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AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
AUDITORIA FINANCIERA
La situacin e informacin
financiera de la empresa.
DIFERENC
IAS
OBJETIVO
S
Asegurar confiabilidad e
integridad de la
informacin,
complementndose con
la operacional y
financiera.
No es numrica.
Se emiten
recomendaciones por
medio de una carta
dirigida a los encargados
de la administracin y en
su caso a los dueos de
la empresa.
Evaluar y promover el
cumplimiento del
proceso administrativo
Evalua la calidad de la
administracin en su
conjunto.
Auditora Administrativa
Asegurar confiabilidad e
integridad de la
informacin,
complementndose con la
operacional y
administrativa.
Auditoria numrica.
Los criterios que deben ser considerados como base para la definicin de los
objetivos de la auditora, debern estar siempre enfocados a apoyar a los
miembros de la organizacin en el desempeo de sus actividades y a
garantizar el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma.
En algunos casos las auditoras han llevado a los directivos a tomar decisiones,
incluso drsticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de
una o varias personas o el llevar a cabo una inversin.
Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la
importancia de la auditora es su alcance, que como vimos antes, puede
implicar la revisin de toda o una parte de la organizacin en sus objetivos,
planes y programas; los procedimientos y controles; el personal y las
instalaciones. Todo con la intencin de lograr una eficiencia administrativa. La
profundidad se relaciona con qu tan a fondo se quiere llegar a una situacin
dada.
Examen.
Informe.
Seguimiento.
Planeacin.
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores
prioritarios.
Qu cubre la planeacin?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de informacin.
4. Investigacin preliminar.
5. Preparacin del proyecto de auditora.
6. Diagnstico preliminar.
Objetivo.
En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones
que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y
ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.
Fuentes de Informacin.
Las fuentes de informacin representan las instancias internas y externas a las
que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles
de trabajo del auditor.
Estas pueden ser Internas o Externas
Investigacin Preliminar.
Programa de trabajo.
Identificacin: Nombre de la auditora.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.
Area(s) Universo bajo estudio.
Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes.
Formato: Presentacin y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la
organizacin como producto de su visin.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a
la realidad y a la cultura organizacional.
Gnesis de la organizacin:
Creacin de la organizacin.
Cambios en su forma jurdica.
Conversin del objeto en estrategias.
Manejo de la delegacin de facultades.
Infraestructura:
Esquema de operacin (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional.
Programacin institucional.
Nivel de desarrollo tecnolgico.
Forma de operacin:
Desempeo registrado.
Logros alcanzados.
Instrumentacin:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin
que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditora, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
efectiva.
Recopilacin de informacin
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas
a las que se pueden acudir son:
Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditoras administrativas previas
Mercado:
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura
proyectada, caracterstica).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible),
anlisis del rgimen de mercado.
Determinacin de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
Estudios financieros:
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
Observacin directa.
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin
directa, comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurar de que exista un consenso en torno a las condiciones de
funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse
en todo momento la auditora.
La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno
de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios.
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
Cedulas.
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de
la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para
su remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medicin.
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as
como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y
con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de
garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los
papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la
veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas
en el informe de la auditora.
Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe
hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde
describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la
informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto,
en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditora.
Identificacin de la auditora.
El proyecto de auditora
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la
auditora
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Evidencia.
Examen
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con
la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a
examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los
elementos de decisin ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico
de problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos
de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
- Conocer el hecho que se analiza
- Describir ese hecho
- Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
- Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas y discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado
individualmente y en conjunto.
- Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que
lo originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Organizacionales
- Administracin por objetivos
- Anlisis de sistemas
Cuantitativas
- Anlisis de serie de tiempos
- Cadena de eventos
- Modelo de inventarios
- Modelos integrados de produccin
- Muestreo
- Programacin dinmica
- Programacin lineal
- Teora de las colas o de lneas de espera
- Teora de las decisiones.
Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en
el cual se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el
rea, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la
duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con
que se presentan, dependiendo del nmero de caos o transacciones revisadas
en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es
importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn
sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada
en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se
desprendan, debern reunir tributos como:
- Objetividad: visin imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
- Claridad: Fcil comprensin del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en
trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las
acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
- Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la
auditora.
- Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la
organizacin.
- Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.
- Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la auditora y fines
que se persiguen con el informe.
- Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de
ellos.
- Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados.
- Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
- Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
- Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
- Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustent la
auditora.