Guia de Aprendizaje No. 04 Manejo de Access

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional
Integral
GUA DE APRENDIZAJE
Versin: 02
Fecha: 24/06/2015
Cdigo: F004P006-GFPI
GUA DE APRENDIZAJE N 04
1. IDENTIFICACIN
Programa
de
Formacin:
Gestin Administrativa
Nombre
del
Proyecto:
DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Cdigo: 524109
Versin: 101
Cdigo:
Fase del proyecto:

Ejecucin
Actividad (es)
de Aprendizaje:
Microsoft Access
Como Motor De
Base De Datos
Empresarial
Competencia:
Resultados
de
Aplicar tecnologas de
Aprendizaje:
la informacin teniendo Generar
en cuenta las
soluciones
de
Necesidades
de
la informacin
unidad administrativa.
teniendo
en
cuenta
los
requerimientos
de la unidad
Administrativa y
los
recursos
tecnolgicos
de
oficina,
disponibles.
Duracin de la gua
( en horas):20 Horas
Actividad (es) del
Proyecto:
Microsoft Access Como
Motor De Base De
Datos Empresarial
Ambiente
de
formacin:
Ambiente de
Formacin
Informtico
MATERIALES DE
FORMACIN
DEVOLUTI CONSUMI
VO
BLE
computado
res
Lpiz
y
papel,
hojas, usb
Qu es una base de datos?

Access 2010 es un programa en el que podrs crear y administrar bases de datos,
pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qu es
exactamente una base de datos.
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2. INTRODUCCIN

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Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza diferente tipo
de informacin, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios
acceder, registrar y analizar datos de una manera rpida y sencilla. Son tan tiles que
es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Has visto cmo el empleado del supermercado mira en su computador el precio de
los productos que ests comprando o cmo tu mdico recuerda el motivo de la ltima
consulta con solo ingresar alguna informacin tuya en el computador? Entonces, has
visto en accin una base de datos.
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.)
Imagina que una base de datos es como una coleccin de listas.
Regresemos al ejemplo del mdico del consultorio cmo puede saber el motivo de la
ltima consulta? Bueno, l tiene en su computador una lista de pacientes, una lista
de citas pasadas, una lista de historias clnicas para cada paciente, una lista con la
informacin de contacto... y as sucesivamente.
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Para qu sirve una base de datos?

Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de
datos, pero puede que al ver cmo la usan las personas, encuentres una gran
oportunidad para tus propios intereses.
Las bases de datos estn conformadas por varias listas llenas de informacin de
diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa.
Todas las bases de datos, desde las ms sencillas hasta las ms complejas, estn
compuestas por listas de informacin.
Imagina que eres el propietario de una pequea pastelera y quieres tener una base
de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan.
Sencillo, porque la base de datos solo necesitara la lista de clientes y la lista de
tortas.
Ilustracin de las listas de una pequea pastelera.

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Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de

produccin mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener
control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de
pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..
Las listas en Access 2010 son un poco ms complejas que las que hacemos en una
hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar
informacin incluso ms detallada. En la tabla de abajo, vers que la lista de clientes
en Access 2010 se ha mejorado e incluye ms datos acerca de los clientes de la
pastelera.
Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya
que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podras crear tablas
en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.
3.3
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin
y Teorizacin).
Por qu usar bases de datos?
Si una base de datos est compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen
en excel, Por qu no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de
diferencias importantes.
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La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y

organizando datos no numricos, como nombres o descripciones, algo en lo que
Excel se ha especializado, pero con los nmeros.
Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de
relacionar los datos almacenados en ellos.
Relacionar bases de datos
La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cmo los elementos
registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho
mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequea pastelera con la lista de
clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca
el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocars con los
pedidos).
ESPACIO DE TRABAJO DE ACCESS 2010
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Pasos para crear una base de datos en Access, antes que nada debes abrir el
programa, debes buscar en el botn Inicio del escritorio y escribir ACCESS, aparecer
Microsoft Access 2010
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Luego abrir el entorno para crear la base de datos necesaria
Cuando abrimos el programa Access, automticamente aparece la primera tabla, la

cual podemos editar para empezar a crear las que necesitemos, para ello hacemos
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clic derecho sobre tabla1, y abrimos la vista diseo, automticamente podemos

agregarle el nombre a la tabla para empezar su edicin
Asignamos el nombre y clic en aceptar

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la
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tabla:
Nombre del campo: se refiere al nombre de cada ttulo de la misma tabla, son las
caractersticas de una entidad o persona ejemplo: cedula o cdigo, nombre,
direccin, telfono, etc
Tipo de datos: A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de
qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
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longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos

como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda
para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se
tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Tipos de datos numricos
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para
claves autonumricas en bases rplicas.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de
la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de
espacio en disco.
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos
insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que
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ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este
tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a
utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y
utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener
hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y
otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar
a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos
adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el
espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de
mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo
podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una
lnea de pedido.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para
bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basndose en los valores seleccionados en l.
Y las propiedades de los campos, en las cuales se manejan los tamaos de los
campos definidos por tipos de datos, las validaciones y los formatos.
Crear tablas en Access

Para crear una nueva tabla, hacemos clic en el men Crear, y luego en la opcin tabla
de esta forma aparece una nueva tabla editable a travs de la vista diseo de la
misma
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Cada tabla al ser creada automticamente en el primer campo agrega lo que

llamamos clave principal o llave primaria, esta hace referencia al campo de la tabla
que debe ser nico e irrepetible, ese campo que identifique a la tabla, un ejemplo
claro de esto para un campo de una tabla, sera el cdigo o la cedula de una persona
o cliente, en este caso ese campo seria la llave primaria, ya que un nmero de cedula
es irrepetible para cada persona, no existen dos personas con el mismo nmero de
cedula.
Para guardar una tabla al terminar su edicin hacemos clic derecho sobre la misma, y
pulsamos la opcin Guardar, de la misma forma si queremos cerrar o editar la tabla,
podemos seleccionar las opciones de cerrar o vista diseo de datos
Relaciones
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes
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de ms de una tabla .
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y
espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a
el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un
estudio previo del diseo de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que
contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una
de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la
que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado
con un nico registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra
con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo
ser nicamente de una poblacin.
Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo
puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un
registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado
en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra
con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un
habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.
Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado
con ms de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos
que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios
artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia
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entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de
pedido relacionado con clientes y con artculos.
Para crear relaciones en Access 2010 debemos:

- Guardar y cerrar todas las tablas existentes
- Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas

queremos relacionar Mostrar tabla Relaciones
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella,
aparecer dicha tabla remarcada. Tambin puedes seleccionar varias a la vez
pulsando CTRL.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales
queramos efectuar relaciones.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
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Para relacionar una tabla con otra, estas deben tener un campo en comn, y siempre
tomar desde el campo de la llave primaria hasta el campo que se repite en la otras
tablas. Esto lo hacemos con clic sostenido
Al hacerlo nos aparece el cuadro de relaciones, en cual debemos seleccionar todas
las opciones de relacin que aparecen y hacemos clic en crear.
Al terminar, la relacin debe verse de la siguiente forma, sino es as, o si el programa

no te deja relacionar, entonces debes verificar dentro de las tablas los campos que
deseas relacionar, estos deben tener el mismo tipo de dato y la misma propiedad de
campo para que pueda funcionar la relacin.
FORMULARIOS EN ACCESS 2007

Para crear un formulario existen varias opciones. Se puede acceder a todas ellas
desde la pestaa Crear.
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Diseo del formulario: Abrir un formulario en blanco en la vista diseo e ir

incorporando los distintos objetos que se quiere aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar
el diseo para ajustar el formulario de acuerdo a lo que se necesita.
Asistente para formularios: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso en
la creacin del formulario, consiste en crear automticamente uno nuevo que
contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de
Exploracin. A continuacin se explica la forma de crear un formulario utilizando el
asistente.
Asistente para formularios: Para arrancar el asistente para formularios, hacer clic
en la opcin Asistente para formularios, del men Mas formularios de la pestaa
crear.
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Aparece la primera ventana del asistente, seleccionar la tabla o consulta de donde

tomaremos los datos, este ser el origen del formulario.
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A continuacin se seleccionan los campos a incluir en el formulario haciendo

clic sobre el campo y luego clic sobre el botn > o simplemente doble clic
sobre el campo.
Si hay una equivocacin de campo se pulsa el botn < y el campo se quita de

la lista de campos seleccionados.
Se pueden seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
>> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn <<.
Una vez seleccionados todos los campos que se necesitan se pulsa el botn Siguiente
y aparece la ventana que muestra la figura.
En esta pantalla se elije la distribucin de los datos dentro del formulario. Se

selecciona un formato, aparece en la parte izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin. A continuacin pulsar el botn Siguiente
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En esta pantalla se elige el estilo que se quiere dar al formulario, se puede elegir
entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez
seleccionado el estilo que interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima
pantalla del asistente para formularios
En esta ventana el asistente pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario. Y listo luego se da clic en el botn finalizar y
mostrara el resultado del formulario
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Vista diseo de formularios

La vista diseo es la que permite definir el formulario, en ella se indica a Access
cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello se utilizan los
controles que se vern ms adelante.
Para entrar en la vista diseo se debe buscar el formulario en el Panel de Exploracin
y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual.
Aparece la ventana Diseo de formulario.
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El rea de diseo consta de tres secciones:
1. La seccin Encabezado de formulario, en ella se escribe lo que se quiere aparezca

al principio del formulario.
2. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o
varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se
visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el
diseo correspondiente a un slo registro.
3. La seccin Pie de formulario, en ella se escribe lo que se quiere aparezca al final
del formulario.
MANEJO DE BOTONES
Dentro de los controles mas usados en un formulario de Access, se encuentran los
botones de accin
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Al hacer clic en el control Botn, nos da la opcin de dibujarlo con clic sostenido
dentro del formulario y automticamente despliega el cuadro de asistente para
botones de comando:
Existen varios usos para nuestros botones dentro Access, pero de estos solo
tocaremos:
Botones de exploracin de registro: sirven para explorar los contenidos de las
tablas dentro del formulario, con este tipo de botones podemos verificar todos los
registros existentes en nuestra base de datos, por
medio de bsquedas, o
simplemente avanzando o retrocediendo con los botones aplicados en nuestro
formulario.
Operaciones con registros: Sirven para agregar, modificar o eliminar registros de
nuestras tablas.
Operaciones con formularios: Sirven para pasar de formulario a formulario, cerrar
o salir de los mismos haciendo uso de botones.
Botones de exploracin de registro: seleccionamos el tipo de botn que
deseamos agregar y hacemos clic en siguiente
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Seleccionamos el tipo ya sea texto o imagen, clic en siguiente y en finalizar.
De esa forma se puede agregar cualquier tipo de botn a un formulario.

Consultas en Microsoft Access
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
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Existen varios tipos de consultas
Consultas de seleccin: Son las consultas que extraen o nos muestran

datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos
para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta
de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est
fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que
se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin: Son consultas que realizan cambios a los registros.

Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin,
de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL: Son consultas que no se pueden definir

desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente
en SQL.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn
Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
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Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn
Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las
dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
VISTA DISEO
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde

aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior
denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
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Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms

adelante iremos profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el
campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede
ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer
en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos
que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo
Poblacin para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin
en el resultado ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es
una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
AADIR CAMPOS
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
-
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a
la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las
tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la
fila Tabla: as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla
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seleccionada.
-
Tambin podemos teclear directamente el nombre

fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula.
del
campo
en
la
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la

consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta
-
Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido,
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para

darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya
creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic
sobre su botn
EJECUTAR LA CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el
Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente
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es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si

modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el
dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
ORDENAR FILAS
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de
ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es
numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si
el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden
inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas
las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se
ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si
queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por
localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus
la columna localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin
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distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro
de la primera columna, descendente por la segunda columna.
SELECCIONAR FILAS
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de
bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para
seleccionar los alumnos con nombre Mara la condicin sera Nombre = "Mara". Para
escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de
la cuadrcula el campo Nombre y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el
resto de la condicin o sea ="Mara".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =,
podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si
no ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto.
Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que
precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no
ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual
al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y,
para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo
precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido
entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O,
el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas
por el operador Y.
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Integral
GUA DE APRENDIZAJE
Versin: 02
Fecha: 24/06/2015
En el ejemplo siguiente seran alumnos con nombre Mara Y cuya cedula est
comprendida entre 0 y 107.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que
colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
3.4
Actividades de transferencia del conocimiento.

TALLER DE CREACION DE UNA BASE DE DATOS
PROYECTO PARA UNA BIBLIOTECA
1. Crea las siguientes tablas con sus respectivas llaves
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34

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GUA DE APRENDIZAJE
Versin: 02
Fecha: 24/06/2015
Ten en cuenta que:

C-xx
campo tipo texto, tamao xx
F-xx
campo tipo fecha, formato: fecha corta
N-xx
campo tipo numero, tamao xx
Crear:
1. tablas
2. relaciones
3. formularios
4. agregar los botones de control de registros
5. crear dos o 3 consultas
3.5 Actividades de evaluacin.
Evidencias de
Criterios de Evaluacin
Tcnicas e Instrumentos
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Integral
GUA DE APRENDIZAJE
Aprendizaje
Versin: 02
Fecha: 24/06/2015
de Evaluacin
Evidencias de
Conocimiento :
Evidencias de
Desempeo:
Evidencias de
Producto:
Selecciona la tcnica y el
software de acuerdo a las
caractersticas del modelo
Elabora los objetos

requeridos para la escena,
segn los requerimientos
del proyecto.
Observacin Directa por

el Instructor (Lista de
Chequeo al finalizar la
gua de aprendizaje)
Imgenes Vectorizadas
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34
MaterialesPARA
de formacin
4. RECURSOS
EL APRENDIZAJE
Materiales de formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES
DEL
PROYECTO
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
DURACI
N
(Horas)
Descripcin
Cantidad
Descripcin
Cantidad
Especialidad
Cantidad
Ingeniero de
Sistemas
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller,
unidad productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Hojas
tamao carta
computadores
35
Lapiceros
Fotocopias
Ilustracin, Vectores, Mapa de Bit
5. GLOSARIO DE TERMINOS
6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS
Pgina 33 de
34
Ambiente de Audiovisuales
http://mikewarez.blogspot.com/2012/01/vectores-vs-mapa-de-bits-paraimprimir.html#.UwdjL_mSySo
http://es.kioskea.net/contents/736-imagenes-vectoriales-y-de-mapa-de-bits
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Ing. Rubiela Isabel Beleo Ramos

Instructora Convenio SENA -ANDINA
Pgina 34 de
34

Guia de Aprendizaje No. 04 Manejo de Access

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clic derecho sobre tabla1, y abrimos la vista diseo, automticamente podemos

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longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos

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Cada tabla al ser creada automticamente en el primer campo agrega lo que

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Para crear relaciones en Access 2010 debemos:

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas

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Diseo del formulario: Abrir un formulario en blanco en la vista diseo e ir

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Aparece la primera ventana del asistente, seleccionar la tabla o consulta de donde

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A continuacin se seleccionan los campos a incluir en el formulario haciendo

Si hay una equivocacin de campo se pulsa el botn < y el campo se quita de

En esta pantalla se elije la distribucin de los datos dentro del formulario. Se

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Vista diseo de formularios

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El rea de diseo consta de tres secciones:

1. La seccin Encabezado de formulario, en ella se escribe lo que se quiere aparezca

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Seleccionamos el tipo ya sea texto o imagen, clic en siguiente y en finalizar.

De esa forma se puede agregar cualquier tipo de botn a un formulario.

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Existen varios tipos de consultas

Consultas de seleccin: Son las consultas que extraen o nos muestran

Consultas de accin: Son consultas que realizan cambios a los registros.

Consultas especficas de SQL: Son consultas que no se pueden definir

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: