EASY Software & Innovation

Proyecto Banco de los Alpes

Plan de Comunicaciones
Versin: 1.0

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Fecha: 18-05-2009

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Contenido
1.

Introduccin
1.1 Propsito
1.2 Alcance

2.

Polticas de Manejo de la Informacin

3.

Roles Involucrados en la Comunicacin

4.

Formas y Medios de Comunicacin.

5.

Informacin que deber ser comunicada

6.

Procesos de Escalamiento 8

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1.

Introduccin

Propsito
Establecer las polticas, mtodos, procedimientos y formatos que se utilizan en el proyecto para el
manejo adecuado de la informacin que debe fluir entre los diferentes entes que participan en la
ejecucin del mismo.
Alcance
Se describen y detallan las polticas del manejo de la informacin, incluye la relacin de la
informacin que debe ser comunicada, as como las maneras y medios que se disponen para facilitar
el flujo de comunicaciones al interior del equipo de trabajo y hacia los interesados externos a l.
Adicionalmente contiene los roles que intervienen en la comunicacin junto a sus responsabilidades y
jerarqua para la administracin de la informacin inherente y generada en el proyecto.

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2.

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Polticas de Manejo de la Informacin

El adecuado manejo de la informacin del proyecto es vital para que el equipo de trabajo disponga
siempre del conocimiento necesario sobre todos los aspectos involucrados en el proyecto y se evite la
ambigedad de informacin, el desconocimiento por omisin y otras malas prcticas que supone un
equipo de trabajo desinformado.
Teniendo en cuenta lo anterior, se definen las siguientes polticas para la comunicacin de la
informacin en el proyecto:

La informacin del proyecto correspondiente a metodologas, procesos, planes, proyecciones,

y estimaciones debe ser pblica y estar disponible para todos los miembros del equipo en
cualquier momento y lugar.
Se crea un mecanismo de compartimiento de informacin del proyecto en el cual se
almacenar toda la informacin antes mencionada.
Es responsabilidad de los roles lideres el comunicar a sus subordinados toda la informacin
necesaria para que ellos estn al tanto de los sucesos relevantes en el proyecto, as como de
los objetivos, hitos y metas que se deben alcanzar en todo momento del ciclo de vida del
proyecto.
Se considera el conocimiento como uno de los activos ms importantes del equipo de trabajo,
razn por la cual se implementan vas de transferencia de conocimiento entre los miembros
buscando siempre que exista un conocimiento compartido sobre todos los aspectos que
afectan la ejecucin del proyecto.
Los conflictos, ambigedades, sugerencias y dudas con la informacin, deben ser
direccionados a travs de un canal especfico para que este sea el responsable de gestionar,
aclarar y solucionar directamente con el interesado los inconvenientes de este tipo.

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3.

Roles Involucrados en la Comunicacin

El receptor es responsable de asegurarse que la informacin recibida est completa y es entendida

correctamente.
Matriz de Comunicaciones (a quien)
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Sponsor del
Proyecto
Equipo de
Proyecto
Lder del Equipo
de Proyecto
Dueo o
responsable de
la operacin

Sponsor del
Proyecto

Equipo de Proyecto

Lder del Equipo

de Proyecto

Dueo o
responsable de
la operacin
X

X
X

4.

X
X

Formas y Medios de Comunicacin.

A continuacin se describen las formas y los medios que estarn disponibles para realizar
comunicaciones tanto internas como externas al proyecto:
Forma
Peticin de Informacin
Solicitud de Aclaracin
Comunicacin Formal (memorndum)

Solicitud de Cambio
Presentacin de Descargos

Comunicado Abierto

Confidencial

Medio
Email dirigido a quien posee la informacin con
copia a los interesados y al lder de equipo
Email dirigido a quien posee la informacin con
copia a los interesados y al lder de equipo
Oficio fsico con 2 copias dirigido al interesado y
firmado por quien lo emite. Se debe archivar una
de las copias
Formato de solicitud de cambio
Oficio fsico con 2 copias dirigido al interesado y
firmado por quien lo emite. Se debe archivar una
de las copias
Publicacin accesible en el sitio del proyecto

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Actas
Cronogramas, planes, metodologas,
procedimientos, procesos
Plantillas y Recursos de ayuda
Comunicados de urgencia

Novedad

Archivo con control de cambios publicado en el

sitio del proyecto
Publicacin accesible en el sitio del proyecto
Publicacin accesible en el sitio del proyecto
Email dirigido a los interesados con marca de
alta prioridad y acuso de recibo. Publicacin
accesible en el sitio del proyecto
Email dirigido a los interesados. Publicacin
accesible en el sitio del proyecto

Observaciones: Cualquier otro tipo de comunicacin verbal entre los miembros del equipo y/o los
stakeholders en la que se deba llegar a un acuerdo o definicin que impacte algn tem de
configuracin del proyecto, debe ser formalizado de acuerdo a los tipos anteriormente expuestos y
realizar los respectivos trmites que este implique.

5.

Informacin que deber ser comunicada

Los siguientes tems deben ser objeto de divulgacin hacia el equipo de proyecto y a los stakeholders
del mismo:

Alcance del proyecto

Objetivos del proyecto
Asignacin de roles y responsabilidad
Cronogramas
Planes
WBS
Comunicados del equipo de proyecto
Reportes de avance
Reportes de desempeo
Procedimientos
Procesos
Metodologas
Actas
Especificaciones
Requerimientos

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6.

Procesos de Escalamiento

Cuando se presenten situaciones que se salen del control de algn miembro del equipo se debe
seguir un conducto regular para el tratamiento de estas, tomando como criterio para escalar los
asuntos, las responsabilidades de cada rol y el poder de decisin que posee cada individuo dentro de
la jerarqua del equipo.

Gerente de
Proyecto

Lder de
Equipo

Coordinador
de Rol

Rol
Ejectutor

Confidencial

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