UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE INGENEIRIA DE SISTEMAS

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

CURSO
PLANEAMIENTO DE RECURSOS EMPRESARIALES - ERP

TRABAJO ACADEMICO PRIMER ENTREGABLE

Integrantes:
Santa Cruz Pizarro, Ricardo
Taquila Domingo, Jos Alfredo
Snchez Sabogal, Gian Carlos
Snchez Padilla, Jos Luis
Neira, Csar
Nuez Moreano, Yul Anthony

01113906
07200002
05200207
06200076

Lima Per
2014

04200135

EMPRESA: LEONISA S. A.
CAPITULO I DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN
Empresa dedicada a la venta por catlogo de LENCERIA FINA COLOMBIANA. Leonisa tiene
una exclusiva lnea de productos finos y delicados para damas y caballeros. Una de las
mejores calidades en el mercado y gran gama de modelos y colores, ms de 40 aos en el
mercado y con trascendencia a nivel NACIONAL E INTERNACIONAL.
1.1.- VISION
Posicionar a Leonisa como la compaa lder en la comercializacin de ropa interior femenina
bajo el sistema de venta directa en Amrica Latina.
1.2.- MISION
Leonisa es una organizacin gil y rentable, dedicada a la manufactura y comercializacin de
ropa interior comprometida con la satisfaccin de las necesidades del consumidor.
El recurso humano con su compromiso, superacin y conocimiento es fundamental en el
crecimiento de la compaa.
1.3.- OBJETIVO DE LA ORGANIZACION
Los objetivos primarios de la empresa son los de brindar productos con las siguientes
caractersticas:

De la Mejor Calidad
Con la mejor relacin Precio - Beneficio.
Para todos los gustos
Para todos los presupuestos
Para todas las edades
Para todas las ocasiones de uso

1.4.- MAPA DE PROCESOS

AREAS ESTRATEGICAS
DEFINICIN DE PORTAFOLIO DE PRODUCTO/SERVICIO
DEFINICIN DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS
DEFINICIN DE OBJETIVOS Y ROLES DE LA FUERZA VENTAS
DEFINICIN DEL MODELO DE COBERTURA DE TERRITORIO
DEFINICIN DEL MODELO DE COMPENSACIN
AREAS OPERATIVAS
ADMINISTRACION DE LA DEMANDA
DESARROLLO DE MERCADOS Y OPORTUNIDADES
MARKETING
INSCRIPCION E INCORPORACION
FACTURACION
COBRANZAS
DISTRIBUCION
SAC
AREAS DE SOPORTE
OPERACIONES

ADMINISTRATIVA Y CONTABILIDAD
SISTEMAS
DESARROLLO, PLANEACION Y COMPRAS
RECURSOS HUMANOS

CAPITULO II IDENTIFICACIN Y SELECCIN DEL PROCESO EN ESTUDIO

2.1.- JUSTIFICACIN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO
El proceso elegido para el anlisis en el presente trabajo es el proceso de DLM (Direct Lengerie
Marketing o Mercadeo Directo de Ropa Interior) el cual contiene a todas las actividades
relacionadas al intercambio comercial que realiza la empresa bajo la modalidad de Venta
Directa.
Encontramos que pueden hacerse mejoras en los subprocesos, tales como son:
-

Presupuestacin
Pedidos
Facturacin

Las mejoras que se puedan hacer en estos subprocesos permitirn una mejor atencin al
cliente, de una forma ms rpida y directa.
El subproceso en el que se dar nfasis en el anlisis ser el de FACTURACIN.
2.2.- DESCRIPCIN DE PROCESO/SUBPROCESOS
2.2.1.- PRESUPUESTACION
El proceso de DLM inicia con la importacin de la mercadera proveniente de Medelln
Colombia en base a un proceso de proyeccin de ventas llamado
PRESUPUESTACION.
El proceso de PRESUPUESTACION supone evaluar campaas de venta
pasadas versus tendencias del mercado actual para sugerir el pedido de cada
lnea de productos.
Existen 4 tipos de productos:
RIF (Ropa Interior Femenina)
Complementarios (Productos y accesorios adicionales a la ropa
interior, por ejemplo pijamas, polos, aretes, etc.)
Ayudas de Venta (Productos que compramos y almacenamos y que
sirven para propaganda, los mismos catlogos, volantes, etc.)
Obsequios (Productos que se regalan en las conferencias)
Las ventas de regionalizan por ZONAS (actualmente existen 52 ZONAS a nivel
nacional). Una ZONA puede ser un distrito de LIMA o una provincia importante.
Cada 21 das que dura una campaa en una zona, se realiza lo que se llama la
CONFERENCIA donde la vendedora de Leonisa que se llama LIDER ZONAL convoca
a las personas que venden por catlogo en su zona.

2.2.2.- PEDIDOS

En esa conferencia se reciben los pedidos de las personas que venden por catlogo. El
pedido puede hacerse ah en la conferencia o tambin por una pgina de internet para
las personas que no pueden asistir.
Los pedidos se pasan a un centro de digitacin donde se ingresarn al sistema.
Los pedidos que se hicieron por internet se van directamente a Colombia pues ya estn
en el sistema.
En Colombia se facturan los pedidos y se enva la facturacin a Per para ser impresa
(se envan unos archivos conteniendo todo el detalle de las boletas y facturas y aqu se
imprimen en el centro de facturacin).
Existen 2 modalidades de pago: Crdito y Pago anticipado. Las personas que tienen
crdito tienen 21 das para pagar luego de recibir su pedido, las de pago anticipado
deben pagar dentro de los 4 das despus de la conferencia para que el pedido se les
enve, sino este queda retenido.

2.2.3.- FACTURACION

El rea de Cartera se encargar de hacer seguimiento a las personas que excedan el

plazo de pago. Esto se hace por llamadas telefnicas, cartas de notificacin y por
ultimo accin judicial.
Una vez impresos los documentos, se envan los pedidos junto con su comprobante de
pago.

2.3.- DATOS HISTRICOS Y RELEVANTES DEL PROCESO

Para una adecuada realizacin de la facturacin se debe de tener en cuenta la siguiente
informacin.
2.3.1.- SISTEMA OPI
Descripcin
SISTEMA OPI (Open Prepress Interface): Es un programa concebido para solucionar un
problema que nos encontramos en pre impresin, y en concreto en la fase de diseo, cuando
se trabaja con gran cantidad de imgenes, que deben estar en alta resolucin para poderse
imprimir posteriormente. El gran tamao de dichas imgenes ralentiza el trabajo.
El sistema OPI soluciona este problema generando, en la fase de diseo, copias de las
imgenes en baja resolucin, lo que permite trabajar ms rpido. En el proceso previo a la
impresin, OPI reemplaza las imgenes en baja por las de alta resolucin.
2.4.- CARACTERIZACIN DEL PROCESO/SUBPROCESOS

Cdigo
LEONISA

XXX 9999
Pgina

FACTURACION

5 de X
Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Nombre

Nombre

Nombre

Todos

Todos

todos

Fecha : 11.11.14
Revisin : XX

DUEO DEL PROCESO

Vendedora por catalogo de productos para Leonisa.

OBJETIVOS

El objetivo de este proceso es que se registre la facturacin por

duplicados de las facturas por ventas directas.

INCLUYE

EMPIEZA

ALCANCE

Con la recepcin de las ordenes de pedidos

Importar los pedidos al Sistema OPI

Identificar a los colaboradores con deuda en la campaa anterior
Retirar o anular de pedidos de colaboradores con deuda
Generar documentos de pago, facturas o boletas, en formato PDF.
Enviar archivos PDF a Leonisa Per.
Recepcionar archivos PDF en el servidor de Per
Publicar archivos en la intranet

TERMINA

Imprimir documentos

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO

El usuario ingresara al portal web se registrara

El usuario iniciara sesin
Realizara el pedido

SUBPROCESOS

LDER SUBPROCESO

REA

PROVEEDORES

Colaboradores de venta por catalogo

ENTRADAS

Pedido de Compras

SALIDAS

CLIENTES

Facturas en formato digital

Facturas impresas

Vendedora por catlogo, clientes finales.

PROCEDIMIENTOS

REGISTROS

Facturacin de pedido registrado y

distribuido por duplicados.

RECURSOS

Operador de Sistemas Colombia

Software Sistema OPI
rea de cartera de clientes
Responsable de pedidos internacionales
Responsable de facturacin en Per

INDICADORES

FORMA DE CLCULO

Numero de facturas Reporte Software OPI

emitidas y
canceladas
Nmero de
Reporte Software OPI
vendedoras con
deudas o retraso de
pago.

PERIODICIDAD

Diaria
Diaria

RESPONSABLE DE
LA MEDICIN

2.5.- DIAGRAMA DE SUBPROCESOS BPMN

2.6.- DIAGRAMA WORKFLOW BPMN DETALLADO DEL PROCESO

2.7.- IDENTIFICACION DE PROBLEMAS

Se presenta un cuadro del problema encontrados en los procesos mencionados.
Subprocesos
Recepcinar ordenes de
pedido

Problemas
Pedido incompleto o mal interpretado
En las conferencias, la recepcin del pedido no es
bien identificado por los empleados, por lo que se
vuelve a pedir los requisitos.
Falta uso de tecnologa
En las conferencias las rdenes de pedido son
registrados de forma manual. As como la aplicacin
(opcin por internet), est configurada solo para pc o
laptop mas no para Smartphone.
Perdida de fichas de recepcin de pedido
La recoleccin de datos de forma fsica o manual
corren el riesgo de que se pierdan, extraven o sufran
algn otro tipo de dao, lo que ocasiona el reinicio
del subproceso as como prdida de tiempo.

Importar pedido al
sistema OPI

Falta de capacitacin
Se identifica que uno de los principales problemas es
la amigabilidad del sistema con el usuario por lo cual
se requiere una capacitacin para el uso efectivo del
sistema OPI
Muchos pasos para la entrega de factura
Se identifica subprocesos innecesarios

Imprimir documentos

Identificar
a
los
colaboradores con deuda
en la campaa anterior

Esta actividad es va un sistema de informacin

transaccional, el cual genera trfico y demora con las dems
solicitudes de otras reas de negocio, lo ideal es que este
anlisis se pueda hacer con un sistema de soporte de
decisin del tipo Business Intelligence, el cual permitira
hacer una evaluacin del colaborador, el riesgo que lleva
consigo de acuerdo a su historial de pedidos.
Anlisis de riesgo
Seguimiento histrico del colaborador.

Publicar archivos en la
intranet

El diseo de su pgina web debera ser Responsive, para

que la informacin de su facturacin sea visible
ptimamente desde dispositivos mviles (Smartphone,
tabletas), o en todo caso desarrollar una app.

Publicar en la Internet informacin de facturacin del

pedido de los colaboradores.
Retirar o anular de
pedidos a los
colaboradores con deuda.

Generar documentos
de pago, facturas o
boletas, en formato
PDF.
Enviar archivos .PDF
a Leonisa Per.

Va app mvil
Notificar al colaborador de venta por catlogo va mvil, la
causa del no proceso de su pedido, rapidez del estado e
informacin.
Detalle de su deuda
Enviar notificacin push

Sistema transaccional a sistema distribuido

Despliegue en la Nube.
Para evitar problemas en el servidor, se podra el sistema
de facturacin desplegarlo en la nube, en cualquier
plataforma Cloud, tal como google app engine, Windows
Azure, etc.
Y aprovechar todo lo que un sistema distribuido proporciona.

Recepcionar los
archivos PDF en el
servidor de Per

2.8.- PRIORIZACION DE PROBLEMAS

A continuacin se presenta una calificacin subjetiva de los problemas a resolver.
Se ha tomado en cuenta los siguientes criterios de evaluacin:

Impacto sobre el cliente

directamente.

Relacin con los objetivos

: Grado en que el problema afecta la
imagen de la institucin y su objetivo primordial de brindar un servicio de
calidad.

Necesidad de la mejora
: Grado de priorizacin de la mejora de
un problema respecto de los otros.

Recursos necesarios
: Grado de inversin en recursos
humanos y materiales para darle solucin al problema.

: Grado que el problema lo afecta

Criterios de evaluacin

Problemas bajo evaluacin

Total

Impacto sobre
el cliente

Relacin con
los objetivos

Necesidad
de la mejora

Recursos
necesarios

Pedido incompleto o mal

interpretado
Falta uso de tecnologa

16

15

Perdida de fichas de recepcin

de pedido

15

Falta de capacitacin

15

Muchos pasos en la entrega de

factura
Identificar a los colaboradores
deudores
Propensin a fallos en la gestin
de archivos de Facturacin.
Retirar o anular de pedidos a
colaboradores.
Publicar archivos en la intranet

17

16

16

14

13

Leyenda: 1= Bajo, 2 = Medio Baja, 3 = Intermedio, 4 = Medio Alto, 5 = Alto

El problema que se analizar a profundidad es el de Muchos pasos para la
entrega de factura:

Es alto de impacto, para el cliente, para usos contables.

Es alto de impacto, en relacin con los objetivos, en trminos de calidad y
atencin al cliente.

2.8.- DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Durante el proceso de facturacin; se ha podido identificar que el principal
problema es la demora en el tiempo de entrega de la factura. Las principales
razones de su eleccin se puede observar en la matriz de priorizacin. En resumen
esta determinacin se basa en que este proceso tiene el mayor impacto sobre:
Impacto sobre el cliente, Relacin con los objetivos, Necesidad de la mejora, y
Recursos necesarios.
La demora en la entrega genera que muchos clientes realicen quejas formales a la
entidad por la demora de sus facturas, siendo una de las quejas ms comunes la
falta de respuesta cuando se consulta por el estado de esta. Esto genera que la
entidad sea vista como muy poco competente.