puede adoptar, para que
ms adelante pueda lograr la certificacin.
Por medio de este sistema la empresa demostr a sus clientes y partes
interesadas, que cuentan con la capacidad de producir de conformidad con sus
requisitos, donde se crearon estrategias competitivas con el fin de mejorar sus
procesos tanto de produccin como administrativos, y manteniendo as la
satisfaccin de sus clientes para poder permanecer en un mercado competitivo
como el existente.
21
Por medio de este proyecto la organizacin estar cumpliendo con las exigencias
del entorno externo e interno, mejorando la competitividad y creando a nivel
interno un ambiente ms productivo social, econmico y ambiental.
2.4 OBJETIVOS
2.4.1 Objetivo general
22
2.5.1.2
25
26
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., Prlogo.
Normas fundamentales sobre gestin de la calidad y documentos de orientacin para su aplicacin. Icontec. 2006.
Bogot D.C., Colombia. Prlogo.
27
23
28
Ibd., p. Prlogo.
29
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., p. Prlogo.
24
30
31
Ibd., p. i.
25
2.5.1.6
Este principio se aplica tanto a las personas como a las organizaciones donde
laboran. Las actividades que realizamos en nuestra vida cotidiana, tanto de
manera personal como organizacional, pueden mejorarse para crear individuos y
organizaciones ms competitivos en todos los campos posibles.
Hablando en el sentido de las organizaciones, ya sean pblicas o privadas, ya no
se puede decir que tal vez podran implementar el proceso de mejora continua,
sino que deben de aplicarlo lo ms pronto posible si quieren continuar compitiendo
en un mundo globalizado, con cada vez menos fronteras comerciales, con cada
vez ms competencia y donde la sociedad exige cada vez ms servicios y
productos de calidad, a un bajo costo y en un tiempo corto.
La mejora continua permite, entre otras ventajas reducir costos, reducir
desperdicios, reducir el ndice de contaminacin al medio ambiente, reducir
tiempos de espera, aumentar los ndices de satisfaccin de los clientes,
aprovechar al mximo la capacidad intelectual de todos los empleados,
mantenindolos al mismo tiempo motivados y comprometidos con la
organizacin33.
2.5.1.7
El Ciclo Deming
32
33
Normas Tcnica Colombiana, NTC-ISO 9000, (primera actualizacin). Op. cit., p. ii.
Mejora continua. Una necesidad del nuevo mundo. [en lnea].
26
Fuente: Referencia tomada en la pagina [en lnea], < http://www.blog-top.com/wpcontent/uploads/2007/07/clip_image001_0001.gif >, reproduccin autorizada.
35
27
28
PLANIFICACIN ESTRATGICA
DIAGNSTICO INICIAL
ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN
SENSIBILIZACIN Y CAPACITACIN
AUDITORA INTERNA
PROPUESTA DE MEJORA
(Conclusiones Recomendaciones)
Fuente: El Autor
29
existente,
mecanismos
de
comunicacin
con
el
cliente,
implementarse.
30
Puerto Wilches con respecto a un momento final que fue su condicin y sus
resultados obtenidos frente a la NTC - ISO 9001:2008.
Al aplicar el instrumento, se estipul una ponderacin para poder evaluar los
debes de la organizacin con base en los criterios anteriormente mencionados,
dicha ponderacin se desarroll de acuerdo con la formula de progresin
geomtrica36:
En donde:
R = 2,15443469
36
MORALES ARRIETA, Juan Antonio y Velandia Herrera, Nstor Fernando. Salarios: Estrategia y sistema salarial o de
compensaciones. Bogota. Mc Graw Hill, 1999. p 203 - 204.
31
La razn geomtrica obtenida (2,15), fue multiplicada por el valor mnimo para
poder conseguir la ponderacin del criterio 1, posteriormente este valor tomado y
multiplicado por la razn geomtrica (2,15) para la ponderacin del criterio 2, y as
sucesivamente hasta conseguir la ponderacin de los dems criterios.
Consecuentemente las ponderaciones para los criterios diseados fueron las
siguientes:
Tabla 1. Descripcin de los criterios del diagnostico inicial con su debida
ponderacin
No
Criterio
NA
AND
Ponderacin %
0%
2%
AI
ANA
documentacin.
5%
10%
22%
Descripcin
AM
de mejora.
46%
100%
4%
3%
2%
1%
0%
% Numeral
NUMERAL 4
5,40%
NUMERAL 5
NUMERAL 6
4,05%
6,25%
NUMERAL 7
3,25%
NUMERAL 8
4,15%
Fuente: El Autor
33
Porcentaje por
Numerales
6%
4%
2%
0%
% Numerales
4.1
4.2
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6.1
6.2
6.3
6.4
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
5,40% 5,40% 2,75% 5,00% 3,80% 4,00% 4,75% 4,00% 5,00% 5,00% 10,00% 5,00% 5,00% 3,00% 0,00% 5,00% 3,00% 5,00% 5,00% 7,50% 4,25% 2,00% 2,00%
Fuente: El Autor
34
Fuente: El Autor
35
5.2 EXCLUSIONES
36
37
21
Relaciones con
Proveedores
15
1
13
1
13
1
9
3
9
1
11
7
55
Mejoras de las
competencias del
personal
Posicionamiento
regional
Unificacin de
reas de trabajo
Total
5 = Total
Total
3 = Parcial
1 = Ninguna
Con base en las necesidades que obtuvieron mayor valor tanto en la organizacin
como en los clientes, se procedi a redactar la poltica de calidad para la empresa
Despus de socializar borradores con todo el personal involucrado en el proceso
de implementacin del sistema de gestin de calidad, se lleg al siguiente
enunciado de poltica de calidad:
39
NOMBRE DEL
INDICADOR
Mejorar
continuamente
el SGC
Estado de
acciones
correctivas
Cumplimiento
de requisitos
legales
Incrementar la
satisfaccin de
los clientes
Mantener
personal
competente
para el Sistema
de Gestin de
Calidad
Satisfaccin del
cliente
Cumplimiento
a tiempo con la
entrega del
producto
Evaluacin de
desempeo del
personal
Difusin de la
poltica de
calidad
Optimizar los
recursos
Cumplir la
ejecucin
presupuestal
UNIDAD
DE
MEDIDA
FORMULA DE
CALCULO
(# acciones
correctivas
cerradas/# acciones
correctivas
identificadas y
documentadas) x
100
(# requisitos que se
cumplen/ #
requisitos
aplicables) x 100
(resultados grado
de satisfaccin del
cliente/ #clientes
encuestados) x 100
(# productos
entregados a
tiempo/ # productos
vendidos) x 100
(Calificacin
promedio en
evaluacin de
desempeo/total
pruebas
realizadas)x100
(# empleados
enterados de la
poltica/ # total de
empleados) x 100
($ presupuesto real
ejecutado/ $
presupuesto
asignado del
ao)x100
40
FRECUENCIA
DE ANALISIS
META
RESPONSABLE
Semestral
82%
Coordinador
de calidad
Semestral
100%
Gerente
Trimestral
80%
Coordinador
de calidad
Trimestral
90%
Semestral
80%
Anual
100%
Trimestral
90%
Jefe de
Produccin
Jefe de
Recurso
Humano
Coordinador
de calidad
Gerente
Revisin Gerencial
Direccionamiento y
Planeacin estratgica
PROCESOS OPERACIONALES
SATISFACCIN DEL CLIENTE
Gestin de compras
Produccin
Almacenamiento y Despachos
Gestin de Mercadeo y Ventas
PROCESOS DE APOYO
Mantenimiento e
Infraestructura
Gestin de
Calidad
Recursos
Humanos
Administracin
Financiera
Fuente: El Autor
41
los procesos de la
42
Procesos de Apoyo
Son procesos que soportan uno o ms procesos, con frecuencia proveen entradas
indirectas. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.
45
ACTIVIDADES
Relaciona detalladamente cada
una de las actividades que
identifican el proceso para su
desarrollo. Ciclo PHVA.
CDIGO:
FECHA:
PGINA: 1 de 1
VERSIN:
SALIDAS
Nombra
los
resultados
obtenidos
despus
de
realizar
el
proceso.
CLIENTES
Quienes
necesitan
los
resultados
obtenidos en el
proceso.
Estos
pueden ser clientes
internos y externos.
RECURSOS
Descripcin de recursos necesarios para la ejecucin del proceso, ya sea
humano, logstico, infraestructura.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Documentos que necesita el proceso y los registros que genera.
PROCESOS DE SOPORTE
Se nombran los procesos que trabajan conjuntamente con el proceso
caracterizado
ELABOR
Autores de la caracterizacin
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Elementos a controlar, a medir y hacer seguimiento durante la realizacin del proceso
Fuente: El Autor
46
47
48
50
se
describen
los
requisitos
de
educacin,
formacin,
5.11.2 Infraestructura
Palmeras de Puerto Wilches cuenta con una infraestructura adecuada a las
necesidades de produccin. Las instalaciones, reas de trabajo, equipos para los
procesos y software son mantenidos adecuadamente.
- rea de oficinas dotadas con equipos tales como computadores con su debido
software, escritorios, archivadores y equipos de comunicacin.
- rea productiva dotada con computadores y su software, archivadores y
equipos de comunicacin. La bodega de almacenamiento cuenta con estantes
adecuados para la disposicin del material a distribuir.
51
Palmeras de Puerto Wilches gestiona sus recursos y los enfoca hacia los puntos
que ha determinado como ambiente laboral:
Cada uno de ellos est enfocado a cubrir las necesidades detectadas y definen la
manera de realizar las actividades y recolectar la evidencia de las mismas.
53
37
54
Documentos Obligatorios
4.2.1
4.2.1
4.2.2
Poltica de Calidad
Objetivos de calidad
Manual de calidad
Procedimiento de control de
documentos
Procedimiento de control de
registros
Procedimiento
de
auditoras
internas.
Procedimiento de control de
producto no conforme
Procedimiento
de
acciones
correctivas
Procedimiento
de
acciones
preventivas
Registro de la revisin por la
direccin
Registro de educacin, formacin,
habilidades y experiencia
4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3
5.6.1
6.2.2 e
7.1 d
7.2.2
7.4.1
7.5.3
7.5.4
7.6
8.2.2
Estado Actual de
los Documentos
NE
E
I
A
X
X
X
Nombre del
documento si
existe
X
X
X
X
X
X
Evaluaciones de
contratacin,
hojas de vida.
Cotizaciones
Evaluacin
del
desempeo de
proveedores
Mantenimiento
de los equipos
Estado Actual de
los Documentos
NE
E
I
A
Documentos Obligatorios
Nombre del
documento si
existe
actividades de seguimiento
8.2.4
8.3
8.5.2 e
8.5.3 d
Cuadro
control.
de
X
X
56
Encabezado:
Nombre del
proceso
Logo de la empresa
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Y
PLANEACIN ESTRATGICA
PROCEDIMIENTO DE LA EMPRESA
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Aprobado por:
Fecha Aprobacin:
Pgina:
Fecha de
aprobacin del
documento
Cdigo:
Versin:
Cdigo del
documento
57
2**
3
Define
en Define el proceso Define el tipo de
nombre de la que
se
est documento:
empresa.
documentado
Manual: (M)
PPW:
DPE:
Procedimiento (P)
Palmeras de Direccionamiento y Instructivo: (I)
Puerto
planeacin
Registro: (R)
Wilches.
estratgica.
Caracterizacin: (C)
4
Define
el
consecutivo
del
documento.
Para cada tipo de
documento se inicia
la numeracin en
001
TIPO DE PROCESO
GERENCIALES
OPERACIONALES
APOYO
PROCESO
Gestin de mejora continua
Revisin Gerencial
Direccionamiento y planeacin estratgica
Gestin de compras
Produccin
Almacenamiento y Despachos
Gestin de Mercadeo y Ventas
Recurso Humano
Gestin de Calidad
Administracin Financiera
Mantenimiento e Infraestructura
INICIAL
GMC
RGE
DPE
GCO
PCC
ALD
GMV
RRH
SGC
ADF
MAN
58
Aprobado por:
Fecha Aprobacin:
Pgina:
Cdigo:
Versin:
1. Objetivo:
Define el tema y el propsito del documento. Responde que se pretende (QUE?) y lo que se quiere
alcanzar con la aplicacin del documento (PARA QUE?).
2. Alcance:
Establece el campo de aplicacin del documento. Puede hacer referencia a reas, cargos o actividades
donde se aplica el documento.
3. Definiciones:
Describe el significado de los trminos de carcter tcnico y/o no comunes que se empleen en la
redaccin del documento y que no sean de amplio conocimiento o que su interpretacin pueda
generar confusin.
4. Condiciones Generales:
Comprende aclaraciones u observaciones que contribuyen a la mejor interpretacin del documento.
5. Cuerpo del Documento:
El cuerpo del documento Manual, Procedimiento e Instructivo.
PROCEDIMIENTO
El cuerpo del procedimiento se presenta de la siguiente forma:
DIAGRAMA DE FLUJO
Incluye el diagrama de flujo
que indica las etapas
secuenciales
del
procedimiento.
ACTIVIDAD
Es una descripcin de las actividades del
procedimiento en forma detallada,
indicando secuencialmente los pasos a
seguir. Se relacionan el cdigo y el
nombre del manual, procedimiento e
instructivo o registro involucrado.
RESPONSABLE
Indica
el
cargo
involucrado
en la
aplicacin del documento
MANUALES E INSTRUCTIVOS
Algunos manuales incluyen una tabla de contenido de acuerdo con las necesidades del mismo.
59
El cuerpo de los manuales e instructivos se presenta por medios de grficos, tablas, texto, segn la
necesidad y referencia documentos relacionados con su aplicacin.
FORMATOS Y REGISTROS
La presentacin de formatos del sistema de gestin de calidad se hizo en la siguiente forma:
Encabezado con las letras PPW que corresponden al logo de la empresa, identificacin o titulo, cdigo
de formato, numero de revisin.
6. Historial de Revisiones:
Se debe relacionar en su ltima hoja el historial de revisiones que ha sufrido el documento (manual,
procedimiento e instructivo), referencia el numero de revisin, la fecha de aprobacin y la respectiva
descripcin del cambio.
Indica el nmero
de revisiones que
ha
sufrido
el
documento
VERSIN No
Indica la fecha de
la aprobacin del
documento
Indica
el
nmero
consecutivo
de
la
solicitud de revisin del
documento
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
PPW-RGE-P-002
PPW-GCO-P-003
PPW-PCC-P-004
Procedimiento de Produccin
PPW-GMV-P-005
PPW-RRH-P-006
PPW-ADF-P-007
PPW-SGC-P-008
PPW-SGC-P-009
PPW-SGC-P-010
PPW-GMC-P-011
PPW-SGC-P-012
PPW-GMC-P-013
PPW-GCO-P-014
PPW-PCC-P-015
PPW-ALD-P-016
PPW-ALD-P-017
PPW-MAN-P-018
Procedimiento de Mantenimiento.
PPW-GMC-M-002
PPW-GMC-F-001
PPW-SGC-F-002
Producto No Conforme.
PPW-SGC-F-003
Plan de Auditora.
61
PPW-GCO-F-004
PPW-SGC-F-005
PPW-SGC-F-006
PPW-SGC-F-007
PPW-GRH-F-008
PPW-MAN-F-009
PPW-MAN-F-010
PPW-MAN-F-011
medicin.
Comunicacin Interna.
PPW-ADF-I-003
Comunicacin Externa.
PPW-SGC-R-001
PPW-SGC-R-002
PPW-SGC-R-003
PPW-SGC-R-004
PPW-SGC-R-005
62
POLTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD
MANUAL DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
REGISTROS
Fuente: El Autor
63
64
ya que son ellos quienes conocen con exactitud las necesidades que se tienen
para desarrollo de los procesos.
En la revisin de cada uno de los procedimientos, formatos, registros, instructivos
y dems documentos se tuvo en cuenta la facilidad de entendimiento y
diligenciamiento a fin del que el proceso sea lo suficientemente claro y verstil
para que cualquier persona pueda utilizarlo o diligenciarlo.
Una vez firmado por la gerencia, se entregaron sendas copias a las partes
interesadas para que los comenzaran a utilizar y si fuera el caso realizaran las
sugerencias de cambios para futuras revisiones.
Esta etapa fue una de las ms difciles en el sistema de gestin de calidad, debido
a que, a pesar de que el personal particip en el diseo de los procedimientos,
65
66
CANTIDAD (unidades)
2
6
12
17
28
59
PORCENTAJE (%)
3%
9%
19%
26%
43%
100%
67
Esta etapa tiene como objetivo poner en prctica todo lo diseado, diagnosticado y
elaborado del sistema de gestin de calidad en Palmeras de Puerto Wilches como
lo son los manuales, registros, procedimientos y dems documentos creados para
el sistema. Para el xito de esta etapa, se disearon estrategias de comunicacin
con el personal de la empresa.
La implementacin de todos los sistemas de gestin de calidad pasa por
capacitar al personal para mantener las competencias necesarias para desarrollar
un buen trabajo38
7.1 SENSIBILIZACIN
38
Carmen Silva Gundelach. Representante de la Direccin. Sistema de Gestin de Calidad CCHEN [en lnea].
<http://www.cchen.cl/27/2003/PDF/9_Sistema_Gestion.pdf#search=%22definir%3A%20implementacion%20de%20un%20si
stema%20de%20gestion%20de%20la%20caidad%22> [Tomado el 15 de Agosto de 2010].
68
Generalidades de la norma.
Principios de la calidad.
Ciclo PHVA.
7.2 CAPACITACIN
69
Tema de la
Capacitacin
- Fundamentos
del
sistema de gestin de
calidad.
- Definiciones bsicas.
- Sensibilizacin
del
sistema de calidad.
Enfoque de la norma
hacia la satisfaccin del
cliente. Ciclo PHVA.
Requisitos de la norma
NTC-ISO 9001:2008
Manejo de documentos y
registros.
Generacin de acciones
preventivas, correctivas y
de mejora.
Objetivo
Dirigida A
Responsable
Periodicidad
Tiempo
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
1 hora
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
Anual
1 hora
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
Anual
1 hora
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
Anual
Todo el
personal
Coordinador de
calidad
Anual
70
Anual
1 hora
1 hora
1 hora
respectivo permiso y los asistentes llegaban una hora antes de su respectivo turno
para evitar interferencia en la produccin. Adicionalmente se aclararon dudas de
los participantes sobre los temas tratados y finalmente se realizo una evaluacin
sobre la capacitacin dada a manera de concurso con el propsito de confirmar la
comprensin y entendimiento de los temas tratados y contribuir con la integracin
y motivacin del ambiente laboral.
72
Atencin al cliente.
73
39
74
8.2.1 Programacin
Una vez implementado el SGC y comprobada su eficacia por parte del comit de
calidad se decidi solicitar la primera auditora interna la cual se realiz de la
siguiente manera:
75
b. Criterios de auditora
Como criterio se tom el cumplimiento de la norma en lo referente a los debes,
estos criterios fueron los que se utilizaron en la herramienta del diagnstico inicial.
los
d. Plan de auditora
a. Reunin de apertura
El ingeniero Fabio Gmez en su calidad de auditor lder dirigi la reunin de
apertura. En esta reunin se inform tanto a los auditados como al equipo auditor
sobre el proceso a desarrollar y se dio a conocer el plan de auditora. Los puntos
tratados fueron:
c. Reunin de cierre
En esta reunin el equipo de auditores present los hallazgos encontrados en
cada uno de los procesos auditados, de tal forma que fueran comprendidos y
reconocidos por los auditados. Los resultados de la auditora se plasman en el
informe de auditora en el cual se presenta en el numeral 8.2.3.1.
Una vez recopilados todos los hallazgos junto con su respectivo anlisis y accin
correctiva a tomar, el coordinador de calidad realiz el informe general de la
auditora. En este informe se establecen las debilidades y fortalezas o acciones
78
Las acciones correctivas son acciones tomadas para eliminar las causas de las no
conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir; las acciones
preventivas son acciones para eliminar las casusas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia, tanto las acciones correctivas como las
acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas.
En el sistema de gestin de calidad de Palmeras de Puerto Wilches S.A se
document cada uno de estos procedimientos, accin correctiva y accin
preventiva.
79
comprados.
- Socializar las responsabilidades del personal y darlas a conocer por escrito
dejando copia de recibido.
- Socializar al personal sobre la importancia de la comunicacin dentro de las
dependencias.
- Fortalecer la toma de acciones correctivas y preventivas de cada uno de los
procesos.
- Planear los inventarios de la empresa en el cronograma de actividades y
planificar esta actividad de control.
- Evaluar frecuentemente la eficacia de las capacitaciones otorgadas al personal.
- Generar un formato con requisiciones del material faltante como planificacin de
las compras que se necesitan.
Teniendo en cuenta que la auditora interna se realiz con base en los criterios
que se utilizaron en el diagnstico inicial, sabiendo que el diagnstico final permite
establecer el estado final de la intervencin de la autora de este proyecto en la
empresa Palmeras de Puerto Wilches; y la
80
Numeral 5
50,1%
Numeral 6
98,3%
Numeral 7 Numeral 8
77,2%
53,8%
Fuente: El Autor
81
dan a
con la
Fuente: El Autor
Por medio del diagnstico inicial se concluy que la empresa estaba en un 4.62%
de cumplimiento del sistema de gestin de calidad.
82
= 61.26%
Fuente: El Autor
Para un mejor entendimiento de los resultados del diagnstico final por captulos y
de cada uno de los debes de la norma, se recomienda ver el anexo I.
8.3
APORTES
83
84
CONCLUSIONES
85
RECOMENDACIONES
- Se enfatiza realizar otra auditora interna con el fin de seguir con la mejora
continua del sistema. Esta recomendacin ya est siendo acatada puesto la
empresa Mantilla Escobar Asociados Ltda., ha sido contratada para prestar sus
servicios con miras de obtener muy pronto la certificacin.
86
BIBLIOGRAFA
Normas
Tcnica
Colombiana,
NTC-ISO
9000:2005,
(primera
Normas
Tcnica
Colombiana,
NTC-ISO
9000:2005,
(primera
Primera
Edicion.Universidad
Bucaramanga 2005.
88
Pontificia
Bolivariana.
WEBGRAFA
[en lnea]
<http://www.mitecnologico.com/Main/TecnicasDeRecopilacionDeInformacio
n> [Tomado el 5 de Agosto de 2009]
05 de
ANEXOS
90
ANEXO A.
Diagnstico Inicial
91
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
AND
4.
4.1
ESCALA DE VALORACIN
APD
AI
ANA
APM
AM
NIVELES
5%
2.
5%
5%
5%
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
4.2
4.2.1
11.
12.
13.
14.
Requisitos de la Documentacin
Generalidades
Est declarada y
documentada la poltica y
objetivos de calidad?
Existe el manual de
calidad?
Existen procedimientos
documentados?
Existen los documentos y
registros correspondientes,
que permitan asegurar la
planificacin, operacin y
control eficaz de los
OBSERVACIONES
5.4%
Est determinado la
secuencia e interaccin de
los procesos?
Estn establecidos los
criterios y los mtodos
para asegurar la eficacia
de los procesos?
Existe un sistema para
operar y controlar los
procesos?
Existen mecanismos para
asegurar la disponibilidad
de recursos e informacin
que apoyen las
operaciones y
seguimientos de los
procesos?
Realizan seguimiento,
medicin y evaluacin de
los procesos?
Se implementan las
acciones necesarias que
permitan alcanzar los
resultados planificados?
Los procesos estn
sometidos a mejora
continua?
CAPITULO
5.4%
Requisitos Generales
1.
3.
% DE CUMPLIMIENTO
SUBCAPITULO
Pgina: 1 de 10
Palmeras
de
Puerto
Wilches
tiene identificados
los procesos pero
no
los
tiene
documentados los
procedimientos
que se estn
realizando.
No se encuentran
claras
las
caracterizaciones
de los procesos.
5%
10%
10%
5%
2%
2%
5.4%
5%
5%
5%
5%
5%
procesos?
92
No
existe
manual
funciones.
un
de
No
tienen
definidas
ni
establecidas
la
poltica
y
los
objetivos
de
calidad.
4.2.2
15.
16.
4.2.3
17.
18.
19.
4.2.4
20.
21.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
Manual de Calidad
Se encuentra el alcance
del sistema de gestin de
la calidad, la justificacin
y sus exclusiones?
Se encuentran
documentados los
procedimientos generales
del Sistema de Gestin de
Calidad?
Control de Documentos
Se mantienen
actualizados los
documentos y/o
procedimientos
especficos?
Existe un procedimiento
documentado que defina
los controles necesarios
para aprobar, describir,
actualizar, identificar y
distribuir los documentos
del SGC?
La documentacin est
al alcance de quienes la
necesitan?
Control de Registros
Se establecen,
mantienen y controlan los
registros de las revisiones
como evidencia de la
operacin eficaz del
sistema de gestin de la
calidad?
Existe un procedimiento
documentado que defina
los controles para
identificar, almacenar,
proteger, recuperar,
retener y disponer los
registros del SGC?
5.
5.1
22.
23.
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
Hay un estilo de
liderazgo que impulsa la
calidad, mejora continua y
satisfaccin del cliente?
OBSERVACIONES
CAPITULO
5%
5%
5%
No
existe
un
manual de calidad
6.7%
5%
5%
Existen
procedimientos
establecidos, pero
estos no son
controlados,
ni
actualizados para
un
mejor
funcionamiento
de los mismos.
No
existe
un
procedimiento
para el control de
los documentos y
los registros.
10%
5%
5%
5%
Se
evidencias
algunos registros
dentro
de
la
planta extractora
pero estos no
estn controlados.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Compromiso de la Direccin
La direccin comunica a
la organizacin la
importancia de satisfacer
tanto los requisitos del
cliente como los legales y
reglamentarios?
Pgina: 2 de 10
4.05%
2.75%
2%
2%
93
Se
realizan
comunicados
establecidos
durante el ao,
pero no se llevan
registro de los
mismos.
Existe la intencin
de implementar el
SGC
y
la
disponibilidad de
recursos para el
mantenimiento
del mismo.
24.
25.
5.2
26.
5.3
27.
28.
29.
30.
31.
5.4
5.4.1
32
33.
34.
5.4.2
35.
36.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
AND
ESCALA DE VALORACIN
APD
AI
ANA
APM
NIVELES
% DE CUMPLIMIENTO
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
5%
2%
5%
5%
3.8%
5%
5%
5%
Falta implementar
mecanismos ante
el incumplimiento
de alguno de los
requisitos exigidos
por el cliente.
No
est
establecida
ni
definida
una
poltica de calidad.
2%
2%
4%
5%
X
5%
5%
5%
AM
Pgina: 3 de 10
3%
2%
2%
94
No se encuentran
definidos
los
objetivos
de
calidad.
Ante la falta de
implementacin
de SGC, no existen
mecanismos
de
planificacin que
permitan
dar
cumplimiento
a
este requisito.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
37.
5.5
5.5.1
38.
39.
5.5.2
40.
41.
42.
43.
5.5.3
44.
5.6
5.6.1
45
46.
5.6.2
47.
5.6.3
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
Se le informa a la
direccin sobre el
desempeo del SGC?
El representante esta
calificado y entrenado
para este puesto?
El representante
promueve la toma de
conciencia de los requisitos
del cliente?
A partir de la revisin se
implementan acciones
correctivas y preventivas
para mejorar el SGC?
NIVELES
SUBCAPITULO
4.75%
5%
5%
CAPITULO
Palmeras de Puerto
Wilches posee un
organigrama donde
se muestra las
interacciones de los
respectivos cargos.
Existe un manual
de funciones.
5%
4.25%
5%
5%
5%
2%
5%
Existen canales de
comunicacin
pero no son muy
eficaces.
5%
La direccin revisa el
SGC?
La revisin incluye la
evaluacin de las
oportunidades de mejora
y la necesidad de efectuar
cambios en el SGC?
Informacin de entrada para la Revisin
AM
OBSERVACIONES
5%
Comunicacin Interna
La direccin establece
los procesos de
comunicacin apropiados
dentro de la organizacin,
efectuando la eficacia del
SGC?
Pgina: 4 de 10
4%
5%
X
5%
5%
5%
5%
2%
Resultados de la revisin
95
No
existe
un
procedimiento o
documento que
defina
los
controles
necesarios
para
llevar a cabo las
revisiones al SGC
que
permita
mejorarlo,
controlarlo
y
mantenerlo;
ya
que
no
se
encuentra
informacin.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
48.
Se mantienen registros
de las reuniones,
decisiones y acciones del
comit?
6.
6.1
49.
6.2
6.2.1
50.
6.2.2
51.
52.
5.3
54.
6.3
55.
56.
6.4
57.
58.
7.
7.1
AND
APD
AI
ANA
Pgina: 5 de 10
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
2%
6.25%
Provisin de Recursos
Se determinan y
proporcionan recursos
X
para implementar y
mantener el SGC y
aumentar el la
satisfaccin del cliente?
Recursos Humanos
Generalidades
Se cuenta con un
personal competente y
X
adecuado a las
necesidades?
Competencia, Formacin y Toma de Conciencia
Existe un plan anual de
formacin que incluya el
X
desarrollo de la
competencia?
La organizacin evala la
eficacia de la formacin?
X
Se mantienen los registros
apropiados de la educacin,
formacin, habilidades y
experiencia del personal?
Est el personal
motivado y satisfecho con
la organizacin?
Infraestructura
5%
5%
10%
La infraestructura
se
encuentra
segn las reglas
del ministerio.
Los espacios son
adecuados para
los servicios que
all se prestan.
5%
Es adecuado para
el personal, pero
no hay registros
sobre
las
mediciones
del
ambiente
de
trabajo.
5%
5%
5%
5%
5%
10%
10%
Ambiente de Trabajo
Se realizan mediciones al
clima organizacional
peridicamente?
Se aplica algn plan de
accin para mejorar el
clima organizacional?
Faltan
registros
que demuestren
la
competencia
del
personal
vinculado.
Existe
un
protocolo para la
vinculacin
de
personal
nuevo
dentro
de
la
organizacin pero
este
no
est
documentado.
Se
realizan
capacitaciones
internas
al
personal.
5%
Se cuenta con la
infraestructura adecuada
para la realizacin del
trabajo?
Se cuenta con los equipos
y servicios de apoyo
adecuados para la
realizacin del trabajo?
5%
5%
5%
5%
3.5%
5%
96
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
60.
61.
7.2
7.2.1
62.
63.
7.2.2
64.
65.
7.2.3
66.
67.
68.
7.3
7.3.1
69.
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
En la planificacin se
X
considera la relacin con
otros procesos?
Se cuenta con los
X
procesos de validacin e
inspeccin del producto?
Procesos Relacionados con el Cliente
Determinacin de los requisitos relacionados con el producto
Se llevan registros que
proporcionen evidencia
de que los productos
X
cumplen con los
requisitos del cliente,
incluyendo las actividades
de venta y posteriores a la
misma?
Estn definidos e
identificados los
X
requisitos legales y
reglamentarios de los
productos?
Revisin de los requisitos relacionados con el producto
Se chequea y se revisa lo
que espera el cliente
X
antes de la aceptacin de
la firma del contrato?
Se encuentran definidos
los requisitos de los
X
productos?
Comunicacin con el Cliente
Existe una comunicacin
clara y abierta con el
cliente?
Hay contratos formales
con los clientes y se
incluyen los requisitos en
el mismo?
Existe un sistema para
tratar las quejas e
implementar las mejoras
de las mismas?
Pgina: 6 de 10
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
No
existen
evidencias
suficientes sobre
la prestacin del
servicio
5%
5%
3%
5%
10%
0%
1%
Palmeras hace la
revisin de los
requisitos
relacionados por el
cliente pero falta
un procedimiento
para evidenciar su
compromiso
y
cumplimiento.
0%
2%
3%
Faltan controles
de medicin de
grado
de
satisfaccin de los
clientes.
5%
2%
2%
Diseo y Desarrollo
0%
0%
0%
97
Este numeral se
excluye debido a q
Palmeras
de
Puerto Wilches no
disea
los
productos
que
presta
a
sus
clientes.
ESCALA DE VALORACIN
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
7.3.2
70.
7.3.3
71.
7.3.4
72.
7.3.5
73.
7.3.6
74.
7.3.7
Compras
Procesos de Compras
78.
7.4.3
79
ANA
APM
SUBCAPITULO
CAPITULO
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
Se establecen criterios
para la seleccin,
evaluacin y la reevaluacin de los
proveedores y se
mantienen registros?
NIVELES
0%
0%
Hay un proceso de
compras establecido?
AM
OBSERVACIONES
0%
7.4
7.4.1
7.4.2
AI
77.
APD
% DE CUMPLIMIENTO
75.
76.
AND
Pgina: 7 de 10
5%
5%
X
5%
5%
5%
Se documenta la
verificacin de los
productos comprados?
5%
5%
5%
98
No se encuentra
definido
un
proceso
de
compras.
No se evidencian
registro de la
evaluacin
de
proveedores.
7.5
7.5.1
80.
7.5.2
81.
82.
83.
7.5.3
84.
85.
7.5.4
86.
7.5.5
87.
7.6
88.
89.
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001: 2008
% DE CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
NA
AND
APD
AI
ANA
APM
SUBCAPITULO
CAPITULO
No
existen
controles
aplicados
al
proveedor ni al
producto.
5%
0%
Este numeral se
excluye
0%
0%
0%
5%
5%
5%
Falta establecer
un procedimiento
documentado
para
ejercer
mayor control.
0%
0%
5%
NIVELES
3%
Se identifican el estado
del producto respecto a
los requisitos de
seguimiento y
medicin?
Se controla la
identificacin nica del
producto y se mantienen
registros?
AM
5%
Existe un procedimiento
para cuidar los bienes de
los clientes y proteger la
informacin confidencial?
Pgina: 8 de 10
5%
5%
5%
5%
X
99
Se
evala
el
control de equipos
pero
no
hay
registros
suficientes.
ESCALA DE VALORACIN
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
AND
8.
8.1
90.
APD
Generalidades
Hay procesos de
seguimiento, medicin,
anlisis y mejora para
demostrar la conformidad
de los productos?
92.
8.2.2
Se mide la satisfaccin
del cliente?
Auditora interna
Est definido y
documentado un proceso
de auditoras internas y se
lleva a la prctica?
Seguimiento y medicin de los procesos
8.2.3
94.
8.2.4
95.
96.
8.3
97.
98.
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
Se identifican y
controlan las no
conformidades de un
producto, para prevenir
su uso y entregas no
intencionadas?
CAPITULO
4.15%
Palmeras maneja
una
encuesta
dirigida a sus
clientes
sobre
medida
de
satisfaccin
del
cliente, pero sobre
estn no se realiza
control alguno.
7.5%
No
se
tiene
documentado un
procedimiento
para las auditoras
internas
4.25%
No
existe
un
procedimiento
para llevar mejor
los controles del
producto
no
conforme.
5%
5%
5%
5%
5%
10%
OBSERVACIONES
5%
5%
8.2
8.2.1
93.
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
Existen procesos de
seguimiento, medicin,
anlisis y mejora para
demostrar la conformidad
y mejora del SGC?
Seguimiento y Medicin
Satisfaccin del cliente
91.
AI
Pgina: 9 de 10
10%
10%
10%
X
10%
5%
5%
100
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
99.
100.
8.4
101.
8.5
8.5.1
102.
8.5.2
103.
8.5.3
104.
Se toman acciones
apropiadas a los efectos
reales o potenciales de la
no conformidad del
producto?
Mantienen registros de
las no conformidades?
Anlisis de Datos
Se analizan los datos
obtenidos de las no
conformidades para la
eficacia y mejora
continua del SGC?
Mejora
Mejora Continua
Hay un sistema
documentado para
mantener en marcha la
mejora continua del SGC?
Accin Correctiva
Existe un procedimiento
documentado para definir
las acciones correctivas y
el tratamiento de las
mismas?
Accin de Preventiva
Existe un procedimiento
documentado para definir
las acciones preventivas y
el tratamiento de las
mismas?
AND
APD
AI
ANA
Pgina: 10 de 10
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
5%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
2%
101
No se lleva control
de los indicadores
de los procesos ya
que estos no se
han definidos en
su totalidad.
No son llevadas a
conciencia la toma
de
acciones
correctivas
o
preventivas,
algunas veces no
se realizan ya que
no
son
controladas.
ANEXO B.
Manual de Calidad.
102
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1.2 Exclusiones
2. Informacin de la empresa.
2.3 Misin
2.4 Visin
10
18
18
19
20
20
21
23
28
29
30
103
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
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Este documento tiene por objeto enunciar la Poltica de calidad, los Objetivos de calidad,
el alcance del sistema y la justificacin de las exclusiones respecto a la Norma NTC-ISO
9001:2008, en donde la interaccin de los procesos hacen posible el logro de la misin y
define la forma como la organizacin mediante la implementacin del Sistema de Gestin
de Calidad da cumplimiento a los requisitos legales, reglamentarios y tcnicos, que
permiten atender y satisfacer las necesidades del clientes. Es por esto que el presente
documento se convierte en una herramienta til para presentar la empresa a los nuevos
empleados y a las partes interesadas que lo requieran.
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PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
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1.2 EXCLUSIONES
105
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2. INFORMACIN DE LA EMPRESA
2.1 DATOS GENERALES
Razn Social:
Representante Legal:
Nit:
890211902-3
Direccin Comercial:
Calle 53 # 35 A - 16
Domicilio Bucaramanga:
6432856 6571976
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2.3 MISIN
Extraer industrialmente del fruto de palma aceitera, aceite crudo de palma, aceite de
palmiste y subproductos de calidad a costos razonables, con el apoyo eficiente
colaboracin de nuestros trabajadores y proveedores, a fin de atender la demanda
nacional, y para impulsar el desarrollo socio-econmico de la regin y la comunidad donde
operamos.
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2.4 VISIN
Todas las personas que conformamos a Palmeras de Puerto Wilches S.A. CREEMOS que:
1. Es necesario lograr un entorno justo para obtener la inversin de nuestros accionistas.
2. Nuestro recurso ms valioso son nuestros trabajadores.
3. Las utilidades de la empresa son la base fundamental para su permanencia y
crecimiento.
4. Cada trabajador debe ser tratado con justicia, dignidad y respeto.
5. Debemos mantener un dilogo abierto, sincero y cordial con nuestros empleados,
clientes, proveedores y con la comunidad en general.
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ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
REVISORA
FISCAL
GERENTE GENERAL
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARIA
DE GERENCIA
DIRECTOR DE
PLANTA
109
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1
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
ADMINISTRACIN
FINANCIERA
COORDINADOR
DE CALIDAD
COORDINADORA
DE VENTAS
AUXILIAR
CONTABLE
JEFE DE TALENTO
HUMANO
AUXILAR DE
NMINA
PERSONAL
OFICIOS VARIOS
110
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2
DIRECTOR DE
PLANTA
JEFE DE
PRODUCCIN
JEFE DE
MANTENIMIENTO
JEFE DE COMPRAS
DE SUMINISTROS
SUPERVISOR DE
PRODUCCIN
SUPERVISOR DE
MANTENIMIENTO
ALMACENISTA
OPERARIOS
MECNICOS Y
ELECTRICISTAS
111
JEFE DE
COMPRAS DE MP
CALIFICADORES
DE FRUTO
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a. Hidratar el peciolo para facilitar el desprendimiento del fruto del raquis en el proceso
siguiente.
b. Inactivar la accin de las enzimas lipasas causantes del desdoblamiento del aceite en
cidos grasos libres.
c. Acondicionar el mesocarpio para el ablandamiento de la fibras lograr una mayor
eficiencia del proceso de maceracin.
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MANUAL DE CALIDAD DE
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d. Deshidratar la almendra dentro del contenido de las nuez para u fcil liberacin al
momento del rompimiento de la nuez.
Los raquis o tusas salen por la parte final del tambor y se descargan a la banda
transportadora y de aqu mediante carretones se los enva al campo para utilizarlos como
abono orgnico de alta eficiencia, debido al alto contenido de potasio y nitrgeno.
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Los digestores estn provistos de inyectores de vapor que mantienen la masa interna a
unos 90C, reduciendo la viscosidad del aceite y facilitando la extraccin.
inverso uno del otro y por la alta presin que se ejerce, se extrae la fase lquida, la misma
que se descarga en el tamiz y finalmente va a dar a Clarificacin. La fase slida o torta se
descarga por un transportador secador de paletas hacia la separacin neumtica de fibra y
nuez.
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del aceite en el tanque clarificador. Las fibras retenidas las cuales contienen un gran
porcentaje de aceite se reciclan en las prensas.
Al tamiz se le agrega agua para ayudar a la limpieza de la malla y aumentar la dilucin del
aceite crudo. Este aceite es bombeado a la seccin de clarificacin.
- Deshidratado del aceite de palma (proceso fsico): El contenido del tanque de aceite
hmedo es bombeado al taque sedimentador el cual decanta aquellas partculas pesadas
del aceite y lo precalienta a temperaturas mayores de 90 C para deshidratar un poco el
aceite, desde ah es bombeado a el sistema secador de vaco el cual es sometido a un
vaco de -20 PSI para separar el aceite del agua y eliminar al mximo el agua del aceite,
116
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hacia una columna de separacin neumtica en la cual por efecto del aire la fibra se
separa de la nuez, la fibra es arrastrada por la corriente de aire, y el material pesado
compuesto principalmente por nueces caen al fondo de la columna.
El material liviano sirve de combustible para los calderos, mientras la fase pesada cae al
tambor pulidor.
- Pulido de nueces de palma (proceso mecnico): El objetivo de este proceso es pulir las
nueces quitando los pedazos de fibra y la cola que le quedan a las nueces con el objeto de
aumentar la eficiencia del desbastado de la cscara.
Adicionalmente, el tambor est provisto de ranuras que permiten la evacuacin del
sistema de materiales, como piedra y trozos metlicos.
9) Palmisteria, procesos que por accin mecnica se hace la extraccin de almendra de
la nuez: En este proceso mediante la ruptura de la nuez se libera la almendra, el cual es
sometido a un proceso de secado en el silo secador de almendra mediante transferencia
de calor indirecto y luego empacado, de esta manera ser enviado a las plantas de
palmiste, en la cual se obtiene el aceite y la torta de palmiste, el aceite de palmiste es de
composicin qumica y caractersticas diferentes a el aceite de palma, el cual tiene
diversos usos.
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10) Planta palmiste, al igual que la extraccin del aceite de palma se hace usando
maquinas que prensan la almendra seca y extraen el aceite de palmiste y la torta la cual se
usa como alimentos para ganado.
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La alta direccin de Palmeras de Puerto Wilches S.A. Tiene la autoridad de designar como
representante de la Direccin al Gerente General, quien con independencia de otras
actividades a su cargo, tiene la autoridad y responsabilidad para impulsar el sistema y
tiene las siguientes funciones:
- Orientar en la creacin de los objetivos del sistema, logrando que sean coherentes con
la poltica de calidad y que estos se puedan cumplir.
- Velar por el cumplimiento de la poltica y los objetivos de calidad.
- Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad.
- Asegurar que la poltica del SGC sea adecuada para la empresa y que sea revisada
continuamente para la mejora del sistema.
- Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
SGC.
- Mantener informados a los socios sobre el desempeo de SGC y de cualquier necesidad
de mejora.
- Realizar anlisis de las necesidades de los clientes y la eficacia del SGC.
- Motivar al personal siendo un predicador de la calidad.
- Promover la toma de conciencia sobre los requisitos del cliente en todos los niveles de
la organizacin.
- Planificar y ejecutar auditoras internas con el fin de conocer el estado del SGC.
- Apoyar en la ejecucin de las distintas fases de implementacin del SGC.
- Asegurar que se mantiene el SGC con los cambios realizados.
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La revisin por la direccin ayuda a la mejora continua del sistema de gestin de calidad
de la empresa.
La alta direccin debe desarrollar la actividad de revisin por la direccin mas all de la
verificacin de la eficacia y eficiencia del sistema de gestin de calidad, convirtindola a
un proceso que se extienda a la totalidad de la organizacin y que evalu tambin la
eficiencia del sistema. Mediante su liderazgo la alta direccin debe estimular el
intercambio de nuevas ideas con discusiones abiertas y evaluacin de la informacin de
entrada durante las revisiones por la direccin.
En la revisin por la direccin se verifica y analiza cada uno de los siguientes aspectos:
- Revisin de la Poltica de calidad.
- Revisin de los objetivos de calidad.
121
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122
En Palmeras de Puerto Wilches S.A., organizacin de la cual nos sentimos orgullosos, nos
dedicamos al cultivo y cosecha de fruto de palma africana, a la extraccin agroindustrial
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de aceite de palma, almendra, aceite de palmiste y torta, cumpliendo con los parmetros
de calidad de nuestros clientes.
Para ofrecer productos de calidad, nos centramos en los requisitos de la norma ISO
9001:2008, lo que nos consolida como una organizacin comprometida con la satisfaccin
de nuestros clientes, relaciones de mutuo beneficio con nuestros proveedores, as como
un elemento continuamente aportante para el desarrollo econmico, ambiental, y social
de la regin.
3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD
Los objetivos de calidad deben ser coherentes con la poltica de calidad y el compromiso
con la mejora continua y su logro debe poder medirse, se evidencian por medio de
indicadores y se puede ver el cumplimiento o no de las metas estipuladas en la poltica.
Una vez definida la poltica de calidad se revisaron, adecuaron, y aprobaron los objetivos
de calidad con el propsito de que fueran coherentes con la finalidad del sistema y la
poltica de calidad, estos son:
Optimizacin
de
recursos
mejoramiento
123
contino
de
los
procesos.
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OBJETIVOS DE
CALIDAD
NOMBRE DEL
INDICADOR
Mejorar
continuament
e el SGC
Estado de
acciones
correctivas
Cumplir con
los requisitos
legales
Cumplimiento
de requisitos
legales
Incrementar la
satisfaccin de
los clientes
Mantener
personal
competente
para el
Sistema de
Gestin de
Calidad
Optimizar los
recursos
Satisfaccin
del cliente
Cumplimiento
a tiempo con
la entrega del
producto
Evaluacin de
desempeo
del personal
Difusin de la
poltica de
calidad
Cumplir la
ejecucin
presupuestal
UNIDAD
DE
MEDIDA
FORMULA DE
CALCULO
(# acciones
correctivas
cerradas/#
acciones
correctivas
identificadas y
documentadas) x
100
(# requisitos que se
cumplen/ #
requisitos
aplicables) x 100
(resultados grado
de satisfaccin del
cliente/ #clientes
encuestados) x 100
(# productos
entregados a
tiempo/ #
productos
vendidos) x 100
(Calificacin
promedio en
evaluacin de
desempeo/total
pruebas
realizadas)x100
(# empleados
enterados de la
poltica/ # total de
empleados) x 100
($ presupuesto real
ejecutado/ $
presupuesto
asignado del
ao)x100
124
FRECUENCIA
DE ANALISIS
META
RESPONSABLE
Semestral
82%
Coordinador
de calidad
Semestral
100%
Gerente
Trimestral
80%
Coordinador
de calidad
Trimestral
90%
Semestral
80%
Anual
100%
Trimestral
90%
Jefe de
Produccin
Jefe de
Recurso
Humano
Coordinador
de calidad
Gerente
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 23 de 44
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 24 de 44
Proceso de Gestin de Mejora Continua: Tiene como objetivo formular, ejecutar y evaluar
las acciones que permitan lograr los objetivos establecidos y tambin debe planificar e
implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora del sistema de
gestin de calidad. Para el desarrollo de las siguientes actividades se tiene los siguientes
documentos:
PPW-GMC-M-002
PPW-GMC-C-001
PPW-GMC-P-011
PPW-GMC-P-013
126
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
PPW-GCO-C-004
PPW-GCO-P-003
PPW-GCO-P-014
PPW-GCO-F-004
PPW- GCO-F-012
PPW-GCO-F-013
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 25 de 44
PPW-ALD-C-006
PPW-ALD-P-016
PPW-ALD-P-017
127
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
PPW-GMV-C-007
PPW-GMV-P-005
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 26 de 44
Procesos de Apoyo
Proceso de Gestin de Recurso Humano: Su objetivo es identificar, desarrollar y mantener
las competencias requeridas en el personal y en los contratistas. El personal que realice
trabajos debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y
experiencias apropiadas. Para el desarrollo de las siguientes actividades se tiene los
siguientes documentos:
PPW-GRH-C-008
PPW-GRH-P-006
PPW-GRH-F-008
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
PPW-MAN-C-010
PPW-MAN-R-006
PPW-MAN-F-009
PPW-MAN-F-010
PPW-MAN-F-011
PPW-MAN-P-018
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 27 de 44
129
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 28 de 44
Direccionamiento y
Revisin Gerencial
Continua
Planeacin estratgica
PROCESOS OPERACIONALES
GESTIN DE
RECURSOS
Gestin de compras
Produccin
Almacenamiento y Despachos
Gestin de Mercadeo y Ventas
PROCESOS DE APOYO
Recursos
Humanos
Administracin
Financiera
Gestin de
Calidad
130
Mantenimiento e
Infraestructura
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 29 de 44
POLTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS
Y FORMATOS
REGISTROS
Fuente: El Autor
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 30 de 44
4.1 Requisitos
Generales
4.2 Requisitos de la
Documentacin
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Mapa de procesos
GMC-M-002. P 28
Caracterizaciones
GMC-C-001, RGE-C-002,
DPE-C-003, GCO-C-004,
PCC-C-005, ALD-C-006,
GMV-C-007, GRH-C-008,
ADF-C-009, MAN-C-010,
SGC-C-011
Indicadores de
Gestin
GMC-M-002. P 22
Manual de calidad
GMC-M-002
Poltica de calidad
GMC-M-002. P 20
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 21
Manual de calidad
GMC-M-002
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
4.2 Requisitos de la
Documentacin
5.1 Compromiso de
la Direccin
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 31 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Poltica de calidad
GMC-M-002. P 20
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 21
Manual de calidad
GMC-M-002
Procedimientos
documentados
obligatorios
SGC-P-009, SGC-P-010,
GMC-P-011, SGC-P012,
GMC-P-013
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
La alta direccin evidencia su
Poltica de calidad
GMC-M-002. P 20
compromiso con el desarrollo e
implementacin del sistema de gestin
de calidad as como con la mejora Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 21
continua de su eficacia en la carta de
compromiso firmada por el Gerente
Divulgacin del
General de la organizacin. Divulga la
compromiso de la
poltica y objetivos de calidad, la
direccin
disponibilidad
de
los
recursos
econmicos y humanos y las reuniones
de la revisin por la direccin del comit Informes de revisin
por la direccin
de calidad
SGC-F-006
133
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
5.2 Enfoque al
Cliente
5.3 Poltica de
Calidad
5.4 Planificacin
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 32 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Encuestas de
satisfaccin
SGC-F-005
Poltica de calidad
GMC-M-002. P 20
Manual de Calidad
GMC-M-002
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 21
Manual de calidad
GMC-M-002
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad,
Autoridad y
Comunicacin
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 33 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Indicadores de
gestin
GMC-M-002. P 22
Estructuras
organizacionales
GMC-M-002. P 7-9
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
5.5 Responsabilidad,
Autoridad y
Comunicacin
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 34 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Estructuras
organizacionales
GMC-M-002. P 7-9
Informe de revisin
por la direccin
SGC-F-006
136
Informe de Auditora
interna
SGC-R-005
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 35 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
6. GESTIN DE RECURSOS
Palmeras de Puerto Wilches determin y
proporcion los recursos necesarios para
implementar y mantener el sistema de
gestin
de
calidad
y
mejorar
continuamente su eficacia con el fin de
aumentar la satisfaccin de sus clientes
mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
6.1 Provisin de
Recursos
137
Presupuesto
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 36 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Manual de funciones
y perfiles
GRH-M-001
Hoja de vida
Evidencia de las
capacitaciones
Procedimiento de
seleccin del
personal
GRH-P-006
Cronograma de
capacitaciones
GRH-F-008
Desempeo del
Personal
SGC-F-007
Listado de equipos
Procedimiento de
mantenimiento
MAN-P-018
6.3 Infraestructura
La empresa cuenta con una oficina
ubicada en la ciudad de Bucaramanga y
su parte operativa en el Municipio de
Puerto Wilches.
- rea de oficinas dotadas con equipos
tales como computadores con su
138
Cronograma de
mantenimiento
MAN-F-009
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
6.3 Infraestructura
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 37 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Listado de equipos
Procedimiento de
mantenimiento
MAN-P-018
Cronograma de
mantenimiento
MAN-F-009
6.4 Ambiente de
Trabajo
Registro de
temperatura,
humedad y cadena
de frio.
MAN-R-008
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 20
Procedimientos de
los procesos
misionales
7.1 Planificacin de
la realizacin del
producto
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
7.1 Planificacin de
la realizacin del
producto
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 38 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 20
Procedimientos de
los procesos
misionales
DPE-P-001, GMC-P011, GMC-P0013, RGEP-002
Encuestas de
satisfaccin
SGC-F-005
Buzn de sugerencias
7.2 Procesos
relacionados con el
cliente
Procedimientos de
los procesos
misionales
DPE-P-001, GMC-P011, GMC-P0013, RGEP-002
Caracterizaciones
GMC-C-001, RGE-C-002,
DPE-C-003, GCO-C-004,
PCC-C-005, ALD-C-006,
GMV-C-007, GRH-C-008,
ADF-C-009, MAN-C-010,
SGC-C-011
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
7.2 Procesos
relacionados con el
cliente
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 39 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
7.4 Compras
Procedimiento de
compras
GCO-P-003
Listado de
proveedores de
productos
GCO-F-012
Evaluacin y
Re-evaluacin de
proveedores
GCO-F-004
Recepcin de
insumos de materia
prima
GCO-F-013
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
7.4 Compras
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 40 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Recepcin de
insumos de materia
prima
GCO-F-013
7.5 Produccin y
Prestacin del
Servicio
Procedimientos de
los procesos
misionales
DPE-P-001, GMC-P-011,
GMC-P0013, RGE-P-002
Control de los
dispositivos de
seguimiento y
medicin
MAN-F-011
Procedimiento de
mantenimiento
MAN-P-018
Cronograma para la
calibracin de
equipos
MAN-F-010
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
7.6 Control de los
equipos de
seguimiento y de
medicin
8.1 Generalidades
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 41 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Encuestas de
satisfaccin
SGC-F-005
Revisiones por la
direccin
SGC-F-006
Indicadores de
gestin
GMC-M-002. P 22
Procedimiento de
producto no
conforme
SGC-P-012
Procedimiento de
acciones
correctivas y
preventivas
GMC-P-011
8.2 Seguimiento y
medicin
Encuestas de
satisfaccin
SGC-F-005
Indicadores de
gestin
GMC-M-002. P 22
Procedimiento de
auditoras internas
GMC-P-013
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
8.2 Seguimiento y
medicin
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 42 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Encuestas de
satisfaccin
SGC-F-005
Indicadores de
gestin
GMC-M-002. P 22
Procedimiento de
auditoras internas
GMC-P-011
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
8.4 Anlisis de
Datos
8.5 Mejora
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 43 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
MANUAL DE CALIDAD DE
PALMERAS DE PUERTO WILCHES S.A.
NUMERAL
NTC ISO 9001:2008
8.5 Mejora
Cdigo: PPW-GMC-M-002
Versin: 01
Pgina: 44 de 44
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Poltica de calidad
GMC-M-002. P 20
Objetivos de calidad
GMC-M-002. P 21
Informe de revisin
por la direccin
SGC-F-006
Procedimiento de
En el sistema de gestin de calidad de
Palmeras de Puerto Wilches S.A se acciones correctivas y
preventivas
document cada uno de estos
GMC-P-011
procedimientos, accin correctiva y
accin preventiva.
Para la planeacin de las acciones
correctivas y preventivas del sistema de
gestin de calidad en la Palmeras de
Puerto Wilches se realizo una reunin
con el comit de calidad en el cual se
estudiaron las observaciones y las no
conformidades encontradas.
146
ANEXO C.
Caracterizaciones.
147
CDIGO: PPW-GMC-C-001
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
PROVEEDORES
ENTRADAS
REQUISITOS NTC-ISO 9001:2008
- Documentacin del sistema de
gestin de calidad.
- Poltica y Objetivos de calidad.
- No conformidades del SGC.
Todos los procesos - Quejas y reclamos del cliente.
del SGC.
- Necesidades de documentos y
registros.
- Resultados de Indicadores.
- Oportunidades de mejora.
- Personal competente para la
realizacin de actividades.
ACTIVIDADES
Control de documentos
internos y externos.
Control de registros.
Acciones Preventivas y
correctivas.
Control
de
no
conformidades.
Atencin a reclamos del
cliente.
Auditoras internas.
Seguimiento, medicin y
anlisis de datos.
148
SALIDAS
CLIENTES
Manual de calidad.
Resultados de acciones
preventivas y correctivas.
Resultados
de
no
conformidades.
Todos
los
Resultados de quejas y procesos del
reclamos.
SGC.
Informes de auditoras
internas.
Necesidades
de
formacin, capacitacin e
induccin.
Resultados del S.G.C.
CDIGO: PPW-GMC-C-001
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
RECURSOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Control de documentos.
- Manual de calidad.
- Equipos de cmputo.
- Control de registros.
- Cronograma de actividades del SGC.
- Archivadores.
- Acciones Preventivas y correctivas.
- Resultados de indicadores de gestin.
- Implementos de oficina
- Registro de acciones Preventivas y correctivas.
- Listado control de documentos.
- Auditoras Internas.
- Plan de auditora.
- Registro de no conformidades.
- Lista de verificacin de auditora.
PROCESOS DE SOPORTE
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
Direccionamiento
y 4.2 Requisitos de la documentacin.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos.
planeacin estratgica.
8.1 Generalidades de la medicin, anlisis y
8.3 Control del producto no conforme.
Gestin
de
la mejora.
8.4 Anlisis de datos.
documentacin.
8.2.2 Auditora Interna.
8.5 Mejora.
ELABOR
Mnica Banguero.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
- Control de acciones Preventivas y correctivas.
- Auditoras Internas.
- Anlisis de informes.
149
PROVEEDORES
CDIGO: PPW-RGE-C-002
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
Revisin Gerencial
Responsable
Gerente
Dirigir la organizacin basado en lineamientos estratgicos, gestionando adecuadamente los recursos a
los procesos de la organizacin, revisando el SGC para asegurar la adecuacin y eficacia.
ENTRADAS
- Desempeo e
informes de los
procesos de
la
organizacin.
- Resultados del
SGC.
- Informacin para
la revisin por la
Todos
los direccin.
procesos del SGC - Necesidades de
Recurso.
- Evaluacin de la
satisfaccin
del
cliente.
Auditoras
Internas.
- Necesidades de
mejora.
ACTIVIDADES
- Revisin de cada uno de los informes recibidos.
- Programacin de actividades de mantenimiento
preventivo.
- Programacin de actividades de capacitacin e
induccin del personal.
- Asignacin de personal para las acciones y
labores de mejora y asignacin de recursos.
- Verificacin y seguimiento.
- Trazar planes de accin para las mejoras.
- Revisin y verificacin de la medicin de la
satisfaccin del cliente.
- Designar el representante de la direccin para
el SGC.
- Planificar y aportar recursos necesarios para
mantener la infraestructura,
comunicacin
interna, el ambiente de trabajo, la competencia
del personal y la mejora continua.
150
SALIDAS
CLIENTES
- Metas.
- Actas de revisin
por la direccin.
- Lineamientos
estratgicos.
- Recursos para el
mantenimiento
y
mejoramiento
continuo de los Todos
los
procesos del SGC de procesos del
la organizacin.
SGC.
- Plan de mejora.
- Cronograma
de
actividades
CDIGO: PPW-RGE-C-002
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
RECURSOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Recurso Humano: Director administrativo y - Acta de revisin y evaluacin por la direccin.
financiero, Jefe de calidad y Jefe de produccin
- Procedimiento de medicin de satisfaccin del cliente.
- Papelera.
Cronograma de actividades del SGC
- Recursos Financieros.
PROCESOS DE SOPORTE
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
Gestin de mejora continua.
5. Responsabilidad por la direccin.
6.1 Provisin de Recursos.
6.3 Infraestructura.
6.4 Ambiente de trabajo.
ELABOR
Mnica Banguero.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
- Eficacia de la gestin programada.
- Control de los procesos y de las diferentes actividades.
151
CDIGO: PPW-DPE-C-003
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
- Informacin del entorno Planeacin
estratgica,
interno y externo.
poltica de calidad, objetivos de
- Requisitos legales y del calidad e indicadores de
Todos los procesos cliente.
gestin.
del SGC.
- Programas de capacitacin. -Evaluacin de la satisfaccin
- Necesidades de recursos.
del cliente.
- Medicin de indicadores de - Revisin peridica del sistema
gestin.
de gestin de calidad.
- Informes de auditoras - Provisin de recursos.
internas.
- Definicin de los canales de
Informes
de
no
comunicacin interna.
conformidades.
- Anlisis de los indicadores
Propuestas
de
del proceso.
mejoramiento.
152
SALIDAS
CLIENTES
- Poltica y objetivos de
calidad revisados.
- Canales de comunicacin
definidos.
- Planes de accin para el Todos
los
mejoramiento del sistema procesos del
de gestin de calidad.
SGC.
- Secuencia e interaccin de
los procesos revisados.
RECURSOS
- Recurso Humano: Gerente y Jefe de calidad.
- Papelera.
- Recursos Financieros.
PROCESOS DE SOPORTE
Gestin de mejora continua.
Sistema de Gestin de Calidad.
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-DPE-C-003
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Manual de Calidad.
- Cronograma de actividades del SGC
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
5. Responsabilidad por la direccin.
6.1 Provisin de Recursos.
8.5.1 Mejora Continua
8.4 Anlisis de Datos
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Revisin mensual por la direccinIndicadores de gestin del proceso.
Cumplimiento de los objetivos de calidad
153
PROVEEDORES
Gestin de compras
Responsable
Jefe de Compras
Proveer de forma oportuna, efectiva y eficaz los productos y servicios requeridos por cada uno de los
procesos del sistema de gestin de calidad, a su vez buscando encontrar precios razonables, calidad y
duracin para garantizar su ptimo funcionamiento.
ENTRADAS
Todos
los procesos del SGC.
-
CDIGO: PPW-GCO-C-004
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
Necesidades
de compra.
Requisitos del
cliente.
Necesidades
de la
organizacin.
Cotizaciones.
Presupuesto.
ACTIVIDADES
Elaborar lista de productos o equipos a comprar.
Realizar la solicitud de orden de compra.
Verificar listado de proveedores.
Seleccionar proveedor.
Solicitud de cotizaciones a proveedores seleccionados.
Anlisis de cotizaciones enviadas por los proveedores.
Aprobar orden de compra.
Revisar los productos comprados y condiciones de
compra.
- Establecer criterios de seleccin, evaluacin y
reevaluacin de proveedores.
- Evaluar los proveedores con base a los productos o
equipos comprados y cumplimiento de los requisitos
que especifica Palmeras de Puerto Wilches.
- Verificar el cumplimiento de los proveedores mediante
la reevaluacin de los mismos.
- Verificacin de la entrega oportuna y correcta de los
productos.
- Definir e implementar las acciones correctivas y
preventivas segn los resultados obtenidos.
-
154
SALIDAS
CLIENTES
- Orden
de
compra.
Todos
los
- Producto
procesos del
comprado
en SGC.
optimas
condiciones.
- Servicio
Subcontratado.
- Seleccin,
evaluacin
y
reevaluacin de
proveedores.
CDIGO: PPW-GCO-C-004
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
RECURSOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Recurso Humano: Gerente y Coordinador de - Procedimiento de Gestin de compras.
compras
- Caracterizacin del proceso de Gestin de Compras.
- Recursos de oficina.
- Formato de evaluacin y revaluacin de proveedores.
- Recursos Financieros.
- Evaluacin de desempeo del proveedor
- Listado de Proveedores.
- Orden, solicitud y cotizacin de compra.
PROCESOS DE SOPORTE
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
Administracin Financiera
4.2.3 Control de documentos.
7.4.3 Verificacin de los productos comprados.
Sistema de Gestin de Calidad.
4.2.4 Control de registros.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos.
5.4.1 Objetivos de calidad.
8.3 Control del producto no conforme.
7.4.1 Proceso de compras.
8.5.1 Accin de mejora.
7.4.2 Informacin de compras
8.5.2Accion Correctiva.
8.5.3 Accin Preventiva.
ELABOR
Mnica Banguero.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Calificacin de proveedores.
Comportamiento de compras.
Auditoras Internas de calidad.
155
PROVEEDORES
- Revisin
Gerencial
- Administracin
Financiera.
- Mercado
y
ventas.
- Gestin
de
mejora continua
CDIGO: PPW-ALD-C-006
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
Almacenamiento y despachos
Responsable
Almacenista
Almacenar adecuadamente el material (materia prima) de la bodega, controlando inventario de
productos, garantizando la distribucin oportuna de acuerdo a las especificaciones del cliente y sus
caractersticas.
ENTRADAS
- Material revisado para su
almacenamiento.
- Facturas por material
requerido por el cliente.
- Personal competente para
realizar actividades del
proceso.
- Control de documentos y
registros.
- Orden del pedido de
compra.
- Seguimiento del proceso.
ACTIVIDADES
- Identificar y almacenar la
materia prima comprada
en la bodega.
- Retirar el material de la
bodega segn la factura
de venta.
- Revisar el producto a
enviar.
- Realizar
control
de
inventarios de productos.
-
156
SALIDAS
- Entrega
oportuna
y
adecuada del material.
- Facturas.
- Requerimiento
del
producto.
- Desempeo del proceso y
necesidades de recurso.
- Control del proveedor.
- Oportunidad de mejora.
- No
Conformidades,
producto no conforme.
- Resultados
de
indicadores.
CLIENTES
- Revisin
Gerencial
- Administracin
Financiera.
- Mercado
y
ventas.
- Gestin
de
mejora
continua
RECURSOS
- Recurso Humano
- Recursos de oficina.
- Recursos Financieros.
- Bodega de almacenamiento.
- Equipos de comunicacin
PROCESOS DE SOPORTE
- Revisin Gerencial
- Administracin Financiera.
- Mercado y ventas.
- Gestin de mejora continua
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-ALD-C-006
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Orden de pedido de compra.
- Facturas.
- Procedimiento del proceso de almacenamiento y despacho.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Quejas y reclamos en entregas de pedidos
Control de inventarios.
157
PROVEEDORES
ENTRADAS
-
- Revisin
Gerencial
- Administracin
Financiera.
- Almacenamiento
y despachos
- Gestin
de
mejora continua
CDIGO: PPW-GMV-C-007
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
- Poltica de calidad.
- Objetivos de calidad.
- Necesidades y requisitos
del cliente.
- Estrategias de ventas.
- Informacin sobre el
pedido del cliente.
- Personal competente para
la ejecucin de ventas.
- Control de documentos y
registro.
- Seguimiento del proceso.
ACTIVIDADES
Bsqueda y seleccin de
clientes potenciales.
Identificar
clientes
seleccionados.
Elaboracin
de
cotizaciones.
Elaboracin de anlisis de
cumplimiento de los
requisitos del cliente.
Realizacin
de
facturacin y legalizacin.
Recuperacin de cartera.
Establecer comunicacin
con el cliente.
Evaluar la satisfaccin del
cliente.
158
SALIDAS
Informacin de compra.
Cotizaciones.
Facturas.
Necesidades del recurso.
Desempeo del proceso.
Requerimientos
del
personal.
CLIENTES
- Revisin
Gerencial
- Administracin
Financiera.
- Almacenamiento
y despachos
- Gestin
de
mejora continua
RECURSOS
- Recurso Humano
- Recursos de oficina.
- Recursos Financieros.
- Bodega de almacenamiento.
- Equipos de comunicacin
PROCESOS DE SOPORTE
- Revisin Gerencial
- Administracin Financiera.
- Gestin de mejora continua
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-GMV-C-007
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Procedimiento de gestin de mercadeo y ventas.
- Satisfaccin del cliente.
- Orden del pedido.
- Orden de compra del cliente.
- Facturas, pagare, solicitudes de crdito.
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
7.1 Planificacin de la realizacin del producto.
7.2 Procesos relacionados con el cliente.
8.2.1 Satisfaccin del cliente.
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Estadsticas mensuales de ventas.
Satisfaccin del cliente.
Recaudo de cartera.
Atencin y control de acciones correctivas y preventivas.
159
PROVEEDORES
CDIGO: PPW-ADF-C-009
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
Administracin Financiera
Responsable
Contadora
Proporcionar y gestionar adecuadamente los recursos financieros necesarios para la operacin, se debe
mantener libros y registros de contabilidad de ingresos y egresos correspondientes a las actividades de la
organizacin.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
160
SALIDAS
-
Balance.
Flujo de caja.
Presupuesto.
Facturas y soportes.
Registros contables.
Planillas de contabilidad.
CLIENTES
RECURSOS
- Recurso Humano
- Recursos de oficina.
- Recursos Financieros.
- Bodega de almacenamiento.
- Equipos de comunicacin
PROCESOS DE SOPORTE
- Revisin Gerencial
- Gestin de mejora continua
- Proceso de Recurso Humano.
- Proceso de Gestin de calidad.
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-ADF-C-009
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Facturacin de los servicios prestados.
- Planillas para pagos de salud, pensin (ARP) y parafiscales.
- Formato de acciones correctivas y preventivas.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Presupuestos.
Pagos.
Atencin y control de acciones correctivas y preventivas.
161
PROVEEDORES
Todos los
procesos del
SGC.
CDIGO: PPW-SGC-C-011
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
ENTRADAS
- Necesidades de
la
documentacin.
- Poltica
y
objetivos
de
calidad.
- No
conformidades.
- Medicin
de
indicadores.
- Necesidades
y
expectativas de
partes
interesadas.
- Necesidades de
la organizacin.
- Auditora
interna.
ACTIVIDADES
- Elaboracin e implementacin de los documentos que
conforman el sistema de gestin de calidad.
- Control de la documentacin y control de registros.
- Capacitacin, concientizacin e implementacin del
sistema de gestin de calidad.
- Brindar apoyo al recurso humano para la elaboracin y
difusin de la documentacin del SGC.
- Establecer responsabilidades y requisitos para la
planificacin y realizacin de las actividades del SGC.
- Determinar los medios adecuados para prevenir la causa
de las no conformidades.
- Planificar un programa de auditoras tomando en
consideracin el estado e importancia de los procesos.
- Seguimiento y cumplimiento de la poltica de calidad.
- Medicin y seguimiento a los indicadores de gestin.
- Seguimiento de las acciones correctivas y preventivas
generadas.
- Seguimiento a registros generados por la organizacin.
- Anlisis de las no conformidades.
- Realizacin de auditoras internas. informe de auditoras
162
SALIDAS
- Documentacin
del sistema de
gestin
de
calidad.
- Personal
capacitado
y
comprometido.
- Planes
de
accin.
- Acciones
correctivas.
- Acciones
preventivas.
CLIENTES
Todos los
procesos
del SGC.
RECURSOS
- Recurso Humano
- Recursos de oficina.
- Recursos Financieros.
- Bodega de almacenamiento.
- Equipos de comunicacin
PROCESOS DE SOPORTE
- Todos los procesos
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Norma Fundamental.
Control de documentos y control de registros.
Auditora interna.
Satisfaccin del cliente.
Control del producto no conforme.
Accin correctiva y preventiva.
Manual de calidad.
Anlisis de datos.
Actividades relacionadas con la prestacin del servicio.
Manual de calidad.
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
4.1 Requisitos generales del SGC.
8.3 Control del producto no conforme.
4.2 Requisitos de documentacin.
8.4 Anlisis de datos
8.2.1 Satisfaccin del cliente.
8.5.1 Mejora Continua.
8.2.2 Auditora interna.
8.5.2 Accin correctiva.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos.
8.5.3 Accin preventiva.
-
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-SGC-C-011
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
-
Programa de induccin.
Estado de acciones preventivas y correctivas.
163
PROVEEDORES
- Revisin
Gerencial
- Sistema de
Gestin de
calidad.
- Candidatos
vacantes.
CDIGO: PPW-GRH-C-008
VERSIN: 02
PGINA: 1 de 2
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
- Requerimient
os
del
personal.
- Perfil
del
cargo.
- Hojas de vida.
- Hoja de vida
del
nuevo
empleado.
- Personal
idneo,
adecuado
para
el
desempeo
de
las
funciones
que le sean
asignadas.
CLIENTES
Todos los
procesos
del SGC.
RECURSOS
- Recurso Humano
- Recursos de oficina.
- Recursos Financieros.
- Bodega de almacenamiento.
- Equipos de comunicacin
PROCESOS DE SOPORTE
- Revisin Gerencial
- Sistema de Gestin de Calidad.
ELABOR
Mnica Banguero.
CDIGO: PPW-GRH-C-008
VERSIN: 02
PGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Seleccin del personal.
Anlisis de perfil.
Perfil de cargos.
Entrevista del personal.
Evaluacin de desempeo con o sin personal a cargo.
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
6.2 Recursos Humanos.
6.21 Generalidades.
6.2.2Competencia, Formacin y toma de conciencia.
6.4 Ambiente de trabajo.
-
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
-
Desempeo laboral
165
ANEXO D.
Procedimientos
Mandatarios.
166
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir para la elaboracin y control de los documentos del Sistema de
Gestin de Calidad.
2. ALCANCE
Las directrices de este procedimiento aplican a todos los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad de Palmeras de Puerto Wilches S.A.
3. DEFINICIONES
SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, medio
magntico.
Documento Controlado: Termino que se utiliza para sealar que el control y distribucin del
documento est sujeto a parmetros establecidos en este procedimiento.
Documento Externo: Es aquel documento (legal y reglamentario) generados por entidades
externas de la empresa, necesario para la planificacin y operacin del SGC. Pueden ser: Normas
Tcnicas Nacionales, Reglamentacin Sectorial, Guas y Manuales.
Documento Obsoleto: Documento que ha cambiado de versin o revisin y que no se encuentra
en uso o aplicacin.
Documento No Controlado: Documento distribuido a entes externos a la empresa, el cual no est
sujeto al control de revisiones establecido en este procedimiento.
Procedimiento: Es la forma especfica como se lleva a cabo una actividad o un proceso, es decir, es
un documento de un proceso en partculas que muestra las actividades establecidas para el
desarrollo de la labor.
Procedimiento Documentado: Termino que significa que el procedimiento sea establecido.
Documentado, implementado y mantenido.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
4. CONDICIONES GENERALES
- Los documentos externos se relacionan en el R-002 Registro Listado Maestro de Documentos
Externos. El coordinador del SGC es el responsable de controlar los documentos externos,
para lo cual revisa mnimo una vez cada semestre con los emisores de los documentos que
estos se encuentran vigentes dejando evidencia en el R-002. los documentos externos se
identifican con un sello de Documento Controlado
167
Los documentos del SGC no pueden tener enmendaduras, anotaciones y alteraciones que
modifiquen su forma original.
Se mantiene copia de los documentos del SGC en medio magntico y/o en copia dura,
bajo la responsabilidad del Coordinador SGC.
Los documentos del SGC se identifican con el sello, para indicar si el documento es
Controlado o No Controlado y se referencian en el R-004 Registro Distribucin de
Documentos.
Cuando se apruebe un documento (manual, procedimiento o instructivo) por primera vez,
quedan aprobados y controlados los formatos que estos generen.
EL coordinador del SGC identifica los documentos obsoletos con el respectivo sello
Documento Obsoleto y los archiva junto con su respectiva R-005 Solicitud de creacin,
revisin y anulacin de documentos.
Se efecta una revisin , mnimo una vez al ao de los documentos del SGC por parte del
personal de los procesos con el fin de verificar que:
Las actividades documentadas se estn ejecutando segn lo planificado en los
documentos.
Que estn documentando las actividades que generen valor agregado al proceso y al
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Identificar oportunidades de mejora al proceso (crear, solicitar cambios o anular
documentos).
168
Desarrollo:
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1
1. Elaborar
documentos
2. Revisar
documentos
3. Cambios al
documento?
4. Aprobar los
documentos
5. Distribuir el
documento
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
y
Personal
del
proceso
involucrado.
169
Gerente General.
Coordinador de
Calidad.
Gerente General
y Coordinador de
Calidad.
Coordinador de
Calidad y Lder
del Proceso.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
6. Revisar el
documento
NO
SI
7. Solicitar revisin
del documento
Solicitud
Aprobada
8. Evidenciar
aprobacin
de la
Solicitud de
Revisin del
dcto.
8. Realizar observacin
en la Solicitud de
Revisin
FIN
Personal
proceso.
del
Gerente General.
170
Coordinador de
Calidad.
Gerente General.
6. HISTORIAL DE REVISIONES
VERSIN No
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
Febrero 26 de 2010
-------
171
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Aprobacin de
documento
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir para asegurar el Control de los Registros del Sistema de Gestin
de Calidad para Palmeras de Puerto Wilches S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin,
el tiempo de retencin y la disposicin de los registros generados para el SGC.
3. DEFINICIONES
SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, medio
magntico.
Procedimiento: Es la forma especfica como se lleva a cabo una actividad o un proceso, es decir, es
un documento de un proceso en partculas que muestra las actividades establecidas para el
desarrollo de la labor.
Procedimiento Documentado: Termino que significa que el procedimiento sea establecido.
Documentado, implementado y mantenido.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas. Los registros se conservan para demostrar el cumplimiento a los requerimientos
especificados y la eficacia del SGC.
Retencin: Define aspectos tales como el tiempo de almacenamiento del registro en archivo
activo (gestin) e inactivo (central), el medio del documento, es decir, impreso, magntico.
Archivo Activo: Informacin de los registros del SGC que estn al acceso para consulta.
Archivo Inactivo: Informacin de los registros del SGC que requieren ser almacenados despus de
cumplido su periodo en archivo, para ser consultada en caso requerido.
Disposicin: Hace referencia al destino final del registro una vez ha cumplido el perodo de archivo
inactivo.
Recuperacin: Define la clasificacin (carpetas, flderes), el tipo de archivo (cronolgico, por
consecutivo, alfabticamente) y cargos de la empresa que tienen acceso a registros.
Ubicacin: Sitio o lugar en donde se encuentran archivados los registros.
4. CONDICIONES GENERALES
- Es responsabilidad de la implementacin de este documento los cargos responsables del archivo
de los diferentes procesos.
- El coordinador de calidad tiene copia del R-003 Registro Listado Maestro de Registros de todos
los procesos.
172
5. DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad y Lder
del proceso.
INICIO
1. Procedimiento
de Elaboracin y
Control de los
Documentos
2. Diligenciar los
formatos
3. Difundir los
formatos
4. Determinar la
ubicacin, acceso,
calificacin y tipo de
archivo de los registros
5. Almacenar y
proteger los
registros
6. Definir y aplicar
la retencin de
los registros
173
Personal de los
procesos.
Coordinador de
Calidad y Lder
del Proceso.
Lder
del
Proceso
y/o
Responsable
del Archivo.
Responsable
del Archivo.
Lder
del
Proceso
y/o
Responsable
del Archivo
ACTIVIDAD
los requerimientos legales para determinar el
tiempo de retencin de algunos registros.
RESPONSABLE
7. Determinar y aplicar
la disposicin de los
registros.
Lder
del
proceso
y/o
Responsable
del Archivo
FIN
6.
HISTORIAL DE REVISIONES
VERSIN No
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
Febrero 26 de 2010
-------
174
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Aprobacin de
documento
1. OBJETIVO
Establecer las actividades que se deben seguir para la definicin e implementacin de acciones
que eliminen las causas de no conformidades y evitar su recurrencia y ocurrencia, generando
mejora continua al SGC de Palmeras de Puerto Wilches S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a las no conformidades que se generan en el SGC y sus procesos.
3.
DEFINICIONES
CONDICIONES GENERALES
175
DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE DOCUMENTO
INICIO
1. Identificar el
problema
2. Determinar la
conveniencia de
la AC
NO
Conveniente
SI
3. Registrar la
no conformidad
5. Analizar causas
races de la no
conformidad
4. Definir la
correccin y las AC
A
Personal de los
procesos
Lder
de
procesos
Lder
del
proceso
Gerente
Coordinador de
Calidad.
176
Lder
de
proceso
Coordinador de
Calidad.
Gerente
Lder
de
proceso
Personal que se
estime
conveniente.
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
6. Implementar la
correccin y
accin correctiva
7. Efectuar
seguimiento al
cumplimiento de la
correccin y de la
accin correctiva
DOCUMENTO
GMC-F-001
Personal
asignado.
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Lder
del
proceso
Coordinador
de Calidad.
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Se evidencia el seguimiento en el
Registro Reporte de Acciones Correctivas
y Preventivas, teniendo en cuenta que en
la casilla Actividad se registra la
evidencia de la ejecucin del seguimiento
la fecha en que realizo y el cargo / firma
de quien ejecuto.
8. Evaluar la
eficacia de la
Accin Correctiva
NO
Eficaz?
SI
1
9. Efectuar el
Cierre de la Accin
Correctiva
177
Lder
del
proceso
Coordinador
de Calidad
Gerente
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
Registro
Reporte
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas
GMC-F-001
ACTIVIDAD
Correctivas y Preventivas. La anterior
informacin es presentada y analizada en
la Revisin por la Direccin.
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
FIN
DOCUMENTO
Registro
Estado
de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
GMC-F-001
6. HISTORIAL DE REVISIONES
VERSIN No
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
Febrero 26 de 2010
-------
178
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Aprobacin de
documento
OBJETIVO
Establecer las acciones a seguir para dar tratamiento al producto no conforme generado dentro
del Sistema de Gestin de Calidad de Palmeras de Puerto Wilches S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad.
3. DEFINICIONES
Producto no conforme: El incumplimiento de un requisito de un proceso del Sistema de Gestin
de Calidad de Palmeras de Puerto Wilches S.A.
Correccin: Accin realizada para eliminar una no conformidad detectada.
Reproceso: Consiste en realizarle al producto operaciones necesarias para que sea acorde con los
requisitos.
Reparacin: Reemplazar las partes defectuoso que sean necesarias.
Desecho: Destruir el producto no conforme.
Reclasificacin: Darle un nuevo uso al producto no conforme para el cual si cumpla los requisitos.
Devolucin: En el caso de los productos comprados a los proveedores.
Liberacin: Autorizacin para proceder con la siguiente fase de un proceso.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva que ha cumplido los
requisitos especificados.
4. DESARROLLO
4.1 Identificar el Producto No Conforme
Identificar el producto no conforme, el cual puede ser generado en cualquier proceso y registrado
de manera clara y precisa en el formato no conforme.
Responsable: Personal de la empresa.
4.2 Dar tratamiento al Producto No Conforme
Informar al Jefe de Produccin, Coordinador de Calidad la presencia del producto no conforme
para que determine la disposicin a seguir la cual puede ser: reproceso, desecho, reparacin,
concesin cualquier accin necesaria para evitar su utilizacin.
Responsable: Personal de la empresa.
4.3 Ejecutar la correccin
Ejecutar la correccin definida para eliminar el producto no conforme.
Responsable: Personal asignado
179
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
Febrero 26 de 2010
-------
180
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Aprobacin de
documento
1 .OBJETIVO
Establecer una metodologa para planear, ejecutar y documentar las Auditoras Internas del
Sistema de Gestin de Calidad en Palmeras de Puerto Wilches S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad en Palmeras de
Puerto Wilches S.A.
3. DEFINICIONES
Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensin en la cual se cumplen los
criterios de auditoria
Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especifico
Criterios: Conjunto de polticas, procedimiento o requisitos utilizados como referencia
Evidencia: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que es pertinente para
los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los
criterios de auditora.
No Conformidad: El incumplimiento de un requisito del Sistema de Gestin de Calidad de
Palmeras de Puerto Wilches S.A.
Auditado: Organizacin que es auditada. Palmeras de Puerto Wilches S.A.
Auditor: Persona con la competencia de llevar a cabo una auditoria.
Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo la auditora.
4. DESARROLLO
DIAGARAMA DE FLUJO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
INICIO
1. Elaborar el
programa de
auditoria
A
181
DIAGARAMA DE FLUJO
A
2. Se designa y
selecciona el
equipo auditor
Modificar
NO
Viable?
SI
5. Aprobar el
programa de
auditora
4. Establecer
contacto inicial
con el auditado
3. Revisin
Documental
ACTIVIDAD
El representante del SGC debe programar las
auditorias en el formato Programa de auditoras
internas. Esta programacin deber elaborarse al
inicio del ao, si por alguna circunstancia una
auditora interna no se realiza en la fecha
programada esta deber reprogramarse con el fin
de dar cumplimiento al programa.
2. Se establece en cada auditoria un lder del equipo
auditor, el ser el canal de comunicacin con los
auditados y por consiguiente tiene la mxima
autoridad entre los miembros del equipo auditor.
Los auditores internos seleccionados deben ser
profesionales, tener un titulo de auditores internos
en ISO 9001:2008 y adems estar vinculados
laboralmente en la empresa.
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
Gerente
Coordinador de
Calidad
Auditor Lder y
Equipo Auditor
Auditor Lder y
Equipo Auditor
182
Auditor Lder y
Equipo Auditor
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Gerente
Auditor Lder y
Equipo Auditor
6. Elaborar un
plan de auditora
7. Ejecucin de la
auditora
8. Solicitud de
Acciones
Correctivas
9. Control de no
conformidades
10. Informe a
Gerencia
11. Seguimiento
FIN
Comit de
calidad
Auditor Lder y
Equipo Auditor
Auditor Lder y
Equipo Auditor
Coordinador de
Calidad
Coordinador de
calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Coordinador de
calidad
183
6. HISTORIAL DE REVISIONES
VERSIN No
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
Febrero 26 de 2010
-------
184
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Aprobacin de
documento
ANEXO E.
Instructivos y Formatos.
185
REVISIN
Fecha de Aprobacin
Versin: 0
ANULACIN
Numero de Versin:
Nombre:
APROBO
S I___ NO ___
FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________
186
Versin: 0
Versin No.
Fecha de
Aprobacin
Nombre
Cargo
187
Notificado
Firma Fecha
Copia
Controlada
SI
NO
Cdigo: PPW-GMC-F-001
______________
Versin: 0
Identific: ________________
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Cierre:
Fecha:
188
Versin: 0
Recuperacin
Cdigo
Nombre
Elaborado por:
Ubicacin
Responsable
del Archivo
Clasificacin
Acceso
Retencin
Tipo de
Archivo
Tiempo
Activo
Fecha de actualizacin:
189
Inactivo
Estado
Impreso
Magntico
Disposicin
Versin: 0
PROCESO: _________________________________________________________________________________________________
N Fecha
detectado
Descripcin
del PNC
Reportado por
(cargo/Nombre)
Accin/Correccin
Descripcin
Responsable
Devolucin: DEV
190
Tipo de
Correccin
Verificado
por
Fecha de
Verificacin
Fecha
Reproceso: REP
Reparacin RPA
Desecho: DES
Cdigo: PPW-SGC-F-003
FORMATO PLAN DE AUDITORA
Auditor Lder:
Auditora No:
Pgina: 1 de 1
Versin: 01
Fecha:
Equipo Auditor:
Objetivo de la Auditora:
Alcance:
Criterios de la Auditora:
FECHA
HORA
PROCESO
191
RESPONSABLE
OBJETIVO
192
DESARROLLO
PRESENTACIN DE MANUALES, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
5.1.1 Encabezado
Nombre del
proceso
Logo de la empresa
Aprobado por:
Fecha Aprobacin:
Pgina:
Fecha de
aprobacin del
documento
Cdigo:
Versin:
Cdigo del
documento
5.1.2 Codificacin
Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de Palmeras de Puerto Wilches, se identifica a
travs de un cdigo, que consta de los siguientes elementos:
PPW-DPE-P-001, las tres primeras letras indican el nombre de la empresa, las siguientes tres
hacen referencia al nombre del proceso en este caso del proceso de Direccionamiento y
Planeacin Estratgica, la siguiente letra se refiere al tipo de documento, en este caso es un
Procedimiento y las tres ltimas indican el serial o secuencia 002 indica que es segundo
procedimiento elaborado.
1
2
3
4
PPW
DPE
P 002
1
2**
3
Define en nombre Define el proceso que Define el tipo
de la empresa.
se est documentado
documento:
PPW: Palmeras DPE: Direccionamiento Manual: (M)
de
Puerto y
planeacin Procedimiento (P)
Wilches.
estratgica.
Instructivo: (I)
Registro: (R)
Caracterizacin: (C)
193
4
de Define el consecutivo del
documento.
(orden
cronolgico)
Para cada tipo de
documento se inicia la
numeracin en 001
(**) A continuacin se listan las abreviaturas de los procesos del sistema de gestin de calidad de
PPW:
TIPO DE PROCESO
GERENCIALES
OPERACIONALES
APOYO
PROCESO
Gestin de mejora continua
Revisin Gerencial
Direccionamiento y planeacin estratgica
Gestin de compras
Produccin
Almacenamiento y Despachos
Gestin de Mercadeo y Ventas
Recurso Humano
Gestin de Calidad
Administracin Financiera
Mantenimiento e Infraestructura
INICIAL
GMC
RGE
DPE
GCO
PCC
ALD
GMV
RRH
SGC
ADF
MAN
5.1.3 Generalidades
Aplican para Manuales, Procedimientos e Instructivos, segn se describe a continuacin.
1. Objetivo:
Define el tema y el propsito del documento. Responde que se pretende (QUE?) y lo que se
quiere alcanzar con la aplicacin del documento (PARA QUE?).2. Alcance:
Establece el campo de aplicacin del documento. Puede hacer referencia a reas, cargos o
actividades donde se aplica el documento.
3. Definiciones:
Describe el significado de los trminos de carcter tcnico y/o no comunes que se empleen en la
redaccin del documento y que no sean de amplio conocimiento o que su interpretacin pueda
generar confusin.
4. Condiciones Generales:
Comprende aclaraciones u observaciones que contribuyen a la mejor interpretacin del
documento.
194
ACTIVIDAD
Es una descripcin de las actividades del
procedimiento en forma detallada,
indicando secuencialmente los pasos a
seguir. Se relacionan el cdigo y el
nombre del manual, procedimiento e
instructivo o registro involucrado.
RESPONSABLE
Indica
el
cargo
involucrado
en la
aplicacin
del
documento
No
Si
SIMBOLO
INTERPRETACIN
INICIO - FIN: Indica el comienzo o final de un procedimiento.
ACTIVIDAD: Indica la actividad que se desarrolla de acuerdo con
la secuencia del procedimiento que se est documentando
DESISIN: Se emplea para indicar la aprobacin, aceptacin o la
decisin despus de una actividad de revisin, verificacin o
cuando se presenta un cambio alternativo.
CONECTOR FUERA DE PGINA: Se emplea para realizar la
conexin del diagrama de una pgina a otra. Para su utilizacin,
este conector relaciona el alfabeto.
DIRECCIN DE FLUJO: Conecta los smbolos, seala el orden en
que se deben ejecutar las actividades del procedimiento.
195
MANUALES E INSTRUCTIVOS
Algunos manuales incluyen una tabla de contenido de acuerdo con las necesidades del mismo.
El cuerpo de los manuales e instructivos se presenta por medios de grficos, tablas, texto, segn la
necesidad y referencia documentos relacionados con su aplicacin.
FORMATOS Y REGISTROS
La presentacin de formatos del sistema de gestin de calidad se hizo en la siguiente forma:
Encabezado con las letras PPW que corresponden al logo de la empresa, identificacin o titulo,
cdigo de formato, numero de revisin.
6. Historial de Revisiones:
Se debe relacionar en su ltima hoja el historial de revisiones que ha sufrido el documento
(manual, procedimiento e instructivo), referencia el numero de revisin, la fecha de aprobacin y
la respectiva descripcin del cambio.
Indica el nmero
de revisiones que
ha
sufrido
el
documento
VERSIN No
Indica la fecha de
la aprobacin del
documento
Indica
el
nmero
consecutivo
de
la
solicitud de revisin del
documento
FECHA DE
APROBACIN
No DE SOLICITUD DE
REVISIN
196
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Cdigo: PPW-SGC-F-005
FORMATO NIVEL DE SATISFACCIN DEL CLIENTE
Pgina: 1 de 1
Versin: 01
Para Palmeras de Puerto Wilches S.A. es muy importante su opinin y sugerencia, es por este que
solicitamos su colaboracin respondiendo las siguientes preguntas, de acuerdo a su grado de
conformidad:
EMPRESA
CIUDAD
CARGO DE QUIEN DILIGENCIA EL FORMULARIO
Marque con una X segn considere
DESEMPEO
De qu manera considera que el desempeo de
1. Palmeras de Puerto Wilches ha mejorado a travs del
tiempo?
2. Considera que la disposicin y el trato del personal
asignado a atender sus requerimientos ha sido:
3. El cumplimiento de la empresa con los compromisos
adquiridos en la negociacin son:
4. De qu manera la empresa ha cumplido con la garanta y
el servicio post venta ofrecido
5. Como califica la calidad e los productos ofrecidos por
Palmeras de Puerto Wilches S.A.
6. Encuentra a Palmeras de Puerto Wilches S.A. competitivo
respecto a los precios ofrecidos en sus productos de
manera:
El trato recibido por parte de personal de Palmeras de
7. Puerto Wilches S.A. en el momento de realizar sus
pedidos ha sido:
8. La disposicin de Palmeras de Puerto Wilches S.A. en
cuanto al trmite de sus devoluciones teniendo en
cuenta las polticas establecidas ha sido:
TELFONO
FECHA
EXCELENTE
BUENO
MALO
Sugerencias:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Gracias por hacer parte de nuestro mejoramiento continuo.
197
VALORACIN
97.18%
2.09%
0.73%
0%
1.12%
BUENO
198
Cdigo: PPW-SGC-F-006
FORMATO INFORME DE REVISIN
POR LA DIRECCIN
Pgina: 1 de 2
4. RESULTADOS DE AUDITORAS
199
Versin: 01
Cdigo: PPW-SGC-F-006
FORMATO INFORME DE REVISIN
POR LA DIRECCIN
Pgina: 2 de 2
Versin: 01
Resultado
Esperado
Actividades
200
Plazos
Tiempo
Seguimiento
Cdigo: PPW-SGC-F-007
FORMATO DESEMPEO DEL PERSONAL
Pgina: 1 de 2
Versin: 01
Marque con una X a cada factor que aplique la calificacin que considere adecuada segn el
perfil del cargo a evaluar
ITEM
1
2
6
7
8
9
10
11
12
FACTORES A EVALUAR
APLICA
Si
No
CALIFICACIN
Alto Medio Bajo
Cdigo: PPW-SGC-F-007
FORMATO DESEMPEO DEL PERSONAL
ITEM
13
14
15
FACTORES A EVALUAR
Pgina: 2 de 2
APLICA
Si
No
202
Versin: 01
CALIFICACIN
Alto Medio Bajo
Cdigo: PPW-SGC-R-001
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
CDIGO
PPW-DPE-P-001
PPW-RGE-P-002
PPW-GCO-P-003
PPW-PCC-P-004
PPW-GMV-P-005
PPW-RRH-P-006
PPW-ADF-P-007
PPW-SGC-P-008
PPW-SGC-P-009
PPW-SGC-P-010
PPW-GMC-P-011
PPW-SGC-P-012
PPW-GMC-P-013
PPW-GCO-P-014
PPW-PCC-P-015
TTULO
Procedimiento de
Direccionamiento y
planeacin estratgica.
Procedimiento Revisin
Gerencial.
Procedimiento Gestin
de Compras.
Procedimiento de
Produccin
Procedimiento de
Gestin de Mercadeo y
Ventas.
Procedimiento de
Recurso Humano.
Procedimiento de
Administracin
Financiera-Compras.
Procedimiento de
Sistema de Gestin de
Calidad.
Procedimiento de
Elaboracin y Control de
Documentos.
Procedimiento de Control
de Registros.
Procedimiento de
Acciones Preventivas y
Correctivas
Procedimiento de
Producto No Conforme.
Procedimiento de
Auditora Interna.
Procedimiento de recibo
y verificacin del
producto
Procedimiento de Anlisis
de Materiales en
laboratorio.
203
Pgina: 1 de 3
FECHA DE LA LTIMA
ACTUALIZACIN
Versin: 01
FECHA DE LA
LTIMA REVISIN
Cdigo: PPW-SGC-R-001
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
CDIGO
PPW-ALD-P-016
PPW-GMC-F-001
TTULO
Procedimiento de
Almacenamiento y
Despachos.
Procedimiento de
Inventario de Materiales.
Procedimiento de
mantenimiento
Manual de funciones y
perfiles
Manual del Sistema de
Gestin de Calidad.
Acciones Correctivas y
Preventivas
PPW-SGC-F-002
Producto No Conforme.
PPW-SGC-F-003
Plan de Auditora.
Formato Evaluacin y Reevaluacin de
proveedores.
Formato Nivel de
satisfaccin del cliente
Revisiones por la
direccin
PPW-ALD-P-017
PPW-MAN-P-018
PPW-GRH-M-001
PPW-GMC-M-002
PPW-GCO-F-004
PPW-SGC-F-005
PPW-SGC-F-006
PPW-SGC-F-007
PPW-GRH-F-008
PPW-MAN-F-009
PPW-MAN-F-010
PPW-MAN-F-011
PPW- GCO-F-012
Desempeo de Personal
Cronograma de
capacitaciones
Cronograma de
mantenimiento
Cronograma de
calibracin de equipos
Control de los
dispositivos de
seguimiento y medicin
Listado de proveedores
de productos
204
Pgina: 2 de 3
FECHA DE LA LTIMA
ACTUALIZACIN
Versin: 01
FECHA DE LA
LTIMA REVISIN
Cdigo: PPW-SGC-R-001
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
FECHA DE LA LTIMA
ACTUALIZACIN
CDIGO
TTULO
PPW-GCO-F-013
Recepcin de insumos
de materia prima
PPW-SGC-I-001
Elaboracin de
Documentos del Sistema
de Gestin de Calidad.
PPW-ADF-I-002
Comunicacin Interna.
PPW-ADF-I-003
Comunicacin Externa.
Registro Listado Maestro
de Documentos
Registro Listado Maestro
de Documentos externos.
Registro Listado Maestro
de Registros.
Registro de Distribucin
de Documentos
Solicitud de Creacin,
Revisin o Anulacin de
Documentos.
Registro de temperatura,
humedad y cadena de
frio.
Caracterizacin
Administracin
Financiera.
Caracterizacin
Mantenimiento e
Infraestructura.
Caracterizacin Gestin
de Calidad.
PPW-SGC-R-001
PPW-SGC-R-002
PPW-SGC-R-003
PPW-SGC-R-004
PPW-SGC-R-005
PPW-MAN-R-006
PPW-ADF-C-009
PPW-MAN-C-010
PPW-SGC-C-011
Pgina: 3 de 3
205
Versin: 01
FECHA DE LA
LTIMA REVISIN
ANEXO F.
Capacitaciones
Sensibilizacin.
206
207
208
209
210
ANEXO G.
Plan de Auditora
211
Cdigo: PPW-SGC-F-002
PLAN DE AUDITORA
Pgina: 1 de 1
Auditora No: 1
Versin: 01
Fecha:
Equipo Auditor: Omar Cadena, Fabio Gmez Harold Suarez y Mnica Banguero
Objetivo de la Auditora:
Verificar la conformidad del SGC con los requisitos de la NORMA ISO 9001: 2008.
Evaluar la conformidad del SGC con los requisitos establecidos por la organizacin.
Verificar que el SGC sea implementado y se mantiene en la empresa de manera eficaz.
Alcance: Aplica a todos los procesos del sistema de gestin de la calidad de la organizacin.
Criterios de la Auditoria: NTC ISO 9001:2008, Manual de calidad, procedimientos e instructivos
FECHA
HORA
PROCESO
RESPONSABLE
17/05/2010
8:00 - 8:20 am
Reunin de Apertura
Alta Direccin
17/05/2010
8:30 - 10:00 am
Revisin Gerencial
17/05/2010
10:30 -12:00 pm
Direccionamiento y
planeacin estratgica
17/05/2010
2:00 - 3:30 pm
Recurso Humano
Gerente
Gerente
Coordinador de
Calidad
Jefe de Recurso
Humano
17/05/2010
3:30 - 5:30 pm
18/05/2010
8:00 - 10:00 am
18/05/2010
10:30 - 12:30 pm
18/05/2010
2:00 - 3:30 pm
Gestin de compras
Gestin de Mercadeo y
Ventas
Administracin
Financiera
Gestin de mejora
continua
18/05/2010
4:00 - 5:30 pm
19/05/2010
7:30 - 8:30 am
19/05/2010
9:00 11:00 am
Gestin de Calidad
Almacenamiento y
Despachos
Mantenimiento e
Infraestructura
19/05/2010
2:00 - 4:00 pm
Produccin
212
Jefe de Compras
Director de Ventas
Tesorera
Coordinador de
Calidad
Coordinador de
Calidad
Almacenista
Gerente
Director de Planta
ANEXO H.
Informe de Auditora.
213
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
Auditor Lder:
Fabio Leonardo Gmez
Pgina: 1 de 9
Versin: 0
Fecha:
17 de Mayo 2010 - 19 de Mayo de
2010
Equipo Auditor: Omar Cadena, Fabio Gmez, Harold Suarez y Mnica Banguero.
Objetivo de la Auditora:
Verificar la conformidad del SGC con los requisitos de la NORMA ISO 9001: 2008.
Evaluar la conformidad del SGC con los requisitos establecidos por la organizacin.
Verificar que el SGC sea implementado y se mantiene en la empresa de manera eficaz.
Alcance: Aplica a todos los procesos del sistema de gestin de la calidad de Palmeras de
Puerto Wilches S.A. (extraccin industrial del fruto de palma aceitera, aceite crudo de
palma, aceite de palmiste).
Criterios de la Auditora: NTC ISO 9001:2008, Manual de calidad, procedimientos e
instructivos, Poltica, objetivos de calidad e indicadores de gestin.
Resultados de la auditora:
Auditora No: 1
No Conformidad
Observacin
AUDITORA INTERNA
INFORME DE AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
Pgina: 2 de 9
Versin: 0
Situaciones identificadas:
Las situaciones identificadas dentro de la auditora (ver tabla 8).
Oportunidades de mejora:
- Adecuar un sistema de vigilancia dentro de la semana del 24 al 28 de Mayo adecuado para la
realizacin de las labores propias de este servicio ya que permite la identificacin y
asignacin de responsabilidades sobre aspectos que puedan ocurrir en un momento dado.
- Proveer al personal del control de inventarios un formato de los faltantes comprados.
- Socializar las responsabilidades del personal y darlas a conocer por escrito dejando copa de
recibido.
- Socializar al personal sobre la importancia de la comunicacin dentro de las dependencias.
- Fortalecer la toma de acciones correctivas y preventivas de cada uno de los procesos.
- Planear los inventarios de la empresa en el cronograma de actividades y planificar esta
actividad de control.
- Evaluar frecuentemente la eficacia de las capacitaciones otorgadas al personal.
- Generar un formato con requisiciones del material faltante como planificacin de las compras
que se necesitan.
Conclusiones de la Auditora:
- Se cumpli con el objetivo y el alcance de la auditora satisfactoriamente.
- Los procesos de gestin de la empresa fueron auditados en su totalidad.
- Respectivo seguimiento.
215
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
Pgina: 3 de 9
Versin: 0
SITUACIN
EVIDENCIA
Prevencin
de
riesgos
con
maquinaria
que
pueda
ocasionar
accidentes dentro
de la planta.
Carencia de un
sistema de vigilancia
adecuado para la
realizacin adecuada
de
las
labores
propias de este
servicio.
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
El funcionario manifiesta
que existe otro plazo
hasta el mes de abril para
instalar estas guarda
correas.
El funcionario manifiesta
que las nuevas cmaras
sern instaladas en el
transcurso de la semana
del 24 al 28 de Mayo, se
presento retraso en su
instalacin debido a que
faltaban los postes en la
parte de las lagunas.
216
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
EVIDENCIA
Pgina: 4 de 9
Versin: 0
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
El funcionario manifiesta
que este fertilizante se
haba
pedido
a
Monmeros en Febrero
pero no lo haba en
existencia y se deba
esperar un tiempo hasta
que llegara, en este
momento ya est el
fertilizante pero se est
esperando la negociacin
de compra de unos
contenedores para con
ellos
transportar
el
fertilizante.
217
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
EVIDENCIA
Pgina: 5 de 9
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
El funcionario manifiesta
que
fue
error
de
comunicacin ya que
para el pago de estos
avances se paso cuenta
de cobro y no copia de la
factura que se haba
legalizado,
asumiendo
que estos pagos aun se
deban llevar como un
anticipo.
Se
manifiesta
que
efectivamente falto por
cruzar un anticipo al
momento
de
la
legalizacin, se procedi
a realizar el respectivo
ajuste
contable
descontando este valor al
218
Versin: 0
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
Contratos
que
exceden el tiempo
de
duracin
acordado.
EVIDENCIA
Pgina: 6 de 9
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
contratista a contratos
pendientes por cancelar
Se
hablo
con
el
funcionario encargado el
cual manifiesta que este
contrato no ha finalizado
debido a que falta realizar
un enclavamiento de
puntos y que adems
falta entrega de los
planos de los trabajos
elctricos realizados.
Se acepta por parte del
funcionario que falto la
solicitud de cotizaciones
por que era un nico
proveedor
de
este
servicio. Se realiza la
gestin de solicitud de
cotizaciones
a
ms
proveedores.
219
Versin: 0
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
EVIDENCIA
No elaboracin de
contratos
en
negociaciones que
representan valores
significativos.
Se
realiza
seguimiento
a
negociaciones hechas por la
empresa y se observa que estas
negociaciones
no
han
sido
debidamente formalizadas mediante
contrato en el cual se establezca las
condiciones y lineamientos a seguir
para dicha negociacin; Ecodiesel:
venta de aceite en el mes de
diciembre, marzo, y abril, crdito
210, 150 y 45 das respectivamente y
en los que se pactan un pago de
intereses el valor de estas ventas de
$374.957.629;
Indupalma:
negociacin de maquila de 3.381.870
kg de fruto.
Se verifico la existencia de las
respectivas licencias del software o
programas de cada uno de los
equipos que se hallan en las
instalaciones de la empresa y se
evidencia la falta de licencias para el.
Verificacin
de
licencias
del
software de cada
uno de los equipos
de cmputo de la
empresa.
Pgina: 7 de 9
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
El funcionario considera
la recomendacin de
formalizacin de este tipo
de negociaciones.
El
funcionario
es
consciente de la falta de
las licencias y manifiesta
realizar un estudio para
determinar la necesidad
de los usuarios que
220
Versin: 0
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
Durante
la
realizacin
del
inventario
se
detecto un faltante
de cartucho de
vapor.
EVIDENCIA
uso de estos. Entre los cuales
encontramos a los siguientes
usuarios: Oficinas de Bucaramanga:
Departamento
de
Compras,
Revisora fiscal, Planta Extractora:
Eder Nieto, Carlos Cuesta, Jhon Jairo
Meja, Sandra Martnez entre otros
Durante el conteo fsico realizado en
el almacn de la planta extractora se
hallo un faltante por 10 cartuchos de
vapor, las cuales despus de realizar
la indagacin se pudo determinar
que estas fueron entregadas al
personal del laboratorio sin realizar
la respectiva salida del almacn por
lo cual se origino el faltante
Pgina: 8 de 9
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
requieran
de
los
programas
licenciados,
para fija la posibilidad de
implementar un software
libre para los usuarios
que no requieran el uso
del software existente.
El funcionario encargado
de realizar los despachos
y documentar el proceso
en el sistema, manifest
haber entregado los
cartuchos a la jefe de
talento humano, pero
olvido
realizar
la
respectiva
salida
de
almacn, por lo cual se
presento la diferencia
durante la realizacin del
inventario.
221
Versin: 0
AUDITORA INTERNA
Cdigo: PPW-SGC-R-005
SITUACIN
EVIDENCIA
Durante la realizacin
del
inventario
se
detecto un sobrante de
soda caustica.
Durante la realizacin
del
inventario
de
fertilizantes no fue
posible determinar la
existencia contable de
estos, ya que se
presentaba
una
desactualizacin
con
respecto a los registros
en el sistema contable.
Pgina: 9 de 9
POSTURA DEL
FUNCIONARIO
El funcionario reconoce que
al momento de realizar el
despacho de este producto
no tenan fijo la unidad de
medida por lo cual genero
confusiones al momento de
realizar las salidas de estas y
por lo tanto se presentaron
diferencias con la pare
contable y fsica.
Los funcionarios manifiestan
que la no realizacin de las
respectivas salidas por el
sistema
contable
haca
referencia a que el sistema
presentaba conflictos con la
compatibilidad contable.
222
Versin: 0
ANEXO I.
Diagnstico Final.
223
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
4.
4.1
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
46%
2.
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
4.2
4.2.1
11.
12.
13.
14.
46%
46%
X
100%
X
46%
Se
determinaron
los indicadores
de gestin.
Cuando
sean
controlados se
podr ver la
mejora
continua de sus
procesos.
Se determino
que los dueos
de cada proceso
realizaran
el
seguimiento y
control
53.9%
59.5%
224
OBSERVACIONES
CAPITULO
50%
46%
1.
3.
SUBCAPITULO
Est determinado la
secuencia e interaccin de
los procesos?
Estn establecidos los
criterios y los mtodos
para asegurar la eficacia
de los procesos?
Existe un sistema para
operar y controlar los
procesos?
Existen mecanismos para
asegurar la disponibilidad
de recursos e informacin
que apoyen las
operaciones y
seguimientos de los
procesos?
Realizan seguimiento,
medicin y evaluacin de
los procesos?
Se implementan las
acciones necesarias que
permitan alcanzar los
resultados planificados?
Los procesos estn
sometidos a mejora
continua?
Los procesos
contratados
externamente se
controlan y estn
documentados?
Requisitos de la Documentacin
Generalidades
Est declarada y
documentada la poltica y
objetivos de calidad?
Existe el manual de
calidad?
Existen procedimientos
documentados?
Existen los documentos y
registros
correspondientes, que
permitan asegurar la
planificacin, operacin y
control eficaz de los
procesos?
Pgina: 1 de 10
Se evidencia la
poltica y los
objetivos
de
calidad.
Se encuentran
establecidos los
documentos
mandatarios del
SGC.
4.2.2
15.
16.
4.2.3
17.
18.
19.
4.2.4
20.
21.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
Manual de Calidad
Se encuentra el alcance
del sistema de gestin de
la calidad, la justificacin
y sus exclusiones?
Se encuentran
documentados los
procedimientos generales
del Sistema de Gestin de
Calidad?
Control de Documentos
Se mantienen
actualizados los
documentos y/o
procedimientos
especficos?
Existe un procedimiento
documentado que defina
los controles necesarios
para aprobar, describir,
actualizar, identificar y
distribuir los documentos
del SGC?
La documentacin est
al alcance de quienes la
necesitan?
Control de Registros
Se establecen,
mantienen y controlan los
registros de las revisiones
como evidencia de la
operacin eficaz del
sistema de gestin de la
calidad?
Existe un procedimiento
documentado que defina
los controles para
identificar, almacenar,
proteger, recuperar,
retener y disponer los
registros del SGC?
5.
5.1
22.
23.
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
Hay un estilo de
liderazgo que impulsa la
calidad, mejora continua y
satisfaccin del cliente?
OBSERVACIONES
CAPITULO
46%
46%
46%
Se evidencia un
manual
de
calidad.
64%
46%
46%
Existe
un
procedimiento
para el control
de documentos
y registros.
100%
46%
46%
X
46%
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Compromiso de la Direccin
La direccin comunica a
la organizacin la
importancia de satisfacer
tanto los requisitos del
cliente como los legales y
reglamentarios?
Pgina: 2 de 10
50,1%
46%
46%
46%
225
Como
se
evidencia
sensibilizacin
sobre
los
requisitos de la
norma,
se
refleja mayor
importancia en
el servicio del
cliente, conocer
sus necesidades
y trabajar en
equipo.
24.
25.
5.2
26.
5.3
27.
28.
29.
30.
31.
5.4
5.4.1
32
33.
34.
5.4.2
35.
36.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
AND
ESCALA DE VALORACIN
APD
AI
ANA
APM
AM
46%
46%
La alta direccin se
asegura de que se
mantienen la integridad
del SGC, cuando se
planifica e implementan
cambios?
% DE CUMPLIMIENTO
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
46%
46%
46%
X
46%
46%
46%
46%
46%
Existe
una
poltica
de
calidad
enfocada a los
requerimientos
de la norma, la
cual
fue
comunicada al
personal de la
empresa
en
reuniones
de
sensibilizacin
46%
46%
46%
X
X
46%
46%
NIVELES
Pgina: 3 de 10
46%
X
46%
46%
226
Se
tiene
establecido
indicadores
para medir la
eficacia de cada
proceso
del
SGC, los cuales
tiene
una
coherencia con
los objetivos de
calidad.
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
37.
5.5
5.5.1
38.
39.
5.5.2
40.
41.
42.
43.
5.5.3
44.
5.6
5.6.1
45
46.
5.6.2
47.
5.6.3
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
46%
46%
46%
46%
46%
46%
Existe un representante de
calidad con suficiente
autoridad, que asegure la
implementacin y
mantenimiento de los
procesos del SGC?
El coordinador
de Calidad con
suficiente
autoridad para
la
implementacin
del SGC.
X
46%
Se le informa a la
direccin sobre el
desempeo del SGC?
El representante est
calificado y entrenado
para este puesto?
El representante
promueve la toma de
conciencia de los requisitos
del cliente?
46%
46%
46%
46%
Comunicacin Interna
La direccin establece
los procesos de
comunicacin apropiados
dentro de la organizacin,
efectuando la eficacia del
SGC?
Se
establecieron
ms canales de
comunicacin.
46%
La direccin revisa el
SGC?
La revisin incluye la
evaluacin de las
oportunidades de mejora
y la necesidad de efectuar
cambios en el SGC?
Pgina: 4 de 10
74%
22%
X
22%
22%
100%
100%
100%
227
Se
tiene
establecido un
formato
de
revisin por la
direccin
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
48.
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
100%
Se mantienen registros
de las reuniones,
decisiones y acciones del
comit?
6.
6.1
AND
Pgina: 5 de 10
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
98.31%
Provisin de Recursos
100%
Se determinan y
49.
6.2
6.2.1
50.
6.2.2
51.
52.
5.3
54.
6.3
55.
56.
6.4
57.
58.
7.
7.1
Recursos Humanos
Generalidades
Se cuenta con un
personal competente y
adecuado a las
necesidades?
Competencia, Formacin y Toma de Conciencia
Existe un plan anual de
formacin que incluya el
desarrollo de la
competencia?
La organizacin evala la
eficacia de la formacin?
Se mantienen los
registros apropiados de la
educacin, formacin,
habilidades y experiencia
del personal?
Est el personal
motivado y satisfecho con
la organizacin?
Infraestructura
Se cuenta con la
infraestructura adecuada
para la realizacin del
trabajo?
Se cuenta con los
equipos y servicios de
apoyo adecuados para la
realizacin del trabajo?
100%
93.25%
En el manual de
funciones
y
responsabilidade
s se describen
los requisitos de
educacin,
formacin,
experiencia
y
habilidades
organizacionales
de
cada
miembro de la
organizacin.
Tambin
se
incluyeron
procedimientos
de seleccin y
contratacin de
personal
y
registro de la
evaluacin
de
competencia de
personal.
100%
rea de oficinas
dotadas
con
equipos
tales
como
computadores
con su debido
software,
escritorios,
archivadores y
equipos
de
comunicacin.
Palmeras
de
Puerto Wilches
gestiona
sus
recursos y los
enfoca hacia los
puntos que ha
determinado
como ambiente
laboral
100%
X
100%
86.5%
X
100%
100%
46%
Ambiente de Trabajo
Se realizan mediciones
al clima organizacional
peridicamente?
Se aplica algn plan de
accin para mejorar el
clima organizacional?
100%
100%
100%
100%
100%
X
X
100%
77.2%
73%
228
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
60.
61.
7.2
7.2.1
62.
63.
7.2.2
64.
65.
7.2.3
66.
67.
68.
7.3
7.3.1
69.
AND
APD
AI
ANA
En la planificacin se
considera la relacin con
otros procesos?
Se cuenta con los
procesos de validacin e
inspeccin del producto?
Procesos Relacionados con el Cliente
Determinacin de los requisitos relacionados con el producto
Se llevan registros que
proporcionen evidencia
de que los productos
cumplen con los
requisitos del cliente,
incluyendo las actividades
de venta y posteriores a la
misma?
Estn definidos e
identificados los
requisitos legales y
reglamentarios de los
productos?
Revisin de los requisitos relacionados con el producto
Se chequea y se revisa lo
que espera el cliente
antes de la aceptacin de
la firma del contrato?
Se encuentran definidos
los requisitos de los
productos?
Comunicacin con el cliente
Existe una comunicacin
clara y abierta con el
cliente?
Hay contratos formales
con los clientes y se
incluyen los requisitos en
el mismo?
Existe un sistema para
tratar las quejas e
implementar las mejoras
de las mismas?
Diseo y Desarrollo
Planificacin del diseo y desarrollo
Dentro de la
planificacin del diseo y
desarrollo del producto o
servicio, se establece la
revisin, verificacin,
X
responsabilidad y
autoridad para cada
etapa?
Pgina: 6 de 10
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
100%
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
46%
85%
100%
100%
100%
73%
46%
100%
82%
100%
100%
46%
0%
0%
0%
229
Este numeral se
excluye.
ESCALA DE VALORACIN
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
7.3.2
70.
7.3.3
71.
7.3.4
72.
7.3.5
73.
7.3.6
74.
7.3.7
75.
7.4
7.4.1
76.
77.
7.4.2
78.
7.4.3
79
AND
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
Palmeras
de
Puerto Wilches
dentro de sus
funciones
y
servicios
no
desempea
alguna
que
contemplen
diseos ya que
su
funcin
primordial es la
extraccin del
fruto de palma
aceitera, aceite
crudo de palma,
aceite
de
palmiste.
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
82%
100%
Hay un proceso de
compras establecido?
Se establecen criterios
para la seleccin,
evaluacin y la reevaluacin de los
proveedores y se
mantienen registros?
Informacin de las Compras
Estn descritos los
requisitos del los
productos a comprar?
NIVELES
0%
0%
Pgina: 7 de 10
100%
100%
46%
46%
100%
230
100%
Se estableci un
procedimiento
de compras.
Se estableci un
formato
de
seleccin,
evaluacin y reevaluacin de
proveedores.
7.5
7.5.1
80.
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001: 2008
% DE CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
NA
AND
APD
AI
ANA
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
73%
46%
X
82.
83.
7.5.3
84.
85.
7.5.4
86.
7.5.5
87.
7.6
88.
89.
Se
excluye
porque
la
verificacin del
aceite crudo de
la palma se
hace en el
transcurso del
proceso
productivo.
0%
0%
0%
0%
100%
Se identifican el estado
del producto respecto a
los requisitos de
seguimiento y
medicin?
Se controla la
identificacin nica del
producto y se mantienen
registros?
Propiedad del Cliente
Existe un procedimiento
para cuidar los bienes de
los clientes y proteger la
informacin confidencial?
Preservacin del producto
100%
100%
46%
46%
100%
Existe un procedimiento
para preservar el
producto durante el
proceso interno y la
entrega al destino
previsto?
100%
Se evala y registra la
validez de los
resultados de las
mediciones de un
producto no conforme
y se toman acciones?
Existen registros de
los resultados de la
calibracin y
verificacin?
CAPITULO
46%
7.5.2
81.
Pgina: 8 de 10
73%
100%
46%
X
231
ESCALA DE VALORACIN
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
NA
AND
8.
8.1
90.
8.2
8.2.1
92.
8.2.2
93.
8.2.3
94.
8.2.4
95.
96.
8.3
97.
98.
APD
AI
ANA
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
SUBCAPITULO
46%
X
44.5%
100%
X
22%
X
22%
22%
X
34%
Existe seguimiento y
medicin de las
caractersticas del
producto para verificar
que cumplan con los
requisitos del SGC?
Existen evidencias de
la conformidad y
aceptacin del
producto?
100%
22%
Auditora interna
Existen mecanismos
y/o mtodos para el
seguimiento y
medicin de los
procesos en el SGC?
46%
22%
86.5%
documentado un
procedimiento de
control de no
conformidades y se
lleva a la prctica?
Se identifican y
controlan las no
conformidades de un
producto, para
prevenir su uso y
entregas no
intencionadas?
232
OBSERVACIONES
CAPITULO
53.8%
46%
Se mide la
satisfaccin del
cliente?
Est definido y
documentado un
proceso de auditoras
internas y se lleva a la
prctica?
Pgina: 9 de 10
100%
100%
Palmeras
de
Puerto Wilches
estableci una
serie
de
criterios
enfocados hacia
la percepcin
de sus clientes
con base en el
cumplimiento
de los requisitos
y expectativas
del mismo
REQUISITOS DE LA NORMA
ISO 9001: 2008
ESCALA DE VALORACIN
NA
99.
100.
8.4
101.
8.5
8.5.1
102.
8.5.2
103.
8.5.3
104.
Se toman acciones
apropiadas a los efectos
reales o potenciales de la
no conformidad del
producto?
Mantienen registros de
las no conformidades?
Anlisis de Datos
Se analizan los datos
obtenidos de las no
conformidades para la
eficacia y mejora
continua del SGC?
Mejora
Mejora Continua
Hay un sistema
documentado para
mantener en marcha la
mejora continua del SGC?
Accin Correctiva
Existe un procedimiento
documentado para definir
las acciones correctivas y
el tratamiento de las
mismas?
Accin de Preventiva
Existe un procedimiento
documentado para definir
las acciones preventivas y
el tratamiento de las
mismas?
AND
APD
AI
ANA
Pgina: 10 de 10
% DE CUMPLIMIENTO
APM
AM
NIVELES
100%
SUBCAPITULO
OBSERVACIONES
CAPITULO
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
46%
233
En el sistema
de gestin de
calidad
de
Palmeras de
Puerto
Wilches
S.A
se document
cada uno de
estos
procedimiento
s,
accin
correctiva
y
accin
preventiva.
Para
la
planeacin de
las acciones
correctivas y
preventivas
del sistema de
gestin
de
calidad en la
Palmeras de
Puerto
Wilches
se
realizo
una
reunin con el
comit
de
calidad en el
cual
se
estudiaron las
observaciones
y
las
no
conformidades
encontradas.
234