Project

Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Facultad de Ingeniera Industrial
Ceups Informtica
Mg. Orestes Cachay Boza

Decano Fac. Ingeniera Industrial
Ing. Oswaldo Rojas Lazo

Director CEUPS
Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta

Ing. Blanca Yaya Gmez
Ing. Roger M. Zumaeta Lpez
Docentes Ceups
Diseo portada:
Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta
Pg. 2
Ceupsi
Microsoft Project 2007
Contenido
Introduccin ........................................................................................................ 6
Captulo 1: .......................................................................................................... 7
Conceptos previos .......................................................................................... 8
Definicin de un proyecto ............................................................................ 8
El tringulo del proyecto .............................................................................. 8
Delimitaciones del proyecto ........................................................................ 9
Captulo 2: ........................................................................................................ 11
Ingresar al programa .................................................................................... 12
La pantalla de Microsoft Project.................................................................... 13
Comenzar un proyecto ................................................................................. 15
Informacin del proyecto............................................................................... 15
Dos formas de personalizar un proyecto ................................................... 16
Captulo 3: ........................................................................................................ 18
Lista de tareas .............................................................................................. 19
Determinar la duracin de un tarea .............................................................. 20
Duracin de una tarea ............................................................................... 21
Insertar tareas............................................................................................... 22
Agrupar tareas por fases .............................................................................. 23
Vincular todas las tareas............................................................................... 24
Vinculacin simple .................................................................................... 24
Vincular usando informacin de tareas ..................................................... 25
Vinculacin mltiple .................................................................................. 27
Vinculaciones de tareas con pos-duracion ................................................ 29
Tareas cero, hito o marcas ........................................................................... 30
Tipos de relaciones entre tareas ................................................................... 32
Notas de tareas ............................................................................................ 33
Zoom del diagrama Gantt ............................................................................. 34
Barra de vistas .............................................................................................. 36
Calendario ................................................................................................. 37
Diagrama Gantt ......................................................................................... 37
Diagrama de red ....................................................................................... 37
Gantt de seguimiento ................................................................................ 37
Uso de tareas ............................................................................................ 38
Grfico de recursos ................................................................................... 38
Uso de recursos ........................................................................................ 38
Administracin de los archivos ..................................................................... 39
Guardar archivos ...................................................................................... 39
Abrir un archivo ......................................................................................... 40
Nuevo documento ..................................................................................... 40
Pg. 3
Captulo 4: ........................................................................................................ 42
Ingresar los recursos .................................................................................... 43
Tipos de recursos ......................................................................................... 43
Los recursos de trabajo ............................................................................ 43
Los recursos materiales ............................................................................ 43
Los recursos de costo ............................................................................... 43
Ingresar recursos en la hoja de recursos ...................................................... 44
Ingresar recursos de trabajo ..................................................................... 44
Ingresar recursos materiales ..................................................................... 45
Ingresar recursos costo ............................................................................. 45
Asignar recursos a las tareas ....................................................................... 46
Asignar recursos usando la barra estndar............................................... 48
Determinar las horas de trabajo y costo del proyecto, de las tareas y de los
recursos ........................................................................................................ 49
Cuntas horas de trabajo demanda cada tarea? .................................... 49
Cul es costo del proyecto y de cada tarea? .......................................... 50
Para ingresar los costos de los recursos................................................... 51
Cul es el costo total de los recursos?................................................... 52
Cul es la cantidad de recursos utilizados? ........................................... 53
Qu es capacidad mxima de los recursos? .............................................. 54
Modificar la duracin en una tarea ................................................................ 56
Cambio de duracin de una tarea ............................................................. 56
Cambio de recursos en una tarea ............................................................. 57
Captulo 5: ........................................................................................................ 59
Construccin de un parque ........................................................................... 60
Determinar cuntos das dura el proyecto y cul es la fecha final? ........ 60
Informacin del proyecto ........................................................................... 61
Crear y cambiar calendario laboral ........................................................... 61
Crear lista de tareas y duracin ................................................................ 64
Duracin de las tareas .............................................................................. 65
Vinculacin simple de tareas..................................................................... 67
Crear las fases .......................................................................................... 68
Vinculacin comienzo comienzo ............................................................... 70
Crear hitos................................................................................................. 71
Captulo 6: ........................................................................................................ 74
Tipos de tareas ............................................................................................. 75
Cmo corregir los recursos de las tareas? ................................................. 75
Calendarios................................................................................................... 78
Calendario base ........................................................................................ 78
Calendario del proyecto ............................................................................ 79
Calendario de tareas ................................................................................. 80
Calendario de recursos ............................................................................. 81
Crear un nuevo calendario ........................................................................ 81
Cambiar las horas laborales...................................................................... 83
Pg. 4
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Captulo 7: ........................................................................................................ 85
Control, seguimiento y costos ....................................................................... 86
Guardar lnea base ....................................................................................... 86
Avance de obra............................................................................................. 89
Costo real y restante ..................................................................................... 90
Uso de tablas ................................................................................................ 92
Diagrama Gantt- tabla entrada .................................................................. 92
Diagrama Gantt- tabla costo ..................................................................... 92
Diagrama Gantt- tabla seguimiento ........................................................... 93
Hoja de costos tabla de entrada................................................................ 93
Hoja de costos tabla de costo ................................................................... 93
Hoja de costos tabla resumen ................................................................... 94
Determinar una ruta crtica ........................................................................... 94
Captulo 8: ........................................................................................................ 97
Administracin de datos de un proyecto ....................................................... 98
Ordenar ..................................................................................................... 98
Filtros ...................................................................................................... 100
Agrupar por ............................................................................................. 102
Esquema ................................................................................................. 103
Captulo 9: ...................................................................................................... 104
Informes simples, informes visuales ........................................................... 105
Informes visuales ........................................................................................ 105
Informes simples......................................................................................... 106
Referencias bibliogrficas ........................................................................... 108
Pg. 5
INTRODUCCION
La elaboracin y ejecucin de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida,
constantemente nos embarcamos en uno u otro proyecto. De alguna forma
elaboramos un orden de tareas y un cronograma de actividades para hacer realidad
este proyecto y determinar Cunto dura?, Quines lo hacen? y Con qu? lo
realizaremos. Pero ya sea un proyecto simple o complejo, debemos tener bien
definido el objetivo, costo y tiempo que demorar su ejecucin.
Ningn programa nos dir cual es objetivo del proyecto; esto lo determina la persona
que quiere hacerlo realidad, para plasmar esa idea puede utilizar un medio grfico y de
esta manera realizar el listado de las tareas y un metrado (cuantificacin) del producto.
Para saber Cunto gastar?, debemos calcular los costos unitarios de cada una de
las tareas, con este costo y el metrado determinamos el costo total de cada una de las
tareas, con este valor podemos ajustar nuestro proyecto eliminando o agregando
tareas pero sin salirnos de nuestro objetivo.
El tiempo lo determinamos de acuerdo a la premura del trabajo, de la forma como
vinculamos las tareas y del rendimiento de los recursos de trabajo, cada tarea debe
estar cuantificada en costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculacin nos mostrar la
duracin del proyecto y solo modificando las tareas crticas cambiaremos esta
duracin.
La elaboracin de un proyecto podemos hacerlo nosotros mismos o contratar a un
proyectista (depende de la complejidad del proyecto),
Durante la ejecucin del proyecto necesitamos comparar los plazos y los costos, no
solo con lo previsto sino comparado con el avance real.
Microsoft Project nos hace ms fcil la programacin de obras en su etapa de
determinacin de tiempos, durante la ejecucin del proyecto encontrando nuevas
fechas y costos de tareas y recursos.
Como hemos visto la programacin de proyectos (obras), no es una simple
enumeracin de tareas y determinacin de tiempos, es la planificacin para que se
haga realidad el proyecto.
Pg. 6
Ceupsi
CAPITULO 1:
CONCEPTOS PREVIOS
OBJETIVO:
Conocer algunos conceptos tericos que involucran a los

proyectos.
Qu es un proyecto.
Tringulo del proyecto.
Delimitaciones de un proyecto.
Pg. 7
CONCEPTOS PREVIOS
DEFINICIN DE UN PROYECTO
La administracin eficiente de un proyecto implica completar stos a tiempo, no
salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su
trabajo.
A todo esto, cuntos proyectos concluyeron despus de la fecha de plazo o
que el costo super lo previsto, o bien, no se cubrieron las expectativas del cliente?.
Un proyecto se caracteriza por lo siguiente:
Es temporal. La duracin de un proyecto puede ser tan breve como una
semana o tan extensa que cubra muchos aos. Al iniciar un proyecto, tal vez
no se pueda precisar su fecha de finalizacin, pero tendr que terminar en
algn momento en el futuro (un proyecto no es una operacin en curso).
Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan
realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, lo
que implica que tengan que ser planificados.
Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el
cual se emprende un proyecto.
EL TRINGULO DEL PROYECTO

Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el ms
reconocido es el denominado tringulo del proyecto.
La idea bsica es que cada proyecto posee algn elemento de tiempo, algn
componente financiero y una cantidad de trabajo o mbito definido.
Tiempo
Costo
mbito
Pg. 8
Ceupsi
Tiempo
Es probablemente el componente cuya delimitacin es la ms familiar. Tanto
as, que quizs no se conozcan a detalle los otros componentes, pero es ms que
seguro que si se sabr la fecha lmite.
Se est construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada
de lluvias.
Se est implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de
meses.
Costo
Hablar de costo es hablar de dinero, pero costos al interior de un proyecto es
hablar de todos los recursos involucrados.
Se est desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los
costos superan el valor acordado, qu actitud tendr el cliente?
Se le hace responsable de un proyecto, pero deber limitarse a utilizar el
personal y equipamiento de su rea.
mbito
El resultado de un proyecto es un producto o servicio. Pero respecto a este
punto se consideran dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto.
El mbito del producto describe la calidad, caractersticas y funciones del
producto; en tanto que, el mbito de un proyecto describe el trabajo requerido para
lograr el objetivo, el cual se mide en tareas y fases.
Desarrollar un producto con ciertas especificaciones.
Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva
metodologa.
DELIMITACIONES DEL PROYECTO

La gestin del proyecto, deber realizar un balance de las delimitaciones de
costo, tiempo y mbito.
Para esto, analicemos los siguientes esquemas:
Si la duracin del proyecto disminuye, podra incrementar los costos, dado que
deber contar con ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos
tiempo, o bien deber disminuir el mbito ya que no cuenta con los recursos
necesarios para realizar el trabajo planificado.
Pg. 9
Si el presupuesto disminuye, puede que requiera ms tiempo, ya que no podr

contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con
tiempo deber disminuir el mbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del
producto.
Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite ms tiempo y ms

recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere
reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos.
Pg. 10
Ceupsi
CAPITULO 2:
INGRESAR, NOMBRE Y DURACION DE TAREAS
OBJETIVO:
Ingresar a Microsoft Project, trabajar con las barras de

herramientas e iniciar un proyecto.
Ingresar al programa.
Pantalla de Microsoft Project.
Comenzar un proyecto.
Informacin del Proyecto.
Pg. 11
INGRESAR AL PROGRAMA
De acuerdo a la configuracin personal de nuestro procesador, existirn varias formas
de ingresar, utilizando un icono de acceso directo sobre el escritorio de la pantalla,
usando la opcin ejecutar o la opcin programas de inicio. Usaremos esta ltima:
1. Damos un clic sobre el botn inicio, seleccionamos todos los programas y
2. nos ubicamos en Microsoft Office y en el activamos Microsoft Office
Project 2007
3. Ahora el programa nos mostrar la pantalla de presentacin del Project y luego

su pantalla de trabajo.
Pg. 12
Ceupsi
LA PANTALLA DE MICROSOFT PROJECT

Esta es la pantalla de trabajo predeterminada que nos muestra el programa, en la cual
podemos observar la siguiente:
AREA DE TRABAJO
DIAGRAMA GANTT
En la parte superior se encuentra la barra de mens desplegables.

A continuacin nos encontramos con las barras de herramientas (grupo de
iconos ordenados de acuerdo a una tipo de procedimiento).
Si queremos podemos activar en el lado izquierdo en forma vertical la barra de
vistas con la cual cambiamos el rea de trabajo de acuerdo al tipo de labor que
estamos realizando.
El rea de trabajo se encuentra dividida en dos partes una donde podemos
ingresar la informacin y otra grafica que muestra lo ingresado.
BARRA DE MENUS DESPLEGABLES
Los mens nos muestran las tareas principales, para poder trabajar en una de ellas
damos un clic sobre su titulo y estas nos muestran las opciones de ese men.
Pg. 13
BARRAS DE HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas son grupos de iconos, que hacen ms fcil la
programacin de tareas y recursos del proyecto.
Barra estndar
Barra de formato
Gua de seguimiento
Estas son algunas de las barra de herramientas predeterminadas si queremos

podemos agregar de acuerdo al trabajo que estamos elaborando.
ADICIONAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS

Para agregar una barra debemos de activar el men ver y la opcin barras de
herramientas.
Pg. 14
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COMENZAR UN PROYECTO
Al iniciar nuestro trabajo debemos de ingresar la informacin general, estos
datos del proyecto los ingresamos al activar el men archivo y la opcin
propiedades / resumen.
En esta ventana de dilogo digitaremos la informacin adicional, la que
muestra.
INFORMACION DEL PROYECTO

Para iniciar la planificacin de un proyecto debemos conocer, la fecha de inicio de
actividades para determinar la fecha de trmino o conocer la fecha lmite para
determinar la fecha de inicio (se trabaja slo con una de ellas).
Para determinar la fecha de inicio o final debemos:
Ingresar al men Proyecto

Seleccionar Informacin del proyecto.
El programa nos muestra el siguiente cuadro
de dilogo donde estn activadas las
opciones Fecha de comienzo, Fecha de hoy,
Fecha de estado, calendario.
Pg. 15
DOS FORMAS DE PERSONALIZAR UN PROYECTO

En esta ventana en la opcin Programar a partir de, podemos activar:
o
La fecha de Comienzo del Proyecto y se activa la opcin Fecha de

comienzo y queda desactivado Fecha de fin y en ella digitamos o
seleccionamos la fecha de inicio del proyecto.
O seleccionamos Fecha de fin del proyecto y se desactiva la opcin

Fecha de comienzo y se activa la opcin Fecha de fin, en ella
digitamos la fecha lmite para la finalizacin del proyecto.
Pg. 16
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EJEMPLO 1
El inicio de un proyecto es el 10 de setiembre del 2007
Para ello damos los siguientes pasos:
1. Desplegamos la barra men Proyecto y usamos la opcin informacin del
proyecto.
2. Verificamos que este activado en Programacin a partir de: la opcin Fecha
de comienzo del proyecto.
3. Luego
en Fecha de de comienzo
digitamos la fecha 10/09/07
seleccionamos la fecha usando el calendario que se despliega.
4. Finalmente damos un clic en el botn Aceptar

5. Ahora cada vez que ingresemos una tarea esta en forma automtica inicia el
lunes 10 de setiembre.
Pg. 17
CAPITULO 3:
TRABAJAR CON TAREAS
OBJETIVO:
Crear tareas determinando su duracin, vinculacin su

presentacin por fases y la administracin del archivo de
trabajo.
Lista de tareas.
Como determinar las tareas y su duracin.
Duracin de una tarea.
Insertar tareas.
Agrupar tareas por fases.
Vinculacin de tareas.
Tareas cero, hitos o marcas.
Tipo de relaciones entre tareas.
Notas de tareas.
Zoom.
Barras de vistas
Administracin de archivos.
Pg. 18
Ceupsi
LISTA DE TAREAS
Al digitar una lista de tareas observamos que en forma automtica la duracin aparece
1 da?, es decir un da estimado.
Luego ingresamos la duracin de cada una de las tareas
Nota:
Todas las tareas tienen la misma fecha de inicio, esto se debe a que,
previamente hemos seleccionado la fecha de inicio (10 de setiembre) para
determinar cuando termina el proyecto.
La tarea 1 cuya duracin hemos determinado en 3 das inicia el lunes 10 y
finaliza el mircoles 12 (3 das calendarios), pero la tarea 5 cuya duracin
hemos determinado en 10 das inicia el lunes 10 y finaliza el viernes 21 (12
das calendarios). Es decir que cuando ingresamos la duracin estamos
ingresando los das laborables.
COMO SE DETERMINAR LAS TAREAS Y SU DURACION
La relacin de actividades (tareas) de un proyecto, debe estar determinada de acuerdo
al tipo de trabajo a realizar, teniendo en cuenta la prioridad de ellas, el orden de
ejecucin y la relacin que existen entre ellas.
A cada una de estas actividades, nosotros le asignamos una duracin, es decir
estamos determinando un tiempo para su ejecucin. Esta determinacin de tiempo
obedece a un estudio del trabajo y los recursos existentes, no se determina tan
fcilmente.
Pg. 19
DETERMINAR LA DURACIN DE UN TAREA

Para determinar la duracin de una tarea debemos tener en cuenta:
1. La actividad debe estar metrada (cuantificada), es decir por ejemplo:
a.
b.
c.
d.
Construccin de una pared

Compra de papas
Repartir volantes
Encuesta
Cuntos metros cuadrados?

Cuntos kilos?
Cuntos volantes?
Cuntas encuestas?
2. Si sabemos lo que necesitamos entonces determinamos, quin lo hace y con

qu lo hace (los recursos de cada actividad).
3. Una vez determinado lo anterior debemos conocer cual es la eficiencia con la
que esa persona o personas realizan el trabajo.
a.
b.
c.
d.
Construccin de una pared

Traslado de papas
Repartir volantes
Encuesta
Cuntos metros cuadrados?

Cuntos kilos?
Cuntos volantes?
Cuntas encuestas?
Ejemplo 1
Determinar la duracin de la construccin de una pared de ladrillo King Kong, de
canto de arcilla, con una dimensin de 320 m2.
Si tenemos un rendimiento de 8 m2 por da (jornal de 8 horas)
Con una Cuadrilla de:
Capataz (0.1)
Operario (1)
Pen (.5)
Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en
320/8= 40 das.
Si usamos el doble de la cuadrilla el rendimiento sube a 16 m2, entonces la
tarea dura 320/16 = 20 das.
Es decir entonces que la duracin obedece al trabajo realizado y al nmero de
recursos humanos que se utiliza.
Ejemplo 2
Se necesita trasladar en una carretilla 6000 kilos de papas
Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por da (jornal de 8 horas)
Operario (10)
Carretilla (10)
Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en
6000/1000= 6 das.
Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la
tarea dura 6000/500 = 12 das.
Pg. 20
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Ejemplo 3
Se necesita repartir 200,000 volantes
Si tenemos el rendimiento de 1,000 volantes por da (jornal de 8 horas)
Volantero (1)
Es decir que ese volandero realiza esa tarea 200,000/1,000= 200 das.
Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20,000 volantes,
entonces la tarea dura 200,000/20,000 = 10 das.
En este tipo de actividad rpidamente determinamos la duracin.
Ejemplo 4
Se necesita realizar 600 encuestas
Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por da (jornal de 8 horas)
Encuestador (5)
Coordinador (1)
Es decir que esta cuadrilla puede realizar esta tarea en 600/20= 30 das.
Ahora si tenemos duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas,
entonces la tarea dura 600/40 = 15 das.
En este tipo de actividad aparte de la simple deduccin matemtica, influyen otros
aspectos como los lugares donde se realizan las encuestas y el nmero de encuestas
que se necesitan por lugar, es decir que en cada tarea no debemos tomar el
rendimiento como algo fijo sino como algo referencial, que puede ser modificado por el
jefe del proyecto.
DURACION DE UNA TAREA

Al escribir la duracin de una tarea, el programa cuenta solo los das laborables sin
considerar los das feriados o no laborables.
DIAS LABORABLES
Se escribe
m
h
d
s
me
Aparece
Mins
Horas
Das
Sem
Mss
Se interpreta
Minuto
Hora
Da
Semana
Mes
Si se trata de tareas como el fraguado del concreto, los das no solo son laborables,
son los das calendarios y para especificarlos a la duracin le agregamos t.
Pg. 21
DIAS CALENDARIO
Se escribe
mt
ht
dt
st
met
Aparece
minst
horast
dast
semt
msst
Se interpreta
Minuto transcurridos.
Horas transcurridas.
Das transcurridos.
Semanas transcurridas.
Meses transcurridos.
INSERTAR TAREAS
Para insertar una nueva tarea usaremos dos formas:
Primera Forma:
1. Seleccionar la fila
2. Un clic derecho
3. y usamos la opcin Nueva
tarea
Segunda Forma.
1. Seleccionamos la tarea
2. Men Insertar, opcin Nueva
Tarea.
Pg. 22
Ceupsi
En la nueva fila escribimos FASE 1
AGRUPAR TAREAS POR FASES

Fase 1 es el titulo de todas las tareas
Ahora seleccionamos las tareas desde la 1 hasta la 7.

y usamos el icono de sangra.
Pg. 23
Observe que las tareas quedan agrupadas y que en la celda duracin de fila
FASE 1 aparece 10 das que corresponde al total de las tareas (en este caso la
mayor duracin de las tareas).
VINCULAR TODAS LAS TAREAS

Las tareas deben estar relacionadas y ordenadas de acuerdo a la prioridad y la
dependencia que existen entre ellas
VINCULACION SIMPLE
Llamaremos vinculacin simple cuando las tareas estn relacionadas una con otra en
forma consecutiva, para ello damos los siguientes pasos:
Seleccionamos las tareas y
Damos un clic en el icono vincular tareas.
Pg. 24
Ceupsi
VINCULAR USANDO INFORMACION DE TAREAS

Seleccionar LA TAREA 2, presionando doble clic sobre la tarea.
Ahora seleccionamos la opcin Predecesoras
En las celdas de la columna Nombre de tarea desplegamos las opciones y

seleccionamos tarea 1
Pg. 25
Luego presionamos el botn aceptar y las tareas quedan vinculadas
De la misma forma vinculamos las otras tareas.
Pg. 26
Ceupsi
VINCULACION MULTIPLE
De la misma forma podemos vincular ms de una tarea
En la segunda lnea podemos vincularla con otra tarea
Pg. 27
Al presionar el botn aceptar la tarea 5 queda vinculada con la tarea 2 y 4.
Volvemos a seleccionar la tarea 5 y la vinculamos con la tarea 7.
El diagrama de Gantt muestra que la tarea 5 est seleccionada con las tres
tareas.
Ntese:
Que en la fila Fase 1 la duracin vara de acuerdo a las vinculaciones de las
tareas que son dependientes dentro de ella.
Una tarea puede vincularse con varias tareas a la vez y en cada una de ella se
est creando una nueva ruta de trabajo.
Pg. 28
Ceupsi
VINCULACIONES DE TAREAS CON POS - DURACION

En el cuadro de dilogo de Informacin de tareas, en la fila de ttulos de la tareas
predecesoras, la opcin Pos nos determinan cuantos das despus o antes los
vincula.
Vinculamos las tareas con da Pos.
Pg. 29
Las tareas vinculadas quedan de la siguiente manera.
TAREAS CERO, HITO O MARCAS

Las marcas o hitos son referencias que muestran una fecha clave dentro del proyecto,
su nombre es escrito como una tarea pero con duracin cero.
Para crear hito debemos de:
Insertar una tarea nueva.
En ella escribimos inicio y en duracin 0
Pg. 30
Ceupsi
Observemos que en forma automtica en el diagrama Gantt aparece un rombo

de color negro con la fecha 10/09
De la misma forma en la fila 10 escribimos fin y en duracin 0
Ahora de la misma forma que vinculamos las tareas con otras tareas, ahora
vinculamos los hitos con las tareas.
Pg. 31
TIPOS DE RELACIONES ENTRE TAREAS

El tipo de relacin entre tareas predeterminada con la cual hemos trabajado es fin
comienzo (FC), es decir que la tarea precedente debe finalizar para empezar la tarea.
Pero el tipo de relacin o vinculacin puede ser tambin CC (Comienzo - Comienzo),
FF (Fin Fin) y CF (Comienzo Fin).
Relacin FC
Fin - Comienzo
Relacin CC
Comienzo - Comienzo
Relacin FF
Fin - Fin
Relacin CF
Comienzo - Fin
Para obtener las relaciones entre las tareas debemos hacer uso del cuadro de dilogo
de la tarea.
Pg. 32
Ceupsi
NOTAS DE TAREAS
El nombre de una tarea por lo general es solo una sntesis de lo que hace la tarea, si
es que queremos darle una mayor informacin usamos Notas de tareas.
Doble clic sobre la tarea
Seleccionamos la opcin Notas
Dentro de ella escribimos ms informacin de la tarea.
Observemos que en la primera columna del la tarea se encuentra el icono de

notas
Al acercar el cursor a este icono aparece un mensaje referente a el.
Pg. 33
Observamos ahora que al lado izquierdo de la tarea1 aparece un icono de

notas y cuando nos acercamos con el puntero aparece la nota.
ZOOM DEL DIAGRAMA GANTT

Cuando las tareas vinculadas sobrepasan el espacio del diagrama Gantt es necesario
aumentar o disminuir el diagrama:
Usando los icono de las lupas + y - de la barra de herramientas estndar
Usando el men ver y la opcin Zoom.
Con ambas opciones

modificamos el tamao
cronolgico del diagrama
Gantt.
Pg. 34
Ceupsi
Zoom con tres meses.

Activamos el zoom a 3 meses.
El diagrama Gantt cambia y nos muestra las barras en tres meses.
Pg. 35
BARRA DE VISTAS
Es una de las barras que utilizaremos con frecuencia,
para activarla usamos Men Ver y en ella activar la
opcin barra de vistas.
La barra de vistas, aparece en el lado izquierdo de la
pantalla en forma vertical.
Y para activar otra vista solo damos un clic en uno de
los iconos.
A continuacin mostramos las vistas ms utilizadas:
Pg. 36
Ceupsi
CALENDARIO
DIAGRAMA GANTT
DIAGRAMA DE RED
GANTT DE SEGUIMIENTO
Pg. 37
USO DE TAREAS
GRAFICO DE RECURSOS
USO DE RECURSOS
Pg. 38
Ceupsi
ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS

Una vez finalizado el proyecto o por
seguridad, cada cierto tiempo debemos de
guardar nuestro trabajo, para ello bastara
con activar el icono de guardar o usar el
men archivo y cualquiera de las opciones
guardar.
GUARDAR ARCHIVOS
En esta ventana elegimos

la ruta de la carpeta donde
queremos
archivar
y
escribimos el nombre del
archivo.
Adems de guardar el
archivo, como un simple
proyecto tambin podemos
guardarlos
con
otras
opciones
(convertir
el
proyecto
como
una
plantilla o guardarlo en
otros formatos).
Pg. 39
ABRIR UN ARCHIVO
Para recuperar un proyecto tambin hacemos uso del men archivo y seleccionamos
abrir.
En esta ventana seleccionamos la ruta del proyecto y el nombre del archivo y

presionamos el botn aceptar.
NUEVO DOCUMENTO
Cuando terminamos un proyecto o simplemente queremos empezar otro, usamos el
primer icono del la barra de herramientas estndar y se abre un nuevo proyecto.
Observemos que aparece un panel de tareas (asistente), para poder abrir un proyecto
en blanco o a partir de un proyecto existente.
Pg. 40
Ceupsi
Si elegimos a partir de un proyecto existente, aparece esta ventana y buscamos el

archivo modelo.
Pg. 41
CAPITULO 4:
INGRESAR RECURSOS
OBJETIVO:
Ingresar los recursos en la hoja de informacin y en cada

tarea, adems ingresar los costos de estos determinando el
costo total del proyecto, de cada tarea y de los recursos.
Ingreso de recursos.
Tipos de recursos.
Ingresar recursos en la hoja de recursos.
Asignar recursos a las tareas.
Determinar las horas de trabajo y costo.
Capacidad mxima de los recursos.
Modificacin de la duracin de una tarea.
Pg. 42
Ceupsi
INGRESAR LOS RECURSOS

Todo proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una duracin de acuerdo al
esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y los costos dependen de la cantidad de
personal y de los materiales que se utilizan.
TIPOS DE RECURSOS
Microsoft Project trabaja con tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos
materiales y recursos de costo.
LOS RECURSOS DE TRABAJO

Determinamos recursos de trabajo a todo lo que demanda esfuerzo y esta relacionado
con el tiempo, por ejemplo:
Personas identificadas con su nombre
Jos Acosta, Rmulo Justo.
Personas identificadas por su labor
Profesor, contador, obrero.
Maquinarias
Camin, Tractor, Rodillo
LOS RECURSOS MATERIALES

Determinamos este recurso a todo material que se utiliza para elaborar la tarea, estos
recursos deben tener bien determinando las unidades que se usan, por ejemplo:
Hojas bond A4
Cemento
Arena
Fierro
millar.
bolsas.
metros cbicos.
kilogramos
LOS RECURSOS DE COSTO

El recurso costo, se determina en forma individual para cada tarea, son recursos que
no estn estandarizados y no dependen directamente del tiempo de la tarea y los
costos son diferentes en cada tarea, por ejemplo los costos de alimentos que son
diferentes en las ciudades o el costo de viajes.
Pg. 43
INGRESAR RECURSOS EN LA HOJA DE RECURSOS

En la hoja de recursos digitaremos todos los recursos y sus caractersticas de tipo y
costo, que se van ha asignar a todas las tareas. Para activar esta ventana debemos de
dar las siguientes rdenes:
1. Ingresar al men ver y elegir la opcin Hoja de recursos.
2. El programa me muestra la siguiente pantalla
INGRESAR RECURSOS DE TRABAJO

3. En esta pantalla encontramos columnas de campos predefinidos como nombre
del recurso, tipo, etiqueta de material, iniciales, grupo, capacidad mxima, etc.
4. Los recursos y sus caractersticas los agregamos en las filas. El nombre
digitamos en el campo nombre del recurso, por defecto el programa nos
muestra el recurso en tipo como trabajo y en inicial la primera letra del nombre
del recurso y en capacidad mxima 100%.
Pg. 44
Ceupsi
INGRESAR RECURSOS MATERIALES

5.
Para ingresar recursos materiales digitamos el nombre del recurso y activamos

en tipo la opcin material y en etiqueta de material digitamos la unidad de
cada material.
6. Observemos que en este caso la columna capacidad mxima aparece en

blanco y adems en tasa estndar aparece simplemente soles y no soles la
hora como en recursos trabajo.
INGRESAR RECURSOS COSTO

7. Como se indic en prrafos anteriores que el recurso costo se utiliza cuando el
recurso no est sujeto al esfuerzo ni a la duracin (trabajo), por esta razn
cuando se trata de recursos como alimentos o viajes que no estn relacionados
con el esfuerzo ni por la cantidad seleccionamos en tipo costo.
8. En estas filas tambin queda desactivado la tasa estndar.
Pg. 45
ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS

Una vez determinados los recursos en forma general, ahora debemos de ingresar los
recursos a cada una de las tareas para ello solo debemos:
1. Seleccionamos la tarea y damos doble clic para activar el cuadro de dilogo
Informacin de tareas y activamos la pestaa Recursos.
2. En la celda Nombre del recurso activamos la flecha desplegable y

seleccionamos uno por uno los recursos.
3. Ahora en unidades escribimos las cantidades de los recursos trabajo y

materiales.
Pg. 46
Ceupsi
4. Solo ingresamos el precio en la celda costo, cuando es un recurso costo.
5. Al terminar de ingresar los recursos presionamos el botn aceptar.
6. Observamos que los recursos aparecen en el diagrama Gantt, al costado

derecho de cada tarea.
7. De la misma forma ingresamos los recursos al resto de tareas.
NOTA: Debemos tener cuidado de ingresar los recursos por que al momento de
presionar el botn aceptar, el programa asigna una cantidad de horas de
trabajo y si corregimos la cantidad de los recursos de trabajo o los
cambiamos, puede ser por que queremos, modificar la cantidad de horas de
trabajo o modificar la duracin de la tarea (De aqu parten los errores
posteriores).
Pg. 47
ASIGNAR RECURSOS USANDO LA BARRA ESTANDAR
Al activar este icono el programa me muestra la siguiente ventana de dilogo.
Donde seleccionamos el recurso, digitamos sus cantidades y presionar el botn

Asignar.
Como observamos en la nueva ventana queda activado con un check el recurso,

ahora le agregamos el costo en 150 (esto por que es un recurso costo).
Pg. 48
Ceupsi
DETERMINAR LAS HORAS DE TRABAJO Y COSTO

DEL PROYECTO, DE LAS TAREAS Y DE LOS
RECURSOS
CUNTAS HORAS DE TRABAJO DEMANDA CADA TAREA?
En el rea de informacin del diagrama Gantt solo tenemos las columnas: nombre de
tarea, duracin, comienzo, fin, predecesoras y nombre de los recursos. No
encontramos informacin sobre el trabajo realizado, si queremos contar con esa
informacin solo debemos:
1. Seleccionamos una
columna
2. Usamos el men
contextual (Clic derecho)
y activamos la opcin
insertar columna.
Pg. 49
3. En esta ventana en la opcin

nombre de campo buscamos o
digitamos el campo trabajo.
(bastara con digitarlo
rpidamente).
4. Al presionar el botn aceptar, en forma automtica me muestra la columna

trabajo donde aparece la cantidad de horas de trabajo en el proyecto y por
cada una de las tareas.
CUL ES COSTO DEL PROYECTO Y DE CADA TAREA?

Esta informacin tampoco se encuentra e igual que la anterior la agregamos:
1. Insertamos una nueva columna y buscamos el campo costo
2. El programa nos muestra en forma rpida los costos
Pg. 50
Ceupsi
3. Observamos que solo las tareas que tienen recursos de costo, son los que
aparecen con costo, esto se debe a que stos fueron asignados al ingresar los
recursos.
4. Para que nos muestre todo el costo de esta fase debemos de ingresar los
precios de los recursos.
PARA INGRESAR LOS COSTOS DE LOS RECURSOS

1. Men Ver opcin Hoja de Recursos
2. En la columna tasa estndar ingresamos los costos de los recursos trabajo y

material
3. En los recursos tipo trabajo por defecto el programa los pone por hora, si es
por da simplemente digitamos el precio y aadimos /d indicando que este
costo es por da.
Pg. 51
4. Ahora al regresar al diagrama Gantt (Activando previamente el men ver),

observamos el costo de las tareas y del proyecto.
CUL ES EL COSTO TOTAL DE LOS RECURSOS?

Para ver el costo de los recursos necesitamos activar la pantalla de recursos e insertar
columnas de los campos costo, para ello debemos de:
1. Activamos la pantalla Hoja de recursos
2. Insertamos la columna costo
3. En forma automtica tendremos los costos totales de los recursos.
Pg. 52
Ceupsi
CUL ES LA CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS?

4. Bastara con insertar la columna trabajo
5. Observamos que en los recursos tipo trabajo, aparece la cantidad de horas

utilizadas, en los recursos tipo material la cantidad total segn la unidad
utilizada y en los recursos tipo costo el costo total.
Pg. 53
QU ES CAPACIDAD MXIMA DE LOS RECURSOS?

Si observamos la columna de capacidad mxima en la hoja de recursos, notaremos
que existen recursos de trabajo que se encuentran en rojo.
Esto se debe a que, algunos das estamos usando el recurso a ms del 100% (+ de
1), esto lo vemos con mayor claridad en grfico de recursos (Que se activa usando el
men ver opcin grfico de recursos).
El programa nos muestra la capacidad utilizada (acumulada), de cada uno de los
recursos, en cada uno de los das, semanas meses o trimestres de acuerdo a lo
solicitado.
En este caso, vemos el grfico del recurso pen, donde observamos en la primera
semana, que en los da lunes, martes y mircoles estamos usando 700% (7 peones) y
los das jueves y viernes 1200% (12 peones).
Adems vemos una lnea negra que separa el grfico en dos, la parte inferior es la
capacidad mxima designada al principio y lo que se encuentra en la parte superior de
color rojo, es lo que faltara asignar (Estos cambios no afectan los costos).
Pg. 54
Ceupsi
Si usamos la barra de
desplazamiento que se
encuentra en parte inferior
izquierda, cambiamos el
recurso y observamos sus
caractersticas.
Capataz: 100% todos los

das.
Operario: 200% los das lunes, martes y mircoles
Pg. 55
MODIFICAR LA DURACIN EN UNA TAREA

CAMBIO DE DURACION DE UNA TAREA
Si queremos modificar la duracin de una tarea, puede ser por que:
Nos equivocamos en calcular el tiempo para esa tarea, por lo tanto al modificar
el tiempo cambian tambin las horas de trabajo y los recursos se mantienen.
Necesitamos realizar esa tarea en menos o ms tiempo, por lo tanto las horas
de trabajo son las mismas, quienes varan en forma inversamente proporcional
son los recursos de trabajo.
Cambiamos la duracin de la tarea 6, de 5 das a 10 das.
Observemos que antes del cambio, la tarea tiene 200 horas de trabajo, un
costo de 1686 y en los recursos de trabajo 5 peones.
Luego del cambio, la tarea tiene 400 horas de trabajo, un costo de 3286 y los
recursos siguen los mismos.
Adems podemos observar que en la celda de duracin de la tarea, aparece en

una esquina un indicador de celda inteligente, que al ser activada muestra que
se ha aumentado la duracin y se puede trabajar con dos alternativas:
o Ha aumentado el trabajo y, por tanto, el tiempo necesario para realizar
esta tarea.
o Disminuir la capacidad mxima de los recursos
Pg. 56
Ceupsi
Est predeterminada la primera opcin, el cambio de trabajo, pero podemos an

seleccionar la otra alternativa.
Veamos que al realizar este cambio, las horas de trabajo siguen en 200, el costo S/.
1686, pero en los recursos de trabajo ahora aparece 2.5 peones.
Nota: Al modificar la duracin aparece el indicador de celda inteligente, esta seal

desaparece en forma automtica, al realizar el segundo cambio en otra tarea.
CAMBIO DE RECURSOS EN UNA TAREA

Observemos que la tarea 7 tiene una duracin de 6 das, un costo de S/ 2,260, 240
horas y en recursos cinco peones.
Ahora modifiquemos la tarea 7 cambiando el pen a 1000 % (10).
Ahora la tarea 7 tiene una duracin de 3 das, pero mantiene las horas de trabajo por
lo tanto el costo.
Pg. 57
Al haber una modificacin de duracin, el programa nos muestra un celda inteligente

ahora en la celda trabajo, que al activarla nos da la alternativa de Cambiar la
duracin Cambiar el trabajo.
Si cambiamos el trabajo.
La duracin continua en 6 das, pero las horas de trabajo se duplicaron a 480 y el

costo aumenta a S/. 4,180.
Pg. 58
Ceupsi
CAPITULO 5:
DETERMINAR LA DURACION Y LA FECHA FINAL DE
LA CONSTRUCCION DE UN PARQUE
OBJETIVO:
Trabajar con un proyecto en su primera etapa utilizando las

herramientas aprendidas en los captulos anteriores.
Utilizar las tablas de otro programa en Project.

Determinar la fecha de inicio.
Determinar el nuevo calendario de trabajo.
Determinar la duracin de las tareas.
Pg. 59
CONSTRUCCION DE UN PARQUE
Inicio:
Horario:
10 de Septiembre del 2007

De lunes a Sbado
DETERMINAR CUANTOS DIAS DURA EL PROYECTO Y CUAL ES

LA FECHA FINAL?
Al ingresar a Microsoft Project, el programa nos muestra el rea de trabajo con fechas
y horarios predeterminados. La fecha de inicio en este caso es el 1ro. de enero y el
horario de trabajo, es de lunes a viernes, con un jornal de 8 horas.
Nosotros debemos personalizar el proyecto de acuerdo a lo solicitado, primero

modificar la fecha de inicio en el cuadro de dilogo INFORMACION DEL PROYECTO
y luego modificar el calendario laboral.
Pg. 60
Ceupsi
INFORMACION DEL PROYECTO

1. Ingresamos al men Proyecto y la opcin Informacin del proyecto.
2. En fecha de comienzo usamos la flecha para desplegar el cuadro de
calendario y seleccionamos 10 septiembre 2007.
3. Ahora al digitar las tareas y observamos que todas inician el 10 septiembre del
2007.
CREAR Y CAMBIAR CALENDARIO LABORAL

Para cambiar el horario de trabajo podemos modificar el calendario estndar o crear
un nuevo calendario.
1. Ingresamos al men
Herramientas, opcin
Cambiar calendario
laboral.
2. En este cuadro de dilogo
podemos modificar el
calendario estndar o
sealar excepciones.
Pg. 61
Crear un Calendario
3. Para crear un nuevo
calendario
presionamos el botn
Crear Calendario.
4. En esta ventana
digitamos el nombre
PARQUE.
5. Verificamos que
estamos haciendo una
copia del Estndar.
6. y presionamos el botn aceptar
7. En esta ventana seleccionamos Semanas laborales

8. y presionamos el botn Detalles
Pg. 62
Ceupsi
9. En este cuadro seleccionamos de Lunes a Sbado y la opcin Establecer

da(s) en estos perodos laborables especficos:
10. y presionamos el botn Aceptar.
11. Veamos ahora que el calendario ha cambiado, ahora aparece slo domingo
como da no laborable (aparece de color gris).
12. Ahora si escribimos todas las tareas o las agregamos de una lista adicional.
Pg. 63
CREAR LISTA DE TAREAS Y DURACION

En el siguiente cuadro observamos la lista de tareas o partidas de la obra construccin
de un parque.
CONTRUCCION DE UN PARQUE
INICIO: 10 de Setiembre del 2007
Horario: de Lunes a Sabado
ID
1.00.00
1.01.00
1.02.00
NOMBRE DE PARTIDAS
UNIDAD METRADOS
OBRAS PROVISIONALES
CARTEL DE OBRA
UND
1
MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE
EQUIPOS Y MAQUINARIAS
GLB
1
2.00.00 OBRAS PRELIMINARES
M2
1786
2.01.00 TRAZO Y REPLANTEO
M2
1786
2.02.00 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL
3.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS
M3
120
3.01.00 EXCAVACION
M3
85
3.02.00 RELLENO CON MATERIAL PROPIO
ELIMINACION
CON
TRANSPORTE
3.03.00
(CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA
M3
45
4.00.00 CONCRETO SIMPLE
4.01.00 VEREDAS
M2
1000
4.01.01 VEREDAS DE CONCRETO DE 4"
En este cuadro observamos la tarea, su unidad y el metrado de cada una de
M2
33
4.01.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO
las partidas.
4.02.00 GRADAS
35
4.02.01 CONCRETO Fc=175 kg/cm2 P/Grada y/o piso M3
Con ayuda de esta tabla, digitamos las tareas, en M2
el rea de informacin
de
98.44
tareas. SARDINELES
4.03.00
M3
35
4.03.01 CONCRETO Fc=175 kg/cm2 para sardineles
M2
60
5.00.00 CONCRETO ARMADO
5.01.00 PILETA
M3
6
5.01.01 CONCRETO Fc=210 kg/cm2
M2
32
KG
680
5.01.03 ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200
5.02.00 MUROS DE CONTENCION
M3
40
M2
200
KG
2000
5.03.00 COLUMNAS
M3
3
M2
40
KG
300
Pg. 64
Ceupsi
DURACION DE LAS TAREAS

La duracin de las tareas dependen del rendimiento de los trabajadores y/o el
equipo que trabaja en ella.
Los rendimientos se encuentran en la siguiente tabla de costos unitarios.
CONTRUCCION DE UN PARQUE
COSTOS UNITARIOS
Partida
01.01.00
Rendimiento
Cdigo
300201
CARTEL DE OBRA
1.00 UND/DIA
Descripcin Insumo
Materiales
CARTEL DE OBRA
Unidad
Cuadrilla
GLB
Cantidad
Precio
Parcial
1.00
450.00
450.00
Partida
01.02.00
MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS
Rendimiento
1.00 GLB/DIA
Costo unitario directo por :
Cdigo
Descripcin Insumo
Unidad
Cuadrilla
Cantidad
Precio
Materiales
300201
MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION
GLB
1.00
500.00
Partida
02.01.00
TRAZO, NIVELACION Y REPLANTEO
Rendimiento
400.00 M/DIA
Cdigo
470032
470103
470104
300201
440100
370101
375401
491901
Descripcin Insumo
Mano de Obra
TOPOGRAFO
OFICIAL
PEON
Materiales
YESO DE 28 Kg
ESTACA DE MADERA
WINCHA
Equipos
HERRAMIENTAS MANUALES
MIRAS Y JALONES
TEODOLITO
470102
470104
370101
Descripcin Insumo
Mano de Obra
OPERARIO
PEON
Materiales
Equipos
HERRAMIENTAS MANUALES
500.00
Parcial
500.00
0.99

Unidad
Cuadrilla
Cantidad
HH
HH
HH
1.00
1.00
2.00
0.0200
0.0200
0.0400
15.00
12.00
6.00
0.30
0.24
0.24
0.0050
0.0200
0.0003
10.00
2.50
30.00
0.05
0.05
0.01
3.0000
0.0100
0.0100
0.78
1.25
6.25
0.02
0.01
0.06
BOL
P2
UND
%MO
HM
HM
0.50
0.50
Partida
02.02.00
LIMPIEZA DE TERRENO
Rendimiento
40.00 M2/DIA
Cdigo
450.00
Precio
Parcial
1.40

Unidad
Cuadrilla
HH
HH
0.10
1.00
%MO
Cantidad
0.02
0.20
3.0000
Precio
Parcial
8.00
6.00
0.16
1.20
1.36
0.04
En la segunda lnea de cada una de las partidas se encuentra el rendimiento, la

duracin resultar al dividir el metrado entre el rendimiento.
Pg. 65
NOMBRE DE PARTIDAS
OBRAS PROVISIONALES
CARTEL DE OBRA
OBRAS PRELIMINARES
TRAZO Y REPLANTEO
LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL
MOVIMIENTO DE TIERRAS
EXCAVACION
RELLENO CON MATERIAL PROPIO
ELIMINACION CON TRANSPORTE
UNIDAD METRADOS REND DURACION

UND
1.00
GLB
1.00
M2
M2
1786
1786
400
40
4.47
44.65
M3
M3
120
85
2.8
151
42.86
0.56
M3
45
25
1.80
La duracin de las tareas, como es natural se muestra con decimales, para

este ejemplo redondearemos la duracin a das enteros.
NOMBRE DE PARTIDAS
OBRAS PROVISIONALES
CARTEL DE OBRA
OBRAS PRELIMINARES
TRAZO Y REPLANTEO
LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL
MOVIMIENTO DE TIERRAS
EXCAVACION
RELLENO CON MATERIAL PROPIO
ELIMINACION CON TRANSPORTE
UNIDAD METRADOS REND DURACION DURACION

UND
1.00
1.00
GLB
1.00
M2
M2
1786
1786
400
40
4.47
44.65
M3
M3
120
85
2.8
151
42.86
0.56
1.00
0.00
4.00
45.00
0.00
43.00
1.00
M3
45
25
1.80
2.00
Ahora copiamos la duracin redondeada de la hoja de clculo de Excel al

diagrama Gantt de Project.
Observemos que ahora quedan determinadas las tareas y la duracin. Ahora debemos
de vincularlas
Pg. 66
Ceupsi
VINCULACION SIMPLE DE TAREAS

Para vincular las tareas entre ellas solo debemos de dar doble clic sobre cada una de
ellas y luego seleccionar la tarea que precede a ella.
Seleccionamos movilizacin y desmovilizacin de equipos y maquinarias y
damos doble clic.
En el siguiente cuadro de dilogo en la celda de nombre de tarea,
seleccionamos Cartel de obra. (tarea que debe terminarse antes de iniciar la
desmovilizacin.
Y luego presionamos el botn Aceptar.
Observemos que las dos tareas quedan vinculadas.

De la misma forma vinculamos las otras tareas, como limpieza de terreno
manual, trazo y replanteo.
Pg. 67
CREAR LAS FASES

Para crear fases debemos de digitar o determinar cuales son las tareas que contienen
los ttulos y luego seleccionar las tareas que comprenden este proceso y utilizamos el
icono aplicar sangra que se encuentra en la barra formato.
Seleccionar las tareas
Aplicamos sangras
En el nuevo cuadro de datos se determina la duracin de la fase Obras provisionales y

en el diagrama Gantt quedan superpuestas por una barra resumen de color negra.
De esta misma forma crearemos las fases de todo el proyecto.
Tambin observamos que existen ttulos y subttulos, que debe ser ordenados, para
ello:
Seleccionamos todas las tareas y subttulos de esta fase y aplicamos sangra.
Luego seleccionamos las tareas de cada subttulo y tambin aplicamos
sangra.
Fase Concreto simple y subfases (veredas, gradas y sardineles).
Pg. 68
Ceupsi
Fase concreto armado y subfases (pileta, muros de contencin).
Ahora vinculemos las fases
Pg. 69
VINCULACION COMIENZO COMIENZO

Las vinculaciones predeterminadas son Fin Comienzo, pero cuando queremos indicar
como en este caso, que las tareas columnas y muros de contencin comiencen en la
misma fecha, solo debemos de cambiar el tipo de vinculacin que se encuentra en la
ventana Informacin de tareas en la pestaa predecesoras por Comienzo a
Comienzo (CC)
Quedando la vinculacin como se muestra ahora.
Pg. 70
Ceupsi
Ahora vinculamos las dos fases muros de contencin y columnas con la

fase pileta.
CREAR HITOS
Ahora insertamos tareas con duracin cero y las vinculamos para determinar
las fechas de inicio o final de cada una de las fases.
Insertar las tareas.
Escribir sus nombres y su duracin cero
Pg. 71
Las vinculamos y quedan determinados los tiempos de las fases.
Del mismo modo, determinamos para el resto de fases.
Faltara adicionar un ttulo general para determinar la duracin de todo el

proyecto y mostrar solo los ttulos y subttulos.
Pg. 72
Ceupsi
Duracin del proyecto 151 das y fecha final 3 de marzo del 2008.
Pg. 73
CAPITULO 6:
ADMINISTRAR LAS TAREAS Y RECURSOS DE UN
PROYECTO.
OBJETIVO:
Trabajar la administracin de los diferentes tipos de tareas

de acuerdo al trabajo y los cambios que se realizan.
Adems asignar o crear los tipos de calendarios que
usaremos en el proyecto, tareas y recursos.
Tipos de tareas.
Cmo corregir los recursos de las tareas?
Calendario laboral.
Pg. 74
Ceupsi
TIPOS DE TAREAS
Como hemos podido ver hasta la fecha al modificar el contenido de duracin, recursos
y trabajo las tareas pueden comportarse de diferentes formas producindose errores
involuntarios. Solucionamos estos inconvenientes al seleccionar la tarea o tareas,
activamos el cuadro de dilogo informacin de la tarea y fijar la duracin, el trabajo o
las unidades (recursos).
UNIDADES FIJAS
Es la forma predetermina que el programa nos muestra esta opcin, por eso cuando
modificamos la duracin en forma automtica se modifica las horas de trabajo o
cuando se modifica las horas de trabajo se modifica la duracin.
TRABAJO FIJO
Al cambiar a esta opcin, si modificamos la duracin en forma automtica se modifica
en forma inversa los recursos y viceversa.
DURACIN FIJA
Con esta opcin, si se modificar el trabajo se modifica directamente los recursos.
CMO CORREGIR LOS RECURSOS DE LAS

TAREAS?
Cuando modificamos la duracin de las tareas en forma desordenada y a veces en
lugar de querer hacer el cambio de trabajo era de recursos o viceversa, o simplemente
observamos que existen errores de ingreso de valores debemos de corregir el
contenido utilizando una ventana de adicin.
Para activar un ventana adicional usamos el men contextual sobre el diagrama
Gantt y activamos la opcin dividir,
Pg. 75
En este caso previamente nos ubicamos en la tarea 7 y dividimos la pantalla.
La pantalla queda dividida en dos, donde hacemos los cambios y verificamos los datos
existentes.
Tenemos 240 horas de trabajo

3 das x 8 horas/da x 10 peones= 240 horas
Modificamos la duracin de la tarea 7 a 6 das
Pg. 76
Ceupsi
Observamos que la duracin cambia pero las horas de trabajo se mantienen en 240
horas.
6 das x 8 horas/da x 5 peones/da = 240 horas
Entonces lo que se ha modificado fue el nmero de peones de 5 a 10.
Ahora cambiamos a 12 das
Al cambiar hemos cambiado el costo a 4180 y las horas de trabajo a 480 horas.
2 das x 8 horas/da x 5 peones/da = 480 horas
Pg. 77
CALENDARIOS
Si observamos en el diagrama Gantt, veremos que existe predeterminado un
calendario estndar para el proyecto y las tareas, este cuenta con das laborables de
lunes a viernes y das no laborables sbado y domingo.
Si agrandamos el diagrama Gantt, veremos que tambin existen horas laborables y

horas no laborables, en este caso de 0 a 9 horas son no laborables, de 9:00 a 13:00
son laborables, de 13 a 15 no laborable, de 15 a 19 laborables y de 19 a 24 horas no
laborables.
TIPOS DE CALENDARIO
En el proceso de la programacin de los proyectos, podemos utilizar hasta cuatro tipos
de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y
calendario de tareas:
CALENDARIO BASE
Se utiliza como el calendario del proyecto, donde se encuentran especificados los
periodos laborales y no laborables. Los calendarios base que nos proporciona el
programa son:
Estndar
24 horas
Turno de noche
Estos calendarios, podemos encontrarlos en el men herramientas en la opcin
cambiar calendario laboral o en el men proyecto, en la opcin informacin del
proyecto.
Pg. 78
Ceupsi
En esta ventana
podemos seleccionar
o crear un nuevo
calendario base.
Observemos que al
seleccionar el tipo de
calendario estndar
tiene entre parntesis
Calendario del
proyecto.
CALENDARIO DEL PROYECTO

Es el calendario base que utiliza el proyecto, es el que se esta ejecutando. El
calendario predeterminado es el estndar, para cambiar este usamos el men
proyecto y la opcin informacin del proyecto.
En la opcin calendario, podemos seleccionar el tipo de calendario a utilizar en el

proyecto, en este caso seleccionaremos Turno noche.
Pg. 79
Al modificar el calendario del proyecto, este cambio queda registrado no slo en esta
ventana de dilogo, si no tambin en el cuadro de dilogo de cambiar calendario
laboral.
Note ahora que en turno de noche aparece entre signos de parntesis el texto
Calendario del proyecto.
CALENDARIO DE TAREAS
En forma predeterminada cada tarea conserva el calendario del proyecto, pero en
casos particulares podemos cambiar este calendario. Este cambio lo realizaremos,
en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa Avanzado.
Pg. 80
Ceupsi
CALENDARIO DE RECURSOS
Esta es otra particularidad para poder trabajar los horarios del personal, donde
muchas veces existen tareas y recursos que tienen un horario diferente al general.
Para seleccionar un calendario a un recurso, debemos de crear el calendario especial
o utilizar uno predefinido y luego definirlo simplemente en la hoja de recursos.
En la hoja de recursos cambiamos el calendario a turno noche al recurso 1
CREAR UN NUEVO CALENDARIO

Para crear un calendario nuevo debemos de dar los siguientes pasos:
1. Ingresar al men herramientas y activamos la opcin cambiar calendario
laboral.
Pg. 81
2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, damos un clic sobre el

botn crear calendario.
3. En esta nueva ventana escribimos el nombre del nuevo calendario, en este

caso digitamos Movilidad y nos aseguramos que este activada la opcin
Hacer una copia del
4. Al presionar el botn aceptar, regresamos al cuadro de dilogo anterior,

quedando activo en para calendario Movilidad.
5.
Ahora modificaremos el horario.
Pg. 82
Ceupsi
CAMBIAR LAS HORAS LABORALES

6. Dentro de este cuadro de dilogo, seleccionamos la opcin Semanas
laborales.
7. Ahora activamos el botn detalles.
8. En esta nueva ventana, seleccionamos los das de lunes a sbado y marcamos

como perodo laboral de 16 horas a 22 horas
9. Para ello seleccionamos establecer das en estos periodos laborales
especficos, seleccionamos los das y digitamos las horas de la siguiente
forma.
Pg. 83
10. Luego presionamos el botn aceptar.
De esta forma hemos creado un nuevo calendario Movilidad, observemos que en

el calendario, aparece como das laborables de lunes a sbado y con horario de 4
a 10 p.m.
Pg. 84
Ceupsi
CAPITULO 7:
CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS
OBJETIVO:
Determinar y comparar los costos de la programacin de un

proyecto al inicio, luego de modificar y durante el avance
del proyecto.
Guardar lnea base.

Avance y seguimiento de un proyecto.
Costo Previsto, costo total, costo real.
Costo fijo.
Uso de vistas y tablas.
Pg. 85
CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS

Esta es una de las etapas principales del proyecto, una vez que se tiene la primera
programacin, debemos compararla con la programacin modificada y con la
programacin real de avance del proyecto. Para comparar estas diferentes
programaciones trabajaremos con las herramientas como lnea base y seguimiento.
GUARDAR LNEA BASE

Cuando ya hemos terminado la programacin de un proyecto, es necesario guardar
esta programacin para posteriormente compararla y determinar las diferencias de
costos, recursos y tiempos.
Microsoft Project me da la alternativa de guardar esta primera programacin como una
LNEA BASE.
Observemos el rea de informacin del diagrama Gantt en la tabla de costo.
1.
2.
3.
4.
5.
Tenemos el costo total del proyecto en S/. 14,653.

El costo previsto es S/. 0.00.
El costo real de avance S/. 0.00.
La variacin = Costo total - previsto (costo).
El restante = Costo total - restante.
Quiere decir que no tenemos ninguna lnea base guardada, ni ningn avance de la
obra.
El costo previsto es el costo de nuestra primera programacin, este aparecer cuando
guardamos una lnea base.
Pg. 86
Ceupsi
CMO GUARDAR UNA LNEA BASE?

Para guardar la programacin inicial de un proyecto, debemos de dar los siguientes
pasos:
1. Men Herramientas /
Seguimiento.
2. Y seleccionamos la
opcin Establecer lnea
de base.
3. En esta ventana activamos establecer

lnea base, verifiquemos que est
activado Proyecto completo y
presionamos el botn aceptar.
4. Ahora observemos que las columnas de

costo total y previsto son iguales (debido a que es el inicio).
5. Al modificar las tareas el costo previsto se mantendr.
Pg. 87
ALGUNOS CAMBIOS A LA DURACION DE LAS TAREAS

Observemos la duracin (3, 5 y 6 das), el costo y las horas de trabajo de las tareas
1,4 y 7.
Al modificar la duracin en 4,8 y 5 das en forma respectiva en cada tarea, cambia el

costo de ella y sus horas de trabajo.
Ahora ingresamos al diagrama Gantt en tabla de costo y observamos que el costo

previsto se mantiene, cambiando el costo total y la variacin en el total del proyecto y
en cada una de las tareas modificadas.
Pg. 88
Ceupsi
AVANCE DE OBRA
Una vez determinado una lnea base y haber realizado algunos cambios, vamos a
simular el avance de un proyecto.
Para activar la barra de seguimiento, bastara con ingresar al men ver opcin barras
de herramientas y seleccionar seguimiento.
Con esta barra podemos activar el cuadro de estadstica del proyecto, actualizar la
programacin, la reprogramacin de trabajo, agregar lneas de progreso y porcentajes
de avance.
En el presente cuadro hemos determinado un avance de proyecto al 100% de las
tareas 1, 2, 3, 4, 6, 7 y al 50% la tarea 5.
Si activamos la tabla de seguimiento de en diagrama Gantt, obtenemos los datos con

mayor precisin, en los cuales podemos inclusive dar un avance de obra a todo el
proyecto.
Pg. 89
CAMBIAMOS EL AVANCE DE LA FASE DE 88% AL 70 %

Como observamos con solo digitar 70 en la columna % completado de la fase 1, en
forma automtica las tareas se reprograman, la tareas 1, 2, 3 y 6 al 100%, la tarea 6
al 80% y la tarea 7 al 83%.
COSTO REAL Y RESTANTE

Los costos reales del avance del proyecto los determinamos luego de guardar una
lnea base (costo previsto), hacer unos cambios en las tareas (costo total) y asignar un
avance a la obra (seguimiento).
Para observar los datos ingresamos a:
La tabla costos de las tareas (Diagrama Gantt), que muestra los costos previsto, total y
real de cada tarea.
La tabla costos de los recursos (Hoja de recursos), nos muestra los costos: previsto,
total y real de cada recurso.
Pg. 90
Ceupsi
La tabla seguimiento del diagrama Gantt, nos muestra la programacin prevista, la

nueva programacin y el avance del proyecto.
COSTO FIJO
Es el costo que no tiene que ver con el esfuerzo realizado por los recursos de trabajo
ni por la duracin de las tareas (es un costo individual fijo que no depende de los
recursos ni del trabajo).
Al activar la tabla costo del diagrama Gantt, tenemos la columna costo fijo, donde
digitamos simplemente los montos, en este caso en la tarea 1 (S/ 2000), en la tarea 4
(S/. 4000) y en la tarea 7 (S/. 1,500). Estos montos se suman al costo de las tareas y
al costo total del proyecto.
Pg. 91
USO DE TABLAS
Cada una de las reas de trabajo o vistas, ya sea
diagrama Gantt, uso de recursos, hoja de
recursos, Gantt de seguimiento y otras, por
defecto trabajan en la opcin de ingreso de datos
(tabla de entrada), nosotros podemos modificar
esta tabla de costo, resumen, programacin, etc.
El cambio lo realizamos usando el men ver y la
opcin tabla, en la cual seleccionamos
el
formato a utilizar.
Estos cambios son individuales para cada vista
(cuando cambiemos de vista tenemos que
seleccionar la tabla).
DIAGRAMA GANTT- TABLA ENTRADA

En esta ventana ingresamos principalmente las tareas, la duracin y los recursos de
ella (Datos iniciales de las tareas).
DIAGRAMA GANTT- TABLA COSTO

Cambiamos a la tabla de costos, para determinar los costos de la programacin inicial
(prevista), el costo total, el costo fijo y costo real (Datos de las tareas).
Pg. 92
Ceupsi
DIAGRAMA GANTT- TABLA SEGUIMIENTO

En la tabla seguimiento determinamos el avance de la obra en porcentaje y duracin
por das (Datos de las tareas).
HOJA DE COSTOS TABLA DE ENTRADA

Esta es el rea de trabajo para ingresar los datos iniciales de los recursos: nombre de
los recursos, tipo, tasa estndar, etc.
HOJA DE COSTOS TABLA DE COSTO

Con esta presentacin determinamos los costos previstos, reales y reales de los
recursos.
Pg. 93
HOJA DE COSTOS TABLA RESUMEN

Este cuadro nos muestra los datos principales de los recursos: el mximo recurso, la
tasa estndar, el costo total y las horas de trabajo de los recursos.
DETERMINAR UNA RUTA CRITICA

La ruta crtica nos muestra las tareas que influyen directamente en la duracin total del
proyecto. Estas tareas no son necesariamente las ms importantes en un proyecto,
son crticas en relacin al tiempo y no a su funcin.
Al ingresar al Men formato y usar la opcin asistente para diagramas Gantt
Pg. 94
Ceupsi
El programa nos muestra la primera ventana para modificar el formato de las barras
del diagrama Gantt.
En la segunda ventana, debemos elegir la

informacin que necesitamos, en este
caso marcamos Ruta crtica
En la tercera ventana, debemos seleccionar la informacin que queremos que

aparezca al costado de la barra, elegimos recursos y flechas.
En la cuarta ventana definimos si

queremos o no las lneas de vinculacin
entre las tareas.
En la quinta ventana el programa nos da la alternativa de poder revisar antes de

finalizar (antes de dar formato).
Y en la sexta ventana de dilogo del

asistente es para salir de l.
Pg. 95
Finalmente el programa nos muestra las tareas de ruta crtica del proyecto, en color
rojo,
Las tareas 5,6 y 7 son las criticas es decir que si modificamos su duracin este cambia
la duracin total del proyecto.
Pg. 96
Ceupsi
CAPITULO 8:
ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO
OBJETIVO:
Determinar como mostrar las tareas de acuerdo a criterios

como fechas, utilizando filtros, esquemas, etc.
Ordenar.
Filtros y autofiltros.
Agrupar por.
Esquemas.
Pg. 97
ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO

Para administrar los datos digitados y calculados por
el programa podemos usar el men proyecto y las
opciones de: Ordenar, filtros, agrupar y esquemas.
Cada una de estas opciones, se usa de acuerdo a lo
que el programador de actividades necesite.
ORDENAR
Las tareas pueden ser ordenadas de acuerdo a fechas, a prioridades, por costo o en
forma personalizada.
Pg. 98
Ceupsi
Ordenar por duracin de las tareas

Usamos la opcin ordenar por
En este cuadro de dilogo digitamos duracin en el Primer criterio, marcamos

ascendente y presionamos el botn ordenar.
El programa ordena las tareas de acuerdo a la duracin en forma ascendente,

respetando cada uno de los niveles o grupos.
Por ejemplo las tareas que son del mismo nivel:
Obras provisionales
02
Concreto Simple
15
Concreto Armado
39
De igual forma dentro de:
Concreto simple
Sardineles
Veredas
Gradas
12
13
15
Pg. 99
FILTROS
El uso de filtros es el que ms se utiliza para la administracin de datos. Podemos
elegir uno de los filtros predeterminados o autofiltro.
Ejemplo
Mostrar las tareas crticas
Activamos men proyecto, la opcin Filtro y seleccionamos Tareas crticas.
El programa nos mostrar en este caso las tareas crticas que faltan completar.
Ejemplo 2
Mostrar las tareas completas
Activamos men proyecto, la
opcin Filtro y seleccionamos
Tareas completas.
Pg. 100
Ceupsi
El programa nos mostrar las tareas que ya se completaron (avance al 100%)
Autofiltro
El autofiltro lo encontramos en el men proyecto
opcin filtro o en la barra de herramientas de
formato.
Al ser activado el autofiltro todos los campos nos muestran una flecha desplegable.
Estas servirn para, seleccionar el tipo de dato que queremos que nos muestre el
programa.
Ejemplo 3
Mostrar las tareas que tienen una duracin superior a una semana.
Activamos autofiltro.
Seleccionamos el campo duracin.
Pg. 101
y seleccionamos > 1 semana
El programa nos muestra todas las tareas que duran ms de una semana.
AGRUPAR POR
Esta es otra forma de administracin de datos de las tareas. En esta oportunidad
agruparemos por las tareas crticas.
Activamos el men proyecto y la opcin Agrupar por
Ahora seleccionamos Crtica.

El programa nos muestra las tareas ordenadas en tareas crticas y no crticas.
Pg. 102
Ceupsi
ESQUEMA
Tambin es una herramienta para ordenar o mostrar las tareas segn los niveles
(tareas resumen o fases), de acuerdo a las sangras aplicadas.
Ejemplo 1
Mostrar las tareas de segundo nivel
Activamos el men proyecto y la opcin Esquema
Seleccionamos Mostrar y Nivel de esquema 2.
El programa nos mostrar las tareas resumen de segundo orden
Pg. 103
CAPITULO 9:
INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES
OBJETIVO:
Aprender a preparar los informes que se deben imprimir de

acuerdo a lo solicitado.
Informes Simples.
Informes visuales.
Pg. 104
Ceupsi
INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES

Es una herramienta que nos servir para
imprimir
formatos
predeterminados
o
personalizados de acuerdo al avance del
proyecto.
Esta herramienta la encontramos en el men
informe que nos muestra los informes visuales o
los informes simples.
INFORMES VISUALES
Con la ayuda de Microsoft Excel y/o Microsoft Visio, el programa puede darnos
informes grficos.
Pg. 105
INFORMES SIMPLES
Al activar la opcin Informes,
El programa nos muestra plantillas predeterminadas, al seleccionar una de
ellas.
Nos muestra otra subplantilla con mayores detalles, seleccionamos TAREAS

SIN COMENZAR.
Ahora aparece la presentacin preliminar antes de ser impresa.
Pg. 106
Ceupsi
Esta presentacin puede ser modificada y personalizada si presionamos el

botn configuracin de la pgina.
Donde podemos personalizar la presentacin, configurando la pgina,

cambiando los mrgenes, creando encabezados y pie de pgina.
Pg. 107
Referencias bibliogrficas
Microsoft Project
Carl Chatfield
Edit. Mc Graw Hill.
Mxico
Microsoft Project
Orlando Huatuco
Edit Ritisa Graff
Per
Microsoft Project
www.gestiopolis.com
Pg. 108

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