CODIGO: DINALOG-UA/AL-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA
DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL
TITULO:

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL

POR COMPRAS

RUBRO

NOMBRE

FIRMA

Formulado por:

Equipo de Elaboracin del

Manual
de
Procedimientos
(MAPRO) - OPP

Aprobado por:

Direccin Nacional de Logstica

VB OPP:

Oficina de
Presupuesto

Planificacin

FECHA

INDECI

PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS

Sede Central

1.

COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005

PAG
2/15

OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para la recepcin e ingreso de artculos al Almacn
General, generados por compras.
Establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin del
Almacn General, la recepcin, verificacin, internamiento, registro, control y
custodia de los artculos que ingresan al almacn por compras, as como la
elaboracin de los diversos documentos generados por dichos ingresos.

2.

ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin para el Almacn General del INDECI, el cual
pertenece a la Unidad de Abastecimiento de la Direccin Nacional de Logstica.
Describe las actividades desde la entrega del expediente por parte de logstica al
Jefe de Almacn General, hasta la entrega de la documentacin a la Unidad
respectiva (Economa).

3.

BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley N 19338 Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas
modificatorias Decretos Legislativos N 442, 735 y 905, Ley N 25414 y el
Decreto de Urgencia N 049-2000.
3.2. Decreto Supremo N 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organizacin y Funciones del INDECI y Decreto Supremo N 005-2003-PCM
que deroga la 3ra. disposicin de dicho reglamento.
3.3. Decreto Ley N 22056 Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.
3.4. Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/PDA, que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
3.5. Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
3.6. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas
de Control Interno para el Sector Pblico.

4.

REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Debe haberse efectuado el Procedimiento General para la Adquisicin o
Contratacin de Bienes y Servicios, para que se inicie el proceso de Ingreso
de Artculos al Almacn por Compras.
4.2. Es requisito indispensable que los documentos estn completos y correctos
tanto al momento previo del almacenaje como al momento del registro de la
documentacin.
4.3. El expediente enviado por el Operador PAD de logstica al Jefe del Almacn
General, debe contener los siguientes documentos:

Orden de Compra - Gua de Internamiento original y todas sus copias.

Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases.
Formato de Requerimiento.
Oficio de Consentimiento de Buena Pro.

INDECI

PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS

Sede Central

5.

COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005

PAG
3/15

RESPONSABLES DEL PROCESO

Almacn General Unidad de Abastecimiento de la Direccin Nacional de
Logstica.

6.

CONSIDERACIONES
6.1. El almacenamiento es un proceso tcnico de abastecimiento cuyas
actividades estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio
fsico determinado con fines de custodia como va para trasladarlos
fsicamente (temporal o definitivo) a quienes la necesitan. Consta de las
siguientes fases: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento,
registro-control y custodia.
6.2. Es necesario cumplir con el tiempo mnimo para la entrega del expediente a
Almacn General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos
un da previo a la llegada del proveedor para la ubicacin del espacio
necesario de almacenaje.
6.3. Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar fsicamente a travs
de la Unidad de Almacn, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza
fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia
que lo solicita. Ello permitir un control efectivo de los bienes adquiridos.
6.4. Las actividades de la fase de verificacin y control de calidad deben ser
ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de
almacenaje; comprende las acciones siguientes:
a.

Retirar los bienes de los embalajes.

b.

Una vez abierto los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido

en forma cuantitativa y cualitativa.

c.

La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las

cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la
documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de
identificacin, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad,
presin, temperatura, etc.

d.

La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar

para verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes
decepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas
solicitadas.

e.

La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona

que hace la entrega cuando la cantidad y las caractersticas de los bienes
permitan realizar la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento
de la recepcin.

f.

Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera

necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad,
el jefe de almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo
por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.

g.

La conformidad de la recepcin ser suscrita, mediante el acta de

recepcin de artculos, por el jefe del almacn, el jefe de abastecimiento y
el que hace la entrega de los bienes.

INDECI

PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS

Sede Central

COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005

PAG
4/15

6.5. Las actividades de la fase de internamiento comprende acciones para la

ubicacin de los bienes en lugares previamente asignados. Estas son las
siguientes:
a.

Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento, dimensin, etc.

b.

Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la

zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea fcil
y oportuna.

c.

Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de

almacenaje diferentes.

d.

En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a

internar el ntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.

6.6. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben

estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el
espacio fsico necesario, que permita el arreglo y disposicin conveniente de
los bienes, as como el control e identificacin de los mismos.
6.7. Las personas a cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas), as como los que
salen. El jefe del almacn debe presenciar, verificar y suscribir la conformidad
sobre el ingreso de los bienes que ingresan.
6.8. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se proceder a registrar su
ingreso en la tarjeta de control visible o Vincard, la misma que ser colocada
junto al grupo de bienes registrado.
6.9. La Orden de Compra Gua de Internamiento ser remitida al Digitador PAD
para el respectivo registro en el Sistema de Almacenes, as como tambin en
la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn o tambin llamado Kardex
Valorado.
6.10. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de
registro permanente del movimiento de stos, por unidades de iguales
caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn deben tener
acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.
6.11. Hay bienes que por sus caractersticas especiales tienen que ser
almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los
encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn
tendr que efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la
documentacin correspondiente.
7.

SIGLAS
7.1. AL: Almacn General.
7.2. DINALOG: Direccin Nacional de Logstica
7.3. EEC: Entidad Certificadora de Calidad
7.4. G/R: Gua de Remisin
7.5. O/C: Orden de Compra
7.6. UA: Unidad de Abastecimiento

INDECI

PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS

Sede Central

8.

COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005

PAG
5/15

DEFINICIONES
8.1. Artculo: Se define as a todo material o producto que ingresa al almacn
General.
8.2. Entidad de Certificadora de Calidad (ECC): Es la entidad encargada de
realizar el anlisis de la muestra de los artculos ingresados a Almacn
General, esta empresa es contratada por el proveedor segn lo estipulan las
bases del proceso de seleccin y el contrato de adquisicin o contratacin de
servicios.
8.3. Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora
de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacn General,
previo al ingreso de los artculos al Almacn General del INDECI, y contendr
los siguientes documentos, segn sea el caso:
a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendr la Orden de
Compra - Gua de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de
Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases, el Formato de
Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro.
b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendr la Orden de
Servicio, Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las
bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena
Pro.
c. Para el caso de ingreso por Donacin, el expediente contendr:
Si la donacin es Nacional de una persona naturales, el Acta de EntregaRecepcin de la donacin; si es de una persona jurdica, Carta de
Donacin, Factura Comercial segn sea el caso (ene l caso que en la carta
no figurara el listado de las mercanca donadas se deber solicitar el
referido documento a fin de que queden o estn debidamente
individualizados).
Si la donacin es internacional, Carta de Donacin en original legalizada
por el Consulado del Per en el pas donante y por la Direccin de
Legalizacin del Ministerio de Relaciones Exteriores del Per, copia simple
del conocimiento de Embarque, Gua Area, Postal o Carta de Porte, copia
simple de la Factura, Gua o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere,
caso contrario Declaracin Jurada precisando el valor FOB estimado de las
mercancas.
8.4. Sistema de Almacenes: Se llama as al sistema informtico elaborado y
utilizado en el Almacn General para llevar el control de movimiento de
existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado
en entorno DOS, con una aplicacin en Fox Pro.
8.5. Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible
de Almacn, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de
artculos del Almacn General, contiene el nombre del artculo, la unidad de
medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos
propiamente dichos, las cantidades son fsicas.

INDECI
Sede Central

9.

PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS

COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005

PAG
6/15

GLOSARIO DE TERMINOS
9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicacin
temporal de los bienes en un espacio fsico establecido, con el objeto de ser
custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten.
9.2. Especificaciones Tcnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las
caractersticas fundamentales de las obras, consultora, servicios, bienes o
suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente.
9.3. Proveedor: Persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta
servicios generales o de consultora o ejecuta obras.

10.

ANEXOS
ANEXO 1: Tarjeta de Control Visible o VINCARD.
ANEXO 2: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn

INDECI
Sede Central

11.

PROCEDIMIENTO:

COD: DINALOG-UA/AL-003-05

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN

GENERAL POR COMPRAS

FECHA:01/07/2005

PAG
7/15

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD
ORGANICA

DINALOG / UA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable

Viene del proceso de Procedimiento General para

la Adquisicin o Contratacin de Bienes y
Servicios.

Tcnico
Administrativo

1. Enva expediente y archiva el cargo.

Mensajero
DINALOG / UA / AL

PROVEEDOR

1. Recibe expediente y firma el cargo.

2. Lleva el expediente al Almacn General.

Digitador PAD

3. Registra el ingreso de los documentos y entrega

expediente al Jefe del almacn.

Jefe del Almacn

4. Recibe el expediente, toma conocimiento y

espera al proveedor.

Responsable

5. Llega al Almacn General y presenta su Gua

de Remisin.

6. Recibe la Gua de Remisin y verifica.

Jefe del Almacn 7. Indica el lugar y ordena descargar los artculos
al estibador.
Estibador

8. Recibe orden de compra y descarga los

artculos.
9. Almacena
artculos
en
el
lugar
almacenamiento temporal sealado.

de

10. Compara la Gua de Remisin y verifica que las

rdenes de compra y los artculos estn de
acuerdo con las especificaciones tcnicas.

DINALOG / UA / AL

Si comparacin y verificacin NO son conformes

11. Rechaza el lote de artculos NO conformes y
elabora acta de rechazo. Esta acta consigna las
Jefe del Almacn
diferencias encontradas ya sea en los artculos
o en los documentos, mencionando el plazo que
tiene el proveedor para realizar las correcciones
del caso.
12. Entrega el acta de rechazo de lote al Proveedor
comunicndole el plazo de subsanacin.
12. Recibe y conoce acta de rechazo.
PROVEEDOR

Responsable

13. Subsana artculos defectuosos. Regresar a la

Actividad 5.
Si comparacin y verificacin son conformes
Si es Menor Cuanta

DINALOG / UA / AL Jefe del Almacn

Si el monto de la compra es menor a S/. 3200

14. Firma la Orden de Compra y le entrega al
proveedor,
dando
conformidad
al
momento de su entrega.

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

PROVEEDOR

DINALOG / UA / AL

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN

GENERAL POR COMPRAS

FECHA:01/07/2005

PAG
8/15

Responsable

14. Recibe la orden de compra firmada. Fin

del proceso.

Jefe del Almacn

Si el monto de la compra es mayor o igual a

S/. 3200
15. Entrega una copia de la Orden de Compra
al Digitador PAD para la elaboracin del
acta definitiva de recepcin de artculos.

Digitador PAD

15. Recibe la Orden de Compra. Ir a la

Actividad 32.

Jefe del Almacn

Digitador PAD

PROVEEDOR

COD: DINALOG-UA/AL-003-05

No es Menor Cuanta
16. Entrega la Orden de Compra al Digitador
PAD para la elaboracin del acta provisional
de recepcin.
16. Recibe y conoce la orden de compra y el
encargo.
17. Elabora el acta provisional de recepcin de
artculos y le entrega al Jefe del Almacn.

Jefe del Almacn

18. Da VB del Acta Provisional.

Responsable

18. Da VB del Acta Provisional.

Jefe del Almacn

19. Solicita la firma del Jefe de Abastecimiento al

Acta Provisional.

Mensajero

20. Recibe, traslada y le entrega el Acta

Provisional de recepcin de artculos al Jefe
de Abastecimiento.

Jefe de
Abastecimiento

21. Recibe, conoce y da el VB al Acta

Provisional de recepcin de artculos y firma
el cargo.

Mensajero

22. Recibe el Acta firmada y lo lleva al Almacn

General.

Digitador PAD

23. Recibe el Acta Provisional de recepcin de

artculos y lo archiva.

PROVEEDOR

Responsable

24. Se contacta con una Entidad Certificadora de

Calidad (ECC).
25. Contrata a la Entidad Certificadora de
Calidad y le entrega las Especificaciones
Tcnicas.
26. Comunica al Jefe del Almacn General los
datos de la empresa contratada para realizar
el control de calidad respectivo.

EEC

Responsable

27. Llega al Almacn General y entrega su

identificacin.

DINALOG / UA / AL

DINALOG / UA

DINALOG / UA / AL

DINALOG / UA / AL Jefe del Almacn

EEC

Responsable

28. Verifica la identificacin, y de estar conforme,

autoriza el ingreso al Almacn.
29. Ingresa al Almacn General, selecciona una
muestra de cada lote y analiza las muestras.
30. Emite los resultados del anlisis.

INDECI
Sede Central

PROCEDIMIENTO:

COD: DINALOG-UA/AL-003-05

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN

GENERAL POR COMPRAS

PAG
9/15

FECHA:01/07/2005

30. Conoce los resultados obtenidos.

Resultado de anlisis NO es conforme
Jefe del Almacn

DINALOG / UA / AL

PROVEEDOR

Resultado de anlisis es conforme

31. Encarga
al
estibador
almacenar
definitivamente indicndole el lugar de
almacenamiento.

Estibador

31. Recibe el encargo y almacena en el

lugar sealado.

Jefe del Almacn

32. Encarga la elaboracin del Acta

Definitiva de recepcin al Digitador PAD.

Digitador PAD

32. Elabora el Acta Definitiva de recepcin

de artculos.

Jefe del Almacn

33. Da VB al Acta Definitiva de recepcin

de artculos.

Responsable

33. Da VB al Acta Definitiva de recepcin

de artculos.

Jefe del Almacn

34. Solicita
la
firma
Abastecimiento.

del

Jefe

de

Mensajero

35. Recibe el encargo del Jefe del Almacn,

se traslada a la Direccin Nacional de
Logstica, y entrega el Acta Definitiva de
recepcin de artculos al Jefe de
Abastecimiento.

Jefe de
Abastecimiento

36. Recibe, conoce y da VB al Acta de

recepcin de artculos. Recibe su cargo.

Mensajero

37. Recibe el Acta Definitiva firmada y

regresa al Almacn General.

Digitador PAD

38. Recibe el Acta de recepcin de artculos

y lo archiva.

Jefe del Almacn

39. Firma la Orden de Compra y le entrega

al Digitador PAD.

Digitador PAD

40. Recibe y archiva la Orden de Compra en

forma definitiva.

DINALOG / UA / AL

DINALOG / UA

Ir a la Actividad 11.

DINALOG / UA / AL Jefe del Almacn

41. Enva informacin y ordena el ingreso de

los datos al Sistema de Almacenes y
Vincard.

Digitador PAD

42. Recibe la informacin e ingresa datos en

el Sistema de Almacenes.

Tcnico
Administrativo

43. Recibe la informacin y llena el Vincard y

la Tarjeta de Existencias Valoradas de
Almacn (Kardex Valorado).

Jefe del Almacn

44. Se inicia el proceso de Elaboracin y

Envo de Reportes para Control
Contable, dando fin al proceso.

12.

DIAGRAMA DE FLUJO

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

INDECI

PROVEEDOR

DINALOG
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN GENERAL

Responsable

Jefe de Almacn

Digitador PAD

Estibador

Mensajero

Tcnico Administrativo
Inicio
Procedimiento General
para la Adquisicin y
Contratacin de Bienes
y Servicios

1
Recibe expediente
y firma cargo
3
Registra ingreso de
documentos

4
Recibe expediente

2
Lleva el expediente al
Almacn General

Proveedor

5
Llega al Almacn y
presenta la G//R

6
Recibe G/R y verifica

7
Indica lugar y
ordena descarga

8
Recibe orden y
descarga artculos

10
Compara G/R y verifica que O/C
y artculos estn de acuerdo con
las especificaciones tcnicas

Comparacin
y verificacin
conformes
?

Si

No
d

12
Recibe acta de
rechazo y conoce

11
Rechaza lote de
artculos no conformes
12
Entrega acta de
rechazo de lote y plazo
de subsanacin

13
Subsana
No
a

Es
menor cuanta
?

Si
Es
menor a
s/.3200
?

No

Si
14
Recibe la O/C firmada y
se retira del Almacn

Fin

14
Firma y da la
conformidad en la O/C

15
Entrega copia de O/C

15
Recibe O/C

b
16
Entrega O/C y encarga
elaboracin de acta
provisional de recepcin

16
Recibe O/C y encargo

18
VB acta provisional

18
VB acta provisional

17
Elabora acta provisional

1
Enva expediente

Cargo
1

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR COMPRAS

ENTIDAD
CERTIFICADORA PROVEEDOR
DE CALIDAD
Responsable
(ECC)

INDECI

DINALOG
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN GENERAL
Jefe de Almacn

Digitador PAD

Estibador

Mensajero

Jefe de
Abastecimiento

20
Recibe, traslada y
entrega acta
provisional

19
Solicita firma del Jefe
de Abastecimiento

23
Recibe acta
provisional de
recepcin

21
Recibe, conoce,
da VB al acta
provisional y firma
cargos

22
Recibe acta
y lleva al Almacn

24
Contacta con una ECC
23
25
Recibe
especificaciones
tcnicas y contratacin

25
Entrega
especificaciones
tcnicas y contrata

26
Comunica datos de la
ECC contratada

26
Toma conocimiento

28
Verifica identificacin,
permite ingreso al
Almacn

27
Llega al Almacn y
entrega identificacin
29
Ingresa y analiza
una muestra
30
Expone resultados
del anliss

30
Recibe y conoce
resultados

Es conforme
?

No

Si
31
Encarga almacenar
definitivamente

31
Recibe cargo

31
b

33
VB acta definitiva

32
Encarga elaborar
acta definitiva

32
Elabora acta
definitiva de recepcin
de artculos

33
VB acta definitiva
35
Recibe encargo,
traslada y entrega
acta definitiva de
recepcin y cargo

34
Solicita firma del Jefe
de Abastecimiento

37
Recibe acta
definitiva y regresa al
Almacn General

38
Recibe acta definitiva
de recepcin y archiva
39
Firma la O/C y entrega
al Digitador PAD

41
Enva informacin y
ordena ingreso de
datos al Sistema de
Almacenes, Vincard y
Kardex

Elaboracin y Envo
de Reportes para
Control Contable

Fin

40
Recibe O/C firmada

40

42
Recibe informacin
e ingresa en el
Sistema de
Almacenes

43
Recibe informacin y
llena el Vincard y la
Tarjeta de Existencias
Valoradas de Almacn

36
Recibe, conoce
VB del acta y
recibe cargo

ANEXOS

ANEXO 1
TARJETA DE CONTROL VISIBLE

N
Articulo
Cdigo

Unidad de Medida

1
FECHA

COMPROBANTE

MOVIMIENTOS

CLASE

ENTRADA

SALIDA

SALDO

Formulario SA. RIC.06

(Tamao A6 - ITINTEC)

ANEXO 2

EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACN

Tarjeta N
1
Fecha

2
3
Comprobante
Movimientos
a
b
a
b
c
Clase N Entrada Salida Saldo

Precio
Unitario

Costo
Promedio

a
Entrada

6
Importes
b
Salida

Formulario SA. RIC.06

(Tamao A6 - ITINTEC)
_________________
Articulo

_________________
Unidad de Medida

_________________
Cdigo

c
Saldo