Gestin Documental I

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS

SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

Unidad 3

2013
Elaborado por:
Eliana Mayorga
Miguel ngel Ruz
Ingrid Santos

Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica

UNIDAD III
FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ

INGRID JOHANA SANTOS MUOZ
MIGUEL NGEL RUIZ BARRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
BOGOT
2013

UNIDAD III
FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

ELIANA ROCIO MAYORGA BOHORQUEZ

INGRID JOHANA SANTOS MUOZ
MIGUEL ANGEL RUIZ BARRERA

PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
BOGOT
2013

INTRODUCCIN

Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe
un archivo encargado de sus procesos, reconocidos como: Archivo de Gestin,
Archivo Central y Archivo Histrico, como se establece en el Artculo 23 de la Ley
594 de 2000.

Por tanto, para el estudiante de Ciencia de la Informacin y la Documentacin,

Bibliotecologa y Archivstica se hace necesario el reconocimiento de los diversos
ciclos documentales por los que atraviesan los documentos desde su creacin
hasta su eliminacin, seleccin y/o conservacin total. Tambin es importante
identificar los procesos documentales establecidos en los diferentes tipos de
archivo que permiten que los documentos y la informacin contenida en ellos,
cumplan sus funciones ya sea para la entidad o para la sociedad misma.

El siguiente trabajo surge a raz de la visita realizada a un Archivo Pblico y otro

Privado, con el fin de identificar las diferentes etapas documentales, los valores
que adquieren los documentos ya sean primarios o secundarios, la forma de
realizar las transferencias documentales y en general, las herramientas de apoyo
como las Tablas de Retencin y Valoracin Documental, entre otras las cuales
permiten que se lleven a cabo correctamente los Programas de Gestin
Documental de las entidades.

Consultar en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (en lnea)

OBJETIVO GENERAL

Adquirir conocimiento general sobre la formacin de los archivos segn el ciclo

vital de los documentos y las etapas de formacin de los archivos.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Comprender la formacin de los archivos segn el ciclo vital de los

documentos.
Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organizacin.
Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de
formacin.
Valorar la funcin e importancia administrativa, jurdica y testimonial de los
archivos.
Identificar los procesos del Programa de Gestin Documental que se
desarrollan en cada etapa de la formacin de los archivos

UNIDAD III
FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

1. Visiten un archivo de una entidad pblica y otro de una entidad privada,

indiquen el nombre de la entidad, direccin, nombre de la persona que les
ofrece la informacin y telfono. Haga un comentario como se encuentra
organizada su documentacin. Elaboren como mnimo 10 preguntas en cada
uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a
la gestin documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital
de los documentos.

Entidad
Pblica
Ciudad
Direccin
Funcionario
Telfono
Comentario
General

Ecopetrol
Bogot
Carrera 7 No. 37 21
Mara Fernanda Gonzlez Gmez
2 344000 2 344099 (Bodega Calle 5ta)
La entidad cuenta con Archivo de Gestin y Archivo Central.
Cada uno se encuentra organizado con el propsito de
cumplir los parmetros establecidos por el AGN, en los
instructivos y los manuales internos de la entidad. Se maneja
un alto volumen de documentacin la cual es clasificada y
organizada segn las Tablas de Retencin Documental.

Encuesta:
1. Dganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su
valor histrico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la
sociedad.
La entidad an no cuenta con un Archivo Histrico, pero se est gestionando un
proyecto donde se pueda centralizar toda la informacin, creando un Archivo
Central especializado que cumpla con todas las caractersticas y polticas exigidas
por el AGN y de esta manera darle paso a la creacin de un Archivo Histrico
donde se evidencie por medio de documentos originales el desarrollo, crecimiento
y evolucin de la empresa.

2. Cmo se determina la trasferencia de un documento del archivo de

gestin al archivo central?
Los documentos que reposan en el archivo de gestin son valorados mediante las
Tablas de Retencin Documental, a partir de esto se establece cules de estos
documentos se pueden transferir al archivo central. Para realizar esta trasferencia,
es importante cerciorarse que los documentos hayan cumplido realmente el
tiempo en el archivo de gestin, para esto se toma la fecha de cierre o finalizacin
de cada expediente y a partir de esta se contabilizan los aos de retencin
estipulados en las T.R.D.
Por ejemplo, para los contratos de servicio, se establece que deben mantenerse 2
aos en el archivo de gestin, entonces a partir de la fecha del acta de liquidacin
de cada contrato (ltimo documento legajado en el expediente), se contabilizan
esos dos aos; entonces si el acta es de diciembre del 2012, se el expediente del
contrato se puede transferir en enero de 2015.
Otro caso son las actas de comit, para la cuales se establece que deben
conservarse 1 ao en el archivo de gestin, pero como corresponden a una serie
documental simple se pueden transferir en el momento que se cumpla la vigencia
documental, es decir, las actas de comit producidas en la vigencia 2012 se
pueden transferir en el 2014 al archivo central, las del 2013 se transfieren en el
2015 y as sucesivamente.

3. Cul es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en

el archivo central?
En el archivo central los documentos son valorados con la tabla de retencin
documental, la cual permite determinas que documentacin se debe transferir
archivo histrico por el valor documental que adquieren en reflejo de las funciones
de la entidad, como memoria institucional y de la sociedad.
En este proceso de valoracin, tambin se identifica la documentacin que puede
ser eliminada, la cual corresponde a aquella que ha cumplido su tiempo de
retencin tanto en el archivo de gestin como en el central y no se justifica su
conservacin en el archivo histrico, es decir, culmina su ciclo vital.
Los documentos que se vallan a eliminar deben ser previamente clasificados e
inventariados y con estos soportes (fsicos y magnticos), se realiza una reunin
con el comit de archivo de la entidad, quienes son los encargados de dar el aval
para que la documentacin pueda eliminarse, definen la forma de hacerlo (la
manera ms comn es el picado y reciclaje de los documentos) y la fecha en la
que se puede proceder. Una vez aprobada la eliminacin por parte del comit de
archivo, se elabora el Acta de Eliminacin Documental a la cual se le adjunta

como soporte el inventario de la informacin eliminada (formato nico de

inventario documental - FUID).
Las T.V.D. tambin disponen para algunas series el proceso de seleccin, el cual
consiste en seleccionar una muestra de esas series documentales una vez
cumplido el tiempo de retencin los archivos de gestin y central. La
documentacin seleccionada se microfilma y se transfiere al archivo histrico para
su conservacin; para el porcentaje restante que no se selecciona, se procede a
realizar la eliminacin.

4. Hace cunto tiempo se est desarrollando el Programa de Gestin

Documental - PDG?
EL archivo cuanta con las polticas de gestin documental a partir del ao 2001
donde se estableci una dependencia que se iba a encargar de la administracin,
difusin, administracin y conservacin de los fondos documentales. Se deriv un
sistema de trabajo que ha venido evolucionando; las primeras tablas que se
aplicaron al archivo fueron del ao 2001, eran tablas de valoracin con la
inyeccin de nuevos modelos de gestin.
Luego la empresa se encarg en realizar las primeras TRD que nacieron en el
2002, trayendo beneficios para la administracin de la informacin, pero
presentaba falencias en el momento de aplicacin de las mismas, puesto que las
personas que laboraban en la entidad no confiaban plenamente en estas
herramientas y se abstenan de su uso por miedo a la prdida de informacin que
ellos consideraba importante. Sin embargo, con ayuda de las continuas
capacitaciones, los funcionarios tomaron conciencia frente a las polticas de
gestin documental y es en el ao 2005 donde se implementan unos manuales y
procedimientos que servan como guas para la administracin de archivos, en
estos se evidenciaba la gran importancia de los acervos documentales de la
empresa y eran necesarios para su desarrollo continuo.
Con las modificaciones y avances en los programas de gestin documental, se
contratan empresas especializadas en administracin documental que de forma
directa enriquecen los procesos documentales, implementando modelos de trabajo
supervisados por Ecopetrol, adems, en los ltimos aos debido al cambio en las
polticas de administracin de la entidad, han surgido nuevos procesos, con
nfasis en las nuevas tecnologas.

5. Qu programas digitales implementan en la entidad para la gestin

documental?
Para la gestin de Correspondencia existe un sistema denominado cartero, que se
encarga de radicar, administrar y distribuir los documentos que se generan
durante la actividad de la empresa y se hace un control de los documentos que
llegan a la entidad. En esta rea cuenta con una empresa especialidad para la
administracin de correspondencia.
Existe otra plataforma denominada P8, que administra, distribuye y consulta todos
los documentos de historias laborales, contratos, maestra de acreedores, entre
otros, donde se pueden consultar de forma eficiente manteniendo la integridad
fsica del documento y que los que conforma este acervo documental electrnico
son catalogados como privados y de suma importancia.
A parte de las plataformas que tiene disponible la entidad para realizar un proceso
de gestin documental, la empresa contratista encargada de la prestacin de
servicios archivsticos, cuenta con software SIDRA, (BD, servidores, programas),
para la administracin de dichos archivos optimizando la parte operativa; este
programa sirve para recuperar los documentos que se encuentran en el archivo,
tiene bsqueda a nivel de documento y carpeta, y utiliza sistemas de Indizacin,
reglamentado con normalizacin y procedimientos para la captura de metadatos.

6. Cmo se encuentra ordenada la informacin de la entidad?

Existen los criterios bsicos para la apertura y conformacin de expedientes con
base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y
estandarizadas de ECOPETROL S.A., que contribuyan a la organizacin de los
Archivos de Gestin de la Empresa.

Las unidades administrativas de ECOPETROL S.A. deben, con fundamento en

la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar por la conformacin,
organizacin, reservacin y control de los archivos de gestin.

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de

Retencin Documental debidamente aprobada.

El respectivo Jefe de cada dependencia de la empresa, debe ser el

responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del
archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad
sealada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

 Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del
inventario documental de la dependencia.

Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad

del ltimo documento a archivar).

7. Cul es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona

encargada del archivo?
Para la direccin y administracin del archivo la entidad cuenta con un grupo de
trabajadores especializados en el rea de Ciencias de la Informacin, que son los
encargados de servir como veedores frente a las diferentes actividades que realiza
la empresa especializada en la administracin de archivos., Ecopetrol contrata
empresas prestadoras de servicios que estn capacitadas para cumplir con las
actividades establecidas por el Plan de Gestin Documental, esta entidad dentro
de su grupo de trabajo cuenta con:
6 profesionales en Ciencias de la Informacin, con especializaciones en
seguridad de la informacin.
3 Biblioteclogos.
3 Profesionales en Ciencias de la informacin Elaboracin de tablas.
4 ingenieros de Sistemas.
22 coordinadores de Archivo
250 aproximadamente, Auxiliares de Archivo: la mayora egresados del
SENA y otros estudiantes de Ciencias de la Informacin.
8. Qu tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del
archivo?
En el momento que ingresa una persona a laborar en el rea de archivo, se le dan
a conocer los diversos instructivos y manuales que se maneja en cada proceso,
con el fin de que puedan desarrollar sus trabajo de forma ms segura y logren
despejar las dudas que surjan al momento que ejecutan las actividades.
Adicional a eso, la entidad procura que sus empleados estn en constante
capacitacin, por tanto, cada vez que se modifica o se hace necesario reforzar
algn proceso, se realizan capacitaciones colectivas con el fin de que se puedan
reforzar los conocimientos y despejar las dudas existentes para mejorar el
desempeo y rendimiento laboral e igualmente asegurar resultados con calidad.

Hace poco, las personas que laboran en el archivo de gestin y central de la

entidad, obtuvieron una certificacin por competencias sobre gestin documental,
expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, lo cual les permiti
afianzar sus habilidades y conocimientos como tambin reforzar y mejorar sus
falencias en este aspecto.

9. Cules aspectos cambiara de

implementados en la entidad hasta ahora?

los

procesos

documentales

El volumen de documentacin recibida en la entidad es muy amplio y aunque

existen diferentes Centros de Gestin de Correspondencia, todos manejamos la
misma red para la carga de los documentos al aplicativo electrnicamente, por lo
cual, en ocasiones colapsa y se hace imposible el ingreso al sistema, la carga de
documentos y la distribucin de los mismos a manera electrnica. Por tanto, uno
de los aspectos a mejorar es la infraestructura de red, que nos permita acceder a
los diferentes aplicativos de forma gil y se logre minimizar los tiempos de los
procesos que en estos se realizan.

10. Cules son los beneficios que le ha permitido la normalizacin de

procesos archivsticos a la entidad?
Para las personas que laboramos en el archivo, nos vemos altamente
beneficiadas con los Programas de Gestin Documental de la entidad, pues nos
permite realizar una labor ms eficiente y oportuna. El principal beneficio se refleja
a nivel documental, logrando normalizar los procesos y procedimientos que se
realizan en la entidad, para el adecuado manejo de la documentacin. Para
nosotros es muy importante cumplir con los tiempos establecidos en los ANS, en
este sentido, el PGD permite organizar cada proceso para que todos trabajemos
en una lnea secuencial y alcancemos los objetivos de manera eficiente.
Desde que se recibe un documento hasta que se se carga en el sistema o se
entrega al funcionario, intervienen diferentes procesos como recepcin, recibo,
clasificacin, radicacin, distribucin, entrega; la entidad ha logrado identificar
muchas falencias existentes en estos procesos , tomar acciones de mejora y
normalizarlas a travs del Programa de Gestin Documental, entonces, nos vemos
beneficiados al poder mejorar los procesos para lograr clientes satisfechos con los
servicios prestados, mediante respuestas oportunas a sus solicitudes y procesos
documentales basados en calidad.

Entidad
Privada
Ciudad
Direccin
Funcionario
Telfono
Comentario
General

Diseos Tecnolgicos en Archivos DISTECAR

Bogot
Carrera 53F No 4G 36
Walter Garzn Ramrez
2607990 - 2707990
La entidad cuenta con un Archivo Central y un Archivo
Histrico. Presta servicios documentales a otras entidades
pblicas y privadas, por tanto la informacin se encuentra
organizada segn la normatividad vigente y de acuerdo a las
tablas de Retencin y Valoracin Documental de las
entidades. Fsicamente, la documentacin se encuentra en
bodegas con alta capacidad de almacenaje de informacin.

Encuesta:
1. Dganos algunos documentos que manejen y que sean importantes por su
valor histrico, misional o de patrimonio ya sea para la entidad o para la
sociedad.
En el momento, estamos manejando un proyecto que es el Fondo Nacional de
Regalas en Liquidacin, el cual cuenta con bastante informacin ya que era el
ente encargado del control y vigilancia de las regalas que por concepto de
explotacin de recursos naturales no renovables obtiene el pas y se distribuyen
dentro de los municipios o entidades que eran afectadas por este tipo de
explotaciones. En este sentido se conservan los documentos que reflejen su parte
misional y administrativa en relacin a las funciones que realiza la entidad.

2. Cmo se determina la trasferencia de un documento del archivo de

gestin al archivo central?
Este se determina por la Tabla de Retencin Documental F-GBIBA09 (versin 1),
ya que por medio de ella se dicta el tiempo que cumplen los documentos en el
archivo de gestin, se verifica que los documentos que se van a transferir al
archivo central sea y cumplan con las caractersticas para su transferencia. Luego
se elabora e formato de transferencia al AC, con las descripciones de cada unidad
documental que va a ser transferida, esta va con la firmas de la persona duea de
la documentacin, la persona del grupo de archivo y correspondencia que hace el

acompaamiento para la transferencia y el funcionario que recibe la transferencia

en el Archivo Central.

3. Cul es el paso a seguir luego que los documentos terminan su ciclo en

el archivo central?
Se hace una reunin con el Comit de Archivo de la entidad, el cual analiza,
estudia y plantea, cuales son las series o unidades documentales que ya han
cumplido su vigencia en el Archivo Central y pueden pasar a ser parte del Archivo
Histrico de la entidad, para ello se debe tener en cuenta que slo se conservaran
los documentos que reflejen su carcter misional y administrativo y sean
importantes para consultas de carcter tcnico, jurdico e histrico.
Por ltimo se levanta una acta donde quedan escrito las decisiones tomadas en
torno a la documentacin que pasa a ser parte del archivo histrico y sobre la
documentacin que se elimina por no ser relevante o cumplir valores de carcter
misional o administrativos de importancia para la entidad.
4. Hace cunto tiempo se est desarrollando el Programa de Gestin
Documental - PDG?
Distecar Ltda, es una empresa privada creada en 1998, con el fin de brindar
soluciones y asesora en el manejo de los archivos y gestin documental, la cual
se rige en los parmetros y programas de gestin establecidos en cada entidad,
por tanto no se ha establecido aun su propio PGD.
5. Qu programas digitales implementan en la entidad para la gestin
documental?
En la ejecucin de este proyecto se cuenta con el programa ORFEO, el cual es de
uso de la entidad, adems de INTRANET y Bases de datos.
6. Cmo se encuentra ordenada la informacin de la entidad?
La informacin, se encuentra ordenada cronolgicamente para series compuestas
en los casos de contratos, acuerdos, informes de gestin, programas, proyectos,
entre otros; y en orden numrico para series simples como actas, resoluciones,
circulares, entre otros.

7. Cul es el perfil profesional y experiencia laboral de la persona

encargada del archivo?
Actualmente para el proyecto en el cual se viene trabajando contamos con el
siguiente personal
1 Profesional en Ciencias de la Informacin.
3 Tcnicos en archivo, quienes son lderes de procesos.
25 Auxiliares de Archivo
8. Qu tipo de capacitaciones brinda la entidad al personal encargado del
archivo?
Nosotros como empresa no manejamos capacitaciones para el personal, sino que
realizamos reuniones con cada uno de los integrantes del grupo para efectuar las
respectivas retroalimentaciones de los procesos, en estas reuniones se exponen
los diferentes punto de vista, las experiencias buenas y malas de cada proceso y
de esta forma se van identificando las soluciones ms acordes y factibles que nos
lleven a un buen desempeo de nuestra labor en el proyecto el cual nos
encontramos trabajando.
En actualidad, contamos con un grupo de trabajo capacitado que consta de
profesionales y tcnicos, quienes son el soporte de la compaa para el desarrollo
de estas actividades.

9. Cules aspectos cambiara de

implementados en la entidad hasta ahora?

los

procesos

documentales

Distecar Ltda, es una empresa que an no tiene establecido un PGD al 100%, por
tanto nos encontramos en continua bsqueda de elementos y herramientas que
nos permitan adecuar los procesos documentales, ofrecer servicios de calidad,
enmarcados en el objetivo de construir un programa de gestin documental
competitivo en el mercado y que cumpla los requisitos legales y normativos.

10. Cules son los beneficios que le ha permitido la normalizacin de

procesos archivsticos a la entidad?
Los procesos que hemos ido implementado y ajustado hasta la fecha, nos han
permitido prestar servicios archivsticos dirigidos hacia el correcto majo de la

documentacin y la conservacin de la informacin para las diferentes entidades

al mismo que se minimizan costos que se pueden generar al custodiar informacin
innecesaria o por reprocesos de las actividades.
Los procesos documentales que hemos implementado hasta el momento, son los
que nos han permitido adquirir reconocimiento en el campo archivstico, abriendo
as las puertas a nuevos proyectos documentales como tambin a las personas
que han querido incursionar en esta importante labor.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego,

explique con sus propias palabras que entiende por:

Archivo Total:

Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo

vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento,

preservacin y disposicin final.

Ciclo Vital de los Documentos: Fases por las que pasan

los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin
transitoria, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Principio de Procedencia: Es un principio archivstico por el

cual se establece que la organizacin de los expedientes, cada documento debe
estar en el fondo del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen.

Principio de Orden Original: Es un principio archivstico por

el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar su
actividad administrativa, fundamental para la ordenacin de fondos, series y
unidades documentales.

Folio:

Cada una de las hojas que conforman un expediente. Est compuesto

por dos pginas.

Legajo:
manipulacin.

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

Fondo: Grupo de documentos internos y externos que reflejan las funciones

y actividades desarrolladas en una entidad o institucin.

Seccin: Dependencia

de una entidad de mayor rango; se agrupan el

conjunto de series documentales que testimonian las diversas actividades
desarrolladas en ejercicio de una determinada funcin.

Subseccin:

Es una divisin de la seccin como producto de la

estructura orgnica de la entidad generadora del Fondo.

Serie: Es

el conjunto homogneo de documentos que representa las

actividades frecuentes en los procedimientos tcnicos y administrativos de las
dependencias.

Sub-series: Son

subdivisiones que se generan a partir de la Serie

documental para definir un asunto especfico.

Tipo Documental:

Corresponde a una pieza documental

independiente, es decir, cada uno de los documentos que se generan o reciben en
una oficina, que consolidados permiten conformar el expediente de una serie o
sub-serie. Ejemplo:
Serie: Contratos
Subserie: Contratos de Servicio
Tipos documentales: Certificado de disponibilidad presupuestal, acta de
audiencia informativa, acta de iniciacin, informe de actividades, cuenta de cobro,
acta de liquidacin final.

Tablas de Retencin: Es un instrumento archivstico utilizado para

el manejo de la documentacin ya sea producida o recibida en las diferentes reas
y que conforman el archivo de gestin y central de la entidad. Mediante las T.R.D.
se llevan a cabo las transferencias primarias, es decir del archivo de gestin al
archivo central.

Tablas de Valoracin:

Mediante estas, se determina cuales

documentos adquieren valores secundarios para que sean conservados de forma
permanente en el archivo histrico o cualquiera que sea la disposicin final de los
documentos que conforman cada serie documental (eliminacin, seleccin o

conservacin total). Mediante las T.V.D. se llevan a cabo las transferencias

secundarias, es decir del archivo central al archivo histrico.
Los aspectos ms importantes que podemos identificar mediante las T.V.D. y
T.R.D. son:
* El listado codificado de series y sub-series con sus respectivos tipos
documentales, los cuales reflejan las funciones de cada unidad administrativa de
la entidad.
* El tiempo que deben permanecer los documentos en sus diferentes ciclos.
(Retencin)
* El nivel de acceso y/o consulta para cada serie documental dependiendo de su
importancia legal, administrativa, jurdica, entre otras.
* La disposicin final de los documentos una vez cumplida la etapa de retencin
en cada fase del archivo; dicha disposicin se establece como: Conservacin total,
seleccin, microfilmacin o eliminacin.

Valor Primario: Lo adquieren los documentos que se encuentran en la

fase activa (archivo gestin) o semi-activa (archivo central) de la entidad, es decir,
son de manejo y/o consulta constante o frecuente. Esto valores pueden ser de
tipo administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable.

Valor Secundario:

Corresponden a valores de tipo cientfico,

testimonial, investigativo, histrico, entre otros, que adquieren los documentos
para que sean conservados de forma permanente como Patrimonio Documental.
Dichos documentos se encuentran en la fase inactiva (archivo inactivo o histrico)
de la entidad una vez culminado su ciclo en la fase activa y semi-activa.

3. Den ejemplos de 3 documentos que se conservan en dichos archivos por

sus valores primarios y secundarios.

Entidad

Tipo Valor
Documental

Valores
Primarios

Ejemplo

Observaciones

Informes de
Laboratorio

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin,

6 en el central y una vez culminado este
tiempo se procede a su eliminacin.
Se conservan 2 aos en el archivo de gestin,
8 en el central y una vez culminado este
tiempo se procede a su eliminacin.
Se conservan 2 aos en el archivo de gestin,
8 en el central y una vez culminado este
tiempo se procede a su eliminacin.

Planes

Conceptos
Tcnicos

Estos documentos solo adquieren valores primarios de tipo administrativos, legales y

/o tcnicos y por tanto una vez cumplido su tiempo y valores adquiridos en la gestin,
se deben eliminar en su totalidad.

Informes
Tcnicos

ECOPETROL

Valores
Secundarios

Acuerdos
Petroleros

Formas
Ministeriales
de
Produccin

Se conservan 2 aos en el archivo de gestin,

8 en el central y una vez culminado este
tiempo se transfieren al archivo histrico para
su conservacin total.
Se conservan 2 aos en el archivo de gestin,
18 en el central y una vez culminado este
tiempo se transfieren al archivo histrico para
su conservacin total
Se conservan 1 ao en el archivo de gestin,
50 en el central y una vez culminado este
tiempo se transfieren al archivo histrico para
su conservacin total.

Estos documentos adquieren valores secundarios pues sirven como testimonio de la

gestin de Ecopetrol para garantizar la conservacin del patrimonio documental de la
nacin.

Entidad

Tipo Valor
Documental

Ejemplo

Observaciones

Informes de
Comisin

DISTECAR

Se conservan 1 ao en el archivo de gestin, 4

en el central, culminado los tiempos los
documentos que conforman la sub-serie se
eliminan.
Inventarios
Se conservan 2 aos en el archivo de gestin
Valores
y 1 en el central, culminado los tiempos los
Primarios
documentos se eliminan (son consolidados en
el grupo de inventarios).
Caja Menor
Se conservan 2 aos en el archivo de gestin
y 18 en el central, culminado los tiempos los
documentos se eliminan.
Estos documentos se eliminan por no poseer valores secundarios, son
eliminados mediante el proceso de picado.
Circulares
Se conservan 1 ao en el archivo de gestin y
Externas
19 en el central, culminado los tiempos se
realiza una seleccin y para su conservacin
total y permanente.
Informes a Se conservan 1 ao en el archivo de gestin y
Valores
Entes
de 19 en el central, culminado los tiempos se
Secundarios Control
realiza una seleccin y para su conservacin
total y permanente.
Conceptos
Se conservan 5 aos en el archivo de gestin
Tcnicos
y 15 en el central, culminado los tiempos se
realiza una seleccin y para su conservacin
total y permanente.
Estos documentos se conservan en forma permanente por su valor histrico, cultural
y para la investigacin, con fines de respaldo y consulta, utilizando el microfilm.

4. Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

5. Indaguen cules documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir,

no son archivados.
Los documentos que se deben eliminar en las oficinas y que no hacen parte a
algn expediente o deban ser archivados se denominan documentos de apoyo,
son los que son utilizados para justificar un soporte pero que no es importe o
probatorio para la empresa.
Las carpetas de documentos de apoyo se conservan por 1 ao, realizan apertura
anual, lo que quiere decir que es por vigencia, de igual manera se deja copia de
cada una las comunicaciones emitidas y se archivaran en orden cronolgico, se
identifican como documentos de apoyo seguido del asunto de la informacin.

6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliacin

de los documentos.

Foliacin
Se debe aplicar nicamente a los expedientes de las series / subseries
especficas de cada una de las dependencias.
No se debe tener en cuenta la paginacin preimpresa que lleven los
documentos archivados en el expediente.
Se debe retirar con anterioridad el material abrasivo y realizar la depuracin
de los documentos como copias o papeles de trabajo.
La foliacin de los documentos se realiza, respetando el orden natural de
los documentos cronologa.
No debe anteponerse a las cifras ningn trmino como pueden ser
nmero o folio, es decir debe ir nicamente el nmero de folio
correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc.
Se deben utilizar nmeros arbigos.
La numeracin se aplica en forma consecutiva, asignando el nmero (1) al
documento con la fecha de produccin ms antigua, e ir aumentando con
los documentos generados durante el trmite independientemente del
nmero de expedientes, por ejemplo: Expediente 1: Folios 1-198,
Expediente 2: Folios 199-401.
La foliacin hecha con anterioridad no debe corregirse y si se detecta algn
error en ella debe numerarse nuevamente todo el expediente, tachando la
numeracin anterior con una lnea diagonal.
La numeracin debe ir en la parte superior derecha de la hoja en sentido de
lectura del documento, de manera legible y sin enmendaduras.

Los planos o cualquier documento que este doblado, se numerar como un

solo folio.
Los impresos (folletos, estudios, boletines, plegables) incluidos dentro de un
expediente deben numerarse en un solo folio y en el campo de
observaciones del inventario documental se registrar el nmero de folio
asignado y los datos descriptivos del impreso, incluyendo el nmero total de
pginas que lo componen.

Nota: Para las dos entidades se manejan los mismos parmetros de foliacin. La
diferencia es que en Distecar la foliacin se realiza en lpiz de mina negra (HB),
en cambio en Ecopetrol se realiza en esfero de tinta negra.
____________________________________________
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Foliacin Tinta. (Consulta
en lnea) http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142

7. Indiquen como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

Basado en Tablas de Retencin Documental aprobadas
Cada conjunto de registros (informacin recibida y enviada relativa al
mismo asunto) debe estar grapado para asegurar la integridad de la
informacin. Se debe eliminar el exceso de ganchos metlicos.
La ordenacin de cada unidad documental se har segn sea el caso,
cronolgica o numrica.
Ordenacin Cronolgica: Se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en
forma ascendente por FECHA.
Ordenacin Numrica: Se ordenaran en forma numrica ascendente, donde el
primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de
conservacin, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un
nmero consecutivo asignado:

El documento con la fecha ms antigua de produccin debe ser el primer

documento que se encuentre al abrir la carpeta y el de la fecha ms
reciente se debe encontrar al final de la misma.
Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las
series y subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia, con
el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.
Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la
integridad del ltimo documento a archivar). Esta debe ser cerrada y
marcada con las fechas extremas de su contenido.

8. Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

ROTULACION E IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS Y CAJAS

CARPETAS
Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte inferior derecha de
tal forma que permita su gil ubicacin y recuperacin con los siguientes datos:
Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA.
Cdigo dependencia- Cdigo Serie y/o Sub-series.
Sigla o nombre completo del rea.
Nombre de la Serie y/o Sub-series (s la tiene).
Nombre Especfico de la carpeta o expediente.
Fecha de apertura (Fecha del primer documento).
Fecha de cierre (Fecha del ltimo documento).
Nmero de la unidad de conservacin No. ___ de ___ (Cuando un
expediente est compuesto por ms de dos unidades de conservacin)
Nmero de carpeta y de caja
Folios (Nmero de hojas que contiene la carpeta)

Nota: Las dos entidades manejan parmetros para la identificacin de carpetas similares, se rescatan los
mismos datos en los rtulos de las carpetas, lo que vara es el diseo del mismo.

CAJAS
Las cajas se deben identificar, marcar y rotular en la parte frontal de la caja de tal
forma que permita su gil ubicacin y recuperacin con los siguientes datos:
Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A. / DISTECAR LTDA.
Nombre de la dependencia- Cdigo Serie y/o Sub-series.
Sigla o nombre completo del rea.
Nombre de la Serie y/o Sub-series (s la tiene).
Rango de carpetas que contiene.
Fecha de apertura (Fecha del primer expediente).
Fecha de cierre (Fecha del ltimo expediente).
Esta facilita la ubicacin de rtulos que son administrados por el contratista
para la ubicacin fsica dentro de la estantera.

Nota: Las dos entidades manejan parmetros para la identificacin de carpetas similares, se
rescatan los mismos datos en los rtulos de las carpetas, lo que vara es el diseo del mismo.

9. Expliquen lo siguiente:
a) Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestin en la entidad visitada y en qu consiste
cada uno de ellos.

Produccin o Elaboracin
La entidad genera y elabora documentos basado en las polticas establecidas por
el AGN, este se refiere bsicamente a la creacin mediante medios informticos
de documentos que tengan un alto ndice de reproduccin o que sean requeridos
de manera diversa en diferentes localidades, generalmente se aplica a
documentos oficiales emitidos por algn ente gubernamental.
Todos los documentos y registros elaborados como evidencia de la gestin de la
Empresa deben cumplir con lo establecido en el Procedimiento de Elaboracin y
Control de Documentos y en el Procedimiento de Control de Registros.
Los documentos generados como evidencia de un proceso se deben asegurar por
parte del rea productora de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental.

Recepcin
En esta empresa se reciben y conservan segn el tiempo de vigencia. Despus de
lo cual se valoran, depuran. Las comunicaciones oficiales deben ser recibidas en
las ventanillas de correspondencia.
En la ventanilla de correspondencia se debe verificar que el documento se
encuentre completo, que corresponda a lo anunciado y sea competencia de la
Empresa.

Distribucin
La empresa soporta sus actividades de distribucin bajo las normas establecidas
por la misma, cuenta con plataformas adaptadas para la consulta y distribucin de
informacin (Cartero P8), las cuales son las encargadas de distribuir de forma
gil la informacin dirigida a la empresa. Se debe garantizar que los documentos
radicados lleguen a su destinatario, para ello la herramienta CARTERO cuenta
con una base de datos de los funcionarios de la Empresa. (Instructivo para el
Manejo de la Comunicaciones Oficiales).
Las comunicaciones internas se pueden realizar a travs del correo electrnico
corporativo (Ley 527 de Agosto 18 de 1999, art. 11), manteniendo su valor
probatorio, siempre y cuando la comunicacin se haya generado, comunicado y
archivado en el sistema oficial y se pueda demostrar la trazabilidad de la misma.

Los documentos deben distribuirse con las condiciones de seguridad establecidas

por el lder de proceso, para dar cumplimiento a los mecanismos de control
establecidos en la Gua del Ciclo de Vida de la Informacin de la informacin. La
distribucin de los documentos externos es responsabilidad de la Direccin de
Abastecimiento DAB.

Trmite
El termino para resolver las comunicaciones rige a partir de la fecha de radicacin
en el rea de correspondencia y se procede para el trmite conforme a lo
instaurado en la Resolucin N 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece el
trmite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A.
Dar respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas en tiempo oportuno hace
parte del cumplimiento a la funcin administrativa que todo funcionario de la
Empresa tiene. Se deben respetar los formatos e imagen corporativa definida para
este fin.

Organizacin
La organizacin de los archivos de gestin, se encuentran ordenados por
dependencias, adems existe un archivo de gestin centralizado administrado por
una empresa contratista, que se encargan de la ubicacin fsica de las carpetas
utilizando bases de datos, para la fcil recuperacin de informacin, estas
carpetas se encuentran ubicadas en cajas por series y aos facilitando el proceso
de transferencia primaria cuando se requiera. En los archivos de gestin se debe
dar la clasificacin, ordenacin y descripcin documental de las series y tipos
documentales de cada rea segn lo dispuesto en la Tablas de Retencin
Documental TRD, as como la identificacin y tratamiento a documentos de apoyo.
A travs de las TRD se determinan los tiempos de conservacin de cada serie y
tipo documental, establece la fecha en que los documentos deben ser trasferidos
al Archivo Central, ser digitalizados, microfilmados o eliminados. El responsable de
la actualizacin de la TRD es el administrador documental de cada rea. La TRD
debe ser homologable a los listados maestros de documentos y registros del
Sistema de Gestin de Calidad.
La conformacin de expedientes debe realizarse segn la aplicacin de la TRD,
aplicando los siguientes instructivos: Instructivo para la conformacin de
expedientes.

Consulta
Hay una empresa contratista que se encarga de administrar los expedientes que
se encuentran en el archivo de gestin, se basan en acuerdos de servicio donde
se evidencia los tiempos de respuesta, entrega fsica del documento o carpeta,
grado de confiabilidad y accesos restringidos, utilizan un software especializado
que denota el trmite de un proceso de consulta y prstamo evidenciado de forma
fsica por medio de planillas el estado de la solicitud de la informacin si est
disponible, esta desactualizada, esta prestad o en su defecto est transferida;
cada carpeta tiene un tiempo de prstamo que va desde un da hasta 8 das,
tiempo en que ser devuelta la informacin o ser renovado el prstamo con el fin
de no perder la trazabilidad de prstamo de la informacin, tanto la entrega como
la devolucin de la informacin se hace en la oficina del funcionario, utilizando un
embalaje adecuado para el trasporte de la informacin.
Los documentos del sistema de control interno se deben consultar a travs de P8
SGI. La impresin de los documentos de P8SGI genera copias no controladas.
En caso de requerirse una copia controlada se debe solicitar al administrador de
documentos del rea correspondiente. Preferiblemente se deben usar copias
electrnicas.
Para el uso o consulta de registros fsicos se debe acudir a los archivos de
gestin, los cuales deben proporcionar el servicio de consulta con los controles
establecidos, asegurando las autorizaciones previas por el lder del proceso
correspondiente. Preferiblemente se debe escanear la informacin y entregarla en
PDF, para ello se deben usar los multifuncionales dispuestos en cada rea.
Todas las consultas realizadas a los Archivos de Gestin o Centrales deben llevar
un nmero nico de identificacin y manejarse en un sistema que permita la
trazabilidad. Los Archivos de gestin deben contar con personal competente que
pueda determinar la necesidad del usuario, contar con estrategias de bsqueda de
informacin y proporcionar un servicio de calidad.
Para el uso o consulta de registros electrnicos se deben consultar los sistemas
de informacin o carpetas compartidas, ambos aprobados por la Direccin de
Tecnologa de Informacin, asegurando el control de acceso, segn Gua de
Seguridad de la Informacin ECP-DTI-G-004.

Conservacin
Los documentos de archivo de gestin se encuentran ubicados en estanteras
rodantes con el nimo de ganar espacio, ya que se genera un volumen alto de
informacin, se encuentra guardo en cajas de referencia X200 para carpetas y
cajas X300 para AZ, son de consulta frecuentes estos requieren estar en procesos
de adecuacin constante con el nimo de cumplir las exigencias del cliente.
Es responsabilidad de cada funcionario la custodia de los documentos fsicos y
electrnicos hasta el momento de su publicacin o transferencia a los Archivos de
Gestin controlados por la Coordinacin de Gestin Documental, quien a partir de
ese momento establece los controles para asegurar los documentos en cada
etapa del ciclo vital. Los registros fsicos y electrnicos se deben conservar en los
repositorios oficiales establecidos en la empresa como se ilustra a continuacin:
Los Archivos de Gestin y Centrales deben cumplir con las normas de HSE de la
Empresa, para ello se harn mensualmente revisiones generales o especficas a
los diversos archivos. Deben tener un panorama de riesgos, un Lder de
Evacuacin de Archivo y tener delimitadas las salidas de emergencia.
Todos los procesos asociados a la Gestin Documental de la Empresa deben
contar con un plan de contingencia y asegurar la informacin que se maneja en
diversos medios y soportes. Cuando se realice una transferencia primaria o
migracin de los documentos de un ambiente a otro debe asegurarse su integridad
y este el formato que se debe utilizar:
Cuando el documento sea generado en otro Sistema de Informacin se debe
garantizar su permanencia en el mismo por el tiempo homologable a la Tabla de
Retencin Documental. Los medios de almacenamiento que contengan
documentos deben asegurar su permanencia en el tiempo por un periodo igual o
superior al establecido en la Tabla de Retencin Documental.

Disposicin Final
Se hace de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retencin Documental
aprobada por cada rea y la valoracin previa de la informacin, diligenciada en
una columna de la TRD. Para los documentos en medio fsico es responsable la
Coordinacin de Gestin Documental, a travs de los responsables de la
prestacin de los servicios archivsticos, aplicando la TRD o TVD, solo para

aquellos documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios

(Instructivo para la eliminacin de documentos).
Para los documentos electrnicos administrados en P8 a travs del File Plan de la
empresa. Es posible eliminar las mltiples copias de un documento, siempre y
cuando se garantice que exista una copia en el Archivo Central.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos
originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin
reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e
inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan
los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.

Soporte Fotogrfico

b. Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se

desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qu consiste
cada uno de ellos

Generalidades
"En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594
de 2000.

Las instalaciones fsicas de los archivos centrales e histrico deben cumplir con
las condiciones de infraestructura y medio-ambientales establecidas en el Acuerdo
No. 049 de 2000, emitida por el
Archivo General de la Nacin.

Organizacin
Los expedientes en el Archivo Central se encuentran organizados de forma
cronolgica, estn identificados previamente con la serie y subserie a la que
corresponden segn lo dispone la Tabla de Retencin Documental.
Estos expedientes son ubicados en cajas x200 dispuestas en estantera fija.
Dichas cajas tambin se encuentran identificadas con datos como: Entidad,
Dependencia (con su cdigo), Serie Documental (con su cdigo), el nmero de
carpetas que estn contenidas en la caja y el nmero de caja. En la estantera la
cajas son organizadas de acuerdo al organigrama de la entidad con el fin de
mantener el mismo orden de jerarqua y codificacin, adems porque as se refleja
en las T.R.D. por ejemplo: de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.

Consulta
La consulta de los documentos en el archivo central es menos frecuente que en el
de gestin, normalmente se consultan documentos con el fin de dar respuesta a
algn proceso administrativo, jurdico, financiero, entre otros, donde se hace
necesario contar con los documentos de vigencias anteriores a las que
normalmente se manejan en el archivo de gestin.
Es necesario que los funcionarios se encuentren previamente autorizados para
que puedan consultar los documentos de su inters, de lo contrario la consulta
ser negada. Igualmente en las tablas de retencin se determina el nivel de
acceso que tiene cada serie documental con el fin de resguardar la informacin
vital de la entidad.
Para efectuar el prstamo de un expediente, se procede al diligenciamiento del
formato de prstamo de documentos establecido por la entidad, en el cual el
funcionario que retira el expediente debe firmar como responsable del mismo. De
la misma forma, en la base de datos se debe descargar el expediente que sale del
archivo, la fecha, la dependencia y el funcionario encargado de la consulta.
En la caja donde reposa el expediente, se deja un testigo o un afuera, como
evidencia de que se efectu el prstamo del mismo, esto con el fin de controlar la
salida e ingreso de los expedientes al Archivo Central como tambin el adecuado
manejo y prstamo de los mismos.

Conservacin,
Condiciones Ambientales
Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%.
Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ
ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)
Equidistante al administrador de archivo.

Disposicin final de documentos.

La disposicin final se efecta de acuerdo a lo establecido en la Tabla de
Retencin Documental, una vez la documentacin culmina el tiempo de retencin
en el Archivo Central, se procede a su eliminacin o su transferencia al Archivo
Histrico.
Para los documentos que se van a eliminar, se realiza un reunin con el Comit de
Archivo responsable en dar al aval para llevar a cabo dicho proceso, igualmente la
documentacin debe ser inventariada y descrita con la serie documental a la que
pertenece para cerciorarse que la documentacin se puede eliminar y corroborar
que se ha cumplido con el tiempo de retencin.
Los documentos que se trasfieren al Archivo Histrico corresponden a
documentos que han adquirido valores histricos, culturales, investigativos y
probatorios (valores secundarios). Se pueden transferir series documentales al
100% o realizar una seleccin documental de cada serie; el porcentaje o cantidad
a seleccionar tambin est establecido en las T.R.D. A la documentacin
seleccionada se le realiza el proceso de Microfilmacin e igualmente se trasfieren
los expedientes fsicos.

Soporte Fotogrfico

c. Cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se

desarrollan en esa entidad en el Archivo Histrico y en qu consiste cada
uno de ellos

Organizacin
A los expedientes en el Archivo Histrico se les conserva la ordenacin
cronolgica o numrica asignada en el Archivo Central y corroborada al momento
de la transferencia. Las carpetas deben ir con la documentacin completa, estar
previamente seleccionadas sin borradores, notas marginales, formatos sin
diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material
bibliogrfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos,
cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro fsico
Estos expedientes son ubicados en cajas x200 o x300 segn el tipo de estantera
y la documentacin almacenada. Las carpetas, cajas y estantes se identificaran
con un rtulo autoadhesivo el cual debe de tener: nombre de la dependencia,
cdigo de la dependencia, serie y subserie documental, ttulo de la carpeta, fechas
extremas, folios.
Para los archivos microfilmados se elabora un ndice en una base de datos que
discrimina la oficina productora, serie y subserie, el contenido de cada fotograma y
el nmero de rollo. Luego los microfilm se organizar en estantera especial para
esto, se organizan por el nmero de rollo con el que encuentran identificados con
el fin de facilitar su recuperacin.

Consulta
La consulta de los documentos en el Archivo Histrico es muy baja debido a que
ya ha pasado el tiempo destinado para cumplir sus funciones administrativas en la
entidad, por tanto, en la mayora de los casos se consultan los documentos de
este archivo para lograr reconstruir procesos legales, jurdicos, financieros, entre
otros, como testimonio de la memoria institucional o social y como soporte en
alguna investigacin.
El Archivo Histrico se encuentra ubicado en un lugar diferente al de la entidad,
por tanto, se debe realizar la solicitud de prstamo de documentos mediante los
formatos establecidos, direccionarla al Archivo Histrico donde es aprobada,
luego, se identifica a travs de una base de datos la ubicacin en la bodega dnde
se encuentra la informacin, se extraen los expedientes de las cajas y
posteriormente se envan los documentos solicitados a la persona responsable.
Antes de retirar los expedientes se diligencia el formato de salida y prstamo de
documentos. Este tipo de consulta y prstamos puede tardar entre 1 a 3 das
hbiles.

Si la entidad cuenta con mquinas lectoras de microfilm, puede solicitar el

prstamos de los rollo de la misma forma, de lo contrario es necesario que se
dirigida al Archivo Histrico para que desde all pueda consultar los rollos y la
informacin microfilmada.

Conservacin,
Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%.
Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ
ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)
Equidistante al administrador de archivo.
Carpetas 4 aletas en Propalcote blanco o kraf. 70 x 52 para expedientes de
200 folios.
Cajas X200 medida de 21 x 26 x 40
Cajas x300 medida de 38 x 28 x 40

Disposicin final de documentos.

Para los documentos custodiados en el Archivo Histrico ya han sido aplicadas la
disposiciones establecida en las Tablas de Retencin Documental, por tanto, toda
la documentacin que se custodia en este archivo debe ser conservada en su
totalidad, en algunos casos se transfiere la documentacin al Archivo General de
la Nacin, para otros, la entidad se encarga de su bodegaje ya sea alquilado o
propio. Por tanto, teniendo en cuenta que se debe velar por la integralidad la
documentacin y evitar su deterioro fsico que surge por agentes como luz, polvo,
hongos o humedad, se debe programar peridicamente jornadas de fumigacin y
evaluaciones que permitan identificar la humedad y el estado ambiental de la
bodega en la que se almacena la documentacin.

Soporte Fotogrfico

10. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca
en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservacin o eliminacin.

Ejemplo 1.
Documento:
Legalizaciones de viaje
Dependencia:
GCL Grupo de Contabilidad y Legalizaciones.
Las legalizaciones de viaje se producen en la vicepresidencia de suministro y
mantenimiento para pagar a los funcionarios los viticos que se generan a raz de
algunas de sus gestiones laborales en otra ciudad.
Luego de ser generadas, aprobadas y cobradas esas legalizaciones se codifican
con un cdigo que est estipulado en la tabla de retencin de esa dependencia.
Estas legalizaciones de viajes son un tipo documental de la subserie 120.03Comprobantes de Pago de la oficina de Contabilidad.
Cuando ya se encuentra codificadas se entrega al archivo en un recorrido
estipulado para recoger la informacin correspondiente a esta dependencia; en
este recorrido se verifica que la documentacin este codificada y con todos sus
anexos, se relaciona en un FUID (Formato nico de Inventario Documental), para
as dejar constancia de lo que se ha entregado al archivo.
La documentacin son entregada a la persona responsable del archivo, quien se
encarga de ingresarla a base de datos y direccionar al expediente
correspondiente, es decir, a la carpeta de Comprobantes de Pago de la oficina de
Contabilidad; una vez ubicado el expediente al que se ingresa el documento
fsicamente por fecha.
Para esta subserie (120.03), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 aos en
el Archivo de Gestin y 15 en el Central, por tanto cada dos vigencias se
transfieren los documentos de esta subserie al Archivo Central, all permanecen
por otros 15 aos y una vez finalizados, se procede a realizar una seleccin de
toda la documentacin que afecte esta subserie. A la documentacin seleccionada
se le realiza el proceso de microfilmacin y procede a transferir al Archivo
Histrico para su conservacin permanente.

Ejemplo 2.
Documento:
Informes de Gestin de Acuerdos Petroleros
Dependencia:
VEP Vicepresidencia de Exploracin y Produccin
Las entidades o clientes externos se acercan cada mes a la ventanilla de
correspondencia de Ecopetrol para entregar los informes de su gestin de los
diferentes acuerdos para los que prestan servicios. All se verifica que vengan dos
copias del informe y que el documento se encuentre con todos sus soportes y
anexos.
El documento se entrega al rea de archivo, all se digitaliza para que la imagen
se pueda cargar en el aplicativo de forma electrnica. Al documento fsico se le
asigna el cdigo de la serie a la que pertenece: 2683 Acuerdos Petroleros,
teniendo en cuenta que estos informes corresponden a un tipo documental
establecido en esta serie. Una vez codificado se entrega en el recorrido del edificio
para que sea entregado fsicamente el documento al funcionario encargado.
El funcionario revisa el informe y das despus, lo devuelve al Archivo de Gestin
para que sea archivado en la carpeta del acuerdo petrolero correspondiente; all el
responsable del archivo lo ingresa al sistema y ubica la carpeta en la que se debe
archivar el informe, por ejemplo, en la carpeta del acuerdo petrolero CARACARA.
Otro funcionario del archivo se encarga de ubicar el expediente correspondiente y
archivar el informe all por orden cronolgico (fecha), se debe conservar la
integralidad del documento, es decir, no se separa sus anexos ni soportes y todo
se archiva por la fecha del oficio que est remitiendo dicho informe.
Para esta serie (2683), la T.R.D. establece que debe custodiarse 2 aos en el
Archivo de Gestin y 18 en el Central, por tanto, a partir de la fecha del acta de
liquidacin de cada acuerdo, se conservan los expedientes 2 aos en el Archivo
de Gestin y se transfieren al Archivo Central para que all permanezcan por otros
18 aos. Cuando se cumplan estos tiempos de retencin se procede a realizar una
seleccin de documentacin que afecte esta serie; la documentacin que se
selecciona es microfilmada y luego se realiza la transferencia al Archivo Histrico
para su conservacin permanente.

Ejemplo 3.
Documento:
Requerimiento o solicitud de informacin.
Dependencia:
SCV Subdireccin de Control y Vigilancia.
El interventor de esta subdireccin realiza el requerimiento de informacin que
necesita, este requerimiento se carga en el sistema Orfeo el cual le asigna un
nmero consecutivo para que la entidad territorial de respuesta en los tiempos
establecidos. Luego, los requerimientos se envan por mensajera especializada o
correo certificado y a partir de la fecha de recibo en la entidad territorial, empieza a
regir los trminos de respuesta y las fechas de vencimiento de la misma. La
entidad territorial procede a dar repuesta del requerimiento hecho por la SCV,
especificando en el asunto el nmero de radicado y el asunto asignados en el
sistema Orfeo.
Una vez llega dicha respuesta a la entidad, el encargado de recibirla en el rea de
archivo y correspondencia, consulta el Orfeo el nmero de radicado del
requerimiento para distribuirlo al rea encargada, en este caso, la Subdireccin de
Control y Vigilancia. El documento se digitaliza para cargarlo al sistema Orfeo y la
persona encargada de los recorridos internos es quien hace llegar el documento
fsico a dicha subdireccin.
Cuando el funcionario lo devuelve al Archivo de Gestin, este se archiva en la
carpeta de la entidad territorial y vigencia de la documentacin bajo la subserie
214.02-Interventora Administrativa y Financiera Regalas Directas, ya que el
documento corresponde a una tipologa documental de esta. Se ubica la carpeta
en mencin y se organiza cronolgicamente.
La T.R.D. establece que esta serie debe custodiarse 2 aos en el Archivo de
Gestin y 18 en el Central. Luego que se cumplan estos tiempos de retencin se
procede a realizar una seleccin de la documentacin identificada con esta
subserie; la documentacin que se selecciona es microfilmada y luego se realiza
la transferencia al Archivo Histrico para su conservacin permanente.

11. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente:
Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas?
Consideramos que este decreto tiene mucha relevancia referente a la evolucin
que se ha evidenciado en la importancia de la gestin documental para un pas, ya
que ayuda en la reglamentacin e implementacin de los PDG en las entidades
pblicas o privadas que tengan funciones pblicas.
Estipula cada uno de los aspectos que se deben tener en cuenta para el buen uso
de la documentacin generada o recibida por una entidad, y de esa manera
garantizar el buen uso de la informacin plasmada en los documentos que un
futuro pueda llegar hacer patrimonio cultural de un pas.

Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el

contenido del mencionado Decreto?

En este decreto se reglamenta el ttulo V de la ley 594 del 2000.

Se dictan disipaciones en la gestin documental para las entidades del
estado.
Comprende la administracin publica en sus diferentes niveles, nacional,
departamental, municipal, distrital.
El tipo de informacin mencionada en este decreto recoge a toda
informacin producida, recibida por las entidades pblicas o privadas con
funciones pblicas.
Los funcionarios, contratistas son responsables de la gestin de los
documentos.
El ministerio de las tecnologas de la informacin y comunicaciones es el
responsable de todo lo referente con programas del sector de las
tecnologas de la informacin y comunicaciones.
La coordinacin de la gestin documental corresponde a las personas
encargadas de la oficina de archivo.
Es necesario el anlisis legal, funcional y archivstico para la creacin de
documentos y de esa manera solo producir los necesarios, esto ayuda en el
ahorro de los programas de gestin documental.
Hay que garantizar que la informacin est disponible para cuando las
personas autorizadas necesiten una consulta, entre otros.
Hace referencia a los instrumentos archivsticos para la gestin documental
como: CCD, PGD, TRD, PINAR, inventario documental.
Todas las entidades del estado deben contar con un programa de gestin
documental, este es aprobado por el comit de desarrollo administrativo.

De igual manera se debe tener en cuenta la proteccin de los datos

personales de conformidad con la ley 1273 de 2009.
Si se requiere la autenticidad, integridad y confidencialidad se pueden
utilizar firmas electrnicas o digitales.
Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de
2013

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

El cual se establece que el archivo general de la nacin es el responsable de
decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos con el fin de velar
por el patrimonio documental del pas, adems, se crea el comit evaluador de
documentos del AGN y se estables sus funciones.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

Da las pautas para la elaboracin de las Tablas de Retencin y Valoracin
Documental por parte de las entidades del Estado, departamental, distrital,
municipal y privadas con funciones pblicas. Especifica el alcance de las T.R.D y
T.V.D. y la conformacin de los grupos interdisciplinario para la elaboracin de las
mismas.

Acuerdo 05 de 15 de marzo de 2013

Se establecen las disposiciones para la clasificacin, ordenacin, y descripcin de
los archivos a entidades del Estado en sus diferentes niveles. Estas entidades
deben garantizar que los procesos de clasificacin, ordenacin, descripcin,
sistemas automatizados y disposiciones finales, se llevan a cabo manera
adecuada y bajo los parmetros establecidos en el presente acuerdo.

Cules son los cambios a en los procesos de la Gestin Documental a la

luz de ese nuevo Decreto?

CONCLUSIONES

La experiencia adquirida con la elaboracin de este trabajo fue altamente

enriquecedora para nosotros como estudiantes de CIDBA, pues nos dio la
oportunidad de reforzar muchos de los conocimientos que hemos adquirido
empricamente mediante la ejecucin de nuestras actividades diarias.

Consideramos que es importante el adecuado manejo de la documentacin

dependiendo de la etapa documental en la que se encuentren, pues esto permite
cumplir con los objetivos de la entidad en materia de Gestin Documental como
tambin velar por la informacin importante de los documentos desde que se
originan hasta su disposicin final. Adems, los documentos son los que reflejan
las funciones y acciones de las entidades, mediante estos podemos llevar a cabo
correctamente nuestras actividades diarias y por esto es importante darles un
adecuado manejo.
.
Reconocimos una vez ms, la importancia de instrumentos archivsticos como las
Tablas de Retencin y Valoracin Documental, pues son herramientas que
permiten a la entidad normalizar el manejo de su documentacin como la
asignacin de valores ya sean primarios o secundarios segn cada tipo; por otro
lado, a nosotros como profesionales CIDBA nos dan las pautas para identificar los
documentos pertenecientes a las diferentes series y subseries de la entidad y su
correcto manejo (clasificacin, ordenacin, valoracin, disposicin final, entre
otros) en cada uno de los archivos que se encuentren dependiendo de su fase
documental.

WEBGRAFA

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 03 de 2013. [Recuperado el 27

de octubre de 2013] Disponible en internet,
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 04 de 2013. [Recuperado el 27

de octubre de 2013] Disponible en internet,
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Acuerdo 05 de 2013. [Recuperado el 27

de octubre de 2013] Disponible en internet,
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Decreto 2609 del 14 de diciembre de

2012. [Recuperado el 28 de octubre de 2013] Disponible en internet,
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616

Archivo General de la Nacin [en lnea]. Ley 594 de 2000. [Recuperado el 28 de

octubre de 2013] Disponible en internet,
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

Presidencia de la Repblica [en lnea]. Ley 1437 de 2011. [Recuperado el 28 de

octubre de 2013] Disponible en internet,
http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley143718012011.pdf