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MS PROJECT 2013
Um Breve Resumo de Aplicaes
SUMRIO
INTRODUO .........................................................................................................................04
1. FUNDAMENTOS DA GERNCIA DE PROJETOS ............................................................04
1.1. O Que Projeto? ........................................................................................................04
1.2. O Que Gerenciamento de Projetos? ......................................................................05
1.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2013 ..........................................................06
1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso PMI .........................06
1.5. O Planejamento em Projetos .....................................................................................07
1.5.1. Etapas Essenciais no Planejamento de Projetos ..........................................08
2. O MS PROJECT 2013 ........................................................................................................08
2.1. Viso Geral .................................................................................................................08
2.1.1. Barra de Menus ................................................................................................10
2.1.2. Barra de Ferramentas Padro .........................................................................11
2.1.3. Barra de Formatao .......................................................................................12
2.1.4. Barra de Modos................................................................................................13
2.2. Principais Vises .......................................................................................................14
2.2.1. O Grfico de Gantt ...........................................................................................15
2.2.2. A Planilha de Recursos ...................................................................................17
2.2.3. O Grfico de Recursos ....................................................................................18
2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso ........................................................................19
2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa ............................................................................20
2.2.6. O Diagrama de Rede ........................................................................................21
3. CRIAO E EDIO DE PROJETOS ...............................................................................22
3.1. Viso Geral .................................................................................................................22
3.2. Tutorial ........................................................................................................................22
3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2013 .............................................24
3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2013.....................................24
3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho ................................................................25
3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo ..............................................................27
3.2.5. Definindo o Escopo Bsico do Projeto ..........................................................30
3.2.6. Definindo a Data de Incio do Projeto .............................................................31
3.2.7. Definindo a Estrutura e Vnculos do Projeto .................................................32
3.2.8. Definindo a Durao da Tarefa .......................................................................33
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INTRODUO
O Microsoft Project 2013 um poderoso instrumento como um programa de
gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como
uma valiosa fonte de informaes para seu projeto.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noes de gerncia de projetos e
contando com material complementar sobre o MS Project (alm de computador com o
software instalado) poder tirar proveito dos tpicos aqui apresentados.
O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc poder seguir
passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.
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Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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1.3.
Escopo do
Projeto
Recursos
Tempo
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalho
que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em
projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso
de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que
todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que
planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!
No objetivo desta apostila mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser
seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2013
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
1.5.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
Neste curso bsico de MS Project 2013, deveremos seguir uma estrutura simples,
mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais
para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2013. Durante o curso,
cada etapa abaixo ser definida no software.
Alocao
dos Recursos
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Estimativa
dos Custos
Montagem
da Equipe
Planejamento
dos Recursos
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Definio do
Cronograma
Determinao
do Tipo de
Atividade
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
2. O MS PROJECT 2013
2.1. Viso Geral:
O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos,
onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um
projeto.
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2.1.1.
Barra de Menus
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Barra de Modos
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No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de
tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do
seu projeto esto agendadas para ocorrer.
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Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Estimativa
dos Custos
Montagem
da Equipe
Planejamento
dos Recursos
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Definio do
Cronograma
Determinao
do Tipo de
Atividade
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
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3.2.4.
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3.2.6.
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3.2.7.
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3.2.8.
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3.2.8.2.
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3.2.8.3.
Vinculando Tarefas:
Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para
coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo,
algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa
sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma tarefa
predecessora.
Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia entre
tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia entre as
datas de incio e de trmino.
Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:
No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular.
Clique em Vincular tarefas .
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3.2.8.4.
Tipo de Vnculos:
Trmino-a-incio (TI)
A
B
Incio-a-incio (II)
iniciada.
A
B
Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A)
termine.
A
B
Incio-a-trmino (IT)
iniciada.
A
B
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3.2.8.5.
No lado direito do Grfico de Gantt, na parte grfica, clique duas vezes sobre a linha
de vnculo;
Na janela Dependncia entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vnculo
desejado.
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meses = me
semanas = s
dias = d
horas = h
minutos = m
3.2.9.1.
Durao Estimada?
Durao estimada uma durao para a qual voc tem informaes suficientes
apenas para determinar um valor provisrio e no final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma
durao estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de
durao.
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No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes
sobre ela;
Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa
tem controle de empenho ou no;
Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades
Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.
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Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua
provvel concluso.
Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante
trabalho.
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Sugestes:
Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100
no campo Unidades.
Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos noadjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que
100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se
necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.
Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est
atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra
de tarefas no Grfico de Gantt.
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4. A Linha de Base:
4.1.que uma linha de base?
Uma linha de base um conjunto de ESTIMATIVAS-CHAVES originais
sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas,
recursos, atribuies e custos inseridos no plano do projeto.
4.2.Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas
originais que ela contm so pontos de referncia permanentes, com base nos
quais voc poder comparar as informaes atualizadas sobre tarefas, recursos,
atribuies e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as
informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas informaes so as
duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho
concludo em uma atribuio.
Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as
variaes entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por
exemplo, se voc estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um
custo agendado de R$60,00, a variao de custo ser de R$10,00. Monitorando as
variaes regularmente, voc poder tomar medidas para garantir que o projeto
no se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que voc s
poder exibir as variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de
base. Por exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar
uma linha de base, no poder exibir as variaes de custo dos recursos.
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5. Acompanhando o Projeto:
Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do tringulo do
projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.
Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes de recursos podem
causar problemas em sua agenda.
Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder ver
o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo os
problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project para
encontrar solues.
Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as tarefas
iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar
problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc pode ento ajustar a
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dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os
seus prazos finais.
O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda
original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de
ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de controle
mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais
sincronizadas.
Para acompanhar um projeto no MS Project 2013, siga os passos abaixo:
Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em
Variao.
Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100%
concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as
tarefas apropriadamente.
Clique em OK.
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DURAO
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3d
2d
1s
2d
0d
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2s
1,5s
3d
1,5s
0d
10d
3d
4d
6,5d
3d
2s
3d
4d
3d
3d
1s
2d
3d
2d
0d
2d
2d
2d
2d
4h
2d
2d
0d
2d
2d
4h
2d
1d
0d
0d
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Referncias
1. Prado, Darci Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos Belo
Horizonte Ed. DG, 2004.
2. Idem Planejamento e Controle de Projeto Belo Horizonte, Ed. DG, , 1998.
3. Mendes, Joo Ricardo B. Gerenciamento de Projetos RJ, Ed. Cincia Moderna,
2006.
4. https://www.youtube.com/watch?v=kl94fFD-Ipg
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