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INSTRUCTIVO

PARALLENAR
MATRICES DE CARGA
DE LA INFORMACIN
UNIDAD DE TEGNOLOGIAS DE LA
INFORMACION AREA DE DESARROLLO DE
SOFTWARE

Versin 1.0

ndice
INTRODUCCION ............................................................................ Error! Marcador no definido.
GENERALIDADES ........................................................................................................................... 3
IMPORTANTE ................................................................................................................................... 3
MATRICES......................................................................................................................................... 5

ndice los de Datos de las Matrices


Tabla 1 Datos de la matriz EST01 ...................................................................................................... 6
Tabla 2 Datos de la matriz CPE01 ...................................................................................................... 7
Tabla 3 Datos de la matriz MAT01.................................................................................................... 8
Tabla 4 Datos de la matriz LIB01 ....................................................................................................... 9

Introduccin
El presente instructivo describe los aspectos a tomar en cuenta para la elaboracin de las
diferentes matrices de carga de informacin solicitada por la Direccin de Evaluacin de
Institutos del CEAACES a travs del Sistema GIIES.

Generalidades
A continuacin se listan los aspectos generales a tomar en cuenta para llenar las matrices:

Las plantillas se encuentran disponibles en el sistema GIIES en la opcin CARGA


ARCHIVOS del men principal. Total: 4
La extensin del archivo admitido es csv CSV con codificacin UTF-8
Los campos deben estar separados con punto y coma (;)
Formato de fechas: dd/MM/yyyy
Separador de nmeros decimales: punto(.) y 2 decimales.
En los campos de texto se permite letras, espacios y adicionalmente los caracteres
especiales : . Sin saltos de lnea en la celda.
No se admite registros sin datos.
Los registros de cada tipo de archivo son nicos. No se admite duplicados.
Que cumplan con lo detallado en las tablas de matrices.

Generar archivo CSV

En las plantillas al momento de guardar en un archivo Excel , seleccionar


GUARDAR COMO

Imagen 1 Guardar como

En la el campo TIPO, buscar la opcin CSV delimitado por comas

Imagen 2 Tipo de formato CSV

Seleccionar la opcin GUARDAR


Para verificar que el archivo se encuentra con el formato CSV.
Buscar el archivo CSV hacer clic derecho sobre el archivo y seleccionar Abrir con

Imagen 3 Abrir con

Seleccionar la opcin de Bloc de notas

Imagen 4 Seleccionar Bloc de notas

El sistema muestra que la informacin se encuentra con formato (;)

Imagen 5 Formato CSV

Para guardar el archivo en caso de mantener problemas con , seleccionar


GUARDAR COMO
En el campo Codificacin seleccionar UTF-8, el nombre del documento debe estar
con la extensin CSV

Imagen 6 Seleccionar codificacin

Seleccionar Guardar archivo

Importante
La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la primera
matricula de los aos ao 2009 para tecnlogos ,2010 para tcnicos y los
estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.
Asegrese que las matrices contengan toda la informacin conforme lo
solicitado; tomar en cuenta que una vez que el archivo sea
"PROCESADO", no podr realizar cargas del mismo tipo de archivo.
Cualquier ingreso o modificacin de datos, deber ser realizada desde las
opciones de men correspondientes.

Matrices
NOMBRE: Estudiantes
TIPO ARCHIVO: EST01
CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la
primera matricula de los aos 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los estudiantes
matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.
Es importante aclarar que debe ingresar solo un registro ya que se encuentra reportando
los datos personales del estudiante
DESCRIPCION: Corresponde a datos personales de los estudiantes que constan en el
instituto de acuerdo al corte de informacin.
Nota importante: Debe elaborar un slo archivo de todos los estudiantes de los aos
indicados, debido a que el sistema permitir que se agregue una sola vez el archivo.

CAMPO

DESCRIPCION

OBLIGATORIO

DATOS
CEDULA

1 TIPO IDENTIFICACION

SI
PASAPORTE

2 IDENTIFICACION

Nmero de
documento de
identificacin del
estudiante.

SI

3 NOMBRES

SI

4 PRIMER APELLIDO

SI

5 SEGUNDO APELLIDO

SI

6 FECHA NACIMIENTO

Fecha de nacimiento
en formato:
NO
dd/MM/yyyy

7 SEXO

SI

FEMENINO
MASCULINO

8 DISCAPACIDAD

SI

9 NUMERO CONADIS

NO

10 EMAIL PERSONAL

AUDITIVA
FISICA
INTELECTUAL
LENGUAJE
PSICOLOGICA
VISUAL
SUSTITUTO
NINGUNA

NO

11 ETNIA

SI

INDIGENA
BLANCO
MESTIZO
MULATO
AFROECUATORIANO
MONTUBIO
OTRO
NO_ESPECIFICADO

12 PAIS ORIGEN

NO

Ver Archivo:
CEAACES-Listado de Paises

13 EMAIL INSTITUCIONAL
Tabla 1 Datos de la matriz EST01

NOMBRE: Asignacin de Carreras

TIPO ARCHIVO: CPE01


CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la
primera matricula de los aos 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los estudiantes
matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.
PREREQUISITO: Haber cargado la matriz de estudiantes (EST01)
DESCRIPCION: Corresponde a las carreras en la que se encuentra asignado el estudiante
de acuerdo al corte de informacin.
Nota importante: Debe elaborar un slo archivo de todos los estudiantes de los aos
indicados, debido a que el sistema permitir que se agregue una sola vez el archivo.

CAMPO
1 IDENTIFICACION

2 CODIGO CARRERA

DESCRIPCION

REQUERIDO

Nmero de documento de
identificacin del estudiante.

SI

Cdigo de la carrera que est


cursando el estudiante

SI

NO

FECHA INICIO PRIMER


NIVEL

Fecha de inicio de primer nivel en el


instituto. Si tiene fecha de
convalidacin este campo no debe
ser ingresado. Fecha en formato:
dd/MM/yyyy

FECHA
CONVALIDACION

Fecha de convalidacin en el
instituto. Fecha en formato:
dd/MM/yyyy

NO

Fecha de graduacin en formato:


dd/MM/yyyy

NO

5 FECHA GRADUACION
6

NUMERO REGISTRO
SENESCYT

REFERENCIA

Corresponde al cdigo
obtenido desde el
aplicativo GIIES.
(Carreras, Informacin
Carrera)

NO

Tabla 2 Datos de la matriz CPE01

NOMBRE: Matrculas
TIPO ARCHIVO: MAT01
CORTE DE INFORMACION: La informacin solicitada de estudiantes corresponde a la
primera matricula de los aos ao 2009 para tecnlogos, 2010 para tcnicos y los
estudiantes matriculados desde el 1 de Julio 2013 hasta 30 Junio 2014.

PREREQUISITO: Haber cargado la matriz de asignacin de estudiantes (CPE01),


seleccionar el periodo
DESCRIPCION: Corresponde a las matrculas de los estudiantes que estn dentro del
corte de informacin y agrupados por periodo acadmico.
Nota importante: Debe generar 1 archivo por cada periodo de matrcula, en este caso
el sistema un archivo por cada periodo acadmico.

CAMPO

DESCRIPCION

REQUERIDO

IDENTIFICACION

Nmero de documento
de identificacin del
estudiante.

SI

CODIGO CARRERA

Cdigo de la carrera que


est cursando el
estudiante

CODIGO
MATRICULA

SI

NUMERO CREDITOS Admite nmeros enteros


APROBADOS
positivos y decimales.

SI

REFERENCIA

DATOS

Corresponde al cdigo
obtenido desde el
aplicativo GIIES.
(Carreras, Informacin
Carrera)

SI

MATUTINA
VESPERTINA
5

SECCION

NOCTURNA

SI

TODOS
Tabla 3 Datos de la matriz MAT01

NOMBRE: Libros
TIPO ARCHIVO: LIB01
CORTE DE INFORMACION: Total
DESCRIPCION: Corresponde a la totalidad de libros que la institucin posee.

CAMPO

DESCRIPCION REQUERIDO REFERENCIA

CODIGO

Cdigo nico del


SI
libro

DATOS

LIBRO
2

TIPO

SI

PUBLICACION_PERIODICA

TITULO

NOMBRE
BIBLIOTECA

Titulo del libro

SI
NO

TIPO MEDIO
SOPORTE

NUMERO
Admite nmeros
NO
EJEMPLARES enteros positivos

CODIGO
UBICACION
FISICA

Tabla 4 Datos de la matriz LIB01

LIBRO_IMPRESO
REVISTA_IMPRESA
REVISTA_ELECTRONICA
AUDIO
VIDEO

SI

SI

Corresponde al
cdigo obtenido
desde el
aplicativo GIIES
(Men Instituto,
Matriz/Extensin,
Ubicacin Fsica)