Modelo de Formulación y Evaluación Financiera de Proyectos de Desarrollo de Tecnologías de Información para El Ministerio de Hacienda

Sistema de Estudios de Posgrado
Maestra en Administracin de Tecnologa de Informacin
Proyecto Integrado II
Proyecto de Aplicacin Prctica de Tecnologa de Informacin
MA
UNTi
A
Modelo de Formulacin y Evaluacin Financiera
de Proyectos de Desarrollo
de Tecnologas de Informacin para
el Ministerio de Hacienda
Tutor:
Ismael Mora Camacho
Xinia Madrigal Chaves
Alberto Araya Herrera
Heredia, Costa Rica
Agosto, 2001
NDICE GENERAL
PGINA
ndice General ............................................................................................................
ndice de Cuadros.......................................................................................................
ndice de Grficos........................................................................................................
ndice de Anexos.........................................................................................................
Resumen Ejecutivo......................................................................................................
I
V
Vii
Viii
Ix
CAPTULO I: Introduccin e importancia

1
Introduccin....................
2
Importancia.................
3
Justificacin................
4
Beneficios...............
5
Metodologa............
6
Objetivo general.............
7
Objetivos especficos............
8
Limitaciones................................................
2
2
3
4
5
6
6
7
CAPTULO II: Aspectos tericos, metodolgicos y conceptuales

1
2
3
5
6
7
Conceptos......................
Planificacin estratgica..........................
Planificacin informtica...................................................
3.1 Plan informtico (nivel estratgico).........................................................
3.2 Plan de desarrollo de los sistemas de informacin (nivel tctico)..........
3.3 Plan de proyectos (nivel operativo)....................
Fases de la planificacin de un proyecto..................
4.1 Estudio preliminar...............
4.2 Estudio de factibilidad.....
4.3 Contratacin.....
4.4 Plan de preinstalacin....
Definicin de los objetivos............
Seleccin y asignacin de los miembros del equipo y sus roles......................
Criterios de evaluacin y seleccin de proyectos informticos.........................
9
10
12
13
14
14
14
16
17
18
18
20
20
20
PGINA
8
Estudio de viabilidad del sistema.....

8.1 EVS 1: Establecimiento del alcance del sistema......
8.1.1 EVS 1.1: Estudio de la solicitud..
8.1.2 EVS 1.2: Identificacin del alcance del sistema...
8.1.3 EVS 1.3: Especificaciones del alcance del EVS..
8.2 EVS 2: Estudio de la situacin actual.....
8.2.1 EVS 2.1: Valoracin del estudio de la situacin actual...
8.2.2 EVS 2.2: Identificacin de los usuarios participantes en el
estudio de la situacin actual.....................................................
8.2.3
EVS 2.3: Descripcin de los sistemas de informacin

existentes....
23
25
26
27
28
29
31
32
33
8.2.4
8.3
EVS 2.4: Realizacin del diagnstico de la situacin

actual.......
EVS 3: Definicin de requisitos del sistema......

8.3.1 EVS 3.1: Identificacin de las directrices tcnicas y de
gestin.......................
8.3.2 EVS 3.2: Identificacin de requisitos.......................

8.3.3 EVS 3.3: Catalogacin de requisitos.......................
8.4 EVS 4: Estudio de alternativas de solucin.......
8.4.1 EVS 4.1: Preseleccin de alternativas de solucin.....
8.4.2 EVS 4.2: Descripcin de las alternativas de solucin.....
8.5 EVS 5: Valoracin de las alternativas.....
8.5.1 EVS 5.1: Estudio de la inversin....
8.5.2 EVS 5.2: Estudio de los riesgos.....
8.5.3 EVS 5.3: Planificacin de alternativas...
8.6 EVS 6: Seleccin de la solucin......
8.6.1 EVS 6.1: Convocatoria a la presentacin.....
8.6.2 EVS 6.2: Evaluacin de las alternativas y seleccin...
8.6.3 EVS 6.3: Aprobacin de la solucin..........
Criterios para la evaluacin y seleccin de proyectos de TI.......
9.1 Medicin del software.........
9.2 Medicin del hardware.......
34
35
36
37
38
38
40
40
42
43
44
44
45
46
47
49
50
52
59
Evaluacin del riesgo en proyectos de TI...........

9.3.1 Probabilidad de un riesgo..........................................................
9.3.2 Impacto del riesgo en beneficios...............................................
9.3.3 Impacto del riesgo en costos.....................................................
9.4 Anlisis costo-beneficio......
9.4.1 Los costos...
9.4.2 Los beneficios....
9.4.3 Los instrumentos financieros...
9.4.4 El flujo de caja proyectado...
9.4.5 Periodo de recuperacin (PER)..
9.4.6 Valor actual neto (VAN).......
9.4.7 Tasa interna de retorno....
9.4.8 Indice de deseabilidad..
9.4.9 Indice de costo-beneficio.....
Costo Total de Propiedad (TCO)......................................................................
10.1 Costos presupuestados directos............................................................
10.1.1 Hardware y software..............................
10.1.2 Administracin...........
10.1.3 Soporte....
10.1.4 Desarrollo...........
10.2 Costos indirectos sin presupuestar.........................................................
10.2.1 Los costos del sistema de usuario final.....................................
10.2.2 Tiempo sin sistema....................................................................
PGINA
60
64
64
65
65
65
66
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70
70
71
71
75
81
84
86
87
91
CAPTULO III: Descripcin y anlisis del problema

1
Antecedentes organizacionales.......
2
Anlisis de informacin documental........
95
100
9.3
10
2.1
2.2
Primer estudio.........
Emisin de normas tcnicas de la Contralora General de la
Repblica................................................................................................
2.3 Segundo estudio ........

Anlisis de la informacin recopilada por medio de la entrevista
aplicada....
100
104
104
110
PGINA
CAPTULO IV: Modelo propuesto
1
Estimacin del tamao del proyecto.................................................................
2.
Identificacin de variables.................................................................................
2.1 Metodologa de estimacin de variables de costo y beneficio para el
desarrollo de proyectos de TI.................................................................
2.1.1
Recurso humano.....................................................................
2.1.2
Servicios .................................................................................
2.1.3
Materiales y suministros..........................................................
2.1.4
Equipo... .................................................................................
Anlisis de los sistemas ...................................................................................
3.1 Anlisis del sistema actual ....................................................................
3.2 Desarrollo de un proyecto de TI, con sus diferentes alternativas de
solucin ..................................................................................................
3.3 Anlisis del sistema propuesto...............................................................
Requerimientos funcionales..............................................................................
118
123
123
124
134
143
150
150
151
154
156
159
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1
2
Conclusiones.....................
Recomendaciones....................
163
168
Glosario de trminos.........
171
Bibliografa. ........
173
ANEXOS
NDICE DE CUADROS
PGINA
Cuadro N 1
Modelo propuesto...................
Cuadro N 2
Actividades del estudio de viabilidad...................
24
Cuadro N 3
Tareas EVS 1..................
26
Cuadro N 4
Productos EVS 1.1..................
27
Cuadro N 5
Productos EVS 1.2..................
28
Cuadro N 6
Productos EVS 1.3..................
29
Cuadro N 7
Tareas EVS 2..................
30
Cuadro N 8
Productos EVS 2.1..................
32
Cuadro N 9
Productos EVS 2.2..................
32
Cuadro N 10
Productos EVS 2.3..................
34
Cuadro N 11
Productos EVS 2.4..................
35
Cuadro N 12
Tareas EVS 3..................
35
Cuadro N 13
Productos EVS 3.1..................
36
Cuadro N 14
Productos EVS 3.2..................
37
Cuadro N 15
Productos EVS 3.3..................
38
Cuadro N 16
Tareas EVS 4..................
39
Cuadro N 17
Productos EVS 4.1..................
40
Cuadro N 18
Productos EVS 4.2..................
42
Cuadro N 19
Tareas EVS 5..................
43
Cuadro N 20
Productos EVS 5.1..................
44
Cuadro N 21
Productos EVS 5.2..................
44
Cuadro N 22
Productos EVS 5.3..................
45
Cuadro N 23
Tareas EVS 6..................
46
Cuadro N 24
Productos EVS 6.1..................
47
PGINA
Cuadro N 25
Productos EVS 6.2..................
48
Cuadro N 26
Productos EVS 6.3..................
49
Cuadro N 27
Participantes en las actividades del proceso EVS....................
49
Cuadro N 28
Tcnicas/Prcticas utilizadas en las actividades del proceso EVS..
50
Cuadro N 29
Medicin del software: Factor humano..................
52
Cuadro N 30
Medicin del software: Factor econmico..................
53
Cuadro N 31
Medicin del software: Factor funcional.................
54
Cuadro N 32
Valores de ajuste de complejidad....................
54
Cuadro N 33
Caractersticas para evaluar.................
55
Cuadro N 34
Criterios para evaluar el acceso a datos.................
57
Cuadro N 35
Medicin del factor tcnico....................
57
Cuadro N 36
Atributos para medir el grado de autonoma..................
58
Cuadro N 37
Medidas del factor temporal..................
58
Cuadro N 38
Identificacin de factores de riesgo......................................................
63
Cuadro N 39
Nivel de complejidad............................................................................
119
Cuadro N 40
Entradas externas................................................................................
120
Cuadro N 41
Salidas Externas..................................................................................
120
Cuadro N 42
Archivos lgicos internos.....................................................................
120
Cuadro N 43
Archivos de Interfaz externos...............................................................
121
Cuadro N 44
Consultas del lado de Entradas...........................................................
121
Cuadro N 45
Consultas del lado de Salidas..............................................................
121
NDICE DE GRFICOS
PGINA
Grfico N 1
Tiempo de laborar para la Institucin...........
111
Grfico N 2
Tiempo de laborar en desarrollo de proyectos informticos.....
112
Grfico N 3
Conocimiento de metodologas de desarrollo............
112
Grfico N 4
Conocimiento del Manual de Normas Tcnicas de la

Contralora General de la Repblica............
113
Opinin sobre las Normas.................
114
Grfico N 5
NDICE DE ANEXOS
Anexo N 1
Entrevista
Anexo N 2
Pantallas para el Modelo
RESUMEN EJECUTIVO
El presente documento contiene un estudio preliminar para determinar la

problemtica existente en el Ministerio de Hacienda, con respecto al desarrollo de
los proyectos de desarrollo de tecnologas de informacin, e incluye una propuesta
de solucin, como herramienta para la determinacin de costos y beneficios (o
ahorros), que permita facilitar la toma de decisiones institucionales en esta
materia.
En el primer captulo se introduce el tema y se explica su importancia, as como la

justificacin, la metodologa utilizada, las limitaciones encontradas y se especifican el
objetivo general y los objetivos especficos del estudio. Asimismo, se hace referencia a
los beneficios que se obtendran de una propuesta de evaluacin financiera a priori, que
les permita a las autoridades ministeriales tomar decisiones ms acertadas en este
sentido, reduciendo as el grado de incertidumbre existente en todo proyecto de
desarrollo.
El Captulo II expone una serie de aspectos tericos, metodolgicos y conceptuales sobre

el tema, necesarios para abordar la problemtica. Se menciona aqu aspectos desde la
planificacin estratgica, un modelo metodolgico de un proceso para la evaluacin y
seleccin de proyectos informticos.
Por ltimo, se hace mencin de las variables
financieras a considerar para la propuesta de solucin al problema, y se expone la

metodologa de Costo Total de Propiedad, para la estimacin de costos de operacin de
los sistemas de informacin.
El Captulo III, describe la problemtica existente, en la cual se analiz, tanto informacin

documental de estudios realizados con respecto a desarrollo de dos sistemas
institucionales.
Adems, se recopil informacin mediante una entrevista aplicada a
diferentes funcionarios con responsabilidad en el desarrollo de proyectos de tecnologa de

informacin, as como en la toma de decisiones en este sentido. Se analiza tambin la
normativa existente sobre las diferentes responsabilidades y funciones asignadas a
entidades creadas en el Ministerio de Hacienda, para la rectora y la toma de decisiones
en el campo tecnolgico.
El Captulo IV consiste en la propuesta de solucin, la cual consiste en un modelo de

evaluacin financiera a priori para la determinacin de costos de desarrollo de un proyecto
de TI, adems, de la estimacin de costos tanto del sistemas actuales, como propuestos,
a fin de realizar la comparacin y apoyar la toma de decisiones.
Las conclusiones y recomendaciones que se presentan se derivan de un anlisis,

tanto de la teora existente, como de la problemtica institucional encontrada y
expone una serie de requisitos necesarios, para que el instrumento propuesto,
realmente constituya un apoyo para la evaluacin financiera a priori de cualquier
desarrollo que pretenda hacerse a futuro, a efecto de que las autoridades cuenten
con mecanismos que brinden transparencia en las decisiones que se toman en
este sentido.
CAPTULO I
INTRODUCCIN E IMPORTANCIA
1. INTRODUCCIN
El Ministerio de Hacienda ha venido desarrollando proyectos de Sistemas de

Informacin en sus diferentes reas sustantivas, en los cuales la decisin de
implementarlos no ha obedecido a estudios previos de factibilidad, sean estos de
carcter econmico, operativo y tcnico, lo cual ha hecho que estos sistemas se
desarrollen de acuerdo con el criterio de las empresas que se contratan para ello.
En otras palabras, se han realizado con el nico criterio de la necesidad de contar
con ellos, sin una evaluacin de costos y beneficios, ni la posibilidad de escoger
entre varias alternativas, tanto financieras como tcnicas.
2.
IMPORTANCIA
Al no contarse con un modelo que permita una evaluacin a priori, para determinar si es
viable tcnica y econmicamente un determinado proyecto de desarrollo informtico, o
bien, que permita elegir entre varias alternativas de inversin para la institucin, los
proyectos han sobrepasado, tanto los presupuestos, como de los tiempos estimados para
tal desarrollo.
Por todo lo anterior, un modelo administrativo-financiero para la evaluacin a priori de los

proyectos de desarrollo de TI, contribuir para que stos adems de cumplir con las
normas tcnicas emitidas por la Contralora General de la Repblica sirva como una base
fundamental para la toma de decisiones por parte de las autoridades ministeriales.
3. JUSTIFICACIN
Un modelo de formulacin y evaluacin financiera de proyectos informticos, a nuestro

juicio, constituye una herramienta muy valiosa para quienes toman las decisiones de
desarrollo de proyectos, ya que de este modelo depende el establecimiento de diferentes
parmetros para determinar la viabilidad financiera de los mismos.
El presente estudio pretende establecer la necesidad que se tiene actualmente en la

Institucin de valorar a priori los proyectos de desarrollo de tecnologas de informacin.
As, al establecer la necesidad y a sabiendas de que existen mtodos financieros y
tecnologas adecuadas se disear un modelo administrativo-financiero para la
evaluacin de proyectos de TI.
Se estudiar la teora existente en materia financiera y tecnolgica, para que a partir de

ello se establezca una metodologa que permita valorar las diferentes variables a
considerar en el desarrollo de un proyecto informtico.
Una vez establecido dicho modelo, ste servir de base para la construccin futura de
una herramienta automatizada, para realizar los diferentes clculos y estimaciones
necesarias para la toma de decisiones.
El modelo propuesto para este efecto, que se relaciona directamente con las etapas
previas al inicio, se resume a continuacin:
Cuadro 1
MODELO PROPUESTO
PASOS
1
1.
ETAPA
Identificar los beneficios y su momento

1.1
Reduccin de costos
1.2
Incremento de Utilidades
Anlisis y Diseo
2.
Identificar los desembolsos y su momento

2.1
Costos del sistema actual
2.2
Inversin inicial
2.3
Costos de Desarrollo
2.4
Costos de Operacin
Anlisis y Diseo
3.
Determinacin de la vida til del sistema
Anlisis y Diseo
4.
Identificacin de valores de rescate (Deshecho)

4.1
Hardware
4.2
Software
4.3
Mobiliario y Equipo
4.4
Terreno y edificios
Anlisis y Diseo
5.
Elaborar el flujo de caja proyectado
Pre-Factibilidad y Factibilidad
6.
Calcular los indicadores financieros

6.1
Perodo de recuperacin (PER)
6.2
Valor Actual Neto (VAN)
6.3
Tasa Interna de Retorno (TIR)
6.4
ndice de Deseabilidad (ID)
6.5
ndice de Costo-Beneficio (CB)
7.
Tomar la decisin de si se desarrolla o no

(Comparacin con otras alternativas)
4. BENEFICIOS
Al contar con un modelo que le permita a la Institucin determinar la viabilidad financiera

de un proyecto, los beneficios se vern reflejados en una mejor administracin de los
recursos que, de por s, son escasos, y en la transparencia para la toma de decisiones, de
manera que los proyectos no slo se desarrollen con el criterio de necesidad institucional,
sino que cuenten, adems, con un criterio tcnico financiero, que permita explicar y rendir
cuentas sobre los recursos que se destinan a la inversin en desarrollo de proyectos de
tecnologas de informacin
Adems, un modelo de este tipo, permitir contar con varios escenarios financieros, que
permitan tambin tomar decisiones ms acertadas, entre diferentes alternativas de
inversin, claro est, que todas estas alternativas contarn siempre con un cierto grado de
incertidumbre, no obstante, sta ser mucho menor que en la actualidad, en que no se
cuenta con ningn tipo de estudio en este sentido.
5. METODOLOGA
Para la realizacin del presente estudio, se hizo un anlisis del marco terico existente en
la materia, que incluye tanto aspectos de Planificacin Estratgica Institucional,
Planificacin Estratgica Informtica, as como de los procesos existentes necesarios
para un adecuado desarrollo de proyectos de TI, haciendo especial nfasis en los
estudios de viabilidad tcnica, operativa y financiera, siendo estos ltimos el objeto de
nuestro estudio.
Para la determinacin del problema, se revis informacin documental, de dos informes

de auditora practicados en la Institucin, partiendo de las normas tcnicas emitidas por
la Contralora General de la Repblica, que an se encuentran vigentes, las cuales
detallan el proceso a seguir en todo desarrollo de proyectos de TI. Asimismo, se estudi y
analiz la normativa existente en cuanto a las funciones que por Decreto le han sido
asignadas, tanto a la Direccin General de Informtica como al Consejo de Informtica del
Ministerio de Hacienda, revisndose las actas existentes del ao 2000, de las diferentes
sesiones efectuadas por dicho Consejo.
Por otra parte, se efectu un estudio de campo concerniente a una entrevista aplicada a
diferentes autoridades relacionadas con el desarrollo de sistemas y proyectos de TI, para
determinar, en forma preliminar, cul es el criterio y el conocimiento de estas personas
con experiencia en la materia, acerca del objeto de estudio.
6. OBJETIVO GENERAL
Dotar al Ministerio de Hacienda de un modelo administrativo-financiero, que le permita a

los que toman las decisiones en cuanto al desarrollo de proyectos de Tecnologas de
Informacin, contar con la informacin necesaria y oportuna sobre la viabilidad financiera
de un proyecto determinado, minimizando con esto la incertidumbre existente
actualmente.
7. OBJETIVOS ESPECIFICOS
a) Ofrecer un mecanismo que permita la valoracin financiera a priori de proyectos de

desarrollo de sistemas de informacin.
b) Proponer un modelo que permita identificar los costos los beneficios, en trminos
de ahorro de costos o beneficios tangibles.
c) Proponer un mecanismo para la identificacin de los desembolsos y su momento.
d) Ofrecer un modelo que permita estimar la vida til de un proyecto de desarrollo de
sistemas de informacin
e) Definir un mecanismo que permita la determinacin de valores de rescate, as
como los indicadores financieros.
f)
Proponer un modelo para la elaboracin de flujos de caja durante la etapa de

desarrollo de un proyecto.
g) Proporcionar los requerimientos funcionales para que pueda construirse una

herramienta automatizada, que contribuya en la funcin de la evaluacin y
valoracin financiera de proyectos de desarrollo de sistemas de informacin.
8. LIMITACIONES
El presente documento presenta el resultado de la investigacin preliminar realizada, con
la documentacin e informacin a la que se tuvo acceso, y por lo tanto, constituye un
documento que evidencia en forma parcial el problema.
Deseamos recalcar que una de las principales limitaciones encontradas, es que no existe
documentacin de proyectos anteriores que contengan la informacin necesaria para la
realizacin de este estudio. Por otra parte, result muy difcil contar con la informacin de
campo en forma oportuna y completa.
Adems de esto, realizada la investigacin a nivel institucional no existen indicadores

financieros que permitan, desde ahora, realizar estimaciones ms certeras acerca de los
costos y beneficios que pueden derivarse de un desarrollo de TI, por lo tanto, la propuesta
est limitada al conocimiento de algunos funcionarios involucrados en esta rea, debiendo
recurrirse al juicio experto en muchos casos, lo cual hace que muchas de las variables
deban estimarse en un principio, con indicadores tentativos, hasta tanto no se cuente en
la institucin con informacin histrica que permita realizar estimaciones ms exactas.
CAPTULO II
ASPECTOS TERICOS,
METODOLGICOS Y CONCEPTUALES
1.
CONCEPTOS
Un proyecto de desarrollo de TI, debe cumplir una serie de etapas que permitan
asegurar su xito. Para efectos del presente estudio, iniciaremos con la definicin
de un proyecto:
"Un proyecto es un conjunto de actividades no repetitivas claramente

definidas para alcanzar uno o varios objetivos, en un tiempo definido y
con recursos limitados.
Esta definicin de proyecto es general, justifica por qu las actividades
del plan informtico se han definido como proyectos. Adems, nos
ayuda a identificar y verificar cuando nos encontramos ante un proyecto,
lo cual se logra mediante la relacin del objetivo u objetivos con las
caractersticas que definen un proyecto:
Actividades nicas
Actividades no repetitivas
Actividades temporales" 1
La rapidez con que se han venido dando cambios en la tecnologa, no ha permitido
documentar muchos de los proyectos desarrollados en las dcadas anteriores. Se habla
de que la mayora de los proyectos fracasan por una serie de razones, entre ellas, que
cada una de las etapas de su desarrollo no han sido ejecutadas adecuadamente, y segn
Stephen P. Keider, debido a que "dichos proyectos no estn definidos inicialmente"
Cualquier proyecto de desarrollo de TI que pretenda ejecutarse, debe cumplir una serie de
etapas previas a su inicio:
Rodrguez Nuria y Martnez William: PLANIFICACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS INFORMTICOS, Editorial UNED, 1. Edicin, San Jos,
Costa Rica, 1998, Pgina 57.
2.
PLANIFICACIN ESTRATGICA
Segn Nuria Rodrguez y William Martnez2, la planificacin estratgica de la informacin

es una disciplina que no se practica comnmente en las organizaciones. Prueba de ello
fue el impacto que tuvo en los sistemas informticos a nivel mundial, el cambio de siglo,
cuando la limitacin de almacenar y procesar el ao 2000 es sus cuatro dgitos, amenaz
con llevar al fracaso a aquellas empresas que no precisamente haban realizado la
planificacin estratgica que les permitiera preparar sus sistemas de informacin.
La poca cultura informtica existente no les permite a las organizaciones percatarse de la

funcin estratgica de la informacin y menos de incorporar, en el proceso de
planificacin estratgica, al proceso de planificacin estratgica de la informacin. Lo
comn es ms bien ignorarla al principio, y no es sino hasta el final de los proyectos, que
la organizacin se da cuenta de la necesidad de contar con los sistemas informticos que
soporten esos proyectos.
Se nos dice que el nuevo capital de las empresas es la informacin, porque es a travs de
ella que producimos la riqueza de la organizacin, pero se nos olvida o ignoramos el
papel estratgico del recurso informtico: no se involucra oportunamente a los
responsables de la gestin informtica y se trivializa el proceso de seleccin del hardware
y software. En este sentido es una concertacin entre la gestin institucional y la gestin
2
Costa Rica, 1998.
informtica. Es un esfuerzo por cerrar la brecha y un medio para buscar la sinergia que
debe existir entre esos dos frentes de accin.
La accin de planificacin estratgica se centra en establecer el futuro deseado, la

identificacin y seleccin de las formas de cmo lograrlo, en cuanto tiempo ha de
lograrse, determinndose quienes son los participantes en la elaboracin del futuro, as
como el costo que implica desarrollarla.
A pesar de que existen muy buenos resultados sobre la aplicacin de la planificacin

estratgica, muchas organizaciones han considerado que esta metodologa no ha
contribuido significativamente en su permanencia, desarrollo y utilidades. Algunas
consideraciones para justificar el porqu las organizaciones requieren sacarle el mayor
provecho a sus recursos por medio de la planificacin estratgica, son las siguientes:
a)
La informacin se convierte en una herramienta para la supervivencia, para

desarrollar ventaja competitiva, reestructurar las organizaciones que requieren de
grandes transformaciones, y para adaptarse al nuevo paradigma que descansa en
la informacin y en la administracin de los recursos de informacin.
b)
El foco de atencin en las empresas se centra en la disminucin de costos,

mejoramiento del servicio al cliente y disminucin de los tiempos para mercadear
nuevos productos, y es aqu donde los sistemas de informacin son los vehculos
que ayudan a mejorar la productividad y desempeo de las organizaciones.
c)
Adems, la tecnologa informtica se debe orientar para que tome en cuenta los
siguientes aspectos, que sern de gran ayuda para administrar la organizacin:
El anlisis del medio, en especial el de la competencia, proveedores y todas
aquellas variables a las que sea susceptible la organizacin.
El anlisis de los recursos y capacidades que actualmente controla la
organizacin.
La evaluacin permanente de la aceptacin y uso de la tecnologa informtica por
parte del personal.
d)
Las pequeas y medianas organizaciones compiten con multinacionales que tienen

mayores recursos y formas de organizacin; si quieren permanecer en el mercado,
deben poner un nuevo nfasis en la promesa que hace la tecnologa informtica y
hacer efectiva la integracin de sta en las funciones organizacionales. Para lograr
estos objetivos, la tecnologa informtica debe adquirir las siguientes caractersticas:
estas organizaciones son dependientes de recursos limitados, por lo que los
profesionales en tecnologa informtica deben hacer un uso ms eficiente de
estos recursos.
la tecnologa informtica debe ser una estrategia natural y crucial para el logro de
la estrategia corporativa. Debe permitir, adems, lograr un mejor uso de otros
recursos de carcter delicado, en los cuales las organizaciones deben tambin
poner su atencin tales como: el recurso humano, financiero, infraestructura, e
incluso otras tecnologas asociadas.
En estos momentos, las grandes organizaciones son cada vez ms fuertes, pues
establecen alianzas que les permiten penetrar en nuevos mercados en una forma ms
fcil y competir con menores costos. La expansin requiere contar con gran nmero de
recursos y, en algunos casos, un mejor uso de stos, en especial de tecnologa
informtica, que en definitiva no es posible comparar con las pequeas y medianas
empresas.
Por tanto, las medianas y pequeas empresas deben sacarle ventaja y mayor
aprovechamiento a los recursos invertidos, en especial en el rea de tecnologa
informtica; los sistemas de informacin deben disearse con caractersticas de
flexibilidad, integracin e interactividad, para que adquieran un verdadero valor para el
apoyo en la toma de decisiones. Tambin los administradores de estas organizaciones
deben evaluar y aprender de las formas de administracin que tienen las grandes
empresas.
3.
PLANIFICACIN INFORMTICA
La planificacin informtica no debe nacer como un hecho aislado dentro de la

organizacin, sino como una necesidad de desarrollo de la estrategia corporativa; forma
parte de un objetivo comn en la organizacin, donde la tecnologa informtica ha sido
considerada como una oportunidad para desarrollar una ventaja competitiva en el
mercado. Las nuevas tecnologas nos ofrecen ventajas tan significativas para los
negocios, como es el rompimiento de fronteras y la capacidad de poner mltiples servicios
al cliente mediante las telecomunicaciones.
Como se ha comentado anteriormente, en la planificacin de la estrategia hay que

considerar aspectos externos e internos de la organizacin (FODA), pero especficamente
en el rea de tecnologa informtica. Para realizar ste anlisis se deben considerar tres
grandes reas:
A nivel global o nacional, que incluye principalmente los aspectos polticos, sociales y
econmicos del ambiente.
A nivel del sector de mercado, donde se enfatizan las regulaciones, tecnologa utilizada
y elementos competitivos.
A nivel organizacional, que analiza la cultura organizacional, estructura organizacional,
capacitacin del personal, capacidad de las instalaciones fsicas, las relaciones
sociopolticas, las estrategias, la tecnologa adquirida y su uso.
Un plan informtico debe contemplarse en tres niveles: el nivel estratgico, el tctico y el
operativo.
3.1
PLAN INFORMTICO (NIVEL ESTRATGICO)
"El plan informtico es el documento que contiene las especificaciones,

polticas y directrices generales que delimitan la estrategia tecnolgica. Este
documento nos servir para la administracin activa del plan."3
3
Costa Rica, 1998.
El plan informtico debe crearse con la participacin de un grupo interdisciplinario, que

est muy relacionado con la modelacin de la estrategia corporativa, que tenga
conocimientos y experiencia en la organizacin; debe constituirse en una herramienta
efectiva para el seguimiento y el control, y no se debe convertir en un documento ms de
la organizacin, que se archiva y se saca cuando llegan visitas.
3.2
PLAN DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

TCTICO)
(NIVEL
El plan de desarrollo de los sistemas de informacin est dentro de la planificacin tctica.

La planificacin tctica tiene como propsito determinar planes eficientes de desarrollo de
los sistemas de informacin, as como la adquisicin de los recursos necesarios
(materiales, humanos, financieros) para el desarrollo coordinado de la planificacin
informtica y la estrategia corporativa.
Este proceso debe hacerse en forma sistemtica y detallada. El nivel de detalle est
proporcionalmente relacionado con el costo, la complejidad y el tiempo que se va a
invertir; adems de la capacitacin que tiene el personal para realizar esa labor.
3.3
PLAN DE PROYECTOS (NIVEL OPERATIVO)
El plan de proyectos pertenece al nivel operativo, el cual tiene como objetivo ejecutar los
proyectos ya definidos segn las prioridades establecidas en el nivel anterior. En esta
etapa se asigna el equipo de trabajo, el director de proyecto, los recursos necesarios, y se
pone en marcha el proyecto.
4.
FASES DE LA PLANIFICACIN DE UN PROYECTO
Para efectos del presente estudio, se exponen a continuacin dos metodologas, la

primera, estipulada por la Contralora General de la Repblica, y la segunda, basada en la
teora consultada.
Las fases de la planificacin de un proyecto tienen como objetivo definir las actividades,
recursos, criterios de aceptacin o evaluacin y tipo de control que tendr el proyecto en
s.
A pesar de que existen naturalezas diferentes de los proyectos, podemos definir fases
comunes a cualquier proyecto.
Para garantizar la mejor utilizacin de los recursos asignados al desarrollo de SIC,

la Contralora General de la Repblica (CGR) 4, ha emitido un manual sobre
normas tcnicas de control interno, que adems de constituir un documento de
acatamiento obligatorio para las entidades y rganos de la Hacienda Pblica,
constituyen una gua para la Administracin para establecer, mantener y
perfeccionar sus sistemas de control interno.
Estas normas procuran que los SIC se lleven a cabo en un ambiente

razonablemente controlado y comprenden las actividades de preinstalacin,
administracin, desarrollo, documentacin y operacin.
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA: Manual sobre normas tcnicas de control interno relativas a los sistemas de informacin
computadorizados. San Jos, Costa Rica, 1996.
De acuerdo con el Manual sobre normas tcnicas de control interno relativas a los
sistemas de informacin computadorizados, el desarrollo de un proyecto se divide
en las siguientes etapas:
a)
b)
c)
d)
e)
Preinstalacin
Administracin
Desarrollo de sistemas
Documentacin
Operacin
Para efectos del presente estudio, nos abocaremos a investigar sobre el problema
nicamente a lo que se refiere a la etapa de "Preinstalacin" con sus diferentes
componentes, que constituyen la etapa previa al inicio de un proyecto de
desarrollo
La preinstalacin se refiere a los procedimientos necesarios para lograr una
orientacin fundamentada y organizada de todas las actividades previas a la
adquisicin e instalacin de software y desarrollo de los SIC, esto implica el
estudio preliminar, el estudio de factibilidad, la contratacin y el plan de
preinstalacin.
4.1
ESTUDIO PRELIMINAR
El objeto del estudio preliminar es determinar si el uso del Hardware y la

adquisicin o desarrollo de un SIC es viable tcnica y econmicamente, y que por
lo tanto se justifica un estudio de factibilidad. Se recomienda que este estudio sea
realizado por personal interno que este familiarizado con las operaciones y
necesidades identificadas.
Deben establecerse las especificaciones necesarias para el estudio preliminar, esto implica definir lo siguiente:
i. Las personas responsables de llevar a cabo el estudio.

ii. El tiempo de ejecucin estimado, y las reas o problemas especficos que
abarcar el estudio.
iii. La informacin que deber obtenerse para cada rea o problema indicado.
- Procedimientos actuales, volumen de informacin, fuentes de datos,
clases y destinos de los documentos de salida.
- Tiempos entre la entrada de datos y la salida de los reportes y las horas
pico.
- Diagramas de
procesamiento.
relaciones
entre
las
diferentes
operaciones
del
- Costo actual de personal y equipos necesarios, y nuevo costo de

recursos utilizando el computador.
- Probable impacto en la entidad u rgano y requerimientos de
comunicacin y transmisin de datos.
- Beneficios y ahorros que puedan preverse.
4.2
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
De acuerdo con los resultados del estudio preliminar debe elaborarse un estudio
de factibilidad, en atencin a las recomendaciones emitidas y cuyo propsito es
determinar los alcances del proyecto de desarrollo del SIC, las reas de
aplicacin, las alternativas de solucin a los problemas existentes y la factibilidad
tcnica y econmica para su desarrollo e implantacin.
Este estudio debe suministrar un grado mucho mayor de detalle en la descripcin

del problema, en la definicin del sistema por desarrollar y en los costos y
beneficios que se espera obtener. Debe ofrecer un panorama claro de las

opciones y de las soluciones recomendadas para satisfacer las necesidades
existentes.
El estudio de factibilidad debe determinar si el SIC es congruente con el plan

estratgico y si es prioritario con relacin a otros SIC proyectados.
El informe de estudio de factibilidad debe contener las conclusiones y

recomendaciones necesarias. En algunos casos algunos proyectos pueden no
resultar econmicamente factibles, sin embargo por conveniencia institucional u
otra razn, su desarrollo e implantacin debe llevarse acabo, lo cual debe quedar
debidamente documentado y sustentado.
Deben establecerse las especificaciones necesarias para el estudio de factibilidad.
Esto implica:
i. Las personas asignadas para efectuar el estudio, quienes deben poseer

suficiente experiencia y conocimiento en sistemas, mtodos y equipo de
procesamiento de datos, as como en anlisis econmicos de proyectos.
ii. Las reas que debern revisarse.
iii. La amplitud de la informacin y la documentacin requerida.
iv. Estimacin de las horas hombre y del costo requerido para completar el
estudio.
v. El tiempo de ejecucin estimado y la fecha en que se iniciar el estudio y
las intermedias en que se deber revisar el avance.
vi. El contenido del informe resultante:
Descripcin general del SIC por desarrollarse.

Costos y beneficios esperados de cada opcin identificada, con su
factibilidad tcnica y econmica.
Caractersticas del software y hardware requeridos.
La calendarizacin y presupuestacin de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos requeridos.
4.3
CONTRATACIN
La contratacin del hardware y software requeridos deber hacerse de acuerdo

con el ordenamiento jurdico vigente y los convenios contractuales debern
revisarse cuidadosamente en forma previa a la adjudicacin y firma del contrato.
4.4
PLAN DE PREINSTALACIN
Deben definirse todas las tareas o actividades previas a la instalacin de un SIC.

Un plan de preinstalacin debe contener una estimacin de tiempo para cada
actividad que permita medir el grado de avance conforme se ejecuta. Algunas de
las actividades que pueden incluirse dentro del plan son:
- Determinar las necesidades del personal.

- Reclutar seleccionar y contratar personal cuando sea necesario.
- Entrenar al personal.
- Completar los requerimientos y el diseo.
- Preparar los programas de prueba.
- Recepcin y revisin del equipo contratado.
Una vez completada la etapa de Preinstalacin, la CGR, establece normas para las etapas subsiguientes, a las cuales no
nos referiremos en detalla, ya que no constituyen el objeto del presente estudio. Estas etapas son:
i. Administracin: las normas tienen como propsito establecer una

adecuada planificacin, organizacin, direccin, control y evaluacin de los
SIC.
Comprende normas relacionadas con el Sistema de Informacin Gerencial
(SICG), la estructura conceptual, planificacin, polticas, estructura de la
organizacin del SICG, la ubicacin de las unidades de informtica, las
segregaciones de funciones, el comit gerencial de informtica y a los
estudios de auditorias internas y externas.
ii. Desarrollo de sistemas: las normas estn orientadas a lograr un desarrollo
y mantenimiento eficiente, eficaz y controlado de los SIC. Se refiere a la
concordancia con los planes y polticas del SICG, a los manuales de
estndares para el desarrollo de los SICG, a los proyectos de desarrollo de
SIC, a la administracin de los proyectos, al ciclo de vida para el desarrollo
de sistemas, a los procedimientos de control de transacciones, a la
participacin de los usuarios y de los auditores y a las modificaciones a los
SICG.
iii. Documentacin: las normas tienen como objetivo bsico mantener una
descripcin eficiente y oportuna de los SIC, necesaria para la
comprensin, operacin, mantenimiento y control eficiente y efectivo de los
mismos. Comprende normas relativas al desarrollo de la documentacin
de conformidad con los manuales de estndares, a la documentacin del
sistema, a la documentacin del programa, a la documentacin del
usuario, a la documentacin de las operaciones del computador, y a la
documentacin de otros procedimientos.
iv. Operacin: contempla mtodos y procedimientos para la operacin del
equipo de los SIC. Comprende normas relacionadas con; procedimientos
adecuados para la recepcin de datos, seguridad fsica, seguridad lgica,
supervisin adecuada, administracin de archivos, respaldo de archivos,
planes de contingencia, controles de equipo y mantenimiento del equipo.
Por su parte, Nuria Rodrguez y William Martnez5, describen las fases que se deben
realizar como mnimo en la planificacin de proyectos:
5.
DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS
Costa Rica, 1998.
Esta actividad debe definir cul es el producto final del proyecto, nos permite identificar el
campo de accin, eliminar falsas expectativas, no realizar lo que no se quiere.
Es
fundamental entonces, contar con una clara definicin de los objetivos para alcanzar el
xito del proyecto.
Los principales riesgos de no definir los objetivos son:
El proyecto no termina nunca, puesto que los miembros pueden adicionar

nuevas funciones o necesidades a medida que progresa el proyecto;
Se disea algo que no cumple con las necesidades o gustos del usuario o
cliente.
Los objetivos deben quedar escritos y ratificados en un documento que debe tener el
mismo efecto que un contrato entre las partes involucradas en el proyecto.
6.
SELECCIN Y ASIGNACIN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Y SUS ROLES
El equipo de trabajo seleccionado y asignado al equipo del proyecto, estar formado por
las personas que participan directa o indirectamente en su desarrollo. La experiencia ha
demostrado que, dentro de un equipo de trabajo se deben asignar roles con el fin de
ordenar y organizar la ejecucin del proyecto.
7.
CRITERIOS
DE
INFORMTICOS
EVALUACIN
SELECCIN
DE
PROYECTOS
"Todas las decisiones importantes o trascendentales en nuestra vida

tienen un riesgo, pero el riesgo se incrementa si no planificamos la
evaluacin de nuestra eleccin final6
Costa Rica, 1998, Pgina 105.
El tema de criterios de evaluacin y seleccin de proyectos informticos tiene el propsito

el establecimiento de metodologas coherentes y claras que permitan generar la
informacin oportuna para la toma de decisiones sobre la ejecucin de un proyecto
informtico.
Para tomar una decisin sobre si ejecutamos un proyecto informtico es necesario seguir
los siguientes pasos:
i.
Justificar el proyecto a parir de la estrategia tecnolgica y la

planificacin informtica que lo respalda (planificacin estratgica).
ii.
Establecer los criterios de seleccin y mtodo que se utilizarn para

tomar la decisin sobre la ejecucin del proyecto. Este proceso nos
permitir clasificar y ordenar los datos por recolectar para las diferentes
alternativas.
iii.
Realizar estudios de factibilidad, calidad tcnica, riesgo y costobeneficio de las diferentes alternativas.
iv.
Con base en los datos recolectados, ordenados y clasificados segn

los criterios de seleccin, se renen las personas responsables de
tomar la decisin para ejecutar o no el proyecto informtico.
El primer paso nos obliga a retomar el tema de la planificacin estratgica de la

organizacin, donde la justificacin del proyecto est condicionada e indicada por un
proceso integral. Es importante indicar que el documento que recolectar la informacin
que dar sustento a la decisin sobre la ejecucin del proyecto, debe contener una breve,
pero clara relacin y especificacin de ese proyecto dentro del plan informtico.
El segundo paso es la etapa ms elaborada e importante del proceso, porque es aqu

donde se definen los criterios de seleccin, es decir, los valores esperados sobre el
proyecto, antepuestos a variables inevitables como: el riesgo, los costos, la capacitacin,
etc. Adems, se hace la recoleccin de los datos y se establece el mtodo que ser el
sustento para tomar la decisin.
En el tercer paso, se confecciona formalmente el documento con los estudios de

factibilidad, calidad tcnica, evaluacin del riesgo, estudio de costo-beneficio de las
diferentes alternativas para desarrollar el proyecto informtico. En este paso es necesario
no centrar la atencin de la solucin en una sola alternativa; esto perjudica la calidad y
ejecucin del proyecto.
El cuarto paso es aplicar el mtodo de evaluacin seleccionado en el paso dos, es aqu

donde las personas responsables han de tomar la decisin. No siempre se toma la
decisin que los tcnicos recomiendan, pero ante tales casos, la razn de la decisin
debe quedar justificada en el papel.
Para lograr abordar el proceso de evaluacin de proyectos, es necesario comprender qu

es la medicin y por qu sta va acompaada de la determinacin de criterios o
parmetros. Es as que, en el momento en que vamos a decidir si realizamos un proyecto
informtico, hay que contar con herramientas que permitan hacer una evaluacin lo ms
objetiva posible; por lo tanto, los procesos sistematizados nos facilitan la organizacin y
anlisis de la informacin recolectada para la toma de decisiones.
Para tomar una decisin, prevalecen tres grandes consideraciones que deben sopesarse,
las cuales son: tcnica (calidad, productividad, eficiencia), riesgo y costo-beneficio.
A efecto de ahondar en aspectos tericos relacionados directamente con el objetivo de

este estudio, conviene describir el proceso de un estudio de viabilidad de un sistema,
como una fase previa a la toma de decisiones sobre el desarrollo de TI.
8.
ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA7
Mientras que la Planificacin Estratgica Informtica tiene como objetivo proporcionar un

marco estratgico que sirva de referencia para los Sistemas de Informacin de un mbito
concreto de una organizacin, el objetivo del Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS) es
el anlisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solucin a corto
plazo, que tenga en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas. La
solucin obtenida como resultado del estudio puede ser la definicin de uno o varios
proyectos que afecten a uno o varios sistemas de informacin ya existentes o nuevos.
Para ello, se identifican los requisitos que se ha de satisfacer y se estudia, si procede, la
situacin actual.
A partir del estado inicial, la situacin actual y los requisitos planteados se estudian las
alternativas de solucin.
Dichas alternativas pueden incluir soluciones que impliquen
desarrollos a medida, soluciones basadas en la adquisicin de productos software del

mercado, o soluciones mixtas. Se describe cada una de las alternativas, indicando los
requisitos que cubre.
Una vez descritas cada una de las alternativas planteadas, se valora su impacto en la
organizacin, la inversin a realizar en cada caso y los riesgos asociados.
Esta
informacin se analiza con el fin de evaluar las distintas alternativas y seleccionar la ms

adecuada, definiendo y estableciendo su planificacin.
Tomado de Ministerio de las Administraciones Pblicas: Metodologa MTRICA Versin 3: Estudio de Viabilidad del
Sistema. Madrid, Espaa.
Si en la organizacin se ha realizado con anterioridad un plan estratgico informtico que

afecte el sistema objeto de este estudio, se dispondr de un conjunto de productos que
proporcionarn informacin a tener en cuenta en todo el proceso.
Las actividades que engloba este proceso, se recogen en la siguiente figura, en la que se
indican las actividades que pueden ejecutarse en paralelo y las que precisan para su
realizacin resultados originados en actividades anteriores.
Cuadro 2
ACTIVIDADES DEL ESTUDIO DE VIABILIDAD
EVS1
Establecimiento
del alcance del
sistema
EVS2
Estudio de la
situacin
actual
EVS3
Definicin de
requisitos del
sistema
EVS4
Estudio de
Alternativas de
Solucin
EVS5
Valoracin
de las
alternativas
EVS6
Seleccin
de la
Solucin
Resultados de la
Planificacin del Sistema
de Informacin
- Requisitos del PSI
- Arquitectura de Informacin:
Modelo de informacin
Modelo del Sistema de
informacin
Arquitectura tecnolgica
- Plan de Accin:
Plan de Proyectos
Plan de mantenimiento
EVS1
EVS2
EVS4
EVS5
EVS6
EVS3
Entradas Externas
- Situacin actual
- Catlogo de Requisitos y
objetivos
- Alternativas de solucin
Contexto del sistema
Impacto y coste-beneficio
Valoracin de riesgo
Plan de trabajo
- Solucin propuesta
ANLISIS DEL
SISTEMA DE
INFORMACIN
- Solicitud formal del EVS

- Informacin existente
del sistema actual
- Directrices tcnicas y
de gestin
- Informacin de productos
software del mercado
8.1
EVS1: Establecimiento del alcance del sistema
En esta actividad se estudia el alcance de la necesidad planteada por el cliente usuario o como
consecuencia de la realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin (PSI), realizando una
descripcin general de la misma. Se determinan los objetivos, se inicia el estudio de los requisitos y
se identifican las unidades organizativas afectadas estableciendo su estructura.
Se analizan las posibles restricciones, tanto generales como especficas, que puedan condicionar el
estudio y la planificacin de las alternativas de solucin que se propongan.
Si la justificacin econmica es obvia, el riesgo tcnico bajo, se esperan pocos problemas legales y
no existe ninguna alternativa razonable, no es necesario profundizar en el estudio de viabilidad del
sistema, analizando posibles alternativas y realizando una valoracin y evaluacin de las mismas,
sino que ste se orientar a la especificacin de requisitos, descripcin del nuevo sistema y
planificacin.
Se detalla la composicin del equipo de trabajo, necesario para este proceso y su planificacin.
Finalmente, con el fin de facilitar la implicacin activa de los usuarios en la definicin del sistema, se
identifican sus perfiles, dejando claras sus tareas y responsabilidades.
Cuadro 3
TAREAS EVS 1
TAREA
PRODUCTOS
TCNICAS Y
PRCTICAS
PARTICIPANTES
EVS1.1
Estudio de la solicitud
Descripcin general del sistema

Catlogo objetivos EVS
Catlogo Requisitos
Catalogacin
Sesiones de Trabajo
Comit Direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS1.2
Identificacin del
alcance del sistema
Descripcin general del sistema

Contexto del
sistema
Estructura organizativa
Catlogo de requisitos
Catlogo de usuarios
Diagrama de flujo de datos

Diagrama de
descomposicin funcional
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Comit de direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS1.3
Especificacin del
alcance del EVS
Catlogo de objetivos del EVS

Catlogo de usuarios
Plan de trabajo
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Comit de direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
8.1.1
EVS1.1: Estudio de la solicitud
Se realiza una descripcin general de la necesidad planteada por el usuario, y se estudian las
posibles restricciones de carcter econmico, tcnico, operativo y legal que pueden afectar el
sistema. Antes de iniciar el estudio de los requisitos del sistema, se establecen los objetivos
generales del estudio de viabilidad, teniendo en cuenta las restricciones identificadas anteriormente.
Si el sistema objeto de estudio se encuentra en el mbito de un PSI vigente, se debe de tomar como
referencia el catlogo de requisitos y la arquitectura de informacin resultante del mismo. Como
informacin adicional para la descripcin general del sistema y determinacin de los requisitos
iniciales.
Cuadro 4
PRODUCTOS EVS 1.1
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Catlogo de requisitos del PSI

Arquitectura de informacin
Solicitud (externo)
8.1.2
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Descripcin general del

sistema
Catlogo de requisitos
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Comit de direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 1.2 Identificacin del alcance del sistema
Se analiza el alcance de la necesidad planteada y se identifican las restricciones relativas a la

sincronizacin con otros proyectos, que puedan interferir en la planificacin y futura puesta a punto
del sistema objeto del estudio. Esta informacin se recoge en el catlogo de requisitos.
Si el sistema pertenece al mbito de un Plan de Sistemas de Informacin, se debe tener en cuenta la

arquitectura de informacin propuesta para analizar el alcance del sistema e identificar los sistemas
de informacin que quedan fuera del mbito del estudio. Adems, se estudia el plan de proyectos,
para determinar las posibles dependencias con otros proyectos.
Una vez establecido el alcance, se identifican las unidades organizativas afectadas por el sistema,
as como su estructura y responsables de las mismas. Para determinar los responsables se tiene en
cuenta a quienes afecta directamente y a quienes pueden influir en el xito y fracaso del mismo.
Cuadro 5
PRODUCTOS EVS 1.2
PRODUCTOS
TCNICAS
DE ENTRADA
Plan de Proyectos
Arquitectura de
informacin
sistema (EVS 1.1)
Catlogo de objetivos del
EVS (EVS 1.1)
Catlogo de requistos
(EVS 1.1)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
8.1.3
PRCTICAS

sistema:
- Contexto del sistema
- Estructura
organizativa
Catlogo de requisitos:
- Requisitos relativos a
restricciones o
dependencias con otros
proyectos.
Catlogo de usuarios
Diagrama de flujos
de datos
Diagrama de
descomposicin
funcional
Catalogacin
Sesiones de
trabajo
Comit de
direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 1.3: Especificacin del alcance del EVS
En funcin del alcance del sistema y los objetivos del Estudio de Viabilidad del Sistema, se
determinan las actividades y tareas a realizar. En particular, hay que decidir si se realiza o no el
estudio de la situacin actual y, en el caso de considerarlo necesario, con qu objetivo. Si el sistema
pertenece al mbito de un PSI, los criterios que pueden orientar sobre la necesidad de llevar a cabo
el estudio de la situacin actual dependen de la arquitectura de informacin propuesta, en cuanto a
la identificacin de los sistemas de informacin actuales, implicados en el mbito de este estudio,
que se haya decidido conservar.
Se identifican los usuarios participantes de las distintas unidades organizativas afectadas para la
realizacin del estudio de viabilidad del sistema, determinando previamente sus perfiles y
responsabilidades.
Debe comunicarse el plan de trabajo a los usuarios identificados como implicados en el estudio de
viabilidad, solicitando su aceptacin y esperando su confirmacin.
Cuadro 6
PRODUCTOS EVS 1.3
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
8.2
Arquitectura de informacin
Catlogo de objetivos (EVS

1.1)
Descripcin
general
del
sistema (EVS 1.2)

Catlogo de usuarios (EVS
1.2)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
- Objetivos del estudio de la
situacin actual
Catlogo de usuarios
Plan de trabajo
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Comit de direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 2: ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL
La situacin actual es el estado en que se encuentran los sistemas de informacin existentes en el

momento en que se inicia su estudio.
Teniendo en cuenta el objetivo del estudio de la situacin actual, se realiza una valoracin de la
informacin existente acerca de los sistemas de informacin afectados. En funcin de dicha
valoracin, se especifica el nivel de detalle con que se debe levar a cabo el estudio. Si es necesario,
se constituye un equipo de trabajo especfico para su realizacin y se identifican los usuarios
participantes en el mismo.
Si se decide documentar la situacin actual, normalmente es conveniente dividir el sistema actual en

subsistemas. Si es posible se describir cada uno de los subsistemas, valorando que informacin
puede ser relevante para la descripcin.
Como resultado de esta actividad se genera un diagnstico, estimando la eficiencia de los sistemas
de informacin existentes e identificando los posibles problemas y mejoras.
Cuadro 7
TAREAS EVS 2
TAREA
EVS2.1
Valoracin del estudio

de la situacin actual
PRODUCTOS
EVS2.2
Identificacin de los
usuarios participantes
en el estudio de la
situacin actual
EVS2.3
Descripcin de los
sistemas de informacin
existentes
Descripcin de la
situacin actual:
- Contexto del sistema actual
- Descripcin de los sistemas de
informacin actuales
Catlogo de usuarios
Descripcin de la
situacin actual:
- Descripcin lgica del sistema
actual
- Modelo fsico del sistema actual
(opcional)
- Matriz localizacin mdulos y
datos
TCNICAS Y
PRCTICAS
Jefe de Proyecto
Analistas
Directores de usuarios
Diagrama de los flujos de

datos
Diagrama de
representacin
Sesiones de trabajo
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Jefe de Proyecto
Modelo entidad/relacin
extendido
Diagrama de flujo de
datos
Diagrama de clases
Diagrama de interaccin
de objetos
Matricial
Diagrama de
representacin
Sesiones de trabajo
Analistas
Usuarios expertos
Equipo de soporte
tcnico
Analistas
Responsable de
mantenimiento
EVS2.4
8.2.1
Realizacin del
diagnstico de la
situacin actual
PARTICIPANTES
Descripcin de la
Situacin actual:
- Diagnstico de la situacin
actual
EVS 2.1: Valoracin del estudio de la situacin actual
En funcin de los objetivos establecidos para el estudio de la situacin actual, y considerando el

contexto del sistema especificado en la descripcin general del mismo, se identifican los sistemas de
informacin existentes que es necesario analizar con el fin de determinar el alcance del sistema
actual. Asimismo, se decide el nivel de detalle con el que se va a llevar a cabo el estudio de cada
uno de los sistemas de informacin implicados. En el caso de haber realizado un PSI que afecte a
dicho sistema, se toma como punto de partida para este anlisis la arquitectura de informacin
propuesta.
Para poder abordar el estudio, se realiza previamente una valoracin de la informacin existente
acerca de los sistemas de informacin afectados por el EVS. Se debe decidir si se realizan o no los
modelas lgicos del sistema actual o si se describe el modelo fsico en funcin de los siguientes
criterios:
Si existen los modelos lgicos, y son fiables, se utilizan en la tarea Descripcin de los sistemas de
informacin existentes (EVS 2.3).
Si no existen dichos modelos, o no son fiables, se considera el tiempo de vida estimado para el
sistema de informacin en funcin de la antigedad, la obsolescencia de la tecnologa o la falta de
adecuacin funcional para determinar si se obtienen los modelos lgicos y fsicos del sistema actual
o por el contrario no se elabora ningn modelo.
La informacin relativa a los sistemas de informacin que se decida a analizar, se obtiene mediante
sesiones de trabajo con los directores de usuarios y el apoyo de los profesionales de sistemas y
tecnologas de informacin y comunicaciones que se considere necesarios.
Cuadro 8
PRODUCTOS EVS 2.1
PRODUCTOS
TCNICAS
DE ENTRADA
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Informacin existente del

sistema actual (externo)
Arquitectura de
informacin
Catlogo de objetivos del
EVS (EVS 1.3)
sistema (EVS 1.2)
8.2.2
PRCTICAS
Descripcin de la situacin
actual:
Contexto del sistema
actual
Descripcin de los
sistemas de
informacin actuales
Diagrama de
flujos de datos
Diagrama de
representacin
Sesiones de
trabajo
Jefe de Proyecto
Analistas
Directores de
usuarios
EVS 2.2: Identificacin de los usuarios participantes en el estudio de la situacin

actual
En funcin del nivel de detalle establecido para el estudio de la situacin actual, se identifican los
usuarios de cada una de la unidades organizativas afectadas por dicho estudio. Se informa a los
usuarios identificados como implicados en el estudio de la situacin actual, se solicita su aceptacin
y se espera su confirmacin.
Cuadro 9
PRODUCTOS EVS 2.2
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Descripcin
general
del
sistema (EVS 1.2)
Catlogo de usuarios (EVS
1.3)
actual
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Catlogo de usuarios
Catalogacin
Sesiones de trabajo
Jefe de Proyecto
8.2.3
EVS 2.3: Descripcin de los sistemas de informacin existentes
En esta tarea se describen los sistemas de informacin existentes afectados, segn el alcance y
nivel de detalle establecido en la tarea Valoracin del Estudio de la Situacin Actual (EVS 2.1),
mediante sesiones de trabajo con los usuarios designados para este estudio.
Si se ha decidido describir los sistemas a nivel lgico, y si existe un conocimiento suficiente de los
sistemas de informacin a especificar, puede hacerse directamente, aplicndolas tcnicas de
modelizacin y siguiendo un mtodo descendente. Si no se dispone del conocimiento suficiente, se
construyen los modelos a partir de la descripcin del modelo fsico, es decir, en forma ascendente.
Si se tiene que describir el modelo fsico, se puede hacer mediante un Diagrama de Representacin
en el que se recojan todos los componentes fsicos y su referencias cruzadas. Otra opcin es
describir el modelo fsico de forma ms detallada, para lo que es necesaria la utilizacin de
herramientas de tipo scanner.
Es conveniente indicar la localizacin geogrfica y fsica actual de los mdulos y datos de los
sistemas de informacin afectados, evaluando al mismo tiempo la redundancia en las distintas
unidades organizativas.
Cuadro 10
PRODUCTOS EVS 2.3
PRODUCTOS
DE ENTRADA
Descripcin
de
la
situacin actual (EVS 2.1)
Catlogo de usuarios
(EVS 2.2)
8.2.4
TCNICAS
PRCTICAS
Diagrama de
flujos de datos
Modelo
Entidad/Relacin
extendido
Diagrama
de
clases
Diagrama
de
Interaccin
de
objetos
Matricial
Diagrama de
representacin
Sesiones de
trabajo
PARTICIPANTES
DE SALIDA
actual:
Descripcin lgica del
sistema actual
Modelo Fsico del
Sistema
actual
(opcional)
Matriz de localizacin
geogrfica y fsica de
mdulos y datos,
incluidas
las
redundancias.
Analistas
Usuarios
Expertos
Equipo de soporte
tcnico.
EVS 2.4: Realizacin del diagnstico de la situacin actual
Con el fin de elaborar el diagnstico de la situacin actual se analiza la informacin de los sistemas
de informacin existentes, obtenida en la tarea anterior y se identifican problemas, deficiencias y
mejoras. Estas ltimas deben tenerse en cuenta en la definicin de los requisitos.
En el caso de haber realizado un Plan de Sistemas de Informacin, se considera la valoracin

realizada sobre los sistemas de informacin actuales que pertenecen al mbito de este estudio.
Si se ha tomado la decisin de no describir la situacin actual, se realiza un diagnstico global

justificando esa decisin.
Cuadro 11
PRODUCTOS EVS 2.4
PRODUCTOS
PARTICIPANTES
DE ENTRADA
DE SALIDA
Descripcin de la Situacin Actual (EVS

2.3)
Catlogo de Objetivos del EVS (EVS
1.3)
Valoracin de la situacin actual (PSI
5.3)
8.3
Descripcin de la situacin actual:

Diagnstico de la Situacin Actual
Analistas
Responsable de Mantenimiento
EVS 3: DEFINICIN DE REQUISITOS DEL SISTEMA
Esta actividad incluye la determinacin de los requisitos generales, mediante una serie de sesiones
de trabajo con los usuarios participantes, que hay que planificar y realizar. Una vez finalizadas, se
analiza la informacin obtenida definiendo los requisitos y sus prioridades, que se aaden al
catlogo de requisitos que servir para el estudio y valoracin de las distintas alternativas de
solucin que se propongan.
Cuadro 12
TAREAS EVS 3
TAREA
TCNICAS Y
PRCTICAS
PRODUCTOS
PARTICIPANTES
EVS 3.1
Identificacin de las
directrices tcnicas y de
gestin
Catlogo de normas
Catalogacin
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios expertos
EVS 3.2
Identificacin de
Requisitos situacin
actual
Identificacin de requisitos
Sesiones de trabajo
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios expertos
EVS 3.3
Catalogacin de
Requisitos
Catlogo de Requisitos
Catalogacin
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios Expertos
8.3.1
EVS 3.1: Identificacin de las directrices tcnicas y de gestin
La realizacin de esta tarea permite considerar los trminos de referencia para el

sistema en estudio desde el punto de vista de directrices tanto tcnicas como de
gestin. Si el sistema en estudio pertenece al mbito de un Plan de Sistemas de
Informacin vigente, ste proporciona un marco de referencia a considerar en esta
tarea.
Con este fin, se recoge informacin sobre los estndares y procedimientos que
deben considerarse al proponer una solucin, relativos a:
Polticas tcnicas:
Gestin de Proyectos (seguimiento, revisin y aprobacin final).
Desarrollo de Sistemas (existencia de normativas, metodologas y tcnicas
de programacin).
Arquitectura de Sistemas (centralizada, distribuida).
Poltica de Seguridad (control
disponibilidad de aplicaciones).
de
accesos,
integridad
de
datos,
Directrices de Planificacin.
Directrices de Gestin de Cambios.
Directrices de Gestin de Calidad.
Cuadro 13
PRODUCTOS EVS 3.1
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
DE SALIDA
PARTICIPANTES
Catlogo de Normas del PSI

(PSI 3.2)
Recopilacin de Directrices
Tcnicas y de Gestin
(externo)
Catlogo de normas
Catalogacin
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios Expertos
8.3.2 EVS 3.2: Identificacin de Requisitos
Para la obtencin de las necesidades que ha de cubrir el sistema en estudio, se

debe decidir qu tipo de sesiones de trabajo se realizarn y con qu frecuencia
tendrn lugar, en funcin de la disponibilidad de los usuarios participantes.
Si se ha realizado el Estudio de la Situacin Actual (EVS 2), puede ser

conveniente seleccionar la informacin de los sistemas de informacin existentes
que resulte de inters para el desarrollo de dichas sesiones de trabajo.
Una vez establecidos los puntos anteriores, se planifican las sesiones de trabajo
con los usuarios participantes identificados al estudiar el alcance del Estudio de
Viabilidad del Sistema (EVS 1.3), y se realizan de acuerdo al plan previsto. La
informacin obtenida depende del tipo de sesin de trabajo seleccionado.
Cuadro 14
PRODUCTOS EVS 3.2
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
DE SALIDA
PARTICIPANTES
Descripcin General del

Sistema (EVS 1.2)
Catlogo de Requisitos (EVS
1.2)
Equipo de Trabajo del EVS
(EVS 1.3)
Catlogo de Usuarios (EVS
2.2/1.3)
Descripcin de la Situacin
Actual (EVS 2.4)
Identificacin de
Requisitos
Sesiones de Trabajo
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios Expertos
8.3.3. EVS 3.3: Catalogacin de Requisitos
Se analiza la informacin obtenida en las sesiones de trabajo para la Identificacin

de Requisitos, definiendo y catalogando los requisitos (funcionales y no
funcionales) que debe satisfacer el sistema, indicando sus prioridades. Se
incluirn tambin requisitos relativos a distribucin geogrfica y entorno
tecnolgico.
Cuadro 15
PRODUCTOS EVS 3.3
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
8.4
Identificacin de Requisitos
(EVS 3.2)
1.2)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Catalogacin
EVS 4: ESTUDIO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios Expertos
Este estudio se centra en proponer diversas alternativas que respondan

satisfactoriamente a los requisitos planteados, considerando tambin los
resultados obtenidos en el Estudio de la Situacin Actual (EVS 2), en el caso de
que se haya realizado.
Teniendo en cuenta el mbito y funcionalidad que debe cubrir el sistema, puede

ser conveniente realizar, previamente a la definicin de cada alternativa, una
descomposicin del sistema en subsistemas.
En la descripcin de las distintas alternativas de solucin propuestas, se debe

especificar si alguna de ellas est basada, total o parcialmente, en un producto
existente en el mercado. Si la alternativa incluye un desarrollo a medida, se debe
incorporar en la descripcin de la misma un modelo abstracto de datos y un
modelo de procesos, y en orientacin a objetos, un modelo de negocio y un
modelo de dominio.
Cuadro 16
TAREAS EVS 4
TAREA
EVS 4.1
EVS 4.2
PRODUCTOS
Preseleccin
de
Alternativas
de
Solucin
Descripcin de
las Alternativas
de Solucin
TCNICAS Y
PRCTICAS
PARTICIPANTES
Descomposicin Inicial del Sistema en

Subsistemas (opcional)
Alternativas de Solucin a Estudiar
Diagrama de
representacin
Jefe de Proyecto
Analistas
Tcnicos de
sistemas
Alternativas de solucin a estudiar:
Catlogo de Requisitos (cobertura)
Modelo de Descomposicin en Subsistemas
Matriz Procesos/ Localizacin
Geogrfica
Matricial
Modelo Entidad/
Relacin
extendido
Diagrama de
Flujo de Datos
Casos de Uso
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios
Expertos
Tcnicos de
sistemas
Responsables de
Matriz Datos/Localizacin Geogrfica

Entorno Tecnolgico y
Comunicaciones
Estrategia de Implantacin Global del
Sistema
Si la alternativa requiere desarrollo:

Modelo Abstracto de Datos/Modelo de
Procesos (En caso de Estructurado)
Modelo de Negocio/Modelo de
Dominio (En caso de Orientacin a
Objetos)
Si la alternativa incluye producto software

estndar:
Descripcin del Producto
Previsin de Evolucin del Producto
Costes Ocasionados por producto
Estndares del Producto
Descripcin de Adaptacin (si es
necesaria)
Diagrama de
Clases
Catalogacin
Diagrama de Representacin
Seguridad
Especialistas en
Comunicaciones
8.4.1 EVS 4.1: Preseleccin de Alternativas de Solucin
Una vez definidos los requisitos a cubrir por el sistema, se estudian las diferentes
opciones que hay para configurar la solucin. Entre ellas, hay que considerar la
adquisicin de productos software estndar del mercado, desarrollos a medida o
soluciones mixtas.
Dependiendo del alcance del sistema y las posibles opciones, puede ser
conveniente realizar inicialmente una descomposicin del sistema en subsistemas.
Se establecen las posibles alternativas sobre las que se va a centrar el estudio de
la solucin, combinando las opciones que se consideren ms adecuadas.
Cuadro 17
PRODUCTOS EVS 4.1
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Informacin de Productos Software

del Mercado (externo)
Descripcin General del Sistema
(EVS 1.2)
Descripcin de la Situacin Actual
(EVS 2.4)
Catlogo de Requisitos (EVS 3.3)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Descomposicin Inicial del

Sistema en Subsistemas
(opcional)
Alternativas de Solucin a
Estudiar
Diagrama de
Representacin
Jefe de Proyecto
Analistas
Tcnicos de Sistemas
8.4.2 EVS 4.2: Descripcin de las Alternativas de Solucin
Para cada alternativa propuesta, se identifican los subsistemas que cubre y los
requisitos a los que se da respuesta.
Se deben considerar tambin aspectos relativos a la cobertura geogrfica (mbito

y limitaciones) de procesos y datos, teniendo en cuenta a su vez la gestin de
comunicaciones y control de red.
En la definicin de cada alternativa, se propone una estrategia de implantacin

teniendo en cuenta tanto la cobertura global del sistema como la cobertura
geogrfica.
Si la alternativa incluye desarrollo se describe el modelo abstracto de datos y el

modelo de procesos, y en el caso de Orientacin a Objetos, el modelo de negocio
y, opcionalmente, el modelo de dominio. Se propone el entorno tecnolgico que se
considera ms apropiado para la parte del sistema basada en desarrollo y se
describen los procesos manuales.
Si la alternativa incluye una solucin basada en producto se analiza su evolucin

prevista, adaptabilidad y portabilidad, as como los costes ocasionados por
licencias, y los estndares del producto. Igualmente se valora y determina su
entorno tecnolgico.
Cuadro 18
PRODUCTOS EVS 4.2
PRODUCTOS
TCNICAS
DE ENTRADA
PRCTICAS
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Descripcin
Catlogo de Requisitos (actualizado)

General del Sistema
Alternativas de Solucin a Estudiar:
(EVS 1.2)
Descripcin de la
(cobertura)
Situacin Actual
Modelo de Descomposicin
(EVS 2.4)
en Subsistemas
Matriz Procesos /
Catlogo de
Localizacin Geogrfica
Requisitos (EVS
Matriz Datos / Localizacin
3.3)
Geogrfica
Descomposicin
Entorno Tecnolgico y
Inicial del Sistema
Comunicaciones
en Subsistemas
Estrategia de Implantacin
(EVS 4.1)
Global del Sistema
(opcional)
Descripcin de Procesos
Alternativas de
Manuales
Solucin a Estudiar
(EVS 4.1)
Si la alternativa incluye desarrollo:
-
Modelo Abstracto de Datos /

Modelo de Procesos
Modelo de Negocio / Modelo
de Dominio (en caso de
Orientacin a Objetos)
Si la alternativa incluye un producto

software estndar de mercado:
-

Evolucin del Producto
Costes Ocasionados por
Producto
Descripcin de Adaptacin
(si es necesaria)
Matricial
Diagrama de
Flujo de
Datos
Modelo
Entidad/
Relacin
extendido
Diagrama de
Clases
Casos de
Uso
Catalogacin
Diagrama de
Representa-cin
Jefe de Proyecto
Analistas
Usuarios Expertos
Tcnicos de
Sistemas
Responsable de
Seguridad
Especialistas en
Comunica-ciones
8.5
EVS 5: VALORACIN DE LAS ALTERNATIVAS
Una vez descritas las alternativas se realiza una valoracin de las mismas,
considerando el impacto en la organizacin, tanto desde el punto de vista
tecnolgico y organizativo como de operacin, y los posibles beneficios que se
esperan contrastados con los costes asociados. Se realiza tambin un anlisis de
los riesgos, decidiendo cmo enfocar el plan de accin para minimizar los mismos
y cuantificando los recursos y plazos precisos para planificar cada alternativa.
Cuadro 19
TAREAS EVS 5
TAREA
TCNICAS Y
PRCTICAS
PRODUCTOS
PARTICIPANTES
EVS 5.1
Estudio de la
Inversin
Valoracin de Alternativas:
Impacto en la
Organizacin de
Alternativas
Coste / Beneficio de
Alternativas
Anlisis
Coste/Beneficio
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 5.2
Estudio de los
Riesgos
Valoracin de Riesgos
Impacto en la
Organizacin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 5.3
Planificacin de
Alternativas
Plan de Trabajo de Cada

Alternativa:
Enfoque del Plan de
Trabajo de Cada
Alternativa o
Planificacin de cada
Alternativa
Planificacin
Jefe de Proyecto
Analistas
8.5.1 EVS 5.1: Estudio de la Inversin
Para cada alternativa de solucin propuesta, se valora el impacto en la

organizacin y se establece su viabilidad econmica. Para ello, se realiza un
anlisis coste/beneficio que determina los costes del sistema y los pondera con los
beneficios tangibles, cuantificables directamente, y con los beneficios intangibles,

buscando el modo de cuantificarlos.
Cuadro 20
PRODUCTOS EVS 5.1
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Estudiar (EVS 4.2)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Impacto en la
Organizacin de
Alternativas
Coste / beneficio de
Alternativas
Anlisis Coste /
Beneficio
Jefe de Proyecto
Analistas
8.5.2 EVS 5.2: Estudio de los Riesgos
Para cada alternativa se seleccionan los factores de situacin que habr que
considerar, relativos tanto a la incertidumbre como a la complejidad del sistema.
Se identifican y valoran los riesgos asociados y se determinan las medidas a
tomar para minimizarlos.
Cuadro 21
PRODUCTOS EVS 5.2
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
DE SALIDA
PARTICIPANTES

(EVS 4.2)
Valoracin de Alternativas (EVS
5.1)
Valoracin de Riesgos
Impacto en la
Organizacin
Jefe de Proyecto
Analistas
8.5.3 EVS 5.3: Planificacin de Alternativas
En funcin del anlisis de riesgos realizado en la tarea anterior, y para cada una
de las alternativas existentes:
Se determina el enfoque ms adecuado para llevar a buen fin la solucin

propuesta en cada alternativa.
Se realiza una planificacin, teniendo en cuenta los puntos de sincronismo con
otros proyectos en desarrollo o que est previsto desarrollar, segn se ha recogido
en el catlogo de requisitos.
De esta manera se garantiza el cumplimiento del plan de trabajo en los restantes
procesos del ciclo de vida.
Cuadro 22
PRODUCTOS EVS 5.3
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA

(EVS 4.2)
Valoracin de Alternativas (EVS 5.2)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Alternativa:
Enfoque del Plan de
Trabajo
de
Cada
Alternativa
Planificacin de Cada
Alternativa
Planificacin
Jefe de Proyecto
Analistas
8.6
EVS 6: SELECCIN DE LA SOLUCIN
Antes de finalizar el Estudio de Viabilidad del Sistema, se convoca al Comit de

Direccin para la presentacin de las distintas alternativas de solucin, resultantes
de la actividad anterior. En dicha presentacin, se debaten las ventajas de cada
una de ellas, incorporando las modificaciones que se consideren oportunas, con el
fin de seleccionar la ms adecuada. Finalmente, se aprueba la solucin o se
determina su inviabilidad.
Cuadro 23
TAREAS EVS 6
TAREA
PRODUCTOS
TCNICAS Y
PRCTICAS
EVS 6.1
Convocatoria de
Presentacin
Plan de Presentacin de
Alternativas
EVS 6.2
Evaluacin de
Alternativas y
Seleccin
Alternativas
Solucin Propuesta:
Descripcin de la
Solucin Contexto del
Sistema con la
definicin de las
interfaces)
Impacto en
Organizacin de la
Solucin
Coste / Beneficio de
la Solucin
Valoracin de
Riesgos de la
Solucin
Enfoque del Plan de
Trabajo de la Solucin
Planificacin de la
Solucin
PARTICIPANTES
Presentacin
Jefe de Proyecto
Presentacin
Sesiones de Trabajo
Comit de Direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
EVS 6.3
Aprobacin de la
Solucin
Aprobacin de la Solucin
Comit de Direccin
Jefe de Proyecto
8.6.1 EVS 6.1: Convocatoria de la Presentacin
Se efecta la convocatoria de la presentacin de las distintas alternativas

propuestas, adjuntando los productos de la actividad anterior con el fin de que el
Comit de Direccin pueda estudiar previamente su contenido. Se espera
confirmacin por parte del Comit de Direccin de las alternativas a presentar.
Cuadro 24
PRODUCTOS EVS 6.1
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Catlogo de Usuarios (EVS 2.2/1.3)

(EVS 4.2)
Valoracin de Alternativas (EVS 5.2)
Plan de Trabajo de Cada Alternativa
(EVS 5.3)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Plan de Presentacin
Alternativas
de
Presentacin
Jefe de Proyecto
8.6.2 EVS 6.2: Evaluacin de las Alternativas y Seleccin
Una vez recibida la confirmacin de qu alternativas van a ser presentadas para

su valoracin, se efecta su presentacin al Comit de Direccin, debatiendo
sobre las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas y realizando las

modificaciones que sugiera dicho Comit, hasta la seleccin de la solucin final.
Cuadro 25
PRODUCTOS EVS 6.2
PRODUCTOS
PRCTICAS
DE ENTRADA
Descripcin General del

Sistema (Contexto del
Sistema) (EVS 1.2)
4.2)
Estudiar (EVS 4.2)
Valoracin de Alternativas
(EVS 5.2)
Alternativa (EVS 5.3)
Alternativas (EVS 6.1)
PARTICIPANTES
DE SALIDA
Plan de Presentacin de Alternativas

Catlogo de Requisitos (Actualizado en
Funcin de la Cobertura de la Solucin)
Solucin Propuesta:
Descripcin de la Solucin
Modelo de Descomposicin
en Subsistemas
Matriz Procesos / Localizacin Geogrfica
Matriz Datos / Localizacin
Geogrfica
Entorno Tecnolgico y Comunicaciones
Estrategia de Implantacin
Global del Sistema
Descripcin de Procesos
Manuales
Si la alternativa incluye desarrollo:

Modelo Abstracto de Datos/
Modelo de Procesos
Modelo de Negocio / Modelo
de Dominio
Si la alternativa incluye un producto

software estndar de mercado:
Evolucin del Producto
Costes Ocasionados por
Producto
Descripcin de Adaptacin (si
es necesaria)
Contexto del Sistema (con la
Definicin de las Interfaces en
Funcin de la Solucin)
Impacto en la Organizacin de
la Solucin
Coste / Beneficio de la Solucin
Valoracin de Riesgos de la
Solucin
Enfoque del Plan de Trabajo de
la Solucin
Planificacin de la Solucin
Presentacin
Sesiones de
Trabajo
Comit de Direccin
Jefe de Proyecto
Analistas
8.6.3 EVS 6.3: Aprobacin de la Solucin
El Comit de Direccin da su aprobacin formal o determina la inviabilidad del

sistema, por motivos econmicos, de funcionalidad como resultado del
incumplimiento de los requisitos identificados en plazos razonables o de cobertura
de los mismos, etc.
Cuadro 26
PRODUCTOS EVS 6.3
PRODUCTOS
PARTICIPANTES
DE ENTRADA

Solucin Propuesta (EVS 6.2)
DE SALIDA
Aprobacin de la Solucin
Comit de Direccin
Jefe de Proyecto
Cuadro 27
PARTICIPANTES EN LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO EVS
ACTIVIDADES
ESTUDIO DE VIABILIDAD
DEL SISTEMA
EVS1
EVS2
EVS3
EVS4
EVS5
EVS6
Analistas
Comit de Direccin
Directores Usuarios
Equipo de soporte tcnico
Especialistas en comunicaciones
Jefe de Proyecto
Responsable de Mantenimiento
x
x
Responsable de Seguridad
Tcnicos del Sistema
Usuarios Expertos
Cuadro 28
TCNICAS/PRCTICAS UTILIZADAS EN LAS
ACTIVIDADES DEL PROCESO EVS
ACTIVIDADES
ESTUDIO DE VIABILIDAD
DEL SISTEMA
EVS1
EVS2
EVS3
EVS4
Anlisis coste-beneficio
x
X
Diagrama de clases
Diagrama de descomposicin funcional
Diagrama de Flujo de Datos
Diagrama de Interaccin de Objetos
Diagrama de Representacin
Impacto en la organizacin
Matricial
Modelo Entidad-Relacin Extendido
Planificacin
Presentacin
Sesiones de trabajo
EVS6
Casos de uso
Catalogacin
EVS5
x
X
ACTIVIDADES
EVS 1
EVS 2
EVS 3
EVS 4
EVS 5
EVS 6
Establecimiento del alcance del sistema

Estudio de la Situacin actual
Definicin de requisitos del sistema
Estudio de alternativas de solucin
Valoracin de las alternativas
Seleccin de la solucin
9.
TI
CRITERIOS PARA LA EVALUACIN Y SELECCIN DE PROYECTOS DE
Para tomar una decisin sobre si ejecutamos un proyecto, es necesario seguir los
siguientes pasos:
a)
Justificar el proyecto a partir de la estrategia tecnolgica y la

planificacin informtica que lo respalda (planificacin estratgica)
b)
Establecer los criterios de seleccin y mtodo que se utilizarn para

tomar la decisin sobre la ejecucin del proyecto. Este proceso nos
permitir clasificar y ordenar los datos por recolectar para las diferentes
alternativas.
c)
Realizar estudios de factibilidad, calidad tcnica, riesgo y costo

beneficio de las diferentes alternativas.
d)
Con base en los datos recolectados, ordenados y clasificados, segn

los criterios de seleccin, se renen las personas responsables de
tomar la decisin para ejecutar o no el proyecto.
Para nuestros efectos, nos centraremos en los pasos b) y c), que constituyen el
objeto del estudio, en el cual se definen las variables que darn forma al modelo.
Debemos insistir, en primera instancia en la necesidad de medir y cuantificar, con

nmeros, todos los datos que debemos recolectar para cada una de las
alternativas.
Existen dos formas de hacer una medicin: la subjetiva y la objetiva. Este aspecto
es importante de considerar debido a que en todo proyecto siempre habr un
grado de incertidumbre y, al final de cuentas, son seres humanos quienes tomarn
las decisiones pertinentes sobre el desarrollo de un proyecto de TI.
La
subjetividad responde a la evaluacin que el ser humano realiza sobre una cosa,
basndose en la propia experiencia, modo de sentir y modo de pensar, mientras
que la valoracin objetiva corresponde a la realizada por el ser humano con base
en criterios reales y universales, dejando por fuera influencias particulares a cada
uno, como por ejemplo, su opinin personal.
Dentro de los aspectos relevantes que deben de medirse, para recolectar datos
que ayuden a la toma de decisiones, se encuentran:
9.1
MEDICIN DEL SOFTWARE
Para medir el software se requiere del conocimiento de los factores que atacan o
influyen en su definicin. La clasificacin por factores es importante para poder
separar en el tiempo o por equipos el trabajo de la definicin y medicin del
software para el proyecto.
Los factores que deben considerarse son los siguientes:

Factor humano
El factor humano introduce dos tipos de medidas:
Cuadro 29
MEDICIN DEL SOFTWARE: FACTOR HUMANO
FACTOR HUMANO
Necesidad de equipo humano
La medida comn es la de "tiempo hombre" y representa la unidad de tiempo de

trabajo de una persona. La cantidad de horas hombre estimadas para la terminacin de
un proyecto representa la cantidad de horas que un hombre tarda en realizar dicho
trabajo. No es una medida lineal, si se colocan dos hombres a realizar un proyecto no
necesariamente el tiempo se divide a la mitad. No es una medida exacta ya que su

error crece al crecer la unidad de tiempo.
Apreciacin de los usuarios.
Uno de los primeros puntos es el alcance del software. Aqu se usan medidas
genricas llamadas puntos, que van a representar la cantidad positiva que un software
brinda correspondiente a algn atributo de ste. Los puntos deben ser dados en un
rango variable por cada atributo que deba ser evaluado. Los atributos deben ser
definidos por el departamento de cmputo en conjunto con los usuarios directos de
cada mdulo. En mtodo que se utiliza es asignar a cada atributo un rango de puntos
donde los lmites inferior y superior representan los pesos asignados a cada uno.
Factor econmico
Se basa en la comparacin de costo-beneficio, aceptando un proyecto con
mayor beneficio, o evitando un proyecto de mucho costo. Los costos y
beneficios pueden ser distintos y deben ser tratados en forma distinta en
las tres fases generales de desarrollo de un proyecto:
Cuadro 30
MEDICIN DEL SOFTWARE: FACTOR ECONMICO
FACTOR ECONMICO
Predesarrollo
Algunas medidas importantes en esta primera fase son:

Cantidad de mdulos por evaluar
Tiempo de definicin de evaluaciones
Tiempo hombre en la definicin de objetivos y metas
Tiempo hombre en el diseo de la propuesta de desarrollo final
Recursos requeridos
Esta primera etapa representa gastos. Los beneficios intangibles no pueden convertirse en un
valor monetario dado el hecho de que la produccin de la fase no es utilizable por si sola, sino
en conjunto con la implantacin.
Implantacin
Las medidas econmicas incluyen aqu la compra del equipo y del software, o la actualizacin
de lo que ya se tenga. El tiempo hombre toma un papel importante. Las mtricas del factor
tcnico para pesar los costos y las del factor productivo y funcional para pesar beneficios, dan
una buena idea sobre el costo intangible.
Es aqu en donde los beneficios deben evaluarse, conociendo ya los poderes y debilidades del
equipo, el software y la aplicacin. Aqu es tambin donde se toma la decisin de adquirir los
productos o desarrollarlos.
Mantenimiento
Durante esta fase se requiere de medidas para evaluar el rendimiento del producto. Esto sirve
para definir el grado de prdida o de ganancia del proyecto, adems de poder llevar un control
sobre los beneficios que se deberan estar generando.
Factor funcional
Introduce las unidades de eficacia y las unidades de eficiencia, estas
medidas suelen ser un poco subjetivas por ser dadas por estimacin. Su
utilizacin es importante fundamentalmente cuando de previo se ha
tomado la decisin de realizar el desarrollo internamente.
Una unidad de eficiencia conocida y utilizada es el "Punto de Funcin"
(PT), basada en pesos. Esta medida se realiza sobre todo en el software o
sobre una funcin de dicho software en particular. Se miden las siguientes
caractersticas:
Cuadro 31
MEDICIN DEL SOFTWARE: FACTOR FUNCIONAL
FACTOR FUNCIONAL
Nmero de entradas de
usuario
Cantidad de entradas que un usuario proporciona al software. Cada pantalla de entrada de

datos se cuenta como una, salvo en el caso de pantallas divididas.
Nmero de salidas de
usuario
Cantidad de salidas que proporciona informacin al usuario. Se cuenta cada salida completa
que tenga una unidad lgica de informacin.
Nmero de peticiones de
usuario
Es el nmero de cosas que el usuario puede pedir.
Nmero de archivos
Los archivos utilizados.
Nmero de interfaces
externas
Cualquier cosa que sea utilizada para comunicarse con otros sistemas
Cada uno de los valores obtenidos se multiplica por un peso. A cada una de las
cuentas se le asignan tres posibles pesos: simple, medio o complejo. Se obtiene
luego la suma de todas entradas con sus pesos, dando as un total de cuenta.
Los "valores de ajuste de complejidad" son valores obtenidos de la asignacin de
pesos, donde se asigna un puntaje de 0 a 5 a ciertas caractersticas generales de
los sistemas. El puntaje podra ser el siguiente:
Cuadro 32
VALORES DE AJUSTE DE COMPLEJIDAD
0
Sin influencia
Incidental
Moderado
Esencial
Medio
Significativo
Cuadro 33
CARACTERSTICAS POR EVALUAR
1
Requiere el sistema copias de seguridad y de recuperacin fiables?
Se requieren comunicaciones?
Existe procesamiento distribuido?
Es crtico el rendimiento?
Ser ejecutado el sistema en un entorno operativo existente y fuertemente

utilizado?
Requiere el sistema entrada de datos interactiva?
La entrada de datos interactiva, requiere que las transacciones de entrada se

lleven a cabo sobre mltiples pantallas o variadas operaciones?
Se actualizan archivos maestros en forma interactiva?
Son complejas las entradas, las salidas, los archivos o las peticiones?
10
Es complejo el procesamiento interno?
11
Se ha diseado el cdigo para ser reutilizable?
12
Estn incluidas en el diseo la conversin y la instalacin?
13
Se ha diseado el sistema para soportar mltiples instalaciones en diferentes

organizaciones?
14
Se ha diseado la aplicacin para facilitar los cambios y para ser fcilmente

utilizada por el usuario?
Para calcular los "Puntos de Funcin" se utiliza la siguiente ecuacin:

PF = T * ( + * [ Fi ] )
Donde:
T=
total de puntos de acuerdo al cuadro 29
Constante mnima de peso para ajustes de complejidad
Porcentaje de representacin de la sumatoria de ajustes, indica cuan

importante es el resultado de la sumatoria de las caractersticas del cuadro
31, entre mayor sea este valor, mayor ser la influencia de dicho resultado.
Fi =
Valores obtenidos del cuadro 31
Las unidades de eficiencia son las que miden la forma en que las funciones son
realizadas. Una eficiencia alta corresponde a la obtencin de un producto en el
menor tiempo, con la menor cantidad de recursos, con la mejor precisin y la
mayor cantidad de beneficios.
Factor productivo
Trabaja con medidas de produccin que son utilizadas para la
determinacin del grado de beneficios, representan la cantidad o calidad
de lo que se produce directa o indirectamente con el resultado del proyecto
(esto es, beneficio o reduccin de costo).
Una de las primeras medidas es el grado de liberacin de funciones que se
logra con el nuevo producto, o sea lo que se deja de hacer porque el
sistema ya lo realiza. Se utilizan dos mtricas: el tiempo hombre y el
porcentaje de costo reducido. El tiempo hombre se utiliza para estimar la
ganancia al reducir el tiempo requerido para la ejecucin de los procesos;
el porcentaje de costo reducido es lo que se puede medir directamente

como reduccin en el costo.
Otra medida de productividad es la de acceso a datos, que mide el grado
de acceso a la informacin, o la informacin nueva que pueda obtenerse.
La medida est basada en pesos: primero se define que tipo de
informacin son requeridos para cada departamento y se asigna un peso a
cada uno de esos tipos representando su importancia. Esta valoracin se
realiza con puntos, que luego son multiplicados por el peso especfico y se
suman los valores de todos los tipos para obtener un total general.
Cuadro 34
CRITERIOS PARA EVALUAR EL ACCESO A DATOS
Disponibilidad por pantalla
Capacidad de presentar la informacin por pantalla, no slo por impresin
Creacin de consultas
Capacidad de generacin de consulta, dados ciertos criterios y su flexibilidad
Complejidad del acceso
Grado de complejidad del proceso de acceso a la informacin
Presentacin y legibilidad
La forma en que los datos son presentados.
Disponibilidad en el tiempo El momento en que el usuario puede accesar la informacin
Extensibilidad
Capacidad de agregar nuevos datos sin causar problemas o de cambiar estructuras sin que
stas tengan mucho impacto.
Operacin
Capacidad de operar los datos, es decir programas que permitan manejar y mantener los
datos, no slo para cambiarlos en forma directa, sino para recuperarse de errores en procesos
e identificar fallas.
Factor tcnico
Son las medidas que representan en costo de la puesta en marcha el
mantenimiento, son medidas tcnicas.
Cuadro 35
MEDICIN DEL FACTOR TCNICO
Puesta en marcha
Se mide con puntos:
El efecto sobre la conectividad

El reajuste de estructura
La migracin de datos
La introduccin de datos
La capacitacin de usuarios y tcnicos
La medicin de correccin puede realizarse con horas hombre, previa una medicin con puntos y
pesos sobre la importancia de los mdulos por cambiar y su prioridad, para luego comparar con el
costo y planear el ajuste.
Mantenimiento
Se puede medir:
La cantidad estimada fija de suministros
Las horas hombre mnimas mensuales de intervencin de analistas en ajustes
El costo de los ajustes postergados y mdulos postergados
El grado de complejidad del producto para su mantenimiento
La documentacin (si existe, es clara, abarca todo, es de fcil uso, etc.)
La disponibilidad (capacidad de mantenerse el sistema funcionando), y se utiliza una unidad de
puntos simple, con grados muy bien definidos.
Factor operativo
Es el encargado de medir el manejo del producto. Las medidas que deben
tomar en cuenta son: tiempo hombre utilizado en la operacin diariamente
y cantidad y complejidad de procesos operativos.
El grado de autonoma del sistema es una importante medida del factor
operativo. Se mide con puntos y pesos tomando en cuenta los siguientes
atributos comunes a la operacin autnoma.
Cuadro 36
ATRIBUTOS PARA MEDIR EL GRADO DE AUTONOMA
Planificacin de
procesos automticos
Capacidad de indicar al sistema el momento en que, o bajo cuales circunstancias, debe realizar
un proceso.
Recuperacin
automtica
Capacidad de realizar procesos de recuperacin automtica de fallas, con poca o ninguna ayuda
del operador.
Anlisis de errores
Capacidad de autoanalizar el problema detectado para brindar informacin sobre el error o

solucionarlo.
Manejo de excepciones
Capacidad de controlar las excepciones (errores o circunstancias no tomadas en cuenta,

imprevistas y que evitan que el proceso contine correctamente), sin que el usuario o el operador
intervengan.
Factor temporal
Maneja las medidas de tiempo, que son tratadas en forma estadstica
sobre varias mediciones, debido a que muchos factores influyen en el
tiempo de medida, por lo que se utilizan a veces tcnicas estadsticas para
obtener valores normalizados y ms reales.
Cuadro 37
MEDIDAS DEL FACTOR TEMPORAL
Tiempos de proceso
Tiempo utilizado para el proceso de ciertas aplicaciones. Para una medida ms exacta el
proceso debe correr sin intervencin del usuario o dispositivos que puedan tener tiempos de
respuesta variable.
Tiempos de mantenimiento
Tiempo que requiere el sistema para realizar sus procesos de mantenimiento automticos y
peridicos.
Tiempos de respuesta
El tiempo que tarda el sistema en devolver la respuesta a una peticin dada por un usuario.
Tiempos de inicializacin
Tiempos que se necesitan para arrancar procesos, desde que se solicita el inicio del
proceso hasta que ste comienza a realizar el trabajo especfico. Tambin se cuenta el
tiempo requerido para arrancar el sistema en general despus de una falla.
Factor historial
Para especificar la medida, se requiere tener un historial muy completo del
software que al menos contemple los siguientes datos:
Fecha de salida al mercado
Plataformas en las que corre
Nombre de la compaa creadora
Nombre de la compaa distribuidora
Si ha sido cambiado de compaa
Fallos importantes registrados
Indices de venta
Comparacin en revistas
Personal que lo ha trabajado y que est en la compaa
Tiempo y versiones que han salido al mercado
Ao de la ltima versin
Caractersticas cambiadas a travs de los aos
Recursos que utiliza del computador y perifricos
9.2
MEDICIN DEL HARDWARE
Las siguientes son algunas mtricas para la medicin del hardware:

Factor econmico
Incluye los costos y beneficios transformados a valores monetarios
precisos y estimados. Los beneficios al ser difciles de determinar
usualmente se definen como la reduccin de un costo determinado. Por
ejemplo el consumo elctrico, el requerimiento de cierto tipo de suministro
especial, el tiempo hombre utilizado para mantenimiento o reparacin.
El costo debe tomar en cuenta el equipo principal, los perifricos y

dispositivos secundarios, y el costo debe tomar en cuenta el precio de
dichos aparatos y los valores adicionales, como: costo de mantenimiento,
consumo, costo de accesorios, costo de suministros, costo de conexin,
etc.
Factor tcnico
Lo primero que se tiene que verificar es la compatibilidad del equipo
nuevo con el equipo existente. Debe medirse adems las facilidades de
instalacin, tales como, si se tiene el hardware de conexin o se debe
conseguir de terceros. Algunas de medidas y caractersticas a revisar son:
-
Velocidad del procesador

Cantidad de memoria
Capacidad de crecimiento de memoria
Espacio en disco
Capacidad de crecimiento de espacio en disco
Velocidad de bus central
Velocidad de bus de memoria
Velocidad de bus de datos

Velocidad de transferencia
Ancho de bus central
Ancho de bus de memoria
Ancho de bus de datos
Capacidad de crecimiento con tarjetas
Escalabilidad del equipo (crecimiento
de proceso por hardware)
Factor aplicativo
Tambin es conocido como medida de desempeo y trata de determinar la
eficiencia de la utilizacin del equipo. Son unidades que sirven para la
definicin de capacidades. Algunas de estas unidades son:
-
MIPS (millones de instrucciones por segundo)

MFLOPS (millones de operaciones de punto
flotante por segundo)
MOPS (millones de operaciones aritmticas por
segundo)
Mbps (millones de bits por segundo)

CPS (caracteres por segundo)
PPS (pginas por segundo)
PXPS (pixeles por segundo)
Factor software
El software que va a correr en un equipo tiene mucha influencia. En los
casos en que se actualiza un equipo por otra versin, el software puede
hacer que las medidas varen, dado que se tiene una arquitectura algunas
veces distinta, que restringe ciertas operaciones.
Factor reutilizacin
Algunos equipos no son desechados por completo cuando se adquiere
nuevo equipo, sino que pueden ser colocados para realizar otras funciones
para las cuales an son tiles.
9.3
EVALUACIN DEL RIESGO EN PROYECTOS DE TECNOLOGAS DE LA

INFORMACIN
Es factible y til el hablar sobre el riesgo de implantacin durante la etapa de

estudio de viabilidad. El anlisis del riesgo puede ser de ayuda tanto para aquellos
que trabajan en proyectos individuales como para el departamento o la empresa
globalmente. Es importante lograr un acuerdo sobre los riesgos que se van a
asumir, en lnea con los objetivos de la empresa, en cada uno de los proyectos de
TI.
Puesto que muchos proyectos tienen ciclos de vida de varios aos, la

problemtica de direccin de estos proyectos ha de tratarse separadamente de la
del sistema de control de gestin. Lo cual permite que se aborde el riesgo desde
una ptica multifuncional que involucre diferentes tipos de variables, como son:
Tamao del Proyecto
Se relaciona por lo general con la cantidad de recursos que requiere, tanto financieros,
humanos, materiales, de tiempo, de entidades que afectan y participan, y la cobertura
geogrfica. A medida que aumenta el tamao aumenta el riesgo.
Experiencia con la Tecnologa
Se relaciona con el conocimiento, experiencia y familiaridad que tenga el grupo de trabajo

y los usuarios con la tecnologa seleccionada.
A medida que el conocimiento o familiaridad sean bajas, el riesgo del proyecto aumenta.
Estructura y administracin del A medida que la estructura sea insuficiente o burocrtica, y que haya estructuras rgidas,
Proyecto
el riesgo aumenta. Igual suceda con la planificacin, pues si es insuficiente e ineficiente el

riesgo aumenta.
Recurso humano
Incluye el liderazgo, la capacidad y experiencia en el trabajo en equipo, y la cantidad

adecuada de personal capacitado. A medida que estas cualidades y capacidades existan
el riesgo disminuye.
Gran parte de la bibliografa y conocimientos existentes sobre este tema indican

que no hay una sola manera correcta de hacerlo; en contraposicin con aquellos
directivos que aplican uniformemente a todos los proyectos un mismo grupo
adecuado de instrumentos o mtodos de gestin.
El riesgo est siempre presente por definicin en un proyecto, pues toda

realizacin futura implica cierto grado de incertidumbre: lo que importa es su
aceptabilidad relativa comparada con otros factores del proyecto.
El riesgo forma parte de la vida cotidiana y se asocia habitualmente con eventos

adversos o nocivos frente a los que no se tiene un grado de eleccin sobre el nivel
de riesgo al que se quiere estar expuesto.
Las vas para identificar posibles riesgos suelen ser:
los planes de produccin y evaluacin del proyecto

las actividades de control de calidad
las auditoras del proyecto y de su calidad
las propias reuniones del equipo del proyecto para ver su progreso
las sesiones de evaluacin del cambio e incluso las de generacin de
ideas (brain storming)
Las fuentes de riesgo se encuentran ms comnmente en:
Asumir condiciones en el proyecto

Metas y directrices
Manejo de la organizacin y las decisiones
Percepcin del riesgo
Presupuesto, costo, calendario y personal
Proceso y ambiente de desarrollo
Ambiente operacional
Nuevas tecnologas
Anlisis del riesgo
Los riesgos tienen el efecto de reducir beneficios o incrementar costos. El proceso

a seguir, para analizar el riesgo, es el siguiente:
Identificar
Factores de
Riesgo
Tablas de Factor de Riesgo
Determinar
Probabilidad
Determinar probabilidad de que suceda el riesgo
Estimar
Impacto
Estimar
Exposicin
Estimar el impacto si el riesgo sucede
Determinar la exposicin al riesgo
Posteriormente, debe convertirse los riesgos identificados, en una forma que

asesore en la toma de decisiones:
Enunciado de Riesgo:
Probabilidad:
Impacto:
Exposicin :
Qu factor puede influenciar el resultado ptimo?

Qu tan probable es que este factor ocurra?
Cul es la magnitud de la ocurrencia?
Cul es el impacto financiero?
Tomando en consideracin estos factores, podemos cuantificar el riesgo de la

siguiente manera:
Exposicin = Probabilidad * Impacto
El riesgo se puede manejar de dos maneras: Una es mitigarlo, y la otra, tener un

plan de contingencia.
Al mitigar el riesgo, se reduce o desaparece el riesgo inicial. Por otro lado, el tener
un plan de contingencia, hace que se pueda seguir trabajando aunque el riesgo
ocurra.
Generalmente se mitiga afectando costos y se tiene una contingencia

disminuyendo beneficios estimados.
Cuadro 38
IDENTIFICACIN DE FACTORES DE RIESGO
ALINEACIN
FACTOR DE
RIESGO
BAJO
RIESGO
MEDIANO
RIESGO
ALTO
RIESGO
Alineacin del
Proyecto
El proyecto directamente soporta

las metas y la misin del cliente
Indirectamente impacta
ms de una meta del
negocio
No soporta ni se relaciona
con las misiones crticas
del negocio
Resultados
El proyecto tiene resultados

medibles en la operacin del
negocio.
El proyecto tiene
resultados cualitativos en
la operacin
Los resultados en la
operacin no son
medibles, o no son
relevantes para el negocio
Flujos de trabajo
Causa pequeo o ningn cambio

en el flujo de trabajo
Tiene un efecto mnimo

en el flujo de trabajo
Cambia significativamente
el flujo de trabajo de la
empresa.
9.3.1 Probabilidad de un Riesgo
Debe utilizarse una cuantificacin numrica para determinar la probabilidad de la

ocurrencia de un riesgo. De acuerdo a la probabilidad de que ste ocurra, se
pueden clasificar de la siguiente manera:
99% - 90%
El riesgo es prcticamente un hecho que ocurrir. Se recomienda

afectar directo al costo.
75% - 89%
Alta posibilidad de ocurrencia
50% - 74%
La probabilidad de la ocurrencia es igual al de la no ocurrencia.
25% - 49%
Baja probabilidad de ocurrencia
9.3.2 Impacto del riesgo en beneficios
Si el riesgo es con respecto a costos, se debe estimar el impacto de la ocurrencia.

Si es con respecto a beneficios, debe drsele una calificacin, de la siguiente
manera.
5
4
3
2
1
Muy
alto Hara fallar el proyecto
impacto
Alto impacto
Afecta severamente el
proyecto
Mediano
impacto
Bajo impacto
Muy
impacto
resultado
del
Afecta medianamente el resultado final

Puede impactar el resultado final
bajo Prcticamente sin afectaciones al resultado

final
9.3.3. Impacto del riesgo en costos
Debe definirse con el equipo, cul sera el impacto directo en costos si un riesgo
llegara a realizarse.
Adems, es necesario considerar las estrategias de
mitigacin o contingencia de un riesgo, de forma que puedan delimitarse opciones.
Siempre es mejor aterrizar un riesgo en costos, que dejarlo en beneficios.
9.4
ANLISIS COSTO-BENEFICIO
El anlisis costo-beneficio es una de las consideraciones fundamentales para

tomar la decisin sobre la ejecucin de un proyecto informtico. Los costos deben
ser evaluados junto con los beneficios, para tener una visin global del impacto y
la factibilidad de la decisin. La informacin que nos brinda un estudio de costobeneficio permite fundamentar la decisin del desarrollo del proyecto y tener un
mejor control sobre factores que pueden afectar su xito.
9.4.1 LOS COSTOS
Son la cuantificacin en efectivo de todos los recursos que utilizar el proyecto

para su desarrollo y durante el ciclo de vida. Se clasifican en tangibles e
intangibles.
COSTOS
TANGIBLES
Son los costos que fcilmente son presentados y cuantificados porque ya

tienen asignados un valor, tales como salarios del equipo del proyecto,
costo del equipo de cmputo, utensilios de oficina, etc. En general
representan el gasto en efectivo de la empresa.

INTANGIBLES
Son difciles de estimar y puede ser que no se conozcan. Por ejemplo

perder una posicin competitiva, perder imagen, no contar con informacin
oportuna para la toma de decisiones. Aunque no puedan ser cuantificados
hay que incluir sus implicaciones dentro de la propuesta.
Tambin los costos pueden clasificarse, en dos tipos: fijos y variables.
COSTOS
FIJOS
Se originan al tratar de prepararse adecuadamente para el futuro. Son poco manejables y las
decisiones que se tomen deben hacerse cuidadosamente con el fin de que los costos fijos en que se
incurra y que son poco manejables, sean los estrictamente necesarios. Se mantienen casi constantes,
con pequeas variaciones no sujetas directamente a los volmenes de operacin.
VARIABLES
Se asocian al nivel de operaciones. Estos se presentan una vez que el proyecto entre a operar, o sea,
en las etapas de operacin y mantenimiento, y debern ir asociados a necesidades crecientes de los
usuarios. Varan en forma directa con los niveles de operacin y debido a su naturaleza son ms
susceptibles de controlar.
9.4.2 LOS BENEFICIOS
Son todas aquellas ganancias, provechos, ventajas, ayudas, etc., que por su
naturaleza son difciles y costosas de cuantificar, pero que tienen un gran impacto
positivo sobre la organizacin. La identificacin de los beneficios puede justificar la
inversin por realizar.
BENEFICIOS
TANGIBLES
Aquellas oportunidades o ventajas que se puedan cuantificar. La cuantificacin de estos

beneficios por lo general no es fcil y se puede estimar en diferentes medidas, como por
ejemplo; tiempo ahorrado, costos de operacin, disminucin de deshechos, disminucin de
reclamos y devoluciones y, en general, ahorro de recursos, incremento de la calidad del servicio
o producto.
INTANGIBLES
Son aquellos beneficios muy difciles de cuantificar pero de los que indiscutiblemente, la
organizacin se ve beneficiada al desarrollar el proyecto. Podemos mencionar: mejoramiento de

la imagen, motivacin del personal al utilizar tecnologa nueva que le permite eliminar procesos
rutinarios o tediosos, mejoramiento en el apoyo a la toma de decisiones, satisfaccin del cliente,
etc.
Muchos de estos beneficios son los que ve el cliente y lo hace permanecer con la organizacin,
de ah su relevancia.
Una vez que se cuantifican los costos iniciales, se debe estimar el tiempo de
desarrollo a partir del cual entrar en operacin y empezar a generar beneficios.
9.4.3 LOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS
Una vez identificados los desembolsos iniciales, los desembolsos durante el

desarrollo y los beneficios que se obtendrn, debe estimarse la vida til del
sistema y con estos datos debe calcularse:
Periodo de recuperacin (PER)

Valor actual neto (VAN)
Tasa interna de retorno (TIR)
Indice de deseabilidad (ID)
Indice de costo-beneficio (CB)
Con estos datos estimados se puede tomar una decisin acertada desde el punto
de vista financiero.
9.4.4 EL FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Debe soportar, adems de sus requerimientos normales, los desembolsos

generados por el nuevo proyecto, hasta que ste empiece a generar los beneficios
estimados.
9.4.5 PERIODO DE RECUPERACIN (PER)
Nos mostrar el tiempo que durar en recuperarse la inversin inicial y los

desembolsos que se hicieron al inicio del proyecto. Tiene la ventaja de que al
momento de compararse con otra opcin de inversin, podremos obtener cual se
recupera ms rpidamente y que por consiguiente es menos riesgosa para la
institucin.
Se calcula tomando la Inversin Inicial (I 0), disminuyndola o incrementndola por

cada flujo descontado a la Tasa de Rendimiento deseado, hasta llegar al punto en
que el saldo se hace cero, o el flujo cubre sobradamente el saldo de inversin
restante.
La cantidad de flujos necesarios para cubrir totalmente la Inversin Inicial es la

cantidad de periodos en que se recupera, ms la proporcin del periodo del ltimo
flujo necesario para cubrir el saldo restante.
9.4.6 VALOR ACTUAL NETO (VAN)
Muestra el monto en que se incrementar o decrementar la riqueza al realizar la

inversin. Si ste valor es superior a cero significa que el proyecto contribuye con
beneficios. Sin embargo, no considera la ganancia en funcin de los niveles de
inversin directamente, su frmula de clculo es:
n
VAN = [ Fi / (1 + k)i ] - I0
i=1
donde:
F = el flujo del periodo
k = tasa de rendimiento deseado
I0 = inversin inicial
n = vida til del proyecto
i = periodo analizado
9.4.7 TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)
Indica la tasa para la cual se iguala la Inversin Inicial y los flujos descontados,
cuando el VAN se hace cero, no hay ganancia ni prdida para al proyecto. Cuanto
mayor sea sta tasa de la que usamos para descontar, mayor margen de beneficio
tiene el proyecto.
Si el TIR es igual o inferior a la tasa deseada de rendimiento, el proyecto no

debera realizarse puesto que no hay margen de ganancia para la inversin. El
TIR es la tasa en la que se igualan los flujos a valor actual a la inversin inicial, o
sea, cuando el VAN es cero:
VAN = 0
n
0 = VAN = [ Fi / (1 + k)i ] - I0
i=1
n
[ Fi / (1 + k)i ] = I0
i=1
donde:
F = el flujo del periodo
9.4.8 INDICE DE DESEABILIDAD (ID)
Nos dice en que proporcin es cubierta la Inversin Inicial con el Valor Presente de
los flujos generados por la inversin. Si este valor es superior a 1 se cubren la
inversin y todos los costos asociados y que adems hay ganancia. Si es menor
que 1 ni siquiera se cubren la Inversin Inicial y los costos.
Su frmula de clculo es la siguiente:

ID = (VAN / I0) + 1
n
ID = [ Fi / (1 + k)i ] / I0
i=1
donde:
F= el flujo del periodo
9.4.9 INDICE DE COSTO BENEFICIO (CB)
Muestra cual es la ganancia porcentual por unidad monetaria invertida. Indica el

porcentaje de beneficio que se obtiene de la inversin. Si es mayor a cero se
incrementa la riqueza, si es menor a cero se decrementa la riqueza. La frmula es:
CB = 1 - ID
Los resultados obtenidos de los clculos anteriores permitirn comparar un

proyecto con otras opciones de inversin o diferentes alternativas de proyectos, y
posibilitan elegir aquellas que sean ms rentables para la Institucin.
10.
COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO)
El TCO es un modelo integral que ayuda a los administradores de sistemas empresariales

a comprender y controlar los costos presupuestales (directos) y no presupuestales
(indirectos) en los que incurre la propiedad y uso de un componente de tecnologa durante
todo su ciclo de vida. Un buen modelo de TCO ayuda a resaltar cuestiones actuales,
justificar la necesidad de cambios y a generar una retroalimentacin progresiva acerca de
la administracin del costo.
El modelo TCO del GartnerGroup es uno de los esquemas ms completos para calcular el
costo total de la propiedad (TCO). Una compaa puede simular un TCO tpico para clase
de negocio o industria particular, comparar los costos reales contra los tpicos y simular
una variedad de planes de mejoramiento
Los costos se organizan en dos grandes categoras:
10.1
Costos presupuestados directos
Constituyen el capital, honorarios, costos de mano de obra generados por el

departamento, o por el personal de sistemas contratado para prestar servicios y
soluciones para la organizacin. Dichos costos incluyen los gastos de capital,
administracin de sistemas, soporte, costos de trabajo de desarrollo, honorarios externos,
adquisiciones, capacitacin, viajes, mantenimiento, soporte y honorarios de comunicacin.
Los costos directos buscan regular y capturar todos los gastos directos relacionados con
los clientes, servidores, perifricos y la red dentro de un ambiente de computacin
distribuida.
En esta categora se incluyen los gastos directos hechos por una organizacin en el rea
de sistemas (capital, mano de obra y honorarios), y se clasifican de la siguiente forma:
10.1.1
Hardware y software
Los costos de hardware y software son los gastos de capital asociados con las
computadoras cliente (tanto de escritorio como porttiles), servidores, perifricos y redes.
Dentro de dichos costos de hardware y software se incluyen los costos de capital de
adquisicin, cuotas de distribucin (si los hubiere), y valores residuales para las
computadoras cliente/servidor, hardware para la red, aplicaciones de software, utilidades
del software y software para el sistema operativo. Asimismo, esta categora de costos
incluye el costo de la renta, tanto de hardware como de software.
Los costos actuales de hardware y software se pueden determinar, de manera ms

comn, al examinar los registros de los activos, los registros de depreciacin, presupuesto
de capital, registros de arrendamiento y de compra. Es esencial recabar la informacin
relacionada con la contabilidad y con las adquisiciones.
En esta categora se debe incluir el hardware y software utilizado por el departamento y el

personal de sistemas, generalmente bajo el rubro de hardware y software de utilera. Los
gastos para los sistemas de respaldo, redes y software para el manejo del sistema, as
como las computadoras y software del departamento de soporte tcnico tambin deben
ser integrados en esta categora.
Esta categora no incluye ninguna mano de obra relacionada con el departamento de

sistemas ni cualquier otro gasto. La mano de obra asociada con la investigacin,
planeacin, adquisicin, despliegue y actualizaciones est registrada en la categora de
costos de administracin, asimismo, los honorarios por el mantenimiento y soporte estn
asignados en la seccin de soporte.
La lista a continuacin detalla los componentes de la categora del modelo para hardware
y software:
a)
Costos de hardware
Los gastos hechos en computadoras cliente nuevas o actualizadas (tanto de escritorio

como porttiles), servidores, perifricos (impresoras) y hardware de comunicacin en red,
(nodos, puentes, enrutadores y contactos).
componentes:
Dentro de stos tenemos los siguientes
Gastos de adquisicin Son los gastos de capital asociados con la adquisicin y

distribucin de computadoras cliente y servidor, impresoras, perifricos de red y
dispositivos de comunicacin en red (nodos, puentes, enrutadores y contactos).
Los gastos de adquisicin para los clientes y servidores incluyen, de manera
general, la computadora inicial, memoria, almacenamiento y gastos de opciones
instaladas. Los sistemas operativos que se instalan con el sistema y tienen el
precio de compra inicial del sistema operativo incluido en los costos de
adquisicin de la computadora se debern incluir en el mismo, sin embargo, si el
sistema operativo no se incluye inicialmente, se deber asignar un costo a la
categora del sistema operativo indicada a continuacin. Los costos de
adquisicin, por lo general, se amortizan durante un periodo de tres aos basados
en el precio de compra original, y se deprecian durante este periodo de tres aos
utilizando una depreciacin de lnea directa. Se selecciona un periodo de tres
aos porque representa la vida til de los sistemas servidores y de escritorio de
hoy en da y pueden proporcionar una comparacin igual a igual con los costos
promedio de la industria, que generalmente utilizan un ciclo de vida de tres aos.
Los gastos de arrendamiento no se incluyen en esta categora (gastos de
adquisicin), pero se contemplan en la categora de gastos de arrendamiento
indicada a continuacin. El valor residual se debe restar de los costos de
adquisicin cuando as se especifique. Los gastos de distribucin (si los hubiere)
no se incluirn en esta categora, pero s se debern incluir en la categora de
otros gastos.
Memoria Son los gastos de capital que se invierten para la actualizacin de la

memoria de la computadora o impresora. Las actualizaciones en memoria son
gastos y no se deprecian. La memoria que se compra originalmente con la
computadora est incluida en la categora de gastos de adquisicin.
Almacenamiento Son los gastos de capital para actualizacin de los discos

duros de las computadoras y otros dispositivos de almacenamiento de redes en
lnea. Los costos para la actualizacin de almacenamiento son gastos y no se
deprecian. La memoria que se compra originalmente con la computadora est
incluida en la categora de gastos de adquisicin. El almacenamiento fuera de
lnea o casi en lnea, como son los discos de cintas, no se incluyen en esta
categora.
Perifricos Son los gastos de capital para la compra de dispositivos de

perifricos para computadora y actualizaciones, incluyendo, pero no limitados a,
lectores CD-ROM, puertos para nodos, CPUs y accesorios multimedia. Las
actualizaciones de los perifricos se consideran gastos y, por lo tanto, no se
deprecian. Los perifricos que se instalan e incluyen en el precio de compra de la
computadora, como son: los lectores CD-ROM y tarjetas de sonido, se incluyen
en la categora de gastos de adquisicin.
Hardware para conectividad Son los gastos de capital hechos para actualizar el
hardware de la red, incluyendo artculos como: el cableado para la red, tarjetas de
red y puertos de adicin (tarjetas) a nodos y enrutadores. Las actualizaciones del
hardware para conectividad se consideran gastos y, por lo tanto, no se deprecian.

El hardware para conectividad, como: tarjetas de red, que se incluyen en el precio
original de compra de la computadora, estn incluidos en la categora de gastos
de adquisicin.
b) Costos de software
Son los gastos de capital hechos para la adquisicin de software nuevo o de actualizacin
para computadoras cliente (tanto de escritorio como porttiles), servidores, impresoras,
perifricos, as como el software de comunicacin en red. Los gastos del software, en la
mayora de los casos, se efecta durante el ao en que se lleva a cabo el anlisis y no se
deprecia. Las licencias del software y los contratos selectos se distribuyen durante el
periodo del contrato. Algunas veces es difcil otorgar categoras a los contratos de
mantenimiento de software, ya que son una combinacin de servicios de soporte y
actualizaciones sin costo. Si el contrato de mantenimiento es utilizado, principalmente,
para obtener actualizaciones sin costo, se distribuye en este rubro los costos, de otra
manera, se deber considerar como un contrato de soporte y se deber asignar a la
categora de gastos apropiada.
Sistema operativoSon los gastos de capital hechos en los nuevos

sistemas operativos o en las licencias de actualizacin de los mismos, para
las computadoras cliente y servidores. Este rubro incluye el cargo por las
actualizaciones, como son las migraciones a Windows. Los sistemas
operativos preinstalados y que se pagaron con la compra de la
computadora, debern asignarse a la categora de gastos de adquisicin.
Software de aplicacin Son los gastos de capital para aplicaciones
nuevas o sus actualizaciones, incluyendo los procesadores de palabras,
bases de datos, hojas de clculo, financieros, contables, de manufactura,
CAD/CAM, presentaciones, manejo de contactos, aplicaciones verticales,
as como cualquier otro software de productividad personal y empresarial.
Los gastos de desarrollo de aplicaciones se contabilizarn en la categora
de desarrollo.
Software de utilera Son los gastos de capital hechos en el software
nuevo o de actualizacin utilizado para las funciones del rea de sistemas,
como son las herramientas para ayudar a administrar el equipo de
escritorio o la red. Incluye el software de manejo de sistemas y redes,
seguridad, proteccin contra virus, respaldo y restauracin, optimizacin

del disco, monitoreo del desempeo y software para soporte tcnico.
Dentro del software de utilera tambin se incluyen los lenguajes de
programacin, componentes de programa, software de modelado,
herramientas de verificacin, programas de control de configuracin y
herramientas de documentacin utilizadas para desarrollar tanto
aplicaciones empresariales como no empresariales. Los gastos de
desarrollo para los programadores, verificadores, control de configuracin
y documentacin se asignan en la categora de desarrollo. En esta
categora se incluyen los gastos para las utileras de usuarios finales,
como son: protectores de pantalla y administradores de disco, que son
mejoras pero no repercuten en la productividad o el software de negocios.
Software de conectividad Son los gastos de capital del software nuevo o
su actualizacin para conectar a los usuarios y facilitar el compartir la
informacin a travs de la red.
Software de comunicacin Dicho software incluye el correo electrnico,
el software para mensajera, GroupWare y software de conectividad
remota. Los gastos para los costos de comunicacin se distribuyen en la
categora de Gastos de comunicacin y no en esta categora.
c) Costos mensuales
Son los gastos mensuales de arrendamiento y capital para hardware, software y

suministros de sistemas.
Gastos por arrendamiento de activos Los gastos de arrendamiento por

activos arrendados incluyen hardware como computadoras cliente,
servidores, impresoras, nodos, puentes, enrutadores y contactos, as como
cualquier servidor o software cliente que se haya arrendado.
d) Otros gastos
Son los gastos de capital para suministros de computadoras, como son disquetes,
CD-ROMS, cintas de respaldo, cartuchos de tinta y otros consumibles. Cualquier
gasto de distribucin de computadoras tambin se incluye en esta categora.
10.1.2 Administracin
La administracin es el gasto directo en mano de obra del rea de sistemas, as como los
gastos externos para la administracin de la red, del equipo de escritorio y las
computadoras porttiles, servidores, aplicaciones e infraestructura de almacenamiento.
Una administracin exitosa de la infraestructura es la base para una plataforma de
computacin empresarial slida y de usuarios satisfechos.
Para determinar los gastos de administracin en el modelo TCO, deben seguirse los
pasos que se describen a continuacin:
Mida su plantilla de personal y el personal equivalente de tiempo completo (FTE full time equivalent) cuyo trabajo est relacionado con la red, sistemas, equipos
de escritorio y tareas de administracin de almacenamiento. Esta informacin se
debe obtener de los directivos y gerentes de sistemas. Asegrese de contar a
todo su personal, incluyendo el personal de las sucursales que, oficialmente,
desempea tareas del rea de sistemas. Esta medicin de personal se deber
verificar al cruzar informacin del rea de sistemas, del departamento de recursos
humanos y de las sucursales.
Multiplique el nmero de FTEs por el salario individual o promedio de los
empleados a nivel administrativo (disponible a travs del departamento de
recursos humanos) para calcular el costo de mano de obra total de administracin
de la red.
Para determinar la distribucin de las tareas en las categoras de administracin,
utilice los registros de tiempos existentes (si estn disponibles a travs del
departamento de sistemas con el detalle suficiente para trazar los componentes
del modelo TCO), o de las hojas de tiempo que usted puede pedir que el personal
llene durante dos semanas o ms. Divida los costos totales en actividades
basadas en los registros de tiempos para determinar dnde se invierte
ms/menos tiempo, y qu est gastando en cada categora (una forma bsica de
costeo basado en la actividad).
Cuente el total de todos los gastos de administracin de la red externa para
aquellas tareas de administracin que se han llevado a cabo externamente. Esto
se agrega al costo de mano de obra total de la administracin para obtener los
costos totales de administracin.
Los componentes de la categora de costos de administracin son los siguientes:

a) Administracin de la red. Solucin de problemas y reparaciones Nivel III
Son los gastos de mano de obra originados por los tcnicos y administradores al
identificar y resolver problemas avanzados de soporte, entre los cuales se incluyen, fallas,
desperfectos y problemas de acceso a la red, computadoras, impresoras, equipo de
comunicacin de la red, sistemas operativos y aplicaciones.
Administracin y planeacin de trfico Son los gastos de mano de obra

generados por el monitoreo pro-activo, interpretacin, planeacin y
equilibrio de la carga asignada a la infraestructura de comunicacin en red.
Afinacin del desempeo Son los gastos de mano de obra generados
por el monitoreo pro-activo, interpretacin, planeacin y equilibrio del
desempeo de los servidores, sistemas en red y aplicaciones.
Administracin de usuarios Los gastos de mano de obra originados para
controlar el acceso a la red y recursos de aplicacin por parte de los
usuarios. Las tareas incluyen la adicin de nuevos usuarios y recursos,
mover usuarios a nuevos grupos, administracin de claves de acceso o
cambios en los perfiles de los usuarios.
Soporte del sistema operativo Los gastos de mano de obra generados
durante la administracin del sistema operativo, que incluye: instalaciones,
discos y licencias.
Mano de obra de mantenimiento La mano de obra que se utiliza para las
tareas de rutina que se efectan sobre las bases de un programa o a
intervalos para mantener el acceso y desempeo de los servidores,
clientes, impresoras y dispositivos de comunicacin de la red. Incluye
tareas como: cambio rutinario de las aplicaciones y bases de datos. El
mantenimiento de archivos y discos, como es la administracin del espacio
y archivo de expedientes, se incluye en la categora de administracin de
almacenamiento, y no se considera en esta partida.
b) Trabajo de soporte nivel II
Son los gastos de mano de obra generados por el soporte proporcionado con
relacin a los sistemas, redes y aplicaciones que no puede resolver el personal de
soporte tcnico del nivel I, y que todava no estn listos para ser promovidos a la
categora del personal del nivel III (expertos). Los recursos del nivel II se utilizan
cuando los problemas no se pueden resolver a travs de las soluciones
estndares proporcionadas por un operador de soporte tcnico y se requiere de un
conocimiento ms especializado en sistemas, o se necesita enviar al
departamento de soporte tcnico o del activo que est ocasionando el problema.
Esta categora incluye los gastos de mano de obra de reparacin.
Administracin de sistemas Son los gastos de mano de obra utilizada
para la administracin de los sistemas fsicos de la computadora,
aplicaciones, perifricos y redes. Dichas tareas incluyen la planeacin,
evaluacin, despliegue, reconfiguracin y administracin en proceso.
Investigacin y planeacin de sistemas Son los gastos de mano de obra

utilizada para la administracin de los sistemas fsicos de la computadora,
aplicaciones, perifricos y redes. Dichas tareas incluyen la planeacin,
evaluacin, despliegue, reconfiguracin y administracin en proceso.
Evaluacin y compra Son los gastos de trabajo utilizados para la
evaluacin y verificacin de servidores, clientes, redes, aplicaciones y
sistemas antes de su compra e instalacin, y el trabajo directo de sistemas
asociado con el soporte, adquisicin, incluyendo el soporte de los
departamentos de compras y legal. La adquisicin actual y el personal del
departamento de compras se incluyen en la categora de soporte.
Licencia y distribucin de software Los gastos de trabajo generados por
el despliegue de nuevo software, la actualizacin del software existente, el
monitoreo del uso y la medicin de las licencias disponibles. El software
que se administra incluye los sistemas operativos, utileras, aplicaciones y
software de conectividad.
c)
Administracin de los activos
Los gastos de mano de obra generados por los inventarios de activos (administracin
fsica o automtica), identificacin y asignacin de activos, administracin de la base de
datos de activos, registro de cambios y conciliacin, as como la administracin
automatizada de los sistemas de administracin de activos.
Administracin de aplicaciones Son los gastos generados por la

administracin en proceso de las aplicaciones, que incluyen el control de la
configuracin, administracin de acceso y activacin. La administracin de
las aplicaciones empresariales est incluida en este rubro.
Seguridad y proteccin contra virus Los costos para la deteccin o
prevencin de violaciones en la seguridad, administracin de claves de
acceso, restriccin en la seguridad, administracin de acceso, infeccin
por virus y recuperacin de tales violaciones o intrusiones, en caso de que
ocurran.
Configuracin de hardware Los gastos efectuados por la reconfiguracin
de las soluciones existentes dentro de la red, incluyendo la adicin de
subcomponentes de hardware, actualizaciones, cambios fsicos y cambios
en la configuracin. Los diferentes rubros incluyen actualizacin de los
sistemas, mejoras en el desempeo, cambios en la topologa, cambios en
la conexin de la red, ubicacin de los activos y otros cambios fsicos o
lgicos y definiciones en el hardware y su instalacin. Las actualizaciones
de software de las aplicaciones y los sistemas operativos no se debern
incluir en esta categora, sino que se debern registrar en la categora de
Licencias y distribucin de software.
Instalacin / eliminacin de hardware Los gastos de mano de obra

utilizada para la instalacin y despliegue de nuevo hardware, incluyendo a
los servidores, clientes, perifricos, dispositivos de comunicacin en red y
las redes mismas, as como los gastos generados por la eliminacin de
hardware; estn incluidos en esta partida.
d)
Administracin del almacenamiento
Son los gastos efectuados para la administracin de la red y su almacenamiento,

incluyendo la organizacin del sistema de archivos, bases de datos, discos duros,
dispositivos de almacenamiento en lnea centralizados, almacenamiento ptico, sistemas
de administracin del almacenamiento por jerarquas (HSM - hierarchical storage
management), sistemas de archivos y sistemas de respaldo/restauracin. Tambin se
incluye la administracin de las libreras y de los bancos de datos. Si el anlisis incluye los
activos del centro de informacin, la administracin del almacenamiento del centro de
informacin deber incluirse tambin. Slo se debern considerar los costos de
administracin del almacenamiento cliente/servidor si se incluyen nicamente los activos
cliente/servidor.
Administracin de disco y archivos Los gastos originados por la optimizacin

del almacenamiento local y en lnea del servidor y de los sistemas de archivos.
Los gastos que se incluyen son la administracin de los rboles de directorios,
defragmentacin de disco, organizacin y mantenimiento general del disco.
Planeacin de la capacidad de almacenamiento Son los gastos generados por
el monitoreo, administracin y optimizacin de la capacidad de almacenamiento
en lnea y fuera de ella, para asegurar que se encuentra disponible suficiente
capacidad. Incluye la distribucin y depuracin de archivos.
Administracin del acceso a la informacin Los gastos utilizados para
proporcionar al usuario la disponibilidad a la informacin, que incluye
administracin de la base de datos, acceso a los archivos del servidor, as como
el acceso a los servidores remotos. Cualquier tarea relacionada con la
administracin de la base de datos se deber incluir en esta partida.
Respaldo y archivo Son los gastos hechos para tener un respaldo de la
informacin que se localiza en los equipos de escritorio y en la red,
restableciendo los archivos o discos perdidos o daados, y el archivo y

recuperacin de la informacin.
Planeacin de fallas y recuperacin Son los gastos para la recuperacin de la
informacin, planeacin de recuperacin en caso de fallas y administracin, que
incluyen procedimientos de recuperacin y respaldo, administracin de cintas,
planeacin en lugares en riesgo, mantenimiento de registros y organizacin, y
administracin de un equipo de recuperacin de desastres.
Administracin de almacenes Los gastos destinados para la administracin del
disco o cinta central de almacenamiento, que incluye la administracin de la
librera en cinta y el monitoreo y administracin del almacenamiento externo.
e) Gastos por administracin externa

Son los gastos asociados con los costos de cualquier administracin externa. Las
categoras externas generalmente incluyen la asesora estratgica y tctica, desarrollo de
la migracin e instalacin, administracin de inventarios, honorarios por administracin de
activos y honorarios por administracin del almacenamiento externo /almacenes.
Contratos de mantenimiento Los gastos anuales por los contratos de

mantenimiento, mismos que incluyen mantenimiento y reparaciones. Al
calcular sus costos actuales, las empresas que pagan por estos servicios
peridicamente durante varios aos debern amortizar la cuota nica
sobre el periodo de anlisis.
10.1.3
Soporte
Los costos de soporte son los gastos laborales directos y los honorarios asociados con el
soporte a los usuarios de red.
El trabajo y los honorarios estn divididos en dos categoras:
a)
Soporte Helpdesk (Nivel I)
El soporte helpdesk est integrado por los gastos del personal y las mtricas particulares.
Las mtricas clave incluyen nmero de llamadas por mes, tarifas de abandono, tiempo en
espera, tiempo de llamadas e ndices de resolucin en la primera llamada.
Al obtener informacin mtrica de costos actuales, se deben seguir los siguientes pasos:
Involucre al gerente del rea de helpdesk como aliado en el anlisis.
Obtenga registros de bitcora de llamadas de al menos los tres meses

anteriores, promediando stos para formar la base de las mtricas. Si las
mtricas helpdesk no estn disponibles, asegrese de que se establezcan
prximamente. Estas mtricas son esenciales al determinar cuestiones de
nivel de servicio y desempeo, y al seguir la optimizacin del helpdesk. La
ausencia de mtricas no impide un anlisis TCO (Costo Total de
Propiedad), pero se deberan hacer esfuerzos para recabar mtricas para
el siguiente periodo de anlisis.
Obtenga informacin del gerente del helpdesk sobre el personal de soporte
de nivel I, y verifique la cantidad de personal con los datos de otra fuente
(recursos humanos). Verifique que el personal de soporte de nivel II y nivel
III haya sido incluido en la categora de costos de administracin.
Obtenga informacin sobre salarios de recursos humanos, y calcule costos
multiplicando el equivalente del personal de tiempo completo (FTE full time
equivalent) por el salario promedio.
b)
Operaciones
El trabajo de operaciones y honorarios incluye mantenimiento y contratos de soporte (slo

nivel I), entrenamiento para el rea de sistemas y usuarios finales, viajes, adquisiciones,
administracin de proveedores, y la labor indirecta de administracin ejecutiva del rea de
sistemas.
Las labores de operacin y honorarios se obtienen de la administracin de

sistemas y de adquisiciones. Las horas de trabajo para tareas especficas tales
como la administracin ejecutiva, asistencia administrativa, administracin de
proveedores, tiempo de viaje, y tiempo de entrenamiento, son estimadas y
multiplicadas contra salarios de aquellos que desarrollan las tareas para
determinar costos. Cuotas tales como contratos de mantenimiento y soporte,
entrenamiento, y viajes deberan ser proporcionados por los departamentos de
adquisiciones o contratos. Los contratos de ms de un ao son amortizados
tpicamente sobre el perodo del contrato.
Trabajos de operaciones Los gastos anuales para las labores indirectas
relacionadas con la ejecucin de computadoras y la infraestructura de red.
Asistencia administrativa Los gastos laborales por oficinistas y
asistentes administrativos que apoyan a la administracin ejecutiva de
sistemas, administracin media, y el resto del personal y helpdesk.
Administracin ejecutiva y media Los gastos laborales por
administracin ejecutiva, administracin media y otros supervisores de
sistemas y de soporte. El tiempo de administracin no empleado en la
administracin de personal medular debera ser situado en la categora de
la tarea correspondiente (tpicamente administracin de almacenamiento,
redes o sistemas).
Aprendizaje casual Los gastos laborales por el tiempo de profesionales
de sistemas usado en auto educacin y aprendizaje fuera de programas de
entrenamiento formal, independientes. Los temas incluyen auto educacin
sobre computadoras, redes, impresoras, sistemas de almacenamiento,
dispositivos de comunicacin de redes, as como tambin utilidades de
sistemas y aplicaciones de usuario final.
Administracin de vendedores Los gastos laborales por trabajar con/y
administrar hardware, software, aplicaciones y vendedores de servicios,
incluyendo tiempo de labor empleado en reuniones con vendedores, en
escribir propuestas, revisando propuestas y otras tareas relacionadas con
la administracin de vendedores fuera de la investigacin de productos y
tareas de evaluacin listadas bajo administracin.
Desarrollo de cursos de entrenamiento Los gastos laborales para
disear, desarrollar, probar y mantener sistemas y software educacional de
usuario final incluyendo desarrollo de manual/curso de entrenamiento y
plan de estudio. Incluye tiempo empleado en clases para entrenar al
instructor.
Entrenamiento de sistemas (entrega y tiempo) Los gastos laborales

para ofrecer cursos de sistemas, as como el tiempo empleado por
personal de sistemas en asistir a cursos (el tiempo de asistencia es
contabilizado por cursos internos y externos).
Entrenamiento de usuario final (ofrecimiento) Los gastos laborales
por el ofrecimiento de cursos de entrenamiento por parte de
instructores a usuarios finales sobre sistemas y aplicaciones (incluido el
entrenamiento de aplicaciones de negocios y que no sean del negocio).
Entrenamiento de usuario final Los gastos laborales por el tiempo
empleado para el entrenamiento de los usuarios finales en sistemas de
computadora y todas las aplicaciones incluyendo el tiempo del curso.
Tiempo de viajesLos gastos laborales por profesionales de sistemas en
tiempo de viaje para apoyar oficinas remotas/filiales, atender sesiones de
entrenamiento, asistir a demostraciones comerciales, visitar proveedores y
otros gastos de viaje relacionados.
Compras y adquisiciones Los gastos laborales por compras,
adquisiciones y asesoras legales relacionadas con la planeacin, el
soporte y la implementacin de sistemas servidores, de escritorio, redes,
impresoras, servicios, consultores y todas las compras de aplicaciones.
Las tareas incluyen la negociacin de contratos de adquisiciones por parte
del personal de adquisiciones, administracin y negociacin de licencias
en sitio, administracin y seguimiento de arrendamiento, administracin y
seguimiento de actualizacin, desarrollo de polticas de adquisiciones y
administracin de adquisiciones generales.
Otros costos laborales de operaciones Los gastos laborales por
artculos indirectos para gastos fijos de operaciones de sistemas
miscelneos, como administracin de grupos de usuarios y produccin de
hojas informativas.
10.1.4 Desarrollo
Los costos de desarrollo son los gastos y cuotas laborales de sistemas para el diseo,
desarrollo, prueba, documentacin, administracin de configuracin y mantenimiento de
todas las aplicaciones. Las aplicaciones consideradas en la seccin de desarrollo pueden
ser divididas en dos categoras:
a)
Aplicaciones de infraestructura,
Aquellos programas que proporcionan las funciones base para la productividad y el

negocio, pero que no proporcionan directamente servicios de negocios. Las aplicaciones
de infraestructura incluyen programacin de administracin de sistemas, adecuacin de
software de comunicaciones y software de grupo, configuracin de software de bases de
datos, y programacin del grupo de software de productividad de oficina.
b)
Aplicaciones del negocio,
Aquellos programas que generan, llevan el control o administran los ingresos del negocio
y son considerados crticos para la misin, incluyendo programas para automatizacin de
ventas, procesamiento de pedidos, contabilidad y finanzas, nmina, administracin de
inventarios, administracin de recursos humanos y otras aplicaciones de negocios
horizontales o verticales.
En el ndice actual para el TCO, las aplicaciones de negocios fueron analizadas como
parte del proceso de recoleccin de datos para investigacin TCO y pueden ser
consideradas fuera del mbito o dentro del mbito de acuerdo con el tipo de anlisis que
usted desee realizar. Debe tomarse en cuenta que el desarrollo de aplicaciones de
negocios es muy diferente en cada organizacin.
Los costos son recolectados basados en los gastos laborales de desarrollo (horas anuales
multiplicadas por los salarios laborales gravados), y cuotas de consultora relacionadas
con el desarrollo por los ltimos 12 meses. La informacin del personal de desarrollo es
recolectada tpicamente por el personal de administracin de desarrollo a travs de
diagramas de organizacin y entrevistas, con la informacin de salario y la validacin de
personal por parte de recursos humanos. Las cuotas laborales de contratos de desarrollo
se pueden obtener del personal de administracin de desarrollo, adquisiciones y contratos

y/o contabilidad.
Labores de desarrollo Las labores para el diseo, desarrollo,

documentacin, pruebas y mantenimiento de aplicaciones.
Diseo y desarrollo Las labores para investigacin de requerimientos,
definicin de especificaciones, desarrollo de arquitectura, planeacin,
prototipos, y codificacin de aplicaciones.
Pruebas Las labores para planeacin o desarrollo de herramientas de
pruebas, desarrollo de planes de pruebas, administracin de la
creacin y mantenimiento del laboratorio de pruebas, pruebas y
documentacin de las mismas.
Documentacin Las labores anuales para documentacin tcnica y de
control de configuracin de aplicaciones.
Cuotas de desarrollo Las cuotas pagadas a proveedores de servicios y
consultores externos para el diseo, desarrollo, documentacin, pruebas y
mantenimiento de aplicaciones.
Diseo y desarrollo Las cuotas para investigacin de requerimientos,
definicin de especificaciones, desarrollo de arquitectura, planeacin,
prototipos y codificacin de aplicaciones.
Pruebas Las cuotas en planeacin o desarrollo de herramientas de
pruebas, desarrollo de planes de pruebas, administracin de la creacin y
mantenimiento del laboratorio de pruebas, pruebas y documentacin de las
pruebas.
Documentacin Las cuotas en documentacin tcnica y de control de
configuracin de aplicaciones.
c)
Cuotas de comunicaciones
Las cuotas de comunicaciones son gastos pagados por lneas rentadas, servicios
de acceso remoto, cuotas de web hosting/ISP y costos WAN reservados para la
red cliente/servidor.
Los gastos de cuotas de comunicaciones pueden ser determinados analizando los
registros de gastos de los presupuesto de redes y contabilidad.
10.2 COSTOS INDIRECTOS SIN PRESUPUESTAR
Evalan el capital y la eficiencia de administracin del rea de sistemas cuando brinda

servicios requeridos por los usuarios finales. Si la administracin y las soluciones en
sistemas son eficientes, es menos probable que los usuarios finales tengan necesidad de
buscar apoyo, tanto por s mismos como en lnea, o de tener tiempos muertos. Si la
administracin y las soluciones son ineficientes, los usuarios finales tendrn que invertir
ms tiempo en soporte, ya sea que ellos mismos resuelvan sus problemas o que busquen
asesora, y esto tendr un impacto en la organizacin, pues generar ms tiempo muerto.
A menudo, en la mayora de las organizaciones los costos estn ocultos, por lo que no
resulta sencillo evaluarlos o llevar un registro de ellos. Por esta razn, muchas empresas
reducen sus costos directos en una forma menos eficiente, transfiriendo la carga o
soporte y la falta de confiabilidad al usuario final. Las reducciones ineficientes o
demasiado agresivas en los gastos a menudo llevan a una prdida en la productividad
significativa. Uno puede ver los costos indirectos como un efecto de segundo orden que
tienen los gastos en sistemas o la falta de ellos en la organizacin. No se pueden medir
directamente, y no existe siempre una relacin causal directa, pero tener un gasto
eficiente en el rea de sistemas puede tener un impacto positivo directo en la
productividad del usuario final, mientras que un gasto ineficiente o una reduccin en los
costos directos puede costar mucho ms a una organizacin.
Los costos indirectos son gastos que no son presupuestados y que con frecuencia
no son contabilizados en la mayora de las organizaciones de sistemas. Los
costos indirectos incluyen costos de sistemas de usuario final (el soporte del
usuario final a l mismo y a sus colegas, aprendizaje casual del usuario final, y
programacin del usuario final), y tiempo sin sistemas, las prdidas de

productividad causadas por el tiempo sin red y el sistema planeado o no planeado.
Normalmente los recortes en gastos directos conducen a incrementos no

planeados y con frecuencia no observados en los gastos indirectos, haciendo que
los usuarios finales busquen ellos mismos soporte, lo que provoca prdidas en la
productividad general del usuario.
El modelo TCO incluye los siguientes componentes detallados para medir, llevar
control y reducir costos indirectos.
10.2.1
Los costos de sistemas de usuario final
En muchas organizaciones, ciertas tareas de sistemas son realizadas por los

usuarios finales, ya sea como una decisin consciente porque no se confa en los
recursos de sistemas (debido a que los niveles de servicio no cumplen las
expectativas), o porque los recursos de sistemas no fueron reservados para
funciones de servicio y soporte (dejando a los usuarios finales el proporcionar la
administracin y soporte para ellos mismos). Frecuentemente, los gastos
indirectos estn escondidos, y si no son medidos, el costo real de los sistemas es
subestimado.
Cuando son recolectados los costos actuales, los gastos de sistemas de usuario
final son determinados usando encuestas. Desafortunadamente, en la actualidad
no hay una forma directa para darse cuenta de cunto tiempo emplean los
usuarios finales buscando soporte para ellos mismos y para sus colegas, excepto
a travs de encuestas. En esas encuestas, se pide a los usuarios finales que
proporcionen informacin acerca de dnde obtienen servicios de sistemas, y qu
tanto realizan tareas de soporte para s mismos o para otros.
Siempre que las encuestas son usadas, es necesario implantar procedimientos

para asegurar que sean vlidas. Para lograrlo, debe ser usada una muestra
estadsticamente significante, y sta debe ser representativa de la organizacin
completa. Una encuesta que incluye muy poca participacin no proporcionar
datos adecuados para el anlisis. Tambin, encuestar a usuarios en una sola
ubicacin o a un solo grupo de usuarios en un ambiente con muchas ubicaciones
puede proporcionar datos sesgados. El equipo que conduzca la encuesta debe
emplear el mismo tiempo en una revisin apropiada, planeacin y creacin de
consenso para asegurar un vehculo de encuesta apropiado, que en realizar la
encuesta
recolectar
los
resultados.
Si
la
encuesta
es
administrada
apropiadamente, respuestas de 20-30% no son poco comunes. Una combinacin

de entrevistas y encuestas electrnicas de 3% o ms debera proveer los datos
necesarios para asegurar la exactitud.
Para asegurar que una encuesta tendr los resultados esperados, la

administracin de recursos humanos y grupos de usuarios debera estar
involucrada para adecuar la encuesta a la organizacin. Por ejemplo, Sabe el
usuario final lo que es el "helpdesk"? O tiene un nombre interno diferente? Si es
as, entonces la encuesta debera ser modificada y colocada en un contexto
comprensible para la comunidad de usuarios finales que estn siendo

encuestados.
La encuesta debera incluir una combinacin de entrevistas personales, las cuales

tpicamente son realizadas primero para que cualquier cambio necesario pueda
ser hecho a las formas, seguida de encuestas basadas en papel o de preferencia
encuestas electrnicas (correo electrnico o intranet). Aunque recolectar los
costos de sistemas de usuario final se basa en las encuestas, los datos y mtricas
de valor son recolectados en muestras estadsticamente significativas para
proporcionar medidas de costos indirectos y tomar decisiones informadas para
cambios responsables.
Cada uno de los componentes de los costos requiere normalmente de las horas
por mes empleadas en tareas especficas. El uso de salarios promedio para todos
los usuarios, o para mayor exactitud, salarios en una base grupo por grupo o por
ubicacin, las horas de labor recolectadas de las respuestas son traducidas en
horas por persona anuales, y multiplicadas por los salarios anuales para obtener
los costos anuales. Los salarios anuales comnmente estn disponibles en
recursos humanos.
a)
Soporte a colegas y auto soporte
Los gastos laborales destinados por los usuarios finales para solucionar sus problemas y
los de sus compaeros, en vez de obtener soporte tcnico del helpdesk o el personal de
sistemas. Comnmente, las tareas realizadas por los usuarios finales incluyen ubicacin
de problemas y reparacin, soporte, mantenimiento, instalacin, entrenamiento y

administracin de respaldos. Particularmente, aquellas tareas que son realizadas
extensivamente por los usuarios finales en oficinas remotas que no tienen personal de
sistemas asignado o cubiertas por contratos de soporte. El auto soporte es ejecutado por
los mismos usuarios finales, resolviendo sus propios problemas de sistemas o tcnicos,
sin apoyarse en otros. El soporte a compaeros es el apoyo que un recurso con
conocimientos, comnmente un experto extraoficial, proporciona a otras personas en su
compaa. Con frecuencia, el soporte a compaeros involucra asistencia a uno o ms
compaeros para resolver problemas clave, incrementando los costos por incidente. Esta
categora tambin incluye los gastos de labores de usuarios finales realizando cambios
innecesarios a su computadora, configuracin de red, o aplicaciones, incluyendo jugar con
la configuracin de la pantalla, organizacin de archivos, carpetas, sonidos, configuracin
de impresora y otras configuraciones / reconfiguraciones improductivas. Esta categora no
incluye la ejecucin de juegos o navegar en Internet.
b)
Aprendizaje casual
Los gastos laborales por usuarios finales entrenndose a s mismos en lugar de

programas de entrenamiento formal. El tiempo incluye lectura de manuales, uso de ayuda
en lnea, prueba y error, y otros mtodos de auto aprendizaje. Tpicamente, los costos son
superiores por el aprendizaje casual que por el formal (tomado en cuenta en soporte), y el
entrenamiento formal inadecuado resultar en altos gastos de aprendizaje casual.
c)
Desarrollo y creacin de archivos de comandos de usuario final
Los gastos de labores de usuarios finales realizando desarrollo y adecuacin de

aplicaciones de negocio/misin crticas (software de infraestructura), como archivos de
comandos de Notes, bases de datos Access, y archivos de comandos de Office.
d)
Mtricas de sistemas de usuario final
Las mtricas utilizadas para ayudar a evaluar los costos de sistemas de usuario final
incluyendo: tiempo empleado buscando ayuda fuera del soporte formal por mes. La
actividad ms comn es cuando se espera la solucin de algn problema. El mtodo ms
comn usado para resolver problemas tcnicos. Grado de satisfaccin por helpdesk,
soporte despachado, administracin de redes y aplicaciones/sistemas.
10.2.2 Tiempo sin sistema
Los gastos por tiempos sin sistema son las prdidas en productividad causadas por la
falta de disponibilidad de estaciones de trabajo, servidores, redes, impresoras y
aplicaciones. La prdida de productividad es medida como salarios perdidos, que es el
costo del tiempo de cadas.
El tiempo sin sistema puede deberse a un usuario esperando a que el sistema de soporte
formal resuelva algn problema (y no estar en capacidad de ignorar el problema para
realizar su trabajo), a un problema de infraestructura causado por mantenimiento
planeado, a fallas no planeadas (inaccesibilidad al correo electrnico, la red, base de
datos, etc.). El tiempo sin sistema frecuentemente es dividido para anlisis en las
categoras planeado y no planeado. Tpicamente, las organizaciones no llevan el registro
de la confiabilidad del sistema, y no estn conscientes del impacto que puede tener en la
productividad de la organizacin y las prdidas adicionales como los ingresos del negocio.
El tiempo sin sistema comnmente es calculado de la siguiente forma: Las

horas planeadas o no planeadas sin sistema * % de impacto en productividad a
los usuarios cuando ocurre la cada * salario del usuario final
El tiempo de cada puede ser medido en muchas formas: Directamente con
el uso de productos de administracin de sistemas que instrumentan la red y
llevan el registro de problemas.
Directamente de reportes de problemas del helpdesk que registran la no
disponibilidad del sistema y problemas en estaciones de trabajo. Indirectamente,
por cuestionarios a usuarios finales, los cuales piden a los usuarios estimar el
tiempo sin sistema mensualmente, y medir su impacto en la productividad.
La mayora de las organizaciones carecen de adecuadas medidas directas del

tiempo sin sistema. Con frecuencia, las soluciones de administracin de sistemas
slo monitorean partes de la red y tpicamente no miden o llevan el control de
tiempo sin sistema en estaciones de trabajo. Los reportes de problemas no estn
estructurados para registrar el impacto de los aspectos particulares. Por lo tanto,
medidas indirectas son usadas debido a la falta de informacin directa (aunque la
medida directa sera ms deseable y estara disponible con avances en
tecnologa). Las preguntas se dividen entre los profesionales de sistemas y
usuarios finales para recolectar los datos de tiempo sin sistema y determinar el
alcance e impacto de los procesos planeados.
a)
Prdida de productividad por procesos planeados
Las prdidas de productividad de usuarios finales por mantenimiento planeado del
sistema. Este costo puede ser alto para organizaciones que tienen sistemas que
requieren mejoras en servidores, arquitectura, aplicaciones y estaciones de trabajo
que impactan la productividad, o que tienen problemas de mantenimiento con los
recursos y aplicaciones centrales. La indisponibilidad planeada incluye tiempos por
respaldos de bases de datos y optimizaciones. Para un anlisis del costo real, las
interrupciones planeadas son estimadas por los profesionales de sistemas. Slo
es considerado el tiempo sin sistema que causa prdida en la productividad.
b)
Prdida de productividad procesos sin planear
Las prdidas de productividad para usuarios finales por procesos no planeados
abarcan: computadoras cliente, servidores compartidos, impresoras, aplicaciones,
recursos de comunicaciones y colectividad. Para un anlisis del costo real, las
interrupciones no planeadas de la red son obtenidas de encuestas a usuarios
finales. Slo es considerado el tiempo de cadas que causa prdidas en la
productividad.
CAPTULO III
DESCRIPCIN Y ANLISIS DEL
PROBLEMA
1.
ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES
El Ministerio de Hacienda forma parte del Poder Ejecutivo y, por ende, del Gobierno de la
Repblica. Su Misin es la siguiente:
"Asegurar a la sociedad costarricense los recursos financieros para

satisfacer las necesidades sociales, y promover su adecuada
asignacin".
Asimismo, se ha definido la Visin como sigue:
"Nuestra visin se fundamenta en el desarrollo y consolidacin de
una poltica fiscal sostenible.
Queremos un Ministerio con una mayor capacidad y concertar la poltica,
en particular la poltica fiscal, financiera y monetaria.
Un Ministerio que reasuma su papel de rector del sector financiero

costarricense, con una mayor capacidad de cobro, de fiscalizacin
del uso de los recursos y sancin.
Aspiramos a una organizacin interna articulada, tecnolgicamente
actualizada, con una clara orientacin hacia los usuarios y con un
recurso profesional, de gran mstica e identificado con la institucin."
Actualmente, el Ministerio de Hacienda, se encuentra conformado por cuatro grandes
programas. La organizacin interna se describe a continuacin:
MINISTRO DE HACIENDA
DIRECCIN
JURDICA
VICEMINISTRO
INGRESOS Y RECURSOS
FINANCIEROS
AUDITORA
INTERNA
ACTIVIDADES
CENTRALES
RGANOS CON DESCONCENTRACIN MXIMA

TRIBUNAL ADUANERO NACIONAL
TRIBUNAL FISCAL ADMINISTRATIVO
SERVICIOS
TECNOLGICOS
VICEMINISTRO
ADMINISTRACIN
DEL GASTO
De acuerdo con lo que establece el Decreto Ejecutivo N 23245-H, publicado en La

Gaceta N 96 del jueves 19 de mayo de 1994, la Direccin General de Informtica,
organismo ejecutor del Programa Servicios Tecnolgicos, debe cumplir con el siguiente
objetivo:
"Determinar las polticas y directrices que orientan las decisiones y
acciones hacia al logro de los fines y metas de la Institucin y del
Ministerio."
Para el cumplimiento de su objetivo, la Direccin General de Informtica tiene las
siguientes funciones:
a)
Establecer y conducir la poltica de informtica del Ministerio de Hacienda (excepto

el Sistema Integral Tributario) en coordinacin con los rganos internos y
dependencias competentes.
b)
Planificar y evaluar todos los planes y programas generales de trabajo de las

unidades subordinadas del Ministerio, prestndole colaboracin para que se
establezcan las medidas de organizacin, coordinacin e integracin que permitan
cumplir con los programas de acuerdo a la poltica hacendaria y fiscal del Ministerio.
c)
Definir a nivel global los alcances y objetivos de los proyectos a desarrollar en cada
una de las Direcciones de Sistemas adscritas.
d)
Supervisar el cumplimiento de los planes de trabajo de las Dependencias a su cargo

y controlar el uso eficiente de los recursos disponibles.
e)
Coordina actividades tcnicas y administrativas con las diferentes dependencias del

Gobierno Central, instituciones privadas y organismos internacionales.
f)
Definir polticas y estrategias que normen las relaciones con los usuarios de los
sistemas de informacin que administren las unidades subalternas, as como los
estndares y procedimientos tcnicos a seguir.
g)
Coordinar y formular la elaboracin de especificaciones tcnicas y estrategias para

la aprobacin superior de suministro de equipo, dispositivos, productos y servicios
de cmputo que requieran las unidades adscritas u otras dependencias del
Ministerio.
h)
Formular polticas con objetivos y programas de trabajo y determina los

requerimientos de recursos, humanos, financieros y de equipo en el rea informtica
de todas las dependencias adscritas.
i)
Dirigir las funciones de control que garanticen el fiel cumplimiento de las normas,
estndares establecidos y las medidas de seguridad interna.
j)
Brindar asesora tcnica, en el campo informtico.
k)
Realizar estudios e investigaciones que permitan instrumentar procedimientos que

faciliten el uso de la informacin contenida en las bases de datos y sistemas de
informacin.
l)
Presentar al Despacho del Viceministro y del Ministerio, los proyectos de reformas

legales o administrativas para procurar una gestin eficiente y eficaz.
Para cumplir sus funciones, la Direccin General cuenta, de acuerdo con el citado
decreto, con las siguientes unidades administrativas:
Divisin de Ingeniera de Sistemas

Divisin de Trmite y Produccin
Departamento de Soporte Tcnico
Departamento Administrativo
Por su parte, mediante Decreto N 26874-H, publicado en La Gaceta N 90 del martes 12

de mayo de 1998, se crea el Consejo de Informtica, aunque ste ya haba sido creado
desde el ao 1991, tambin mediante Decreto Ejecutivo N 20893-H, publicado el 11 de
diciembre de ese ao, como un rgano rector y de apoyo tcnico y administrativo de la
materia informtica del Ministerio de Hacienda, que procurar la optimizacin y
racionalizacin en el uso de los recursos informticos de este Ministerio. Los objetivos de
dicho Consejo son los siguientes:
a)
Promover que la gestin de los recursos informticos del Ministerio de Hacienda se

realice segn criterios de eficiencia y eficacia.
b)
Impulsar la integracin de tecnologas de informacin en el Ministerio.
c)
Fomentar la capacitacin tcnica de los funcionarios de las reas informticas del

Ministerio.
d)
Propiciar la adecuada coordinacin de los esfuerzos de las reas informticas del

Ministerio.
Las funciones que se le asignan a dicho Consejo son:

a)
Emitir las polticas generales del Ministerio de Hacienda en el rea informtica.
b)
Formular y dar seguimiento al plan estratgico de desarrollo informtico del

Ministerio de Hacienda.
c)
Presentar al Ministro el Plan Estratgico de desarrollo informtico de la Institucin

para su respectiva aprobacin.
d)
Evaluar los planes informticos de las diferentes direcciones, a efecto de que se

ajusten al Plan Estratgico Institucional, y proponer al Ministro las recomendaciones
pertinentes.
e)
Formular y promover la utilizacin de mecanismos de coordinacin entre las

diversas reas informticas del Ministerio.
f)
Apoyar al Ministro en la toma de decisiones sobre asignacin de recursos a las

diferentes reas informticas.
g)
Definir los estndares para la elaboracin de especificaciones tcnicas y

estratgicas en relacin con el suministro de equipo y el desarrollo de sistemas de
informacin, dispositivos, productos y servicios de cmputo que requieran las
diversas direcciones.
h)
Evaluar y aprobar la compra de equipo y software y la contratacin de servicios en

materia informtica que requieran las dependencias del Ministerio y velar porque se
realice de conformidad con los estndares establecidos, de conformidad con las
disposiciones que al efecto establezca.
i)
Evaluar la efectividad de las acciones realizadas dentro del marco de los programas
operativos de las reas informticas.
j)
Atender las solicitudes de criterio en materia de contratacin de equipos o servicios

en el rea informtica que le someta cualquiera de las diferentes direcciones del
Ministerio.
k)
Promover la investigacin sobre nuevas tecnologas (equipos, dispositivos,

productos, software entre otros) que puedan mejorar la capacidad de los recursos
informticos.
l)
Fomentar la publicacin de boletines informativos en materia de tecnologa con las

diversas reas informticas.
m)
Impulsar convenios de capacitacin tcnica en informtica a nivel nacional e

internacional.
Adems, el Artculo 15 de dicho Decreto seala que las polticas, directrices y normas
emitidas por el Consejo de Informtica sern de carcter vinculante para las reas de
informtica del Ministerio, siendo los respectivos directores los responsables de su
acatamiento.
Es importante resaltar que, en la recin creada Pgina Web de la Direccin General de

Informtica, se establecen el objetivo general y los objetivos especficos que difieren un
poco de los que promulga el Decreto Ejecutivo que an se encuentra vigente:
Objetivo general:
Ejercer la rectora, asesorar, normar y desarrollar los aspectos
informticos a travs del alineamiento con la estrategia institucional, que
garantice la gestin de cada una de las direcciones del Ministerio de
Hacienda.
Objetivos especficos:
a)
Dotar de herramientas informticas al Ministerio de Hacienda para

facilitar la toma de decisiones.
b)
Promover el desarrollo informtico del Ministerio, con base en el

Plan Estratgico.
c)
Brindar asesora y capacitacin en materia informtica a las

direcciones.
d)
Impulsar la centralizacin normativa y la desconcentracin

operativa.
e)
Emitir directrices y polticas que permitan regir y asesorar en

materia informtica.
f)
Velar por el establecimiento y mantenimiento de la calidad de los

procesos.
g)
Fomentar la cultura informtica en el Ministerio.
h)
Dar mantenimiento a la tecnologa de informacin existente.
i)
Servir de contraparte en proyectos informticos contratados a

terceros.
No obstante lo anterior, se observa que muchos de los proyectos desarrollados o

actualmente en fases de contratacin y/o de Desarrollo, no son administrados
directamente por la Direccin General de Informtica y, en algunos casos ni siquiera ha
fungido como contraparte en ellos, sino que han sido puestos en marcha ya sea por
personal interno de las diferentes dependencias, como por contrataciones externas en las
cuales la Direccin General de Informtica no ha tenido participacin, excepto por su
intervencin indirecta en el Consejo de Informtica, cuya funcin actual es simplemente
aprobar la compra de equipo.
2.
ANLISIS DE INFORMACIN DOCUMENTAL
Para evidenciar la problemtica existente en el Ministerio de Hacienda, se han tomado

como referencia dos estudios de auditora realizados, uno por la Direccin General de
Auditora Interna (DGAI), del Ministerio de Hacienda y otro realizado por la
Contralora General de la Repblica (CGR), en los cuales se hace latente la ausencia
de una metodologa clara y consistente en la planeacin y desarrollo de los proyectos
de sistemas de informacin computadorizados (SIC). As como la carencia de
instrumentos tcnicos que ayuden a las autoridades superiores a la toma de
decisiones en la materia.
2.1 Primer Estudio
Desde 1995 se ha venido evidenciando la problemtica que existe alrededor del
desarrollo de sistemas de informacin en el Ministerio de Hacienda, el primer informe al
respecto fue elaborado por la Direccin General de Auditora Interna (DGAI), de este
ministerio, cuyo
estudio pretendi evaluar los siguientes aspectos del desarrollo del
Sistema de Informacin Aduanera (SIA):
a)
La estructura organizativa, polticas, procedimientos operativos y ambiente

de control del sistema.
b)
El acceso lgico, el acceso fsico y los controles del medio ambiente.
c)
Las polticas y procedimientos referentes a la planificacin de contingencias.
d)
Las polticas y procedimientos de adquisicin y desarrollo de software,

hardware y redes.
e)
El ciclo de vida de desarrollo de sistemas, la metodologa, normas, tareas y

procedimientos para el desarrollo, adquisicin y mantenimiento del software.
El estudio determin un incumplimiento de las disposiciones legales en materia

informtica y ausencia de mecanismos de control, que permitieran evaluar los aspectos
anteriormente mencionados. Y se seala indicios de alto riesgo a que est expuesta la
administracin, los cuales se describen a continuacin:
a.
La administracin no est asumiendo su papel de dueo y usuario del

sistema para garantizarse que se ha desarrollado con base en una
metodologa adecuada que cumpla con los controles necesarios para la
salvaguarda de los recursos informticos y asegurarse de que los recursos
invertidos en la aplicacin del procesamiento electrnico de datos han sido
debidamente utilizados y para asegurarse de que la administracin est
obteniendo y puede obtener mediante su empleo los mximos beneficios,
tales como el mejoramiento del servicio que presta y mejorar el sistema
gerencial para la toma de decisiones.
b.
Que los costos y los requerimientos de tiempo para su implantacin pudieran

exceder las estimaciones originales.
c.
Que la definicin de objetivos sean irreales e imposibles de alcanzar.
d.
Que en la prctica los sistemas resulten demasiados rgidos y en

consecuencia inadecuados, respecto a las necesidades de los usuarios.
e.
Que no se obtengan los beneficios potenciales que se esperaban en relacin

con el equipo adquirido.
f.
Que los mtodos y los sistemas desarrollados no tuvieran su

fundamentacin en un anlisis tcnico de conformidad con los
requerimientos institucionales.
g.
Que los objetivos que se obtuvieron pudieran haberse logrado a un menor

costo, empleando mtodos diferentes.
h.
Que el control interno no garantice que toda la informacin que deba ser
procesada se realice en forma correcta y oportuna y que de dicho proceso
se obtenga la informacin esperada.
i.
Que el incumplimiento de las disposiciones legales antes sealadas

provoque entre otras cosas:
Ausencia de polticas institucionales o deficiencia en su emisin.

Ausencia de coordinacin de los diferentes centros de cmputo del
ministerio.
Desarrollo y manejo de los sistemas sin la metodologa adecuada y sin
los controles debidos.
Adquisicin de hardware software y servicios sin estudios tcnicos
apropiados para estos casos, lo que podra originar compras
inadecuadas o innecesarias.
Imposibilidad de supervisar los proyectos que se realicen en el ministerio
en materia informtica.
Proliferacin de microcomputadoras y programas sin ningn control.
En resumen se estara ante un uso inadecuado de los recursos informticos

disponibles y un desconocimiento total de la capacidad disponible de los sistemas
para proporcionar un servicio adecuado a los usuarios, con el consiguiente efecto
directo en las actividades sustantivas del ministerio y en algunas actividades de
apoyo.
En este primer informe se recomienda que se aplique una metodologa adecuada

para el desarrollo de los sistemas en donde se contemplen al menos los siguientes
aspectos:
a)
Un informe o documento del usuario que defina el problema que se pretende

resolver, las necesidades y requerimientos, donde se incluya:
Una definicin de objetivos a alcanzar.

Una descripcin de los servicios requeridos y las razones por las que se
solicita el servicio.
Una lista de las reas o sistemas que se afectarn con el servicio
solicitado.
Una estimacin preliminar de costos, beneficios y ahorros.
En esta primera etapa de planeacin deben quedar definidas claramente las
necesidades y requerimientos del usuario. Adems es muy importante que
en cada etapa que se vaya cumpliendo se obtenga la aprobacin formal del
usuario documentando su revisin y aprobacin.
Los sistemas que se desarrollen o aquellos a los que se les apliquen
mejoras deben ser controlados, revisados y administrados sobre bases
oportunas, adems deben ser aprobados formalmente por el Consejo
Informtico y por los usuarios.
b)
Estudio de factibilidad donde se evalu las diferentes alternativas y se

decida la ms adecuada, efectiva y costeable para la seleccin previa a la
adquisicin tanto del equipo de cmputo como el desarrollo de sistemas.
Todo esto es necesario, ya que la ausencia de estos factores pueden llevar
a que el diseo de las aplicaciones y especificaciones de la configuracin
no sea la ms adecuada, lo que podra provocar que no exista relacin
costo/efectividad entre otros aspectos.
c)
Estudios preliminares que justifiquen las aplicaciones, as como la definicin

de estndares para el diseo, programacin, prueba y mantenimiento de los
sistemas. Estos estudios y estndares deben quedar documentados
adecuadamente. En esta etapa debe existir una intervencin activa de los
usuarios, deben incluirse los procedimientos de autorizacin de cambios y
los controles necesarios definidos por el usuario. Estos estudios adems,
deben obedecer a las polticas o plan informtico institucional, actividad que
no se est llevando a cabo.
d)
Todos los programas, la operacin y los procedimientos deben estar

adecuadamente documentados y actualizados. Adems debe contarse con
una copia de respaldo actualizada de esa documentacin fuera de las
instalaciones del ministerio, as como la historia de los cambios efectuados.
e)
Debe crearse un ambiente que proporcione seguridad fsica sobre los

registros y debe establecerse controles adecuados que eviten el acceso al
personal no autorizado. Asimismo debe prevenirse y detectarse la
manipulacin fraudulenta de datos durante los procesos, tanto por los

encargados del desarrollo de los sistemas como de los usuarios.
f)
Definicin de estndares y conductas que aseguren que la totalidad de los

datos sean debidamente registrados por los usuarios, revisados y
autorizados por estos antes de ser enviados o ingresados al proceso
computarizados.
Debe asignarse responsabilidad de velar por la calidad, claridad, oportunidad,
forma y confiabilidad de la informacin.
La importancia de que se cumpla con el establecimiento de controles en cada etapa ayudara en trminos generales a:
Asegurar que el desarrollo de los sistemas sea planeado y ejecutado a tiempo

y que los objetivos, necesidades y requerimientos de los usuarios se
definan adecuadamente; que la factibilidad econmica, tcnica, de personal
y operativa es analizada; que las limitaciones del sistema son evaluadas
apropiada y suficientemente y que el sistema es planeado de acuerdo a
estndares de aceptacin general y estndares de la organizacin.
Asegurar que la solucin propuesta satisfaga los requerimientos del usuario y
los objetivos de control interno.
Asegurar que los programas son desarrollados con base en las
especificaciones de diseo aprobadas por el usuario, que el sistema es
completamente probado, que los usuarios recibirn la capacitacin
adecuada y que el sistema cumple a cabalidad y razonablemente con
estndares de aceptacin general y de la organizacin.
Asegurar que el usuario participe activamente en la aceptacin de las pruebas
del sistema, que la conversin de los archivos sea validada en forma
apropiada, que el sistema cumpla con los objetivos y requerimientos de
control interno y del usuario y que el sistema sea implantado de acuerdo
con los estndares de aceptacin general y de la organizacin.
2.2
EMISIN DE NORMAS TCNICAS DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA

REPBLICA
En el alcance nmero 7 a la Gaceta nmero 24 del 2 de febrero de 1996, se

publica, por parte de la Contralora general de la Repblica (CGR), el Manual
sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Informacin

Computadorizados (SIC), cuyo fin fundamental es constituir una gua para la
administracin en su responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar sus
sistemas de control interno, como lo ordena el artculo No. 60 de su Ley Orgnica.
Estas normas procuran que los SIC se lleven a cabo en un ambiente razonablemente controlado y establecen una serie de
lineamientos a seguir en las diferentes etapas de desarrollo de los sistemas de informacin, que son de acatamiento
obligatorio por parte de todas las entidades y rganos que conforman la Hacienda Pblica.
Estas normas adems de constituir una gua para el desarrollo de sistemas

tambin permiten evaluar los desarrollos existentes a la luz de estos lineamientos.
2.3 SEGUNDO ESTUDIO
En abril del ao 2000 el Departamento de Estudios Especiales de la Divisin de

Fiscalizacin, Operativa y Evaluativa de la Contralora General de la Repblica,
emiti un informe sobre los resultados de un estudio efectuado en el Ministerio de
Hacienda, cuyo objetivo fue evaluar las distintas etapas relacionadas con el ciclo
de vida para el desarrollo de un sistema de informacin.
Este estudio se realiz de acuerdo a lo indicado en el Manual de Normas Tcnicas

de Control Interno relativas a los SIC, as como en la normativa, criterios y
procedimientos generales de Auditora de Tecnologas de Informacin.
De dicho estudio se desprenden los siguientes resultados:
a)
Carencia de un Plan Estratgico Informtico en el que se enmarque el

Proyecto de Desarrollo e Implementacin
La Planificacin Estratgica constituye una de las herramientas de mayor

utilidad para indicar el rumbo que, dentro de un plazo determinado, quiere seguir
la Administracin . Tanto es as, que se encuentra incluida en normativa de
aceptacin general como una de las tareas que debe cumplirse si se quiere lograr
un adecuado manejo de los recursos en el logro de los objetivos organizacionales.
En este sentido, se determin que en el Ministerio de Hacienda, si bien se
han realizado esfuerzos sobre planificacin, especficamente en materia
informtica, stos no se han materializado en un Plan Estratgico
Informtico (comprendido dentro del marco estratgico institucional), en el
que se definan e integren, total y adecuadamente, la visin, misin,
objetivos estratgicos, prioridades y metas que en materia tecnolgica se
pretende lograr en el mediano y largo plazo.
A su vez, la ausencia de dicho plan no permite determinar si las acciones e
inversiones de recursos realizados como parte de la ejecucin del proyecto
en estudio, obedecen a un apropiado proceso de planificacin general, en
el que se estn considerando otros proyectos que en esa misma materia
se estn previendo, todo a efecto de procurar un efectivo y eficiente uso de
los recursos pblicos.
b)
Deficiencias de tipo metodolgico en relacin con el desarrollo

Todo desarrollo de un SIC requiere, preferiblemente, la aplicacin de una
metodologa mediante la cual se establezcan, entre otras, una serie de
actividades, responsables y productos que deben de darse a lo largo del
proceso de desarrollo. Existen diferentes metodologas pero, en comn,
todas apuntan hacia el logro de un sistema que cumpla con los
requerimientos de los usuarios y la culminacin de un proceso que no se
aparte de los plazos y presupuestos previamente establecidos.
Una de esas metodologas es la conocida como Ciclo de Vida para el
Desarrollo de Sistemas (CVDS), la cual pretende, entre otras cosas, una
mejor administracin de los sistemas en desarrollo, facilitar el control del
avance de los proyectos, propiciar la estandarizacin de todas las
actividades que involucran dicho proceso, as como tambin, optimizar el
desarrollo y documentacin de los sistemas. Adems, se encuentra
normada en el Manual sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas
a los SIC.
En relacin con la aplicacin de la metodologa se determin lo siguiente:
Formalizacin y aplicacin de la metodologa utilizada en el

desarrollo:
La metodologa utilizada no fue debidamente revisada ni aprobada por

la Administracin superior, ni por una instancia tcnica como lo es el
Consejo de Informtica, adems, fue utilizada parcialmente en el
desarrollo de los diseos funcionales de los mdulos de los
subsistemas.
Estudio preliminar del proyecto:

Del anlisis de los documentos que en calidad de informe de estudio
preliminar se analiz, se determin la carencia de una serie de
especificaciones relativas a un adecuado estudio de esa naturaleza, ya
que en dichos documentos, entre otros, no se definen las reas o
problemas especficos que se automatizarn, las personas
responsables de llevar a cabo el estudio y el tiempo de ejecucin
estimado para el proyecto.
Aunque se evidencia una serie de esfuerzos aislados, orientados a
solventar la problemtica tecnolgica que se presentaba, la informacin
aportada no constituye evidencia de un apropiado estudio preliminar.
Con lo anterior, se inobservan sanas prcticas y criterios fundamentales
de administracin de recursos que deben prevalecer en proyectos de
automatizacin. Adems, se contraviene lo dispuesto en la norma
303.05.01 del Manual sobre Normas Tcnicas de Control Interno
relativas a los SIC, y que se refiere a los lineamientos sobre los
estudios preliminares.
Estudio de factibilidad
Los documentos analizados como respaldo para un estudio de
factibilidad tcnica, econmica y operativa, no cumplen con las
caractersticas exigidas para un estudio de esa naturaleza, ya que entre
otras cosas no contemplan las consideraciones y/o ajustes de orden
tcnico y operativo donde se demuestre, conforme a varias alternativas
de automatizacin valoradas, que el desarrollo del proyecto era la
solucin idnea a la problemtica. Tampoco consta en ellos que los
resultados del estudio en referencia fueron revisados y aprobados
formalmente por la Administracin Superior. Lo anterior, adems de
infringir sanas prcticas relativas al desarrollo de sistemas de
informacin, incumplen las normas 301.02.01 y 301.02.02 del Manual
sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los SIC,
relacionadas con los estudios de Factibilidad.
Determinacin de requerimientos y necesidades para el desarrollo
Previo al desarrollo de un sistema, es necesario que se hayan definido

los requerimientos de informacin actuales y futuros, as como otros
relacionados, considerando las necesidades de corto y mediano plazo.
Entre tales requerimientos se pueden sealar: Origen y entrada de
transacciones,
comunicacin,
procesamiento,
almacenamiento,
recuperacin de datos, as como aspectos de salida de informacin,
control y seguridad.
En el estudio no se obtuvo documentacin alguna que evidenciara la
realizacin de dicha determinacin de requerimientos, conforme a las
sanas prcticas y elementos de lgica y conveniencia que deben privar
en el manejo de los recursos pblicos involucrados, tal y como lo
establece la norma 303.05.03 del Manual sobre Normas Tcnicas de
Control Interno relativas a los SIC.
Se trataba de una adaptacin cuyo modelo no se apegaba a nuestra
realidad, necesidades y expectativas; ni exista evidencia de
aplicaciones informticas que se constituyeran a un verdadero apoyo a
la gestin, llegndose a la conclusin de que el sistema no poda
adaptarse sino, que debera construirse uno nuevo.
El desarrollo del proyecto lleg a un punto donde los funcionarios
involucrados en su desarrollo desconocan los lineamientos, criterios y
fundamentos del proyecto mismo, lo cual representaba un alto riesgo
de que no se cumpliera con los requerimientos de los usuarios, con los
objetivos para los cuales fue diseado y adems, representar una
inversin de recursos pblicos muy superior a la prevista, lo que podra
producir escasos o nulos beneficios a la administracin. Adems, la
ausencia de una definicin clara y concreta de los requerimientos del
sistema impidi conocer si realmente el sistema a adaptar era la
solucin apropiada a los problemas existentes.
Ausencia de un diseo conceptual y fsico global del sistema

Se carece de un documento general y formalmente aprobado por la
administracin superior que contenga el diseo conceptual y fsico, en
el cual se describan entre otras cosas las entradas del sistema,
incluyendo tipos de transacciones, documentos fuente, diseo de
formularios, los resultados que producir, los controles y funciones
tcnicas, los mtodos de procesamiento, sus interfases as como los
requerimientos de hardware y software.
Tal como lo disponen las normas 303.05.04 y 303.05.05 del Manual
sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los SIC, dicho
diseo debe constituirse en la base para el desarrollo de los programas
computadorizados. Adems, debe servir para estimar los costos y el
tiempo que se necesitaran para concluir el sistema y para controlar que
no se estn desviando los esfuerzos a solucionar los problemas que

rutinariamente se presentan en los mdulos ya desarrollados y se deje
de lado la programacin de los dems procesos que hacen falta y en
consecuencia se incrementen los costos asociados a dicho desarrollo y
no se pueda estimar una fecha para su terminacin.
Se determin que la idea original de adaptar el sistema no resulto
viable an cuando de su diseo conceptual se parti para desarrollar el
sistema actual, determinndose posteriormente que el sistema a
adaptar estaba desactualizado.
Deficiente documentacin de los programas que conforman el

sistema.
Mantener una documentacin completa y actualizada de los cdigos
fuente de los programas de cmputo, permite tener la comprensin de
cada uno de ellos y llevar a cabo un control efectivo sobre sus
modificaciones, revisiones y correcciones, as como de proveer un
medio aceptable para que otros interesados lleven a cabo revisiones
sobre la forma en que operan en el evento de que exista la necesidad
de modificarlos o redisearlos. Asimismo, la documentacin de los
programas constituye un activo valioso de acceso restringido, que debe
conservarse en una biblioteca especial y mantener un registro sobre su
uso.
No se localiz evidencia de que exista un respaldo completo de los
cdigos fuente de todos los programas, lo cual infringe sanas prcticas
sobre documentacin de sistemas e incumple la norma nmero 304.03
del Manual sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los
SIC.
Los subsistemas desarrollados se han ido realizando segn las
prioridades establecidas por diferentes Unidades, con tiempos muy
limitados y sin tener la oportunidad de producir la documentacin que
debera existir. Ha sido difcil de cumplir las instrucciones giradas sobre
la documentacin de sistemas ya que se indica que el documentar
requiere de mucho tiempo e implica frenar algunos o la mayora de los
desarrollos.
Carencia de un plan y documentacin de pruebas.

Si bien se realizan pruebas por parte de usuarios expertos se
determin que como parte del proyecto no se cuenta con un plan de
pruebas que permita garantizar que se cumpla con las especificaciones
originalmente establecidas. Tampoco se obtuvo evidencia de que se

hayan documentado las pruebas efectuadas.
Conforme a razones de lgica y de conveniencia, las pruebas deben
ser planificadas y documentadas, a fin de que sirvan de comprobacin
de un adecuado funcionamiento del sistema, como medio de consulta
en el caso de realizar nuevas pruebas o en el caso de fallos en las
aplicaciones.
Esto refleja la inobservancia de la norma nmero 303.05.08 del Manual
sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los SIC.
Ausencia del manual del sistema y del usuario.

No se cuenta con un manual formalizado sobre el sistema. Tampoco se
han elaborado y aprobado manuales del usuario para los subsistemas
que estn en produccin. Solo existen guas de usuarios como una
ayuda en lnea para la utilizacin del sistema que no se actualizan
desde hace ao y medio.
Existe incumplimiento de lo establecido en la norma 304 del Manual
sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los SIC, que
dispone la conveniencia de documentar todo lo relativo al sistema, en el
sentido de mantener una descripcin suficiente y oportuna de los SIC,
necesaria para su comprensin, operacin, mantenimiento y control
eficiente y efectivo, para lo cual es obligacin de que la entidad
establezca la documentacin relativa al sistema para el operador del
programa y para el usuario.
Ausencia de controles para la recepcin de los productos

Como parte de las actividades implcitas en una metodologa en el
desarrollo de un sistema, se debe ejercer una vigilancia constante en
cuanto al cumplimiento o logro de cada uno de los productos por etapa.
Esos productos deben ser validados por una contraparte administrativa,
con el fin de garantizar el buen desarrollo del proyecto o procurar las
acciones correctivas oportunas.
No se comprob en este estudio que los productos entregados fueran
revisados y recibidos a satisfaccin por la contraparte administrativa o
por la Administracin Superior. Adems, no se determin que la
administracin cumpliera con la obligacin de ejercer una apropiada
fiscalizacin y revisin del contenido de dichos informes o de los
productos. La ausencia de esos documentos no permiti identificar a
los funcionarios encargados por parte de la administracin de darle
seguimiento a esos estudios.
Falta de un control de costos asociados con el desarrollo del

sistema.
En un informe contable se observa que los costos fueron presentados
en forma global, es decir, sin detallar todos los costos asociados al
desarrollo del sistema, por lo que fue imposible conocer con certeza el
costo total del sistema a la fecha del estudio.
Esto evidencia problemas en la cuantificacin correcta de los recursos
presupuestados. Tampoco se muestra claramente la cantidad de dinero
que se prev estimar para la conclusin del sistema, lo cual incumple
normas relacionadas con el establecimiento de una estructura contable
adecuada para el registro de las operaciones y el control de la
ejecucin presupuestaria.
Lo expuesto refleja la carencia de un sistema adecuado del control de
los costos, mecanismo esencial para una efectiva evaluacin durante el
desarrollo y posterior implantacin del sistema. Se pone de manifiesto
la ausencia de registros adecuados para analizar los costos y
beneficios estimados, respecto de los costos y beneficios reales del
sistema.
Como conclusiones de la problemtica se tiene:
1)
En cuanto al tiempo de desarrollo: el sistema en estudio se haba previsto

finalizar inicialmente en julio de 1998, y un ao despus no haba sido
terminado.
2)
En cuanto al marco metodolgico: existen mltiples deficiencias en su

aplicacin.
3)
No se cuenta con estudios claros y detallados que permitan conocer tanto al

inicio como en el desarrollo y posterior conclusin del proyecto, las premisas
que le dieron origen.
4)
Se da una superficial, o del todo carente labor de una contraparte

administrativa que vigile y defienda el manejo de los recursos pblicos, para
que la inversin se traduzca en productos o resultados que generen en
beneficios importantes para los ciudadanos.
5)
Hay ausencia de estudios de factibilidad, falta de documentacin completa y

adecuada, carencia de planes de prueba, as como de la documentacin que
les respalde.
6)
Escasos o nulos controles en la recepcin de productos por etapa.
7)
Existen deficientes controles de costos que no permiten tener claro el monto

invertido en esta clase de proyectos.
8)
Los recursos invertidos no estn redituando todos los benficos esperados,

y existen puntos de control que no fueron debidamente observados y el
usuario de los servicios no est obteniendo todo lo que deba obtener.
9)
El problema de fondo es que se contrato un sistema para ser adaptado en

Costa Rica, sin que existiera previamente un adecuado estudio de
factibilidad que determinar si la opcin de adaptar era viable a la luz de los
requerimientos de informacin propios del Ministerio de Hacienda
enmarcados dentro de un entorno legal y de una realidad institucional.
3.
ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA POR MEDIO DE LA

ENTREVISTA APLICADA
Para recolectar la informacin necesaria para realizar el presente estudio, se ha

confeccionado una entrevista, en la cual, se trata de investigar en forma preliminar
aspectos de relevancia para la determinacin del problema. Una de las limitantes
de esta primera fase del estudio, radica en que, si bien se programaron todas las
citas para las entrevistas correspondientes, nicamente se han realizado seis de
ellas.
Por medio de estas entrevistas se puede llegar a una aproximacin del problema, para
poder explicar posteriormente el propsito del estudio. Las respuestas se transcriben tal y
Grfico No. 1
TIEMPO DE LABORAR PARA LA
INSTITUCION
como las proporciona el entrevistado; por tanto, las preguntas siempre se plantean
33,3%
35,0%
33,3%
33,3%
P
30,0%
o
25,0%
r
c j 20,0%
e e 15,0%
n
10,0%
t
5,0%
a
0,0%
en el mismo orden y son

abiertas en su mayora, con
el fin de obtener opiniones
ms amplias.
De 0 a 5
De 5 a 10
Mas de 10
Aos
En un primer anlisis de la
informacin recopilada, a tra-
vs de la entrevista aplicada a diferentes funcionarios del Ministerio de Hacienda, y los

cuales estn muy relacionados con el desarrollo de diferentes proyectos informticos, se
logr determinar, como lo muestra el grfico No. 1, que una tercera parte de los mismos
tienen hasta por lo menos cinco aos, otra tercera parte tiene entre cinco y diez aos, y
tambin una tercera parte tiene ms de diez aos de laborar para la institucin y por ende
conocen el desempeo de la misma, bastante bien, mxime que dichos funcionarios estn
muy ligados al desarrollo de proyectos informticos o en su defecto muy relacionados con
la parte tecnolgica. Este factor es de suma importancia para el presente estudio, ya que
la informacin obtenida es veraz y confiable.
Es importante mencionar que al aplicar la entrevista a los diferentes funcionarios y

preguntarles acerca del tiempo que tienen de laborar en el desarrollo de proyectos
informticos, el cincuenta por ciento de ellos han manifestado que tienen
experiencia de ms de cinco aos en el desarrollo de los mismos, como se puede
observar en el grfico N 2.
Este grfico viene a

reforzar una vez ms el
hecho de que la
informacin recopi-lada
es veraz y confiable, de
acuerdo con la
informacin recopilada
hasta el momen-to.
Grfico No. 2
TIEMPO DE LABORAR EN
DESARROLLO DE PROYECTOS
INFORMATICOS
P
o
r a
c j
e e
n
t
50,0%
45,0%
40,0%
35,0%
30,0%
25,0%
20,0%
15,0%
10,0%
5,0%
0,0%
50,0%
33,3%
Un hecho importante a des16,7%
tacar es que, varios funcioDe 0 a 5
De 5 a 10
narios
Mas de 10
trabajan
han
trabajado, o al menos tienen
Aos
alguna experiencia en el desarrollo de proyectos informticos, dentro o fuera del Ministerio

de Hacienda, y que de estos un alto porcentaje de stos manifest tener conocimiento de
metodologas para el desarrollo de proyectos informticos (ya sea dentro de la Institucin
o fuera de ella). Este aspecto lo podemos observar en el siguiente grfico, en donde un
83.3%
manifest
conocimiento
de
metodologas
desarrollo
tener
para
de
el
proyectos
Grfico No. 3
CONOCIMIENTO DE
METODOLOGIAS DE DESARROLLO
Muy poco
0,0%
No
16,7%
informticos, mientras que un

16.7% no tiene conoci-miento
de
al
menos
una
me-
S
83,3%
todologa.
Es interesante destacar, que a pesar de que un 16.7% manifest no conocer metodologas de desarrollo y al preguntarles sobre el conoci-miento del Manual de Normas
Tcnicas de la Contralora General de la Repblica, el 100.0% contest afirmativamente.
Este hecho pone de manifiesto parte de la problemtica existente en la Institucin en lo

que se refiere a desarrollo de proyectos informticos ya que a pesar de que tanto los
encargados como las personas que intervienen en el desarrollo de proyectos, tienen
conocimiento de la existencia de este Manual, en el cual se especifica cul es el proceso
a seguir en todo proyecto de desarrollo de tecnologa.
No obstante, los proyectos se desarrollan segn los intereses y necesidades imperantes

en el momento, segn lo manifiestan las personas entrevistadas.
Grfico No. 4
CONOCIMIENTO DEL MANUAL DE
NORMAS TECNICAS DE LA C.G.R
En el grfico N 4 se observa,
adems del conocimiento de las
Normas de la Contralora General
de la Repblica, una opinin de
las mismas, las cuales vienen a
evidenciar parte de la problematica, ya no solo dentro del Ministerio de Hacienda, sino de todo el
P
o
r
c
e e
n
t
a
j
100,0%
100,0%
90,0%
80,0%
70,0%
60,0%
50,0%
40,0%
30,0%
20,0%
10,0%
0,0%
0,0%
S
No
0,0%
Muy poco
sector pblico, ya que se puede

observar en el grfico No. 5, la for-ma en que consideran los funcionarios entrevistados
estas normas.
En lo referente a la toma de decisiones, las opiniones de los entrevistados son muy

diversas, ya que para algunos, las decisiones se toman de acuerdo a la necesidad
imperante en el momento, o para respaldar los procesos prioritarios, para otros nacen de
una forma no planificada y hasta por ocurrencias, en algunos casos por la intervencin
poltica de las autoridades de turno. Sea cual sea la razn, esta se toma de una manera
Grfico No. 5
OPINION SOBRE LAS NORMAS
no planificada y si seguir un proceso

adecuado, como lo indica la Contralora General de la Repblica, y la
B uenas
teora en la materia.
16,7%
Desac tual iz adas
Mal as
16,7%
En los procesos de desarrollo que
66,7%
se han realizado en la institucin, y

de los cuales los entrevistados tienen conocimiento, los parmetros que se han tomado en consideracin parecen no tener
ninguna relacin ya que algunos piensan que se debe a factores de tiempo y costo,
mientras que para otros tienen que ver con el mejoramiento del servicio, innovacin de los
procesos, en algunos casos se pide la ayuda a Organismos Internacionales y hasta a
algunos proveedores o consultores independientes, los cuales hacen recomendaciones
sobre la manera en que se deben hacer las cosas.
Una vez ms se hace latente la problemtica existente dentro del Ministerio de Hacienda
en lo concerniente al desarrollo de proyectos informticos, ya que no se sigue un proceso
tcnico que ayude a definir los parmetros para el desarrollo, y lo peor an es que a
veces se pide la ayuda a los mismos proveedores, quienes a su vez velan por los
intereses de sus representadas.
Por otro lado, segn la informacin obtenida a travs de la entrevista aplicada, no existe
dentro del proceso de desarrollo, estudios de prefactibilidad ni de factibilidad que nos
haga pensar en la viabilidad tcnica y econmica, y lo que es ms preocupante, no se
tiene cuantificado cul va a ser el beneficio para la institucin, ya que lo nico que se hace
es buscar la manera de satisfacer las necesidades establecidas.
Esta carencia de estudios tanto de prefactibilidad como de factibilidad, han hecho que
muchos de los proyectos desarrollados no se ajusten a los presupuestos tanto de
recursos econmicos como de tiempo, y, lo que es peor an, es el hecho que en varios
casos al finalizar el desarrollo, que de por s ya ha sido sumamente costoso, no rindan los
productos esperados.
Es interesante el hecho de que lo nico que se hace es una comparacin entre diferentes
tipos de software, pero nada formal. Lo que se busca es alcanzar el objetivo.
Dentro de los problemas que se han encontrado en el desarrollo se pueden enumerar:
Requerimientos mal especificados.

Ausencia de requerimientos realistas.
Software inadecuado.
Proyectos inconclusos.
Sistemas que no son aceptados ni usados.
Desfases en tiempos.
Alto costo.
Mala calidad.
Atrasos en contratacin.
Usuarios sin conocimiento claro de los resultados.
Gerentes nombrados sin consentimiento tcnico.
Unificacin de criterios.
Las razones por las cuales se presentan estos problemas, segn la opinin de los
entrevistados son las siguientes:
Cultura de la organizacin.
Legislacin obsoleta.
Intereses polticos.
Escasa inversin.
Carencia de planes estratgicos.
Falta de planificacin en los proyectos.
Ausencia de metodologas
Ausencia de estudios de factibilidad.
Del anlisis documental y de campo, se evidencia la siguiente problemtica, en el

desarrollo de proyectos de TI:
Algunas de las soluciones propuestas por los entrevistados seran:
Cambio en la cultura organizacional.

Establecimiento de un Plan Estratgico Informtico.
Crear una Unidad de Proyectos.
Procedimientos para la identificacin, priorizacin y evaluacin tcnica y
financiera de los proyectos.
Metodologas para la gestin de proyectos.
Capacitacin y formacin del personal en este campo.
Mayor presencia de las autoridades superiores.
CAPTULO IV
MODELO PROPUESTO
1.
ESTIMACIN DEL TAMAO DEL PROYECTO
Para poder estimar el tamao del proyecto proponemos recurrir a la tcnica de

Anlisis de Puntos de Funcin, con el fin de estimar el esfuerzo requerido para el
desarrollo de que se trate, y as, que sirva de base para calcular el costo de las
horas/hombre necesarias para el desarrollo.
Un punto de funcin consiste en una unidad de medida que permite estimar el

tamao de un sistema de informacin.
Se basa en las funciones que debe cumplir el sistema desde el punto de vista del
usuario, se fundamenta en los requerimientos funcionales.
Los puntos de funcin miden una aplicacin cuantificando el procesamiento

estndar asociado a las principales entradas externas, a las principales unidades
de control, a las principales salidas, y los principales archivos que manejar el
sistema. La metodologa de clculo es la siguiente:
a)
Se llenan las entradas de la siguiente matriz (Cuadro 39), contando cuntas

particularidades anotadas en las filas tiene el sistema en combinacin con
el grado de complejidad de dicha particularidad, por ejemplo, se debe
contar cuntas entradas externas tiene el sistema de complejidad simple,
cuntas de complejidad promedio y cuntas de alta complejidad. Una vez
contadas, se multiplica por la ponderacin dada por la metodologa.
CUADRO N 39
NIVEL DE COMPLEJIDAD
NIVEL DE COMPLEJIDAD
DATOS O TIPOS DE
CONTROL
SIMPLE
PROMEDI
O
COMPLEJ
O
Entradas externas
#*3
#*4
#*6
Salidas externas
#*4
#*5
#*7
Archivos
internos
lgicos
#*7
# * 10
# * 15
Archivos de interfaz
externa
#*5
#*7
# * 10
Consultas externas
#*3
#*4
#*6
TOTAL PUNTOS
DE FUNCIN
Columna
Fila
TOTAL Columna Columna
Se debe entender que la particularidad se refiere a transacciones o procesos que

tratan con ese aspecto, por ejemplo, cuando se habla de entradas externas, se
refiere a transacciones que procesan entradas externas al sistema, como pueden
ser transacciones de captura de datos, de igual forma, cuando se habla de salidas
externas, se debe entender que son transacciones que generan informes.
El # en las celdas es la cantidad de transacciones o procesos con la particularidad

de la fila y el grado de complejidad de la columna, el factor a la derecha es la
ponderacin establecida por la metodologa.
La forma de calificar cada una de las transacciones de acuerdo a su complejidad,

es como se muestra en los siguientes cuadros:
CUADRO N 40
ENTRADAS EXTERNAS
CAMPOS REFERENCIADOS
Archivos referenciados
De 1 a 4
De 5 a 15
16 o ms
De 0 a 1
Simple
Simple
Promedio
Simple
Promedio
Complejo
3 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
CUADRO N 41
SALIDAS EXTERNAS
De 1 a 5
De 6 a 19
20 o ms
De 0 a 1
Simple
Simple
Promedio
De 2 a 3
Simple
Promedio
Complejo
4 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
CUADRO N 42
ARCHIVOS LGICOS INTERNOS
Archivos lgicos
referenciados
De 1 a 19
De 20 a 50
51 o ms
Simple
Simple
Promedio
De 2 a 5
Simple
Promedio
Complejo
6 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
CUADRO N 43
ARCHIVOS DE INTERFAZ EXTERNA
Archivos lgicos
referenciados
De 1 a 19
De 20 a 50
51 o ms
Simple
Simple
Promedio
De 2 a 5
Simple
Promedio
Complejo
6 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
CUADRO N 44
CONSULTAS DEL LADO DE LAS ENTRADAS
De 1 a 19
De 20 a 50
51 o ms
De 0 a 1
Simple
Simple
Promedio
Simple
Promedio
Complejo
3 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
CUADRO N 45
CONSULTAS DEL LADO DE LAS SALIDAS
b)
De 1 a 5
De 6 a 19
20 o ms
De 0 a 1
Simple
Simple
Promedio
De 2 a 3
Simple
Promedio
Complejo
4 o ms
Promedio
Complejo
Complejo
Una vez establecida la cantidad de puntos de funcin, se procede a ajustar

de acuerdo con la ponderacin dada por la metodologa en cuanto a las
caractersticas del sistema.
Esta ponderacin se debe establecer segn el cuadro N 33 del Captulo II

Caractersticas por Evaluar. A stas caractersticas se les debe aplicar el
factor de ajuste especificado en el cuadro N 32 del Captulo II.
c)
Debe calcularse el factor de ajuste de la siguiente forma:
FA = 0,65 + (0.01 * Puntuacin de caractersticas)
El resultado de este clculo oscila entre 0,65 y 1,35, o sea, una variacin
mxima de un 35%.
d)
Se calcula la cantidad de puntos de funcin ajustados, por la ponderacin

de las caractersticas, mediante la siguiente frmula:
Cantidad de puntos de funcin ajustados = Cantidad de puntos de

funcin calculados en el punto a) * Factor de ajuste calculado en el
punto c)
e)
Se calcula la cantidad de horas/hombre necesario para disear, programar,

probar e implementar el sistema de informacin que se est desarrollando.
En vista de que no se cuenta con informacin histrica en la institucin, se
propone utilizar las siguientes frmulas que han sido estandarizadas:
Para todos los proyectos: Esfuerzo = 11.79 * (Tamao

PF) 0.898
Para proyectos en 3GL:
Esfuerzo = 5.76 * (Tamao

PF) 1.062
Para proyectos en 4 GL:
Esfuerzo = 9.32 * (Tamao

PF) 0.912
De acuerdo con los datos que se obtengan de la metodologa que se propone

seguidamente, se puede calcular el costos del recurso humano, de acuerdo con el
valor hora estimado y la cantidad de personas necesarias para el desarrollo.
2. IDENTIFICACIN DE VARIABLES
Con el objeto de lograr la consistencia en los datos a considerar, tanto en el

estudio de la situacin actual, como para la realizacin de un proyecto y la
comparacin respectiva al implementarse un nuevo sistema de TI, es importante
considerar las mismas variables en los tres procesos que se consideran en este
modelo, a fin de que sea comparable la informacin resultante.
Las variables a considerar se describen en el apartado siguiente, e incluyen la

metodologa de estimacin para el desarrollo de un proyecto de TI, no obstante, se
deben considerar estas mismas variables, para garantizar la integridad de la
informacin que se obtenga.
2.1 METODOLOGA DE ESTIMACIN DE VARIABLES DE

BENEFICIO PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE TI
COSTO
Enseguida se presentan las metodologas de clculo de variables de costo, que

tambin se consideran para el clculo de los beneficios o posibles ahorros, para
cada una de las alternativas a seleccionar, para proyectos de desarrollo de
Tecnologas de Informacin.
Para definir las metodologas de clculo, se han clasificado las variables en seis
grandes grupos, cada uno con las variables relacionadas, para facilitar el
entendimiento del modelo:
2.1.1 RECURSO HUMANO
a)
SERVICIOS PERSONALES:
Comprende todos los gastos por concepto de servicios personales, prestados por el personal fijo y transitorio
que se destine al proyecto, as como los servicios contractuales de profesionales y tcnicos que se requieran.
Comprende los conceptos que a continuacin se detallan:
Sueldos y salarios (S)
Comprende los gastos por concepto de sueldos normales del personal fijo o permanente,
con todos sus componentes. En adelante, este rubro se identificar con la sigla S.
Metodologa de clculo.
Si se trata de un desarrollo interno, es decir, utilizando el recurso humano de la institucin,

se recurrir al estado actual del servidor, consultado en el sistema de pagos.
Debe
proyectarse dicho salario en el tiempo de duracin estimado del proyecto, incrementndose

dicho monto, semestralmente, con un porcentaje promedio de los ltimos dos aos, por
concepto de aumentos en el costo de vida.
Si se trata de un desarrollo que requiere contratacin de personal ajeno a la institucin,

debe consultarse los ndices salariales del sector privado, existentes en el momento de la
estimacin. Con respecto a los incrementos por costo de vida, se har una proyeccin de
incremento promedio, tomando en consideracin los aumentos porcentuales de los ltimos
dos aos.
Aguinaldo
Incluye el gasto para atender el pago por concepto de aguinaldo (treceavo mes) a todo el
personal del proyecto, que se otorga por una sola vez a fin de cada ao.
Metodologa de clculo
Consiste en tomar el salario total estimado para el ao o la fraccin de ao que
corresponda, y calcular un doceavo del mismo. Los montos a considerar son los estimados
a pagar durante el perodo que va de noviembre a octubre del ao siguiente. Este monto no
est sujeto a deducciones, ni a clculos de aportes patronales por cargas sociales.
Frmula de clculo: A = S/12

Donde:
A
S
=
=
Aguinaldo
Salarios totales del ao
Debe considerarse que si al funcionario se le pagan sobresueldos, stos deben

ser sumados al salario total estimado:
Frmula de clculo: As = S + SS
12
Donde:
As
S
=
=
Aguinaldo con sobresueldos

SS
Sobresueldos totales devengados en el

ao
Salario Escolar
Consiste en la retribucin salarial que consiste en un porcentaje calculado sobre el salario nominal mensual de
cada trabajador. Dicho porcentaje se retiene para ser pagado en forma acumulada en el mes de enero siguiente
de cada ao y se rige de conformidad con lo que disponga el ordenamiento jurdico correspondiente.
Se calcula tomando el perodo que va de enero a diciembre de cada ao. Considera el
total del monto devengado, durante los meses de enero a diciembre y se le aplica un
porcentaje de un 8,19%. Este rubro est sujeto a todas las deducciones de ley (impuesto
sobre la renta y cargas sociales)
Frmula de clculo: SE = (S + SS) * 8.19%
Donde:
SE
S
SS
=
=
=
Salario Escolar
Sobresueldos totales devengados en el ao
Sobresueldos
Aqu se presupuesta el monto por concepto de remuneraciones adicionales, que no

constituyen pluses salariales, tales como tiempo extraordinario y zonaje, que se pagan en
forma adicional al sueldo normal
Para tiempo extraordinario, deben considerarse los parmetros establecidos en la normativa
laboral vigente (Cdigo de Trabajo, Estatuto de Servicio Civil y Reglamento Autnomo de
Servicios, segn corresponda)
Existen tres tipos de jornadas extraordinarias, que deben ser contempladas en la

estimacin. No obstante, el juicio experto indica que debe contemplarse un 20% sobre el
gasto total por concepto de salario normal estimado para el recurso humano, para ser
destinado al pago de horas extras. Esto hasta tanto exista historia de otros proyectos que
permitan hacer una estimacin ms realista, de acuerdo con la experiencia. Este rubro est
sujeto a todas las deducciones de ley (impuesto sobre la renta y cargas sociales)
Frmula de clculo: TE = S * 20%
Donde:
TE
S
=
=
Tiempo extraordinario
En cuanto al zonaje, ste se paga cuando se requiere destacar a uno o varios funcionarios en una zona distinta
de su domicilio habitual. Se rige por la tabla establecida por la Contralora General de la Repblica, y el
Reglamento de Pago de Zonaje de la Institucin, segn las cuales, sobre el monto mximo establecido por la
Contralora, el Ministerio de Hacienda paga un porcentaje de acuerdo con la zona en la que se destaque al
funcionario, de la siguiente forma:
40%
rea
Metropolitana
Cartago (centro
Alajuela (centro)
Heredia (centro)
70%
Ciudad
Quesada
Puntarenas
Liberia
Prez Zeledn
75%
Limn
80%
Golfito
Peas Blancas
Paso Canoas
Corredores
Buenos Aires
Estas estimaciones deben contemplar tambin los aumentos por costo de vida semestrales,
a efectos de proyectar el gasto por este concepto. Estn sujetos a las deducciones de ley.
Cabe mencionar que estos son los porcentajes actuales sobre los cuales debe
calcularse, pero los mismos pueden variar si vara el Reglamento de Zonaje.
Frmula de clculo:
Z = MM * PZ
Donde:
b)
Z
MM
=
=
PZ
Zonaje
Monto mximo establecido por la
Contralora
Porcentaje asignado a la zona
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
Este grupo comprende los gastos por concepto de pagos a favor de personas o empresas,
que no implican una contraprestacin de bienes o servicios para el proyecto. Dentro de
este grupo se distinguen los siguientes rubros:
A personas:
Prestaciones legales
Comprende los gastos destinados a cubrir obligaciones a cargo del Proyecto, originadas en
la aplicacin del Cdigo de Trabajo como el Estatuto de Servicio Civil, excepto
compensacin por vacaciones del personal del proyecto.
Si el desarrollo del proyecto se realiza con personal de la institucin, este rubro no se
considera, debido a que se parte de que el personal interno est dentro del Rgimen de
Servicio Civil y que no ocurren despidos con responsabilidad patronal.
Si se contrata personal externo a la institucin, deben calcularse las prestaciones, al

finalizar su relacin laboral, de la siguiente forma:
Frmula de clculo:
PL = PS * Qaos
Donde:
PL
PS
M1 + M2... M6
Qaos
Cantidad de aos completos laborados, o fraccin mayor de

6 meses.
(El mximo a pagar son ocho aos laborados.)
6
Considerando nicamente los ltimos 6 meses laborados.
A Instituciones Pblicas:
Comprenden gastos por aportes al sistema de seguridad social y a instituciones del Sector
Pblico:
Contribuciones a la CCSS
Invalidez, Vejez y Muerte:
Frmula de clculo: IVM = (S + SS + SE) * 4.75%

Donde:
IVM
S
SS
SE
=
=
=
=
Aporte patronal al Rgimen de Invalidez, Vejez y Muerte

Sobresueldos
Salario Escolar
Enfermedad y Maternidad
Frmula de clculo: EM = (S + SS + SE) * 9.25%

Donde:
EM
S
SS
SE
=
=
=
=
Aporte patronal al Rgimen de Enfermedad y Maternidad

Sobresueldos
Salario Escolar
Contribucin Estatal Invalidez Vejez y Muerte
Frmula de clculo: CEIVM == (S + SS + SE) * 0.25%

Donde:
CEIVM
S
SS
SE
=
=
=
=
Contribucin estatal al Rgimen de Invalidez, Vejez y Muerte

Sobresueldos
Salario Escolar
Contribucin Estatal Enfermedad y Maternidad

Frmula de clculo: CEEM = (S + SS + SE) * 0.25%
Donde:
CEEM
S
SS
SE
=
=
=
=
Contribucin estatal al Rgimen de Enfermedad y Maternidad

Sobresueldos
Salario Escolar
Aporte patronal Rgimen Obligatorio de Pensiones

Frmula de clculo: APROP = (S + SS + SE) * 2.50%
Donde:
APRO
P
S
SS
SE
= Aporte Patronal al Rgimen Obligatorio de Pensiones

= Salarios totales del ao
= Sobresueldos
= Salario Escolar
Aporte patronal Fondo Capitalizacin Laboral
Frmula de clculo: APFCL = (S + SS + SE) * 2,00%
Donde:
APFCL
S
SS
SE
=
=
=
=
Aporte Patronal al Fondo De Capitalizacin Laboral

Sobresueldos
Salario Escolar
Aporte patronal Banco Popular y de Desarrollo Comunal

Frmula de clculo: APBP = (S + SS + SE) * 0.50%
Donde:
APBP
S
SS
SE
=
=
=
=
Aporte Patronal al Banco Popular y de Desarrollo Comunal

Sobresueldos
Salario Escolar
c) CAPACITACIN
Son todos los servicios inherentes a la organizacin y participacin en eventos de formacin y capacitacin, a
la formacin y capacitacin de los funcionarios, y otras personas; as como las sumas que se dedican a
atenciones, ceremonias y recepciones oficiales de carcter institucional. Se considera aqu los siguientes
conceptos:
Organizacin seminarios, cursos y actividades afines: Servicios y bienes inherentes a la

organizacin y realizacin de eventos de capacitacin y aprendizaje como seminarios,
charlas, cursos y similares. Se pueden contratar de manera integral o bien por separado.
Se incluyen por ejemplo, las contrataciones de instructores y de personal de apoyo;
alquiler de locales, de maquinaria, equipo y mobiliario; tiles, materiales y suministros
como cartapacios, afiches, flores, placas, pergaminos, alimentacin y similares. Incluye
las comidas que se brinda a los participantes de los eventos en el transcurso de los
mismos.
Participacin seminarios, cursos y actividades afines: Suma o cuota que la institucin

debe cancelar a la entidad organizadora, para que, los miembros del equipo del proyecto
participen en seminarios, talleres, cursos, charlas y similares.
Actividades protocolarias y sociales: Servicios, tiles, materiales y

suministros diversos, necesarios para efectuar celebraciones y
cualquier otra atencin que se brinde a funcionarios o personas
tales
como
recepciones
oficiales,
atencin
en
reuniones,
exposiciones, seminarios, cursos de capacitacin, eventos

especiales y otros con caractersticas similares.
Becas a funcionarios: Monto que se destina en forma temporal a
funcionarios para que inicien, continen o completen sus estudios,
sea en el pas o en el exterior. Dicha suma puede cubrir parcial o
totalmente el costo del estudio. Adems, puede incluir los gastos
de transporte, alimentacin, hospedaje, graduacin (an cuando
no se otorguen los recursos monetarios directamente al
beneficiario) y otros gastos complementarios, cuando as lo
contemple el contrato de "Beca". El otorgamiento debe ajustarse a
las disposiciones jurdicas y tcnicas vigentes.}
Al no existir datos histricos de proyectos anteriores, una revisin de los ltimos

proyectos en ejecucin han destinado un 15% del costo total del gasto en servicios
personales, para destinar a gastos de capacitacin. Por esta razn, se propone
este porcentaje como medida de inicio para documentar los proyectos, a efecto de
que, posteriormente, tan pronto se vaya creando una base de informacin sobre
proyectos de desarrollo de TI, se hagan estimaciones ms exactas basadas en la
experiencia, en cuanto al porcentaje a destinar para cubrir este rubro.
Frmula de clculo: C = (S + SS + A + SE + TE + Z + PL + IVM + EM + CEIVM
+CEEM + APROP + APFCL + APBP) * 15%
Donde:
C
S
SS
A
SE
TE
Z
PL
IVM
EM
CEIVM
CEEM
APRO
P
APFCL
APBP
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
Capacitacin
Salario total del ao
Sobresueldos
Aguinaldo
Salario Escolar
Zonaje
Aporte patronal al Rgimen Obligatorio de Pensiones
= Aporte patronal al Fondo de Capitalizacin Laboral

= Aporte patronal al Banco Popular y de Desarrollo Comunal
El porcentaje a aplicar puede variar dependiendo de la necesidad y del tipo de

proyecto a desarrollar, y de la capacitacin que cada uno requiera.
d)
Servicios de consultoras
Este concepto se utiliza para consultar los pagos que deben hacerse a profesionales y
tcnicos por servicios personales prestados ocasionalmente al proyecto, con base en un
contrato para desarrollar tareas tales como estudios, investigaciones, que no implican
subordinacin jerrquica, ni cumplimiento de horarios de trabajo. Comprende los gastos
derivados de contratos suscritos con empresas nacionales o extranjeras, con el propsito
de efectuar estudios, investigaciones, diseos, supervisin, etc.
Al igual que el rubro de capacitacin, tampoco se tiene informacin histrica sobre

este concepto, por lo tanto. As las cosas, es importante iniciar con un estudio
detallado de las consultoras a contratar para el proyecto, e incluir el rubro de esa
sumatoria, como variable a considerar.
2.1.2 SERVICIOS
Este grupo abarca los gastos por concepto de servicios de carcter no personal y por el
uso de bienes muebles e inmuebles. Su adquisicin o contratacin puede ser hecha con
personas fsicas e instituciones pblicas y privadas.
Comprende los conceptos que a continuacin se detallan:
a)
Alquiler de edificios
Corresponde a gastos derivados de contratos de arriendo de inmuebles para oficinas,

habitaciones, etc.
Si el proyecto requiere alquilar oficinas, este rubro debe calcularse de la siguiente
manera:
Frmula de clculo: AE = (CMA * Qmeses) + Dep
Donde:
AE
CMA
Qmese
s
Dep
= Alquiler de edificios
= Costo mensual del alquiler
= Cantidad de meses de duracin del proyecto
= Depsito de garanta inicial
(Se debe considerar el depsito de garanta inicial que corresponde a un mes de alquiler,
de acuerdo con el contrato a firmar)
b)
Informacin y Publicidad
Comprende gastos relacionados con anuncios o avisos impresos; avisos en radio y

televisin; contratos con agencias de publicidad; promociones en cualquier medio de
difusin; etc.
Si el proyecto requiere de gastos en publicidad, debe estimarse el costo de
acuerdo al servicio de que se trate y se calcular de la siguiente manera:
Frmula de clculo:
IP = CMA * Qdas
Donde:
IP
CMA
Qdas
= Informacin y Publicidad
= Costo de mercado del anuncio
= Duracin en das de la publicidad
Tambin, puede estimarse un contrato de publicidad, de acuerdo con las

condiciones imperantes en el mercado, para este tipo de servicios. Adems, si se
utilizan diferentes medios de publicidad, estos debern identificarse y calcularse
por separado.
c)
Servicios de Impresin
Comprende a gastos por servicios de publicacin, impresin y encuadernacin de

libros, revistas, peridicos, blocks, y de todo otro tipo de papel. Incluye tambin
servicios necesarios para la publicacin e impresin de afiches de publicidad, etc. ,
as como gastos por revelado, fijacin, cintas de sonido, etc., de pelculas de cine
o de otros medios audiovisuales.
Debe estimarse el costo de acuerdo con el tipo de servicios de impresin que se
requieran, de acuerdo con las condiciones de precios imperantes en el mercado, y
de acuerdo con la cantidad de servicios que sean necesarios.
Frmula de clculo:
SI = (S * P)
Donde:
SI
S
P
= Servicios de Impresin
= Servicio (de acuerdo al tipo)
= Precio del servicio
Tambin, puede estimarse un contrato servicios, de acuerdo con las condiciones

imperantes en el mercado. Adems, si se requiere diferentes tipos de servicios,
stos debern identificarse y calcularse por separado, y sumarse al final, para
obtener el costo total.
d)
Telecomunicaciones
Incluye los gastos por servicio nacional e internacional de telfonos, fax, radio,
cablegramas, radiogramas y telgrafo, servicios de Internet y de comunicaciones de redes
locales e internacionales.
Metodologa de clculo:
Los servicios de comunicaciones se consideran como los normales para las

funciones de operacin del proyecto. En este sentido, se considera el promedio
de gasto mensual por persona, del costo total mensual por servicios de
telecomunicaciones pagados por la institucin.
Frmula de clculo: CPT/P = CTMT/ Nmero total de funcionarios de la institucin
CTTM = CPT/P * N personas del proyecto
CTTP = CTTM * N de meses de duracin del proyecto
Donde:
CPT/P
CTTM
CTTP
e)
= Costo promedio telecomunicaciones por

persona
= Costo total de telecomunicaciones mensual
= Costo total de Telecomunicaciones del Proyecto
Servicios de Correo
Consiste en los gastos que se requieran por concepto de servicios de correos nacionales e
internacionales, de todo tipo de especies postales, incluyendo su transporte.
Al no contarse con datos histricos sobre el gasto relacionado con este rubro, en
proyectos de desarrollo de TI, se considera que lo ms adecuado es estimar un
monto total a gastar durante el desarrollo del proyecto, de acuerdo con las
necesidades identificadas antes de su inicio y las caractersticas propias del
proyecto, el cual debe ser sumado a los dems rubros, para la estimacin total de
costos.
Frmula de clculo: SC = (Cantidad estimada)

Donde:
SC
f)
= Servicios de correo
Servicios pblicos
Corresponde a gasto por consumo de energa elctrica para el alumbrado y fuerza motriz,
as como por concepto de servicios de utilidad pblica, tales como: servicio de agua,
recogida de basura, y peaje en caminos pblicos.
Incluye el pago de los servicios
suministrados tanto por organismos pblicos, como por empresas del sector privado.
Metodologa de Clculo
Debe estimarse por separado cada uno de los servicios a utilizar en el desarrollo del
proyecto, esto es, agua, electricidad, fuerza motriz, etc., los cuales, debern sumarizarse al
final para estimar el costo total por el uso de servicios pblicos. Para cada uno de los tipos
de servicio, debe estimarse de la siguiente manera:
Frmula de clculo: SPPM = CTSP/ Nmero total de funcionarios de la institucin

CTSPPM = SPPM * N personas del proyecto
CTSPP = CTSPPM * Qmeses
Donde:
SPPM
CTSP
CTSPPM
CTSPP
Qmeses
=
=
=
=
=
Costo de servicios pblicos promedio por persona mensual

Costo total de servicios pblicos mensual
Costo total de Servicios Pblicos del Proyecto mensual
Costo total de servicios pblicos del proyecto
Duracin del proyecto en meses.
g) Gastos de viaje al exterior

Corresponde a pagos que se hacen a funcionarios del proyecto para sus gastos diarios de
alimentacin y hospedaje, cuando estn fuera de su lugar habitual de trabajo y en el
extranjero. El monto se establece con base en base una cuota por da, de acuerdo a tablas
debidamente aprobadas.
Se tomar la tabla establecida por la Contralora General de la Repblica, y de
acuerdo al nmero de viajes estimados y su duracin, se asignar una cuota diaria
a cada uno de los funcionarios que participen en cada uno de los viajes al exterior.
Frmula de clculo
GVE = CD * Qdias * N personas

GTVE = GVE
Donde:
GVE
CD
GTVE
= Gastos de viaje en el exterior

= Cuota diaria asignada por la Contralora General de la
Repblica
= Gasto total de viajes al exterior
h) Gastos de viaje dentro del pas
Aqu se incluyen los pagos que se hacen a personal del proyecto, para sus gastos diarios de alimentacin y
hospedaje, cuando estn fuera del lugar habitual de trabajo y dentro del territorio nacional. El monto se
establece con base en una cuota diaria; de acuerdo a tablas debidamente aprobadas.
Al igual que en el apartado anterior, debe tomarse la tabla establecida por la Contralora
General de la Repblica, y de acuerdo al nmero de viajes estimados y su duracin, se
asignar una cuota diaria a cada uno de los funcionarios que participen en cada gira.
Frmula de clculo: GVD = CD * Qdias * N personas

GTVD = GVD
Donde:
GVD
CD
= Gastos de viaje dentro del pas

= Cuota diaria asignada por la Contralora General de la
Repblica
= Gasto total de viajes dentro del pas
GTVD
i)
Gastos de Transporte de o para el exterior
Incluye los gastos en pasajes, de o para el exterior, que sean requeridos para el personal
del proyecto, as como los fletes para atender el traslado de bienes.
De acuerdo con el destino, debe tomarse el precio de mercado de pasajes internacionales,
y estimar as el monto por este concepto.
Frmula de clculo: GTE = CMPI * N funcionarios

Donde:
GTE
CMPI
= Gasto de transporte de o para el exterior

= Costo de mercado de pasaje internacional
j) Transportes dentro del pas

Comprende gastos de pasajes y fletes, para atender el traslado de personal del proyecto y
de cualquier tipo de bien, dentro del territorio nacional. El concepto de transporte abarca
todos los medios de movilizacin terrestres, areos, martimos y fluviales, e incluso el
arriendo de bestias de carga, si as fuese necesario.
Debe establecerse, de acuerdo con las tarifas existentes, y de acuerdo con la cantidad de
viajes a realizar y la cantidad de personas, el costo por este concepto.
Frmula de clculo: TD =
Tar * N personas * N viajes
Donde:
TD
Tar
= Transportes dentro del pas

= Tarifa de mercado en el momento del viaje
k)
Seguros
Comprende al pago de primas para el aseguro tanto de personas como de bienes. Excluye
cuotas pagadas al Seguro Social y el valor del seguro en el transporte internacional el que
se adiciona al costo de los materiales, artculos o equipos importados, sean o no facturados
conjunta y simultneamente.
En este apartado el monto a destinar para seguros, depender de lo que se estime
conveniente asegurar en determinado proyecto. As, de acuerdo con los diferentes tipos de
seguros existentes y necesarios, deber estimarse el pago de las primas correspondientes

para cubrir este gasto.
l)
Mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de oficina
Incluye los gastos por concepto de mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de

oficina, efectuados mediante contratos con personas o empresas del sector privado,
siempre que no signifiquen adicin al valor del bien original.
El monto a destinar para cubrir el mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de
oficina, deber estimarse en un 15% del costo inicial de estos bienes.
Frmula de clculo: MRMEO =
CMEO * 15%
Donde:
MRME
O
CMEO
= Mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de oficina

= Costo del Mobiliario y Equipo de Oficina
m) Mantenimiento y reparacin de edificios
Comprende los gastos por conservacin y reparaciones menores de edificios, siempre y

cuando no signifiquen adicin al valor original del inmueble y se efecten por contrato.
En vista de la ausencia de datos histricos al respecto, consideramos prudente, para iniciar,
destinar la suma de 5,000 anuales por metro cuadrado, para destinar a mantenimiento del
espacio fsico a ocupar por el proyecto.
Es importante indicar que dicho monto debe ser ajustado de acuerdo con los aumentos por costo de vida, hasta
tanto, no se tenga una base histrica que permita una estimacin ms real.
Frmula de clculo: MRE = QMC * 5.000

Donde:
MRE
QMC
= Mantenimiento y Reparacin de edificios

= Cantidad de metros cuadrados, destinados al Proyecto
n) Mantenimiento y reparacin de maquinaria y equipo
Comprende los gastos originados en el mantenimiento y reparacin de maquinaria y equipo

en general.
En este caso, no existen datos histricos para estimar el monto por este concepto, sin
embargo, la prctica nos dice que debe destinarse un 15% del valor de los bienes.
Frmula de clculo: MRME = VME * 15%

Donde:
MRME
= Mantenimiento y Reparacin de Maquinaria y

Equipo
VME
= Valor de la maquinaria y equipo
2.1.3 MATERIALES Y SUMINISTROS
Este grupo abarca la compra de artculos, materiales y bienes en general que se consumen
para llevar a cabo las metas y objetivos del proyecto y comprende los conceptos que a
continuacin se detallan:
a) Combustibles
Incluye los gastos por compra de gasolina, diesel y cualquier otra sustancia y material
usado para la lubricacin y combustin de vehculos, aparatos de alumbrado, calefaccin,
refrigeracin, fuerza motriz y maquinaria en general.
b) Otros productos qumicos

Abarca gastos por compra de productos qumicos tales como: tinta de impresin,
insecticidas, desinfectantes, detergentes, etc.
c) Textiles y vestuarios
Comprende los gastos por concepto uniformes, alfombras, cortinas, calzado de todo tipo,
etc.
d) Productos de papel y cartn

Abarca los gastos por concepto de: papel de escritorio, sobres y papel de cartas, papel
carbn, servilletas; toallas y bolsas de papel; papel de envolver; papel higinico; papel en
cintas o rollos, vasos, cajas y otros envases de cartn: tarjetas de papel o cartulina,
calculadoras, computadoras, relojes controles y similares; etc.
e) Impresos y otros
Comprende gastos por la adquisicin de bienes tales como: libros, revistas, peridicos, para
bibliotecas o para uso de oficinas; textos de enseanza, de investigacin y consulta;
cuadernos; libros de contabilidad; libretas; bloques; calendarios; cartapacios; adquisicin de
material e impresin de las especies fiscales facturadas al detalle o en conjunto, incluyendo
papel de seguridad, estampillas, cheques y dems formularios de garanta o que

constituyan especies de valores.
f) Productos alimenticios
Incluye gastos en productos alimenticios para consumo humano, natural, semielaborado
industrializado; bebidas no alcohlicas, etc., que se requieran.
g) Repuestos
Comprende todos los gastos de repuestos necesarios para mantener en adecuado
funcionamiento, el equipo y maquinaria utilizada en el proyecto,
siempre y cuando
reparaciones que se efecten, no aumenten el valor de la maquinaria y equipo en forma

considerable.
Incluye repuestos para maquinaria y equipo de transporte; de oficina; de imprenta; de

telecomunicaciones; fotogrfico; cinematogrfico y de televisin.
h) tiles y materiales de oficina

Abarca los gastos por la adquisicin de tiles y materiales necesarios para el desempeo
de las labores normales de oficina, tales como: tinta de escribir; lpices; gomas de borrar y
pegar; lapiceros, bolgrafos; engrapadoras, esponjas; reglas; plumas; clips; alfileres;
perforadoras; etc.
i) tiles y materiales de limpieza

Incluye los gastos por compra de tiles y materiales necesarios para el aseo de oficinas,
tales como: escobas; ceras; palos de trapear, plumeros; cepillos de fibras naturales o
sintticas.
j)
Artculos y gastos para recepcin
Abarca todos los gastos que se puedan originar en la celebracin de recepciones oficiales.
k) Otros materiales y suministros

Comprende los gastos por la adquisicin de bienes no especificados en ninguno de los
apartados anteriores de Materiales y Suministros.
Nota:
No existen datos histricos relacionados directamente con el desarrollo del proyectos de TI,
que nos permitan estimar costos para cada una de las variables contempladas dentro de
apartado de Materiales y Suministros. Por lo tanto, se considera razonable que, al tratarse
de materiales y suministros que consumen las personas, el clculo se vea en funcin del
costo total del recurso humano. De acuerdo a lo anterior, proponemos lo siguiente:
Se tomar en consideracin el costo total de los servicios personales al cual se le aplicar
un porcentaje, que constituye el gasto normal presupuestado en el Ministerio, para este
apartado, en condiciones de operacin normales. Cabe mencionar que este monto deber
de ajustarse de acuerdo con los aumentos por costo de vida, adems de la informacin que
proporcione una base de costos en proyectos de desarrollo de TI.
Frmula de clculo:
MS = CTSP * 5%
CTSP = (S + SS + A + SE + TE + Z + PL + IVM +
EM + CEIVM + CEEM + APROP + APFCL + APBP)
Donde:
MS
CTSP
S
SS
A
SE
TE
Z
PL
IVM
EM
CEIVM
CEEM
APRO
P
APFCL
APBP
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
Materiales y suministros
Costo total de servicios personales
Salario total del ao
Sobresueldos
Aguinaldo
Salario Escolar
Zonaje
Aporte patronal al Rgimen Obligatorio de Pensiones
= Aporte patronal al Fondo de Capitalizacin Laboral

= Aporte patronal al Banco Popular y de Desarrollo Comunal
2.1.4 EQUIPO
Este grupo comprende todos los egresos por compra de equipo que se destinan a diversas
actividades productivas y auxiliares.
Los bienes que se incluyen en este grupo tienen dos caractersticas fundamentales, que los
diferencian de los clasificados dentro del grupo de Materiales y Suministros, ellos son:
Largo uso y duracin, se entiende una utilidad normal de tres aos o ms.
Sujetos a inventario como equipo fijo.
a) Equipo y mobiliario
Incluye los gastos por concepto de compra de equipos y mobiliario de oficina,
tales como:
Equipo como por ejemplo: mquinas de escribir y de sumar, relojes de control, Equipo
auxiliar como por ejemplo: ventiladores, cepillos elctricos, grabadoras, equipos de aire
acondicionado, refrigeradores, mquinas reproductoras y fotocopiadoras, etc.
Muebles de oficina, como por ejemplo: escritorios, mesas, sillas, sillones, estantes,
archivadores, pupitres, bibliotecas, etc.
Equipo educacional, abarca los gastos por concepto de la adquisicin de equipo

educacionales, tales como
aparatos audiovisuales, como por ejemplo proyectores,
pantallas, pelculas, televisores, etc.
Debe contemplarse el precio en el mercado de los diferentes equipos y muebles necesarios
para el desarrollo del proyecto
Frmula de clculo:
E = QE * PM
M = QM * PM
TEM = E + M
Donde:
E
M
TEM
= Equipo
= Mobiliario de oficina o educacional
= Total Mobiliario y Equipo
b) Hardware
Comprende todo el equipo para el procesamiento electrnico de datos, es decir, la
parte fsica tales como procesadores, monitores, lectoras, impresoras, terminales,
equipo de telecomunicaciones, etc.
Debe valorarse el factor tcnico, el factor aplicativo, el factor software, y el factor
de utilizacin, considerados en el punto 9.2, de acuerdo con las caractersticas
definidas para el desarrollo del proyecto. Una vez valoradas, debe estimarse el
valor del hardware necesario, a precio de mercado, y considerar todos los costos
tales como mantenimiento, consumo, costo de accesorios, costo de suministros,
costos de conexin, asociados directamente a cada uno de los aparatos a adquirir.
Esto constituir el factor econmico de costo o de ahorro, a considerar en el
modelo.
Frmula de clculo
CHW = (CTAp + Cad)
Donde:
CHW
CTAp
CAd
= Costo Hardware
= Costo total de Aparato
= Costos adicionales asociados al Aparato
Ahora bien, cuando existan costos que son compartidos por varios sistemas o
mdulos dentro de los que est el que se ve afectado con el nuevo desarrollo,
debe establecerse una forma que permita asignar los costos proporcionalmente a
cada actividad, para poder identificar y cuantificar los que deben considerarse para
efectos del proyecto.
Con el fin de prorratear los costos indirectos y comunes de varios sistemas, para
los que no es fcilmente identificable la parte que le corresponde a las actividades
o procesos que son afectados por el nuevo sistema se propone:
Cuantificar la proporcin de recursos computacionales usados por estos

sistemas o mdulos
Aplicar esta proporcin a los costos indirectos totales en que se incurre.
Para ello, se propone una frmula general:

FURC = {(NHCPUS/NHCPUT) + (NESS/NEST)}
200
Donde:
FURC
NHCPU
S
NHCPU
T
NESS
c)
= Factor de uso de Recurso Computacional

= Cantidad de horas de CPU usadas por el sistema afectado en
el mes
= Cantidad total de horas de CPU usadas en el mes
NEST
= Cantidad de entradas y salidas hechas por el sistema

afectado en el mes
= Cantidad de entradas y salidas totales en el mes
200
= Dos recursos igualmente importantes (100 y 100%)
Software
Comprende el conjunto de programas, por ejemplo, aplicaciones comerciales,

paquetes de cmputo, licencias de software, etc.
En este sentido, se propone la metodologa de valoracin del software por puntos

de funcin, establecida en el punto 9.1, la cual, una vez considerada, se traducir
en valores econmicos, que constituirn el costo del software del proyecto.
Frmula de clculo:
CSW = TPF * VMPF
Donde:
CSW
TPF
VMPF
d)
= Costo de Software
= Total puntos de funcin
= Valor de mercado del punto de funcin
Riesgo
Debe estimarse el costo del riesgo asociado al desarrollo de un proyecto de TI, de

acuerdo con la metodologa establecida en el punto 9.3.
Una vez determinados los factores de riesgo, se les debe asignar la probabilidad
determinada de que ste ocurra, para determinar, en trminos monetarios, los
recursos que se requerirn para mitigar o establecer una contingencia ante el
riesgo. Una vez establecidos estos dos factores, se proceder al clculo del costo
de la exposicin al riesgo.
Frmula de clculo:
CR = (Prob * I )
Donde:
CR
Prob
I
= Costo del Riesgo

= Probabilidad de que ocurra el riesgo
= Impacto econmico del riesgo
3. ANLISIS DE LOS SISTEMAS
Para efectos del modelo, hemos definido tres procesos:
a)
Anlisis del sistema actual
b)
Desarrollo de un proyecto de TI, con sus diferentes alternativas de solucin
c)
Anlisis del sistema propuesto
3.1
ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL
Una vez identificada la necesidad de desarrollo de un sistema automatizado, de

acuerdo con el plan estratgico informtico institucional, y definidos los alcances
de un nuevo sistema, es necesario, en primera instancia, realizar un anlisis del
sistema actual, sea este automatizado o no, que permita identificar los costos y
beneficios, cuando stos existan, que la organizacin est percibiendo, a efecto de
poder comparar, posteriormente, si el sistema propuesto es viable o no, y si
efectivamente el desarrollo redundar en los beneficios esperados de acuerdo con
el alcance previamente definido.
Para ello, proponemos el siguiente modelo de determinacin de costos asociados al

sistema actual, cuya metodologa consiste en sumar los costos y los posibles beneficios
que brinda dicho sistema.
COSTOS ASOCIADOS
CONCEPTO
SUB-CONCEPTO
COSTO
MENSUAL
SUBTOTAL
COSTO
MENSUAL
SUBTOTAL
Sueldos y salarios
Aguinaldo
Salario escolar
Sobresueldos
Transferencias corrientes
Capacitacin
Consultoras
Alquiler de edificios
Informacin y publicidad
Servicios de impresin
Telecomunicaciones
Servicios de correo
Servicios pblicos
Gastos de viaje al exterior
Gastos de viaje dentro del pas
Gastos de transporte de o para
el exterior
Transportes dentro del pas
Seguros
Manto. y reparac. de mob. y
eq. de oficina
Manto. y reparac. de edificios
Manto. y reparac. de maq y
equipo
RECURSO HUMANO
SERVICIOS
MATERIALES Y
SUMINISTROS
Materiales y suministros
COSTOS TOTAL DE PROPIEDAD
COSTOS DIRECTOS
CONCEPTO
COSTOS DE HARDWARE
COSTOS DE SOFTWARE
COSTOS MENSUALES
ADMINISTRACIN DE LA
RED
SUB-CONCEPTO
Gastos de adquisicin
Memoria
Almacenamiento
Perifricos
Hardware para conectividad
Sistema operativo
Software de aplicacin
Software de utilera
Software de conectividad
Software de comunicacin
Gastos por arrendamiento de
activos
Otros gastos
Adm. y planeacin de trfico
Afinacin del desempeo
Administracin de usuarios
TRABAJO DE SOPORTE
NIVEL II
ADMINISTRACIN DEL
ALMACENAMIENTO
GASTOS POR
ADMINISTRACIN
EXTERNA
SOPORTE
OPERACIONES
DESARROLLO
Soporte del sistema operativo

Mano de obra de
mantenimiento
Administracin de sistemas
Investigacin y planificacin de
sistemas
Evaluacin y compra
Licencias y distribucin de SW
Administracin de los activos
Administracin de aplicaciones
Seguridad y proteccin contra
virus
Configuracin de hardware
Instalacin y eliminacin de
HW
Administracin de disco y
archivos
Planeacin de la capacidad de
almacenamiento
Administracin del acceso a la
informacin
Respaldo y archivo
Planeacin de fallas y
recuperacin
Administracin de almacenes
Contratos de mantenimiento
Soporte Helpdesk Nivel 1
Trabajos de operaciones
Asistencia administrativa
Administracin ejecutiva y
media
Aprendizaje casual
Desarrollo de cursos de
entrenamiento
Tiempo de viajes
Compras y adquisiciones
Otros costos laborales de
operaciones
Aplicaciones de infraestructura
Aplicaciones del negocio
Labores de desarrollo
Cuotas de desarrollo
Cuotas de comunicaciones
COSTO TOTAL DE PROPIEDAD

COSTOS INDIRECTOS
CONCEPTO
COSTO
SUB-TOTAL
MENSUAL
SUB-CONCEPTO
Soporte a colegas y
autosoporte
Aprendizaje casual
COSTOS DE SISTEMAS Desarrollo y creacin de
DE USUARIO FINAL
archivos de comandos de
usuario final
Mtricas de sistemas de
usuario final
Prdida de productividad por
procesos planeados
TIEMPO SIN SISTEMA
Prdida de productividad por
procesos sin planear
TOTAL MENSUAL
3.2
DESARROLLO DE UN PROYECTO DE TI, CON SUS DIFERENTES ALTERNATIVAS DE

SOLUCIN
Para efectos de nuestro estudio, y que ste sea de utilidad para la institucin se
debe de realizar un Flujo de Caja proyectado para cada una de las diferentes
alternativas de inversin, a fin de poder organizar de una manera cronolgica tanto
los egresos como los ingresos esperados y en qu momento.
Todos los datos, que deben ser considerados en la elaboracin de los diferentes
flujos han sido clasificados y agrupados en las diferentes variables que hemos
definido anteriormente, por lo tanto es necesario que todos los datos sean
enmarcados dentro de lo que sea posible, en cada una estas variables, a fin de
que sea posible valorar cada una de las alternativas siguiendo un mismo
parmetro.
Es importante sealar que en los flujos de caja se debe incorporar la informacin

concerniente tanto a los egresos como a los posibles ingresos que pueden ser
interpretados como posibles ahorros, definidos en la etapa de anlisis.
En estos mismos flujos se debe de estimar, adems de lo anterior, los diferentes

indicadores financieros, y de los cuales se ha hecho mencin en el desarrollo de
este estudio, como los son: el Periodo de Recuperacin (PER), Valor Actual Neto
(VAN), el ndice de Deseabilidad (ID), el ndice Costo-Beneficio (CB) y la Tasa
Interna de Retorno (TIR).
% var Inflacin
Ingreso 1
Ingreso 2
Ingreso x
Total Ingresos
(T.I)
Egreso 1
Egreso 2
Egreso x
Total Egresos
(T.E)
FLUJO
(F)
NETO
FLUJO
DESCONTADO
(FD)
R=
PER =
VAN =
P0
0
I1,0
I2,0
P1
V1
I1,1
I2,1
P2
V2
I1,2
I2,2
Pi
Vi
I1,i
I2,i
Pn-1
Vn-1
I1,n-1
I2,n-1
Pn
Vn
I1,n
I2,n
Ix,0
x
Ii,0
i=1
E1,0
E2,0
Ix,1
x
Ii,1
i=1
E1,1
E2,1
Ix,2
x
Ii,2
I=1
E1,2
E2,2
Ix,i
x
Ii,i
i=1
E1,i
E2,i
Ix,n-1
x
Ii,n-1
i=1
E1,n-1
E2,n-1
Ix,n
x
Ii,n
i=1
E1,n
E2,n
Ey,0
y
Ei,0
i=1
T.I.0
T.E.0
Ey,1
y
Ei,1
i=1
T.I.1
T.E.1
F
(1+R)1
*
(1+V1)1
Ey,2
y
Ei,2
i=1
T.I.2
T.E.2
F
(1+R)2
*
(1+V2)2
Ey,i
y
Ei,i
i=1
T.I.i
T.E.i
F
(1+R)3
*
(1+V3)3
Ey,n-1
y
Ei,n-1
i=1
T.I.n-1
T.E.n-1
F
(1+R)n-1
*
(1+Vn-1)n-1
Ey,n
y
Ei,n
I=1
T.I.n
T.E.n
F
(1+R)n
*
(1+Vn)n
F/(1+R)0
TIR =
ID =
CB =
Donde:
P0
Pi
vi
I i,j
E i,j
= Perodo antes de iniciar el proyecto

= Perodo (mes) en que se dan los ingresos o egresos
= Porcentaje de variacin de inflacin a usar para afectar los flujos,
con respecto a P0
= Ingreso del tipo i ocurrido en el perodo j. Inflado por el vi del
perodo.
I i,j = Ingreso real * (1+vi)
= Egreso del tipo i, ocurrido en el perodo j. Inflado por el vi del
perodo.
E i,j = Egreso real * (1+vi)
Egreso real = desembolso de efectivo real costo de operacin
mensual sistema actual, si estamos en el perodo de operacin
Egreso real = desembolso efectivo real, si estamos en el perodo
de desarrollo
Se puede restar el total de los costos de operacin del sistema actual afectados
por la inflacin del total de egresos (T.E.). Hacerlo de esta manera elimina la
necesidad de hacer coincidir los tipos de egresos de operacin del sistema
actual con los del sistema a desarrollar.
R
= Tasa de descuento (rendimiento) utilizada por la institucin,
ajustada por una prima de riesgo escogida por la institucin que
puede oscilar entre 3 y 4 puntos.
n
= Cantidad de perodos de vida til del sistema (para nuestros
efectos, cinco aos, o 60 meses).
PER
= Perodo de recuperacin, con flujos descontados
VAN
= Valor actual neto
ID
= ndice de deseabilidad
CB
= ndice de costo-beneficio
3.3
ANLISIS DEL SISTEMA PROPUESTO
Con el objeto de poder realizar una comparacin que sea consistente, con la
informacin obtenida en los dos anlisis anteriores, deben estimarse tanto los
costos como los beneficios del nuevo sistema, siguiendo el mismo esquema
utilizado tanto en el anlisis del sistema actual, como en las estimaciones
realizadas para el desarrollo del proyecto de TI. Por lo tanto, el esquema a utilizar
debe ser el mismo utilizado para las estimaciones anteriores, contemplando, las
mismas variables identificadas.
Adems de ello, se propone realizar una clasificacin de los posibles beneficios que se
pudieran generar con la puesta en marcha del nuevo sistema, de acuerdo con la tabla que
proponemos a continuacin, a manera de ejemplo:
CONCEPTO
SUB-CONCEPTO
BENEFICIO
MENSUAL
SUBTOTALES
Produccin de informacin no
disponible
Mejora en la gestin
Produccin de informacin ms
oportuna
disponible
Mejoras en el servicio
oportuna
disponible
Mejoras en la seguridad
oportuna
disponible
Reduccin de costos
oportuna
Produccin de informacin de forma
ms eficiente
Mejora en los procesos
TOTAL MENSUAL
TOTALES
NOTAS:
1. El concepto es una primera clasificacin de los beneficios
2. El sub-concepto es una clasificacin ms especfica dentro del subconcepto
3. En el sub-total se debe mostrar el total gastado por concepto en cada mes
4.
El total mensual de beneficios debe ser incorporado al flujo de caja como
ingresos de los perodos de operacin del sistema
En resumen, el modelo que aqu se propone, considera tanto, la viabilidad

financiera de un proyecto de desarrollo de TI, como otras variables consideradas
en el modelo de Costo Total de Propiedad.
No obstante, de aplicacin inmediata y de acuerdo con los objetivos establecidos

en la propuesta de desarrollo del presente proyecto, se considerar nicamente lo
relacionado con la viabilidad financiera de un desarrollo de TI, que consiste en los
siguientes pasos:
Paso 1:
Estimar el tamao del proyecto mediante la metodologa de puntos de funcin.

Con esta estimacin, podemos:
a) Calcular el tamao del proyecto
b) Calcular el esfuerzo requerido
c) Calcular la duracin en meses
d) Calcular la cantidad de personas requeridas
e) Calcular la tasa de productividad y la tasa de entrega
f)
Paso 2:
Calcular el costo del recurso humano
Estimar el costo total del proyecto, incorporando los datos estimados, de

acuerdo con la duracin del proyecto, de las variables de Servicios y de
Materiales y Suministros, como Otros costos asociados al desarrollo.
Paso 3:
Analizar el sistema actual, mediante la metodologa de Costo Total de

Propiedad
Paso 4:
Realizar el anlisis de las Alternativas de Solucin, tomando en consideracin

los resultados de las siguientes variables financieras:
a)
Flujo de caja proyectado
b) Perodo de recuperacin
c) Valor Actual Neto
d) Tasa Interna de Retorno
e) ndice de Deseabilidad
f)
ndice Costo-Beneficio
Paso 5:
Analizar el Sistema Propuesto, mediante la estimacin con la metodologa de

Costo Total de Propiedad, y una clasificacin de los posibles beneficios, tales
como:
a) Mejoras en la gestin
b) Mejoras en el servicio
c) Mejoras en la seguridad
d) Reduccin de costos
e) Beneficios tangibles.
f)
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
A continuacin, se presenta una serie de requerimientos funcionales, para la

construccin de una herramienta automatizada, que facilite el clculo de las
diferentes variables financieras necesarias para la estimacin de los costos de
desarrollo de un proyecto de TI:
R1. El sistema debe permitir ingresar la informacin bsica de identificacin de
proyecto, tales como el nombre del Proyecto, la unidad usuaria, el usuario
responsable del proyecto, y una breve descripcin.
R2. El sistema debe permitir ingresar la cantidad de datos necesarios para el
conteo final de los puntos de funcin, de acuerdo con la informacin de
ponderacin para cada una de las variables que intervienen en el conteo, y
totalizar la cantidad de puntos de funcin del proyecto en estudio.
R3. El sistema debe, de acuerdo a la cantidad de puntos de funcin, estimar la
duracin del proyecto, as como la cantidad de horas/hombre necesarios
para su desarrollo.
R4. El sistema debe permitir, a partir de la entrada de los datos del valor
hora/hombre, calcular el costo del recurso humano necesario para el
desarrollo de un proyecto.
R5. El sistema debe permitir, a partir de la entrada de los datos de otros costos
asociados, tales como Servicios y Materiales y tiles de oficina, totalizar el
costo total del proyecto.
R6. El sistema debe desplegar en la pantalla, el costo del proyecto, desglosado
en las diferentes variables que intervienen.
R7. El sistema debe permitir, a partir del ingreso de datos tales como la tasa de
rentabilidad y la inversin inicial, proyectar el flujo de caja asociado al
proyecto, indicando el perodo en el cual el proyecto comenzar a rendir
beneficios (o ahorros en costos) asociados al proyecto.
R8. El sistema debe permitir al analista, a partir del flujo de caja proyectado,
calcular las variables financieras tales como el VAN, el TIR, el ID, el CB y el
PER.
R9. El sistema debe permitir, a partir de estos datos, comparar diferentes
alternativas de inversin en proyectos de desarrollo de TI, determinar cul
desarrollo es menos costoso, o cul produce ms beneficios o ahorros, o
cul produce beneficios en forma ms temprana.
R10. El sistema debe emitir reportes, para cada uno de los proyectos, en los
cuales se desplieguen los datos de las variables financieras necesarias.
R11. El sistema debe permitir emitir un cuadro resumen de diferentes alternativas
de inversin, con los datos de las variables financieras para cada una de las
alternativas
CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES
1.
CONCLUSIONES
Del anlisis realizado se pudo llegar a las siguientes conclusiones:

a)
En la documentacin analizada, y de acuerdo con el trabajo de campo, no se

encuentra evidencia de que los proyectos de desarrollo de TI estn documentados en
sus etapas previas al inicio.
b)
No existe un Plan Estratgico Institucional, y mucho menos un Plan Estratgico

Informtico, que permita a la Institucin tomar decisiones acerca de la prioridad de los
proyectos de desarrollo de TI.
No es, sino hasta en el ltimo mes, que se ha
contratado una empresa para que desarrolle un Plan Estratgico Informtico.
c)
La cultura de la organizacin, mantiene esquemas del tipo burocrtico de

administracin, realizando funciones asignadas nicamente por ley, sin que exista
una visin de mediano y largo plazo para el desarrollo institucional.
Esto ha
provocado que no se contemple dentro de las prioridades institucionales el desarrollo

de proyectos de TI, que permitan al Ministerio de Hacienda asumir un papel de
liderazgo, que le permita cumplir con la misin y visin institucionales.
d)
Los procesos de desarrollo y de seleccin de hardware y software son trivializados,

es decir, la decisin de su adquisicin o de su desarrollo obedecen, a la ausencia de
metodologas de planificacin de proyectos, a la ausencia de planes estratgicos y a
intereses en muchos casos polticos, dejando, en la mayora de los casos, que sean
empresas o entidades externas quienes decidan sobre lo que debe o no debe existir
en la institucin, dando como resultado que muchos proyectos que se desarrollan, no
estn sustentados en necesidades reales y realmente indispensables para la

Institucin, a efecto de lograr dar un servicio a la sociedad costarricense.
e)
Si bien existe conciencia de la necesidad de contar con informacin oportuna, no slo

para la toma de decisiones, sino para cumplir con la misin y visin institucionales, no
se observa inters en las diferentes instancias de emprender un verdadero proceso
de sistematizar la informacin.
f)
No existe una metodologa que oriente a los diferentes actores institucionales para la
realizacin previa de estudios que permitan determinar la factibilidad de un proyecto,
y mucho menos, que permita determinar los costos y/o diferentes alternativas de
desarrollo o de inversin.
g)
Si bien, al menos por parte de la Contralora General de la Repblica, se emiti un

manual de normas tcnicas, que brinda una gua a seguir por los encargados de la
toma de decisiones y del desarrollo de proyectos de TI, este es considerado como un
manual desactualizado, y por algunas personas, hasta malo, pero que sin embargo,
tampoco ha sido acatado y seguido para permitir al menos un proceso que permita la
transparencia en la toma de decisiones, y en el desarrollo en s.
h)
No existe evidencia de que se realicen estudios preliminares, para determinar una

viabilidad tcnica y econmica de los proyectos. Al menos no fue posible obtener en
la institucin un ejemplar de algn estudio de factibilidad que permitiera determinar
diferentes alternativas de solucin a los problemas existentes, o un grado de detalle
sobre el problema, as como los costos y beneficios que se espera obtener de su
desarrollo.
i)
Normalmente, la decisin de desarrollo de sistemas de informacin, se deja a

entidades externas a la Institucin, desde las etapas iniciales de un proyecto. Esto
es, no se da internamente un estudio de prefactibilidad ni de factibilidad, que permitan
determinar, a priori, cules son los costos y beneficios o ahorros de un proyecto, o
bien, que permita tomar decisiones sobre varias alternativas de solucin propuestas
institucionalmente.
j)
Se piensa que, por tratarse de una institucin gubernamental, no es necesario que la

organizacin sea competitiva. Lo cierto es que, de nuestras instituciones pblicas
depende en gran medida el desarrollo del pas, que debe luchar en un mundo
globalizado, para reducir la pobreza o aumentar la riqueza de una sociedad, lo cual
es la Misin Institucional. Adems, la creciente necesidad de reducir el gasto del
sector pblico, mediante una asignacin presupuestaria menor, y una reduccin del
recurso humano institucional, obliga a que muchos de los procesos deban
sustentarse en tecnologas de informacin que permitan ser cada vez ms eficaces y
eficientes en los servicios que brinda el Estado.
k)
No slo a nivel institucional, sino a nivel nacional y mundial, se han dado desarrollos
que no han alcanzado los resultados esperados, ya que se han sobrepasado los
recursos asignados para tal efecto, tanto financieros, como humanos y de tiempo;
consecuencia de esto es el desperdicio en su uso, que en muchos casos, ni siquiera
han llenado las expectativas tcnicas y funcionales esperadas. Esto se da por no
contar con un modelo de evaluacin financiera, que permita conocer, a priori, con
cierto grado de certidumbre, la contribucin que, al final, un proyecto brindar a la
institucin. La no realizacin de una valoracin financiera que analice el costo de los
recursos a invertir y que, asimismo, permita cuantificar la reduccin de costos o el
beneficio esperado, origina que se gasten grandes cantidades de dinero en proyectos

de desarrollo de TI, que en algunos casos, al final, son desechados o no utilizados.
Es fundamental que se cuente con una herramienta que permita reforzar la toma de
decisiones desde el punto de vista Tcnico, Financiero y Operativo, que garantice la
transparencia en el uso de los recursos pblicos destinados para estos fines.
l)
La ausencia de metodologas, de instrumentos que permitan tomar decisiones en

forma transparente y que garanticen un ptimo uso de los recursos, ha derivado en
que se desarrollen muchos proyectos que nunca terminan, o bien, que no cumplan
con las expectativas o necesidades de los usuarios y de la sociedad en general.
m) No existe evidencia de que los proyectos se justifiquen a partir de una estrategia

tecnolgica y de planificacin informtica.
No existen criterios de seleccin y
mtodos establecidos para tomar las decisiones. Slo existe en la institucin un

Consejo de Informtica, que aprueba compras de software o de hardware, o autoriza
el desarrollo de un determinado proyecto, o bien la contratacin de una empresa que
lo desarrolle desde sus inicios, pero estas decisiones, pudo demostrarse en las actas
correspondientes, no obedecen a criterios tcnicos ni financieros.
n)
No existe en la Institucin una instancia que se dedique a realizar estudios de

factibilidad tcnica, financiera y operativa, que apoyen la toma de decisiones al
respecto, mediante la cual la decisin sea transparente, tomando en consideracin
aspectos tcnicos de calidad, productividad y eficiencia, as como aspectos sobre el
riesgo y el costo-beneficio.
o)
No existe evidencia de que se d un anlisis costo-beneficio.
No logramos
determinar un solo proyecto que permitiera determinar que se dio una cuantificacin
sobre todos los recursos que un proyecto utilizara para su desarrollo, y mucho
menos un detalle de las ventajas, ganancias, provechos, etc..
p)
En cuanto a los tiempos estimados para su desarrollo, se evidenci que en uno de los
proyectos supuestamente terminados, en el momento de realizar un estudio al
respecto, ya haba pasado un ao de su supuesta finalizacin, y ni siquiera se tena
idea de cundo finalizara. En la actualidad, dicho sistema an est en desarrollo ya
que muchos de los mdulos an no operan conforme a las expectativas de los
usuarios.
q)
Las decisiones que se toman con respecto a la contratacin o desarrollo de un

proyecto de TI, nunca han sido fundamentadas en una anlisis costo-beneficio, que
contemple estudios sobre perodos de recuperacin, valores actuales netos, tasa
interna de retorno, ndices de deseabilidad, o ndices de costo beneficio. En su lugar,
como ya se dijo anteriormente, obedecen a intereses de algunos grupos
institucionales, o bien, a la necesidad de justificar inversiones de prstamos obtenidos
de organismos internacionales, que rara vez han llenado las necesidades o las
expectativas de los usuarios.
Lo anterior obedece a que, generalmente, los presupuestos asignados para

este tipo de actividades, deben ser utilizados durante un perodo determinado,
y en vista de los procedimientos obsoletos de contratacin existentes en el
Estado, no es posible realizar estudios que permitan determinar estas
variables para la toma de decisiones. En este sentido, se hace evidente que
la ausencia de planes estratgicos institucionales
2.
RECOMENDACIONES
a) Para que el modelo propuesto funcione, el Ministerio debe adoptar una

metodologa para el desarrollo de proyectos de TI, basada en cualquier teora
existente. Esta metodologa debe permitir la creacin de bases de datos de
proyectos que consideren los datos que arroja cada uno de los desarrollos que
se emprendan, a efecto de poder estandarizar ciertas variables y sus costos,
que permitan, con el tiempo, efectuar estimaciones ms certeras.
b) Es necesario crear un equipo de trabajo a lo interno de la Institucin, que se
dedique a la realizacin de estudios de prefactibilidad y factibilidad, de cada
uno de los desarrollos que propongan. Esto permitir que se constituya un
equipo especializado en la materia que coadyuve a una mejor toma de
decisiones, con la informacin proporcionada por el modelo.
c) Es recomendable establecer dentro de la Institucin una metodologa para la
realizacin de Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad, dichos estudios
deben de realizarse a priori, y deben de ser requisito fundamental para la toma
de decisiones con respecto al desarrollo de proyectos de TI.
d) Es requisito indispensable un cambio en la cultura institucional, que permita no
slo tomar las decisiones desde este punto de vista, sino como parte de un
plan estratgico institucional e informtico, a efecto de que el Consejo de
Informtica, as como la Direccin General de Informtica, asuman un
verdadero rol rector y contralor del desarrollo informtico institucional.
e) Recomendamos la creacin de un equipo de trabajo que defina la estrategia
tecnolgica institucional y que conforme la creacin de portafolios de
desarrollo de software, que permita justificar el desarrollo de proyectos de TI,
como la solucin a los problemas existentes dentro de la institucin.
f)
Es necesario, tambin, desde el punto de vista financiero, que la institucin

cuente con un sistema de costos, que coadyuve en la estimacin de los
costos y los beneficios de un proyecto determinado, ya que es indispensable
conocer realmente el verdadero costo de todos los insumos necesarios para la
realizacin del desarrollo de proyectos. Esto, sobre todo para la estimacin de
proyectos que se desarrollarn internamente.
g) Las variables consideradas en la metodologa de Costo Total de Propiedad

propuesta en el modelo, son importantes de considerarse a futuro. Si bien es
cierto esta metodologa considera la estimacin de costos, considerando una
serie de variables, el Ministerio no cuenta con la informacin suficiente, ni las
metodologas o procedimientos establecidos para capturar dicha informacin,
razn por la cual, resulta imprctica en este momento su utilizacin, dado que
se requiere de una herramienta rpida que permita estimar de igual manera,
los costos de diferentes alternativas de inversin en desarrollo de TI. As las

cosas, recomendamos, que para la evaluacin financiera de proyectos de
desarrollo de TI, se considere las variables establecidas como Costos
Asociados dentro del modelo propuesto.
h) Se recomienda la construccin de una herramienta informtica que permita a
los usuarios la estimacin rpida de los costos de desarrollo de un proyecto de
TI, a partir de los requerimientos funcionales establecidos en el Captulo IV.
i)
Es recomendable que siempre, la realizacin de las fases correspondientes a

la Determinacin de Requerimientos, y de Anlisis y Diseo iniciales, sean
desarrolladas internamente. Una vez concluidas estas etapas, con los
respectivos estudios de viabilidad, se debe tomar la decisin de acuerdo a las
diferentes alternativas planteadas.
BIBLIOGRAFA
Rodrguez Nuria y Martnez, William: PLANIFICACIN Y EVALUACIN DE
PROYECTOS INFORMTICOS, Editorial UNED, Primera Edicin, San Jos,
Costa Rica, 1998.
Contralora General de la Repblica: MANUAL SOBRE NORMAS TCNICAS DE
CONTROL INTERNO RELATIVAS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
COMPUTARIZADOS. San Jos, Costa Rica, 1996.
Ministerio de Administraciones Pblicas: METODOLOGA MTRICA, VERSIN 3:
ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA. Madrid, Espaa.
Mora Camacho, Ismael: MODELO PARA LA VALORACIN A PRIORI DE
SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS. Proyecto para optar por el
Grado de Maestra en Administracin de Empresas. Instituto Tecnolgico de
Costa Rica..Mayo, 1997.
Universidad Nacional, Maestra en Administracin de Tecnologa de Informacin,
Programa de Administracin de Proyectos Informticos:
PLANEACIN Y
ESTIMACIN EN PROYECTOS INFORMTICOS. Mayo-Junio, 2000.
DECRETO EJECUTIVO No. 23245-H. La Gaceta No. 96, del jueves 29 de mayo
de 1994.
DECRETO EJECUTIVO No. 26874-H. La Gaceta No. 90, del martes 12 de mayo
de 1998.
Contralora General de la Repblica: INFORME No. 37/2000. INFORME SOBRE
LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO EFECTUADO EN LA DIRECCIN GENERAL
DE TRIBUTACIN, SOBRE EL DESARROLLO Y OPERACIN DEL SISTEMA DE
INFORMACIN INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA (SIIAT).
San Jos, Costa Rica, 14 de abril del 2000.
Consejo de Informtica del Ministerio de Hacienda:
CELEBRADAS DURANTE EL AO 2000.
ACTAS DE SESIONES
Ministerio de Hacienda, Direccin General de Auditora Interna: OFICIO DGAIMCI-239-95, RESULTADOS DEL ESTUDIO SOBRE EL SISTEMA DE
INFORMACIN ADUANERA (SIA),l 18 de julio de 1995.
GARTNERGROUP: Modelo de Costo Total de Propiedad (Documento de Internet
GLOSARIO DE TERMINOS
Administrador
Mantiene un control sobre el cumplimiento de las actividades del

proyecto, realizando la retroalimentacin del progreso de las metas;
asiste al equipo de trabajo en las actividades de planificacin y
control. Adems, establece los contactos con los entes externos al
grupo y es voz principal de comunicacin con el entorno del
proyecto.
Consultores
Son especialistas en la materia del producto, trabajan con el

equipo, pero a cierta distancia o intermitentemente, como apoyo y
como evaluadores.
Contacto
Sirve como punto de contacto entre el grupo de trabajo y el

administrador.
Documentador
Toma nota en las reuniones y mantiene los archivos y

documentacin del proyecto al da.
Especialistas de la Son los que no necesariamente saben mucho sobre la

materia
implementacin, ms bien son los que ayudan a especificar los
requerimientos, revisan resultados y desarrollan el proyecto desde
su rea de conocimiento.
Estrategia
corporativa:
Es el conjunto de acciones descritas en forma genrica, que

permitirn dar a la organizacin una respuesta oportuna de
acciones ofensivas para crear una posicin difundible en el sector
donde se desarrolla
Facilitador
Programa, convoca y dirige las reuniones del equipo de trabajo.

Tiene una visin integral del desarrollo de un proyecto. Reconoce y
propicia la solucin de problemas que impiden el desarrollo fluido
del proyecto.
Implementadores
Son las personas que desarrollan concretamente el proyecto, tales

como los programadores y diseadores.
Informatizacin:
Se define como las diferentes actividades que nos permiten

desarrollar los sistemas de informacin de una organizacin, donde
se incluye cualquier tipo de proyecto: software, hardware,
telecomunicaciones.
Lder del equipo
Lidera al grupo de trabajo; puede ser cualquiera de las tres

primeras mencionadas en el grupo tcnico (implementador,
especialista en la materia o revisor tcnico). La tendencia actual es
que sea una persona de consenso y que permita un proceso de
toma de decisiones democrtica, con habilidad para escuchar,
persuadir, administrar adecuadamente los recursos humanos,
negociar, con una actitud positiva y gran capacidad para mantener
al equipo activo y motivado.
Patrocinador
Ejecutivo
Es por lo general una persona o departamento de alto rango que

est comprometido con el proyecto, y le brindar el apoyo poltico
dentro de la organizacin. Su participacin, aunque no parezca
activa a lo largo del proyecto, debe ser de permanente
retroalimentacin.
Plan informtico
Es el documento que contiene las especificaciones, polticas y

directrices generales que se delimitan la estrategia tecnolgica.
Este documento nos servir para la administracin activa del plan.
Planificacin
estratgica
corporativa
Es la identificacin sistemtica de las oportunidades y peligros que

surgen en el futuro, lo que combinado con datos del medio interno,
permiten tomar decisiones en el presente, para explotar las
oportunidades, y fortalezas, y evitar los peligros del futuro.
Planificacin
informtica:
Es el proceso sistematizado necesario para definir y desarrollar la

estrategia tecnolgica de informacin, que la organizacin debe
seguir. Para ello se requiere establecer las polticas, prioridades y
recursos necesarios para elaborar los sistemas de informacin que
contribuirn con el logro de los objetivos y la estrategia corporativa.
Revisores tcnicos Son las personas que realizan la revisin tcnica de la

implementacin o a las que se les consultan problemas que se les
presentan en el desarrollo; actan como apoyo y como
evaluadores.
ANEXOS
ANEXO 1
ENTREVISTA
ENTREVISTA
Nombre
entrevistado:
______________________________________________________________________
Cargo
entrevistado______________________________________________________________
__________
Lugar
de
trabajo__________________________________________________________________
________
1.
Aos
de
laborar
para
Institucin______________________________________________________
2.
Cunto
tiempo
ha
trabajado
en
informticos__________________________
3.
Conoce usted la existencia de metodologas para el desarrollo de proyectos

___________________
4.
5.
desarrollo
de
la
proyectos
Enumere
las
metodologas_______________________________________________________
____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________
Qu aspectos o etapas se deben considerar en una metodologa de desarrollo? y
por qu? Cree usted que una metodologa de desarrollo debe establecer
estudios de factibilidad? y por qu?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
Cmo considera usted estos procedimientos (refirase a procedimientos
existentes en la Institucin)?
( ) Buenos
( ) Regulares
( ) Malos
6.
Conoce el Manual sobre normas tcnicas de control interno relativas a los

sistemas de informacin computadorizados de la Contralora General de la
Repblica? Cmo los considera?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
7.
Enumere las normas

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
8.
Como considera usted estas normas?

(
) Buenos
) Regulares
) Malos
9.
Cmo se toman las decisiones para el desarrollo de sistemas dentro de la

Institucin?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
10.
Qu parmetros se utilizan para las decisiones de desarrollo?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
11.
Se realizan estudios de prefactibilidad y factibilidad antes de iniciar un

determinado desarrollo de sistemas?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
12.
Cules han sido los resultados de estos estudios?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
13.
Se ha podido establecer el costo de los desarrollos de sistemas y las alternativas?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
14.
Qu tipos de estudios se realizan?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
15.
Qu problemas se han presentado en el desarrollo de los sistemas?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
16.
Cules son las causas de la presencia de estos problemas?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
17.
Qu soluciones propone usted para esta problemtica

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___
ANEXO 2
PANTALLAS PARA EL MODELO
PANTALLA N 1
MINISTERIO DE HACIENDA
UNIDAD DE PROYECTOS DE TI
SISTEMA DE FORMULACIN Y EVALUACIN FINANCIERA
CLAVE
NOMBRE USUARIO
PASSWORD
PANTALLA N 2
Descripcin del Proyecto
GRABAR
PROYECTO N
MODIFICAR
NOMBRE DEL PROYECTO
INCLUIR
EXCLUIR
UNIDAD USUARIA
USUARIO RESPONSABLE
RESPONSABLE DEL ESTUDIO
DESCRIPCIN:
N DE OFICIO
FECHA:
PANTALLA N 3
ESTIMACIN DEL COSTO DEL PROYECTO
GRABAR
PROYECTO N
MODIFICAR
NOMBRE DEL PROYECTO
INCLUIR
EXCLUIR
ALTERNATIVA
CANTIDAD
DETs
RETs/
FTRs
ILFs
EIFs
EIs
EOs
EQs
TOTAL PUNTOS DE FUNCIN SIN AJUSTAR
FACTOR DE AJUSTE
TOTAL PUNTOS DE FUNCIN AJUSTADOS
ESFUERZO
TASA PRODUCTIVIDAD
DURACIN
TASA ENTREGA
VALOR RH
COSTO PROYECTO
PANTALLA N 4
Inclusin de Variables de Costo
GRABAR
PROYECTO N
MODIFICAR
NOMBRE DEL PROYECTO
INCLUIR
EXCLUIR
ALTERNATIVA
VARIABLE
DESCRIPCIN
Recurso Humano
Servicios
Materiales y Suministros
MONTO
TOTAL
Hardware
Software
Otros costos
PANTALLA N 5
Clculo de Indicadores Financieros
de Alternativas
GRABAR
PROYECTO N
MODIFICAR
NOMBRE DEL PROYECTO
INCLUIR
EXCLUIR
ALTERNATIVA
INVERSIN
INICIAL
TASA DE
DESCUENTO
DURACIN
(MESES)
VAN
ID
TIR
CB
PER
PANTALLA N 6
Reporte de Comparacin de Alternativas
PROYECTO N
NOMBRE DEL PROYECTO
ALTERNATIVA
A
VAN
TIR
PER
ID
CB
ALTERNATIVA
B
ALTERNATIVA
C
PANTALLA N 7
Reporte de Variables de Costo por Alternativa
PROYECTO N
NOMBRE DEL PROYECTO
ALTERNATIVA A
VARIABLE
RECURSO HUMANO
XXX.XXX.XX
DESCRIPCIN
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
SERVICIOS
XXX.XXX.XX
MATERIALES Y
XXX.XXX.XX
SUMINISTROS
XXXXXXXXXXXX
HARDWARE
XXX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XX.XXX.XX
XX.XXX.XX
XX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
OTROS COSTOS
XXX.XXX.XX
XX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
SOFTWARE
XXX.XXX.XX
COSTO
XX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
ALTERNATIVA B
XX.XXX.XX
VARIABLE
DESCRIPCIN
COSTO
RECURSO HUMANO
XXXXXXXXXXXX
SERVICIOS
XXX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
MATERIALES Y
XXX.XXX.XX
SUMINISTROS
XXXXXXXXXXXX
HARDWARE
XXX.XXX.XX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XX.XXX.XX
XX.XXX.XX
XX.XXX.XX
XX.XXX.XX

Modelo de Formulación y Evaluación Financiera de Proyectos de Desarrollo de Tecnologías de Información para El Ministerio de Hacienda

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Sistema de Estudios de Posgrado

Maestra en Administracin de Tecnologa de Informacin

CAPTULO I: Introduccin e importancia

CAPTULO II: Aspectos tericos, metodolgicos y conceptuales

Estudio de viabilidad del sistema.....

EVS 2.3: Descripcin de los sistemas de informacin

EVS 2.4: Realizacin del diagnstico de la situacin

EVS 3: Definicin de requisitos del sistema......

8.3.2 EVS 3.2: Identificacin de requisitos.......................

Evaluacin del riesgo en proyectos de TI...........

CAPTULO III: Descripcin y anlisis del problema

2.3 Segundo estudio ........

Actividades del estudio de viabilidad...................

Tareas EVS 1..................

Productos EVS 1.1..................

Productos EVS 1.2..................

Productos EVS 1.3..................

Tareas EVS 2..................

Productos EVS 2.1..................

Productos EVS 2.2..................

Productos EVS 2.3..................

Productos EVS 2.4..................

Tareas EVS 3..................

Productos EVS 3.1..................

Productos EVS 3.2..................

Productos EVS 3.3..................

Tareas EVS 4..................

Productos EVS 4.1..................

Productos EVS 4.2..................

Tareas EVS 5..................

Productos EVS 5.1..................

Productos EVS 5.2..................

Productos EVS 5.3..................

Tareas EVS 6..................

Productos EVS 6.1..................

Productos EVS 6.2..................

Productos EVS 6.3..................

Participantes en las actividades del proceso EVS....................

Tcnicas/Prcticas utilizadas en las actividades del proceso EVS..

Medicin del software: Factor humano..................

Medicin del software: Factor econmico..................

Medicin del software: Factor funcional.................

Valores de ajuste de complejidad....................

Caractersticas para evaluar.................

Criterios para evaluar el acceso a datos.................

Medicin del factor tcnico....................

Atributos para medir el grado de autonoma..................

Medidas del factor temporal..................

Identificacin de factores de riesgo......................................................

Archivos lgicos internos.....................................................................

Archivos de Interfaz externos...............................................................

Consultas del lado de Entradas...........................................................

Consultas del lado de Salidas..............................................................

Tiempo de laborar para la Institucin...........

Tiempo de laborar en desarrollo de proyectos informticos.....

Conocimiento de metodologas de desarrollo............

Conocimiento del Manual de Normas Tcnicas de la

Opinin sobre las Normas.................

Pantallas para el Modelo

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