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TESIS
POR
JULIO ROBERTO DAZ SONTAY
DECANO:
SECRETARIO:
VOCAL PRIMERO:
VOCAL SEGUNDO:
VOCAL TERCERO:
VOCAL CUARTO:
VOCAL QUINTO:
AUDITORA:
EXAMINADOR:
EXAMINADOR:
ORDEN DE IMPRESIN
INDICE
INTRODUCCIN ................................................................
CAPITULO 1
1.
1.1
La Empresa
................................................................................
Definicin .................................................................................
1.2
Objetivos ......................................................................................
1.3
Clasificacin................................................................................ 4
.
El Sector Pblico
5
..........................................................................
Clasificacin del Sector Pblico
7
..................................................
La Empresa
9
Pblica......................................................................
Requerimientos
1
Operacionales.....................................................
2
1.4
1.5
1.6
1.7
..
2
3
CAPITULO 2
2.
2.1
2.2
2.3
La Auditora................................................................................ 1
2
Antecedentes y Desarrollo
1
...........................................................
2
Definicin .................................................................................... 1
.
4
El Proceso de la
1
2.4
Clasificacin.................................................................................
2.5
Objetivos de la Auditora
.............................................................
Beneficios de la
2.6
1
7
2
3
2
CAPITULO 3
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
2
6
2
6
2
8
3
1
3
4
3
9
4
3
CAPITULO 4
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
La Auditora Operacional
.........................................................
Definiciones.................................................................................
.
Objetivos .....................................................................................
.
Importancia..................................................................................
.
Caractersticas .............................................................................
.
Metodologa.................................................................................
4
9
4
9
5
2
5
4
5
7
5
4.6
4.7
4.8
6
3
6
4
7
5
7
CAPITULO 5
5.
79
80
81-88
89
90
98121
122
124
CONCLUSIONES................................................................
133
RECOMENDACIONES......................................................
135
BIBLIOGRAFIA..................................................................
137
DEDICATORIA
A DIOS:
A MIS PADRES:
A MI ESPOSA:
A MI HIJA:
A MIS
HERMANOS:
A MIS
FAMILIARES:
A MIS AMIGOS
Y
COMPAEROS
:
A MI ASESOR:
A:
INTRODUCCIN
ii
de tributos, aclaro, que se trata de la Superintendencia de Administracin Tributaria,
la que de acuerdo al Decreto 1-98 Ley Orgnica de la Superintendencia de
Administracin Tributaria en su artculo nmero 3 cita como funcin especfica d)
Organizar y administrar el sistema de recaudacin, cobro, fiscalizacin y control de
los tributos a su cargo. La aclaracin es necesaria debido a que actualmente el
sistema bancario nacional es el que ejerce directamente la percepcin de los tributos
de los contribuyentes los cuales traslada a la Administracin Tributaria, funcin que
le fue delegada en base al artculo 4 de la ley citada anteriormente que indica que
La SAT podr contratar a personas individuales o jurdicas para que le presten
servicios administrativos, financieros, jurdicos, de cobro, percepcin y recaudacin
de tributos Tambin podr delegar, cuando as sea necesario para el mejor
cumplimiento de sus fines, las funciones de recaudacin, cobro y cobranza.
iii
expone los antecedentes, las caractersticas principales y diferentes clases y tipos de
Auditora; en el capitulo tercero, denominado el Control Interno y Riesgos de Auditora,
se describe las caractersticas y su importancia en el desarrollo de la Auditora;
el
Mi aspiracin es que la presente investigacin pueda ser de utilidad para los interesados
en el tema y que para los estudiantes sirva de material de referencia, as mismo que pueda
aplicarse en la unidad de anlisis investigada, que al igual que las dems entidades del
Sector Pblico, en estos momentos necesitan de factores que aumenten su productividad
y que redunden en una adecuada ejecucin presupuestaria lo cual es de beneficio para los
contribuyentes en general.
CAPITULO 1
LA EMPRESA
2
Para la obtencin de los bienes econmicos ilimitados el hombre utiliza su fuerza de
trabajo y para la obtencin de los bienes escasos, adems de su fuerza de trabajo se vale
de instrumentos o herramientas de trabajo, que han sido creadas por l mismo. La fuerza
de Trabajo y los instrumentos de trabajo, que podramos llamar Capital, se les considera
como factores de la produccin, aunque Manuel Osorio (29:365), agrega un factor o
elemento ms que es la naturaleza, indicando dicho autor que el concepto (aqu sera ms
correcto indicar definicin) de Empresa, se encuentra an en plena elaboracin, tanto en
el campo jurdico como en el econmico.
1.1 Definicin
la
1.2 Objetivos
2.
1.3 Clasificacin
Empresa Capitalista
Empresa Colectivista
Empresa Lucrativa
Empresa No Lucrativa
Empresa Industrial
Empresa Comercial
Empresa de Servicios
Empresa Privada
Empresa Pblica
Empresa Mixta
Empresa Nacional
De acuerdo a su tamao
Empresa Pequea
Empresa Mediana
Empresa Grande
El concepto sector pblico, seala Martenr citado por Ortega Blake (28:319) es mas
amplio que el sector gubernamental, pues abarca no solo a los
organismos
1.4.1
No se puede hablar de una clasificacin rgida, pues est se adeca a las necesidades
de cada gobierno, como ya se mencion anteriormente, por lo que se recurre a la
clasificacin que hace el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el
Sector
Pblico de Guatemala, emitido por la Direccin Tcnica del Presupuesto del Ministerio
de Finanzas Pblicas (26:13), la cual, segn dicho manual, atiende los criterios
establecidos en el documento Un sistema de Cuentas Nacionales, de la Oficina de
Estadstica de Naciones Unidas, Serie F, No. 2, Rev. 3 y su adaptacin a las condiciones
de los sectores pblicos de la regin, contenidos en el documento orientativo del Consejo
Monetario Centroamericano (Secretara Ejecutiva CN/1/73) Definiciones y Conceptos
de las Cuentas del Sector Pblico, que divide al Sector Pblico as:
1.5.1
Gobierno Central
1.5.1.1.2
1.5.1.1.3
1.5.1.1.4
1.5.1.2.2
1.5.2
1.5.1.3.1
Municipios
1.5.1.3.2
1.5.1.3.3
1.5.2.1.2
1.5.2.2.2
del
Se crea por una Ley del Congreso llamada Ley Orgnica, cuando se trata de
empresas con carcter autnomo o descentralizado o por un acuerdo del Organismo
Ejecutivo, cuanto se trata de una empresa que responde totalmente en cuanto a su
funcionamiento y ejecucin presupuestaria, al Gobierno Central.
1.6.1
Objetivos
Muchas veces la empresa pblica debe brindar sus productos o servicios a un precio
igual o por debajo de su costo, lo que hace que se le tache de ineficiente y como una
carga para el Estado, pero hay que entender que el mximo beneficio es un objetivo
intermedio o inexistente, supeditado siempre a la consecucin de objetivos superiores.
1.7.3 Elementos Formales: Los que establecen las normas y vnculos que
delimitan el mbito o esfera de actuacin de cada persona y organismo y
explican cmo utilizar los instrumentos materiales.
CAPITULO 2
LA AUDITORA
Surgen las siguientes instituciones para proteger la integridad de las personas que
desarrollaban actividades relacionadas con la auditora (31:22):
Institute of Chartered Accounts, en Inglaterra
Asociacin Escocesa en 1850
American Institute of Accounts, que publica reglamentos desde 1939 a la fecha
13
Es Inglaterra el pas que por vez primera reconoci la Auditora como profesin al
promulgar la Ley Britnica de Sociedades Annimas en 1862 en donde se reconoca la
necesidad de efectuar una revisin independiente de las cuentas de las pequeas y
grandes empresas. A partir de la emisin de dicha Ley hasta 1905 floreci la profesin
en Inglaterra. En el ao 1900 fue introducida a Estados Unidos de Norte Amrica sin
considerar la deteccin y prevencin del fraude, a diferencia de Inglaterra, sino que busco
darle otras utilidades. En 1912 Montgomery plante que en los das que la auditora se
form, a los estudiantes se les enseaba que los objetivos primordiales de sta eran: La
deteccin y prevencin del fraude y de errores, pero dada la demanda de servicios, se
agreg uno ms, quedando los objetivos de la siguiente manera:
fondos pblicos invertidos y asignados, labor que generalmente, es llevada a cabo por la
Contralora General de Cuentas o Departamento similar. En Estados Unidos de Norte
Amrica la auditora gubernamental fue oficialmente reconocida en 1921 cuando el
congreso de dicha Repblica estableci la Oficina General de Contabilidad.
En Guatemala a travs del Decreto Gubernativo No. 1972 del 25 de mayo de 1937,
aprobado en la Asamblea Legislativa por medio del decreto 2270 del 19 de marzo de
1938, se crea la Facultad de Ciencias Econmicas adscrita a la Universidad Nacional,
dependiente del poder ejecutivo, as nace la profesin de Contador Pblico y Auditor.
Antes de esa fecha los auditores que existan en Guatemala eran extranjeros a excepcin
del seor Joaqun Godoy que por razones de Estado, recibi el ttulo de auditor del
general Lzaro Chacn, despus de haber estudiado en EE.UU. (31:22).
En tiempos del presidente Justo Rufino Barrios con la promulgacin del primer
Cdigo de Comercio en 1877 surgieron las sociedades y se normaron las transacciones
comerciales, entre ellas las de las instituciones bancarias, teniendo la necesidad de que
inspectores bancarios las auditaran.
2.2 Definicin
2.3.1
Etapa de planificacin:
En la cual:
Se confirma la comprensin de los trminos del trabajo.
Se actualiza la informacin bsica.
Se disea un programa de auditora a la medida despus de identificar
los objetivos especficos de auditora y los riesgos de cada componente
significativo.
Se planea el manejo y la administracin del trabajo.
Se prepara el Legajo Acumulativo de Planificacin a fin de documentar el
proceso.
2.3.2
Etapa de Ejecucin
En la que:
Se confirma el conocimiento de los sistemas contables y procedimientos
de control interno del cliente.
Se llevan a cabo pruebas de auditora y otros procedimientos de auditora.
Se prepara un Legajo Corriente a fin de documentar las pruebas.
2.3.3
Etapa de finalizacin
En la que:
Se revisan los papeles de trabajo.
Se revisan los estados financieros del cliente.
Se considera si han sido alcanzado los objetivos de auditora.
Se prepara el borrador del dictamen.
Se discute con funcionarios de la empresa, el borrador del dictamen.
Se prepara el Legajo Resumen de Auditora con el objeto de resumir la
informacin clave que surge del examen y de las decisiones importantes.
2.4 Clasificacin
Una auditora, como se ha descrito anteriormente, es una revisin designada con el
fin de aadir cierto grado de veracidad al objeto sujeto a revisin. De acuerdo con el
nfasis de la auditora, las auditoras pueden clasificarse en los grupos siguientes (se toma
la clasificacin propuesta por los ponentes del trabajo Auditora Integral, un enfoque
integrador, en la XXIII Conferencia Interamericana de Contabilidad, en San Juan Puerto
Rico, del 02 al 05 de Agosto de 1999 (30:24):
Por las personas que la realizan: Auditora interna y Auditora externa.
Para el caso del presente trabajo, se describe a cada una de las auditoras por el
objetivo que persiguen:
El
2.4.4 Auditora fiscal: Es el examen que efectan las entidades fiscalizadoras que
por ley estn facultadas para comprobar que los contribuyentes estn
tributando correctamente.
la
actuacin
2.4.14La revisin especial: Es una categora mixta que incluye auditoras que no
son consideradas como financieras, operativas, de cumplimiento o de
rendimiento. La competencia del auditor para hacer una revisin particular y
cuando su independencia es esencial a su revisin, serian las nicas
limitaciones de importancia que ataen a la revisin. Por ejemplo, muchos
auditores no seran competentes para recomendar la ubicacin de una nueva
fbrica. Algunos, sin embargo, mediante la aplicacin de
tcnicas
Dado que el auditor evala los estados financieros preparados dentro de las
limitaciones y restricciones del sistema de la contabilidad, esta sujeto a las mismas
limitaciones y restricciones (19). El objetivo principal de cualquier clase de auditora es el
de aadir cierto grado de validez al objeto de la revisin a travs de expresar opinin sobre
los estados financieros de la empresa, objetivo que tambin se describe en la SAS No. 1,
por lo que se puede tomar como un objetivo vlido para todas las ramas de la auditora.
Para lograr ese objetivo, el Auditor debe realizar el examen de los estados financieros de
acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas utilizando para el efecto los
procedimientos y tcnicas de auditora que en cada caso se consideren necesarios y
oportunos, con el objeto de reunir la evidencia comprobatoria necesaria para fundamentar
su opinin, o en su caso, su abstencin, sobre los estados financieros auditados.
total
transparencia.
Teniendo una interpretacin adecuada de la legislacin vigente, se evitan
problemas posteriores con instituciones fiscalizadoras del Estado.
CAPITULO 3
CONTROL INTERNO Y EVALUACIN DEL
RIESGO DE AUDITORA
Definiciones
Existen varias definiciones que describen las caractersticas y el objetivo del Control
Interno, como las siguientes:
27
proveer la eficiencia operativa y provocar la adherencia a las polticas
prescritas por la administracin.
3.1.4. En las Declaraciones sobre Normas de Auditora, SAS No.1, del Instituto
Americano de Contadores Pblicos se define as: Control interno contable es
el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que son relativos
y que estn directamente relacionados principalmente con la salvaguarda de
activos y con la fiabilidad de los registros financieros.
3.1.5. En las Normas Internacionales de Auditora NIA No. 400 emitida por el
Comit Internacional de Prcticas de Auditora indica que el Sistema de
Control Interno significa todas las polticas y procedimientos (controles
internos) adoptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr
el objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las
De los objetivos generales se plantean los siguientes objetivos especficos que busca
el Control Interno (34:33):
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.1.3
Eficiencia Operativa
Para que la auditora alcance un efectivo sistema de control interno contable debe
cumplir con los siguientes principios bsicos:
operacin,
Consiste en la serie de tareas y registros de una entidad por medio de las que
se procesan las transacciones como un medio de mantener registros
financieros, los mtodos y requisitos establecidos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as
como mantener la contabilizacin del activo y pasivo que les son relativos.
Un sistema contable efectivo, debe tomar en consideracin el establecimiento
de mtodos y registros que:
tales
como
arqueos
administrativos,
conciliaciones,
Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operacin objetiva del mismo, y
conocer la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno. Esta
evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas
efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correcta y
Es representar por medio de grfica de flujo, las operaciones del rea que se
est evaluando; esta representacin da una facilidad de verificacin visual de
El riesgo relativo de auditora puede ser afectado por controles internos deficientes,
complejidad de contabilidad, subjetividad, la posibilidad de que la direccin prescinda de
los sistemas, la naturaleza del negocio y muchas otras circunstancias.
el
Los sistemas de control bien diseados reducen el riesgo de sufrir una prdida
significativa a causa de errores o irregularidades, especialmente por parte de empleados
de baja jerarqua. Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las
irregularidades cometidas por la gerencia superior quien est en posicin
de
11.
12.
CAPITULO 4
LA AUDITORA OPERACIONAL
4.1 Definiciones
En principio hay que dejar en claro que existen diferentes denominaciones para la
Auditora Operacional, pues la literatura o teora no es uniforme al referirse a la auditora
de procesos y suele llamrsele Auditora Administrativa, Auditora Funcional, Auditora
de Operaciones, Auditora de Gestin, Auditora de Gerencia, Auditora de Eficiencia,
Auditora de la Productividad, etc.
50
esta cumpliendo con los objetivos de la administracin. En virtud de lo anterior se citan
las siguientes definiciones:
contador
4.2 Objetivos
4.3 Importancia
Auditores
Internos, publicada por el IIA (Instituto de Auditores Internos, por sus siglas en ingls).
La declaracin de 1947 deca de la auditora interna se ocupaba principalmente de
asuntos contables y financieros, pero que tambin sera apropiado que tratara con asuntos
de naturaleza operativa. La Declaracin de 1957 orient este concepto hacia una
auditora ms amplia exponiendo: La auditora interna es una actividad de valoracin
independiente dentro de una organizacin, para la revisin de las actividades contables,
financieras, as como otras operaciones. La versin de 1971 adopt el concepto final
cuando mencion que el auditor interno simplemente es responsable de la revisin de
operaciones como un servicio a la direccin.
Dentro de la empresa, en el campo operativo no existe ningn rea que deba estar
fuera del alcance de la auditora operativa. En las reas financieras, esta aporta una
nueva perspectiva y un buen surtido de nuevos enfoques. En las reas
operativas
4.4 Caractersticas
grandes
4.5 Metodologa
Existen dos enfoques bsicos para ejecutar la auditora operacional, siendo ellos
(36:234):
Verificacin: Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta
de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico. Al
realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas:
calidad, perodo correcto y costo.
Evaluacin y Recomendacin: Las recomendaciones deben hacerse solamente
cuando el auditor est totalmente seguro, como resultado de su examen y
evaluacin.
Informar de los resultados a la Direccin: El auditor no debe reservarse para la
conclusin del examen el informe. Los auditores proporcionan un mejor servicio
a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental
cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que
le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se
emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin
general como de la operativa.
recomendaciones.
historia,
la
resoluciones,
Generalmente
Causa: Son las razones por las cuales se dio la condicin, motivo por
el cual no se cumpli el criterio o norma. Razones de la desviacin
por que sucedi.
correspondientes
Revisa que las designaciones de empleados sean con personas que tengan el
entrenamiento apropiado para realizar el trabajo.
separar los hechos de las opiniones. Se debe poner nfasis especial sobre las
partidas que aumentan la utilidad y mejoren la operacin. El formato debe
incluir: Propsito, alcance y limitaciones de la auditora, los hallazgos, opiniones,
evaluaciones y recomendaciones del auditor. Se debe evitar terminologa tcnica.
no
financieras por parte de loas auditores internos. Dado que estos empiezan a poder
evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van profesionalizando en
la elaboracin de informacin no financiera, basndose en formas y mtodos a los que
estn acostumbrados, examinando los resultados desde el punto de vista de la direccin.
Este conocimiento puede volverse a utilizar luego en las reas financieras tradicionales,
pudiendo as la direccin general estudiar directamente los controles financieros, sin
necesidad de hacerlo a travs de los auditores.
La auditora operacional se define por estas reglas: Primera, los auditores deben
realizar sus trabajos personalmente como lo hara un gerente si dispusiera de tiempo.
Segunda, los auditores deben suponer que ellos son los dueos del negocio, que son
dueos de los beneficios, y antes de recomendar un cambio o criticar una operacin,
deben preguntarse que haran si el negocio fuese realmente suyo.
La auditora operacional es, por lo tanto, una forma a travs de la cual los auditores
enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados.
Para ello deben adoptar las tcnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.
la
verificacin de los estados financieros. Trata de la veracidad de ciertas cuentas, pues esta
restringida a los controles contables. Se practica mayormente en las reas financieras de
la empresa. Se interesa esencialmente en el historial de la informacin financiera.
78
Comienza
Programa de Fase I
Fase I Estudio Preliminar
E
S
T
U
D
I
O
Programa de Fase II
A.
C.
A.
P.
Papeles de Trabajo
Fase II
Revisin de Legislacin,
Objetivos, Polticas, normas
Programa de Fase III
Fase III Revisin
y Evaluacin del
Control Interno
Comunicacin
Permanente con
funcionario
Responsable
Identificacin
de reas
criticas
Programa de Fase IV
E
X
A
M
E
N
Fase IV
Examen Profundo de
reas Crticas
Desarrollo de los
hallazgos de Auditora
Condiciones
Efectos
Criterios
Acciones tomadas
por funcionarios
responsables
Causas
Programa de Fase V
Fase
INFORME
Conferencia final
Sntesis del Informe
Informe
Termina
con
CAPITULO 5
AUDITORA OPERATIVA EN EL REA FINANCIERA
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
DE UNA ENTIDAD RECAUDADORA DE TRIBUTOS
Para ejemplificar la aplicacin de la Auditora Operacional a continuacin se presenta
el caso prctico desarrollado en el rea financiera del Departamento de Administracin y
Finanzas de la Superintendencia de Administracin Tributaria, que considera la funcin
del proceso de pago. Se desarrollar dicha auditora conforme a las cinco fases de la
auditora operacional las cuales son necesarias realizarlas en su totalidad cuando se lleva a
cabo el primer examen de una entidad. Para auditoras subsiguientes, con la informacin
disponible en el archivo permanente de la entidad, se obvia las dos primeras fases, teniendo
necesidad nicamente de actualizarla, e iniciar con la tercera fase que incluso podra
limitarse a confirmar si la informacin relativa al control interno es vlida an.
80
AUDITORES
ASOCIADOS
GUATEMALA, C.A.
Guatemala, enero 20 de 2004
Seores
Superintendencia
Gerencia Administrativa Financiera
Superintendencia de Administracin Tributaria
Su Despacho.
Distinguidos Seores:
En respuesta a la solicitud que nos hicieran, nos permitimos poner a su consideracin la
propuesta de servicios profesionales para realizar la Auditora Operacional del proceso de
pago en el rea financiera del Departamento de Administracin y Finanzas, Coordinacin
Regional Central de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT-, tomando
como base el resultado de las operaciones del perodo del 01 de julio al 31 de diciembre de
2003.
Nuestro trabajo, se llevar a cabo de acuerdo a las normas internacionales de auditora que
sean aplicables y de acuerdo a las tcnicas necesarias para efectuar una auditora
operacional segn el proceso de las cinco fases de dicha auditora.
El Trabajo se realizar en forma diligente y con el mayor cuidado posible, poniendo a
disposicin los Auditores Operacionales mejor capacitados, con experiencia en las
actividades a auditar. Nuestra Firma y sus socios han participado prestando servicios de
naturaleza financiera y operacional a entidades del sector pblico en sus distintas reas,
incluyendo las actividades que ustedes solicitan evaluar.
auditora.
Queda
CONFIRMACIN
Nombre, Firma y Sello
DEPARTAMENTO
DEDE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS,
PROGRAMA
AUDITORA OPERACIONAL
Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
P.T
CRC
PR-1
Proceso
N
I OBJETIVO DE LA FASE I
Obtener y clasificar documentacin necesaria para la
Revisin Preliminar.
I ALCANCE
I Recopilar informacin y documentacin legal, normativa
y reglamentaria que se relacione con la institucin y el
departamento a auditar.
I PROCEDIMIENTOS
3I Recopile informacin escrita respecto a la entidad y
. departamento bajo examen, especficamente la
1 relacionada con los aspectos siguientes:
Antecedentes
Normativa legal y tcnica aplicable a la entidad
Organizacin
Operaciones, Proyectos y Programas
Informacin Adicional.
Hec
ho
JD
3
.
2
JD
3
.
3
3
.
4
JD
JD
3
.
5
3
.
6
Referenc
P-3
JD
R
R
Tiem
po
PL
DEPARTAMENTO
DEDE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS,
PROGRAMA
AUDITORA OPERACIONAL
Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
P.T
PR-2
CRC
1/2
Proceso
N
I OBJETIVO DE LA FASE II
Que el equipo responsable de la auditora comprenda la
misin principal, los objetivos principales y las
operaciones de importancia de la entidad auditada.
Igualmente, que tenga claridad sobre la organizacin,
procedimientos generales, fuentes de financiamiento y
dems aspectos de importancia. Esta Fase se basa en los
resultados de la Fase I de Estudio Preliminar.
I ALCANCE
I Revisar y hacer una evaluacin rpida de la informacin
y documentacin legal, normativa y reglamentaria que se
relacione con la institucin y el departamento a auditar.
I PROCEDIMIENTOS
3I Analice la informacin sobre los antecedentes que
. fueron recopilados en la Fase I y determine con claridad:
1 a. Por qu y para qu se cre la entidad auditada (Ver
los considerandos de la Ley de Creacin o la
motivacin).
3
.
2
Hec
ho
Referenc
JD
JD
3
.
3
JD
3
.
4
JD
Tiem
po
P-1
CRC
PROGRAMA
AUDITORA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO
DEDE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS,
Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
P.T
PR-2
2/2
Proceso
N
o3 Analice la informacin sobre operaciones de la entidad
. auditada y determine con claridad las operaciones tpicas
5 de importancia que debe ejecutar en el ao actual para
lograr los objetivos principales y las actividades que debe
cumplir para desarrollar las operaciones de importancia.
Deben incluirse los Proyectos y sus operaciones
principales, que se hayan terminado o estn en ejecucin
en el ao actual. Indique los procedimientos generales
para la ejecucin de las operaciones principales de la
3
.
6
Hec
ho
Po
Referen
cia
Tiem
po
Hrs
JD
JD
3
.
7
JD
3
.
3
.
9
JD
JD
P- 2
3/
CRC
PROGRAMA
AUDITORA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO
DEDE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS,
Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
P.T
PR-3
Proceso
N
I OBJETIVO DE LA FASE III
El propsito de esta Fase es, en el caso de la presente
auditora en la que ya existe un proceso especifico
seleccionado, obtener un conocimiento general del
Control Interno aplicado en las operaciones del proceso
de pago, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y
seleccionar las actividades mas importantes para orientar
hacia ellas los esfuerzos de auditora.
I ALCANCE
I Analizar y evaluar las actividades, operaciones y el
personal involucrado en el proceso de pago.
I PROCEDIMIENTOS
3I Establezca las generalidades del sistema de control
. interno. En cuanto al control interno deje constancia de la
1 existencia de una unidad de auditora interna y de su
composicin. Si adems de esta unidad, existen otras
unidades o dependencias que ejercen controles internos
de cualquier clase, indique claramente en los papeles
de trabajo cules son esas unidades y la clase de control
que ejercen.
3
. Observe el procedimiento de pago desde su origen en el
2 rea auditada hasta su finalizacin.
Hec
ho
JD
JD
Referenc
P-5
P- 5
Tiem
po
3
.
JD
3
.
4
JD
3
.
JD
3
.
6
JD
P-4
P- 5
1
P.T
PR-
1/2
Proceso
N
I OBJETIVO DE LA FASE IV
Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el
rea o reas crticas seleccionadas, para determinar el
grado de efectividad, economa y eficiencia de las
operaciones y para formular las conclusiones y
recomendaciones para mejorar dicho grado.
I ALCANCE
I Analizar y evaluar las actividades y operaciones del rea
seleccionada.
I PROCEDIMIENTOS
3I Revise detenidamente la informacin recopilada en las
. Fases anteriores que tenga relacin con el rea
1 seleccionada.
3 Recopile informacin adicional sobre el rea por medio
. de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de
2 las operaciones y por otros medios que considere
conveniente.
3
.
3
3
.
4
3
.
5
3
.
6
3
.
7
Hec
ho
Referenc
JD
Tiem
po
JD
JD
JD
JD
JD
JD
P-7
Proceso
N
3 Establezca s las operaciones seleccionadas del rea
. examinada estn logrando los objetivos y
metas
8 establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o
unidad y de la entidad.
P.T
.:
PR-4
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
JD
RR
12/2/0
4
13/2/0
4
Hec
ho
Referenc
2/2
Tiem
po
JD
JD
3
.
9
3.
1
0
JD
3.
1
1
JD
P.T.
:
PR-
N
oI OBJETIVO
I
I
I
3I
.
1
3
.
a.
2
b.
c.
1/2
Proceso
3
.
3
3
.
4
3
.
5
Hec
ho
Po
Referenc
ia
JD
JD
JD
JD
JD
Tiem
po
Hrs
P-6
P.T.
:
N
o3
.
6
PR-
2/2
Proceso
Hecho
Por
Referenci
a
P-6
Tiem
po
Hr
I.
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
1/7
ANTECEDENTES
II.
GENERALIDADES Y ACTIVIDAD
ORGANIZACIN
Directorio
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
2/7
o Intendencia de Recaudacin o
Intendencia de Fiscalizacin o
Intendencia de Aduanas
Gerencias de Apoyo:
o Gerencia Administrativa Financiera
o Gerencia de Planificacin y Desarrollo Institucional
o Gerencia de Informtica
o Gerencia de Recursos Humanos
coordinacin.
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
3/7
IV.
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
a.
GENERALES
Examinar y evaluar las actividades del rea financiera del Departamento de Administracin y
Finanzas de la Coordinacin Regional Central, con el propsito de establecer si el proceso de
pago est cumpliendo la normativa vigente relacionada con l e identificar problemas,
deficiencias y oportunidades de mejorar los controles existentes, a fin de incrementar su
eficiencia operativa.
b.
ESPECFICOS
Constatar el adecuado uso de los recursos fsicos, econmicos y humanos, que
intervienen en el proceso.
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
4/7
V.
ALCANCE DE LA AUDITORA
VI.
PERIODO A EXAMINAR
VII.
FECHAS CLAVES
Actividades
Fecha
Visita Preliminar
02/02/2004
Visita de Campo
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
5/7
Puesto
Jefe de Departamento
Contabilidad
Yolanda Zaldivar
Presupuesto
Tesorero
Jefe De Almacn
IX.
CONTROL INTERNO
El control interno permite verificar la exactitud y confiabilidad de las operaciones con base a
los mtodos y procedimientos comprendidos en el plan de organizacin, para salvaguardas
los activos y proveer de eficiencia y eficacia operativa.
Al evaluar los procesos y actividades de la unidad de anlisis, es necesario utilizar
procedimientos y tcnicas de auditora para detectar deficiencias y proporcionar posibles
soluciones. En el caso del Control Interno se aplican distintos mtodos de evaluacin, de los
cuales se utilizarn los siguientes:
X.
a.
Metodologa:
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
6/7
b.
Tcnicas:
Cuestionario
XI.
P.T.
:
PL
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
RR
OL
4/2/0
4
5/2/0
4
7/7
REA A EVALUAR
XII.
EJECUCIN DE LA AUDITORA
Para realizar la evaluacin de los procesos y procedimientos de pago en el rea financiera del
Departamento de Administracin y Finanzas CRC, se requiere la participacin de 1
Supervisor, 1 Jefe del Equipo de Auditora y 3 auditores, en quienes recaer la
responsabilidad de realizar esta actividad.
P.T.
:
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS, CRC
H.P.
R. P.:
:
P-3
1/2
Por
Fecha
JD
RR
02/02/2004
09/02/2004
P.T.
:
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS, CRC
H.P.
R. P.:
:
P-3
2/2
Por
Fecha
JD
RR
02/02/2004
09/02/2004
Observaciones:
1. Existe un nico acceso para dos departamentos que ejercen actividades distintas,
teniendo acceso libre el personal a ambos departamentos.
2. Dentro del Departamento no hay una divisin de personal por funcin realizada y
rea a la que pertenece.
3. Las instalaciones tienen una adecuada iluminacin natural y artificial.
4. La ventilacin natural no es suficiente y no existe ventilacin artificial.
5. El Mobiliario y Equipo de Computacin asignado a cada empleado se encuentra
en buenas condiciones.
6. El horario de desarrollo de actividades es de las ocho de la maana a las diecisiete
horas, observando que la mayora de personal toma su hora de almuerzo a las
trece horas.
100
P.T
P-
CRC
1/2
NO. DE DECRETO
O ACUERDO
NOMBRE DE LA LEY,
ACUERDO O
ASPECTO REGULADO
N
1
Decreto No.
57-92
y
Acuerdo
Gubernativo
No.
Decreto No.
101-97 y Acuerdo
Gubernativo
No.240- 98
Decreto
No. 312002
Acuerdo
de
la
Contralora General
de Cuentas No.
RESOLUCIN
Ley
Orgnica
Superintendencia
de
la
de Administracin Tributaria
Ley
de Contrataciones
del Estado y su
Reglamento
Manual de Clasificaciones
presupuestarias para el sector
pblico de Guatemala
Presupuesto
de Ingresos
y Egresos de
la SAT para el 2003
Viticos
de Superintendencia
No. SAT-S-448-2001
A-15/98
Acuerdo del
Ministerio de
Finanzas Pblicas
Acuerdo del
Directorio SAT-0222002
Resolucin
Establece
los
Renglones
Presupuestarios a ejecutar por la
institucin y que gastos comprende
dicho
rengln.
Establece
la distribucin analtica del
presupuesto para el ejercicio fiscal
2003.
Regula la forma de ejecutar los gastos
para comisiones oficiales (viticos)
100
Resolucin No.
9
SAT- GAF-S-0092003
Creacin
de
Fondos
creacin
Coordinacin
Central.
Regional
de
los
fondos
Rotativos
101
P.T
P-
CRC
2/2
NO. DE DECRETO
O ACUERDO
NOMBRE DE LA LEY,
ACUERDO O
ASPECTO REGULADO
N
Resolucin
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
de Superintendencia
No.
SAT-040-2004
Resolucin
de
la
Gerencia
Administrativa
Financiera SATGAF- 016-2000
Gerencia
Administrat
iva
Financiera
Gerencia
Administrat
iva
Financiera
Superintendencia
RESOLUCINde
Cancelacin
Gastos
devengados y No pagados en
el ejercicio fiscal dos mil
tres.
Constancia
de Ingreso
a Almacn
1
5
Superintendencia
de
Administracin
Tributaria.
Manual
de Procedimientos,
Formularios e Instructivos
para la Administracin de
Fondos Rotativos.
1
6
Ministerio de
Finanzas Pblicas
Manual de Programacin de
la Ejecucin Presupuestaria y
Financiera
1
7
Ministerio de
Finanzas Pblicas
Manual
de
Modificaciones
Presupuestarias
la
forma
de
Ejecucin presupuestaria en
el Sistema SIAG
Indica el procedimiento a seguir en la
modificacin presupuestaria en el
Sistema SIAG.
P.T.
:
P-2
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
JD
RR
10/2/0
4
13/2/0
4
1/3
DI RECT ORI O
UNI DAD DE
ASESORIA T ECNI CA DEL DI RECT ORI O
AUDI T ORI A EXT ERNA
SUPERINT ENDENCI A
ASESORES DEL
SUPERINT ENDENT E
CENSAT
UNI DAD
COORDI NADORA DEL PROYECT O
COORDINACION REGIONALCENTRAL
ADUANAS
DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIONY
FINANZAS
DEPARTAMENTO DEFISCALIZACION MEDIANOSY
PEQUEOS
CONTRIBUYENTES
DEPARTAMENTO DERECAUDACION
DEPARTAMENTO DEGESTION
DEPARTAMENTO DEADUANAS
DEPARTAMENTO DEINFORMATICA
103
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS, CRC
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
P.T.
:
H.P.
: P.
R.
:
P-2
2/3
Por
JD
RR
Fecha
10/2/0
4
13/2/04
Jefe de
Tcnicos Administrativos Financieros por Oficina Tributaria o Aduana
Departamento
Jefe Unidad
Administrativa
Compras
Jefe Unidad
Financiera
Inventarios
Presupuesto
Auxiliares de
Inventarios
Recepcin y Planta
Telefnica
Contabilidad
Tesorera
Limpieza
P.T.
:
P-2
3/3
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
:
JD
RR
11/2/0
4
13/2/0
4
Misin:
Ejercer las funciones de administracin tributaria que conforme a la
ley le compete, para que el Estado pueda contar con los recursos
financieros necesarios para el desarrollo sostenible de Guatemala
Objetivo Principal:
Combatir la evasin,
la defraudacin y el
contrabando.
2
Operacin
Importante:
Intendencia de
Aduanas
1
Actividad Importante:
Administrar el Sistema
Aduanero de conformidad
con la Ley, los convenios
y tratados internacionales
ratificados
por
Guatemala.
1
Actividad Importante:
Establecer mecanismos de
verificacin de precios,
origen de mercancas y
denominacin arancelaria,
para evitar la sobre o sub
facturacin y lograr la
correcta y oportuna
declaracin
de los
tributos del comercio
exterior.
2
Objetivo Principal:
Recaudar con efectividad los
ingresos que el Estado
requiere para cumplir con sus
obligaciones constitucionales.
1
Objetivo Principal:
Mayor efectividad de los
sistemas que se aplican para
la recaudacin y un mejor
servicio a los contribuyentes.
3
Operacin
Importante
Intendencia de
Fiscalizacin
2
Operacin Importante
Intendencia de Recaudacin,
Gerencias de Informtica y
Planificacin y Desarrollo
Institucional
Operacin Importante
Gerencias de: Informtica,
Administrativa Financiera,
Planif. y Desarrollo Instit.,
Recursos Humanos.
Actividad Importante:
Aplicar
la legislacin
tributaria,
control
y
fiscalizacin de todos los
tributos internos y todos
los tributos que gravan el
comercio exterior, que
debe percibir el Estado.
1
Actividad Importante:
Organizar y administrar
el
sistema
de
recaudacin,
cobro,
fiscalizacin y control de
los tributos a su cargo.
1
Actividad Importante:
Desarrollar
un
efectivo
Sistema Informtico que sirva
de herramienta de control de
los contribuyentes.
3
Actividad Importante:
Efectuar permanentemente
operativos de fiscalizacin
en las Aduanas y a los
contribuyentes.
2
Actividad Importante:
Facilitar el cumplimiento de
obligaciones tributarias a
travs de la descentralizacin
de los servicios.
2
Actividad Importante:
Administrar en Forma eficaz y
eficiente la ejecucin de los
recursos presupuestados.
2
Actividad Importante:
Desarrollar
un
efectivo
programa de Reclutamiento y
Seleccin de Personal
1
P.T
.:
Por
Fecha
H.P.
: P.
R.
JD
RR
11/2/0
4
13/2/0
4
Hoja de
Presupuesto
P-4
Presupuesto1
Orden de Pedido
Presupuesto
Contabilidad
Revisa la Documentacin
Documentacin
de Soporte
Aprueba
No
Firma
10
5
Orden de Pedido
Revisa la Documentacin
Viticos
Aprueba
Traslada
Contabilidad
Recibe
Hoja de Presup.
Documentaci de Soporte
n
Orden de Pedido
Viticos
Hoja de Presup.
Cheque
Documentacin
de Soporte
S
i
No
Devuelve a
Contabilidad
Elabora
Cheque
Trasl
ada
Documentac
Recibe
Documentac
in de
Revisa la Documentacin
Aprueba
Si
Firma Cheque
No
Devuelve a Tesorera
N
o
CUESTIONARIO
S
I
N
O
N/A
P.T
.:
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
A: Tesorera
OBSERVACIONE
S
ASPECTOS LEGALES
Est establecido el funcionamiento del Departamento de
Administracin y Finanzas en la Ley Orgnica de la
SAT?
X
X
PLANIFICACIN
Existen objetivos, polticas y metas claramente definidas
por escrito y formuladas de conformidad con la ley
orgnica y otras disposiciones legales y reglamentarias?
Qu mtodos utilizan para dar a conocer los
objetivos y polticas del Departamento? Manuales de
Procedimientos
Definidos
por
la
Gerencia
Administrativa Financiera
Existen manuales de Organizacin y de funciones actualizados?
X
X
X
N
o
CUESTIONARIO
S
I
N
O
N/
A
P.T
.:
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
OBSERVACIONES
A su criterio le corresponde
a la Auditora Interna y a la
Gerencia de Planificacin.
En el desarrollo de las
actividades
se
dan
instrucciones en forma verbal
en las que se obvian ciertas
polticas.
RECURSOS HUMANOS
Existen programas de capacitacin
el personal?
desarrollo para
La Gerencia de Recursos
Humanos
solicita
un
requerimiento de necesidades de
capacitacin, pero no se
X
X
N
o
CUESTIONARIO
S
I
N
O
N/
A
P.T
.:
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
OBSERVACIONE
S
SEPARACIN DE FUNCIONES
Parece adecuada la estructura organizacional para
proveer una debida segregacin de funciones?
ORGANIZACIN Y CONTROL
Existe un organigrama actualizado de la organizacin?
Se distribuye el trabajo
dentro del personal y
algunas funciones no se
realizan
al
rgano
X
X
X
X
N
o
CUESTIONARIO
Estn autorizados a firmar los cheques: Gerente, Jefe de
Departamento, Tesorero, Jefe de Departamento Ejecutor
del Gasto, Otros?
X
X
S
I
N
O
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
OBSERVACIONE
S
No hay otros
De acuerdo a la Ley de
Contrataciones y el Manual
de
Clasificacin
presupuestaria
N/
A
P.T
.:
En cuanto dinero no se
recibe.
X
En el Departamento ninguno,
solo lo que revisa Audtora
Interna
DIRECCIN
Tiene la autoridad suficiente cuando se requiere
tomar decisiones?
ADMINISTRACIN FINANCIERA
N
o
CUESTIONARIO
S
I
INFORMATICA
N
O
N/A
P.T
.:
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
OBSERVACIONE
S
X
La Gerencia de Informtica
hace un backup diario pero
se ignora si tiene respaldo
fuera de la institucin.
Se llevan en formatos de
hojas electrnicas y hojas
de texto
X
X
N
o
CUESTIONARIO
S
I
N
O
N/
A
P.T
.:
P-5
Por
Fecha
H.P.
:
R. P.
:
JD
R
R
16/2/0
4
17/2/0
4
OBSERVACIONE
S
FUENTE DE INFORMACIN
NOMBRE
PUESTO
Jefe de Departamento
Contabilidad
Yolanda Zaldivar
Presupuesto
Tesorero
FIRMA
P.T.:
P-5
Por1/3Fecha
1
H.P. :
R. P. :
GENERALIDADES
JD
R
R
17/2/0
20/2/04
4
Persona Entrevistada:
Puesto:
Tcnico en Tesorera
1
.
Cules son los objetivos de las actividades que desarrolla? Efectuar los pagos en forma eficaz,
que los pagos cumplan con lo establecido con las polticas institucionales y llevar los saldos
de las cuentas monetarias.
Qu mtodos utilizan para dar a conocer los objetivos y polticas del Departamento? De los
objetivos no existe ninguno, de las polticas a travs de memorndum.
2
.
3
.
S
I
X
N
O
Cules? 1. Tengo que realizar funciones que no me corresponden como atender la recepcin,
contestar telfono 2. No tengo un lugar seguro para dejar bajo llave la documentacin que tengo
en custodia como los cheques, las facturas, los vales, etc.
5
.
S
I
N
O
X
Descripcin:
6
.
Comentarios: Es necesario implementarlos pues es necesario para facilitar las tareas y tener
certeza de lo que requiere la institucin.
Si la respuesta a la pregunta anterior es negativa especifique las bases en que sustenta los
procedimientos operativos que ejecuta:
Algn tipo de Instructivo
Instrucciones verbales
Costumbre
Otros
P.T
.:
P-5
Por2/3Fecha
1
JD
R
R
H.P.
:
R. P.
:
7
.
8
.
9
.
1
0
.1
1
.1
2
1
3
.
N/A
17/2/0
4
20/2/0
4
S
I
N
O
Por qu?: Si hubiera, es funcional porque indica los parmetros a seguir para la ejecucin
del trabajo y de alguna forma estandariza las tareas del Departamento
En que casos se emite cheque? Por tres motivos 1. Por pago de bien o servicio 2. Por viticos
que puede ser anticipo o Liquidacin 3. Por compras urgentes o en donde solo aceptan pago de
contado.
S
N
I
O
En el caso de pago de bienes y servicios Se documenta el pago?
X
con que documentacin?: Orden de Pedido, Hoja de Presupuesto, Factura
o documento del beneficiario del cheque, cotizaciones.
Firma de responsable la persona que autoriza la cotizacin por la que se emite el
X
pago? Debe estar firmada por el Jefe del Departamento de Administracin y
Finanzas.
Cuntas cotizaciones adjuntan al expediente de pago? Si es por montos mayores a Q. 3,000.00
se adjuntar tres y sin son menores a ese valor adjunta una.
Por cunto es el valor mximo que emite cheque? Por Q 30,000.00.
S
I
X
N
O
1
4
.
1
5
.
1
6
1
7
1
8
.
1
9
.
2
0
2
1
2
2
.
P.T
.:
P-5
Por3/3Fecha
1
JD
R
R
H.P.
:
R. P.
:
2
3
.
17/2/0
4
20/2/0
4
Describa brevemente los procedimientos que utiliza para la elaboracin de cheques en el caso de
pago de bienes y servicios
1. Se reciben los expedientes de Contabilidad para pago los dias lunes y viernes, que sern
pagados el da viernes, los cuales ya deben venir revisados.
2. Se hace una revisin rpida de la documentacin y si est integrada por la documentacin
respectiva. Si no est completa se devuelve a Contabilidad
3. Se verifica el monto de la Factura y sobre este se realiza el monto del Cheque.
4. Se elaboran los cheques los das martes y se envan para firmas los das mircoles
5. Los cheques que son firmados, son recogidos el da jueves o viernes por la maana
6. Se entrega el cheque al beneficiario el viernes y se solicita el recibo de caja o que le ponga
la palabra cancelado al frente de la factura.
7. Se sacan fotocopias del expediente completo y se archivan originales y por aparte las fotocopias.
8. Se opera en el Libro de Bancos auxiliar.
2
4
.
Frecuencia
Dirigido A:
Mensualmente
Mensualmente
GUATEMALA
17
DE
FIRMA ENTREVISTADO
FEBRERP
Jefe de Departamento de
Administracin y
Finanzas
Jefe
de Departamento de
Administracin y
Finanzas
DE 2004
FIRMA AUDITOR
P.T.
:
H.P.
: P.
R.
:
a. Objetivo:
P-5
2
1/2
Por
Fecha
JD
RR
17/2/0
4
20/2/0
4
b. Procedimientos:
1. En el rea de Presupuesto se reciben expedientes para emitir
Observamos que el seor Calln, recibe de parte del Tcnico en Contabilidad, un flder
que contiene la documentacin para emisin de cheques, revisa que la misma tenga la
Hoja de Presupuesto, firmada y sellada por Presupuesto y Contabilidad y en base al
monto del documento que respalda el pago, que puede ser: Factura, Formulario
de
P.T.
:
H.P.
: P.
R.
:
P-5
2
2/2
Por
Fecha
JD
RR
17/2/0
4
20/2/0
4
P.
T.:
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS, CRC PROCESO DE PAGO
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Al 31 DE DICIEMBRE DE 2,003
H.
P. :
R.
P. :
Po
rJ
D
R
R
Fech
a
5
0
Ordenes de Pedido
Departame
nto
Fech
a
Fiscalizaci
n
13/07/2
Recaudaci
n
19/07/2
003
Gestin
Servi Clean
5
1
29/07/2
003
Cemaco
5
8
01/08/2
003
Diseos
6
2
25/08/2
003
Ejecutivos
Formularios
6
3
29/08/2
003
Standard
Ofy- Market,
S.A.
Tecno Aire
6
9
7
0
12/09/2
003
15/09/2
003
Blumen
7
5
27/09/2
003
8
1
10/10/2
003
Proveedo
r
Comercial
Nuevo
N
o.
4
Offices
Jorge
Quezada
Ferreter
El
Administra
cin y
Finanzas
Informatica
Recaudaci
n
Coordina
cin
Regional
Central
Aduanas
Coordina
cin
Regional
Central
Recaudaci
n
Aduanas
N
o
Ingreso a Almacn
Rengl
n
Fecha
Presup
18/08/200
329
304
18/08/2
166939
8
5
25/08/200
3
322
185
25/08/2
003
166939
4-9
2
2
17/08/200
3
284
17/08/2
003
c/f
N/
A
199
502
31/07/2
003
166939
4-9
2
4
29/10/200
3
286
804
0
29/10/2
003
166939
4-9
2
5
04/11/200
3
233
04/11/2
003
166939
4-9
2
7
8
5
17/11/200
3
12/10/200
3
241
200
40
525
17/11/2
003
12/10/2
003
166939
4-9
166939
4-9
2
8
19/11/200
3
329
145
0
19/11/2
003
166939
4-9
2
8
22/10/200
3
299
989
22/10/2
003
166939
4-6
322
Verificacin de Programa
punto 3.6
Nmero
Cuenta
Cheq
Fecha
Beneficia
rio
Karen
Eugenia
10
02/10/2
22
8
17/10/2
003
6
6
29/10/2
003
25
6
23/09/2
003
4
5
16/01/2
004
27
6
19/12/2
003
11
8
7
9
29/12/2
003
29/11/2
003
Luis
Ernesto
Mancilla
Tecno
17
8
27/12/2
003
Aire,
Luis
30
5
05/12/2
003
Felipe
Ferretera
Offices,
S.A.
Humbert
o Marin
Priego
Servi
Clean,
S.A.
Cemaco,S.
A.
Valor
33.437,79
340-0001434-
3.874,19
340-000143012
918,40
340-000143212
5.789,00
340-000142912
1.942,40
340-000143112
30.005,02
340-000143012
9.025,19
340-000143412
340-000143512
Evelyn
Johana
Formulario
s
7.526,30
28.879,32
340-000143412
1.250,55
340-000143012
P.T
.:
RECOMENDACIONES
EXCEPCI
N
H.P.
: P.
R.
REFERENCIA
S
H/T
INFORM
E
1
Fecha
22/10/2003
08/12/2003
10/12/2003
Concepto
Plantas Artificiales
Trifoliar de Informacin
Medicina para botiquines
Rengln
299
122
266
2.1
Rengln
199
Concepto
Limpieza de Agencias
31/07/03 Administracin y
22/12/03
Coord. Regional Central
10/12/03
2.2
678
266
No.
Fecha
No.
Fecha
588
01/08/03
502
165
10/12/03
Medicina para botiqun
1299 27/12/03
JD
RR
1/3
Fecha
23/2/0
4
23/2/0
4
COMENTARIO
DEL
CLIENTE
EXCEPCIONES Y RECOMENDACIN
No.
2866
3018
3119
PPor7
18289
Al respecto informa
el
Jefe de
Departamento
que es
responsabilidad
del
encargado
de
presupuesto
y
tendrn
el que
debido
cuidado al respecto.
11
8
P.T
.:
RECOMENDACIONES
H.P.
: P.
R.
REFERENCIAS
EXCEPCIN H/T INFORME
Fech
a
17/08/
Proveedor
Valo
r
918.4
de
3.2
23/2/0
4
23/2/0
4
Al respecto indica la
persona encargada
de
Contabilidad, que dado el
volumen de transacciones,
hay facturas que pasan
desapercibidas.
Concepto
1
Jorge Quezada
Puertas de Metal
03
0
989
22/10/
Blumen
1,250.
Plantas Artificiales
03
55
403
05/11/
Ferretera el Mstil
2,005.
Materiales de
0
03
12
1828
10/12/
Farmacia el Gran
2,726.
Medicina para
Se recomienda supervisar de una forma adecuada, las actividades del personal
Contabilidad, encargada de la revisin de la documentacin.
3.1
JD
RR
2/3
Fecha
COMENTARIO DEL
CLIENTE
EXCEPCIONES Y RECOMENDACIN
No.
PPor7
El Jefe de Departamento
indica que se han tenido
que emitir los cheques a
En la revisin efectuada a los cheques pagados se constat que los siguientes cheques no solicitud del proveedor que
fueron emitidos a nombre del proveedor
en determinado momento
CHEQUES EMITIDOS A NOMBRE DISTINTO AL DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR
11
9
P.T
.:
REFERENCIAS
EXCEPCIN H/T INFORME
H.P.
: P.
R.
:
EXCEPCIONES Y RECOMENDACIN
No.
Fecha
Valor Q.
Beneficiario
Proveedor
Cuenta
66
29/10/03 918.40
Humberto Marn Priego Jorge Quezada
340-0001432-12
79
29/11/03 7,526.30 Luis Ernesto Mansilla
Ofy-Market,S.A. 340-0001435-12
Se recomienda al Jefe de Departamento efectuar la revisin de los cheques emitidos antes de
firmarlos.
4.1
JD
RR
3/3
Fecha
23/2/0
4
23/2/0
4
COMENTARIO DEL
CLIENTE
necesita hacer efectivo
dicho
documento
inmediatamente.
Orden de Pedido
No.
Fecha
945
16/11/03
759
27/09/03
838
15/10/03
1177
14/12/03
No.
328
1450
4030
6078
Factura
Fecha
Valor Q.
29/11/03
25,486.14
19/11/03
28,879.32
05/11/03
2,005.12
18/12/03
326.17
No.
2
1
3
3
Se recomienda la supervisin de parte del Jefe del area financiera la conformacin de expedientes.
4.2
PPor7
La persona encargada de
compras indica que en las
cotizaciones que hacen falta
se debe a que no encontr
otros
proveedores
que
cotizaran. En todas
las
dems compras, el Jefe de
Departamento exige que se
hagan las tres cotizaciones,
no importando el monto.
Contrato
El encargado de Compras
indica que desconoce hasta el
Papel
2004
17/11/03
Formularios Standard
14.50 ciento
14.25
momento la existencia del
Membretado
0
ciento
Sillas
185
25/08/03
Offices, S.A.
418.00 c/u
350.00 c/u
Contrato Abierto y menos
Secretariales
que se tengan que consultar
Trifoliares
226
08/12/03
Impresos Lovell
0.56 c/u
0.42 c/u
antes de que se haga una
Se recomienda que antes de efectuar la cotizacin de las adquisiciones se revisen los contratos abiertos adquisicin.
vigentes.
Concepto
No.
Fecha
Proveedor
Precio Unitario
Precio
12
0
DESCRIPCIN
FOLIO
MARCA
SUMA ARITMETICA
VERIFICADO
NO APLICA
VA A FOLIO
VIENE DE FOLIO
N/A
Seores
Superintendencia
Gerencia Administrativa Financiera
Presente.
Distinguidos seores:
De acuerdo a sus instrucciones, efectu Auditora Operacional sobre las polticas,
procedimientos, prcticas y controles vigentes en el rea financiera, as como la
evaluacin y prueba de los procedimientos y controles relacionados con los desembolsos
por concepto de adquisicin y pago de compras y servicios. Mi auditora comprendi el
examen y prueba selectiva de las transacciones y procedimientos operativos relacionados
con las actividades descritas, realizadas en el semestre terminado al 31 de Diciembre de
2003 en el Departamento de Administracin y Finanzas de la Coordinacin Regional
Central de la entidad.
Debido a la naturaleza operacional, la auditora no comprendi el examen de los
estados financieros de la entidad, por lo que mi informe no intenta expresar opinin
alguna respecto a su situacin financiera y los resultados de sus operaciones financieras.
El objetivo del trabajo desarrollado fue auditar operacionalmente las actividades
relacionadas con el proceso de pago, as como determinar lo adecuado de los
procedimientos, controles, polticas y prcticas relacionadas con la adquisicin y pago de
compras y servicios. Evalu los controles existentes, el desempeo de la administracin
en los aspectos operativos y de control, as como el efecto de los resultados de las
decisiones administrativas relacionadas con el rea examinada.
Mi examen fue dirigido a la revisin y evaluacin operacional de las funciones que se
presentan seguidamente:
-
Atentamente,
Fecha
22/10/2003
08/12/2003
10/12/2003
Concepto
Plantas Artificiales
Trifoliar de Informacin
Medicina para botiquines edificio zona 1
Rengln
299
122
266
Criterio
En la Resolucin nmero SAT-GAF-016-2000, artculo tercero, se indica los productos que no llevan
ingreso a almacn, dentro de los cuales aparecen los detallados arriba. Adems dichos productos fueron
entregados de manera inmediata, por lo que no fueron almacenados.
Causa
Desconocimiento del personal de Almacn
Efecto
Perdida de recursos materiales y de tiempo en la elaboracin de documentacin no necesaria. No
cumplimiento en la normativa
Recomendacin
Hacer del conocimiento del personal encargado de almacn de la normativa relativa a esa rea.
Depto. Requiriente
Administracin y
Finanzas
Administracin y
Finanzas
Coord. Regional Central
Rengl
n
199
Concepto
Limpieza de Agencias
165
Reparac. de Vehculos
266
Medicina para
botiqun
Orden de
N
Fecha
o.
58 01/08/0
8
3
12
22/12/0
19
3
12
27/12/0
99
3
Factura
Fecha
31/07/0
3
678
10/12/0
3
18289 10/12/0
3
No.
502
Criterio
El proceso que debe seguirse en las adquisiciones, se inicia con la presentacin de la Orden de
Pedido al Departamento de Administracin y Finanzas, en consecuencia la fecha de la Factura debe
ser posterior a la Fecha de la Orden de Pedido.
Causa
Efectuar la adquisicin sin cumplir con el procedimiento establecido.
Efecto
Incumplimiento de las polticas establecidas por la direccin.
Recomendacin
Comunicar a todos los Jefes de Departamento y al personal de Compras que no se debe realizar
adquisiciones sin el documento legal establecido.
Fecha
Proveedor
Valor Q.
Concepto
1
989
4030
1828
9
17/08/0
322/10/0
305/11/0
3
10/12/0
3
Jorge Quezada
Blumen
Ferretera el Mstil
Farmacia el Gran Descuento
918.40
1,250.55
2,005.12
2,726.14
Puertas de Metal
Plantas Artificiales
Materiales de Construccin
Medicina para botiqun
Criterio
En la literal a. del numeral 2 de las Normas de observancia General en las solicitudes de Reposicin de
Fondo Rotativo Interno, establece que toda la documentacin que conforma un expediente debe estar a
nombre de la institucin y con el nmero de identificacin tributaria correspondiente.
Causa
Debilidad en la Revisin por parte de Contabilidad y en la Supervisin por parte de la Jefatura.
Efecto
Pagos que no hayan sido ejecutados a nombre de la entidad.
Recomendacin
Dar cumplimiento a lo establecido en el Normativo de procedimientos para adquisiciones y
efectuar una adecuada Supervisin de la documentacin de soporte.
3. CHEQUES PAGADOS
3.1 Pagos que exceden del mximo permitido por la Ley de Contrataciones del Estado
N
o
10
Fech
a
02/10/
Valor
Q.
33,437.3
9
27
6
03
19/12/
03
9
30,005.0
1
Beneficiario
Concepto
Cuenta
Karen Eugenia
Anavisca
Relojes Marcadores
340-000143412
340-000143012
Criterio
El artculo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado establece la compra directa sin necesidad de
proceso de cotizacin o licitacin, que se efecte en un solo acto, con una misma persona y por un
precio de hasta Q. 30,000.00.
Causas
Efecto
Imposicin de las sanciones contempladas en la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley
Orgnica de la Contralora General de Cuentas, en relacin a obviar el proceso de cotizacin, que
en estos casos correspondera.
Recomendaciones
Fecha
29/10/
03
29/11/
03
Valor
Beneficiario
Proveedor
Cuenta
918.40
Humberto Marn
Jorge Quezada
340-0001432-12
7,526.30
Luis Ernesto
Mansilla
Ofy-Market,S.A.
340-0001435-12
Criterio
Las normas generales para el procedimiento de Compra Directa y las prcticas de Control Interno,
establecen que todo pago debe hacerse a travs de cheque girado a nombre del proveedor nicamente.
Causa
Efecto
Emisin de pagos a nombre de persona distinta a la que brind la prestacin y jineteo de fondos.
Recomendaciones
4. ASPECTOS GENERALES
4.1 COTIZACIONES ADJUNTAS A EXPEDIENTES
Concepto
Toner
Aire Acondicionado
Materiales de Construccin
Planificadores Semanales
Orden de
Pedido
N
Fecha
o.
945
16/11/
03
759
27/09/
03
838
15/10/
03
117
14/12/
7
03
N
o.
32
8
14
50
40
30
60
78
Factura
Fech
a
29/11/
03
19/11/
03
05/11/
03
18/12/
03
Valor
Q.
25,486.
14
28,879.
32
2,005.1
2
326.17
No.
Cotizaciones
2
1
3
3
Criterio
Las Polticas y disposiciones para la administracin del presupuesto de egresos de la institucin,
establecen lo siguiente: numeral 5 CASOS EXCEPTUADOS DE ORDEN DE PEDIDO: No se
requiere orden de pedido para las compras de bienes y suministros y prestacin de servicios
menores de Q. 500.00.; numeral 7.1 Se podr efectuar la compra y contratacin de bienes,
suministros y servicios cuyos montos no excedan de Q. 30,000.00, en este caso se debe obtener por
lo menos tres (3) cotizaciones simples. y en el numeral 7.2 EXCEPCIONES: Se exceptan de
la presentacin de las 3 cotizaciones los casos siguientes 7.2.1 Las compras de bienes y
suministros y contrataciones de servicios menores de Q. 3,000.00 en las que bastar una
cotizacin..
Causa
Prcticas de Control Interno no acordes a las polticas emitidas por la institucin.
Efectos
Esfuerzo innecesario del recurso humano en el caso de las cotizaciones efectuadas de mas y en
la elaboracin de Orden de Pedido donde no corresponde.
Recomendaciones
Factura
Concepto
Papel Membretado
Sillas Secretariales
Trifoliares
Informativos
No.
Fecha
2004
0
185
17/11/0
3
25/08/0
3
08/12/0
3
226
Proveedor
Formularios
Standard
Offices, S.A.
Impresos Lovell
Contrato
Abierto
Precio
Precio
Unitario
14.50 ciento
Unitario
14.25 ciento
418.00 c/u
350.00 c/u
0.56 c/u
0.42 c/u
Criterio
En el artculo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado se establece el Rgimen de Contrato
Abierto, que son las compras que se hacen con proveedores previamente calificados por el
Ministerio de Finazas Pblicas, de bienes y suministros de uso comn o de considerable demanda a
precios unitarios que no excedan de veinticinco mil quetzales.
Causa
No se revisan los precios establecidos en el Contrato Abierto, antes de realizar la adquisicin.
Efectos
Recomendaciones
Mantener un archivo actualizado de los Contratos Abiertos vigentes, que sea accesible a todos
los que participan en el proceso de adquisicin.
4.3 APLICACIN INADECUADA DE RENGLN PRESUPUESTARIO
Ingreso a
AlmacnFecha
No.
30
12
31
22
12/11/
03
29/12/
03
Factura
N
o.
18
9
49
7
Proveedor
Concepto
Rengln
Presupuestario
Aplicado
Correct
Compusis
Memoria Simm
298
o
329
Servicio Tcnico de
Exting.
Carga de Estinguidores
299
199
Criterio
El manual de Clasificacin Presupuestaria establece que los accesorios que sean parte
indispensable para que funcione el equipo deber considerarse como adicin, en consecuencia la
memoria debe ser tomado como un activo fijo y asignarle cdigo de inventario. En el caso de la carga
de extinguidores es un servicio y no un producto que se recibe.
Causa
Interpretacin deficiente del Manual de Clasificacin Presupuestaria emitido por el Ministerio de
Finanzas Pblicas.
Efectos
Recomendacin
Comunicar criterios de ejecucin presupuestaria a la persona encargada de presupuesto.
Criterio
Los criterios de la Auditora a nivel institucional, han establecido la necesidad de elaborar
Manuales de Procedimientos y Funciones para todas las unidades y Departamentos de la institucin
adems de la aplicacin de las Polticas y Normas dictadas por la Direccin de la institucin.
Causa
Falta de cumplimiento e inobservancia de las recomendaciones y criterios emitidos por la
Direccin de la Institucin y la Auditora.
Efectos
Procesamiento de las operaciones a criterio de las personas que las tienen a su cargo, lo cual
puede constituir un obstculo a la continuidad y uniformidad de stas en el caso de ausencias
prolongadas de personal asignado.
Las actividades son desarrolladas en base a rutinas de trabajo ya establecidas, lo cual puede
ocasionar duplicidad de esfuerzos y funciones, y posibles errores de parte de los empleados por
desconocimiento de los procedimientos correctos.
Recomendacin
Elaborar los manuales que contengan la descripcin de los procedimientos operativos y controles,
as como la asignacin de las responsabilidades funcionales y la delegacin de la autoridad
correspondiente, como un mecanismo que ayude al desarrollo de las labores e identifique
delimite la responsabilidad aplicable a cada puesto.
CONCLUSIONES
1.
2.
sus
3.
4.
5.
6.
7.
En las entidades del Estado, el cumplimiento de las normas y leyes que regulan las
actividades de los empleados y funcionarios es de cumplimiento obligatorio, de lo
contrario caera en responsabilidades que tienen sancin tanto administrativas como
de carcter penal.
RECOMENDACIONES
pblico
busquen
en
todas
sus
2.
3.
4.
5.
6.
sector
pblico se observen tambin las Normas Generales de Control Interno emitidas por
la Contralora General de Cuentas al constituir el Control Interno la base para
desarrollar dicha auditora.
7.
Que las entidades del sector pblico a travs de sus rganos superiores, hagan del
conocimiento de los empleados y funcionarios, la normativa y legislacin que
regula las actividades que desarrollan y que describen las limitaciones que tienen
en sus actuaciones.
Mxico:
DE
otros.
--
AUDITORA,
UN
NUEVO
ENFOQUE