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GUA METODOLGICA PARA LA AUDITORA

A LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL


DE PARTICIPACIONES EN EDUCACIN
DOCUMENTO FINAL

DOCUMENTO ELABORADO POR:


AUDITORA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIN FISCAL
OFICINA DE ESTUDIOS ESPECIALES

CON LA ASESORA TCNICA DE:


DRA. TERESITA DEL C ARMEN AGUILAR GARCA

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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MAYO DE 2010

GUA METODOLGICA PARA LA AUDITORA


A LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL
DE PARTICIPACIONES EN EDUCACIN.

INFORME FINAL

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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TABLA DE CONTENIDO

Presentacin

1. Contexto Normativo de la participacin para Educacin del Sistema


General de participaciones.
1.1.
1.2.
1.3.

Constitucin Poltica de 1991


Acto Legislativo 01 de 2001 y el Sector Educacin
Ley 715 de 2001 en el Sector Educacin
1.3.1 Competencias en Educacin por parte de los Departamentos
1.3.2 Competencias en Educacin por parte de los Distritos y
Municipios Certificados
1.3.3 Competencias en Educacin por parte de los Municipios no
Certificados
1.3.4 Competencias de las Instituciones Educativas

1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8
1.9

Acto legislativo 04 de 2007


Ley 1176 de 2007
Ley 715 de 1994
Decreto Ley 2277 de 1979
Decreto ley 1278 de 2002
Ley 91 de 1989

2. Interaccin del Sistema General de Participaciones en Educacin con


las dems fuentes de financiacin.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4
2.5.
2.6

Asignacin Especial para alimentacin escolar.


Recursos del Fondo Nacional de Regalas.
Recursos ley 21 de 1982
Recursos provenientes de las Rentas obtenidas en el ejercicio del
Monopolio de Licores
Recursos del Presupuesto General de la Nacin.
Recursos propios de las Entidades Territoriales.

3. Gua Metodolgica de Auditora al Sistema General de Participaciones


en Educacin.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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3.1.

Descripcin General de la Gua Metodolgica.


3.1.1. Descripcin del Ciclo de Operacin del SGPE.
3.1.2. Identificacin y descripcin de los nodos crticos de control.
3.1.3. Auditora a Nodos Crticos.

3.2.

Gua de Auditora al Sistema General de Participaciones en


Educacin Componente Poblacin Atendida Prestacin de Servicios.
3.2.1. Descripcin del Ciclo de Operacin de los recursos del SGPE
Poblacin Atendida Prestacin de Servicios.
3.2.2. Nodos Crticos en el componente Poblacin Atendida
Prestacin de Servicios.
3.2.3. Gua de Auditora a nodos crticos del Componente Poblacin
Atendida Prestacin de Servicios.

3.3

Gua de Auditora al Sistema General de Participaciones en


Educacin Componente Poblacin Atendida Calidad.
3.3.1. Descripcin del Ciclo de operacin de la Asignacin Poblacin
Atendida Calidad.
3.3.2. Nodos Crticos en el Componente poblacin Atendida Calidad.
3.3.3. Gua de Auditora a nodos crticos poblacin Atendida
componente Calidad.

3.4.

Gua de Auditora al Sistema General de Participaciones en


Educacin componente Poblacin por Atender.

4. Matriz de Evaluacin al Desempeo de las Contraloras Territoriales en la


auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin.
4.1.
4.2.
4.3.

Metodologa de calificacin de la gestin de las Entidades


Territoriales con base en la auditora de nodos crticos.
Matriz de seguimiento a la gestin del proceso auditor.
Matriz de seguimiento a auditora a nodos crticos.

Bibliografa

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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PRESENTACIN
La misin central de la Auditora General de la Repblica se orienta a generar la
transformacin y modernizacin de los rganos de control fiscal, en el propsito de
alcanzar la erradicacin de la corrupcin en la ejecucin de los recursos pblicos.
En cumplimiento de su misin, la Auditora General de la Repblica formul el
Plan Estratgico Institucional 2009 - 2011: Fortaleza del Control Fiscal, que tiene
dentro de sus Objetivos Institucionales: Fortalecer la labor de vigilancia sobre la
gestin fiscal y Coadyuvar al fortalecimiento del sistema de control fiscal
colombiano, para ello, cuenta con el proyecto de Mejoramiento de la Calidad del
Proceso Auditor en su componente metodolgico, dentro del cual, lleva a cabo la
actualizacin de los procedimientos y herramientas misionales, que permiten
facilitar y agilizar el ejercicio auditor de la AGR y sus entes vigilados.
No se puede perder de vista, que con la expedicin de la Constitucin Poltica de
1991, Colombia adopt los postulados del Estado Social de Derecho, en donde la
eficiente prestacin de los servicios pblicos, es inherente a la finalidad social del
Estado. Posteriormente, se expidi la Ley 715 de 2001, mediante la cual se
precisaron las competencias entre la Nacin y las entidades territoriales, se
desarrollaron los criterios de distribucin del Sistema General de Participaciones y
los mecanismos para garantizar la eficiente y responsable ejecucin de los
recursos, en funcin del mejoramiento de cobertura de los servicios y de las
condiciones de calidad; todo ello, atendiendo al concepto de descentralizacin
territorial y por servicios emanado de la Carta Magna y que ha tomado gran
practicidad integral en las dimensiones fiscal,
administrativa y poltica,
convirtiendo a las entidades territoriales, en ejecutoras de buena parte de los
recursos del Estado.
La dimensin de las transferencias que la Nacin realiza a las entidades
territoriales con recursos del Sistema General de Participaciones, con el propsito
de lograr la cobertura universal en los componentes de Salud, Educacin y Agua
Potable, como mxima expresin del gasto pblico social para la consecucin de
los fines del Estado consagrados en la Constitucin Poltica, comporta un grado
mximo de compromiso y calidad en el ejercicio del control fiscal en Colombia.
Con el nimo de contribuir en el logro de este propsito, el que adems se
expresa en los Objetivos del Plan Estratgico Institucional de la AGR, se presenta
esta gua de auditora al ciclo de ejecucin de los recursos del Sistema General de
Participaciones en Educacin, como instrumento de apoyo al control fiscal
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territorial, ejercido por las Contraloras Territoriales, propendiendo por su eficacia y


modernizacin.
La gua est compuesta de cuatro (4) captulos: 1. Contexto Normativo de la
participacin para educacin del Sistema General de Participaciones. 2.
Interaccin del Sistema General de Participaciones
y otras fuentes de
financiacin; 3. Gua metodolgica de auditora al sistema general de
participaciones en educacin y 4. Matriz de evaluacin al desempeo de las
contraloras territoriales en la auditora al Sistema General de Participaciones en
Educacin.

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CAPTULO 1
CONTEXTO NORMATIVO DE LA PARTICIPACION PARA EDUCACION DEL
SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
El presente captulo presenta el contexto normativo que regula el funcionamiento y
operacin del Sistema General de participaciones en Educacin, conformado por
los recientes ajustes constitucionales y los desarrollos consagrados en las leyes
115 de 1994, 715 de 2001 y 1176 de 2007.
1.1

Constitucin Poltica de 1991

Con la promulgacin de la Constitucin Poltica de 1991, Colombia adopt los


postulados del Estado Social de Derecho1 y en consecuencia, a partir de ese
momento, la accin del Estado ha debido estar orientada a garantizar el ejercicio
de los derechos consagrados por la misma Carta, para poder cumplir con los
denominados fines esenciales del Estado2, entre los cuales se encuentra el
derecho de los ciudadanos al acceso al servicio educativo.
De conformidad con el artculo 67 de la carta:
La educacin es un derecho de la persona y un servicio pblico que tiene una
funcin social.
Corresponde al estado entonces, regular y ejercer la suprema inspeccin y
vigilancia de la educacin con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento
ARTICULO 1o. Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de Repblica unitaria, descentralizada,
con autonoma de sus entidades territoriales, democrtica, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad
humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del inters general.
1

ARTICULO 2o. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin; facilitar la participacin de todos en las
decisiones que los afectan y en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la Nacin; defender la
independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacfica y la vigencia de un orden
justo.
Las autoridades de la Repblica estn instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida,
honra, bienes, creencias, y dems derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del
Estado y de los particulares.
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de sus fines y por la mejor formacin moral, intelectual y fsica de los


educandos.
Garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las
condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.
La educacin ser gratuita en las instituciones del estado, sin perjuicio del
cobro de los derechos acadmicos a quienes puedan sufragarlos.
La nacin y las entidades territoriales participarn en la direccin, financiacin
y administracin de los servicios educativos estatales, en los trminos
sealados en la constitucin y en la ley.

As mismo, el artculo 68 de la carta seala que:


Los particulares podrn fundar establecimientos educativos.
La ley garantiza la profesionalizacin y dignificacin de la actividad docente
La enseanza estar a cargo de personas de reconocida idoneidad tica y
pedaggica
De otra parte el artculo 336 de la carta seala que:
Las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio de licores, estarn
destinadas preferentemente a los servicios de salud y educacin.
Adicionalmente el artculo 356 constitucional reformado por el acto legislativo
nmero 01 de 2001 establece los principios y distribucin de competencias entre
la nacin, departamentos, distritos y municipios. Para efecto de atender los
servicios a cargo de estos y a proveer los recursos para financiar adecuadamente
su prestacin, se crea el SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

1.2. Acto Legislativo 01 de 2001 y el Sector Educacin.


En Colombia el sistema de transferencias ha sido el principal instrumento de la
descentralizacin fiscal, como expresin de la descentralizacin territorial y por
servicios; por tanto, la Constitucin de 1991 en sus artculos 151, 288, 356 y 357
defini el Sistema de Transferencias como la principal fuente de financiacin de
las competencias asignadas a las entidades territoriales.
Los antecedentes del Sistema General de Participaciones, los podemos encontrar
en la Ley 60 de 1993 con la creacin del Situado Fiscal y la participacin en los
Ingresos Corrientes de la Nacin, definidas como las transferencias que la Nacin
asignaba a las entidades territoriales para la financiacin de los servicios a su
cargo. Este sistema haca depender el crecimiento de las transferencias al de los
ingresos corrientes de la Nacin, frmula que gener insostenibilidad fiscal en el
largo plazo.

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Uno de los puntos centrales de este diseo fue la definicin del mecanismo para
determinar el monto de recursos que correspondera a cada una de las
participaciones y que se convertira posteriormente en el principal motivo de
modificacin constitucional. Segn los artculos 356 y 357, los recursos del
Situado Fiscal y la PICN corresponderan a un porcentaje de los ingresos
corrientes de la Nacin que aumentara anualmente hasta llegar a un porcentaje
que permitiera atender adecuadamente los servicios que financiaban.
As mismo la Constitucin Nacional estableci que los recursos del Situado Fiscal
correspondan a los departamentos y distritos y que con cargo a ellos se
financiara la prestacin de los servicios de educacin y salud. De otro lado, la
participacin en los ingresos corrientes de la Nacin -PICN- se asignaba a los
municipios y distritos para financiar el cumplimiento de las competencias de
acuerdo con el reparto de competencias efectuado por la ley, con mayor detalle en
los sectores educacin y salud.
El artculo 357 reformado por el acto legislativo 01 de 2001 establece que el
monto del Sistema General de Participaciones de los Departamentos, Distritos y
Municipios se incrementar anualmente en un porcentaje igual al promedio de la
variacin porcentual que hayan tenido los ingresos corrientes de la Nacin
durante los cuatro (4) aos anteriores, incluida la correspondiente al aforo del
presupuesto en ejecucin.
Los recursos del Sistema General de Participaciones de los departamentos,
distritos y municipios se destinarn a la financiacin de los servicios a su cargo,
dndole prioridad a los servicios de educacin preescolar, primaria, secundaria y
media, salud garantizando la prestacin de los servicios y la ampliacin de
cobertura.
Los criterios de distribucin del Sistema General de Participaciones de los
Departamentos, Distritos y Municipios estn definidos de acuerdo con las
competencias asignadas a cada una de estas entidades:

Para educacin y salud: poblacin atendida y por reparto entre poblacin


urbana y rural, atender eficiencia administrativa y fiscal, y equidad;

Para otros sectores: poblacin, reparto entre poblacin


eficiencia administrativa y fiscal, y pobreza relativa.

No se podr descentralizar competencias sin la previa asignacin de los


recursos fiscales suficientes para atenderlas.

urbana y rural,

Los municipios clasificados en las categoras cuarta, quinta y sexta, de


conformidad con las normas vigentes, podrn destinar libremente, para inversin y
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otros gastos inherentes al funcionamiento de la administracin municipal, hasta un


veintiocho (28%) de los recursos que perciban por concepto del Sistema General
de Participaciones de los Departamentos, Distritos y Municipios, exceptuando los
recursos que se destinen para educacin y salud.
El Sistema General de Participaciones de los Departamentos, Distritos y
Municipios tendr como base inicial el monto de los recursos que la Nacin
transfera a las entidades territoriales antes de entrar en vigencia este acto
legislativo, por concepto de situado fiscal, participacin de los municipios en los
ingresos corrientes de la Nacin y las transferencias complementarias al situado
fiscal para educacin, que para el ao 2001 se valoraron en la suma de diez punto
novecientos sesenta y dos (10.962) billones de pesos.
En el caso de educacin, la base inicial contempla los costos por concepto de
docentes y administrativos pagados con situado fiscal y el fondo de compensacin
educativa, docentes y otros gastos en educacin financiados a nivel distrital y
municipal con las participaciones en los ingresos corrientes de la Nacin, y los
docentes, personal administrativo de los planteles educativos y directivos docentes
departamentales y municipales pagados con recursos propios, todos ellos a 1 de
noviembre de 2000. Esta incorporacin ser automtica a partir del 1 de enero de
2002.
Adicionalmente la Constitucin precis los criterios de distribucin. En el caso del
Situado Fiscal estableci que el 15% de los recursos se distribuira en partes
iguales entre los beneficiarios y el 85% restante se asignara en proporcin al
nmero de usuarios actuales y potenciales de los servicios de salud y educacin y
el esfuerzo fiscal y la eficiencia administrativa de las entidades territoriales.
Por su parte los recursos de la PICN se distribuan atendiendo los criterios de
poblacin, poblacin con necesidades bsicas insatisfechas, pobreza relativa,
eficiencia fiscal y administrativa y progreso en la calidad de vida.
En materia de competencias y en el caso especfico de educacin, la Ley 60 de
1993 asign a los distritos, departamentos y municipios la administracin de los
servicios estatales de educacin preescolar, bsica primaria y secundaria y media,
as como financiar las inversiones necesarias en infraestructura y dotacin,
asegurar su mantenimiento y participar con recursos propios en la financiacin de
los servicios educativos estatales y en la cofinanciacin de proyectos y programas
educativos.
En cuanto al uso de los recursos, la Ley 60 de 1993 defini una rgida distribucin
porcentual de los montos asignados, en donde el 60% de los recursos del Situado
Fiscal deban destinarse a la financiacin del sector educacin, el 20% al sector
salud y el 20% restante a salud y/o educacin segn las metas de cobertura y
dems fuentes de financiacin de estos sectores. Por su parte, el 30% de los
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recursos de la PICN se deban destinar al sector educacin, el 25% al sector


salud, el 20% al sector agua potable y saneamiento bsico, 20% de libre inversin
y un 5% para educacin fsica y recreacin.3
No obstante los avances que los desarrollos legales anteriormente descritos,
introdujeron en el proceso de descentralizacin colombiano, y en el desarrollo de
sectores prioritarios como el de educacin y salud, tras ocho aos de aplicacin
del esquema de distribucin de competencias y recursos previsto por la
Constitucin Poltica de 1991 y la Ley 60 de 1993 se hicieron evidentes
debilidades en el diseo que afectaban el cumplimiento de los objetivos.
Como puede observarse, coexistan dos tipos de participaciones (SF y PICN),
distribuidas con criterios diferentes (unos en funcin del nmero de beneficiarios,
el nmero de usuarios actuales y potenciales y la eficiencia y otros en funcin del
nmero de habitantes, la pobreza, y la eficiencia), asignadas a diferentes niveles
de gobierno (Departamentos y Municipios), para financiar una misma competencia
(salud, y educacin).
En consideracin a lo anotado, el Gobierno Nacional someti a consideracin del
Congreso de la Repblica, la reforma constitucional al sistema intergubernamental
de transferencias que se materializ en el acto Legislativo 01 de 2001. Sin
embargo, antes de precisar los principales cambios introducidos por la reforma
constitucional del ao 2001, es preciso sealar brevemente las razones que la
sustentaron:
La delicada situacin financiera por la que atraves el pas en la dcada de los
noventa, hizo necesario el emprendimiento de un paquete de reformas fiscales
que contribuyeran a conjurar la crisis fiscal generada por un elevado crecimiento
del gasto no respaldado por aumentos en el ingreso. En este contexto, las
transferencias asignadas a las entidades territoriales y en particular su forma de
clculo, fueron identificadas como una de las explicaciones al elevado aumento
del gasto.
El Gobierno Nacional en desarrollo del debate de aprobacin del AL 01 de 2001,
sustent que mantener atado el volumen de transferencias al comportamiento de
los ingresos corrientes de la Nacin, que a su vez estn asociados al
comportamiento de los ciclos econmicos, generaba una asimetra en la
evolucin de los recursos que se destinan a salud y educacin por cuanto
cuando dichos recursos son inferiores a su tendencia, se convierten en una
presin para que el Gobierno los complemente en la vigencia determinada, a
travs del denominado Fondo de Crdito Educativo y de recursos adicionales para
la salud. Por el contrario, cuando stos son transferidos en montos superiores a
dicha tendencia, se convierten en una presin mayor de gasto futuro para el
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Orientaciones para la programacin y administracin del SGP 2009. DNP.


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Gobierno Nacional, debido a que gran parte de este incremento se va a cubrir


mayores salarios y otras erogaciones asociadas a la nmina.
Adicionalmente, la forma de clculo de las transferencias limitaba la accin del
Gobierno en el uso de la poltica fiscal, ya que cualquier esfuerzo que se realizara
por la va del recaudo tributario para reducir el dficit fiscal (reformas tributarias),
converta gran parte de dicho esfuerzo (casi un 50% del recaudo tributario que es
a su vez ingreso corriente deba ser transferido a las entidades territoriales) en una
expansin del gasto pblico, debido a las mayores transferencias territoriales que
deban ser realizadas.
En razn a lo expuesto se aprob el Acto legislativo 01 de 2001, que introdujo
como principales cambios los siguientes4:
1.2.1 Deslig de forma temporal el clculo de las transferencias del
comportamiento de los ingresos corrientes de la Nacin, garantizando
con esto mayor estabilidad a los recursos que financian sectores
prioritarios como la salud y la educacin.
La frmula de clculo aprobada por el AL 01 de 2001 estableci que a
partir de una base para el ao 2001 que ascendi a 10.962 billones de
pesos, los recursos transferidos a las entidades territoriales se
incrementaran durante el periodo transitorio en la inflacin causada del
ao anterior ms un 2% adicional entre 2002 y 2005 y 2.5% adicional de
2006 a 2008.
1.2.2 Estableci que a partir de 2009 los recursos transferidos volveran a
calcularse en funcin de comportamiento de los ingresos corrientes de
la Nacin, pero en esta oportunidad, al promedio de crecimiento de los
ICN de los cuatro aos anteriores para los cuales se calcula la
transferencia, siempre y cuando dichos recursos representarn como
mnimo, respecto a los ingresos corrientes de la Nacin, el mismo %
transferido en el ao 2001.
1.2.3 Estableci una bolsa nica de recursos denominada Sistema General de
Participaciones.
1.2.4 Cre tres participaciones con destinacin especfica al interior del
Sistema General de Participaciones -SGP: participacin para educacin,
participacin para salud, y participacin de propsito general.
1.2.5 Tambin se establecieron cuatro asignaciones especiales con destino
especfico para: alimentacin escolar, municipios ribereos del Ro
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Gua metodolgica para la auditora al Sistema General de Participaciones en Salud.


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Magdalena, resguardos indgenas, y Fondo Nacional de Pensiones de


las Entidades Territoriales - FONPET, garantizando con esta estructura
que primero se establecieran los montos de distribucin sectorial y
posteriormente la distribucin territorial de los mismos.
GRAFICO No. 1

COMPOSICION DEL SISTEMA GENERAL DE


PARTICIPACIONES

1.2.6 Defini los criterios generales de distribucin de los recursos


correspondientes a las participaciones para salud, educacin y propsito
general, garantizando una distribucin que toma en cuenta las variables
propias de los sectores a financiar.
Salud y educacin: Poblacin atendida y por atender, reparto entre
poblacin urbana y rural, eficiencia administrativa y fiscal y equidad.

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Propsito General: Poblacin, reparto entre poblacin urbana y rural,


eficiencia administrativa y fiscal y pobreza relativa.
En conclusin, la reforma constitucional introducida por el Acto Legislativo 01 de
2001 asegur la estabilidad y el crecimiento real de los recursos con que se
financian gran parte de los servicios de educacin y salud y estableci los
principios orientadores de la reforma legal a dichos sectores.

1.3 Ley 715 de 2001 en el Sector Educacin.


La Ley 715 de 2001 avanz en la asignacin de competencias a cargo de cada
nivel de gobierno5, as a la Nacin le corresponde fijar las polticas en materia
educativa, a los departamentos, distritos y municipios certificados y no certificados
tambin le sealo claras competencias en materia educativa.
1.3.1 Competencias en Educacin por parte de los Departamentos6.
Corresponde a los departamentos en el sector de educacin las siguientes
competencias:

Competencias Generales.

Prestar asistencia tcnica educativa, financiera y administrativa a los


municipios, cuando a ello haya lugar.

Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la


informacin educativa departamental y suministrar la informacin a la
Nacin en las condiciones que se requiera.

Apoyar tcnica y administrativamente a los municipios para que se


certifiquen en los trminos previstos en la presente ley.

Certificar a los municipios que cumplen los requisitos para asumir la


administracin autnoma de los recursos del Sistema General de
Participaciones. Si el municipio cumple los requisitos para ser certificado y
el departamento no lo certifica, podr solicitarla a la Nacin.

Igualmente los departamentos tienen competencias frente a los municipios no


certificados.

5
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Artculo 5 de la Ley 715 de 2001


Artculo 6 de la Ley 715 de 2001
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1.3.2

Competencias en educacin
certificados 7

por parte de los Distritos y Municipios

Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar,


bsica y media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los
trminos definidos en la presente ley.

Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de su


jurisdiccin los recursos financieros provenientes del Sistema General de
Participaciones, destinados a la prestacin de los servicios educativos a
cargo del Estado, atendiendo los criterios establecidos en la presente ley y
en el reglamento.

Administrar, ejerciendo las facultades sealadas en el artculo 153 de la


Ley 115 de 1994, las instituciones educativas, el personal docente y
administrativo de los planteles educativos, sujetndose a la planta de
cargos adoptada de conformidad con la presente ley. Para ello, realizar
concursos, efectuar los nombramientos del personal requerido,
administrar los ascensos, sin superar en ningn caso el monto de los
recursos de la participacin para educacin del Sistema General de
Participaciones asignado a la respectiva entidad territorial y trasladar
docentes entre instituciones educativas, sin ms requisito legal que la
expedicin de los respectivos actos administrativos debidamente
motivados.

Distribuir entre las instituciones educativas los docentes y la planta de


cargos, de acuerdo con las necesidades del servicio entendida como
poblacin atendida y por atender en condiciones de eficiencia, siguiendo la
regulacin nacional sobre la materia.

Podrn participar con recursos propios en la financiacin de los servicios


educativos a cargo del Estado y en la cofinanciacin de programas y
proyectos educativos y en las inversiones de infraestructura, calidad y
dotacin. Los costos amparados con estos recursos no podrn generar
gastos permanentes a cargo al Sistema General de Participaciones.

Mantener la actual cobertura y propender a su ampliacin.

Evaluar el desempeo de rectores y directores, y de los directivos


docentes.

Artculo 7 ley 715 de 2001


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Ejercer la inspeccin, vigilancia y supervisin de la educacin en su


jurisdiccin, en ejercicio de la delegacin que para tal fin realice el
Presidente de la Repblica.

Prestar asistencia tcnica y administrativa a las instituciones educativas


cuando a ello haya lugar.

Administrar el Sistema de Informacin Educativa Municipal o Distrital y


suministrar la informacin al departamento y a la Nacin con la calidad y en
la oportunidad que seale el reglamento.

Promover la aplicacin y ejecucin de los planes de mejoramiento de la


calidad en sus instituciones.
Organizar la prestacin del servicio educativo en su en su jurisdiccin.
Vigilar la aplicacin de la regulacin nacional sobre las tarifas de matrculas,
pensiones, derechos acadmicos y cobros peridicos en las instituciones
educativas.
Cofinanciar la evaluacin de logros.
Para efectos de la inscripcin y los ascensos en el escalafn, la entidad
territorial determinar la reparticin organizacional encargada de esta
funcin de conformidad con el reglamento que expida el Gobierno Nacional.
1.3.3 Competencias en educacin por parte de los municipios no certificados8
A los municipios no certificados se les asignarn las siguientes funciones:
Administrar y distribuir los recursos del Sistema General de Participaciones
que se le asignen para el mantenimiento y mejoramiento de la calidad.
Trasladar plazas y docentes entre sus instituciones educativas, mediante
acto administrativo debidamente motivado.

Podrn participar con recursos propios en la financiacin de los servicios


educativos a cargo del Estado y en las inversiones de infraestructura,
calidad y dotacin. Los costos amparados por estos recursos no podrn
generar gastos permanentes para el Sistema General de Participaciones.

Artculo 8 de la ley 715 de 2001.


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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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Suministrar la informacin al departamento y a la Nacin con la calidad y en


la oportunidad que seale el reglamento.
1.3.4 Competencias de las Instituciones Educativas9
As mismo la ley 715 le da la facultad a las instituciones educativas de administrar
los recursos del Sistema General de Participaciones destinados a Calidad,
convirtindose el rector en el ordenador del gasto. Las instituciones educativas o
centros educativos podrn administrar fondos de servicios educativos en los
cuales se manejan los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de
personal que faciliten el funcionamiento de la institucin. Para la ejecucin de
estos recursos se aplican las normas presupuestales y contractuales previstas en
el estatuto orgnico de presupuesto y de contratacin pblica. El Decreto 4791 de
2008 establece la reglamentacin de los Fondos de Servicios Educativos, estos se
definen como cuentas contables creadas como un mecanismo de gestin
presupuestal y de ejecucin de los recursos para la adecuada administracin de
sus ingresos y gastos tanto de funcionamiento como de inversin.
Administrar el Fondo de Servicios Educativos significa ejercer las acciones de
presupuestacin, recaudo, conservacin, inversin, compromiso, ejecucin de sus
recursos y rendicin de cuentas.
El Rector o Director Rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos
por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en
Tesorera, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del
Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el
saldo disponible.
Las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten al Fondo de
Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el Rector o Director Rural
hasta tanto se reciban los recursos del respectivo Fondo. Estos recursos son de
destinacin especfica y slo pueden utilizarse en los conceptos sealados en el
artculo 11 del Decreto 4791 de 2008.
A partir del ao 2008 el Sistema General de Participaciones asigna recursos
orientados a la gratuidad educativa, para ello transfiere a los municipios los
recursos correspondientes
para garantizar la gratuidad de los alumnos
matriculados en Instituciones Educativas Oficiales de SISBEN 1 y 2, dichos
recursos deben ser transferidos a las Instituciones Educativas para el cubrimiento
de los gastos que venan siendo financiados con los recursos del cobro de
derechos acadmicos. Estos recursos deben ser incorporados en los Fondos de
Servicios Educativos.

Artculo 9 ley 715 de 2001 y Decreto 4791 de 2008


16

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Tabla 1. Competencias en educacin a cargo de las entidades territoriales

Competencia

Descripcin

Entidad Territorial
Responsable

Administracin del Sistema General de Participaciones.


Prestacin del Servicio Educativo.
Celebrar contratos para la prestacin del servicio
educativo con entidades privadas cuando haya lugar.
Cobertura

Realizar el seguimiento y control a los contratos,


directamente o por medio de Interventoras.

Departamento,
Distritos y
Municipios
certificados

Administrar las Instituciones Educativas, el personal


docente y administrativo
Contar con un sistema de informacin que permita
validar el nmero de estudiantes matriculados por
establecimiento educativo.
Mantenimiento de la infraestructura.
Compra de material didctico y de apoyo

Calidad

Transporte escolar
Alimentacin escolar
Gratuidad

Distritos, municipios
certificados y no
certificados

Dotacin
Servicios Pblicos
Ejercer la vigilancia y el control sobre las instituciones
educativas tanto privadas como pblicas.
Inspeccin
vigilancia y
control

Visitas peridicas a las Instituciones Educativas


Velar por la calidad de la educacin
Velar por el desarrollo adecuado de los procesos
pedaggicos

Departamento,
Distritos y
Municipios
certificados

vigilar la aplicacin de la regulacin sobre tarifas,


pensiones, derechos acadmicos y otros cobros

Ahora bien los recursos del Sistema General de Participaciones para Educacin
se destinarn a financiar la prestacin del servicio educativo en los trminos del
artculo 15 de la Ley 715 de 2001, as:
Pago del Personal Docente y administrativo de las instituciones educativas
pblicas, las contribuciones inherentes a la nmina y sus prestaciones
sociales.
17

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________________________________________________________________________________________

Construccin de la infraestructura, mantenimiento, pago de servicios


pblicos y funcionamiento de las instituciones educativas.
Provisin de la canasta educativa.
Las destinadas a mantener, evaluar y promover la calidad educativa.
Contratacin del servicio educativo con particulares cuando haya
insuficiencia de cupos en los establecimientos educativos estatales.

Pago de transporte escolar cuando las condiciones geogrficas lo


requieran y una vez cubiertos los costos de la prestacin del servicio
educativo.

La distribucin de los recursos tiene como base el nmero de nios atendidos, la


poblacin en edad escolar por atender y el costo de atencin diferencial segn la
regin urbana o rural y el nivel educativo, entre otros. Bajo este esquema de
asignacin de recursos, la frmula establecida se constituye en un incentivo para
que las entidades territoriales sean ms eficientes, aumenten la cobertura y
mejoren la calidad.
La reforma establece que los criterios de asignacin de los recursos del SGP
educacin son Poblacin Atendida, poblacin por Atender y Equidad.
En el grfico 2 se presenta la conformacin de las asignaciones del SGP de
Educacin las cuales se realizan con base en los criterios previstos en el artculo
16 de la Ley 715 de 200110.

10

AGR Documento Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de participaciones en Educacin e
Identificacin de Nodos Crticos de Control.
18

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________________________________________________________________________________________

Grafico 2. Criterios de asignacin participacin de educacin

Prestacin del servicio


POBLACION
ATENTIDA
Calidad

POBLACION POR
ATENDER

Asignacin por tipologa


Asignacin complemento
Asignacin subsidios a la demanda
Asignacin ascensos en el escalafn
Asignacin cuota de administracin
Cancelacin Prestaciones del
Magisterio

Asignacin para calidad por nio


atendido

Asignacin para gratuidad educativa

Se le asigna a departamentos y municipios certificados que


demuestren el efectivo incremento de cobertura.

Poblacin Atendida: La poblacin atendida es la poblacin efectivamente


matriculada en el ao anterior por el valor de la asignacin por alumno, y este
resultado constituye la primera base para el giro de los recursos del Sistema
General de Participaciones
Anualmente se determina la asignacin por alumno de acuerdo con las diferentes
tipologas educativas que define la Nacin, atendiendo los niveles educativos y
las zonas ya sea urbana o rural.
Asignacin por Tipologa: Para la definicin de las tipologas se tienen en cuenta
los costos de la prestacin del servicio educativo en los niveles de preescolar,
primaria, secundaria y media diferenciados por zona urbana y rural, los ciclos de la
educacin de adultos y las condiciones especiales para la prestacin del servicio
de los departamentos creados por la Constitucin de 1991 de acuerdo con la
informacin certificada por el Ministerio de Educacin Nacional.
Teniendo en cuenta los valores por tipologa, se calcula para cada entidad
territorial certificada la asignacin por alumno. Se le asigna a los departamentos,
distritos y municipios certificados, para 2010 las tipologas se presentan en el
cuadro 1 de acuerdo al documento Conpes 131 de 2010.

19

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Cuadro 1. Valor tipologa por entidades territoriales 2010


Urbana
Grupo

Entidades

Departamentos, Distritos y
Municipios

Rural

Preescolar
y primaria

Secundaria
y Media

Preescolar
y primaria

Secundaria
y Media

1.020.000

1.310.000

1.140.000

1.480.000

1.340.000

1.220.000

1.540.000

1.400.000

1.260.000

1.630.000

Santander Cesar, Norte de


Santander, Cauca, Nario y
Bolvar
1.060.000
Arauca, Caquet,
Casanare, Choco, Meta,
Uriba
1.110.000

3B

Putumayo, San Andrs

1.310.000

1.400.000

1.310.000

1.630.000

Amazonas, Guaina,
Guaviare, Vaups y
Vichada

1.100.000

1.400.000

2.850.000

3.040.000

.
Fuente: Documento Conpes 131 de 2010

Estos recursos van destinados a financiar la prestacin del servicio educativo de


acuerdo con las tipologas por nivel educativo y zona (per cpita anual). Estas
tipologas incluyen un 6% para financiar el personal administrativo de la
educacin11, conforme con el artculo 31 de la Ley 1176 de 2007. As mismo
incluyen los recursos para ascensos en el escalafn docente.
Finalmente, con los recursos recibidos por concepto de asignacin por poblacin
atendida, las entidades territoriales certificadas que atiendan poblacin
discapacitada (excepto baja visin y baja audicin),
en establecimientos
educativos oficiales, podrn destinar hasta un 20% del valor de cada tipologa para
costear los apoyos educativos especiales que requieren los estudiantes de
preescolar, bsica y media y que son financiados con recursos del Sistema
General de Participaciones.
Asignacin por Complemento de Planta: es una asignacin adicional para las
entidades territoriales que presentan una planta docente cuyo costo promedio
supera el costo promedio nacional, es decir, cuya asignacin por tipologa es
menor al costo de la prestacin del servicio. Para 2009, 58 de las 80 entidades

11

Artculo 31 de la Ley 1176 de 2007 El Gobierno Nacional determinar el porcentaje de las transferencias
para prestacin del servicio que se podr destinar a financiar el personal administrativo de la educacin.
20

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

certificadas reciben esta asignacin, la cual debe orientarse a la financiacin del


pago de personal docente y administrativo de las Instituciones Educativas.
Cancelacin Prestaciones Sociales del Magisterio: Son los recursos
transferidos a las cajas departamentales de previsin social para atender el pago
de las prestaciones del personal nacionalizado por la Ley 43 de 1975 que en
virtud de la Ley 91 de 1989 no quedaron a cargo del Fondo Nacional de
Prestaciones Sociales del Magisterio.
Los aportes patronales de los docentes, se giran directamente al Fondo Nacional
de Prestaciones Sociales del Magisterio y deben ser incorporados a los
presupuestos de las entidades territoriales sin situacin de fondo, es decir, los
recursos no ingresan a Tesorera de la entidad territorial, no obstante deben ser
presupuestados.
Cuota de Administracin: Las entidades territoriales certificadas podrn destinar
hasta el 1% de la asignacin por poblacin atendida para la financiacin de gastos
asociados a los procesos misionales inherentes a la administracin del servicio.
As mismo este porcentaje se puede destinar a la financiacin del personal
administrativo del nivel central de las secretaras de educacin que se pagaban
con los recursos del situado fiscal a diciembre 31 de 2001 y los cargos fueron
avalados por el Ministerio de Educacin en el proceso de organizacin de las
plantas de personal. Estos recursos no se pueden destinar para crear cargos en la
planta de personal.
Ascensos en el escalafn: Estos hacen parte de la nmina, en cada vigencia se
incluye este valor como parte del costo de la asignacin por poblacin atendida y
se definen los montos mximos de los cuales podr disponer cada entidad
territorial para el reconocimiento de los ascensos en el escalafn del personal
docente y directivo docente de acuerdo con los decretos 1095 de 2005 y 241 de
2008.
Calidad: Los recursos para calidad se distribuyen entre los municipios y distritos
certificados y no certificados y las reas no municipalizadas de los departamentos
de Amazonas, Guaina y Vaups para que complementen el financiamiento de las
actividades que contribuyan al mejoramiento de la calidad educativa. La
distribucin se realiza de la siguiente manera: Se ajusta la matrcula atendida del
ao anterior para el cual se distribuyen los recursos en instituciones oficiales (mi)
teniendo en cuenta el NBI5 - 2005 de cada entidad territorial (NBIi) con relacin al
total nacional (NBIN), este valor se multiplica por la matrcula oficial ajustada de
cada entidad territorial por la asignacin por alumno nacional, para obtener la
asignacin total de calidad.12
12

Orientaciones para la programacin y ejecucin de los recursos del SGP 2009. Departamento Nacional de
Planeacin
21

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Adicionalmente, con el fin de reconocer a los municipios, distritos y las reas no


municipalizadas de los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, recursos
dirigidos a garantizar la gratuidad de los estudiantes de SISBEN 1 y 2,
desplazados e indgenas no incluidos en el SISBEN matriculados en
establecimientos educativos oficiales; se asigna $33.000 a los estudiantes de los
niveles educativos de preescolar a secundaria (grados 0 a 9) y $60.000 a los
estudiantes del nivel de media (grados 10 y 11), segn informacin certificada por
el Ministerio de Educacin Nacional.
De conformidad con el artculo 16.1.1 inciso 4 de la Ley 715 de 2001, los recursos
de calidad se deben destinar a: Dotacin pedaggica de los establecimientos
educativos: mobiliario, textos, bibliotecas, materiales didcticos y audiovisuales,
acciones de mejoramiento de la gestin acadmica enmarcadas en los planes de
mejoramiento institucional, construccin, mantenimiento y adecuacin de
establecimientos educativos, servicios pblicos
y funcionamiento de los
establecimientos educativos oficiales.
Los recursos asignados a los municipios para calidad de la educacin no podrn
ser destinados por la entidad territorial a cancelar gastos de personal o contratos
por servicios personales indirectos (personal supernumerario, honorarios, jornales,
remuneracin de servicios tcnicos). Los municipios pueden destinar recursos de
la participacin para calidad educativa al pago del servicio de transporte escolar,
cuando las condiciones geogrficas lo requieran para garantizar el acceso y la
permanencia en el sistema educativo de nios pertenecientes a los estratos ms
pobres. En caso que sea necesario, tambin pueden destinar recursos para
complementar los programas de alimentacin escolar.13
Despus de determinar la participacin por poblacin atendida, el Conpes
anualmente, previo anlisis tcnico, distribuir el saldo de los recursos disponibles,
atendiendo alguno o algunos de estos criterios:

13

Poblacin por atender en condiciones de eficiencia: A cada entidad


territorial se le puede distribuir una suma residual de los recursos del SGP
educacin, en los trminos del Decreto 2833 de 2004 as: El CONPES
determina cada ao el monto de los recursos a distribuir por este concepto,
se toma un porcentaje del nmero de nios en edad de estudiar que no
estn siendo atendidos en el sistema educativo y, se multiplica por la
asignacin de nio por atender. Y la asignacin de nio por atender se

Gua 8 del MEN para la administracin de los recursos del sector educativo
22

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

calcula como un porcentaje de la asignacin por nio atendido. Se priorizan


aquellas entidades territoriales que demuestran incremento en la matrcula
oficial durante la vigencia actual, con respecto a la matrcula oficial de la
vigencia anterior.14 El Conpes cada ao determina el porcentaje de
poblacin por atender.

Equidad: El monto a distribuir a cada distrito o municipio, se efecta de


acuerdo con el indicador de pobreza certificado por el DANE.

Los recursos de los municipios certificados se giran directamente a stos, mientras


que los de los no certificados se giran a sus respectivos departamentos. Para el
caso de los recursos de calidad, estos se giran directamente a los municipios. Con
el fin de garantizar la viabilidad financiera de la educacin a cargo del Sistema
General de Participaciones, se determin que ni la Nacin ni las entidades
territoriales, podrn tomar decisiones que incrementen los costos por encima de la
disponibilidad de recursos del SGP.
El crecimiento de los costos por ascenso en el escalafn en las plantas de cargos
de las entidades territoriales o cualquier otro costo del servicio educativo, con
cargo al Sistema General de Participaciones tendr como lmite el monto de los
recursos disponibles; no se podr hacer ningn reconocimiento que supere este
lmite; los que se hagan, darn lugar a responsabilidad fiscal para el funcionario
que ordene el respectivo gasto. De igual manera, no podrn financiarse con cargo
a los recursos del Sistema General de Participaciones los docentes, directivos
docentes y los administrativos vinculados con recursos propios.

1.4 Acto Legislativo 04 De 2007


En el segundo semestre del ao 2006, el Gobierno Nacional puso a consideracin
del Congreso de la Repblica, el Proyecto de Acto Legislativo por medio del cual
se modifican los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica, con el propsito
de establecer un rgimen de incremento del Sistema General de Participaciones
(SGP) que garantice recursos crecientes y estables para las regiones, al tiempo
que asegure las coberturas universales en salud y educacin y avances
importantes en agua potable y saneamiento bsico - APSB.15
Hoy contamos con un instrumento que contribuye a la estabilidad
macroeconmica del pas, fortalece el proceso de descentralizacin, asegura
recursos para lograr coberturas universales en los sectores de educacin y salud y
avances significativos en agua potable y saneamiento bsico, as como ingresos
14
15

Decreto 2833 de 2004.


Gua metodolgica para la auditora al SGP en Salud.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

para que las entidades territoriales inviertan en la calidad de estos servicios,


puedan desarrollar las competencias asignadas en otros sectores de inversin y
cubran los gastos de funcionamiento de sus administraciones, cuando los recursos
propios sean insuficientes y, dota al Gobierno Nacional de herramientas para
efectuar seguimiento y control al gasto territorial.
En el marco anterior, es posible identificar como los logros ms significativos del
Acto Legislativo 04 de 2007 - AL 04/07 en relacin con el crecimiento estable y
sostenible de los recursos, los siguientes:
1.4.1 Adelanta en un ao la culminacin del perodo transitorio establecido
por el Acto Legislativo 01 de 2001, lo que permiti que desde el ao
2008, las entidades territoriales se beneficien de un crecimiento real
superior al previsto por la Constitucin Poltica. Esto es, en 2008, los
recursos del SGP se incrementaron en 4%, ms 1.3% puntos
adicionales para educacin y no en 2.5%, como lo seala el Acto
Legislativo 01 de 2001.
1.4.2 La frmula que establece el AL 04/07 determin que durante los aos
2008 y 2009 el SGP se incrementara en un porcentaje igual al de la
tasa de inflacin causada, ms una tasa de crecimiento real del 4%.
Durante el ao 2010 el incremento ser igual a la tasa de inflacin
causada, ms una tasa de crecimiento real de 3.5%. Entre el ao 2011 y
el ao 2016 el incremento ser igual a la tasa de inflacin causada, ms
una tasa de crecimiento real de 3%.
1.4.3 De otro lado, establece que el SGP tendr un crecimiento adicional para
el sector educacin, que ser de 1.3% en 2008 y 2009; 1.6% en 2010 y
de 1.8% durante los aos 2011 a 2016. Cuando la tasa de crecimiento
real de la economa (Producto Interno Bruto) certificada por el DANE
para el ao respectivo sea superior al 4%, el incremento del SGP ser
igual a la tasa de inflacin causada, ms la tasa de crecimiento real
sealada anteriormente, ms los puntos porcentuales de diferencia
resultantes de comparar la tasa de crecimiento real de la economa
certificada por el DANE y el 4%. Dichos recursos se destinarn a la
atencin integral de la primera infancia entre las entidades territoriales.
1.4.4 Establece que los recursos del SGP de los departamentos, municipios y
distritos se destinarn a la financiacin de los servicios a su cargo,
dndoles prioridad al servicio de salud, los servicios de educacin
preescolar, primaria, secundaria y media y los servicios pblicos
domiciliarios de agua potable y saneamiento bsico. Adicionalmente,
define que la distribucin de estos recursos se har teniendo en cuenta
los criterios de poblacin atendida y por atender, reparto entre poblacin
urbana y rural, eficiencia administrativa y fiscal y equidad. Lo anterior
24

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

implica una modificacin a los criterios y variables que se utilizan para


distribuir los recursos del sector de agua potable y saneamiento bsico,
que actualmente hacen parte de la Participacin de Propsito General y
que se distribuye por pobreza relativa, poblacin y eficiencia fiscal y
administrativa de la entidad territorial, sin considerar variables
especficas del sector. En este sentido la reforma constitucional
aprobada permitir articular la distribucin de los recursos con la poltica
adoptada por el Gobierno Nacional en el sector, incentivando la
eficiencia en la prestacin de los servicios, los esquemas regionales de
prestacin, la ampliacin de la cobertura y el incremento de la calidad y
continuidad de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.
1.4.5 Con el esquema adoptado en materia de descentralizacin, ms de la
mitad de los ingresos pblicos totales del pas continuarn siendo
ejecutados por los gobiernos territoriales, garantizando que la mayora
de los servicios pblicos, con carcter meritorio por sus efectos sobre el
desarrollo humano, sean provistos por los niveles de gobierno ms
cercanos al ciudadano, los cuales tienen la posibilidad de conocer sus
necesidades y demandas.
De esta manera, se observa que la reforma a los Artculos 356 y 357 de la
Constitucin Poltica beneficia a las entidades territoriales, ya que no slo
determina una tasa de crecimiento del SGP superior a la establecida en el Acto
Legislativo 01 de 2001, sino que tambin, asegura recursos adicionales para la
financiacin del sector educacin y la atencin integral de la primera infancia.
Con este ritmo de crecimiento, los recursos del SGP debern permitir alcanzar
coberturas universales en los servicios de educacin y salud. En el sector de agua
potable y saneamiento bsico, se esperan avances significativos, tanto en
cobertura como en calidad.

1.5 Ley 1176 de 2007:


Para reglamentar el acto legislativo 04 de 2007 el Gobierno Nacional expidi la ley
1176 de 2007 que modifica algunos apartes de la Ley 715 de 2001, cabe
destacar entre otros:
1.5.1 La destinacin y distribucin de los recursos del Sistema General de
Participaciones que se destinarn a la atencin integral de la primera
infancia.
1.5.2 La asignacin especial para alimentacin escolar.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

1.5.3 Habr una participacin con destinacin especfica para el sector agua
potable y saneamiento bsico, que se denominar participacin para agua
potable y saneamiento bsico.
La distribucin de los recursos del Sistema General de Participaciones ser as:
1. Un 58.5% corresponder a la participacin para educacin.
2. Un 24.5% corresponder a la participacin para salud.
3. Un 5.4% corresponder a la participacin para agua potable y
saneamiento bsico.
4. Un 11.6% corresponder a la participacin de propsito general".
Con el fin de alcanzar las coberturas universales bsicas en el programa de
alimentacin escolar, las entidades territoriales debern garantizar la continuidad
de la cobertura alcanzada en la vigencia fiscal de 2007 financiada con recursos
propios, recursos de libre inversin y de libre destinacin de la participacin de
propsito general y, recursos de calidad educativa, de la participacin de
educacin del Sistema General de Participaciones.
El ICBF implementar a partir del ao de 2009 un sistema de seguimiento y
monitoreo a los recursos destinados a alimentacin escolar en los
establecimientos educativos oficiales en el pas, que contemple las diferentes
fuentes, con el fin de monitorear las coberturas alcanzadas y la eficiencia en el uso
de los recursos de programa. Los entes territoriales y dems agentes debern
reportar la informacin que para el efecto se defina en los plazos y formatos que
establezcan segn reglamentacin que expida el Gobierno Nacional.
Los recursos para alimentacin escolar sern distribuidos entre los distritos y
municipios, con base en los siguientes criterios:
1.5.3.1 El 95% por equidad, definida como el peso relativo que se asigna a cada
entidad territorial de acuerdo con la matrcula de la vigencia anterior para
la cual se realiza la distribucin, certificada por el Ministerio de Educacin
Nacional, expandida por la dispersin poblacional y ponderada por el
ndice de Necesidades Bsicas Insatisfechas, o el indicador que lo
sustituya determinado por el DANE.
1.5.3.2. El 5% por eficiencia, entendida como el incentivo a cada entidad territorial
que reduzca la desercin escolar de un ao a otro. Para el efecto el
Ministerio de Educacin Nacional adoptar los mecanismos para obtener y
certificar la informacin correspondiente.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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Los recursos de la asignacin especial del Sistema General de Participaciones


para alimentacin escolar sern destinados a financiar las siguientes actividades,
de acuerdo con los lineamientos tcnico-administrativos establecidos por el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar:
a) Compra de alimentos;
b) Contratacin de personal para la preparacin de alimentos;
c) Transporte de alimentos;
d) Menaje, dotacin para la prestacin del servicio de alimentacin escolar y
reposicin de dotacin;
e) Aseo y combustible para la preparacin de los alimentos;
f) Contratacin con terceros para la provisin del servicio de alimentacin escolar.
Cuando la prestacin del servicio de alimentacin escolar sea realizada
directamente por las entidades territoriales beneficiarias, como mnimo el 80% de
los recursos de la asignacin especial para Alimentacin Escolar del SGP sern
destinados a la compra de alimentos. Los recursos restantes se pueden utilizar
para los dems conceptos descritos en los literales b), c), d) y e).
En cuanto a la prestacin del Servicio Educativo la ley 1176 introdujo una
modificacin consagrando que solamente en donde se demuestre insuficiencia o
limitaciones en las instituciones educativas del Sistema Educativo Oficial podr
contratarse la prestacin del servicio educativo con entidades estatales o privadas
sin nimo de lucro de reconocida trayectoria e idoneidad, sin detrimento de velar
por la cobertura e infraestructura en los servicios educativos estatales. El valor de
la prestacin del servicio financiado con estos recursos del sistema no puede ser
superior a la asignacin por alumno definido por la Nacin. Cuando el valor sea
superior, el excedente se pagar con recursos propios de la entidad territorial.
Cuando con cargo a recursos propios la prestacin del servicio sea contratada con
entidades no estatales, la entidad territorial deber garantizar la atencin de al
menos el ciclo completo de estudiantes de educacin bsica.
La Educacin Misional Contratada y otras modalidades de educacin que venan
financindose con recursos del Situado Fiscal, y las participaciones de los
municipios en los Ingresos Corrientes de la Nacin se podrn continuar
financiando con los recursos del Sistema General de Participaciones.

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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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As mismo esta ley seala que el Gobierno Nacional determinar el porcentaje de


las transferencias para prestacin del servicio que se podr destinar a financiar el
personal administrativo de la educacin. Dicho porcentaje debe garantizar el costo
de la planta administrativa aprobada a la entidad territorial a 30 de noviembre de
2007; lo que supere el porcentaje sealado deber ser asumido por la entidad
territorial con sus recursos propios.
Finalmente, las entidades territoriales deben respetar la destinacin especfica que
tienen los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones, para lo
cual se deben abrir cuentas especiales e independientes de los dems ingresos.
Estos recursos no pueden hacer unidad de caja con las dems rentas y recursos
de la entidad territorial; adems estos recursos no podrn ser objeto de embargo,
pignoracin, titularizacin o cualquier otra clase de disposicin financiera.
Adems es importante tener presente la siguiente normatividad en materia
educativa.
1.6 Ley 115 de 1994
Esta norma regula el alcance del servicio pblico educativo y compromete por
igual a las instituciones pblicas y privadas, define competencias y
responsabilidades y en materia de financiamiento consagr que la educacin
estatal se financia con los recursos del Situado Fiscal, con recursos nacionales y
con los recursos provenientes de las entidades territoriales.
1.7 Decreto Ley 2277 de 1979
Esta norma establece el escalafn docente y las condiciones de ingreso y
permanencia de los docentes al servicio pblico educativo que se vincularon con
anterioridad al ao 2002.
1.8 Decreto Ley 1278 de 2002
Esta norma estableci un nuevo escalafn docente y las condiciones de ingreso y
permanencia de los docentes y directivos docentes que sean nombrados en
propiedad en n cargo pblico docente a partir del ao 2002.
1.9 Ley 91 de 1989
Esta norma crea el Fondo Nacional de Pensiones del Magisterio aplicable a los
docentes y directivos docentes del Servicio Pblico educativo en los niveles de
preescolar, bsica y media.

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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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CAPITULO 2
INTERACCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES EN
EDUCACION CON LAS DEMAS FUENTES DE FINANCIACION.
El tema del financiamiento del sector educativo tiene gran importancia, aunque no
es evidente la relacin entre la cantidad de dinero invertido y los resultados
obtenidos en trminos de cobertura y calidad. Entre los principales resultados que
presenta el Ministerio de Educacin Nacional se encuentra el aumento de la
cobertura segn la cual para 2007 ms de 11 millones de estudiantes asistieron a
la educacin bsica primaria, secundaria y media. La cobertura bruta de
educacin bsica lleg al 100.87%, por su parte la cobertura neta asciende para
2008 al 90% resultado que presenta un significativo avance en el perodo de
aplicacin de la Ley 715 de 2001, que sin embargo no resulta satisfactorio si se
considera que uno de los objetivos centrales de la reforma era la cobertura
universal.
En cuanto a los indicadores de eficiencia, la tasa de desercin en el sector oficial
disminuy en el perodo 2002 a 2007, al pasar de un 8,03 % en 2002 a un 5,60%
en 2007; sin embargo, ste tal vez sigue siendo uno de los principales problemas
que enfrenta el sector, razn por la cual desde 2008 se vienen asignando recursos
del Sistema General de Participaciones para garantizar la gratuidad en el sector
de los alumnos matriculados en las instituciones educativas oficiales, del Nivel I y
II del SISBEN.
Dichos recursos deben ser transferidos a las Instituciones Educativas para el
cubrimiento de los gastos que venan siendo financiados con recursos del cobro
de derechos acadmicos, como mecanismo para evitar la desercin, por falta de
recursos econmicos de las familias para financiar estos derechos. Otro de los
indicadores del sector corresponde a la repitencia, dicho indicador pas de 5,5%
en 2002 a 3,2% en 2007, mejoramiento que se explica entre otras razones, por la
implementacin de la promocin automtica, sin embargo no resulta satisfactorio y
no se han medidos sus impactos en calidad. 16
El sistema educativo en el pas, empez su proceso de descentralizacin antes de
1991, pero con la entrada en vigencia de la Constitucin de 1991, este proceso se
16

AGR Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de participaciones en Educacin e identificacin
de Nodos Crticos de Control. 2009.
30

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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aceler, y es as como con la expedicin de la ley 715 de 2001, se asignaron


competencias y recursos a las entidades territoriales para el sistema educativo, tal
y como quedo explicado anteriormente.
A partir de la reglamentacin de los artculos 356 y 357 de la Constitucin
Poltica, se han girado entre 1994 y 2008 120,6 billones de pesos con destino al
sector educacin, de los cuales 49,1 billones corresponde al perodo 1994 a 2001
y $71,4 billones corresponden al perodo 2002 a 2008, siendo representativo el
incremento de los recursos a partir del ao 2001, toda vez que a partir de ese ao,
con la entrada en vigencia de la Ley 715 de 2001, que puso en marcha el proceso
de municipalizacin de la educacin, se da la incorporacin de los costos de los
docentes y personal administrativo financiados con recursos de las entidades
territoriales, al Sistema General de Participaciones.17
Ms del 50% de los recursos del Sistema General de Participaciones, es
administrado por los departamentos, pues solamente se encuentran certificados
48 municipios de 1.100 existentes en el Territorio Colombiano, los cuales
bsicamente corresponden a los municipios mayores de 100.000 habitantes, a los
cuales la Ley 715 de 2001 facult para la administracin de la educacin. Esta
distribucin, indica la importancia representativa que tienen los departamentos en
la administracin del SGP de Educacin, ya que son ellos los encargados de
administrar los recursos que se destinan a la financiacin del personal docente y
administrativo de las instituciones educativas en los municipios no certificados, el
cual representa el 90% del SGP de Educacin.
Para la financiacin del sector educativo, cada entidad territorial deber tener claro
cules son las diferentes fuentes de ingreso existentes a nivel territorial, con el fin
de mejorar la gestin para la consecucin de recursos en beneficio de la poblacin
estudiantil.
La principal fuente de recursos en todas las entidades territoriales corresponde a
la participacin para educacin del Sistema General de Participaciones - SGP, que
representa alrededor del 90% de los recursos disponibles para el sector. No
obstante, existen otras fuentes de menor magnitud, para el mejoramiento de la
calidad y cobertura del servicio educativo, entre las cuales se encuentran:
2.1 Asignacin especial para alimentacin escolar (SGP-Alimentacin): La
ley 715 de 2001, seala que del monto total de los recursos que conforman el
Sistema General de Participaciones, se deducir cada ao, un monto
equivalente al 4% de dichos recursos, de los cuales el 0,5% se le entregarn a
los distritos y municipios para programas de alimentacin escolar, adems de
los recursos del ICBF para este fin. Con estos recursos se pretende mejorar el
bienestar de los nios y adolescentes entre los 5 y 18 aos estimulando la
17

Idem
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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permanencia de la poblacin perteneciente a los niveles I y II del SISBEN y la


realizacin de acciones formativas de promocin de estilo vida saludable, para
mantener el estado nutricional de los nios mediante el suministro de un
complemento alimentario.
Estos recursos se distribuyen teniendo en cuenta las condiciones de pobreza
relativa, poblacin urbana y rural y eficiencia tanto administrativa como fiscal.
La ejecucin de estos recursos se debe programar con el concurso de los
rectores y directores de las instituciones educativas.
2.2 Recursos del Fondo Nacional de Regalas: Los recursos que reciben las
entidades territoriales por concepto de regalas, tienen como propsito cubrir
las necesidades bsicas de la poblacin, por lo tanto las asignaciones se
orientan principalmente a la inversin en proyectos que permitan a ms
colombianos tener acceso a los servicios pblicos de educacin bsica, salud,
agua potable y alcantarillado.
En el Decreto 1747 de 1995, se establecen los niveles mnimos de cubrimiento de
los servicios bsicos, que deben ser alcanzados con cargo a los recursos de
regalas por los departamentos y municipios. Para educacin se busca que el 90%
de los nios en edad escolar estn matriculados y asistan a instituciones
educativas que cuenten con infraestructura y medios pedaggicos adecuados, en
las cuales se ofrezca como mnimo un ao de educacin preescolar, 5 aos de
educacin bsica primaria y 4 aos de bsica secundaria. Tambin busca la
contratacin de la prestacin del servicio educativo con instituciones educativas
pblicas y privadas de reconocida trayectoria e idoneidad en los trminos definidos
en el Decreto 4313 de 2004.
Estos recursos debern ser dirigidos a la ampliacin de cobertura en especial a la
poblacin que tradicionalmente no han sido atendidos en el sector educativo. Las
entidades territoriales pueden igualmente destinar estos recursos a construccin,
adecuacin, mantenimiento y dotacin de establecimientos educativos oficiales,
as como de bibliotecas, restaurantes escolares, contratacin del servicio de
transporte escolar cuando las condiciones geogrficas lo requieran, entre otros.
2.3 Recursos de Ley 21 de 1982: Corresponden al 1% sobre la nmina mensual
de las entidades pblicas de carcter nacional y de los departamentos, distritos
y municipios. Estos recursos son recaudados por el MEN y distribuidos a las
entidades territoriales teniendo en cuenta el aumento en las tasas de cobertura
de cada entidad territorial y su esfuerzo en la ampliacin de la oferta educativa.
Estos recursos se destinan a financiar proyectos de mejoramiento en
infraestructura y dotacin de instituciones de educacin media tanto tcnica
como acadmica, que desarrollen programas de ampliacin de cobertura,
orientados principalmente a garantizar la infraestructura fsica que posibilite la
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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continuidad de los alumnos en el sistema educativo a partir del grado 6 hasta


el 11; para ello, las Entidades Territoriales deben demostrar la disponibilidad de
recursos para cofinanciar los proyectos, la cual no podr ser inferior al 30% del
valor del proyecto, excepto para los departamentos de Vichada, Vaups,
Guaina, Guaviare, San Andrs y Amazonas, para los cuales la cofinanciacin
es del 15%.
Debe darse prioridad a los proyectos que beneficien a las entidades
territoriales, con menores ndices de cobertura educativa y retencin escolar y
con mejores indicadores de gestin. Son elegibles proyectos que incluyan
financiamiento de salones de clase, servicios sanitarios, laboratorios y dotacin
bsica, estos proyectos deben estar enmarcados dentro de un plan territorial
de infraestructura fsica.
2.4 Recursos provenientes de las Rentas obtenidas en el ejercicio del
Monopolio de Licores: La destinacin preferente de las rentas obtenidas en el
ejercicio del monopolio de licores, exige su aplicacin por lo menos en el 51%
a la financiacin de los servicios de salud y educacin; stas podrn ejecutarse
en la adquisicin de lotes para establecimientos educativos estatales, para
construccin, adecuacin y mantenimiento de la infraestructura fsica,
contratacin de la prestacin del servicio educativo, dotacin de
establecimientos educativos, transporte escolar, alimentacin escolar, atencin
educativa para poblacin vulnerable todo en los trminos del Decreto 4692 de
2005 y siempre que estn incluidos en los planes departamentales de
desarrollo.
2.5 Recursos del Presupuesto General de la Nacin (PGN): Se destinan
recursos para programas especiales como el de Educacin Rural, para
financiar proyectos de municipios de las zonas de frontera, zonas de
rehabilitacin, y municipios receptores de poblacin en condiciones de
desplazamiento.
2.6 Recursos propios de las entidades territoriales: Las entidades territoriales
pueden destinar recursos propios para proyectos de inversin, que permitan el
mejoramiento de la calidad del servicio educativo, la provisin de la canasta
educativa, la ampliacin, adecuacin y mantenimiento de los establecimientos
educativos, los servicios pblicos y gastos de funcionamiento de los
establecimientos educativos, sin generar gastos permanentes para el Sistema
General de Participaciones.

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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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CAPTULO 3

GUA METODOLGICA DE AUDITORA AL SISTEMA GENERAL DE


PARTICIPACIONES EN EDUCACIN
La gua metodolgica para la auditoria a los recursos del Sistema General de
Participaciones en Educacin, se ha construido a partir del anlisis del proceso
diseado por la Contralora General de la Repblica, los resultados de las
evaluaciones adelantadas por dicha entidad y los estudios realizados por el
Departamento Nacional de Planeacin, recogidos en el documento institucional de
la AGR denominado Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de
Participaciones en Educacin e identificacin de Nodos Crticos de Control.18
Con base en el anlisis de los ciclos de ejecucin de los dos principales
componentes del Sistema General de Participaciones en Educacin y de los
nodos de control discriminados por componente y proceso previstos en la
resolucin orgnica 5692 de 2005, se identificaron los nodos crticos de acuerdo
con la siguiente metodologa.

3.1.

Descripcin general de la gua metodolgica:

La gua metodolgica propuesta para control a los recursos del Sistema General
de Participaciones en Educacin est conformada por tres componentes:
3.1.1. Descripcin del ciclo de operacin del SGP E: Corresponde a la
descripcin del funcionamiento bsico del ciclo de operacin de los recursos del
sistema general de participaciones para educacin de conformidad con la
normatividad vigente.

18

AGR Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de Participaciones en Educacin e Identificacin
de Nodos crticos de control. Ao 2009.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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En el grfico siguiente se presenta el ciclo bsico de operacin del Sistema


general de Participaciones en Educacin, en el cual se distinguen cuatro fases el
giro, la programacin, la ejecucin y el cierre.

Grfico 3. Ciclo bsico de operacin del SGP Educacin

Giro (MEN ET)


MEN
Giro de
SGP

Programacin (ET)

Cuenta
autorizada
POAI

Presupuesto

Ejecucin (ET Nomina IEPub IEPrivada

DNP
Conpes
Asigna
SGP

Seguimiento
y supervisin

Cierre (ET)
Saldos y
rendimientos
Reservas y
CP

Proceso
Contractual y
pago de
personal
docente y
adtivo

Proceso
Pre
contractual

Cierre
Ejecucin

MEN: Ministerio de Educacin Nacional


ET: Departamento, distrito o Municipio de acuerdo a su competencia en cada
componente
Nmina: Pago de docentes o administrativos de las Instituciones Educativas
IEPUB: Instituciones Educativas Pblicas
IEPRIVADA: Institucin Educativa Privada en el caso de la contratacin de
subsidios.
En este sentido, para la identificacin de los nodos crticos de auditora, se
considera esencial identificar cada uno de los momentos del flujo de los recursos
y las instancias de intermediacin de los mismos, que si bien pueden ser
diferentes en los dos componentes (poblacin atendida y poblacin por atender) la
lgica de cada uno de los momentos resulta aplicable para cada uno de ellos.
El flujo de los recursos se inicia con la distribucin departamental y municipal del
Sistema General de Participaciones asignado a educacin (SGP-Educacin). Este
ejercicio lo realiza la Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible (DDTS) del
DNP en coordinacin con la Direccin de Desarrollo Social (DDS) de la misma
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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entidad, y su versin definitiva es aprobada por el Consejo Nacional de Poltica


Econmica y Social (CONPES) Social, para cada vigencia fiscal. Posteriormente,
el Ministerio de Educacin Nacional (MEN), procede a expedir la resolucin de
distribucin departamental de los recursos, tomando como insumo la distribucin
municipal aprobada por el CONPES Social. Con la informacin consignada en
esta resolucin, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico carga al Sistema
Integrado de Informacin Financiera (SIIF) los recursos del sector a nivel territorial.
Una vez ha sido cargado al SIIF el SGP-Educacin, los recursos pueden girarse a
los departamentos, a los distritos o municipios certificados, a los municipios no
certificados, a cubrir los aportes patronales de los docentes del sector pblico al
Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. Los recursos que son a
girados a los departamentos, los distritos y municipios certificados, tienen el
propsito de cubrir los gastos asociados a tres categoras definidas por el
CONPES Social: a) poblacin atendida, b) poblacin por atender y c)
complemento19. Adems de lo anterior, los distritos y municipios certificados
tambin reciben recursos denominados recursos de calidad. Por su parte, los
municipios no certificados, nicamente reciben del SGP-Educacin recursos por
concepto del rubro denominado calidad.
Los recursos de la categora poblacin atendida estn dirigidos a cubrir
principalmente los gastos de la nmina pblica, contratacin con instituciones
educativas privadas, y gastos de las Secretaras de Educacin a nivel central.
Otros gastos que deben ser cubiertos con estos recursos son el pago de los
servicios pblicos, la dotacin y el mantenimiento a la infraestructura de las
instituciones educativas del sector pblico. Por su parte, los recursos de
complemento se destinan a complementar los gastos asociados a la nmina
pblica. Los recursos que corresponden a la categora poblacin por atender,
estn distribuidos en los mismos rubros de gasto de la poblacin atendida.
Finalmente, los recursos de calidad se destinan principalmente a cubrir el servicio
de alimentacin escolar y a complementar los gastos en infraestructura. Otra labor
de intermediacin es la que realizan los Fondos de Servicios Educativos (FSE).
Estos fondos reciben recursos propios de las entidades territoriales, y en algunos
casos de los hogares20 a travs de cuotas de matrcula o pensin, y tienen el
propsito de financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el
funcionamiento de la Institucin Educativa Oficial21, por tanto, estos recursos
sirven para facilitar la adquisicin del mobiliario escolar, mejorar la infraestructura
educativa de los establecimientos oficiales y cubrir el pago de servicios pblicos.

19

As se denominan los recursos para completar las asignaciones territoriales que se realizan por la frmula de
tipologas, y que no alcanzan a cubrir el monto mnimo de la operacin del servicio (nmina pblica principalmente).
20 En los municipios donde se ha decretado la gratuidad de la educacin bsica estos fondos no reciben recursos de los
hogares.
21 Artculo 11 Ley 715 de 2001 Fondos de Servicios Educativos.
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Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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3.1.2. Identificacin y Descripcin de los nodos crticos de control:


corresponde a la descripcin de los nodos identificados como crticos en las cuatro
fases en que se ha dividido el ciclo de operacin del SGP Educacin: Giro,
Programacin, Ejecucin y Cierre. Un nodo corresponde a procesos, acciones o
conjunto de acciones que ameritan un anlisis especial para la auditora de los
recursos del SGP Educacin lo que hace que el ejercicio del control fiscal sea
ms eficiente.
La gua de auditora de la Contralora General de la Repblica en su Resolucin
Orgnica 5692 de 2005, consider 90 nodos simples, pero la consultora
contratada por la AGR agrup y consolid los nodos simples, identificando
aquellos procesos que presentan un alto nivel de riesgo en la utilizacin de los
recursos del Sistema General de Participaciones en Educacin, y los denomin
nodos crticos. As concebidos, los nodos crticos responden a la priorizacin de
momentos clave dentro del ciclo de operacin, en las que es fcil visualizar, bajo
enfoque sistmico que procesos estratgicos deben ser focalizados en el proceso
de auditora para identificar posibles desviaciones de los recursos, para esta
definicin la consultora se apoyo en el anlisis de los siguientes elementos:

La identificacin de hallazgos en los informes de auditora de las


contraloras territoriales22
Los hallazgos identificados como recurrentes en el informe de auditora al
sistema general de participaciones realizado en 2006 por la Contralora
General de la Repblica23 .
Los hallazgos del Ministerio de Educacin frente a las deficiencias ms
frecuentes en la administracin y uso de los recursos del SGP.
Los resultados de la evaluacin de cumplimiento de requisitos legales del
SGP de DNP.

De esta forma, de 90 nodos simples se propone una priorizacin en 20 nodos


crticos sobre aquellos procesos claves en cada ciclo del proceso de gestin para
cada componente del SGP-EDUCACION como se describe a continuacin24.
3.1.3. Auditora a nodos crticos: La presente gua identifica para cada uno de
los nodos evaluados como crticos por su alto riesgo en la utilizacin de los
recursos del Sistema General de Participaciones, considerando los criterios de
integralidad, articulacin y sistematicidad, que permiten al auditor hacer un
dictamen estratgico y objetivo sobre la gestin de la entidad territorial en la
administracin de los recursos del SGP.
22
23

Se evaluaron los informes de las Contraloras departamentales de Antioquia, Choco, Nario, Valle del Cauca
Contralora General de la Repblica. Evaluacin de las transferencias intergubernamentales 1994-2005. ( 2006).

24

AGR Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de Participaciones en Educacin e Identificacin
de Nodos Crticos de Control. Ao 2009
37

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


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Con base en la definicin de los nodos crticos revisados para cada uno de los
componentes del Sistema General de Participaciones en Educacin, se presenta a
continuacin la gua- tipo de auditora que servir para evaluar y documentar el
procedimiento de anlisis de cada uno de los nodos crticos identificados en los
diferentes momentos del ciclo de ejecucin (giro, programacin, ejecucin y
cierre).
Cada uno de los nodos crticos identificados cuenta con un formato mediante el
cual se documenta el proceso de auditora al nodo crtico correspondiente
conformado por los siguientes elementos25:
a.
Identificacin: Determina la descripcin del componente a auditar (SGP
poblacin atendida, poblacin por atender), el proceso (giro, programacin,
ejecucin y cierre) y el rea responsable en la entidad territorial.
b.
Nodo Crtico: Describe el nodo critico identificado, sealando el objetivo a
alcanzar, la descripcin del procedimiento financiero o administrativo objeto de la
auditoria determinando las actividades que de acuerdo con la normatividad vigente
debera realizar la entidad territorial en la aplicacin de los recursos del Sistema
General de Participaciones y las situaciones de riesgo que pueden impactar
negativamente en el proceso financiero o administrativo a evaluar, estos permiten
priorizar las actividades de auditora a adelantar en la revisin del nodo
correspondiente.
c.
Actividades y Documentacin: Aqu se describen cada una de las
actividades a realizar en el anlisis de los diferentes procedimientos y la
documentacin que se requiere recolectar y analizar para evaluar el
funcionamiento del nodo a analizar. Este componente deber permitir orientar al
auditor en el procedimiento a seguir para hacer un dictamen que permita identificar
posibles desvos o inadecuada utilizacin de los recursos.
d.
Indicadores de Gestin: Para cada uno de los nodos crticos se
construirn indicadores que permitan imponer metas de mejoramiento contra las
cuales se puedan monitorear en el tiempo, facilitando la definicin de planes de
mejoramiento a partir de una lnea de base que se construira a partir de la
recoleccin de informacin clave para su construccin.
e.
Dictamen: Por ltimo, con base en los elementos sealados anteriormente
se presentarn los temas claves sobre los cuales el auditor deber producir su
dictamen, de tal manera que articule la revisin integral a todos los procesos
sealados en la gua AUDITE con la investigacin realizada a travs del anlisis
de los nodos crticos.
25

AGR Anlisis del Ciclo de Ejecucin del Sistema General de Participaciones en Educacin e Identificacin
de Nodos Crticos de Control. Ao 2009.
38

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

3.2. Gua de auditora al sistema de general de participaciones en educacin


componente poblacin atendida prestacin de servicios:

3.2.1. Descripcin del ciclo de operacin de los recursos del SGPE


poblacin atendida prestacin de servicios:
En el siguiente grfico se describe el ciclo bsico de operacin de los recursos
del SGP de educacin poblacin atendida en el componente de prestacin de
servicio, administrado por los departamentos, distritos y municipios certificados,
para financiar la prestacin del servicio educativo correspondiente al pago de
salarios y prestaciones del personal docente, directivo docente y administrativo de
las instituciones educativas as mismo este componente permite atender las
obligaciones generadas en el pago de los subsidios a la demanda contratados por
las entidades territoriales certificadas con instituciones educativas del sector
privado, as como para ascensos de escalafn y la cuota de administracin.

Grfico 4. Ciclo bsico de operacin de los recursos del SGP Educacin

Poblacin Atendida Prestacin de Servicios Departamentos, Distritos y Municipios certificados


Ciclo bsico de operacin de los recursos del SGP Educacin

39

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

A
MHCP

Apropia los recursos


del SGP Educacion en
el Presupuesto
Nacional

DNP
Define el monto del componente SGP
Prestacin de Servicios con datos MEN
Realiza la distribucin de recursos del
SGPE - Prestacin de servicios

Giro directo de los aportes patronales del personal


docente y Adtivo o giro excepcional segn decreto
28 de 2008

C
III
CONPES SOCIAL:
Aprueba la distribucin de
recursos del SGPE -PS

IE PRIVADA
Contratacin de cupos

II

D
MEN
Gira los recursos a
las ET en los10
primeros das del mes
siguiente (*)

ET

1.
2.

Constitucin de cuenta especial


Programa el SGP en el presupuesto de inversin

3.

Identificacin de costos para solicitud de asignacin


de complemento
Modificaciones de acuerdo a CONPES
Contrata subsidios
Pago de salarios y conciliacin de aportes con la
Fiduprevisora y el MEN
Determina saldos, reservas y cuentas por pagar

4.
5.
6.
7.

DOCENTES Y ADTIVOS
Pago de Nomina

SECRETARIA DE EDUCACION
Gastos Secretaria
MEN FIDUPREVISORA
Reporte novedades
nomina aportes patronales

(*) A partir de 2011 el giro se realizara en los ltimos diez das de cada mes
Ley 1176 de 2007

Fasede Giro

II

FaseProgramacinPresupuestal

III

Fasede Ejecuciny Cierre

Descripcin del Ciclo de operacin de la


Asignacin por Poblacin
atendida: a continuacin se presenta la descripcin del ciclo de operacin de la
asignacin por poblacin atendida, en donde cada proceso est representado de
las letras A a la F, de la siguiente manera:
A. El ciclo de ejecucin de los recursos del SGPE con destino a Poblacin
Atendida se inicia a partir del clculo, por parte del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, de los montos totales del SGP correspondientes a la vigencia
siguiente, los cuales se incluirn en el proyecto de ley anual de presupuesto.
Una vez calculados los montos totales del SGPE en el cual se incluye el 58,5% de
las asignaciones sectoriales con destino a educacin ms los puntos adicionales
sealados en el Acto Legislativo 04 de 2007 con destino a educacin26,
El pargrafo transitorio 3 del Acto Legislativo 04 de 2007 establece que el Sistema General de Participaciones, SGP,
tendr un crecimiento adicional a lo establecido en los pargrafos transitorios anteriores para el sector educacin. La
evolucin de dicho crecimiento adicional ser as: en los aos 2008 y 2009 de uno punto tres por ciento (1.3%), en el ao
2010 de uno punto seis por ciento (1.6%), y durante los aos 2011 a 2016 de uno punto ocho por ciento (1.8%). En cada
26

40

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

corresponde al MHCP comunicar el monto estimado al Departamento Nacional de


Planeacin.
B. Con fundamento en el monto del SGPE incorporado en la Ley de Presupuesto,
el DNP calcula el valor correspondiente a cada uno de los componentes
financiables con cargo a esta fuente, dentro de los que se encuentra el
componente de poblacin atendida.
Una vez definidos los montos correspondientes a cada componente, el
Departamento Nacional de Planeacin procede a su distribucin territorial, con
base en los criterios, variables y procedimientos establecidos por la Ley 715 de
2001, la Ley 1176 de 2007 y sus decretos reglamentarios.
En el caso especfico del componente de poblacin atendida, los recursos del
SGPE se distribuyen por alumno atendido27, incluye los recursos destinados a
financiar la prestacin del servicio educativo, de acuerdo con los criterios previstos
en el artculo 15 de la Ley 715 de 2001. A su vez, en virtud del artculo 16 de la
misma ley, esta asignacin se determina a partir de las tipologas educativas que
defina la Nacin de acuerdo con la certificacin de matrcula y tipologas
certificada por el Ministerio de Educacin Nacional, segn se indica a
continuacin:

Teniendo en cuenta los valores por tipologa, se calcula para cada entidad
territorial certificada la asignacin por alumno que incluye los alumnos
atendidos con recursos pblicos en instituciones oficiales y no oficiales. Para el
caso de la poblacin atendida de jvenes y adultos, el Ministerio de Educacin
Nacional conforme con lo establecido en el artculo 16, numeral 16.1.1 de la
Ley 715 de 2001, define dos tipologas, as: i) ciclo 2 y ii) ciclos 3 a 6, de
acuerdo con el Decreto 3011 de 1997.

Para aquellos departamentos y municipios certificados que no logran cubrir los


costos para atender las obligaciones de nomina del personal docente y
administrativos se asigna un valor complementario de acuerdo con lo previsto
en el artculo 16 de la Ley 715 de 2001 que establece que la asignacin por
poblacin atendida deber garantizar como mnimo los costos de personal
docente, directivo docente y administrativo con sus correspondientes
prestaciones sociales. Para el clculo del complemento, la metodologa del
Ministerio de Educacin Nacional tiene en cuenta los gastos por concepto de:
(i) valor de la planta de personal docente y directivo docente, siempre y cuando
no exceda de la planta viabilizada por el Ministerio de Educacin Nacional, (ii)
los recursos asignados para el mejoramiento de la educacin a la poblacin

uno de estos aos, este aumento adicional del Sistema no generar base para la liquidacin del monto del SGP de la
siguiente vigencia. Estos recursos se destinarn para cobertura y calidad.
27 Esta asignacin incluye los alumnos atendidos con recursos pblicos en instituciones oficiales y no oficiales.
41

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

con necesidades educativas especiales; (iii) recursos destinados a


alfabetizacin; (iv) un porcentaje de administracin o costo de la planta de
administrativos en los casos en que supere el porcentaje definido para la
vigencia respectiva (v) un porcentaje destinado a ascensos en el escalafn o
su valor en nmina en los casos en que ya fueron actualizados sus devengos;
y (vi) recursos destinados a la contratacin de la prestacin del servicio de
manera que se garantice la continuidad de los estudiantes en el sistema.
C. La distribucin realizada por el Departamento Nacional de Planeacin se
presenta ante el Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social, que es el
organismo encargado de su aprobacin.
Una vez aprobada la distribucin de los recursos del SGP Educacin para
poblacin atendida por parte del Conpes, corresponde al DNP comunicar al
Ministerio de Educacin Nacional y a las entidades territoriales, los resultados de
dicha distribucin.

Documentacin que soporta el subproceso


Documento Conpes de distribucin de los recursos del SGP en el cual se
detalla la asignacin para poblacin atendida. Puede ser mas de un
Conpes en la vigencia, generalmente son dos.

D. Con base en los montos de distribucin territorial del SGP Educacin para
poblacin atendida aprobados por el Conpes Social, el Ministerio de Educacin
Nacional determina la programacin mensual (el giro de los recursos del SGP
se realiza mensualmente y por mes vencido), a partir de 2011 los giros se
realizaran dentro de los ltimos diez das del mes de giros y efecta los
desembolsos a cada una de las cuentas bancarias disponibles para el efecto.
Estas cuentas son especiales e independientes de los dems ingresos de las
entidades territoriales. Estos recursos no harn Unidad de Caja con las dems
rentas y recursos de la respectiva entidad territorial.
La transferencia de los recursos de la participacin para educacin del S.G.P se
har por parte de la Nacin dentro de los tres primeros das hbiles de cada
mes28, de acuerdo con la disponibilidad de recursos de la Direccin Nacional del
Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

28

Artculo 29 de la ley 1176 de 2007


42

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Documentacin que soporta el subproceso


Relacin de giros del SGP PA efectuados por el MEN, con la
identificacin del nmero de la cuenta y la fecha de giro

E. Entidad Territorial29
Las principales acciones que deben adelantar las entidades territoriales para
garantizar la prestacin del servicio de educacin a la poblacin atendida son:
1. Constitucin de Cuentas:
La entidad territorial constituye las cuentas en las cuales se recibirn los recursos
del SGP E y las mismas se registran ante el MEN, adems las entidades
territoriales deben efectuar los procedimientos administrativos y financieros de
manera que los pagos se hagan dentro de los dos das siguientes al recibo del
giro de la Nacin.

Documentacin que soporta el subproceso


Oficio de confirmacin del registro de la cuenta, emitida por el MEN

2. Presupuestacin de los recursos


Una vez informada la asignacin de los recursos la entidad territorial debe
incorporar en el Presupuesto y en el Plan Operativo Anual de Inversiones los
recursos destinados al sector educativo provenientes de todas las fuentes,
considerando la destinacin especfica para cada una, en articulacin con las
estrategias, objetivos y metas de sus Planes de Desarrollo Sectoriales.
Los recursos en el ingreso deben estar registrados en el componente de ingresos
no tributarios, transferencias nacionales para inversin, de acuerdo con la
clasificacin prevista en el Formulario nico Territorial y en los recursos del
balance los saldos respectivos manteniendo la discriminacin de la destinacin
especifica de estos recursos por cada uno de los componentes de asignacin.

29 La competencia en poblacin atendida prestacin de servicios corresponde a los departamentos, distritos y municipios
certificados.

43

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Es importante recordar que en el presupuesto debern encontrarse incorporados


en el ingreso las siguientes asignaciones:
Once Doceavas del SGPE PA de la vigencia actual.30
ltima doceava del SGPE PA de la vigencia anterior.
Mayor valor del SGPE PA por diferencias en el valor de inflacin empleada en
la estimacin de recursos y la inflacin causada, si los hubiere.
Recursos producto del crecimiento de la economa superior al 4% de que trata
el pargrafo transitorio 2 del artculo 3 del Acto Legislativo 01 de 2001, si los
hubiere.
Saldos de caja del SGPE PA: Recursos correspondientes a la vigencia
anterior, no apropiados en el presupuesto.
Saldos de apropiacin: Recursos no ejecutados correspondientes a la vigencia
anterior.
Rendimientos Financieros provenientes de la cuenta maestra del SGPE.
En el presupuesto de gastos, el gasto financiado con los recursos de la
Participacin de Educacin destinado a poblacin atendida correspondiente a
prestacin de servicios debe estar presupuestado como un proyecto de inversin
de acuerdo a los componentes que se esperan financiar, como aparece a
continuacin:

Proyecto Nmina del Sector Educativo: Agrupa todos los gastos relacionados
con el pago de salarios y conexos (aportes patronales, parafiscales, prestaciones
sociales) de los docentes, directivos docentes y personal administrativo de las
instituciones educativas oficiales con y sin situacin de fondos. Tambin puede
incluir los costos de los concursos y dotaciones.
Proyecto Administracin del Servicio Educativo: Agrupa los recursos para
garantizar el buen funcionamiento de las Secretaras de Educacin, incluido los
gastos del personal administrativo que se pagaban con los recursos del situado
fiscal a Diciembre 31 de 2001, as como los procesos misionales inherentes a la
administracin del servicio (Costos de procesamiento de nmina, papelera,
muebles y equipos, entre otros).
Proyecto Operacin de Establecimientos Educativos: Tendr como
componentes claramente diferenciados los recursos para el pago de servicios
pblicos, los costos de los contratos de prestacin de los servicios de aseo y
vigilancia, recursos para el arriendo de establecimientos educativos o sedes y las
transferencias a los fondos de servicios educativos, que realice la Secretara para
gastos que sean utilizados de conformidad al decreto 4791 de 2008.

30

A partir del 2011 los departamentos, distritos y municipios certificados debern incorporar las doce doceavas en la
respectiva vigencia, acogindose al perodo de transicin previsto en la ley 11 76 de 2007.
44

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Proyecto Sostenimiento y Ampliacin de Cobertura mediante la


Contratacin del Servicio Educativo o Subsidio: Este proyecto incluir los
recursos destinados a los contratos de prestacin del servicio educativo
especificados en el decreto 2355 de 2009.

Documentacin que soporta el subproceso

Presupuesto definitivo departamental, distrital y municipal,


verificando en la seccin de ingresos la incorporacin de los recursos
asignados en la vigencia de acuerdo con el calendario de giros

En la seccin recursos del balance debern estar


registrados los recursos correspondientes a los saldos no ejecutados y
los rendimientos financieros.

Decreto de adicin de las reservas

3. Ejecucin de los recursos


a. Prestacin Directa
La ejecucin de los recursos correspondientes al componente de prestacin de
servicios se realiza a travs del pago de sueldos del personal docente, directivo
docente y administrativo y dems compromisos y provisiones para el pago de las
prestaciones sociales que no son de exigibilidad mensual, tales como: primas de
vacaciones, de navidad, y dotacin del personal docente y administrativo, segn
Ley 70 de 1988.
Los aportes patronales del personal docente y directivo docente que comprende
los pagos por concepto de cesantas y previsin social del personal docente son
transferidos directamente al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio pero deben ser presupuestados por la entidad territorial sin situacin de
fondos.
Para la administracin de los recursos de los aportes, la entidad territorial debe
remitir al F.N.P.S.M el Reporte de Nmina y el reporte de novedades del personal
docente a cargo del SGP con el propsito de:
 Confrontar la liquidacin real de los aportes contra el monto descontado por
el MEN.
 Liquidar con la Fiduciaria la Previsora los montos reales aplicables a
descuentos.
 Si es necesario solicitar ajustes al MEN.
45

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________________________________________________________________________________________

A su vez la Fiduciaria la Previsora procede a:


 Recibir los reportes de Nmina y de Novedades del personal docente de
cada entidad territorial.
 Recibir las planillas de la Seguridad Social.
 Revisar y liquidar el monto real de los aportes de cada entidad territorial.
 Liquidar con cada E.T. los montos reales aplicables a descuentos.
 Si es necesario solicita ajustes al MEN.
El Departamento, Distrito o Municipio Certificado deber conciliar con la
Fiduprevisora y el MEN los ajustes al giro de los recursos sin situacin de fondos
con el propsito de determinar los saldos a favor de la entidad territorial por efecto
de las novedades en la nmina de docentes y directivos docentes.
b. Contratacin de la prestacin del servicio:
-

Fase pre-contractual de ejecucin de los recursos del SGPE PA Contratacin del Servicio

La ejecucin de los recursos puede darse a travs de la modalidad de la


contratacin del servicio educativo de conformidad con la ley 1294 de 2009 y su
decreto reglamentario 2355 de 2009, normas segn las cuales Solamente en
donde se demuestre insuficiencia o limitaciones en las instituciones educativas del
Sistema Educativo Oficial podr contratarse la prestacin del servicio educativo
con entidades sin nimo de lucro, estatales o entidades educativas particulares,
que cuenten con una reconocida trayectoria e idoneidad, sin detrimento de velar
por la cobertura e infraestructura en los servicios educativos estatales. El valor de
la prestacin del servicio financiado con recursos del sistema general de
participaciones no puede ser superior a la asignacin por estudiante, definido por
la Nacin. Cuando el valor sea superior, el excedente se pagar con recursos
propios de la entidad territorial, con las restricciones sealadas en la presente ley.
Para adoptar cualquiera de las modalidades de contratacin previstas a saber
concesin del servicio educativo, contratacin de la prestacin del servicio
educativo o administracin del servicio educativo con las iglesias y confesiones
religiosas, las entidades territoriales debern31:

31

Contar con la apropiacin presupuestal suficiente para asumir los respectivos


compromisos contractuales, para la cual deber obtener el correspondiente
certificado de disponibilidad presupuestal. Si el contrato que se suscriba afecta
presupuestos de vigencias futuras, deber darse cumplimiento a lo previsto en

Decreto 2355 de 2009 requisitos previos a la contratacin del servicio educativo.


46

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

el artculo 12 de la Ley 819 de 2003 o a las normas que lo modifiquen o


sustituyan.

Realizar un estudio que demuestre la insuficiencia en los establecimientos


educativos del Estado y, en consecuencia, la necesidad de la contratacin.
Este estudio deber realizarse previamente a la conformacin o actualizacin
del Banco de Oferentes y a la celebracin de los contratos.

Garantizar que, en desarrollo de la contratacin que realicen, se preste el


servicio educativo formal durante todo el ao lectivo y se ofrezcan en su
totalidad los programas curriculares y planes de estudio de los niveles y grados
determinados en el Proyecto Educativo Institucional (PEI) o en el Proyecto
Educativo Comunitario (PEC).

Establecer oportunamente el listado de los nios, nias y jvenes que sern


atendidos en desarrollo de cada contrato. La relacin de estos estudiantes
deber ser remitida a cada contratista debidamente firmada por el Secretario
de Educacin de la respectiva entidad territorial certificada y har parte integral
del contrato que se suscriba.

Conformacin del Banco de Oferentes. Cuando una entidad territorial


certificada requiera celebrar los contratos a los que se refiere el artculo 12 del
decreto 2355 de 2009, deber conformar un banco de oferentes. Las entidades
territoriales certificadas solo podrn celebrar los contratos en mencin con las
personas de derecho pblico o privado prestadoras del servicio educativo que
resulten habilitadas en el respectivo banco de oferentes. El proceso de
inscripcin, evaluacin y calificacin ser gratuito.

Las entidades territoriales slo podrn celebrar los contratos de administracin


con las iglesias y confesiones religiosas que cuenten con personera jurdica,
de conformidad con las normas que regulan la materia y que demuestren
experiencia e idoneidad en la direccin y administracin de establecimientos
educativos o en la prestacin del servicio educativo organizado por
particulares.
Documentacin que soporta el subproceso
Apropiacin Presupuestal.
Autorizacin de vigencias futuras de ser necesarias.
Estudio de insuficiencia de la capacidad de la oferta
pblica.
Listado de nios a ser atendidos bajo esta modalidad.
Banco de oferentes constituido en el cual se encuentre la
entidad a contratar.

47

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Fase Contractual de ejecucin de los recursos del SGPE PA Contratacin del


Servicio.

Solicitar la disponibilidad y el registro presupuestal.

Seleccin para los contratos de prestacin de servicios profesionales


correspondiente al contrato de prestacin de servicios educativos de
conformidad con lo establecido en el literal h) del numeral 4 del artculo 2o de
la Ley 1150 de 2007 y el decreto 2355 de 2009.

Suscribir y legalizar los contratos con las Instituciones Educativas Privadas


para la prestacin de servicios de educacin al grupo de nios identificados en
el listado determinando la modalidad de prestacin del servicio, considerando
como valor del contrato el resultado de multiplicar el valor establecido por
estudiante por el nmero de estudiantes atendidos. El valor por estudiante se
determinar teniendo en cuenta los componentes de la canasta educativa
ofrecidos, el valor reconocido por alumno atendido no podr ser superior, en
ningn caso, a la asignacin por alumno definida por la Nacin.

Disponer los mecanismos necesarios para realizar la interventora respectiva


a la Institucin Educativa Privada, que permita realizar el seguimiento a la
contratacin realizada.

Efectuar los pagos que facturen las IE contratadas, previa revisin del valor
facturado respecto del objeto del contrato y al nmero de nios atendidos.

Documentacin que soporta el subproceso

Disponibilidad y registros presupuestales expedidos para cada


contrato
Contratos firmados.
Facturacin de IE contratadas
Informes de interventora

Liquidacin de los contratos en el caso de la modalidad de contratacin de la


prestacin del servicio de acuerdo con las condiciones pactadas y el tiempo de
contratacin previsto para tal fin.

Al cierre de la vigencia fiscal, se constituyen las cuentas por pagar y las


reservas a que haya lugar, considerando las condiciones sealadas en la Ley
819 de 2003.

48

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Documentacin que soporta el subproceso

Actas de liquidacin de contratos.


Informes de Interventora de ejecucin final de los
contratos
Acto administrativo con relacin de cuentas por pagar y
reservas

F. A partir del contrato celebrado con la entidad territorial corresponde a las


Instituciones
Educativas privadas prestar los servicios de educacin
contratados y a los docentes y directivos docentes prestar el servicio de
educacin en las Instituciones Educativas Pblicas.
3.2.2. Nodos crticos en el componente de poblacin atendida prestacin de
servicios:
El componente denominado poblacin atendida prestacin de servicios supone la
atencin de la poblacin matriculada, fundamentalmente a travs de la
financiacin del personal docente, directivo docente y administrativo de las
instituciones educativas pblicas o a travs de la contratacin del servicio con
entidades privadas idneas. Dado que este componente representa cerca del 90%
de la asignacin del SGP poblacin atendida es tal vez el ms importante a
analizar en el caso de los departamentos, distritos y municipios certificados.
La adecuada ejecucin de los recursos del componente de poblacin atendida
prestacin de servicios de los recursos del sistema general de participaciones en
educacin corresponden a la adecuada administracin de la nmina de docentes
y administrativos de las Instituciones Educativas, por ende este al constituirse en
el principal componente de gasto en esta asignacin se convierte en el nodo
central de anlisis, sin embargo a travs de todo el proceso se han identificado 15
nodos crticos en el ciclo de operacin que se aprecian en el grfico 5.

Grfico 5

49

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

del

Nodos crticos en el ciclo de operacin de los recursos del SGP


Educacin Poblacin Atendida Prestacin de Servicios
Departamentos, Distritos y Municipios certificados
A
MHCP

Apropia los recursos


del SGP Educacion en
el Presupuesto
Nacional

DNP
Define el monto del componente SGP
Prestacin de Servicios con datos MEN
Realiza la distribucin de recursos del
SGPE - Prestacin de servicios

Giro directo de los aportes patronales del personal


docente y Adtivo

C
III
CONPES SOCIAL:
Aprueba la distribucin de
recursos del SGPE -PS

IE PRIVADA
Contratacin de cupos

II

MEN
Gira los recursos a
las ET en los10
primeros das del mes
siguiente (*)

E
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

ET

Constitucin de cuenta especial


2
Programa el SGP en el presupuesto de inversin
3
4
5
Identificacin de costos para solicitud de asignacin
6
de complemento
7 8
Modificaciones de acuerdo a CONPES
Contrata subsidios 10 11 12 13 14
Pago de salarios y conciliacin de aportes con la
9
Fiduprevisora y el MEN
Determina saldos, reservas y cuentas por pagar

DOCENTES Y ADTIVOS
Pago de Nomina
15

SECRETARIA DE EDUCACION
Gastos Secretaria
MEN FIDUPREVISORA
Reporte novedades
nomina aportes patronales

(*) A partir de 2011 el giro se realizara en los ltimos diez das s


Ley 1176 de 2007

Fasede Giro

II

FaseProgramacinPresupuestal

III

Fasede Ejecucin y Cierre

A. Fase de Giro: Para la fase de giro se han identificado dos nodos crticos:
1. Correspondencia del valor girado con el asignado y cumplimiento de las
fechas de giro previstas (3 primeros das del mes siguiente al que
corresponde la transferencia). Cabe recordar que a partir de 2011 ser en
los ltimos diez das del mes del giro.
2. Confirmacin de la administracin del SGP educacin en la cuenta
registrada para su administracin, controlando que no existan cuentas
satlites en las cuales se administren los recursos.
B. Fase de Programacin Presupuestal: Para la fase de programacin
presupuestal se han identificado tres nodos crticos
3. Correspondencia de valor comunicado por DNP en cada uno de los
componentes (asignacin por alumno, complemento, ascensos en el

50

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

escalafn, cuota de administracin) con el presupuesto definitivo de


ingresos.
4. Programacin del SGP de EDUCACION en el presupuesto de inversin, de
acuerdo con los diferentes programas previstos para su ejecucin,
mantenimiento o ampliacin de cobertura, operacin de instituciones
educativas y contratacin de la prestacin del servicio.
5. Correspondencia de los saldos de caja y apropiacin y los rendimientos
financieros de la vigencia anterior a los mismos fines que los generaron.
C. Fase de ejecucin: Para la fase de ejecucin se identificaron 10 nodos crticos
6. En el componente de pago de salarios de personal docente y
administrativo, verificar que el pago de docentes este soportado en registros
de asistencia, de tal manera que no se hayan realizado pagos a docentes
que hayan presentado ausencias durante el periodo analizado.
As mismo comprobar que los pagos de la nmina de docentes y
administrativos correspondan con personal docente y administrativo del cual
exista soporte de su vinculacin y no corresponda a personal inexistente o a
nmina que ejecuta otras actividades en la administracin territorial y para
la cual se vienen asignando recursos adicionales como por ejemplo del
complemento de planta.
7. Determinar el destino de las diferencias entre la asignacin por alumno y el
costo real de la prestacin del servicio por alumno, en este nodo es
importante determinar posibles desviaciones especialmente en aquellas
entidades en las cuales la asignacin por alumno supera los costos de
prestacin de los servicios.
8. Determinar el reconocimiento de sobre-salarios devengados por el personal
docente y administrativo sin que exista el debido reconocimiento legal de
prestaciones extralegales que son reconocidas como costo de la prestacin
del servicio sin tener el fundamento legal para su reconocimiento.
9.

Verificacin de los cruces de informacin entre la entidad territorial y el


Fondo de Prestaciones del Magisterio sobre las novedades de personal y
los correspondientes ajustes en el giro de los aportes patronales. Es
importante determinar los saldos a favor de la entidad territorial con el
propsito de identificar la efectividad en los cruces de informacin y la
recuperacin de dichos saldos.

10. En el caso del otorgamiento de subsidios a travs de la contratacin con


Instituciones Privadas, verificar la calificacin de la institucin en el banco
51

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

de oferentes y verificar el nmero de nios contratados, as como el valor


por nio reconocido el cual nunca podr ser superior al valor de la
asignacin por tipologa.
11. Contrastar los resultados de las auditorias de matricula a la ejecucin de los
contratos de prestacin de servicio con los pagos efectivamente realizados
a las Instituciones contratadas, lo anterior con el propsito de determinar
posibles desviaciones a travs del reconocimiento de nios atendidos
inexistentes.
12. Verificacin de las operaciones presupuestales necesarias para la
suscripcin de los contratos de prestacin de servicio con Instituciones
Educativas Privadas: certificado de disponibilidad y registro presupuestal.
13. Designacin de interventor, en el caso de la contratacin de la prestacin
del servicio con Instituciones Educativas Privadas de acuerdo con las
normas de contratacin vigentes.
14. Verificar que los pagos a los docentes y administrativos se realicen
estrictamente en los cinco das siguientes a la recepcin de los recursos y
que no estn generando sobrecostos por procesos judiciales que exijan el
reconocimiento de intereses por atrasos.
D. Fase de cierre: Para la fase de cierre se identifica como nodo critico lo
siguiente:
15. Verificar que los saldos presupuestales no comprometidos en vigencias
anteriores y los recursos liberados por la liquidacin de convenios y contratos y los
rendimientos financieros generados en dichas vigencias se incorporaron en el
presupuesto de la vigencia correspondiente en la subcuenta de prestacin de
servicios del SGP de educacin y que los recursos del balance identifiquen el
destino, en especial para aquellos recursos correspondientes a los ascensos en el
escalafn.
3.2.3 Gua de auditora a nodos crticos del Componente Poblacin Atendida
Prestacin de Servicios:
A continuacin se presenta la ficha gua de auditora para cada uno de los nodos
crticos identificados en las fases de giro, programacin presupuestal, ejecucin y
cierre, para el componente del Sistema General de Participaciones Educacin
correspondiente a Poblacin Atendida Prestacin de Servicios.
Nodos crticos en el componente de poblacin atendida prestacin de
servicios: Fase Giro: Para la fase de giro se identificaron 2 nodos crticos, cuya
gua de auditora para cada uno de ellos se presenta a continuacin:
52

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS. Aplica para los
________________________________________________________________________________________
departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

1.

NODO CRITICO (1)

PROCESO: Giro recursos SGPE PA PS


AREA RESPONSABLE: Secretara de Hacienda-Tesorero de la Entidad Territorial
Correspondencia del valor girado con el asignado y cumplimiento de las fechas de giro previstas (3
primeros das del mes siguiente al que corresponde la transferencia).

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial controle si los recursos correspondientes a Poblacin atendida prestacin de servicios, son girados de
acuerdo con el valor asignado por el CONPES de las once doceavas de la vigencia respectiva, en los primeros tres (3) das del mes siguiente al que
corresponde la transferencia. (A partir de 2011 ser en los ltimos diez (10) das del mes al que corresponda la transferencia).
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO

El artculo 17, Ley 715 de 2001 establece que Sobre la base del 100% del
aforo que aparezca en la ley anual de presupuesto se determinar el
programa anual de caja, en el cual se establecern los giros mensuales
correspondientes a la participacin para educacin. Los giros debern
efectuarse en los Tres (3) primeros das del mes siguiente al que
corresponde la transferencia, para tal efecto se aforar la participacin para
educacin del Sistema General de participaciones en la ley anual de
presupuesto. A partir del ao 2011 los giros se realizarn en los ltimos
diez das del mes en curso.
El giro se realiza de acuerdo con la asignacin que realiza el Conpes,
generalmente es expedido hacia el mes de enero y comunicado a la
entidad territorial por el Departamento Nacional de Planeacin.

Desconocimiento de la comunicacin reportada por el DNP con el valor


de la asignacin aprobada por el CONPES.

Posibles demoras en el proceso de incorporacin presupuestal por no


ajuste con la asignacin efectivamente girada.

No verificacin de inconsistencias generadas por la entidad bancaria en


la transferencia de fondos.

Desinformacin de las normas relacionadas con el flujo de recursos, por


parte del funcionario a cargo.
.
Falta de control sobre los ingresos cuando no todos se presupuestan.

El responsable de la programacin del giro es el Ministerio de Educacin ,


a las cuentas certificadas por las entidades territoriales
2.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN

ACTIVIDAD
Verificar el valor asignado para la vigencia correspondiente a las once
doceavas de la vigencia en curso y ltima doceava de la vigencia
anterior. (a partir del 2011 ser el valor correspondiente a las doce
doceavas)
Solicitar la relacin de giros por concepto de la asignacin de SGP
para Poblacin atendida prestacin del servicio reportada por el
Ministerio de Educacin Nacional con los registros de la entidad
territorial.

MARCO
NORMATIVO

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Las comunicaciones del DNP en las cuales
informa a la entidad territorial los valores
correspondientes a la asignacin inicial y sus
modificaciones.

Documentos Conpes

2007

Registros de los extractos bancarios con la


relacin de los giros mensuales de la cuenta de
Poblacin atendida prestacin del servicio de
SGP.

Ley 715 de

2001, artculo 17.

Ley 1176 de

3.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Cumplimiento en los giros del SGP E

4.

FORMA DE MEDICIN
Das de mora en recibir los recursos del SGP (superior a 3
das).

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia
bancaria de la
recepcin de los
giros

PERIODICIDAD
Mensual

DICTAMEN

Correspondencia de valor asignado con valor girado : SI___ NO___


Existencia de la las constancias bancarias de Giro: SI___NO____
Indicador de cumplimiento de giros del SGP : _____ # de das

53

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS : Aplica para los


departamentos, distritos y municipios certificados
IDENTIFICACION
PROCESO: Giro SGP Educacin
AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda o Tesorero de la Entidad Territorial
1. NODO CRITICO (2)
Confirmacin de la administracin del SGP Educacin en la cuenta inscrita para tal fin, controlando
que no existan cuentas satlites en las cuales se administren los recursos.

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial efectu los procedimientos de constitucin y registro ante el Ministerio de Educacin de la cuenta especial
para el componente Poblacin Atendida Prestacin de Servicios controlando que no se haga unidad de caja con estos recursos.
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO
Administracin de los recursos del Sistema General de Participaciones
Educacin en cuentas satlites por fuera de las cuentas especiales
abiertas para tal fin.

Inscripcin ante el Ministerio de Educacin Nacional de la cuenta especial.

Posibles demoras en el proceso de giros por falta del registro de la


cuenta

Informar trimestralmente al Ministerio de Educacin Nacional sobre el


manejo de la cuenta especial.

Hacer unidad de caja con los recursos SGPE PA.

Registro de apertura de una cuenta especial e independiente en entidades


vigiladas por la Superintendencia Financiera.

2 .ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Verificar la existencia de la cuenta especial correspondiente al


componente poblacin atendida y la comunicacin de registro ante el
Ministerio de Educacin Nacional.

Instructivo del PAC con la fecha de los giros del


SGP EPA efectuados por el MEN.

Registros de los extractos bancarios con la


relacin de los giros mensuales de la cuenta de
poblacin atendida en la cual se identifique el
giro de SGP y el nmero de cuenta.

Giros del SGP-educacin poblacin atendida en


la cuenta especial

Ley 715 de

2001 Artculo 18.

Verificar si la entidad territorial envo el reporte trimestral al Ministerio


de Educacin Nacional.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

MARCO
NORMATIVO

Ley 1176 de

2007

Reportes trimestrales sobre el funcionamiento y


administracin de la cuenta especial.

FORMA DE MEDICIN
Valor SGP girado (fuente MEN) registrado en la cuenta
especial.

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia de
autorizacin de
cuenta especial

PERIODICIDAD
No aplica

Extractos con
evidencia de giro
de SGP a cuenta
especial
4.DICTAMEN
Correspondencia de valor girado con recursos registrados la cuenta especial: SI___ NO___
Existencia en las constancias bancarias de Giro :

SI___NO____

Indicador de cumplimiento de creacin de la cuenta especial SI _____ NO___

54

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Nodos Crticos en la fase de programacin presupuestal:


Para la fase de programacin presupuestal se identificaron 3 nodos crticos, cuya
gua de auditora para cada uno de ellos se presenta a continuacin:
COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica para los
departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Programacin Presupuestal SGP Educacin.


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda
Correspondencia de valor comunicado por DNP en cada uno de los componentes (asignacin por
alumno, complemento, ascensos en el escalafn, cuota de administracin) con el presupuesto definitivo
de ingresos.

1.NODO CRITICO (3)

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial controla si los recursos correspondientes a poblacin atendida prestacin de servicios son
incorporados en el presupuesto de ingresos de acuerdo con el valor asignado por el CONPES de las once doceavas de la vigencia respectiva.
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO

La entidad territorial debe realizar las modificaciones al


presupuesto aprobado por la respectiva corporacin pblica e
incorporar el valor total comunicado por el DNP en el presupuesto
de rentas y recursos de capital como ingresos corrientes no
tributarios.
La entidad territorial l debe incorporar en los recursos de capital,
los saldos de caja y apropiacin del SGPE-PA de la vigencia.

Desconocimiento de la comunicacin reportada por el DNP con el valor de


la asignacin aprobada por el CONPES.

Posibles demoras en el proceso de incorporacin presupuestal por no


ajuste con la asignacin efectivamente girada.

Falta de control sobre los ingresos cuando no se realizan las


modificaciones al presupuesto conforme a los documentos Conpes.

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Verificar que el valor asignado para la vigencia correspondiente a


las once doceavas de la vigencia en curso y ltima doceava de la
vigencia anterior se encuentre incorporada en el presupuesto de
ingresos.

Ejecucin presupuestal de ingresos .

Relacin de saldos de apropiacin y de caja


incorporados en el presupuesto.

Solicitar la ejecucin final de ingresos, en la cual se constate la


incorporacin de la asignacin de SGP E para poblacin atendida.

Actos administrativos de incorporacin de


saldos de apropiacin y caja.

Identificar la incorporacin de los saldos de la vigencia anterior, en


los recursos de capital en los cuales se discriminen los recursos de
poblacin atendida prestacin de servicios.
2.
INDICADORES DE GESTION

DENOMINACIN

FORMA DE MEDICIN

Correspondencia de incorporacin presupuestal


del SGP-PA Prestacin de Servicios

Valor ejecucin final SGP-PA/Valor comunicado SGP-PA

FUENTE
DOCUMENTAL
Ejecucin de
Ingresos
Comunicacin
DNP

MARCO NORMATIVO
Ley

715

2001.

PERIODICIDAD
Anual

4.DICTAMEN
Correspondencia de valor asignado con valor presupuestado: SI___ NO___
Existencia de la las constancias bancarias de saldos :

SI___NO____

Incorporacin de saldos de SGP-PA en el presupuesto: SI___NO_____

55

de

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP E POBLACIN ATENDIDA PRESTACIN DE SERVICIOS: Aplica para los


departamento, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

1.

NODO CRITICO (4)

PROCESO: Programacin presupuestal SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda de la Entidad Territorial.
Programacin del SGP E poblacin atendida en el presupuesto de inversin, de acuerdo con los
diferentes programas previstos para su ejecucin (nmina, operacin de instituciones educativas,
contratacin del servicio, administracin del servicio).

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial cumpla con la programacin presupuestal de los recursos del Sistema General de Participaciones en
Educacin desagregando cada uno de los componentes entre los cuales se debe diferenciar el de poblacin atendida prestacin de servicios, de
conformidad con las disposiciones previstas en la Ley 715 de 200 1 y Estatuto Orgnico de Presupuesto.

DESCRIPCION DEL PROCESO


La entidad territorial deber incorporar dentro de los ingresos
corrientes no tributarios los recursos provenientes del SGP
desagregados por cada uno de los componentes, prestacin de
Servicios y Calidad.
La entidad territorial debe establecer un cdigo para el presupuesto
de gastos que identifique cada fuente de financiacin con el
propsito de verificar la destinacin especfica para uno de los
conceptos de gastos.

La entidad territorial deber incorporar un cdigo para el


presupuesto de gastos que identifique cada fuente de financiacin
con el propsito de verificar la destinacin especfica para cada
uno de los conceptos de gastos.

En el presupuesto para cada vigencia deben estar incluidos los


recursos del SGP correspondientes a la ltima doceava de la
vigencia anterior y las once doceavas de la vigencia
correspondiente del SGPE.(a partir del 2011 se deben incorporar
las doce doceavas).

La entidad territorial debe someter a aprobacin de la respectiva


corporacin pblica las modificaciones al presupuesto del SGPE.

SITUACIONES DE RIESGO
La inadecuada incorporacin del los recursos del sistema General de
Participaciones destinado a poblacin atendida puede generar posibles
desviaciones a otros fines

Deficiencias en el proceso de incorporacin


constituyndose en un riesgo de desvo de los recursos.

Falta de control sobre la destinacin especfica de los recursos asignados


originados en la no presupuestacin de los recursos asignados.

presupuestal

2.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
Verificar en la programacin presupuestal la desagregacin por
cada uno de los componentes del SGPE

Verificar la incorporacin en el presupuesto definitivo de los


recursos del Sistema General de Participaciones el valor asignado
para la vigencia correspondiente a las once doceavas de la
vigencia en curso y ltima doceava de la vigencia anterior.
Comparar la asignacin del SGPE Poblacin atendida con el
presupuesto definitivo incluyendo presupuesto inicial, adiciones y
reducciones, con el propsito de identificar diferencias.
3.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Asignacin SGP E Poblacin Atendida


prestacin de Servicios /Presupuesto de
Ingresos de SGP Educacin
4.

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Las comunicaciones del DNP en las cuales
informa a la entidad territorial los valores
correspondientes a la asignacin inicial y sus
modificaciones

El presupuesto inicial y las modificaciones


realizadas durante la vigencia.

La ejecucin presupuestal definitiva a 31 de


diciembre de la vigencia en la cual se puedan
identificar presupuesto inicial, modificaciones y
reducciones.

FORMA DE MEDICIN
% de recursos debidamente apropiados en el
presupuesto de ingresos ( valor de referencia
100%)/valor girado

MARCO NORMATIVO

Ley

715

de

2001. Artculo 84

FUENTE
DOCUMENTAL
Ejecucin
Presupuestal y
relacin de giros del
MEN

PERIODICIDAD
Anual

DICTAMEN

56

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Incorporacin de los recursos del SGPE tanto en el presupuesto de ingresos como el de gastos: SI ____O
Existencia de la las constancias bancarias de Giro: SI___NO____
Existencia de las aprobaciones a las modificaciones del presupuesto: S____NO____
COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica
para los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

1.

NODO CRITICO (5)

PROCESO: Programacin Presupuestal SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda o Tesorero
Correspondencia de los saldos de caja y apropiacin, y los rendimientos financieros de la vigencia
anterior a mejoramiento de la calidad.

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial incorporo los saldos de caja, los saldos de apropiacin y los rendimientos financieros del SGPE
Poblacin Atendida Prestacin de Servicios en los recursos del balance de la vigencia a auditar, diferenciando la fuente de recursos correspondiente
al Sistema General de Participaciones garantizando la destinacin de los recursos al mejoramiento de calidad.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO
El artculo 15 de la ley 715 de 2001 seala la destinacin especfica
Desviacin de recursos a fines diferentes
de los recursos SGP Educacin.

Imposibilidad de identificar el destino de los recursos por la inadecuada


programacin presupuestal de saldos y rendimientos financieros.
El artculo 91 de la ley 715 de 2001 seala que los rendimientos
financieros se invertirn en el mejoramiento de la calidad.

Posibles retrasos en pagos por la no incorporacin de los recursos.


La entidad territorial incluir en los recursos de capital
subcomponente recursos del balance tanto los saldos como los
rendimientos financieros
causados en la vigencia anterior
especificando su destinacin.
.

2.

3.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
Solicitar los saldos de las cuentas especiales de poblacin atendida
prestacin de servicios a 31 de diciembre.

Verificar el valor de los saldos de caja y rendimientos financieros


existentes a 31 de diciembre de la vigencia anterior en el
presupuesto.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Registros de los extractos bancarios de los


saldos y rendimientos de la cuenta especial en
la cual se identifique la fuente Sistema General
de Participaciones Educacin Poblacin
Atendida.

MARCO
NORMATIVO

Ley 715 de

2001. Artculo 57

Decreto

111

de 2006

Ejecucin presupuestal, en la cual se identifique


al interior de los recursos del balance la
incorporacin de los saldos y rendimientos
financieros.

Ejecucin de los gastos financiados con los


saldos y los rendimientos financieros del
componente poblacin atendida.

Verificar en la ejecucin presupuestal la incorporacin de los saldos


de caja y apropiacin y los rendimientos financieros y la destinacin
de estos recursos.

Incorporacin de Saldos y rendimientos


financieros

4.

DOCUMENTACION A CONSULTAR

FORMA DE MEDICIN
Saldos y rendimientos financieros de SGP incorporados/
saldos y rendimientos financieros incorporados (valor de
referencia 100%).

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia
bancaria de
rendimientos
financieros
Ejecucin
presupuestal de
ingresos y
gastos
Actos
administrativos
de incorporacin
al presupuesto

PERIODICIDAD
Anual

DICTAMEN

57

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Existencia de las constancias bancarias de rendimientos financieros: SI__ NO__


Consistencia entre el valor de la constancia bancaria con el recurso incorporado en el Presupuesto : SI__ NO__
Destinacin de los saldos y rendimientos a mejoramiento de calidad: SI__ NO___

Nodos crticos en la fase de ejecucin


Para la fase de ejecucin se identificaron 10 nodos crticos, cuya gua de auditora
para cada uno de ellos se presenta a continuacin:

IDENTIFICACION

1.

NODO CRITICO (6)

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS Aplica


para los departamentos, distritos y municipios certificados.
PROCESO: Ejecucin SGP Educacin Poblacin Atendida
AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin
Verificar que el pago del personal docente y administrativo de las Instituciones Educativas se haga al
personal que realmente presta el servicio.

OBJETIVO: Determinar que la nmina del personal docente y administrativo de las Instituciones Educativas coincida con la base de datos del personal
vinculado y que efectivamente presta el servicio, adems corresponda con la planta de cargos autorizada por el MEN.
.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO
Consolidacin, depuracin y actualizacin de la base de datos de
hojas de vida del personal docente y administrativo de las
Instituciones Educativas.
Verificar que el pago realizado corresponda a personal vinculado.

Actualizar la base de datos con las respectivas novedades y remitirla


a los diferentes actores del proceso.

Realizar el pago teniendo en cuenta las novedades reportadas.


Ejemplo: comisin, incapacidades, licencias)
2.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

La no actualizacin de la base de datos del personal docente y


administrativo de las Instituciones Educativas oficiales puede generar
pagos inadecuados o a personal retirado o a personal que no presta el
servicio.

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Revisar las novedades de personal para constatar que el pago


corresponde a personal que efectivamente presta el servicio y no a
personal ausente.

Reporte de novedades de personal.

Acto administrativo de aprobacin de la planta de


personal docente y administrativo de las
Instituciones Educativas del Ministerio de
Educacin Nacional.

Solicitar los actos de nombramiento y posesin para verificar que se


est pagando a personal vinculado.
Solicitar el acto administrativo mediante el cual se aprob la respectiva
planta de personal por parte del Ministerio de Educacin Nacional.

Solicitar la asignacin de personal docente y administrativo por


Institucin Educativa.

Verificar que todos los pagos por concepto de nmina tengan la


respectiva disponibilidad presupuestal.

Actos de nombramiento y de posesin.

Nminas pagadas.

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de

2001.

Decreto

1494 de 2005.

Resolucin
166 de 2003

.
3.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Nmero de personas que presta el servicio por


institucin Educativa.

FORMA DE MEDICIN
N de docentes y administrativos asignados por Institucin
Educativa/N del total de personal docente y administrativo
activo.

FUENTE
DOCUMENTAL
Base de datos
del personal
docente y
administrativos

PERIODICIDAD
Mensual

58

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

4.DICTAMEN
El nmero de inconsistencias afecta el valor destinado al pago de nmina: SI____NO_____
Existe correspondencia entre la planta de cargos y la nmina por Institucin Educativa: SI_____NO_____
El nmero de docentes de nmina supera la asignacin de cargos SI___ NO
COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica
para los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin Poblacin Prestacin de Servicios


AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin

1.

NODO CRITICO (7)

Determinar la destinacin de la diferencia entre la asignacin por alumno y el costo real de la


prestacin del servicio.

OBJETIVO: Verificar que la asignacin de los recursos por poblacin atendida se destine a los fines previstos (nmina, ascensos en el
escalafn, operacin de instituciones educativas, administracin del servicio).
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO

Verificar los proyectos de inversin que la entidad territorial tiene


registrados en el POAI.

Verificar que los proyectos cuenten con la respectiva inscripcin en el


banco de proyectos.

Verificar que los proyectos se financien respetando la destinacin de


los recursos.
2.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

ACTIVIDAD

Desviacin de los recursos a proyectos que no corresponden con el


componente poblacin atendida prestacin de servicios.

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Revisar el POAI.

Fichas de los proyectos de inversin.

Contrastar las fichas de los proyectos de inversin con los proyectos


registrados en el POAI que son financiados con los recursos del SGPE
componente poblacin atendida prestacin de servicios.

El Plan Operativo Anual de Inversiones.

La Ejecucin Presupuestal definitiva de la


vigencia a auditar.

Documento Conpes

Identificar si hay proyectos financiados con los recursos SGPEA que


no corresponden a los autorizados a financiar con estos recursos.

3.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Proyectos de inversin registrados componente


poblacin atendida prestacin de servicios.

4.

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de 2001
Gua Nro 8 del
MEN

FORMA DE MEDICIN
Proyectos de inversin registrados financiados con
recursos SGPE PA /valor de los recursos aprobados y
apropiados en la vigencia fiscal

FUENTE
DOCUMENTAL
Fichas de los
proyectos.
Ejecucin
presupuestal de
gastos.

PERIODICIDAD
Anual.

DICTAMEN

Existencia de registro de proyectos en el Banco de Proyectos :

SI__ NO__

Proyectos de inversin respetan la destinacin de los recursos del componente SGPE PA prestacin de servicios: SI ____NO____

59

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Existe constancia de la diferencia entre la asignacin por alumno y el costo real de la prestacin del servicio: SI ___NO____

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica


para los departamentos, distritos y municipios certificados.
DENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin Poblacin atendida prestacin de servicios


AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin
Determinar el reconocimiento de sobresueldos devengados por el personal docente sin que exista el
debido soporte legal para los respectivos pagos.

1. NODO CRITICO (8)

OBJETIVO: Identificar si los sobresueldos que se pagan tienen el soporte legal para hacer parte del costo de la prestacin de servicios.

DESCRIPCION DEL PROCESO


Verificar si se pagan sobresueldos al personal docente de las
instituciones educativas.

Verificar que los sobresueldos pagados tengan soporte legal.

Determinar si los sobresueldos reconocidos hacen parte del costo de


la prestacin del servicio.

SITUACIONES DE RIESGO
Reconocer sobresueldos sin que estos hagan parte del costo de la
prestacin del servicio puede conllevar a hacer pagos que afectan la
destinacin de los recursos del componente poblacin atendida.

Reconocer sobresueldos sin que exista el derecho puede afectar la


prestacin del servicio.

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Determine el valor de los sobresueldos.

Verifique que los sobresueldos autorizados tengan el soporte legal..

Verifique si los sobresueldos se pagan en su totalidad con recursos


del SGP o recursos propios.

Las novedades que permiten identificar el


reconocimiento de los sobresueldos.

El soporte legal de
reconocidos.

Reporte de nmina
asociados a la nmina.

los sobresueldos

componente

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de 2001
Decreto
de
salarios
de
la
vigencia a auditar

gastos

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Nmero de docentes a quienes se les paga
sobresueldo.

FORMA DE MEDICIN
Nmero de docentes a quienes se les paga el
sobresueldo/nmero de docentes que cuentan con el
soporte legal para el pago de los sobresueldos.
incorporados al presupuesto

FUENTE
DOCUMENTAL
Soporte legal de
reconocimiento
de sobresueldos

PERIODICIDAD
Mensual

4.DICTAMEN
Existencia de los soportes legales para el pago de los sobresueldos :

SI__ NO__

Los sobresueldos reconocidos hacen parte del costo de la prestacin del servicio: SI ___NO
Se identificaron los docentes a quienes se les paga el sobresueldo: SI___NO_____

60

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica


para los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin Poblacin Prestacin de Servicios


AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin
Verificar los cruces de informacin entre la entidad territorial y el Fondo Nacional de Prestaciones
Sociales del Magisterio sobre las novedades de personal y los correspondientes ajustes en el giro de
los aportes patronales.

1.NODO CRITICO (9)

OBJETIVO: Determinar los saldos a favor de la entidad territorial con el propsito de identificar la efectividad en los cruces de informacin y la
recuperacin de saldos.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Verificar las novedades de personal informadas al Fondo Nacional


de Prestaciones Sociales del Magisterio.

Verificar que la entidad territorial recupere los saldos que resulten del
cruce de la informacin con el FNPSM

No recuperar los saldos a favor de la entidad territorial.


Afectar la prestacin de servicio.

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Revisar la informacin reportada al FNPSM.

Revisar los saldos a favor de la entidad territorial.

Revisar la recuperacin de los saldos por parte de la entidad territorial.

Revisar los actos administrativos de incorporacin al presupuesto.

Revisar el instructivo de PAC/ la nmina liquidada.

Reporte de de informacin al Fondo Nacional de


Prestaciones Sociales del Magisterio.
Revisar la programacin presupuestal donde se
muestre losa saldos recuperados.
Ejecucin presupuestal de Ingresos y Gastos.

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de 2001

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
% de saldos del SGP Educacin Poblacin
Atendida recuperados.

5.

FORMA DE MEDICIN
Saldos recuperados SGP Educacin poblacin atendida/
SGP saldos incorporados al presupuesto

FUENTE
DOCUMENTAL
Presupuesto
Relacin de
saldos
recuperados

PERIODICIDAD
Mensual

DICTAMEN

Valor de los saldos recuperados coincide con los valores incorporados en el presupuesto :

SI__ NO__

Existe constancia del cruce de informacin con el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio SI ___NO
Existe la conciliacin de aportes patronales en la Entidad Territorial sin Situacin de Fondo: SI_____NO

61

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

IDENTIFICACION

1.NODO CRITICO (10)

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS : Aplica para los
departamentos, los distritos y los municipios certificados.
PROCESO: Ejecucin SGP Educacin
AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin o el responsable de la contratacin.
Verificacin de que las entidades privadas con quienes se contrata la prestacin del servicio de educacin se
encuentren inscritas y calificadas en el Banco de Oferentes as como el valor pagado por nio.

OBJETIVO: Verificar que las Entidades Privadas con las cuales se firman los contratos sean las que aparecen registradas y calificadas de acuerdo a los
criterios del Banco de oferentes y que el valor pactado por alumno no supere al valor de la asignacin por tipologa y el valor total del contrato sea el que
resulte de multiplicar el nmero de nios atendidos por valor nio.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Iniciar procesos de contratacin con entidades no registradas en el Banco de


oferentes.
Verificar que las entidades prestadoras del servicio de
educacin mediante contrato estn inscritas en el Banco de
Diferencias entre el valor definido por el contrato y el nmero de nios matriculados
oferentes.
puede conllevar a hacer pagos incorrectos que afecten la ejecucin del contrato.
Determinacin de la vigencia del contrato e identificar si los
valores de los contratos firmados corresponden con el
La no identificacin de las fuentes de financiacin, genera la imposibilidad de verificar
nmero de nios matriculados y el valor de asignacin por
si los recursos del Sistema General de Participaciones destinado a poblacin
tipologa.
atendida prestacin se ha utilizado para este propsito.
Determinacin de nios matriculados y efectivamente
atendidos mediante contrato de acuerdo con la base de
datos de nios
2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
DOCUMENTACION A CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
Revisar el Banco de Oferentes de la respectiva entidad territorial.
Solicite los contratos firmados por la entidad territorial Ley 715 de 2001
con las instituciones educativas registradas en el Banco
Ley 1176 de 2007
de Oferentes en los cuales se verifique el valor del
Contrastar el listado de las instituciones educativas registradas
contrato, el nmero de nios matriculados y valor por Decreto 4313 de 2005
en el Banco de Oferentes con las Instituciones contratadas por la
nio de acuerdo a la tipologa.
entidad territorial en la vigencia a auditar.

Identificar las instituciones no inscritas en el Banco de Oferentes


contratadas y solicitar soportes documentales que permitieron
realizar dicha contratacin.

Solicite la informacin Unidad de Pago por Capitacin


utilizada por la entidad territorial para el pago de los
contratos.

Verifique que el valor de los contratos se hace con base en la


asignacin por tipologa.

Solicite la ejecucin presupuestal de ingresos en la cual


se identifiquen las diferentes fuentes de financiacin de
la contratacin

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Contratacin con Instituciones Educativas
Privadas inscritas en el Banco de Oferentes.

FORMA DE MEDICIN
Entidades Educativas
privadas registradas en el
banco de oferentes/
Entidades Educativas
contratadas por la entidad
territorial

FUENTE DOCUMENTAL
Banco de oferentes

PERIODICIDAD
Anual

Contratos con entidades registradas en el Banco


de Oferentes

4.DICTAMEN
Existencia de Banco de Oferentes para contratar con la entidad territorial: SI__ NO__
Contratacin del Servicio Educativo con Entidades previamente registradas en el Banco de Oferentes : SI__ NO__

62

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Presencia de conflictos contractuales derivados del incumplimiento del requisito de registro e inscripcin en el Banco de Oferentes: SI__ NO___
COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica para
los departamentos, distritos y municipios certificados.
DENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin ETAPA CONTRACTUAL


AREA RESPONSABLE: Secretara de Educacin o quien tenga la delegacin para contratar.

1.

NODO CRITICO (11)

Verificar que los pagos a las entidades prestadoras del servicio educativo se hagan de acuerdo con los
informes de la auditoria a la ejecucin de los contratos.

OBJETIVO: Verificar que los pagos realizados a las entidades prestadoras del servicio educativo tengan en cuenta los resultados de los procesos de
auditora adelantados por la entidad territorial .
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO

Verificar que los pagos realizados se hagan teniendo en cuenta los nios matriculados y
efectivamente atendidos.

Pagos por nios matriculados pero que no asisten.

Pagos superiores al valor reconocido por asignacin por


tipologa.

Verificar que el valor a pagar se haga teniendo el valor asignacin por tipologa.

2.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

ACTIVIDAD
Revisar la existencia de mecanismos de auditora adoptados por la
entidad territorial que permitan hacer un efectivo seguimiento a los
contratos realizados con las instituciones educativas de cobertura..

Verificar la matrcula de la institucin prestadora del servicio educativo


contratada.

Verificar el listado de asistencia de los nios matriculados por la entidad


prestadora del servicio.

Verificar el pago realizado a la entidad prestadora del servicio educativo.


3.

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Informes de auditora utilizados para el pago de la
prestacin de los servicios
Soportes de los pagos a las entidades prestadoras
del servicio educativo.
Listado de Matrcula.
Listado de Asistencia.
Ordenes de Pago.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Contratos con Auditoria

FORMA DE MEDICIN
Nmero de contratos con auditoria/Numero total de
contratos con entidades prestadoras del servicio educativo.

4.

MARCO NORMATIVO
Ley 715 de 2001
Ley 1176 de 2007

FUENTE
DOCUMENTAL
Contratos con
entidades
prestadoras del
servicio
educativo
Informes de
auditora
realizados
Pagos de
contratos

PERIODICIDAD
Anual

DICTAMEN

La entidad territorial cuenta con procesos de auditora a los contratos para la prestacin de servicio educativo, como condicin de pago: SI__ NO__
Se verifica el control de la entidad territorial a la entidad prestadora del servicio en el nmero de nios atendidos: SI__ NO___
Existe correspondencia entre el valor pagado por nio atendido y la asignacin por tipologa: SI ____NO

63

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS :


Aplica para los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin ETAPA CONTRACTUAL


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda , secretara de educacin o responsable de la
contratacin.

1.

Verificacin de las operaciones presupuestales necesarias para la suscripcin de los contratos de


prestacin de servicios con instituciones Educativas Privadas: certificado de disponibilidad y
compromiso presupuestal.

NODO CRITICO (12)

OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de las disposiciones presupuestales previstas en el estatuto orgnico de presupuesto, correspondiente a la
expedicin de los certificados de disponibilidad presupuestal y los compromisos presupuestales para la firma de los contratos de prestacin de servicios
educativos.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Verificar la ejecucin presupuestal de ingresos.


Verificar la existencia de la disponibilidad presupuestal como requisito
previo para el proceso de contratacin.
Expedicin del compromiso para la suscripcin de los contratos.

2.

Iniciar procesos contractuales sin la correspondiente disponibilidad


presupuestal.
Adquirir el compromiso contractual sin contar con el certificado de
compromiso presupuestal que ampare el compromiso adquirido,
generando una figura de hecho cumplido.
No expedir el registro presupuestal correspondientes a los contratos
debidamente perfeccionados, sin el cual no se puede proceder a iniciar
los proceso de pago.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Revisar los mecanismos de control ejercidos por la secretara de hacienda


para verificar la periodicidad de los giros y la disponibilidad de los recursos.

Verifique que los certificados de disponibilidad presupuestal existan previo al


inicio de los procesos contractuales.

Verifique que los compromisos presupuestales correspondan con los


valores contratados por la administracin territorial.

Contraste los registros presupuestales con los contratos perfeccionados,


verificando su consistencia.

Revise la existencia de reservas de apropiacin o de vigencias futuras


expedidas para amparar los compromisos.

Certificados de disponibilidad presupuestal y


los registros presupuestales que amparan la
firma de los contratos de prestacin de
servicios educativos.
Contratos de prestacin de servicios
educativos.
Presupuesto
Actos administrativos que sealan la
existencia de reservas apropiacin o vigencias
futuras que amparan los compromisos.

MARCO
NORMATIVO
Decreto 111 de
1996 y Ley 819 de
2003.

3.

INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

SGP educacin poblacin atendida prestacin de


servicios comprometido

4.

FORMA DE MEDICIN
SGP educacin comprometido / SGP educacin
presupuestado

FUENTE
DOCUMENTAL
Registro de
ejecucin
presupuestal

PERIODICIDAD
Anual

DICTAMEN

La Secretaria de Hacienda dispone de mecanismos de control para verificar la disponibilidad de los recursos : SI__ NO__
Los certificados de disponibilidad presupuestal son previos al inicio de los procesos contractuales: SI__ NO__
Los contratos debidamente perfeccionados cuentan con registro presupuestal: SI__ NO__

64

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS:


Aplica para los departamentos, distritos y municipios.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin ETAPA CONTRACTUAL


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Educacin o responsable de la contratacin.

1.

NODO CRITICO (13)

Designacin de interventor a contratos de prestacin de servicios educativos.

OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de las reglas de la contratacin pblica para la designacin de los interventores de los contratos.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Determinar el tipo de interventora a realizar (interna o externa), en


caso de que sea externa se contrata en los trminos previstos en el
estatuto de contratacin pblica.
Determinacin de los parmetros mnimos de interventora los cuales
deben incluir los aspectos financieros y tcnicos de la prestacin de
servicios educativos.
Expedicin del acto administrativo mediante el cual se designa el
interventor, o el contrato respectivo cuando se trate de interventora
contratada.
2. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
Verifique el proceso realizado para la
seleccin del interventor.
Verifique que en los parmetros de la
Interventora se encuentren incluidos los
criterios financieros y tcnicos de la prestacin
de servicios educativos.
Solicite los actos administrativos de
designacin de interventores o contrato
respectivo cuando se trate de interventora
contratada.

Realizar pagos sin verificacin de los nios atendidos.


La no aplicacin de un proceso de Interventora integral mediante el cual se
auditen los procesos financieros y tcnicos de la prestacin de los servicios
educativos.
Posibles demoras en los pagos a las entidades prestadoras del servicio por
demoras en el inicio de la Interventoras a los contratos.

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Documentacin de los procesos de seleccin cuando la Interventora
sea asignada a auditores externos.

MARCO NORMATIVO
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007

Acto administrativo mediante el cual se designa la Interventora de los


contratos de prestacin de servicios educativos.
.

3. INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Interventoria a contratos de prestacin de servicios
educativos.

FORMA DE MEDICIN
Nmero de contratos auditados /Numero de contratos

FUENTE
DOCUMENTAL
Informe de
interventora a
contratos

PERIODICIDAD
Anual

4.DICTAMEN
Cuando la interventoria es externa se garantiza el proceso de seleccin de acuerdo con las condiciones de la ley de contratacin: SI__ NO__
Se cuenta con procesos de auditora integral tanto en los aspectos financieros y tcnicos de la prestacin de los servicios educativos SI__ NO__
Los contratos de prestacin de servicios educativos cuentan con designacin de interventoria previa a su inicio: SI__ NO__

65

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS : Aplica para


los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretara de Hacienda.

1.

NODO CRITICO (14)

Verificacin de que los pagos a los docentes y administrativos se realicen estrictamente en los cinco das
siguientes a la recepcin de los recursos.

OBJETIVO: Determinar que los pagos a los docentes y personal administrativo se haga oportunamente para no generar sobrecostos por el reconocimiento
de intereses por atrasos.
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO

Disponibilidad del PAC.


Determinar las fechas de los giros de los recursos.
Determinar las fechas de pago del personal docente y
administrativo
2.

Retrasos en los pagos que puedan generar intereses de mora.

Pagos de intereses de mora que no pueden hacerse con cargo al SGP.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Verifique las fechas de recibo de los giros de los recursos SGP E a la


entidad territorial.
Verifique las fechas de pago de la nmina de los docentes y
administrativos.
Cuantifique el valor de intereses pagados por la entidad territorial por
atraso en los pagos.
Indague sobre las razones que generaron el retraso.

INDICADORES DE GESTIN
.
DENOMINACIN

MARCO NORMATIVO

Extractos bancarios de los giros.


Los desembolsos de los pagos.
Los actos administrativos que autorizan pago
de intereses de mora si los hubiere

3.

Oportunidad de pagos

4.

FORMA DE MEDICIN
Fecha de pago/fecha de giro

FUENTE
DOCUMENTAL
Relacin de Giro
y comprobantes
de pago

PERIODICIDAD
mensual

DICTAMEN

Se verifica el cumplimiento de los requisitos para proceder al pago normal del personal docente y administrativo SI__ NO__
Se verifica la existencia de retrasos en los pagos por razones imputables a la administracin territorial: SI___ NO___
Los problemas de gestin de la administracin municipal han generado pago de intereses a favor de los docentes y administrativos: SI___ NO___

66

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Nodos crticos en la fase de cierre:


Para la fase de cierre se identific 1 nodo crtico, cuya gua de auditora se presenta a
continuacin:
COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA PRESTACION DE SERVICIOS: Aplica
para los departamentos, distritos y municipios certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Cierre SGP Educacin.


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda Tesorera y Secretara de Educacin.

1.

NODO CRITICO (15)

Verificar que los saldos del SGP no comprometidos en vigencias anteriores y los recursos liberados por
la liquidacin de convenios y contratos se incorporaron en el presupuesto de la vigencia
correspondiente en la subcuenta de prestacin de servicios del SGP Educacin y que los rendimientos
financieros se destinen al mejoramiento de la calidad.

OBJETIVO: Determinar que los saldos del SGP Educacin poblacin atendida prestacin de servicios no comprometidos, liberados por liquidacin de
contratos y rendimientos financieros mantengan la destinacin fijada en la Ley 715 de 2001.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO
Terminacin de los contratos entre las entidades territoriales y
las entidades privadas prestadoras del servicio educativo.
Liquidacin de los contratos de prestacin de servicios
educativos..
Determinacin de saldos no ejecutados con recursos del SGP.
Inclusin de Saldos no ejecutados al presupuesto de la
vigencia siguiente.
Determinacin de los rendimientos financieros generados en la
cuenta especial de los recursos poblacin atendida prestacin
de servicios.
Inclusin de los rendimientos financieros de la vigencia en el
presupuesto de la vigencia siguiente

2.

3.

ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

Solicite a la Tesorera el saldo de la cuenta especial del


componente poblacin atendida prestacin de servicios a
31 de diciembre de la vigencia a auditar, discriminados
saldos, liquidacin de contratos y rendimientos
financieros.

Verifique que los saldos, rendimientos financieros y


liquidacin de contratos se encuentren incluidos en el
presupuesto de la vigencia siguiente.

Verifique la destinacin de estos recursos.

Reorientacin del SGP-Educacin poblacin atendida prestacin


de servicios a fines diferentes a la contratacin de prestacin de
servicios educativos.

No incorporacin de los saldos de la vigencia anterior


presupuesto de la vigencia siguiente.

No incorporacin de los rendimientos financieros en la respectiva


vigencia.

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Constancia de saldo de la cuenta especial a


31 de diciembre.
Registro en libros de los saldos a 31 de
diciembre.
Soportes de colocaciones transitorias de
excedentes del SGP

en el

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de 2001

INDICADORES DE GESTION

67

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

DENOMINACIN
Incorporacin de excedentes

4.

FORMA DE MEDICIN

FUENTE
DOCUMENTAL

Excedentes generados / Excedentes incorporados en el


presupuesto

Saldo de cuentas y
presupuesto

PERIODICIDAD
Anual

DICTAMEN

Se mantiene la destinacin de los saldos, liquidaciones y rendimientos financieros del SGP- E poblacin atendida al mismo fin SI__ NO__
Se incorpora la totalidad de los excedentes de la cuenta poblacin atendida prestacin de servicios a dicho fin SI___ NO___

3.3. Gua de auditora al sistema general de participaciones en educacin


componente poblacin atendida Calidad:
3.3.1. Descripcin del ciclo de ejecucin de la asignacin poblacin atendida
calidad.
En el grfico 6 se describe el ciclo bsico de operacin de los recursos del SGP de
educacin destinado a garantizar la atencin de la poblacin atendida en el componente
de calidad, recursos administrados por distritos, municipios y excepcionalmente por los
departamentos en el caso de las reas no municipalizadas o anteriormente denominados
corregimientos departamentales.

Grfico 6

68

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Ciclo bsico de operacin de los recursos del SGP Educacin Poblacin


Atendida Calidad Municipios y Departamentos reas no municipalizadas
B

A
MHCP
Apropia los recursos del
SGP Educacion en el
Presupuesto Nacional

DNP
Define el monto del componente SGP
Prestacinde Servicios con datos MEN
Realiza la distribucin de recursos del
SGPE- CALIDAD

C
CONPES SOCIAL:
Aprueba la distribucin de
recursos del SGPECALIDAD

III
II

IE PUBLICA
Fondo Servicios Educativos para dotacin
y/o gratuidad

ET
MEN
Gira los recursosa
las ET en los10
primeros das del mes
siguiente (*)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Constitucin de cuenta especial


Programa el SGP en el presupuesto de
inversin
Giro de recursos de gratuidad
Pago de obligaciones de operacin
Contratacin de servicios
Interventoria de contratos
Determina saldos, reservas y cuentas por
pagar

EMPRESAS DE SSPP
Pago de servicios pblicos IE

CONTRATISTAS
Pago de servicios o infraestructura

(*) A partir de 2011 el giro se realizara en los ltimos diez das de cada mes
Ley 1176 de 2007

Fase de Giro

II

Fase Programacin Presupuestal

III

Fase de Ejecucin y Cierre

A continuacin se presenta la descripcin del ciclo de operacin de la asignacin por


poblacin atendida en el componente de calidad, en donde cada proceso esta
representado de las letras A a F, de la siguiente manera:
A. El ciclo de ejecucin de los recursos del SGPE con destino a calidad se inicia a partir
del clculo por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, de los montos totales
del SGP correspondientes a la vigencia siguiente, que se incluirn en el proyecto de ley
anual de presupuesto.
Una vez calculados los montos totales del SGP en el cual se incluye el 58,5% de las
asignaciones sectoriales con destino a educacin ms los puntos adicionales sealados
en el Acto Legislativo 04 de 2007 con destino a educacin32, corresponde al Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico comunicar el monto estimado al Departamento Nacional de
Planeacin.
B. Con fundamento en el monto del SGP Educacin incorporado en la Ley de
Ppresupuesto, el DNP calcula el valor correspondiente a cada uno de los componentes
financiables con cargo a esta fuente, dentro de los que se encuentra el componente de
poblacin atendida calidad.
69

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Una vez definidos los montos correspondientes a cada componente, el Departamento


Nacional de Planeacin procede a su distribucin territorial, con base en los criterios,
variables y procedimientos establecidos por la Ley 715 de 2001, la Ley 1176 de 2007 y
sus decretos reglamentarios.
En el caso especfico del componente de poblacin atendida para calidad, los recursos del
SGP se distribuyen entre los distritos y municipios certificados y no certificados y las reas
no municipalizadas de los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups para que
complementen el financiamiento de las actividades que contribuyan al mejoramiento de la
calidad educativa. La distribucin se realiza de acuerdo al nmero de nios matriculados
de la siguiente manera:
Se ajusta la matrcula 2008 atendida en instituciones oficiales teniendo en cuenta el NBI5 2005 de cada entidad territorial (NBIi) con relacin al total nacional (NBIN).
Se divide el monto de los recursos de calidad correspondientes a las once doceavas por
la poblacin ajustada total, obteniendo la asignacin por alumno nacional.
Se multiplica la matrcula oficial ajustada de cada entidad territorial por la asignacin por
alumno nacional, para obtener la asignacin total de calidad.
Adicionalmente, con el fin de reconocer a los municipios, distritos y las reas no
municipalizadas de los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, recursos dirigidos
a garantizar la gratuidad de los estudiantes de SISBEN 1 y 2, desplazados e indgenas no
incluidos en el SISBEN matriculados en establecimientos educativos oficiales; se asigna
un valor perca pita a los estudiantes de los niveles educativos de preescolar a secundaria
(grados 0 a 9) y un valor perca pita a los estudiantes del nivel de media (grados 10 y 11),
segn informacin certificada por el Ministerio de Educacin Nacional, resultante del cruce
de las bases de datos del SISBEN del Departamento Nacional de Planeacin, el Sistema
de Informacin de Poblacin Desplazada SIPOD de la Agencia Presidencial para la
Accin Social y la Cooperacin Internacional, con la matrcula del Ministerio de
Educacin Nacional.
C. La distribucin realizada por el Departamento Nacional de Planeacin se presenta ante
el Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social, que es el organismo encargado de su
aprobacin.
Una vez aprobada la distribucin de los recursos del SGP Educacin para poblacin
atendida componente calidad por parte del Conpes para la poltica social, corresponde al
DNP comunicar al Ministerio de Educacin Nacional y a las entidades territoriales, los
resultados de dicha distribucin.

Documentacin que soporta el subproceso

Documento Conpes de distribucin de los recursos


70

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

del SGP en el cual se detalla la asignacin para


poblacin atendida calidad para cada municipio.
Puede ser mas de un Conpes en la vigencia,
generalmente son al menos dos.

D. Con base en los montos de distribucin territorial del SGP Educacin para poblacin
atendida componente calidad aprobados por el Conpes Social, el Ministerio de Educacin
Nacional determina la programacin mensual (el giro de los recursos del SGP se realiza
mensualmente y por mes vencido), a partir de 2011 los giros se realizaran dentro de los
ltimos diez das del mes y efecta los desembolsos a cada una de las cuentas bancarias
registradas para el efecto.
En este punto es importante sealar que segn los artculos 18 y 91 de la Ley 715 de
2001 los distritos y los municipios administrarn los recursos del S.G.P. para educacin en
Cuentas Especiales e independientes de los dems ingresos de las entidades territoriales.
Estos dineros no harn Unidad de Caja con las dems rentas y recursos de la entidad
territorial. La transferencia de los recursos de la participacin para educacin del S.P.G. se
har por parte de la Nacin dentro de los tres primeros das hbiles de cada mes, de
acuerdo con la disponibilidad de recursos de la Direccin Nacional del Tesoro del
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

Documentacin que soporta el subproceso

Relacin de giros del SGPE CALIDAD efectuados


por el MEN, con la identificacin del nmero de la
cuenta y la fecha de giro

E. Entidad Territorial33
A continuacin se indican las principales acciones que deben ser adelantadas por las
entidades territoriales para dar cumplimiento al mandato constitucional y legal de
garantizar la prestacin de los servicios de educacin a la poblacin atendida.
1. Constitucin de Cuentas.
Corresponde a la entidad territorial efectuar los procedimientos de constitucin y registro
ante el Ministerio de Educacin Nacional de la cuenta en la cual se recibirn los recursos
del SGP de Educacin poblacin atendida calidad, adems considerando que los recursos
que transfiere la Nacin a las entidades territoriales tienen por objeto atender compromisos
y obligaciones asumidos con dichos recursos frente a su personal y a terceros y no
proveer de fondos a las entidades financieras, las entidades territoriales deben efectuar
71

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

todos los procedimientos administrativos y financieros de manera que los pagos se hagan
dentro de los dos das siguientes al recibo del giro de la Nacin.
Documentacin que soporta el subproceso

Oficio de confirmacin del registro de la cuenta,


emitida por el MEN

2. Presupuestacin de los recursos:


Con base en la distribucin territorial de los recursos del SGP para poblacin atendida
para calidad aprobada mediante documento Conpes Social, corresponde al municipio,
distrito incorporar los recursos que le fueron asignados en el Presupuesto y en el Plan
Operativo Anual de Inversiones, considerando la destinacin especfica y su articulacin
con las estrategias, objetivos y metas de sus Planes de Desarrollo Sectoriales.
Los recursos en el ingreso deben estar registrados en el componente de ingresos no
tributarios, transferencias nacionales para inversin, de acuerdo con la clasificacin
prevista en el Formulario nico Territorial y en los recursos del balance los saldos
respectivos manteniendo la discriminacin de la destinacin especfica para calidad.
Es importante recordar que en el presupuesto debern encontrarse incorporados en el
ingreso las siguientes asignaciones:
Once doceavas del SGPE Calidad de la vigencia actual.
ltima doceava del SGPE Calidad de la vigencia anterior.
Mayor valor del SGPE Calidad por diferencias en el valor de inflacin empleada en la
estimacin de recursos y la inflacin causada, si los hubiere.
Recursos producto del crecimiento de la economa superior al 4% de que trata el pargrafo
transitorio 2 del artculo 3 del Acto Legislativo 01 de 2001, si los hubiere.
Saldos de caja del SGPE Calidad: Recursos correspondientes a la vigencia anterior, no
apropiados en el presupuesto.
Saldos de apropiacin SGPE Calidad: Recursos no ejecutados correspondientes a la
vigencia anterior.
Rendimientos Financieros provenientes de la cuenta del SGPE de Calidad.
A partir de 2011 los distritos y municipios debern incorporar las doce doceavas de la
vigencia en curso, acogindose al periodo de transicin previsto en la Ley 1176 de 2007
En el presupuesto de gastos, el gasto financiado con los recursos de la Participacin de
Educacin destinado a poblacin atendida correspondiente a calidad debe estar
presupuestado como un proyecto de inversin de acuerdo a los componentes que se
esperan financiar, como aparece a continuacin:
Proyecto: alimentacin escolar: Los recursos de la participacin de educacin para
72

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

calidad pueden complementarse con aquellos que se transfieren para alimentacin escolar
y debern incluirse en este proyecto, adems de los aportados por la entidad territorial.
Las metas harn referencia al nmero de nios atendidos, segn el tipo de racin
suministrada.
Proyectos de inversin en calidad: Persiguen el mejoramiento de la calidad del servicio
ofrecido por ejemplo a travs de las siguientes alternativas:
Construccin, mantenimiento y adecuacin de establecimientos educativos
Desarrollar acciones destinadas a la identificacin de la situacin actual en trminos de
calidad evaluacin de alumnos, docentes y directivos y su anlisis
Planes de mejoramiento
Dotacin de textos escolares y bibliotecas - Vitrina educativa
Refrigerios escolares
Metodologas educativas para atencin de poblacin dispersa y vulnerable
Proyecto: operacin de establecimientos educativos. Tendr como componentes
claramente diferenciados los recursos para el pago de servicios pblicos, recursos para el
arriendo de establecimientos educativos o sedes y las transferencias a los fondos de
servicios educativos, que realice la Secretara para gastos de funcionamiento de
conformidad con el decreto 4791 de 2008.
Cuando la entidad territorial transfiere los recursos tanto de calidad como de gratuidad a la
Institucin Educativa Oficial a travs de los Fondos de Servicios educativos, los rectores o
directores de los establecimientos educativos deben incorporarlos en el proyecto anual de
presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, observando lo establecido en la Ley
Orgnica de Presupuesto y el Artculo 14 de la Ley 715 de 2001, de acuerdo con lo
previsto en el decreto 4791 de 2008. El nivel de desagregacin del presupuesto del fondo
de servicios educativos debe contener: el presupuesto de ingresos a nivel de grupos e
tems de ingresos, y el de gastos debe desagregarse en funcionamiento e inversin; a su
vez, el funcionamiento debe presentar los rubros - gastos de personal, gastos generales y
transferencias- y la inversin por proyectos.
Dicho presupuesto se debe presentar totalmente desagregado de acuerdo con el plan
general de cuentas de la entidad territorial y de no existir, con el plan general de cuentas
del Estatuto Orgnico de Presupuesto, para estudio y aprobacin por parte del Consejo
Directivo. Dicha aprobacin se constituye en la liquidacin del mismo.

Documentacin que soporta el subproceso

Presupuesto definitivo distrital y municipal, verificando en


la seccin de ingresos la incorporacin de los recursos
asignados en la vigencia de acuerdo con el calendario de
giros

73

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

En la seccin recursos del balance debern estar


registrados los recursos correspondientes a los saldos no
ejecutados y los rendimientos financieros.

Presupuesto definitivo de las Instituciones Educativas,


debidamente aprobado por el Consejo Directivo.

3. Ejecucin de los recursos:


Para la ejecucin de los recursos de calidad las entidades territoriales y las instituciones
educativas deben cumplir las normas presupuestales y contractuales vigentes, as:
Identificacin de la necesidad de contratar un bien o servicio asociado a la prestacin del
servicios y considerando las restricciones de uso de los recursos de calidad.
Cotizacin valor del mercado con el propsito de conseguir las alternativas ms favorables
para la administracin
Tramite del certificado de disponibilidad presupuestal que determine la disponibilidad de la
apropiacin que va a ser afectada para adquirir el compromiso.
Proceso de contratacin en los trminos previstos en el estatuto de contratacin
Elaboracin del documento y firma autorizada para la ordenacin del gasto, este puede ser
orden, contrato o resolucin.
Trmite del registro presupuestal, mediante el cual se asegure la afectacin del rubro
respectivo que va a amparar el compromiso.

Documentacin que soporta el subproceso

Contratos firmados.
Disponibilidad y registros presupuestales expedidos para cada
contrato
Facturacin de SSPP y pagos realizados
Pagos a contratistas
Informes de interventora

Liquidacin y cierre:
Liquidacin de los contratos de acuerdo con las condiciones pactadas para tal fin o en su
defecto lo sealado en el estatuto contractual.
Al cierre de la vigencia fiscal, se constituyen las cuentas por pagar y las reservas a que
haya lugar, considerando las condiciones sealadas en la Ley 819 de 2003.

74

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Documentacin que soporta el subproceso

Actas de liquidacin de contratos.


Informes de Interventoras de ejecucin final de los contratos
Acto administrativo con relacin de cuentas por pagar y
reservas

F. A partir del contrato celebrado con la entidad territorial, corresponde a los contratistas
prestar los servicios de educacin contratados o las obras de infraestructura contratadas.
3.3.1.Nodos crticos en el componente poblacin atendida Calidad:
Los recursos de calidad a pesar de corresponder a un 6% del SGP de educacin, se
constituyen en el recurso ms vulnerable y menos controlado en el proceso de ejecucin,
sin embargo de su adecuada ejecucin dependen no solamente el mejoramiento de las
condiciones de calidad de la prestacin del servicio sino tambin de algunas acciones que
se orientan a garantizar la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo y evitan
la desercin, fenmeno que se constituye tal vez en uno de los principales problemas del
sector. Para ello en el grfico se han identificado 9 nodos crticos en el proceso de gestin
de estos recursos, de los cuales cinco son comunes al componente de prestacin de
servicios y cuatro solamente aplica al componente de calidad y estn representados de los
nmeros 16 a 18.

Grfico 7

75

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Nodos crticos en el ciclo bsico de operacin de los recursos del SGP Educacin
- Calidad Municipios y Departamentos reas no municipalizadas
Poblacin Atendida
B

A
MHCP
Apropia los recursos
del SGP Educacion en
el Presupuesto
Nacional

DNP
Define el monto del componente SGP
Prestacin de Servicios con datos MEN
Realiza la distribucin de recursos del
SGPE- CALIDAD

C
CONPES SOCIAL:
Aprueba la distribucin de
recursos del SGPE CALIDAD

III
II

IE PUBLICA
Fondo Servicios Educativos para dotacin
y/o gratuidad

ET

MEN
Gira los recursos a
las ET en los10
primeros das del mes
siguiente (*)

1.
2.
3.
4.
5.
6.

2
Constitucin de cuenta especial
Programa el SGP en el presupuesto de
inversin 3
4
5
17
Giro de recursos de gratuidad
Pago de obligaciones de operacin
Contratacin de servicios 16 18
Interventoria de contratos
l.

EMPRESAS DE SSPP
Pago de servicios pblicos IE

15

CONTRATISTAS
Pago de servicios o infraestructura

(*) A partir de 2011 el giro se realizara en los ltimos diez das de cada mes
Ley 1176 de 2007

Fase de Giro

II

Fase Programacin Presupuestal

III

Fase de ejecucin y Cierre

Fase de Giro: Para la fase de giro se han identificado dos nodos crticos que son
comunes a todos los componentes del SGP de educacin y que se replican dados los
resultados de la evaluacin de cumplimiento de requisitos legales adelantada por el DNP.
1. Correspondencia del valor girado con el asignado y cumplimiento de las fechas de giro
previstas (3 primeros das del mes siguiente al que corresponde la transferencia).
2. Confirmacin de administracin del SGPE Calidad en la cuenta registrada para su
administracin, controlando que no existan cuentas satlites en las cuales se administren
los recursos.
Fase de Programacin Presupuestal: Para la fase de programacin presupuestal se han
identificado tres nodos crticos (comunes a todo el SGP de educacin).
3. Correspondencia de valor comunicado por DNP tanto para calidad como para gratuidad
educativa con el presupuesto definitivo de ingresos, correspondiente a las once doceavas
76

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

de la vigencia mas la ultima doceava de la vigencia anterior. A partir de 2011


corresponder a la asignacin de las doce doceavas de la vigencia.
4. Programacin del SGP de Educacin en el presupuesto de inversin, de acuerdo con
los diferentes programas previstos para su ejecucin, infraestructura escolar, operacin de
instituciones educativas, dotacin de instituciones educativas.
5. Correspondencia de la programacin de los saldos de caja y apropiacin y los
rendimientos financieros de la vigencia anterior a los mismos fines que los generaron.
Fase de ejecucin: Para la fase de ejecucin se identificaron 5 nodos crticos
16. Identificacin de sobre-precios en la compra de dotacin e insumos de material
didctico dirigidos a la Institucin Educativa Oficial, en este anlisis se debe comparar las
diferencias entre los valores de compra y la cotizacin valor del mercado.
17. Verificar la transferencia de los recursos de la asignacin de gratuidad a las
Instituciones Educativas, identificando que dichos recursos hayan sido debidamente
incorporados en los presupuestos de las Instituciones Educativas y se hayan destinado de
acuerdo con los criterios sealados por el Ministerio de Educacin Nacional.
18. Identificar usos indebidos en el uso de los recursos de calidad, como el pago de
personal, entrega de KITS escolares, uniformes escolares, preparacin para pruebas
ICFES.
19. Verificar que la adquisicin de bienes y servicios de las Instituciones educativas se
haga de conformidad con las normas de contratacin estatal.
Fase de cierre: Para la fase de cierre se identific un nodo crtico (comn al
componente prestacin de servicios).
15. Verificar que los saldos presupuestales no comprometidos en vigencias anteriores y
los recursos liberados por la liquidacin de convenios y contratos y los rendimientos
financieros generados en dichas vigencias se incorporaron en el presupuesto de la
vigencia correspondiente en la sub-cuenta de calidad.
3.3.2. Gua de Auditora a nodos crticos poblacin atendida componente calidad:
A continuacin se presenta la ficha gua de auditora para cada uno de los nodos crticos
identificados para el componente Poblacin Atendida Calidad.
Nodos crticos en la fase de giro: Para la fase de giro se identificaron dos nodos
crticos (comunes a todo el SGPE) y cuya gua de auditora para cada uno de ellos se
presenta a continuacin.
77

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y municipios
certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

1.NODO CRITICO (1)

PROCESO: Giro recursos SGPE PA


AREA RESPONSABLE: Secretara de Hacienda-Tesorero de la Entidad Territorial
Correspondencia del valor girado con el asignado y cumplimiento de las fechas de giro previstas (3
primeros das del mes siguiente al que corresponde la transferencia).

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial controle si los recursos correspondientes a Poblacin atendida calidad, son girados de acuerdo con el valor
asignado por el CONPES de las once doceavas de la vigencia respectiva, en los primeros tres (3) das del mes siguiente al que corresponde la
transferencia. (A partir de 2011 ser en los ltimos diez (10) das del mes en curso)
DESCRIPCION DEL PROCESO
El artculo 17, Ley 715 de 2001 establece que Sobre la base del 100% del
aforo que aparezca en la ley anual de presupuesto se determinar el
programa anual de caja, en el cual se establecern los giros mensuales
correspondientes a la participacin para educacin. Los giros debern
efectuarse en los Tres (3) primeros das del mes siguiente al que corresponde
la transferencia, para tal efecto se aforar la participacin para educacin del
Sistema General de participaciones en la ley anual de presupuesto. A partir del
ao 2011 ser en los ltimos diez das del mes en curso
El giro se realiza de acuerdo con la asignacin que realiza el Conpes,
generalmente es expedido hacia el mes de enero y comunicado a la entidad
territorial por el Departamento Nacional de Planeacin.

SITUACIONES DE RIESGO
Desconocimiento de la comunicacin reportada por el DNP con el
valor de la asignacin aprobada por el CONPES.

Posibles demoras en el proceso de incorporacin presupuestal por


no ajuste con la asignacin efectivamente girada.

No verificacin de inconsistencias generadas por la entidad bancaria


en la transferencia de fondos.

Desinformacin de las normas relacionadas con el flujo de recursos,


por parte del funcionario a cargo.
.
Falta de control sobre los ingresos cuando no todos se presupuestan.

El responsable de la programacin del giro es el Ministerio de Educacin , a


las cuentas certificadas por las entidades territoriales
2. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

ACTIVIDAD
Verificar el valor asignado para la vigencia correspondiente a las once
doceavas de la vigencia en curso y ltima doceava de la vigencia
anterior.

Solicitar la relacin de giros por concepto de la asignacin de SGP


para Poblacin atendida prestacin del servicio.

Cumplimiento en los giros del SGP E

Documentos Conpes

Ley 715 de

2001, artculo 17.


Ley

Registros de los extractos bancarios con la relacin


de los giros mensuales de la cuenta de Poblacin
atendida prestacin del servicio de SGP.

FORMA DE MEDICIN
Das de mora en recibir los recursos del SGP (superior a 10
das).

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia
bancaria de la
recepcin de los
giros

PERIODICIDAD
Mensual

4 .DICTAMEN
Correspondencia de valor asignado con valor girado : SI___ NO___
Existencia de la las constancias bancarias de Giro: SI___NO____
Indicador de cumplimiento de giros del SGP : _____ # de das

IDENTIFICACION

1176

de 2008

3 .INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

MARCO
NORMATIVO

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Las comunicaciones del DNP en las cuales informa
a la entidad territorial los valores correspondientes a
la asignacin inicial y sus modificaciones.

COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA CALIDAD : Aplica para los distritos, municipios
certificados y no certificados

78

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

PROCESO: Giro SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda o Tesorero de la Entidad Territorial
1.NODO CRITICO (2)
Confirmacin de administracin del SGP Educacin poblacin atendida calidad en la cuenta inscrita
para tal fin

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial haya efectuado los procedimientos de constitucin y registro ante el Ministerio de Educacin de la
cuenta especial para el componente Poblacin Atendida calidad.
DESCRIPCION DEL PROCESO

SITUACIONES DE RIESGO
Administracin de los recursos del Sistema General de Participaciones
Educacin en cuentas satlites por fuera de las cuentas especiales
abiertas para tal fin.

Inscripcin ante el Ministerio de Educacin Nacional de la cuenta especial.

Posibles demoras en el proceso de giros por falta del registro de la


cuenta

Informar trimestralmente al Ministerio de Educacin Nacional sobre el


manejo de la cuenta.

Hacer unidad de caja con los recursos SGPE PA.

Registro de apertura de una cuenta especial e independiente en entidades


vigiladas por la Superintendencia Financiera,

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Verificar la existencia de la cuenta especial correspondiente al


componente poblacin atendida y la comunicacin de registro ante el
Ministerio de Educacin Nacional.

Verificar si la entidad territorial envo el reporte trimestral al Ministerio de


Educacin Nacional.

Registros de los extractos bancarios con la


relacin de los giros mensuales de la cuenta de
poblacin atendida en la cual se identifique el giro
de SGP y el nmero de cuenta.

Reportes trimestrales sobre el funcionamiento y


administracin de la cuenta especial.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Giros del SGP-educacin poblacin atendida
calidad en la cuenta especial

Relacin de giros del SGP EPA efectuados por el


MEN, con la identificacin del nmero de la
cuenta y la fecha de giro.

FORMA DE MEDICIN
Valor SGP girado (fuente MEN) registrado en la cuenta
especial.

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia de
autorizacin de
cuenta especial

MARCO
NORMATIVO

Ley 715 de

2001 Artculo 18.

PERIODICIDAD
No aplica

Extractos con
evidencia de giro
de SGP a cuenta
especial
4.DICTAMEN
Correspondencia de valor girado con recursos registrados en la cuenta especial: SI___ NO___
Existencia en las constancias bancarias de Giro : SI___NO____
Creacin de la Cuenta Especial: SI _____ NO___

79

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP E POBLACION ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y municipios
certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Programacin Presupuestal SGP Educacin.


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda
Correspondencia de valor comunicado por DNP del componente poblacin atendida calidad con el
presupuesto definitivo de ingresos.

1.NODO CRITICO (3)

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial controla si los recursos correspondientes a poblacin atendida calidad son girados de acuerdo con el valor
asignado por el CONPES de las once doceavas de la vigencia respectiva.

DESCRIPCION DEL PROCESO


La entidad territorial debe incorporar el valor total comunicado por el
DNP en el presupuesto de rentas y recursos de capital como ingresos
corrientes no tributarios.

La entidad territorial l debe incorporar en los recursos de capital, los


saldos de caja y apropiacin del SGPE-PA de la vigencia.

SITUACIONES DE RIESGO
Desconocimiento de la comunicacin reportada por el DNP con el valor de
la asignacin aprobada por el CONPES.
Posibles demoras en el proceso de incorporacin presupuestal por no
ajuste con la asignacin efectivamente girada.

No verificacin de inconsistencias generadas por la entidad bancaria en la


transferencia de fondos.

Desinformacin de las normas relacionadas con el flujo de recursos, por


parte del funcionario a cargo.
.
Falta de control sobre los ingresos cuando no todos se presupuestan.

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Verificar que el valor asignado para la vigencia correspondiente a las


once doceavas de la vigencia en curso y ltima doceava de la vigencia
anterior se encuentre incorporada en el presupuesto de ingresos.

Ejecucin presupuestal de ingresos

Relacin de saldos de apropiacin y de caja


incorporados en el presupuesto

MARCO NORMATIVO

Ley 715 de 2001.

Solicitar la ejecucin final de ingresos, en la cual se constate la


incorporacin de la asignacin de SGP E para poblacin atendida .

Identificar la incorporacin de los saldos de la vigencia anterior, en los


recursos de capital en los cuales se discriminen los recursos de
poblacin atendida.
3 .INDICADORES DE GESTION

DENOMINACIN
Correspondencia de incorporacin presupuestal
del SGP-PA Prestacin de Servicios

FORMA DE MEDICIN
Valor ejecucin final SGP-PA/Valor comunicado SGP-PA

FUENTE
DOCUMENTAL
Ejecucin de
Ingresos
Comunicacin
DNP

PERIODICIDAD
Anual

4 .DICTAMEN
Correspondencia de valor asignado con valor presupuestado: SI___ NO___
Existencia de la las constancias bancarias de saldos : SI___NO____
Incorporacin de saldos de SGP-PA en el presupuesto: SI___NO_____

IDENTIFICACION

COMPONENTE SGP E POBLACIN ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y municipios
certificados y no certificados.

80

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

PROCESO: Programacin presupuestal SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda de la Entidad Territorial
1. NODO CRITICO (4)

Programacin del SGP E en el presupuesto de inversin, de acuerdo con los diferentes programas
previstos para su ejecucin (operacin de instituciones educativas, pago de servicios pblicos,
mantenimiento de la infraestructura fsica, suministro de material bibliogrfico, transporte escolar).

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial cumpla con la programacin presupuestal de los recursos del Sistema General de Participaciones en
Educacin desagregando cada uno de los componentes entre los cuales se debe diferenciar el de poblacin atendida calidad, de conformidad con las
disposiciones previstas en la Ley 715 de 200 1 y Estatuto Orgnico de Presupuesto.

DESCRIPCION DEL PROCESO


La entidad territorial deber incorporar dentro de los ingresos
corrientes no tributarios los recursos provenientes del SGP
desagregados por cada uno de los componentes.

SITUACIONES DE RIESGO
La inadecuada incorporacin del los recursos del sistema General de
Participaciones destinado a poblacin atendida puede generar posibles
desviaciones a otros fines

La entidad territorial debe establecer un cdigo para el presupuesto de


gastos que identifique cada fuente de financiacin con el propsito de
verificar la destinacin especfica para uno de los conceptos de gastos.

Deficiencias en el proceso de incorporacin presupuestal no ajustadas a la


asignacin efectivamente girada, constituyndose en un riesgo de desvo de
los recursos.

En el presupuesto para cada vigencia deben estar incluidos los


recursos del SGP correspondientes a la ltima doceava de la vigencia
anterior y las once doceavas de la vigencia correspondiente del SGPE.

Falta de control sobre la destinacin especfica de los recursos asignados


originados en la no presupuestacin de los recursos asignados.

La entidad territorial debe someter a aprobacin de la respectiva


corporacin pblica las adiciones al presupuesto del SGPE
2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
Verificar en la programacin presupuestal la desagregacin por cada
uno de los componentes del SGPE

Verificar la incorporacin en el presupuesto definitivo de los recursos


del Sistema General de Participaciones el valor asignado para la
vigencia correspondiente a las once doceavas de la vigencia en curso
y ltima doceava de la vigencia anterior.

Comparar la asignacin del SGPE Poblacin atendida con el


presupuesto definitivo incluyendo presupuesto inicial, adiciones y
reducciones, con el propsito de identificar diferencias.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Asignacin SGP E Poblacin Atendida prestacin
de Servicios /Presupuesto de Ingresos de SGP
Educacin

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Las comunicaciones del DNP en las cuales
informa a la entidad territorial los valores
correspondientes a la asignacin inicial y sus
modificaciones

El presupuesto inicial y las modificaciones


realizadas durante la vigencia.

La ejecucin presupuestal definitiva a 31 de


diciembre de la vigencia en la cual se puedan
identificar presupuesto inicial, modificaciones y
reducciones.

FORMA DE MEDICIN
% de recursos debidamente apropiados en el presupuesto
de ingresos ( las doce doceavas del SGPE).

MARCO NORMATIVO

Ley 715 de 2001.

Artculo 84

FUENTE
DOCUMENTAL
Ejecucin
Presupuestal y
relacin de giros del
MEN

PERIODICIDAD
Anual

4.DICTAMEN
Incorporacin de los recursos del SGPE tanto en el presupuesto de ingresos como el de gastos: SI ____O
Existencia de la las constancias bancarias de Giro: SI___NO____
Existencia de las aprobaciones a las modificaciones del presupuesto: SI____NO____

81

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y
municipios certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

1.NODO CRITICO (5)

PROCESO: Programacin Presupuestal SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda o Tesorero
Correspondencia de los saldos de caja y apropiacin, y los rendimientos financieros de la vigencia anterior
a los programas de mejoramiento de la calidad

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial incorporo los saldos de caja, los saldos de apropiacin y los rendimientos financieros del SGPE Poblacin
Atendida calidad en los recursos del balance de la correspondiente vigencia garantizando as la destinacin especfica de los recursos de para calidad.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO
Desviacin de recursos a fines diferentes
El artculo 15 de la ley 715 de 2001 seala la destinacin especfica de
los recursos SGP Educacin..

Imposibilidad de identificar el destino de los recursos por la inadecuada


programacin presupuestal de saldos y rendimientos financieros.
El artculo 91 de la ley 715 de 2001 seala que los rendimientos
financieros se invertirn en mejoramiento de la calidad.

Posibles retrasos en pagos por la no incorporacin de los recursos..


La entidad territorial incluir en los recursos del balance tanto los
saldos como los rendimientos financieros causados en la vigencia
anterior especificando su destinacin.
2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD
Verificar el valor de los saldos de caja y rendimientos financieros
existentes a 31 de diciembre de la vigencia anterior en el presupuesto.
Verificar en la ejecucin presupuestal la incorporacin de los saldos de
caja y apropiacin y los rendimientos financieros y la destinacin de
estos recursos.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Incorporacin de Saldos y rendimientos financieros

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Registros de los extractos bancarios de los saldos
y rendimientos de la cuenta especial en la cual se
identifique la fuente Sistema General de
Participaciones Educacin Poblacin Atendida.

Ejecucin presupuestal, en la cual se identifique al


interior de los recursos del balance la
incorporacin de los saldos y rendimientos
financieros..

Ejecucin de los gastos financiados con los saldos


y los rendimientos financieros del componente
poblacin atendida.

FORMA DE MEDICIN
Saldos de caja y apropiacin y rendimientos financieros de
SGP generados / saldos y rendimientos financieros
incorporados (valor de referencia 100%).

FUENTE
DOCUMENTAL
Constancia
bancaria de
rendimientos
financieros

MARCO NORMATIVO
Ley

715

de

2001. Artculo 57
Decreto 111 de

2006

PERIODICIDAD
Anual

Ejecucin
presupuestal de
ingresos y
gastos

4.DICTAMEN
Existencia de las constancias bancarias de rendimientos financieros: SI__ NO__
Consistencia entre el valor de la constancia bancaria con el recurso incorporado en el Presupuesto : SI__ NO__
Destino de los saldos y rendimientos a mejoramiento de la calidad: SI__ NO___

82

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Nodos crticos fase de ejecucin: Para la fase de ejecucin se identificaron 3


nodos crticos cuya gua de auditora para cada uno de ellos se presenta a
continuacin:
COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y
municipios certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Institucin Educativa Rector Consejo Directivo.

1.NODO CRITICO (16)

Identificacin de sobreprecios en la compra de dotacin e insumos de material didctico dirigidos a la


Institucin Educativa Oficial.

OBJETIVO: Verificar que la Institucin Educativa Oficial haya adquirido los bienes y servicios de acuerdo con los precios del mercado y comparar las
diferencias entre estos y el valor de compra.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Verificar que el Rector de la Institucin Educativa Oficial


cumpla con los procesos contractuales de acuerdo con lo
sealado en el estatuto contratacin y el decreto 4791 de 2008

Verificar que el valor de compra de la dotacin y el material


didctico sea el del mercado.

Verificar que los Consejos Directivos de las Instituciones


Educativas hayan expedido los reglamentos respectivos para
las contrataciones inferiores a 20 salarios mnimos.

Compras por valores diferentes a los del mercado.

Desviacin de los recursos a fines diferentes a los de calidad.

Compras desconociendo los procesos contractuales sealados en el estatuto


contractual y el Decreto 4791 de 2008.

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

DOCUMENTACION A CONSULTAR

Solicitar al Rector las cotizaciones utilizadas para verificar los


precios de mercado.

Solicitar al rector los procesos contractuales adelantados


para la adquisicin de los insumos y material didctico.

Cotizaciones
Contratos celebrados
Autorizacin del Consejo Directivo.
Plan de Compras

MARCO NORMATIVO
Ley

715

Decreto 4791 de

2008.

Verifique si el Rector cuenta con el respectivo plan de


compras.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Contratos realizados

FORMA DE MEDICIN
Contratos realizados/adquisiciones realizadas

FUENTE
DOCUMENTAL
Contratos

de

2001. Artculo 57

PERIODICIDAD
No aplica

4. DICTAMEN
Existencia del plan de compras : SI__ NO__
Los procesos de adquisicin de bienes y servicios se hace de conformidad con el estatuto contractual : SI__ NO__
Existencia de los contratos: SI__ NO___

83

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA CALIDAD : Aplica para los distritos y
municipios certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Educacin Rector Institucin Educativa, Secretara de Hacienda.

1.NODO CRITICO (17)

Verificar que la transferencia de los recursos de gratuidad se haga a los Fondos de Servicios Educativos de
las instituciones educativas y se incorpore debidamente al presupuesto de la IE.

OBJETIVO: Verificar que la Institucin Educativa Oficial incorpore en el presupuesto los recursos de gratuidad educativa y los destine de acuerdo a los
criterios sealados por el MEN.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Verificar que el Rector de la Institucin Educativa Oficial haga la


incorporacin en el presupuesto de los recursos de gratuidad con la
destinacin sealada por el MEN.
Verificar en el documento CONPES el valor sealado para gratuidad.

Desviacin de los recursos a fines diferentes a los de calidad.


Incorporacin incorrecta de los recursos que posibilitara darle una
destinacin diferente.
Que la entidad territorial no haga la transferencia de estos recursos a la IE

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

ACTIVIDAD
Solicitar a la entidad territorial la constancia de la transferencia de
los recursos de gratuidad a las IE.
Solicitar al rector copia de la ejecucin presupuestal para la
incorporacin de los recursos de gratuidad.

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Acto administrativo de transferencia de los
recursos de gratuidad.
Contratos celebrados.
Autorizacin del Consejo Directivo.
Ejecucin presupuestal.

MARCO NORMATIVO

Ley

715

Decreto de los

fondos de Servicios

Solicitar al rector constancia de la ejecucin de los recursos de


gratuidad.

Educativos.

3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
Transferencia de los recursos gratuidad

FORMA DE MEDICIN
%transferencia de los recursos gratuidad/valor de los
recursos de gratuidad

de

2001. Artculo 57

FUENTE
DOCUMENTAL
Documento
Conpes

PERIODICIDAD
No aplica

4.DICTAMEN
Existencia acto administrativo de transferencia de los recursos de gratuidad : SI__ NO__
Consistencia entre el valor asignado y el valor del acto administrativo de las transferencias : SI__ NO__
Existencia de los contratos de ejecucin de los recursos de gratuidad: SI____NO_____

84

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA CALIDAD : Aplica para los distritos y
municipios certificados y no certificados.
IDENTIFICACION

PROCESO: Ejecucin SGP Educacin


AREA RESPONSABLE: Secretaria de Educacin

1.NODO CRITICO (18)

Identificar usos indebidos con los recursos de calidad como pago de personal docente, uniformes
escolares, entrega de kits escolares.

OBJETIVO: Verificar que la entidad territorial destine los recursos de calidad para los fines sealados en las guas que expida el MEN.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO
Verificar la destinacin que la Entidad territorial ha hecho de los
Desviacin de los recursos a fines diferentes a los de calidad.
recursos de calidad.

Incorporacin incorrecta de los recursos que posibilitara darle una


Verificar cuales son los bienes y/o servicios adquiridos con los
destinacin diferente.
recursos de calidad.

Que la entidad territorial destine los recursos de calidad para pago de


personal docente, u otros fines no previstos.
Verificar en el documento CONPES el valor sealado para calidad
Verificar en el presupuesto la incorporacin de los recursos de calidad.
2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

ACTIVIDAD
Solicitar a la entidad territorial la incorporacin de los recursos de
calidad los cuales deben estar asociados a uno de los proyectos de
inversin, autorizados por el MEN.

DOCUMENTACION A CONSULTAR
Ejecucin Presupuestal.
Contratos celebrados.
POAI

MARCO NORMATIVO
715

Gua 8 del MEN

.
3.INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN
%de los recursos calidad destinados fines
diferentes

FORMA DE MEDICIN
%de los recursos calidad/valor de los recursos de calidad

FUENTE
DOCUMENTAL
Documento
Conpes

de

2001.

Solicitar la ejecucin presupuestal para la incorporacin de los


recursos de calidad.

Ley

PERIODICIDAD
No aplica

4.DICTAMEN
Existencia incorporacin de los recursos de calidad : SI__ NO__
Consistencia entre el valor de los recursos transferidos y los recursos incorporados en el presupuesto : SI__ NO__
Existencia de los contratos de ejecucin de los recursos de calidad: SI____NO_____

85

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Nodos crticos en la Fase de Cierre: Se identific un nodo crtico (comn a todo


el SGPE) cuya gua de auditora se presenta a continuacin:

IDENTIFICACION

1.NODO CRITICO (15)

COMPONENTE SGP EDUCACION POBLACION ATENDIDA CALIDAD: Aplica para los distritos y
municipios certificados y no certificados..
PROCESO: Cierre SGP Educacin.
AREA RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda Tesorera y Secretara de Educacin.
Verificar que los saldos del SGP no comprometidos en vigencias anteriores y los recursos liberados por
la liquidacin de convenios y contratos y los rendimientos financieros generados en dichas vigencias
se incorporaron en el presupuesto de la vigencia correspondiente en la subcuenta de calidad del SGP
Educacin y que los recursos del balance identifiquen el destino.

OBJETIVO: Determinar que los saldos del SGP Educacin poblacin atendida calidad no comprometidos, liberados por liquidacin de contratos y
rendimientos financieros mantengan la destinacin fijada en la Ley 715 de 2001.
DESCRIPCION DEL PROCESO
SITUACIONES DE RIESGO

Terminacin de los contratos entre las entidades territoriales y


los contratantes para los bienes y/o servicios de calidad.
Liquidacin de los contratos celebrados para la ejecucin de
los recursos de calidad.
Determinacin de saldos no ejecutados con recursos del SGP.
Inclusin de Saldos no ejecutados al presupuesto de la
vigencia siguiente
Determinacin de los rendimientos financieros generados en la
cuenta especial de los recursos poblacin atendida calidad.
Inclusin de los rendimientos financieros de la vigencia en el
presupuesto de la vigencia siguiente

2.ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
ACTIVIDAD

Solicite a la Tesorera el saldo de la cuenta especial del


componente poblacin atendida calidad
a 31 de
diciembre de la vigencia a auditar, discriminados saldos,
liquidacin de contratos y rendimientos financieros.

Verifique que los saldos, rendimientos financieros y


liquidacin de contratos se encuentren incluidos en el
presupuesto de la vigencia siguiente.

De no estar incorporados en el presupuesto verifique la


destinacin de estos recursos.

Incorporacin de excedentes

Reorientacin del SGP-Educacin poblacin atendida calidad a


fines diferentes..

No incorporacin de los saldos de la vigencia anterior


presupuesto de la vigencia siguiente.

No incorporacin de los rendimientos financieros en la respectiva


vigencia.

DOCUMENTACION A CONSULTAR

3. INDICADORES DE GESTION
DENOMINACIN

Constancia de saldo de la cuenta especial a


31 de diciembre.
Registro en libros de los saldos a 31 de
diciembre.
Soportes de colocaciones transitorias de
excedentes del SGP

FORMA DE MEDICIN

FUENTE
DOCUMENTAL

Excedentes generados / Excedentes incorporados en el


presupuesto

Saldo de cuentas y
presupuesto

en el

MARCO
NORMATIVO
Ley 715 de 2001

PERIODICIDAD
Anual

4. DICTAMEN

86

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Se mantiene la destinacin de los saldos, liquidaciones y rendimientos financieros del SGP- E poblacin atendida calidad al mismo fin SI__ NO__
Se incorpora la totalidad de los excedentes de la cuenta poblacin atendida calidad a dicho fin SI___ NO___

3.4. Gua de Auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


componente Poblacin por Atender:
La asignacin de poblacin por atender, se hace como incentivo a aquellas
entidades territoriales certificadas que demuestran aumentos en la matricula oficial
en condiciones de eficiencia. Dado que estos recursos se asignan para garantizar
la prestacin del servicio y que los nodos identificados son los mismos que para el
componente prestacin de servicios. Se aplica en su totalidad la Gua de Auditora
al Sistema General de Participaciones Poblacin Atendida Prestacin de Servicios

87

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

CAPITULO 4
MATRIZ DE EVALUACIN AL DESEMPEO DE LAS CONTRALORAS
TERRITORIALES EN LA AUDITORIA AL SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES EN EDUCACIN
Con el propsito de contar con criterios para la evaluacin de la gestin
desempeada por las Contraloras Territoriales en el proceso de auditora a la
ejecucin de los recursos del Sistema General de Participaciones destinado al
sector Educacin, as como los procesos de gestin asociados al ciclo de gestin
de cada uno de los componentes (poblacin atendida por prestacin del servicio;
poblacin atendida por calidad y; poblacin por atender), se presenta una
propuesta de matriz de seguimiento para la Auditoria General de la Repblica
tomando como referencia los nodos crticos de auditora identificados para cada
componente en la presente gua.
4.1 Metodologa de calificacin de la gestin de las entidades territoriales
con base en la auditoria de nodos crticos
Una vez realizada la auditoria a los nodos crticos en una entidad territorial se
procede a sistematizar para cada uno de los componentes (poblacin atendida por
prestacin del servicio; poblacin atendida por calidad y; poblacin por atender), el
nmero de hallazgos encontrados en cada uno de los nodos auditados, como se
presenta en el ejemplo siguiente.

Tabla 4.1. Sistematizacin de Resultados


Componente
SGP Educacin

Nodo Crtico
N1
N2
N3
N4
N5
N6
POBLACION
N7
ATENDIDA
N8
PRESTACION DE
SERVICIOS
N9
(15)
N10
N11
N12
N13
N14
N15
Total PAPS
POBLACION
N1
ATENDIDA
N2
COMPONENTE
N3
CALIDAD
N4

Nodos con
hallazgos

Nmero de
hallazgos
1

1
1

2
1

8
1

12
1

88

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

(10)

N5
N15
N16
N17
N18
Total PAC

Total

4
12

6
18

En la tabla anterior se puede apreciar un ejemplo, que para el componente


de poblacin atendida por prestacin del servicio se identificaron 15 nodos
de los cuales 8 tuvieron hallazgos por deficiencias.
Para calificar en los tres componentes como resultados de la auditoria a los
nodos crticos, en la tabla 4.2, se presenta la calificacin de cada nodo,
considerando si present o no deficiencias y el nmero de hallazgos
identificados en cada nodo. Los valores se calcularon considerando que los
nodos identificados tienen la misma importancia, por ende tienen el mismo
peso en la calificacin de cada componente. Por ejemplo, en el caso de la
poblacin atendida prestacin de servicios en donde se analizaron 15 nodos,
la calificacin para un nodo sin deficiencias corresponde a la relacin
(100/15=6,67); la calificacin para un nodo con 1 deficiencia corresponde a la
relacin (6,66/2 = 3,33); la calificacin para un nodo con 2 deficiencias
corresponde a la relacin (3,33/2= 1,165) y aquellos nodos con mas de de 2
deficiencias obtienen una calificacin de cero. Todos los anteriores en
proporcin al ponderador de cada componente
Tabla 4.2. Sistema de Calificacin

Ponderador de componente
Total de nodos x componente
Clasificacin de nodos
Nodos sin deficiencias
Nodos con 1 deficiencia
Nodos con 2 deficiencias
Nodos con ms de 2 deficiencias

POBLACION ATENDIDA
POBLACION ATENDIDA
PRESTACION DE SERVICIOS POR
PRESTACION DE SERVICIOS CALIDAD
100,0%
100,0%
15
9
6,67%
3,33%
1,67%
0,00%

11,11%
5,56%
2,78%
0,00%

Con base en los rangos de clasificacin sealados en la tabla anterior se


calificarn cada uno de los nodos crticos de acuerdo con los resultados obtenidos
en el proceso de auditoria, la sumatoria de la calificacin de cada uno de los
nodos crticos por componente dar como resultado la calificacin para cada uno
de los tres componentes independientemente en una escala de 0 a 100%
(poblacin atendida por prestacin del servicio; poblacin atendida por calidad y;
poblacin por atender), como se presenta en la siguiente tabla.

89

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Tabla 4.3. Calificacin de nodos


Componente
SGP Educacin

POBLACION
ATENDIDA
PRESTACION DE
SERVICIOS

Nodo Crtico
N1
N2
N3
N4
N5
N6
N7
N8
N9
N10
N11
N12
N13
N14
N15

Nodos con
hallazgos

Total PAPS

POBLACION
ATENDIDA
COMPONENTE
CALIDAD

N1
N2
N3
N4
N5
N15
N16
N17
N18
N19

Total PAPSC

Nmero de
hallazgos
1

1
1

2
1

8
1

12
1

Calificacin
3,33%
6,67%
3,33%
6,67%
1,67%
6,67%
1,67%
3,33%
6,67%
3,33%
6,67%
3,33%
6,67%
0,00%
6,67%
66,67%
5,58%
11,11%
5,58%
11,11%
11,11%
0,00%
11,11%
11,11%
5,58%
11,11%
83,33%

Finalmente, para interpretar la calificacin obtenida por la entidad territorial en


funcin del riesgo de inadecuada utilizacin y administracin de los recursos del
Sistema General de Participaciones en Educacin, se presenta la siguiente escala
de valoracin:
Tabla 4.4. Escala de valoracin de resultados
Rangos de Calificacin

Calificacin

Sin riesgo
Riesgo Bajo
Riesgo medio

100
99-75
74-50

Riesgo alto
Riesgo critico

49-25
menor de 24

Ahora, para construir la calificacin a la entidad territorial (departamento, distrito o


municipio) se pondera cada componente (poblacin atendida por prestacin del
servicio; poblacin atendida por calidad), de acuerdo con su participacin en el
90

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Sistema General de Participaciones en Educacin. Lo anterior, con el propsito de


relacionar la calificacin con el volumen de recursos asignado a cada componente,
la formula de ponderacin se expresa a continuacin

Calificacin ET = [(%RAPAPS*Calificacin RPAPS)+(%RAPAC*Calificacin RAPAC) ]


Donde RAPAPS: Recursos asignados para poblacin atendida por prestacin del servicio
RAPAC: Recursos asignados para poblacin atendida por calidad

De esta manera, el resultado final de la calificacin de la entidad territorial


ser el resultado de esta operacin, como se aprecia en la tabla 4.5.

Tabla 4.5. Calificacin de la gestin de la entidad territorial en administracin


del SGP-Educacin
Componente
SGP
Educacin

POBLACION
ATENDIDA
PRESTACION
DE SERVICIOS

POBLACION
ATENDIDA
PRESTACION
DE SERVICIOS
COMPONENTE
CALIDAD

Nodo
Crtico
N1
N2
N3
N4
N5
N6
N7
N8
N9
N10
N11
N12
N13
N14
N15
Total PAPS
N1
N2
N3
N4
N5
N15
N16
N17
N18
Total PAPSC

Total general

Distribucin de
la asignacin
2009

94,0%

6,0%

Nodos
Nmero
con
de
hallazgos Hallazgos Calificacin
1
1
2,94%
5,87%
1
1
2,94%
5,87%
1
2
1,47%
5,87%
1
2
1,47%
1
1
2,94%
5,87%
1
1
2,94%
5,87%
1
1
2,94%
5,87%
1
3
0,00%
5,87%
8
1

12
1

64,62%
0,33%
0,67%
0,33%
0,67%
0,67%
0,00%
0,67%
0,67%
0,33%

4
12

6
18

5,00%
69,6%

91

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

En el ejemplo, en la tabla 4.6 se aprecia que la entidad territorial analizada


presenta un riesgo medio en la gestin del Sistema General de
Participaciones Educacin, obteniendo una calificacin general de 68,4 que
indica un riesgo medio en la administracin del SGP Educacin. Por
componentes se distribuye de acuerdo con los dos cuadros anteriores, en el
primero con el tipo de riesgo y en el segundo con la valoracin.
Adicionalmente esta calificacin deber estar asociada a los resultados de
cada uno de los componentes, para ello se vincula la calificacin a la
variacin de los principales indicadores en poblacin atendida por prestacin
del servicio; poblacin atendida por calidad. Los resultados son en poblacin
atendida por prestacin del servicio de 58,7% que equivale a riesgo medio; la
poblacin atendida por calidad que result valorada con 4,5% obtuvo una
clasificacin de riesgo bajo (tabla 4,3 )
Tabla 4.6. Calificacin asociada a resultados
Nodo

POBLACION ATENDIDA
PRESTACION DE SERVICIOS
POBLACION ATENDIDA
PRESTACION DE SERVICIOS
COMPONENTE CALIDAD
Calificacin final

Calificacin

Situacin de
riesgo

58.7

Riesgo medio

4.5

Riesgo bajo
Riesgo medio

Indicador de resultado

Formas de medicin
TCB=Numero de estudiantes
matriculados en edad
Variacin de la Tasa de
escolar/poblacin en edad
cobertura bruta
TCBt vs TCBt-1
escolar de 6 a 17 aos
Variacin de la Tasa de
Numero de estudiantes
cobertura de poblacin
matriculados en Sisben 1 y 2 en
Sisben 1 y 2
edad escolar/poblacin Sisben 1
TCSt-TCSt-1
y 2 de 6 a 17 aos
Disminuyeron o aumentaron las coberturas

4.2 Matriz de seguimiento a la gestin del proceso auditor


La matriz que se presenta en la tabla 4.7, tiene como objetivo identificar de
manera general la cobertura territorial y por recursos realizada por la Contralora
Territorial a los recursos del Sistema General de Participaciones en Educacin,
para lo cual se proponen los siguientes indicadores y sus respectivas fuentes de
informacin34.
Tabla 4.7. Indicadores de cobertura del proceso auditor
Indicador
de
entidades

Objetivo
Determinar el % de municipios
auditados en el SGP Educacin

Forma de Medicin
Nmero de Municipios
Auditados
Nmero Total de Municipios

Fuente de Informacin
Contraloras
Territoriales,
delegadas AGR
y DNP

Cobertura de recursos del


SGP Educacin Auditados

Determinar el % de recursos del


SGP Educacin auditados por
municipio

Recursos SGP auditados por


municipio
Recursos SGP asignados

Contraloras
Territoriales,
delegadas AGR
y DNP

Cobertura de Nodos Crticos

Determinar la aplicacin de

Nodos crticos auditados (los

Contraloras

Cobertura
auditadas

Territoriales,

92

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Auditados

auditora a los nodos crticos


identificados

tres componentes
Nodos crticos identificados

Hallazgos documentados

Busca identificar el % de
hallazgos con las fuentes
documentales sealadas en la
gua

Hallazgos documentados
Total de hallazgos

Contraloras
Territoriales,
delegadas AGR

Busca cuantificar el peso de los


recursos del SGP Educacin
con hallazgos sobre el total de
recursos del SGP

Recursos SGP Educacin


asociados a hallazgos
SGP Educacin asignado

Contraloras
Territoriales,
delegadas AGR
y DNP

Recursos
hallazgos

asociados

delegadas AGR

Estos indicadores debern calcularse por cada uno de los municipios de cada
departamento y para la administracin departamental, de tal forma que se puedan
identificar en cada departamento los municipios ms crticos e identificar a travs
de los agregados departamentales sobre la gestin de las entidades territoriales
en cada vigencia, como se aprecia en la tabla 4.8.

Tabla 4.8. Matriz de seguimiento a la gestin del proceso auditor

Cobertura
entidades
territoriales
auditadas

Proceso a evaluar
ANTIOQUIA
Admn Departamental
MEDELLIN
BELLO
ENVIGADO
ITAGUI
TURBO
ANDES
CAUCASIA
ZARAGOZA

Dpto
MC
MC
MC
MC
MC
MNC
MNC
MNC

VALLE DEL CAUCA


Admn. Departamental
CALI
BUENAVENTURA
BUGA
CARTAGO
PALMIRA
TULUA
EL CERRITO
SEVILLA
YUMBO

Dpto
MC
MC
MC
MC
MC
MC
MNC
MNC
MNC

NARIO
Admn. Departamental
PASTO
TUMACO
BARBACOAS
EL CHARCO
IPIALES
CHOCO
Admn. Departamental

Cobertura
de nodos
crticos
auditados

Cobertura de
hallazgos
documentados

Cobertura de
recursos
asociados a
hallazgos

indicador
promedio de
cobertura

7,1%

76%
85,0%
85,0%
80,0%
85,0%
80,0%
70,0%
65,0%
70,0%
60,0%

51%
55,0%
60,0%
52,0%
58,0%
45,0%
41,0%
52,0%
53,0%
45,0%

71%
70,0%
80,0%
70,0%
75,0%
90,0%
80,0%
60,0%
50,0%
60,0%

71%
70,0%
80,0%
70,0%
75,0%
80,0%
70,0%
80,0%
50,0%
60,0%

67%
70%
76%
68%
73%
74%
65%
64%
56%
56%

23,3%

75%
80,0%
80,0%
65,0%
80,0%
85,0%
85,0%
80,0%
60,0%
70,0%
65,0%

37%
60,0%
56,0%
36,0%
45,0%
32,0%
50,0%
45,0%
21,0%
10,0%
15,0%

66%
70,0%
65,0%
70,0%
80,0%
60,0%
65,0%
70,0%
80,0%
50,0%
50,0%

71%
70,0%
75,0%
90,0%
70,0%
80,0%
70,0%
75,0%
80,0%
50,0%
50,0%

62%
70%
69%
65%
69%
64%
68%
68%
60%
45%
45%

9,2%

72%
70,0%
70,0%
75,0%
65,0%
88,0%
65,0%
58%
55,0%

36%
55,0%
40,0%
35,0%
30,0%
23,0%
31,0%
34%
35,0%

71%
67,0%
70,0%
75,0%
90,0%
80,0%
45,0%
67%
45,0%

68%
67,0%
56,0%
75,0%
65,0%
98,0%
45,0%
67%
45,0%

62%
65%
59%
65%
63%
72%
47%
56%
45%

Dpto
MC
MC
MNC
MNC
MNC
19,4%
Dpto

Cobertura
recursos
auditados

93

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

QUIBD
ALTO BAUDO
ITSMINA
RIO SUCIO
TADO
PROMEDIO NACIONAL

MC
MNC
MNC
MNC
MNC
14,7%

54,0%
60,0%
52,0%
60,0%
65,0%
70,1%

38,0%
35,0%
25,0%
45,0%
23,0%
39,3%

67,0%
75,0%
65,0%
80,0%
70,0%
68,7%

67,0%
75,0%
65,0%
80,0%
70,0%
69,1%

57%
61%
52%
66%
57%
62%

Para la calificacin de la gestin de cobertura de la auditoria en los departamentos


se puede establecer unos rangos que permitan calificar el indicador promedio de
cobertura de la auditora realizada, la cual puede ser baja, media y alta y permitira
evaluar comparativamente los avances por departamento y el agregado nacional.

Tabla 4.9. Tabla de calificacin de cobertura del proceso auditor


Indicadores simples de cobertura

% de cobertura

Cobertura Entidades Territoriales Auditadas


Cobertura Recursos Auditados
Cobertura de Nodos Criticos Auditados
Cobertura con Hallazgos documentados
Cobertura con Recursos Asociados a Hallazgos
INDICADOR PROMEDIO DE COBERTURA

14,7%
70,1%
39,3%
68,7%
69,1%
62,0%

Calificacion de la cobertura
Baja
Media
Alta
0%-40%
41%-80%
81%-100%
0%-40%
41%-80%
81%-100%
0%-40%
41%-80%
81%-100%
0%-40%
41%-80%
81%-100%
0%-40%
41%-80%
81%-100%
0%-40%
41%-80%
81%-100%

4.3 Matriz de seguimiento a auditoria de nodos crticos


La matriz que se presenta en la tabla 4.10 en la cual se coloca 0 si no se audito el
nodo y 1 si se audito, (se aplica al componente de poblacin atendida prestacin
de servicios, la cual se replica en su estructura para los componentes de poblacin
atendida calidad y poblacin por atender) permite obtener un balance detallado
para cada uno de los componentes del Sistema General de Participaciones en
Educacin, sobre las principales deficiencias encontradas a travs de la auditoria
de los nodos crticos en cada una de las fases del ciclo de gestin en cada entidad
territorial.
Con la agregacin de esta informacin se puede cuantificar la situacin de cada
uno de los departamentos y a su vez con la sumatoria de los resultados
departamentales se puede contar con un balance nacional que le permita a la
Auditoria General de la Repblica presentarle a la ciudadana, no solamente el
balance del proceso de auditora realizado por la Contraloras Territoriales y la
Contralora General de la Repblica, sino tambin las principales deficiencias en la
gestin de los recursos del Sistema General de Participaciones en Educacin.
Tabla 4.10 Matriz de gestin a auditoria a nodos crticos

94

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

PROGRAMACION
PRESUPUESTAL

incorporacin
presupuestal

programacin en
subcuentas

incorporacin de saldos

pago de personal

destinacin asignacin
costo

Reconocimiento de
sobresueldos

cruce ET y fondo de
prestaciones

verificacin Banco de
oferentes

verificacin de auditorias

operaciones
presupuestales

Designacin de
interventores

verificacin de pagos

saldos por liquidacin de


contratos

CIERRE

cuenta especial

ANTIOQUIA
Administracin
Departamental

EJECUCION

oportunidades de giro

GIRO

89%

89%

89%

67%

56%

89%

78%

89%

78%

67%

67%

67%

100%

100%

100%

81%

Promedio
de nodos
auditados

80%

MEDELLIN

87%

BELLO

73%

ENVIGADO

87%

ITAGUI

93%

TURBO

93%

ANDES

80%

CAUCASIA

80%

ZARAGOZA
VALLE DEL
CAUCA
Administracin
Departamental

60%

90%

80%

70%

80%

80%

80%

80%

80%

60%

90%

78%

77%

90%

80%

81%

80%

87%

CALI

67%

BUENAVENTURA

67%

BUGA

80%

CARTAGO

87%

1
1
0
1
1
100%

1
1
1
0
1
83%

1
1
0
1
1
50%

1
1
1
1
1
83%

1
1
1
0
1
79%

1
1
0
1
1
67%

1
1
1
1
1
83%

1
1
1
0
1
78%

0
1
0
1
1
50%

1
1
1
1
1
67%

1
1
1
1
1
70%

0
1
1
0
1
66%

1
1
0
1
1
67%

1
1
1
1
1
100%

1
1
1
1
1
76%

87%
100%
67%
73%
100%
75%

1
1
1
1
1
1
100%

1
1
1
0
1
1
50%

1
1
0
1
0
0
50%

1
1
1
1
1
0
67%

1
1
1
0
1
1
67%

1
1
0
1
0
1
50%

1
1
1
1
1
0
50%

1
1
1
0
0
0
58%

1
1
0
1
0
0
50%

1
1
1
0
0
1
50%

1
0
1
1
1
0
52%

1
1
1
0
0
1
53%

1
0
1
1
1
0
83%

1
1
1
1
1
1
83%

1
1
1
1
1
1
68%

100%
87%
80%
67%
60%
53%
62%

1
1
1
1
1
1

0
1
0
1
1
0

1
0
1
0
1
0

0
1
1
1
1
0

1
0
1
0
1
1

1
1
1
0
0
0

0
0
1
1
0
1

1
1
1
1
0
0

0
1
1
0
1
0

1
0
1
1
0
0

0
1
1
0
1
1

1
0
1
1
0
1

1
1
1
0
1
1

1
0
1
1
1
1

1
1
1
0
0
1

67%
60%
93%
53%
60%
53%

96,7%

75,6%

64,7%

74,2%

78%

71,4%

72,8%

74%

59,4%

68,3%

69%

68%

85,0%

90,8%

78%

75%

PALMIRA
TULUA
EL CERRITO
SEVILLA
YUMBO
NARIO
Administracin
Departamental
PASTO
TUMACO
BARBACOAS
EL CHARCO
IPIALES
CHOCO
Administracin
Departamental
QUIBD
ALTO BAUDO
ITSMINA
RIO SUCIO
TADO
PROMEDIO
NACIONAL

Como se aprecia en la tabla, para cada departamento se puede resumir su


situacin frente a su proceso de gestin del Sistema General de Participaciones
en Educacin, por ende se pueden establecer comparaciones entre
departamentos y obtener resultados nacionales de deficiencias de auditora para
95

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

cada uno de los nodos crticos, el promedio por entidad territorial y departamento
y el promedio nacional.
Finalmente, con base en lo anterior se puede establecer una calificacin del
proceso de auditora para cada componente en tres rangos (baja, media y alta) en
funcin de la cobertura de nodos crticos auditados, con los cuales se permite
emitir una evaluacin del desempeo del proceso auditor al Sistema General de
Participaciones en Educacin identificando situaciones de riesgo frente al tipo de
auditora que se le realiza al SGP.
Tabla 4.11. Tabla de calificacin del proceso auditor

FASE

GIRO

PROGRAMACION PRESUPUESTAL

EJECUCION

CIERRE
Promedio de nodos auditados

NODO CRITICO

Oportunidades de giro
Cuenta especial
Incorporacin presupuestal
Programacin en subcuentas
Incorporacin de saldos
Pago de personal
Destinacin asignacin costo
Reconocimiento de sobresueldos
Cruce ET y fondo de prestaciones
Verificacin Banco de oferentes
Verificacin de auditorias
Operaciones presupuestales
Designacin de interventores
Verificacin de pagos
Saldos por liquidacin de contratos

% AUDITADO

80,0%
60,0%
60,0%
40,0%
20,0%
20,0%
40,0%
80,0%
100,0%
100,0%
100,0%
100,0%
80,0%
60,0%
80,0%
68,0%

AUDITORIA COMPONENTE DE
POBLACION ATENDIDA
PRESTACION DE SERVICIOS
Baja
Media
Alta
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%
0%-40% 41%-80% 81%-100%

96

Gua metodolgica para auditora al Sistema General de Participaciones en Educacin


________________________________________________________________________________________

Bibliografa
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Acto Legislativo 04 de 2007 Por medio del cual se modifican algunos artculos de
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General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
DNP. (2009) Documento Conpes 1222 y 1331.
CGR (2005) PRINCIPALES DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL PROCESO
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CGR (2006)Evaluacin de las transferencias intergubernamentales 1994-2005
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CGR (2006)SISTEMA DE AUDITORIA AUDITE Contralora General de la
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