3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin). 3.3.1 La identificacin de un problema es lo que motiva a las personas a desarrollar proyectos y en s a crear empresa a fin de satisfacer necesidades que no han sido cubiertas por empresas existentes. Para realizar la primera actividad de aprendizaje debe: - Analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 1: Formular el problema o necesidad a resolver en el proyecto de acuerdo con el estudio de mercado y misin de la organizacin, ubicado en el botn Material del programa. - Documentarse con el material de apoyo para la actividad de aprendizaje 1. Una vez termine de documentarse debe entregar como evidencia lo siguiente: - Un documento Word donde describa la oportunidad, necesidad o problema. Esto indica que deber establecer el planteamiento del problema, teniendo en cuenta los antecedentes y diferentes situaciones transversales que lo condicionan. El entregable debe concluir con la formulacin del problema. Identificacin del riesgo Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta un organismo en la persecucin de sus objetivos, ya sean de origen interno como externo. La identificacin del riesgo es un proceso iterativo, y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente "partir de cero", esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores. Su desarrollo debe comprender la realizacin de un "mapeo" del riesgo, que incluya la especificacin de los dominios o puntos claves del organismo, la identificacin de los objetivos generales y particulares, y las amenazas y riesgos que se pueden tener que afrontar. Un dominio o punto clave del organismo, puede ser: un proceso que es crtico para su sobrevivencia; una o varias actividades que sean responsables de la entrega de porciones importantes de servicios a la ciudadana; un rea que est sujeta a Leyes, Decretos o Reglamentos de estricto cumplimiento, con amenazas de severas puniciones por incumplimiento; un rea de vital importancia estratgica para el Gobierno (ejemplo: defensa,
investigaciones tecnolgicas de avanzada).
Al determinar estas actividades o procesos claves, fuertemente ligados a los objetivos del organismo, debe tenerse en cuenta que pueden existir algunos de stos que no estn formalmente expresados, lo cual no debe ser impedimento para su consideracin. El anlisis se relaciona con la criticidad del proceso o actividad y con la importancia del objetivo, ms all que ste sea explcito o implcito. Existen muchas fuentes de riesgos, tanto internas como externas. A ttulo puramente ilustrativo se pueden mencionar, entre las externas: desarrollos tecnolgicos que en caso de no adoptarse, provocaran obsolescencia organizacional; cambios en las necesidades y expectativas del ciudadano/usuario; modificaciones en la legislacin y normas regulatorias que conduzcan a cambios forzosos en la estrategia y procedimientos; alteraciones en el escenario econmico que impacten en el presupuesto del organismo, sus fuentes de financiamiento y su posibilidad de expansin. Entre las internas, podemos citar: la estructura organizacional adoptada, dado la existencia de riesgos inherentes tpicos tanto en un modelo centralizado como en uno descentralizado; la calidad del personal incorporado, as como los mtodos para su instruccin y motivacin; la propia naturaleza de las actividades del organismo. Una vez identificados los riesgos a nivel del organismo, deber practicarse similar proceso al nivel de programa y actividad. Se considerar, en consecuencia, un campo ms limitado, enfocado a los componentes de las reas y objetivos claves identificadas en el anlisis global del organismo. Los pasos siguientes al diagnstico realizado son los de la estimacin del riesgo y la determinacin de los objetivos de control. 1- Cules son los principales problemas que enfrenta la empresa? Reduccin en las ventas. Lenta recuperacin de cartera, lo que ha procreado falta de liquidez para para invertir en nuevos pedidos. Falta de competitividad. Su estructura organizacional. 2- Cmo se relacionan estos problemas con la estructura organizacional? Al rea de venta le puede hacer falta personal que se encargue de la publicidad, adems puede que le haga falta personal en el rea de
recuperacin de cartera, para que la recuperacin se haga efectiva en
tiempo y forma, un personal encargado de la adquisicin compra, planeacin de las mismas de acuerdo con lo recuperado, un administrador con dinamismo y relativismo y tambin un contador. 3 -Qu objetivos persigue con la invitacin que ha formulado la direccin general al resto de la empresa? Evaluar las debilidades fortaleza con que cuenta la empresa, obtener un diagnostico que le ayudara a ver con claridad lo que en realidad le est afectando y as poder tomar decisiones acertadas y efectivas para poder superar la di difcil situacin por la que est atravesando. 4- Qu rol puede desempear el personal de la empresa en particular los responsables de reas que la componen en la bsqueda de alternativas de solucin? El rol de facilitadores de la informacin real, importante y asegurar de que su personal subordinado haga lo mismo, pues principalmente de sus aportes depender la eleccin de las mejores y ms eficientes alternativas para dar solucin a cualquier dificultad por la que este atravesando la empresa. 5- Qu pasos debe seguir la empresa para revisar su estructura funcional y operativa? Primeramente que los jefes de rea hagan una evaluacin interna de su reas con esto no se obtiene un resultado relevante de lo que est generando el problema y las alternativas a tomar en cuenta para mejorar una situacin o superar una dificultad .Lo mejor sera hacer una auditoria administrativa, con previa reunin con todo el personal de la empresa para enterarlos de la de la misma y de lo importante que cera su participacin brindado la informacin real, de la cual depender la eleccin de las alternativas ,para que la empresa y todo el personal siga siendo eficiente competitivo en el mercado. 6- En qu plazo debera de contar con un estudio para hacer frente a la falta de competitividad? por las prdidas que est teniendo la empresa actualmente en sus ventas, lo ms pronto posible. 2 meses. 7-cmo se debe de integrar el estudio para que cumpla los fines que persigue la direccin general? El estudio se debe de integrar a todas las reas de la empresa y empezando con una capacitacin al personal de cuales fueron los cambios, el porqu de qu manera se aplicaran los mismos para que se obtengan los buenos resultados esperados, tambin se debe de capacitar a los responsables de reas de manera ms amplia y rigurosa, para dar
seguimiento y monitoreo a su personal para asegurarse de que las cosas
se estn haciendo bien. Facilitar una copia a todos los empleados de los cambios de acuerdo a su rea. El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de los mismos. Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente al futuro. Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento. Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se encontrarn variantes de cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas particulares del problema que se desee atacar. Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con l, adems es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente. El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes aspectos: - De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de control. - De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma. - De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia delas funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. - De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre
la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de
decisiones. - De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la relacin existente entre cada una de ellas. Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar.