FACULDADE DE MACAP

CURSO DE BACHARELADO EM DIREITO

ADRIANO MARCOS DA SILVA PIRES
ALESSANDRO FERREIRA COSTA
GLEDSON AMANAJS DA SILVA
LUANA MAIA BRAGA
RODINERI SOUZA DA SILVA
RONISON VIANA DE ALMEIDA

GESTO DE DOCUMENTOS PBLICOS NO INSTITUTO FEDERAL DE

EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAP

MACAP
2015

ADRIANO MARCOS DA SILVA PIRES

ALESSANDRO FERREIRA COSTA
GLEDSON AMANAJS DA SILVA
LUANA MAIA BRAGA
RODINERI SOUZA DA SILVA
RONISON VIANA DE ALMEIDA

GESTO DE DOCUMENTOS PBLICOS NO INSTITUTO FEDERAL DE

EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAP

Artigo
apresentado
ao
curso
de
Bacharelado em Direito, da Faculdade de
Macap FAMA, como requisite parcial
para obteno de nota institucional na
disciplina Metodologia da Pesquisa sob
orientao da Prof Especialista Zula de
Carvalho Flexa.

MACAP
2015

ADRIANO MARCOS DA SILVA PIRES

ALESSANDRO FERREIRA COSTA
GLEDSON AMANAJS DA SILVA
LUANA MAIA BRAGA
RODINERI SOUZA DA SILVA
RONISON VIANA DE ALMEIDA

GESTO DE DOCUMENTOS PBLICOS NO INSTITUTO FEDERAL DE

EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAP

Artigo apresentado Faculdade de Macap-Fama, como requisito parcial

para obteno de nota institucional na disciplina Metodologia da Pesquisa
Cientfica, sob orientao da Prof Especialista Zula do Carvalho Flexa.

BANCA EXAMINADORA

________________________________________________
Prof Especialista Zula do Carvalho Flexa
________________________________________________
Avaliador
________________________________________________
Avaliador

NOTA:_____________

DATA:____/____/______

MACAP
2015

GESTO DE DOCUMENTOS PBLICOS NO INSTITUTO FEDERAL DE

EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAP
Adriano Marcos da Silva Pires1
Alessandro Ferreira Costa2
Gledson Amanajs da Silva3
Luana Maia Braga4
Rodineri Souza da Silva5
Ronison Viana de Almeida6

RESUMO

A gesto de documentos arquivsticos na administrao pblica exige procedimentos

fundamentais e atendimento legislao pertinente visando efetivar o trabalho
organizacional. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria
institucional preciso planejar uma gama de prticas que garantam a organizao e
preservao dos arquivos. Este artigo pretende abordar os principais aspectos,
tericos e prticos, que devem ser levados em considerao na implantao da
gesto de documentos e os desafios que o Instituto Federal de Educao, Cincia e
Tecnologia do Amap, denominada instituio autrquica pblica, ainda precisa sanar
para gerenciar e preservar seus acervos documentais.

PALAVRAS CHAVE: Arquivo. Gesto de documentos. Preservao de documentos.

Informao.

___________________________
1

Acadmico de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil

Acadmico de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil
3
Acadmico de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil
4
Acadmica de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil
5
Acadmico de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil
6
Acadmico de Bacharelado em Direito, Faculdade de Macap-FAMA, Macap, AP, Brasil
2

Abstract

Management of archival documents in the public administration requires fundamental

procedures and compliance with relevant legislation to carry out the organizational
work. To make decisions, retrieve information and preserving the institutional memory
is need to plan a range of practices that ensure the organization and preservation of
archives. This article aims to address the main aspects, theoretical and practical, that
must be taken into account in the implementation of document management and the
challenges that the Federal Institute of Education, Science and Technology of Amap,
called municipal public institution, must still remedy to manage and preserve their
documentary collections.

Keywords: Archive. Management of documents. Preservation of documents.

Information.

1 INTRODUO

Informao e documento so termos que apresentam uma variedade de

significados usados nos meios social e professional, tornando-se obrigatrio indicar
qual o sentido empregado, mesmo sendo simples o uso na rea de arquivologia.
difcil conceituar informao porque esse termo abrange a estrutura social. O que
vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, entre outros
informao. Para tratar sobre o assunto em tela, usaremos uma definio
abrangente, no entanto menos ampla, promovendo o conceito de informao como
sendo todos os dados que so organizados e comunicados.

Documento tambm tem um conceito amplo, levando-se em considerao

que pode ser qualquer suporte de registro de informaes. So As camadas da
terra so documentos, os objetos histricos de civilizaes antigas, a linguagem
dos diversos povos antigos e atuais, e at mesmo uma carta-correspondncia,
cartografia, a celebrao de contratos. A partir do momento em que se fortalece a
ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas criadas e por
criar pelo homem servem para orientar, provar, comprovar, informar e refletir sobre
algum assunto ou fato.

As caractersticas fsicas e simblicas, mesmo que preservadas no prprio

local de produo ou ainda reunidos em diversos ambiente, longe de onde foram
produzidos, a exemplo de museus, bibliotecas e arquivos, trouxe a existncia de
referenciais tericos e prticos de organizao e preservao.

Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam

variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que
a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os
diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico,
histrico e cultural.

Documentos produzidos organicamente em atividades de uma pessoa, na

famlia, na instituio pblica ou privada so aqueles criados uns aps os outros, por
decorrncia de diversas necessidades sociais e legais para que haja o prprio
desenvolvimento na vida pessoal ou institucional. Quando se trata de documentao

privada, no h como um indivduo obter a carteira de identidade sem antes ter uma
certido de nascimento ou uma empresa privada realizar um contrato de prestao
de servios sem antes ter registrado sua firma em cartrio.

importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de

arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si
mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de
documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar,
enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma
pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada.

Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com

finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora
alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico
como, o ato de criao do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do
Amap ou um acordo celebrado entre os pases da Amrica Latina, a produo
dos

documentos

atende

administrativas ou legais.

primeiramente

as

necessidades

burocrticas,

2 A GESTO DE DOCUMENTOS PBLICOS NO INSTITUTO FEDERAL DE

EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAP
Gesto documental significa planejar estruturadamente a organizao de
empresas e instituies, em outras palavras o incio, meio e fim institucional, o
corao o centro de todos os atos delineados pelos administradores e
administrados.

Nesse contexto, normas, procedimentos e mtodos adotados para que se

possa tramitar, produzir, avaliar, usar e arquivar documentos so necessrios. E
este estudo precisa ser fomentado para quebrar paradigmas e instituir que as
principais funes desse trabalho so: fornecer evidncias, conduo transparente
das atividades e controle de informaes dentro das instituies pblicas, o que nem
sempre acontece.

Tiveram incio no Canad e Estados Unidos da Amrica os estudos a

respeito da gesto documental. No final dos anos 40, sculo XX, surgiram os
princpios de racionalidade administrativa, intervindo em etapas de ciclo na
produo, utilizao, conservao e destinao dos documentos (FONSECA, 1988).
Para Rondinelli (2002, pag. 40), a gesto documental surge:
na antiguidade com o surgimento dos
primeiros documentos resultantes dos atos do
poder constitudo. Porm, apesar de ter
nascido nas civilizaes da sia Menor, foi no
Ocidente que a histria da Arquivologia
mostrou-se mais significativa.

No momento que vivenciamos, afirma-se que:

Arquivos
so
acervos
compostos
por
informaes orgnicas originais, contidas em
documentos
registrados
em
suporte
convencional ou em suportes que permitam a
gravao eletrnica, mensurvel pela sua
ordem binria (bits); produzidos ou recebidos
por pessoa fsica ou jurdica, decorrentes do
desenvolvimento de suas atividades, sejam
elas de carter administrativo, tcnico, artstico
ou cientfico, independentemente de suas
idades e valores intrnsecos (LOPES, 2000, p.
33).

Entender que a Arquivologia no finda no estudo da gesto documental

essencial, mas tambm compreender que envolve diversas legislaes, normas e
regras para a realizao desse trabalho dentro da Administrao Pblica
primordial, alm de assimilar que a organizao de qualquer setor, instituio
(pblica ou privada), e at mesmo de nossos mais variados objetos e documentos
fator preponderante para conseguir resultados favorveis desde o crescimento da
empresa em que trabalhamos at o crescimento profissional e pessoal.

No Brasil, a gesto documental foi institucionalizada pela lei 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, que dispe que a Gesto de Documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.

Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996), a Gesto

Documental o conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia
na criao, tramitao, classificao e avaliao dos documentos.

As vantagens de se adotar a gesto documental na organizao so

otimizar o espao fsico e diminuir o custo operacional, uma vez que a produo,
tramitao, utilizao e destinao dos documentos so executadas de forma
sistematizada.

Segundo o Conselho da Justia Federal (2004):

A gesto documental no se restringe a um
conjunto de aes e metodologias aplicveis
apenas aos arquivos das instituies, mas a
todas as suas unidades administrativas. Elas
so responsveis pela classificao dos
documentos que produzem, pelo controle da
temporalidade dos documentos arquivados
provisoriamente em suas dependncias e pela
remessa sistemtica dos seus documentos ao
arquivo central.

No que diz respeito ao setor pblico brasileiro, a preocupao com a

organizao e o acesso aos documentos pblicos comeou a ter maior respaldo na
legislao com a edio da Constituio Federal de 1988, que em seu art. 216, 2
dispe que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da

documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a

quantos dela necessitem.

Em 1991, a Lei 8.159, estabeleceu a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados, que preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico,
por meio de programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e
operaes

tcnicas

referentes

produo,

tramitao,

uso,

avaliao

arquivamento de documentos.

Duas iniciativas merecem destaque nesse contexto, a criao do Cdigo de

classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividadesmeio e da Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica elaborados pelo Arquivo
Nacional e analisadas e aprovadas pela Cmaras Tcnicas de Classificao e
Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo
vinculado ao Arquivo Nacional. Os dois instrumentos constituem-se em elementos
fundamentais organizao dos arquivos correntes e intermedirios das instituies
pblicas.
Ressalte-se que a construo desses instrumentos nunca estar acabada,
uma vez que revises e alteraes peridicas se faro necessrias, para que essas
ferramentas

retratem

as

constantes

transformaes

dinamismo

da

Administrao Pblica.

Para a classificao documental adotou-se as nomenclaturas de Dewey

para, que se constitui em um cdigo numrico dividido em dez classes e essas em
dez subclasses e assim sucessivamente.

Apresenta-se da seguinte forma:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700

10
Classe 800
Classe 900

A gesto de documentos pblicos no Instituto Federal de Educao, Cincia

e Tecnologia do Amap em relao direta de no intencionalidade e as
contingncias na produo dos documentos, a ampla burocratizao e o uso
massivo de tecnologias de reproduo, assim como o crescente interesse na
preservao da memria, levaram a uma perspectiva de definio arquivstica dos
ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe so relacionados em cada
ciclo.

A funo do arquivo no Ifap guardar a documentao e principalmente

fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira
rpida e segura. Neste sentido, a classificao dos documentos de arquivos ocorre
a partir de um mtodo de arquivamento, levando em considerao a estrutura da
autarquia, suas funes e a natureza de seus documentos. Na prtica, inclusive,
faz-se uso da combinao de um ou mais mtodos. Os mtodos mais comuns
so os de classificar os documentos por assunto, seguidos de uma classificao
secundria por ordem alfabtica, ainda sendo possvel o uso do mtodo cronolgico
ou geogrfico. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, atende
s necessidades do Ifap, suas caractersticas e prioridades.

A maneira adotada para o arquivamento no Ifap, assim como os cuidados

de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento,
no so repassados para todas as unidades administrativas em virtude da falta de
profissionais da rea de arquivologia e por conta da falta de informao sobre como
se efetivar os procedimentos iniciais para que haja uma gesto dos documentos
pblicos de forma adequada, provocando assim desconhecimento pelos setores
servidores e colaboradores ou usurios dos services que a instituio oferece.
Mas na prtica rotineira de trabalho no Ifap surgem questes como: por
qu to difcil a implantao de um sistema de gesto documental? O qu fazer
com o grande volume de massa documental produzido no Ifap?

11

3 PERFIL DOS PROFISSIONAIS NO IFAP

A definio dos recursos humanos a serem empregados nos arquivos

do Ifap est relacionada complexidade da atividade da autarquia, ao volume do
acervo e ao nmero de consultas s informaes constantes nos documentos
arquivados. Considerando os atos de receber, organizar, preservar e disponibilizar
os documentos da instituio a qual vincula-se, recomendvel um quadro de
profissionais

com

formao

diversificada

como

arquivistas,

conservadores,

programadores de informtica, historiadores e bibliotecrios. No entanto, longe disto,

hoje a autarquia tem apenas um bibliotecrio.

O perfil dos profissionais apresentados aqui, no entanto, no corresponde

realidade da maioria do Ifap. Aqui, a falta de pessoal especializado e voltado para
a atuao nos arquivos no existe. Apenas Estados como So Paulo e Braslia
ofertam o curso de Arquivstica. H uma escassez generalizada de pessoal com
formao tcnica e viso estratgica das funes de um arquivo. Logo, no lugar de
arquivos encontra-se, amide, depsitos de papel nos quais no se consegue
diferenciar o que lixo do que documento. Esse processo de transformao dos
arquivos em depsitos, ao longo do sculo 20, ocorreu paralelamente ao processo
de enxugamento, quantitativo e qualitativo, dos recursos humanos.

O papel do arquivista, no entanto, fundamental. Cabe a este

profissional planejar a organizao do arquivo, considerando as qualidades
inerentes aos documentos de arquivo, a importncia da organicidade e do ciclo
vital dos documentos. Esse profissional deve distinguir os diversos tipos
documentais de outros conjuntos de documento acumulados por interesses
particulares como, por exemplo, ofcios e memorandos colecionados pelo Ifap em
detrimento das atividades administrativas. No Instituto quem faz o papel desse
professional um Assistente em Administrao que teve como primeira tarefa no
processo de organizao

dos

documentos

arquivsticos, a identificao das

atividades desenvolvidas pelo Ifap. Como consequncia, teve de distinguir as

atividades de apoio (materiais, recursos humanos, financeiros etc.), conhecidas
como atividades-meio, das atividades-fim, que so aquelas que justificam a
prpria existncia da autarquia e a razo pela qual ela foi criada.

12

4 GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS NO IFAP

A gesto dos documentos arquivsticos no Ifap est longed a aplicao das

teorias difundidadas pela Arquivologia, aquela que visa obter maior controle sobre
as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizando os espaos de guarda
de documentos, desenvolvendo com mais eficincia e rapidez suas atividades,
atendendo adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n8.159,
que se refere aos arquivos pblicos constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas,
gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
A NBR ISO 9001/2000, indica a necessidade de alguns requisitos para o
gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos. Nesse sentido, a gesto de
documentos pblicos aplicada no Ifap dever ser uma atividade estratgica na
constituio do acervo acadmico, pois define o ciclo vital dos documentos,
estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores da autarquia
podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de
guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.

A operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao

interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias
escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com
competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o
fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos
definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final
espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao.

4.1 Equipe de trabalho no Ifap

A gesto de documentos pblicos no Ifap acompanhada por um assistente

em administrao, piorando a situao, pois essa misso deve ser realizada no
apenas por um indivduo ou grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos
seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a
contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que

13

o todo maior que a soma das partes. Devemos partir desse pressuposto em
gesto de documentos nesta instituio pblica federal, pois, seno estar sempre
aqum do desejvel.

Quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos,

podemos supor que maior a influncia do administrador, que identifica
competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica,
que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas,
situao essa que no ocorre dentro da autarquia federal.

importante tambm a presena do documentalista, que pode sugerir

a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece contribuio para
que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador participa
destas definies, pois orienta quanto ao valor histrico das informaes
registradas.

O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos

suportes da informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da
produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao
longo do tempo. E o ento arquivista que j pode elaborar mtodos de arquivamento
que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as
quais se define a produo, o trmite e o uso.

A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a

fase em que se define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um
documento. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode
causar

prejuzos

administrativos,

financeiros

histrico-culturais

e,

sob

determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de

documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros
profissionais especializados nos assuntos pertinentes.

No Ifap, a maior dificuldade para se implantar um processo de gesto

documental se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja
justificativa se perdeu no tempo.

14

5 ASPECTOS DA PRESERVAO DOCUMENTAL NO IFAP

Os aspectos da preservao documental no Ifap deve partir dos princpios

inerentes, a princpio, ocorrer desde a fase da produo dos documentos como
forma de garantir, em qualquer etapa do tempo de vida dos documentos, o acesso
com qualidade s informaes buscadas. Observadas as publicaes com
orientaes tcnicas especficas para a preservao dos diferentes suportes e
acervos documentais no rgos de regulamentao dessa rea.

O termo preservao, assim como informao e documento, variado e

hoje em dia tende a ser associado com a rea de meio ambiente. Mas cabe aqui
esclarecer o entendimento de preservao na rea de acervos acadmicos,
incluindo a conservao, que frequentemente se confunde ou s vezes utilizada
como sinnimo de preservao. A definio que consta no documento Memria del
Mundo directrices para la salvaguardia del patrimnio documental, no qual
consta que a preservao a soma das medidas necessrias para garantir a
acessibilidade permanente - para sempre - do patrimnio documental. Estabelece
ainda que a preservao inclui a conservao, que o conjunto de medidas
especficas que visam evitar uma deteriorao posterior do documento original e que
requerem uma interveno tcnica mnima.

As exigncias especificidades dos diferentes suportes da informao

tambm so importantes. Um disquete, uma fita de vdeo, um documento em papel ,
um microfilme cada um deles apresenta diferentes processos de deteriorao e
necessitam distintos procedimentos de tratamento.

No processo de implantao de um programa de preservao provvel

encontrar resistncia s mudanas, especialmente quando preciso alterar rotinas e
hbitos h muito estabelecidos. A implantao de novos procedimentos que
inicialmente parecem simples como, por exemplo, a proibio do consumo de
alimentos ou do tradicional cafezinho nas reas de trabalho e de guarda dos
documentos, na prtica pode se constituir em grandes desafios para a equipe de
preservao.

Assim recomendvel investir obrigatoriamente, independendo da etapa de

vida do ciclo em que o documento se encontra, em segurana (reduo de riscos de

15

acidentes como, por exemplo, incndio e alagamento, preveno contra vandalismo

ou roubos) e em melhorias das condies ambientais dos locais de guarda (reduo
dos ndices de temperatura e de umidade, da incidncia da luz natural ou artificial,
da presena de poluentes, e ainda, realizar o controle de infestao de pragas
tais como insetos, fungos e roedores).

Trata-se portanto de saber estabelecer prioridades, direcionando os

recursos e esforos no sentido de salvaguardar o acervo acadmico como um todo.
As condies ideais so difceis de serem alcanadas com os meios disponveis,
mas crucial melhorar a situao existente e reduzir os fatores de risco.

A questo do acesso, como foi dito anteriormente, funo bsica, com

quem trabbalha com documentos e informaes, mas se no for pensada
adequadamente pode resultar em uma srie de danos aos documentos.

As orientaes para a preservao de acervos no se esgotam aqui.

Buscou-se apenas apontar algumas questes gerais necessrias para a
implantao de qualquer proposta de preservao. Mas essa uma rea do
conhecimento que exige um forte investimento na formao e atualizao
profissional, sem contar em uma busca contnua de solues e alternativas viveis
para a realidade e especificidade de cada acervo com os quais se est trabalhando.

6 CONSIDERAES FINAIS

O trabalho de gesto documental dentro da Administrao Pblica

essencial e para demonstrar esse trabalho rduo, o Instituto Federal de
Educao, Cincia e Tecnologia do Amap traduz essa funo e organiza suas
documentaes nos quase quatro anos de existncia. Logo o trabalho desenvolvido
nessa instituio pblica ser objeto de estudo e ajudar a permitir o entendimento
de qual a importncia da guarda documental e suas protuberncias legais para
efetivao dos servios ao cidado, como resultado dos atos administrativos e
da organizao institucional.

A gesto de documentos depende de inmeros fatores, alguns aqui

destacados por serem os mais determinantes, ao nosso ver, para garantir a
recuperao da informao e a preservao da memria institucional do Ifap. No
entanto, a apreenso dos conceitos que norteiam a produo, organizao e
preservao dos documentos, o entendimento do que seja a documentao
arquivstica, os prazos legais de guarda que devem ser respeitados, a importncia
de escolher profissionais capacitados so apenas uma faceta da realidade. Para
que todos esses aspectos sejam assimilados e incorporados pelas empresas, tornase fundamental a sensibilidade e a deciso de quem responde pela instituio, seja
este presidente/diretor de uma empresa privada ou dirigente de um rgo pblico.

Para fazer bom uso da informao preciso ter informao. Reconhecer as

vantagens, os direitos e deveres envolvidos na organizao e preservao dos
documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos documentais produzidos e/ou
acumulados so, em ltima instncia, patrimnio da instituio.

REFERNCIAS

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