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Contenido
1. Introduccin
2. Revisin de la literatura
3. Desarrollo de las hiptesis de investigacin
4. Metodologa
5. Anlisis de resultados
6. Conclusiones
7. Bibliografa
RESUMEN:
1. Introduccin
Gestionar y potenciar la comunicacin es estratgico para llegar a los pblicos internos y externos de la
organizacin. Comunicar implica interactuar con ellos y generar confianza para lograr posicionarse ya sea
como marca, con servicios o productos. Por lo tanto, contar con reas que gestionen la comunicacin es
indispensable para la organizacin y que stas cuenten con un lder que gestione esta comunicacin es vital
para el proceso.
Y en esta labor los Directores de Comunicacin son piezas claves para gestionar la comunicacin. Cuentan
con la funcin no solo de planificar la comunicacin, si no de medir y evaluar todos los procesos que se
ejecutan a nivel interno y externo.
Muchas instituciones se quedan en las fases de planificacin y ejecucin, pero siendo necesario, son pocas
las que evalan sus propios procesos de comunicacin. Y no se trata de una evaluacin de resultados al
finalizar el proceso de comunicacin, esta es una actividad que debe realizarse constantemente durante y al
finalizar el todo el proceso comunicacional.
El presente estudio analiza la importancia de la gestin de la comunicacin en la empresa; el papel que
desempea el Director de Comunicacin y las actividades que ejecuta dentro de su quehacer en la
organizacin, puntos de vista contrastados a travs de varias tcnicas de investigacin como encuesta,
entrevista y Delphi.
2. Revisin de la literatura
La gestin de la comunicacin en las instituciones
Desde la existencia del hombre la comunicacin es un eje transversal a todo proceso organizacional y por lo
tanto, potenciarla es tan prioritario como la existencia misma de la institucin. En este sentido, la
comunicacin estratgica se convierte en un elemento fundamental y en una herramienta necesaria para
llegar a los pblicos y gestionar una buena imagen de la institucin.
La comunicacin, como eje estratgico, es el sustento, la gua y el centro en torno al cual gira la dinmica
organizacional. Por tal motivo, supone para la organizacin inscribir todos sus procesos administrativos,
productivos, comerciales, etc., as como sus diferentes pblicos (desde sus colaboradores, proveedores,
consumidores, gobierno, profesionales del sector, competencia, agremiaciones, entre otros) en una
permanente interaccin estructurada e integral que permita de manera productiva y competitiva alcanzar sus
objetivos corporativos.
Comunicar implica una constante relacin de interaccin con los diferentes pblicos a nivel interno y
externo. La comunicacin aplicada a las organizaciones, en su calidad de ciudadanos corporativos, ejerce
exactamente la misma funcin, ser el puente entre la organizacin y los pblicos. A travs de la
comunicacin las instituciones pueden interactuar, compartir, convivir en una comunidad, legitimar sus
actuaciones porque entre ellas se pueden crear redes de conexin que se alimentan de flujos bidireccionales
de comunicacin, de intercambio de informacin. (Tez & Valarezo, RSC:Reputacin, Sostenibilidad,
Compromiso, 2012, pg. 5)
Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos
en la ejecucin o resultado de las diferentes actividades que hacen parte de la organizacin.
La comunicacin debe ser considerada como una de las prioridades organizacionales, frente a las
transformaciones mundiales y a la revolucin tecnolgica de la informacin y debe ejercer un poder
expresivo en el da a da de la vida organizacional y en los procesos de gestin participativa.
EDGAR (2001), seala que est probado que existe una relacin directa entre la inversin realizada en
gestionar la comunicacin y la efectividad en la consecucin de los objetivos de algunos programas.
"Carecemos de una estrategia de comunicacin social adecuada. Tenemos poca capacidad para trasmitir a
la sociedad problemas muy importantes, la gente no nos conoce o nos conoce mal, a menudo no
conseguimos captar su inters. Slo se identifica a unas pocas asociaciones, las que salen en la tele. Las
entidades ms recientes, las que nacen cada da en respuesta a alguna nueva o vieja necesidad social, lo
tienen an ms difcil para darse a conocer. En general, tenemos serias dificultades para romper el silencio
de la prensa y los medios de comunicacin, para difundir y proyectar nuestra realidad asociativa hacia el
entorno social. Slo atraemos la atencin de los medios cuando hay una catstrofe o algn escndalo en el
que estn implicados asociaciones u ONL. Nuestros propios medios de comunicacin son inexistentes,
insuficientes o inadecuados. La comunicacin social es una asignatura pendiente en la mayor parte de las
asociaciones" FUNDACIN ESPLAI (2002, p.20)
La gestin empresarial del siglo XXI empieza a olvidarse del modelo tradicional de liderazgo basado en una
mentalidad conservadora, paternalista y autoritaria que, cada vez ms, est siendo sustituida por una
mentalidad amplificadora con un modelo nuevo, moderno, emprendedor y motivador. Uno de los principales
activos de este modelo de gestin es la comunicacin, fomentando unos valores de comunicacin clara y
abierta, lo que BORRINI, A. (1997) denomina "Empresa Transparente".
Una adecuada poltica de comunicacin debe estar integrada en la direccin general de la empresa, al
mximo nivel, y con un responsable que posea una visin global de las materias que le ataen.
Su instrumento esencial es la Direccin de Comunicacin, integrada en la estructura al mximo
nivel de la organizacin, cuyas acciones se orientan al mbito interno y externo y debe facilitar el flujo
de noticias de la empresa.
CAPRIOTTI, P. (2013) identifica uno de los elementos ms importantes de la gestin de la comunicacin y
dice que para las organizaciones es de vital importancia saber cules son sus pblicos (prioritarios y
secundarios, conocer cmo se forman los pblicos y cules son sus intereses, y la infraestructura de cada
uno de ellos, ya que en funcin de todo eso tendr que establecer su accin comunicativa. Es decir, la
planificacin y la gestin de la comunicacin corporativa de una organizacin estarn altamente
condicionadas por los intereses de cada pblico, ya que habrn de fijar objetivos especficos de
comunicacin para cada uno de los pblicos involucrados con la organizacin, en funcin de sus intereses.
Y al hablar de comunicacin institucional ngel Losada expresa que:
"entendemos por comunicacin institucional el conjunto de relaciones que se extiende a todos los mbitos
de interaccin organizacional y que se desarrolla como expresin oficial e intencional de la institucin ().
Para facilitar su propio funcionamiento interno y favorecer la creacin de una determinada Imagen Pblica
que resulte de la difusin de una personalidad definida en congruencia con su propia realidad, sus
expectativas y objetivos, con las percepciones de sus miembros y demandas del entorno" LOSADA (1998, p.
52)
GRANADOS (2012) resume a la gestin de la comunicacin en algunos elementos generales que un
Director de comunicacin debe tener presente para efectivizar una positiva gestin de la comunicacin.
organigrama es una "sinopsis o esquema de la organizacin de una entidad, una empresa o una entidad"
(Real Academia de la Lengua Espaola, 2014)
Sin embargo, no todas las organizaciones cuentan con estructuras bien organizadas de comunicacin, existen
muchos factores que pueden influir para ello, como: tamao organizacional, nmero de empleados, aspectos
culturales, entre otros.
JOAN COSTA (2011, p.112) y FERNNDEZ (2011, p. 252), creen que el Director de comunicacin
depende de la alta direccin de la institucin y debe permanecer junto al mximo ejecutivo o director
general. Adems Costa aade que debe ocupar un nivel horizontal, unida por nudos interrelacionados entre
todos, se refiere a que el Director de Comunicacin debe mantener contacto con todas las reas de la
institucin y coordinar todos los procesos de comunicacin.
Ramn Freixa Matallonga, a travs de Bel Malln dice que la Direccin de Comunicacin "debe estar
lateralmente en la cspide de la pirmide organizativa, con gran libertad de accin, junto a los mximos
responsables (.). Y muy cerca del llamado equipo de Recursos Humanos y Marketing (). As en el
Dircom se sintetiza la comunicacin vertical con el pblico interno y la comunicacin horizontal con el
pblico externo" BEL MALLN (2004, p. 130).
Por otra parte, Plowman afirma que los responsables de comunicacin que piensan estratgicamente en
resolver los problemas internos y externos y utilizar el buen juicio son propensos a ser parte de la coalicin
dominante PLOWMAN (2005). Y quienes pertenecen a este sector, son quienes opinan y tienen poder de
decisin en instancias institucionales.
Y cmo es el perfil profesional que dirige estas reas de comunicacin?, a continuacin se conocer la
formacin profesional y acadmica.
Quien se desempea como Director de comunicacin, debe tener una formacin integral. Su perfil
profesional y acadmico debe ir acompaado de una autoformacin constante. Debe poseer un espritu
crtico, tener una actitud positiva, receptiva y abierta, disposicin fresca, analtico y calculador, saber evaluar
con rigor las ideas, situaciones y decisiones institucionales, imaginativo, buscar nuevas relaciones
estratgicas, enfocar las cosas desde una perspectiva no tradicional. Debe escuchar, comprender y desarrollar
su capacidad de empata con los dems, ser buen argumentador, tener un espritu independiente y tener la
humildad de un aprendiz permanente y ser autodidacta constante.
Joan Costa
Maximiliano
Fernndez
(Fernndez, 2011. p.
250-251)
Ramn Freixa
Matallonga (Bel
Malln, 2004, p. 72,
73, 134)
Funciones y responsabilidades
Actividad
Funciones
Detalle
La comunicacin institucional est relacionada a travs del Dircom con el mximo responsable de
la empresa y con quienes tienen poder de decisin dentro del organigrama institucional.
Hasta aqu se ha considerado al Dircom como un profesional fundamental para el desarrollo de cualquier
empresa, pero es tambin necesario conocer que pasa en las universidades, para ello se estudiar primero de
dnde nacen las universidades y la importancia que exista un Dircom que dinamice la comunicacin interna
y externamente.
4. Metodologa
La metodologa es "el diseo global de la investigacin que sirve para relacionar los mtodos integrantes de
la recogida y anlisis de datos, adems de justificar la seleccin e interpretacin de los datos con referencia a
los marcos tericos empleados" JENSEN & JANKOWSKI (1993, pp.14). Este estudio se realiz a travs de
metodologa cuantitativa y cualitativa, que permiti llegar al objeto de estudio. Por lo tanto, el punto inicial
del proceso investigativo fue la encuesta online, posteriormente la entrevista a un sector especfico, y
finalmente el mtodo Delphi.
Tcnicas de investigacin
El proyecto "Observatorio de la Comunicacin Estratgica", en su etapa inicial parte de un universo de las
1000 empresas con mayor aporte tributario en el 2013, segn informacin de la Superintendencia de
Compaas y el Servicio de Rentas Internas. A esta base se sumaron 100 registros ms de instituciones
pblicas y organizaciones no gubernamentales que actan en el pas. De este universo, se trabaj sobre una
muestra de 350 organizaciones a nivel nacional, de donde a travs de llamadas telefnicas se identific a 214
instituciones que cuentan con un departamento de comunicacin.
A travs de la encuesta online, se conoci el estado actual de la gestin comunicacional de 107 empresas,
cuya informacin revela las reas que conforman los departamentos de comunicacin, lneas de accin que
ejecutan, cumplimiento de objetivos, agencias con las que trabajan, medicin de resultados, entre otros
temas.
La tcnica de entrevista estructurada se aplic a quince Directores de Comunicacin que lideran los
departamentos o unidades de comunicacin de diferentes instituciones pblicas y privada, a fin de conocer la
proyeccin a tres aos de las funciones y retos del DirCom en Ecuador; la revolucin tecnolgica; la
necesidad de contar con agencias de relaciones pblicas, publicidad, marketing; sobre sistemas de medicin,
sobre los beneficios o limitaciones que la Ley Orgnica de Comunicacin respecto a la gestin estratgica,
entre otros temas.
Con la finalidad de realizar una triangulacin y prospectiva de los datos obtenidos mediante las tcnicas de
la encuesta y entrevista en el proyecto de investigacin Observatorio de la Comunicacin Estratgica en
Ecuador: estado actual, tendencias, medicin y evaluacin se utiliz el mtodo de previsin Delphi.
El mtodo Delphi tiene como propsito estructurar un proceso de comunicacin con un grupo de expertos,
en un tema especfico. Durante la interaccin, los expertos tienen la libertad de emitir juicios a travs de la
circulacin de diferentes cuestionarios, a travs de los cuales se recoge informacin valiosa con la cual se
puede llegar a establecer consensos con respecto a un acontecimiento, tema puntual o hecho en el futuro. Es
decir, es ideal para temas de prospectiva y toma de decisiones.
En la presente investigacin el objetivo de utilizar este mtodo fue enriquecer, unificar criterios y llegar a
consensos en torno a la comunicacin estratgica: funciones, lneas de actuacin, posicin de los directores
de comunicacin, dentro de la empresa, tcnicas de comunicacin, tendencias.
Es importante recalcar que esta tcnica se aplic una vez obtenidos los resultados de las encuestas y
entrevistas ya que se buscaba profundizar en ciertos temas que no fueron claramente especificados a travs
de las dos tcnicas sealadas. El Delphi const de dos fases, en dos tiempos diferentes, y en las que se
hicieron circular bancos de preguntas especficos para cada fase. En la primera, entre los principales
aspectos que entraron en discusin fueron las habilidades, conocimientos y posicin que debe tener el
DirCom; reas de trabajo; lneas de actuacin; uso de herramientas; mtodos de medicin y evaluacin; el
aprovechamiento de la Web 2.0.
En base a los resultados de la primera ronda se dise el segundo cuestionario que indag sobre aspectos
como el rol del director en la toma decisiones, procesos y herramientas para el manejo de medios digitales y
crisis; la incorporacin normas, indicadores y otros instrumentos para incorporar la responsabilidad social;
de igual manera de las tres lneas de actuacin que surgieron en la primera parte, en la segunda se consulta
sobre las tcnicas de comunicacin que permitan que stas lneas sean efectivas; se busc profundizar en la
descripcin de los mtodos de medicin y evaluacin; y finalmente, sobre componentes de comunicacin
integral.
En la primera fase, de 24 expertos consultados respondieron 13; y en la segunda de los 13 dieron respuesta
7. Los expertos corresponden a diferentes pases como: Espaa, Mxico, EEUU, Brasil, Colombia, Chile y
Ecuador; y universidades como: Universidad de Sao Paolo, Universidad de Mlaga, Universidad Loyola
Andaluca, Universidad Rovira i Virgili, Universidad Pompeu Fabra, Universidad Ramn Llull, Universidad
Alicante, Universidad Rey Juan Carlos, Universidad Santiago de Compostela, Universidad San Luis de
Potos, Universidad Florida, Universidad Luterana do Brasil, Universidad de Medelln, Universidad de Sao
Paolo, Universidad del Pacfico, Pontificia Universidad Catlica de Ecuador Sede Ibarra.
5. Anlisis de resultados
Una de las primeras preguntas planteadas en la encuesta fue conocer la posicin que los responsables de
comunicacin ocupan dentro de la estructura de las organizaciones, donde de una lista de opciones se
determina que el factor preponderante que consolida la posicin del director de comunicacin en el futuro es
el apoyo a la toma de decisiones, este resultado se aprecia en la siguiente tabla.
Tabla 3: Pregunta encuesta: En tres aos Qu factores consolidarn la posicin del director
de comunicacin en la organizacin? Seale 3 opciones
Opciones de respuesta
Porcentaje
72,9%
36,4%
35,5%
28,0%
21,5%
21,5%
20,6%
17,8%
Otro (especifique)
2,8%
Durante el proceso de aplicacin de la encuesta, 107 respuestas obtenidas segn lo podemos ver en el cuadro
anterior, todos los encuestados, profesionales de la comunicacin en actividad permanente. Han
seleccionado como factores que consolidaran la posicin del director de Comunicacin en un futuro
plantado con un panorama de 3 aos con un porcentaje del 72,9% al hecho de aumentar su funcin
estratgica como apoyo en la toma de decisiones de alta gerencia. Como novedad aparece el Manejo de la
Micro comunicacin sobre la comunicacin de masas ( grupos ms segmentados) con un 36,4%. En un
porcentaje similar el 35,5 se manifiesta que otro de los factores debe ser el Incorporar al modelo de gestin
la responsabilidad social u el desarrollo sostenible. Un 28% de respuestas ante identificado como uno de los
factores a Conciliar la necesidad de abordar ms audiencias y canales con recursos limitados. En los temas
Gestionar la crisis online y tener control de los nuevos medios el porcentaje se iguala con un 21.5%. Ya en
menos grado porcentual pero no de importancia, aparecen temas como: El fortalecimiento de las redes
profesionales con un 20,6% y concertar la velocidad y el volumen del flujo de la informacin. Solo un 2,8%
seleccionaron el 2,8% como una variante.
En la segunda fase de la tcnica Delphi se averigu a expertos cmo debera el Dircom contribuir a la toma
de las organizaciones mencionadas en la encuesta como factor determinante en la consolidacin de su perfil
dentro de la organizacin. Cabe resaltar que los expertos mencionan que el Dircom debe pensar a largo
plazo, contextualizar lo que sucede dentro y fuera de la organizacin y priorizar.
Estos datos se contrastaron a travs del primer cuestionario del Delphi, en donde se pudo conocer que en su
mayora los expertos nacionales e internacionales piensan que este profesional debe integrar el staf de la alta
direccin de la empresa y ubicarse junto al gerente, director, rector o presidente de la organizacin. Y una
mnima respuesta cree que este profesional debe estar en la direccin de nivel medio.
Grfico 1: Posicin de los responsables de comunicacin
FRECUENCIA
Opciones de respuesta
Porcentajes
59,8%
Comunicacin interna
51,4%
50,5%
45,8%
17,8%
15,0%
13,1%
Patrocinio
5,6%
Comunicacin
Opciones de respuesta
Porcentajes
62%
Comunicacin interna
54%
54%
38%
38%
23%
Patrocinio
0%
Otro
8%
FRECUENCIA
5
FRECUENCIA
Memorias de Sostenibilidad
Los resultados fueron los siguientes, en las que destaca Relaciones Pblicas, Marketing y Publicidad y
Comunicacin Digital.
Grfico 4: reas que integran una Direccin de Comunicacin
6. Conclusiones
H1. La posicin del DIRCOM en la empresa debe ser a nivel directivo y gerencial, con total potestad
para la toma de decisiones.
A travs de las tcnicas encuesta y Delphi se pudo determinar de forma contundente que el Director de
Comunicacin debe integrar el staff de la alta direccin de la organizacin y ubicarse junto al gerente,
director, presidente y/o rector. Esta posicin garantizar la autonoma para la toma de decisiones
comunicacionales en funcin de los objetivos estratgicos institucionales que conlleven a lograr
visibilizacin, imagen, reputacin y manejo de crisis de forma adecuada.
Para ello, el Director de Comunicacin se apoya en estructuras de comunicacin en donde se ejecuten
acciones de Relaciones Pblicas, comunicacin organizacional, marketing y publicidad y la generacin de
contenido para medios on y off line.
H2. Las lneas de accin del Director de Comunicacin deben englobar todas las reas de la
organizacin.
A travs de las tres tcnicas utilizadas en el presente estudio la encuesta, entrevista y Delphi se determina
que el campo de actuacin del Director de Comunicacin es amplio y abarca la comunicacin corporativa
on y off line, la gestin de intangibles, el marketing y la publicidad. Adems se destaca el lobbyng, la gestin
de la Responsabilidad Social Empresarial, la consultora, asesoramiento y coaching como ejes de actuacin.
H3. El Director de Comunicacin debe tener habilidades personales y destrezas comunicacionales.
Al aplicar la entrevista se pudo conocer que las habilidades y conocimientos que necesita el Director de
Comunicacin para ser un profesional competitivo debe enmarcarse en aspectos no solo profesionales, pues
existen habilidades claves, como el ser emptico, tener una visin crtica y estratgica, ser accesible.
Adems debe mostrarse como una persona creble y buen negociador.
Adems el Dircom debe poseer una visin integral que aborde competencias de publicidad, relaciones
pblicas, marketing, mass media, manejo de formatos y herramientas online, branding, imagen corporativa.
Adems su formacin se debe complementar con conocimientos del entorno econmico, poltico, social,
entre otros.
7. Bibliografa
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KUNSCH, M. Planejamento de relaes pblicas na comunicao integrada. So Paulo: Summus, 4a ed,
2003.
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WILCOX, D. C. Public Rlations Strategies and Tactics, New York: Harper an Row Pug. Inc, 2ed, 1989
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XIFRA, J. Planificacin Estratgica de las Relaciones Pblicas.Barcelona,Espaa: Paids. 2005.
Otras fuentes consultadas
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Observatorio Permanente de la Publicidad y el Corporate. Departamento de
Comunicacin Audiovisual y Publicidad I. Universidad Complutense de Madrid.
1. Doctora en Ciencias de la Comunicacin. Profesora titular del Departamento de Ciencias de
Comunicacin de la Universidad Tcnica Particular de Loja. Loja - Ecuador. kpvalarezo@utpl.edu.ec
2. Magster en Investigacin en Comunicacin por la Universidad de Navarra-Espaa. Docente del
Departamento de Ciencias de Comunicacin de la Universidad Tcnica Particular de Loja. Loja - Ecuador.
kcvaldiviezo@utpl.edu.ec
3. Estudiante del Programa de Pos-Grado en Ingeniera y Gestin del Conocimiento por la Universidad
Federal de Santa Catarina-UFSC - Brasil. Docente del Departamento de Ciencias de Comunicacin de la
Universidad Tcnica Particular de Loja. Loja - Ecuador. jrcordovax@utpl.edu.ec
4. Institucin espaola de impacto mundial que promueve la educacin en el rea de Relaciones Pblicas
desde el ao de su creacin, 1995.
5. Este documento fue publicado en enero de 1982 y ha sido utilizado por varios pases para introducir y
fortalecer programas de formacin superior en el rea de Relaciones Pblicas.
6. Es quien investiga, planifica, desarrolla y ejecuta acciones dentro de una organizacin en funcin de los
objetivos institucionales. En algunos casos, como en el de la presente investigacin se emplea esta
denominacin para referirse al profesional que trabaja en temas de comunicacin institucional.
7. La (Asociacin Americana de Marketing), se fund en el ao 1937 y est conformada por ms de 30.000
profesionales del marketing, educadores y estudiantes de cualquier lugar del mundo. www.ama.org
8. Tom Peters sita al branding como el primer paso y fundamental para el xito de una empresa, y esta es
una responsabilidad del Dircom. Branding significa imagen de marca y est relacionado con todo lo que
genera imagen de la empresa, colores institucionales, logotipo, slogan y dems elementos visuales; pero
tambin est relacionado con la credibilidad que la organizacin transmite.