Re p b l i c a B o l i v a r i a n a d e Ve n e z u e l a

La Victoria Estado Aragua

Contralora Municipal
M u n i c i p i o J o s F l i x R i b a s
RIF G-20002154-3

DESPACHO DE LA CONTRALORA

ORIENTACIONES PARA LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE

LA CUENTA DE RECURSOS DE LOS RGANOS DEL PODER
PBLICO MUNICIPAL Y SUS ENTES DESCENTRALIZADOS

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AV. VICTORIA, C.C. CILENTO, PISO 4, OFICINAS 11-15. LA VICTORIA-ESTADO ARAGUA
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1. INTRODUCCIN
Las presentes orientaciones tienen como finalidad establecer los lineamientos generales
que deben conocer los cuentadantes y responsables de los rganos del poder pblico
municipal y sus entes descentralizados, para la organizacin de los soportes y documentos
necesarios para la formacin y participacin de la cuenta de recursos correspondiente a un
ejercicio econmico financiero o periodo determinado, de acuerdo con la normativa
aplicable y los principios de rendicin de cuentas, eficiencia, eficacia, transparencia y
oportunidad.
La norma rectora en materia de rendicin de cuentas, se encuentra prevista en el artculo
141 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, y establece que la
Administracin Pblica se fundamenta en los principios de honestidad, participacin,
celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad
Con el propsito de desarrollar la disposicin constitucional antes mencionada, as como
otras contenidas en el ordenamiento jurdico venezolano, la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, prev en su
artculo 51 la obligacin de rendir cuentas a cargo del responsable de la administracin,
manejo y custodia de recursos pblicos de los rganos y entes, mediante los cuales se
ejerce el Poder Pblico a nivel nacional, estadal, distrital y municipal, en la forma,
oportunidad y ante el rgano de control fiscal que determine la Contralora General de la
Repblica, mediante Resolucin que sera aplicada en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela.
Para cumplir con este mandato de carcter legal, la Contralora General de la Repblica
mediante resolucin N 01-00-000167 de fecha 20 de agosto de 2014, publica en la
Gaceta Oficial N 40.492 del 08 de septiembre de 2014, dicto las Normas para la
Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los
rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados en los cuales asigno la competencia para realizar el examen de las
cuentas y otras actuaciones derivadas del mismo, adems dela Contralora General de la
Repblica, a los rganos de Control Fiscal Externo e Internos de los rganos del Poder
Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.
En las referidas normas se prev, en los artculos 12,13,14 y 15 la responsabilidad
atribuida al cuentadante de formar y participar la cuenta al rgano de control fiscal
correspondiente, para su examen.
Atendiendo la obligacin que tienen las mximas autoridades de los rganos y entes de
los Poderes Pblicos, as como sus Cuentadantes o Responsables, se ha elaborado las
presentes orientaciones, para que sirva como una gua en la preparacin y formacin de la
Cuenta, que constituye el conjunto de libros, registros, comprobantes, estados financieros
y dems documentos que demuestren formal y materialmente los actos de administracin,
manejo o custodia de los recursos (ingresos, fondos y bienes) en un ejercicio econmico
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financiero o periodo determinado, segn corresponda, as como la informacin sobre la

programacin de metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin.
Las presentes orientaciones contienen los aspectos bsicos que deben tomar en
consideracin para la formacin y participacin de la Cuenta de Recursos de los ejercicios
econmicos financieros a partir del 2014, inclusive, por tanto, sus previsiones no son
taxativas ni limitativas y podrn ser adaptadas y formar parte de las normativas que
comprende el sistema de Control Interno implementado en cada rgano o ente.
La documentacin bsica para la formacin de la cuenta contenida en estas orientaciones
es indicada a titulo de referencia, ya que puede variar en funcin del rgano o ente, nivel
territorial y el tipo de operaciones sujetas a rendicin, sin menoscabo que el rgano de
control fiscal, pueda requerir documentacin y/o informacin adicional, con ocasin del
examen de la cuenta que corresponde realizar, conforme a las funciones y potestades
previstas en las normativas que regulan su organizacin y funcionamiento.
Es necesario destacar que, la formacin oportuna y completa de la cuenta por parte de los
responsables, facilitar la participacin y rendicin de la misma ante el rgano de control
fiscal correspondiente, y permitir a este ltimo practicar el examen y calificar la cuenta,
conforme al principio de oportunidad de control.

2. DE LA FORMACIN Y PARTICIPACIN DE LA CUENTA

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Aspectos Generales
En atencin con lo dispuesto en el artculo 51 de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, quienes administren,
manejen o custodien recursos pblicos, estn obligados a formar cuenta de las
operaciones y resultados de su gestin. La rendicin de cuenta implica: la obligacin de
demostrar formal y materialmente la correccin de la administracin, manejo o custodia
de recursos.
Conforme con lo previsto en el artculo 53 de la Ley Orgnica de la Contralora General
de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, el cuentadante que cese en
sus funciones antes de la oportunidad fijada para la formacin y rendicin, previo
a la separacin del cargo, est obligado a formarla y rendirla de acuerdo con lo
previsto en el artculo 51 de la referida Ley y al artculo 14 de las Normas para la
Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los
rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados.

De la Cuenta y los Cuentadantes

En la formacin y participacin de la cuenta, el o los responsables debern resguardar los
documentos en la dependencia correspondiente y garantizar el buen estado de los
mismos, manteniendo un orden cronolgico y correlativo de los soportes que demuestren
formal y materialmente la administracin y el manejo de los recursos, que permitan su
cotejo con los sistemas automatizados adoptados en el rgano u ente. En este sentido, los
documentos que justifiquen las operaciones debern estar ordenados en fsico u otro
medio electrnico (digital) y contener claramente su numeracin y fechas, as como los
datos de los beneficiarios o contribuyentes, conceptos, imputaciones presupuestarias,
nombre y firmas de los funcionarios autorizados para liquidar y recaudar ingresos o
rentas, asumir compromisos y ordenar pagos, as como los sellos hmedos o electrnicos
de las dependencias.

Cabe sealar que las mximas autoridades de los rganos y Entes, debern mediante acto
administrativo, designar el o los cuentadante responsables de la administracin, manejo
o custodia de recursos en el ejercicio econmico financiero o perodo determinado sujeto
a la formacin de la cuenta, quienes tendrn la obligacin de prepararla, formarla y
notificar al rgano de control fiscal correspondiente. Dichas designaciones debern ser
informadas oportunamente al rgano de control fiscal.

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Los cuentadantes estn sujetos a las acciones resarcitorias y sancionatorias a que haya
lugar, con ocasin del desempeo de sus funciones en la administracin de fondos y
bienes pblicos.
Las mximas autoridades de los rganos y entes deben garantizar el establecimiento de
un adecuado sistema de control interno, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de la informacin presupuestaria, financiera y administrativa,
promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia
de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.
Igualmente, es necesario establecer procedimientos internos, con el propsito que la
informacin que conforma la cuenta fluya oportunamente y haya sido objeto de registro
para mantener los sistemas contables al da.
Es necesario aclarar que, la formacin de la cuenta no constituye un proceso
adicional de archivo y ordenacin separada, sino que est estrechamente vinculada con
los sistemas de control interno establecidos en cada rgano y ente, as como con las
actividades administrativas diarias en materia de ingresos, fondos y bienes, cuya
finalidad es poner a disposicin del rgano de control fiscal correspondiente, la
documentacin debidamente organizada que justifique que la administracin, manejo y
custodia permitieron el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en un
perodo determinado.

Del Ejercicio Econmico Financiero

Queda entendido para todos los rganos de la Administracin Pblica Nacional, Estadal,
Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, que el ejercicio econmico financiero
o perodo determinado comprender todas las operaciones de recursos (ingresos, fondos
y bienes pblicos), realizadas durante el lapso comprendido entre el 01 de enero al 31 de
diciembre de cada ao.

De la Participacin al rgano de Control Fiscal

A los fines de cumplir con la obligacin de carcter legal de demostrar formal y
materialmente el manejo de los recursos, el cuentadante tiene la responsabilidad de
formar la cuenta, debidamente completa, organizada, enumerada y clasificada, as
como de participar por escrito al rgano de control fiscal correspondiente, que la
misma se encuentra formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90) das
continuos al cierre del ejercicio econmico financiero o perodo determinado.
Cabe sealar que, al momento de participar por escrito que la cuenta se encuentra
formada y lista para su examen, se debe anexar un listado o relacin de todos los
documentos, registros y saldos que la conforman, incluyendo los aspectos organizativos,
de planificacin, gestin, contables, administrativos, presupuestarios y financieros a
los que se refieren las presentes orientaciones.
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Efectuada la participacin, el rgano de control fiscal correspondiente, proceder dentro

de los sesenta (60) das hbiles siguientes, a realizar una revisin preliminar de la
cuenta para verificar su correcta formacin, en cuyo caso, emitir constancia de su
recepcin, con lo cual se considerar rendida. Cuando se detecten deficiencias en su
formacin, se levantar un acta para dejar constancia de dichas circunstancias y se fijar
un lapso, que no exceder de veinte (20) das hbiles, contados a partir de la fecha de
suscripcin de la misma, para que stas sean subsanadas.

3. DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA PARA LA FORMACIN DE LA CUENTA

La documentacin indicada en las presentes orientaciones, constituye solo una gua para
la formacin de la cuenta y debe ser asimilada segn el caso, a los distintos mbitos de
competencia funcional, territorial y particularidades de los rganos y entes sujetos a
rendicin de cuentas, as como a la normativa que le sea aplicable
En tal sentido, estas orientaciones no son de carcter limitativo, por tanto se considera que
los soportes bsicos indispensables para demostrar formal y materialmente el manejo de
los recursos para la formacin y participacin de la cuenta, son los que se mencionan a
continuacin:

Relacionada con el Sistema de Control Interno

Organizativos

Estructura organizativa, formalmente aprobada por la mxima autoridad del

rgano o ente debidamente actualizada y publicada en la correspondiente gaceta.
Filosofa institucional, actualizada y aprobada por la mxima autoridad, donde
conste la misin, visin, valores, principios y objetivos.
Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los miembros del
cuerpo colegiado (junta directiva, directorio) presidente, administrador y de las
comisiones de contrataciones pblicas del rgano o ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante la cual la mxima autoridad
designa al cuentadante o responsable de formar, participar y rendir la cuenta, as
como de los cuentadantes o responsables adicionales segn el caso, dadas las
caractersticas del rgano o ente.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante la cual la mxima autoridad
delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas bancarias o
instrumentos financieros.
Manuales de organizacin vigentes para el periodo de la cuenta a formas y sujeta a
rendicin.
Instrumentos normativos debidamente aprobado por las mximas autoridades, que
sustente el sistema de control interno del rgano o Ente.

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Planificacin y Gestin

Plan Operativo Anual Institucional.

Informe de gestin correspondiente al ejercicio econmico a rendir.
Reportes utilizados a travs de indicadores de gestin.

Contable

Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el cumplimiento

de los principios de contabilidad e informacin contable adaptados a las Normas
Generales de Contabilidad Pblica.
Estados financieros correspondientes al ejercicio econmico financiero sujeto a
rendicin.

Administrativo

Instrumentos jurdicos y actos administrativos dictados por las mximas

autoridades de los rganos y entes, tales como resoluciones, ordenes, lineamientos,
providencias, instrucciones, entre otros, vinculados con el manejo de recursos, los
cuales debern clasificarse segn la naturaleza de la materia regulada, en orden
cronolgico e identificando el ejercicio econmico financiero en el cual fueron
dictados.
Libros de actas de la Junta directiva.
Constancia de la caucin del o los funcionarios o funcionarias encargadas de la
Administracin y liquidacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo de
fondos pblicos correspondiente al ejercicio econmico financiero o periodo
determinado, sujeto a la formacin de la cuenta.
Acta de entrega, en caso de cese de funciones por parte de los cuentadantes o
responsables de las diferentes reas que administren, manejen o custodien recursos
pblicos.
Informes de auditoras externas practicadas en el rgano o ente, vinculadas al
manejo de recursos durante el periodo sujeto a rendicin.

Presupuestario

Presupuesto de ingresos y egresos del rgano o ente sujeto a rendicin de cuentas,

perteneciente al ejercicio econmico financiero, as como las modificaciones
debidamente aprobadas por el nivel correspondiente (crditos adicionales,
traslados, rebajas, insubsistencias).
Indicar, de existir, el tipo de Sistema Administrativo utilizado por la Institucin.
Relacin de los compromisos vlidamente adquiridos, causados, y no causados al
cierre del ejercicio econmico que se rinde.

Financiero
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Relacin de las cuentas bancarias e instrumentos financieros que maneje el rgano

o ente y sus respectivas autorizaciones por parte de la oficina Nacional del tesoro
para la apertura y registro de las mismas, destinadas al manejo de fondos pblicos.
Libros auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los fondos, en los
cuales deben estar registradas todas las transacciones de la cuenta bancaria
utilizadas para manejarlos.
Estados de cuenta y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas o
instrumentos financieros a nombre del rgano o ente para el manejo de los
recursos.
Planillas de reintegros al Tesoro Municipal, realizados para enterar los remanentes
de los fondos causados y no pagados.
Resumen detallado de las cajas chicas, en caso de existir, con indicacin del acto
administrativo que los creo, los responsables, finalidades, montos, entidad y
cuenta bancaria. As como el manual o instructivo de caja chica emanado de las
mximas autoridades, debidamente aprobado.
Constancia de las reposiciones de las cajas chicas, realizadas durante el ejercicio
econmico financiero a rendir, as como del cierre al 31/12, con su respectivo
reintegro de ser el caso.
Listado de las retenciones efectuadas a los pagos distintos a los del personal,
enteradas y pendientes por enterar, correspondientes al ISLR, IVA, Timbres
Fiscales, entre otros.

Relacionada con los Ingresos.

En el rea de los ingresos, es importante conocer el mbito del rgano o ente a los fines de
precisar las competencias y los diferentes conceptos que se manejan, para lo cual podrn
asimilar los aspectos que se mencionan a continuacin:

Listado detallado de los recursos (transferencias, crditos adicionales, aportes, situado,

donaciones, entre otros) recibidos por el rgano o ente durante el ejercicio econmico
financiero o periodo determinado sujeto a rendicin, donde se indique: el tipo,
institucin emisora, fecha, monto, objeto, entidad y cuenta bancaria.

Relacionada con los fondos (Egresos o Gastos)

Listado de la rdenes de pagos emitidas.

rdenes de pago o comprobantes de egreso y gastos emitidos durante el ejercicio
econmico financiero, sujeto a la formacin de la cuenta.
rdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos efectuados con cargo al
fondo de caja chica.
Listados de gastos causados y no pagados al 31/12 del ejercicio econmico financiero
sujeto a la formacin de la cuenta.

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Listado de los procesos de contrataciones pblicas efectuados por el rgano o ente

durante el ejercicio econmico financiero a rendir, para la adquisicin de bienes,
ejecucin de obras y prestacin de servicios, tales como consultas de precios,
concursos abiertos, concursos cerrados y contrataciones directas, as como aquellos
excluidos de las modalidades de seleccin.
Expedientes administrativos de los procedimientos de Contrataciones Pblicas
(concluidos: incluye pagos), elaborados por parte de la Comisin de Contrataciones
y/o la Unidad Financiera, para la adquisicin de bienes, ejecucin de obras y
prestacin de servicios.
Listado de bienes adquiridos, con indicacin de los datos necesarios para el control de
los mismos.
Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o Recurso
Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisin de servicios, contratado,
jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los siguientes:
Manual descriptivo de clases de cargos, registros de asignaciones de cargos y
tabulaciones de sueldos vigentes para el personal, debidamente aprobado por las
mximas autoridades.
Resumen mensual de la nmina de personal (fijo, jubilado, pensionado,
contratado que incluya al personal en comisin de servicio) y sus expedientes.
Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas a sus
legtimos beneficiarios (ISLR, Caja de ahorros, IVSS, Poltica Habitacional,
INCE, Sindicatos, entre otros.)
Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a sus
legtimos beneficiarios.
Listado detallado de las prestaciones sociales.
Resumen mensual del pago por concepto de Bono de Alimentacin.
Resumen mensual del pago por comisiones por suministro de tickets de
alimentacin o su equivalente.
Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de Hospitalizacin,
Ciruga y Maternidad) o su equivalente, de ser el caso.
Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.
Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.
Resumen del pago de vacaciones, disfrutadas y/o pendientes por disfrutar.
Resumen mensual de pago de bono vacacional.
Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de ao.
Relacin detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio objeto de
rendicin, por conceptos de Talento o Recursos Humanos.

Relacionada con los Bienes Pblicos

En el rea de bienes pblicos se requiere conocer las competencias de las unidades y
responsables patrimoniales, con respecto a los inmuebles y muebles, as como su
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conservacin y resguardo. En este sentido, los responsables debern garantizar los

soportes que conforman la cuenta integral, entre los cuales, se sealan los siguientes:

Inventario inicial de bienes pblicos al ejercicio econmico financiero al que

corresponda la cuenta.
Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes pblicos (Formatos
BM-1, BM-2, BM-3 y BM-4).
Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.
Relacin detallada de bienes transferidos bajo custodia y administracin.
Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
Relacin detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes, adquiridos,
recibidos y sus condiciones.
Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
Resumen de donaciones de bienes pblicos y sus justificativos.
Inventario final de bienes pblicos al cierre del ejercicio econmico financiero al que
corresponda la cuenta.
Descripcin de los vehculos asignados y el responsable de su uso.

4. DEL ARCHIVO Y DESINCORPORACIN DE LOS DOCUMENTOS.

De conformidad con lo previsto en la Segunda Disposicin Final de las Normas para la
Formacin, Participacin, Rendicin, Examen y Calificacin de las Cuentas de los
rganos del Poder Pblico Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes
Descentralizados, los documentos y comprobantes que sustentan las cuentas, en las cuales
no consten derechos o acciones a favor de los rganos y entes o hayan quedado
desprovistos de efectos jurdicos, podrn desincorporarse o destruirse despus de diez (10)
aos de incorporados a los archivos

5. DE LAS SANCIONES
El articulo 91 numeral 25 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y
del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que constituye un supuesto generador
de responsabilidad administrativa quienes estando obligados a rendir cuenta, no lo
hicieren en la debida oportunidad, sin justificacin, las presentaren reiteradamente
incorrectas o no prestaren las facilidades requeridas para su revisin.

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