ROSSMERY STEPHANY GARAY

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Para las compaas el proceso de compras se compone de ocho pasos claros.

Identificar
una
necesidad

Seleccionar
el producto
especfico

Asignar a un
equipo de
compra

Especificaci
ones
tcnicas

Adjudicaci
n del
contrato

Solicitar
cotizacin

Investiga a
proveedores
potenciales

Presupuesto
para la
compra

1. Identificar una necesidad

Identifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compaa de
csped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto necesita
comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un
producto, una podadora.
2. Seleccionar el producto especfico
Selecciona un producto especfico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la compaa de
csped debe seleccionar qu tipo de podadora de entre las mltiples variedades del
mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compaa de una podadora de
mejor manera.
3. Asignar a un equipo de compra
Rene a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de
especificaciones tcnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de
cotizacin y realizacin del contrato.
4. Especificaciones tcnicas
Haz una lista de especificaciones tcnicas requeridas para asegurar que el producto
cumpla las necesidades de la compaa.

5. Presupuesto para la compra

Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios
identificado en la investigacin hecha en el paso 3.
6. Investiga a proveedores potenciales
Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus
proveedores para identificar el modelo ms durable al mejor precio. Si la compaa de
csped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigacin sobre qu
marca y fabricante proporciona el producto ms duradero por el precio solicitado.
7. Solicitar cotizacin
Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra
todas las especificaciones tcnicas requeridas.
8. Adjudicacin del contrato
Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de
compra.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa
industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La
empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y
por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades
del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una
decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.
En el primer paso la compaa identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la
compra de un producto. El paso final es la ejecucin de un contrato de compra. Los pasos
intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene como resultado que
la compaa compre el producto correcto para cubrir su necesidad de un proveedor
calificado cuyo producto es el ms duradero por el precio.

LAS 5 FASES DEL PROCESO DE DECISIN DE COMPRA

1. Existencia de un problema o necesidad. El proceso se compra

siempre parte del reconocimiento por parte de consumidor de que tiene
un problema que resolver o una necesidad que satisfacer. Esta
necesidad puede ser real (mi coche se ha roto, necesito comprar uno
nuevo, etc.) o ms bien ficticia (quiero cambiar de telfono mvil, etc.)

2. Bsqueda de los productos o servicios que permitan eliminar el

problema o necesidad. Antes de comprar nada, el comprador tiene que
informarse sobre que opciones tiene. Lo normal es que haya varias
marcas y modelos del servicio que quiera comprar. Para buscar
informacin, recurrir a su propia memoria (anuncios y publicidad que
haya visto), a las recomendaciones de su crculo ntimo y a las
bsquedas en internet.

3. Decisin de compra. Una vez que tiene la suficiente informacin, el

comprador finalmente decide que marca y modelo comprar. Los factores
que ms influyen en la decisin depende de la percepcin que el
individuo tenga de cada marca (lo que depender se sus respectivas
estrategias de marketing), de factores econmicos y de las opiniones de
otras personas, ya sean conocidos o, cada vez ms frecuentemente,
opiniones que ha visto en internet.

4.Utilizacin del producto. Una vez que el comprador tiene lo que quiere,
solo queda usarlo. Hay que aclarar que comprados y consumidor
pueden no ser la misma persona. El comprador puede adquirir el
producto para otro. Por ejemplo, una madre que compra un juguete para
su hijo pequeo.

5.Resultados de la utilizacin del producto y acciones posteriores. Solo

cuando el consumidor ha utilizado el producto podr evaluarlo. Es
entonces cuando decidir si ha cumplido o no sus expectativas y, por
tanto, si volver a consumirlo. Esta etapa es clave para la fidelizacin de
los clientes.

TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculo); es decir, no compramos materiales
para transformar o artculos para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la
decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar
la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a
precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dar un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para
cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin
estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.

PARTICIPANTES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Los iniciadores: Son aquellos que perciben una oportunidad o un problema que podra
requerir que se compre un producto o servicio nuevo y, por ello, inicia el proceso de la
compra. Casi cualquier persona, de cualquier nivel de la empresa, puede ser iniciadora.

Por ejemplo: si los obreros de produccin se quejan porque el equipo es anticuado e

ineficiente, activarn la adquisicin de maquinaria nueva.
a. Los usuarios: Son los miembros de la organizacin que tienen que usar o trabajar
con el producto o servicio, y con frecuencia, influyen en la decisin de compra. Por
ejemplo: los operadores de una perforadora pueden solicitar al gerente de
compras que adquiera las brocas con determinado proveedor, porque stas duran
afiladas ms tiempo y disminuyen los lapsos de paro en la planta.
b. Los influyentes: Proporcionan informacin para evaluar productos y proveedores
alternativos y, con frecuencia, desempean un rol central cuando establecen las
especificaciones y los criterios que servirn para tomar la decisin de compra. Por
ejemplo: son los tcnicos expertos de diversos departamentos, en ocasiones,
incluyen a los usuarios.
c. Los porteros: Controlan el flujo de informacin a otras personas participantes en
el proceso de compra. Incluyen al agente de compras de la organizacin y a los
vendedores de los proveedores. Los porteros influyen en la compra porque
controlan el tipo y la cantidad de informacin que llega a las dems personas que
deciden. Han dos tipos de porteros:
Los escudos: por ejemplo las secretarias que deciden cuando pasar una

llamada a los ejecutivos.

Los filtros: como el gerente de compras que rene propuestas de tres
compaas distintas y decide qu le dir a los dems elementos del centro
de compras respecto de cada una de ellas El gerente de compras filtra la
informacin y opta por pasar nicamente la informacin ms valiosa y til

para la empresa.
d. Los compradores: Son lo que de hecho, se ponen en contacto con la
organizacin de ventas y hace un pedido. En casi todas las empresas, los
compradores tienen facultades para negociar las compras. En algunos casos,
tambin tienen amplia discrecionalidad. En otros casos, estn bastante limitados
por las especificaciones tcnicas y otros requisitos contractuales establecidos por
los tcnicos expertos y por la direccin de la compaa.
e. Los decisores: Es la persona que en ltima instancia, est facultada para tomar
la decisin de comprar. En ocasiones los compradores tienen esta facultad, pero
con frecuencia sta queda en manos de los ejecutivos de ms alto nivel jerrquico.
Como por ejemplo: cuando se adquiere algn tipo de equipo de cmputo o
maquinaria, cuya inversin es considerable, y las especificaciones de las mismas

son muy importantes, lo ms seguro, es que la decisin sea tomada por un alto
f.

ejecutivo.
Los que controlan: Es la persona que determina el presupuesto para la compra.
En ocasiones hay un presupuesto establecido independientemente de la compra;
por ejemplo, una oficina regional que es cliente de Xerox puede tener un
presupuesto para equipo de oficina, establecido por la empresa al inicio del
ejercicio fiscal. As, cuando es preciso cambiar una copiadora, el costo deber
ajustarse al presupuesto. En otras ocasiones, el que controla puede ser el
diseador de un producto, que est tratando de que su costo se ajuste a un
presupuesto determinado.

CICLO DE COMPRAS
A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1. ANLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRA
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de
punto o seccin que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes
del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca
adecuada para su recepcin entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen
llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los
antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de
ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
2. INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES:
sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:

La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de

los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de
compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes
tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus
ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail,
correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan
datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o
servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que

Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos
necesarios y que los venden.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real,
que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor
Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas

de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la
empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar
diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago,
descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio"
es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.
La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que
permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido.
La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y
tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin
de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre
cul ser el escogido para proveer el material requerido.
3. NEGOCIACIN CON EL PROVEEDOR:
Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras
empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones
ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones
exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados
en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir
cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se
detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un
contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente
informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los
procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad,
etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de

compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada
parte cede un poco para que ambos se beneficien.
4. ACOMPAAMIENTO DEL PEDIDO (FOLLOW-UP):
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega
del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada
y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos
personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras
no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra.
El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y
una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas
Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la
denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La
etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas
desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido,
exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros
proveedores.
5. CONTROL DE LA RECEPCIN DEL MATERIAL COMPRADO:
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe
del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material,
el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el
organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las
especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se
llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad
del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material
y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el
pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago
estipulado.