MANUAL DE USUARIO

DEL MDULO DE
CONTABILIDAD PBLICA (ISPSe)
DOCUMENTOS PRELIMINARES

Versin N: V1R0
Febrero de 2004

Autor: Equipo de ISPSe

Cliente: INIA

Manual Usuario IS-PSe

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1.1

Documentos preliminares

1.1.1 Documentos preliminares de Gastos

El grupo de operaciones que vamos a realizar con el componente ISPSe de SAP R / 3 se
corresponde con la ejecucin del presupuesto administrativo de gastos y del
presupuesto administrativo de ingresos.
En los siguientes epgrafes se va a ver cual es el tratamiento que este mdulo da a todos
los documentos contables de ejecucin. Todo el proceso de registro de los documentos,
como se produce la autorizacin, contabilizacin e impresin. Se ver tambin como
todos los documentos presupuestarios tienen su reflejo contable en la contabilidad
financiera y la imputaciones a objetos de coste que se puedan producir.
El componente ISPSe recoge todas los documentos presupuestarios de gasto, los
documentos de modificacin (anulaciones / ; complementarios +) y sus combinados, en
cinco grandes grupos, reservas, autorizacin, compromiso, orden de obligacin y orden
de pago.
En los procesos de ingresos va a recoger todos los documentos en dos grandes grupos
las rdenes y las anulaciones.

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1.1.1.1
1.1.1.1.1

Retencin de Crdito (RC)

Creacin de una Retencin de Crdito

La ruta para acceder a la introduccin manual de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas
/
Gestin Financiera
/
Cont.Presupuestaria Espaa
Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX1 Crear

Se accede a la ventana de seleccin de campos donde los datos a completar son

los siguientes:

Clase de documento. Se despliega un match code donde se selecciona la clase de

Reserva que se va a crear.

Fecha de documento.
Fecha de contabilizacin.
Sociedad.
Moneda / tipo de cambio, en la que se realiza la contabilizacin del documento.
Documento de referencia. Este es un campo opcional. Los datos que proporciona
son los de otra RC grabada con anterioridad en el sistema y que puede servir como
referencia para la que se va a registrar.

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Una vez completados todos los datos pulsamos INTRO y en la pantalla mostrada
se introducen los datos de la RC a crear.
Los datos a completar son los siguientes:
- Texto de doc: Indicaremos en este campo una descripcin del documento, el
tamao de este texto es reducido por lo que si necesitramos un campo mayor
pulsaremos el icono

Importe de la reserva.
Posicin presupuestaria, por ejemplo G/542J/22799.
Centro gestor, siempre 20204.
Cuenta de mayor , a nivel informativo.
Centro de coste, a nivel informativo.

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Pulsando el icono
se realiza una verificacin de los datos introducidos para efectuar
el control de disponibilidad sobre la partida, o detectar si se han producido posibles
errores o inconsistencias. Si las verificaciones se han producido correctamente, se graba
el documento de forma preliminar pulsando el icono

Una vez grabado preliminarmente el documento se imprimir el formulario,

Accederemos al documento siguiendo la siguiente ruta:
Finanzas
/
Gestin Financiera
/
Cont.Presupuestaria Espaa
/
Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX3 Visualizar
Introduciremos el nmero del documento a imprimir y pulsaremos INTRO.

A continuacin aparece la siguiente pantalla:

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Imprimiremos 2 copias, para ello indicaremos en el campo Ctd.impresiones, 2 copias.

Pulsaremos el icono

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1.1.1.1.2

Creacin de una Reserva de crdito con valores plurianuales

La ruta para crear una reserva de crdito con valores plurianuales es la misma
que la del apartado 1.1.1.1.1.
Completaremos los datos de la reserva de crdito y para introducir los datos
relativos a las diferentes anualidades marcaremos la posicin del documento de la cual
queremos introducir los valores plurianuales.

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Y a continuacin pulsaremos el icono

Nota: El presupuesto de esta posicin presupuestaria deber estar introducido en las
diferentes anualidades, si no estuviera introducido el sistema mostrara el siguiente
error:

Si ya estuvieran registrados los valores del presupuesto el sistema mostrara la siguiente

pantalla

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Introduciremos la anualidad y el importe correspondiente y a continuacin pulsaremos

el icono

Pulsamos INTRO y a continuacin grabaremos de forma preliminar pulsando el icono

Para imprimir este documento seguiremos las explicaciones del punto 1.1.1.1.1, solo
destacar que en el caso de los documentos plurianuales se imprimen dos hojas por cada
copia, una primera con los datos del ejercicio corriente y una segunda ANEXO con las
diferentes anualidades.

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1.1.1.1.3

Creacin de una Reserva de crdito de captulo 6

La ruta de acceso para la creacin de una reserva de crdito es la misma que la indicada
en el apartado 1.1.1.1.1.
Seguimos los pasos del apartado 1.1.1.1.1 para completar los datos de la reserva de
crdito, en el caso de posiciones presupuestarias de captulo 6, es OBLIGATORIO e
indispensable completar los campos de cuenta, centro de coste y el campo ORDEN.
Una vez completados todos los campos grabaremos el documento de forma preliminar.
A continuacin crearemos el EXPEDIENTE DE INVERSION accediendo a la
transaccin ZEXPRO, la cual tendremos en nuestro men de favoritos.

En esta pantalla indicaremos el Tipo de expediente

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El Tipo de Gestin: mnimo, media y ampliada.

Fase: En este caso elegiremos Reserva de credito.
Anualidad del ejercicio
N de documento, en este caso el nmero de la reserva que acabamos de contabilizar de
forma preliminar.

Una vez informados estos campos, pulsaremos INTRO, y a continuacin

completaremos el resto de campos asociados al expediente.
Dependiendo del tipo de expediente y tipo de gestin tendremos que informar ms o
menos campos.

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Una vez completados pulsaremos el icono

A continuacin introduciremos el proyecto de inversin en el documento contable del

siguiente modo:
Accederemos al documento con la siguiente ruta:
Finanzas
/
Gestin Financiera
/
Cont.Presupuestaria Espaa
Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX2 Modificar

Detalle pos. De
documento

Pulsando el icono

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accederemos a los campos de posicin del documento

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Pulsamos el campo Ms y a continuacin pulsamos INTRO.

En esta pantalla introduciremos el n de expediente de inversin, en el campo N

expediente, para ello pulsaremos el icono

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El sistema mostrar el n de expediente asociado a nuestro documento y haremos doble

clic sobre el mismo.
Pulsaremos INTRO y de nuevo grabar de forma preliminar.
Para realizar los documentos barrados y los complementarios, a las diferentes reservas
de crdito, ser necesario activar la funcionalidad de documento ajustes de valor
necesarios. De esta forma cualquier modificacin en el recurso inicial, nos exigir la
creacin de un nuevo documento, y el sistema no permitir modificar los importes
directamente en la reserva original.
Para ello pulsaremos el check box, detalle posicin de documento y marcaremos
documento ajustes de valor necesarios. Hay que tener en cuenta que despus de
marcar este campo no hay posible vuelta atrs.

Las RC una vez creadas es posible visualizarlas y, siempre que no se haya producido la
activacin de la funcionalidad Doc. de ajuste valor necesarios o el consumo por parte
de un documento de una fase posterior, pueden ser modificadas.

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1.1.1.1.4

Visualizacin de una Retencin de Crdito

La ruta para acceder a la visualizacin de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas
/
Gestin Financiera
/
Cont.Presupuestaria Espaa
Contabilizacin / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / Visualizar (FMX3 )
Es posible visualizar el documento introduciendo el nmero o realizar una bsqueda si
este es desconocido. Para efectuar dicha bsqueda pulsaremos los iconos

Pulsando el icono

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, podremos buscar por diferentes criterios:

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Podremos incluso seleccionar por mas criterios pulsando el icono

Pulsando el icono
criterios.

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, accederemos a la siguiente pantalla para buscar por otros

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Una vez seleccionado, se visualiza el documento introducido en el sistema.

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Cabecera de documento

Tambin se visualiza desde la ventana cabecera de documento el estado en el

que se encuentra el documento, si est pendiente de autorizacin, si est bloqueado o si
est finalizado.

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Otra posibilidad de visualizacin, en la check box Detalle pos. De documento

,
son los detalles de la posicin del documento, en los que figuran los importes y las
imputaciones. Esta ltima informacin es ampliable si se marca el flag ms del y se
pulsa intro en el teclado.

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En la visualizacin se dispondr de la funcin de consumo del crdito, que

permitir conocer el importe disponible de una reserva determinada (esta funcionalidad
existe en todos los documentos contables), as como de los documentes subsiguientes
que han consumido parte de su importe. Tambin permitir navegar a estos
documentos, haciendo doble clic sobre ellos.

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Nmero de doc. del

precompromiso
que
consume 10 de la
reserva

1.1.1.1.5

Modificacin de una Retencin de Crdito

La ruta para acceder a la modificacin de la retencin de crdito es la siguiente:

Finanzas / Gestin Financiera / Cont.Presupuestaria Espaa / Contabilizacin
Doc.presupuestario / Reserva de recursos / Modificar (FMX2 )
Los campos que pueden cambiar son el texto de cabecera, el texto de posicin, el
importe, la posicin presupuestaria y el fondo gestor. Siempre que no se haya marcado
Ajuste valor necesario.
Un vez efectuadas las modificaciones se graba el documento de forma preliminar para
que las modificaciones sean efectivas.

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1.1.1.1.6

Modificacin a la Reserva de Crdito (RC+ / -). Ajustes de

valor

Las modificaciones de las reservas de crdito contemplan en SAP dos tipos de

operaciones: las disminuciones, que son retenciones de crdito barradas, y los
aumentos, que son retenciones de crdito complementarias.
La ruta para acceder a la introduccin manual de la modificacin de la retencin de
crdito es la transaccin ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear ajuste del valor
PRELIMINAR, esta transaccin se deber aadir a nuestro men de favoritos:

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Se accede a la ventana de seleccin de campos donde los datos a completar son

los siguientes:

Marcar el flag del documento deseado: Incremento de valor disminucin.

Fecha de documento.
Clase de documento: Se indica la clase de documento original que se va a modificar
Numero de documento: Se indica el nmero de documento original que se va a
modificar.

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A continuacin pulsaremos el icono

El importe abierto representar el

importe disponible de esa reserva,
para consumir en los documentos
consecutivos (A, D,..)

Una vez completados todos los datos se ejecuta la transaccin y se introducen

los datos de la RC + / -. a crear. Estos datos son un texto con la descripcin del
documento y el importe de la modificacin de la reserva.
Si

el

documento

tuviera

valores

plurianuales

pulsaramos

el

icono

A continuacin grabaremos el registro pulsando el icono

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Para imprimir el documento correspondiente al ajuste valor, accederemos de

igual forma que en el caso de crear ajuste de valor, mediante la transaccin ZFMXPM1 Reserva de recursos / Crear ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los
datos correspondientes al documento pulsaremos el icono

En el campo Ajuste del valor indicaremos el nmero del ajuste valor creado.
En la siguiente pantalla pulsaremos el icono
Nota: Si un documento original tiene varias posiciones, es decir varios conceptos
presupuestarios, si quisiramos anularlo tendramos que realizar tantos documentos de
ajuste valor preliminar como posiciones tenga el documento original.
Si se quiere realizar la anulacin total del documento original y el documento es de
captulo 6, habr que borrar el expediente de inversin que previamente se haba creado
para el documento original. Para borrar el expediente de inversin accederemos a la
transaccin ZEXPRO, una vez introducidos todos los datos del expediente (tipo de
expediente, tipo de gestin, fase, ejercicio, y documento) pulsaremos el botn

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Si ANTES de que el documento se haya firmado se quisiera modificar algn dato del
documento, accederemos a la transaccin ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear
ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los datos correspondientes al
documento pulsaremos el icono

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