AABADOM

JUNIO-DICIEMBRE 2001

LOS PROCESOS DE EVALUACIN DOCUMENTAL:

CUESTIONARIOS, FORMULARIOS
Antonia Heredia Herrera
Directora del Archivo General de Andaluca

A lo largo y ancho de estos ltimos aos, las modas

archivsticas han ido sucedindose. Estuvo de moda
el debate sobre los instrumentos de descripcin, sobre
los cuadros de clasificacin, sobre la normalizacin,
sobre las normas internacionales de descripcin archivstica, entre otros, y, ahora, le toca el turno a los
procesos de evaluacin de los documentos. El inters
y la discusin sobre el tema se han instalado en todos
los foros internacionales, nacionales y locales.

Sistemas de Archivos como de profesionales vinculados a la gestin documental (records management

o archiveros).

Existen problemas generalizados que demandan y justifican dicho debate, a la vez que exigen soluciones.
El creciente volumen documental, paralelo a una falta de racionalizacin en la produccin documental, son
factores preocupantes. Son pocos los pases que aportan datos precisos acerca de, a partir de la eliminacin,
qu volumen documental ingresa en los Archivos para su conservacin permanente. Los pases ms avanzados en gestin documental, Estados Unidos, Canad y Australia1, reconocen que slo un 5% de la
documentacin que se produce en la Administracin
entra en los Archivos para su conservacin permanente.
Por el contrario en los Archivos cercanos a nosotros
est ingresando documentacin que habra que haber
eliminado tiempo atrs, evitando costes innecesarios
de transporte y almacenamiento. En estos casos se
hace necesaria una toma de conciencia para una consecuente actuacin cuya corresponsabilidad es mbito de la gestin administrativa y de la gestin documental, entendida en su sentido ms amplio.

b) proceso controlado por los gestores documentales

primero y despus por los archiveros.

Dando por sentado que los procesos de evaluacin estn relacionados no slo con la produccin documental, con la identificacin, incluso con la creacin
de los propios documentos, sino con la conservacin,
con la seleccin, con las transferencias, con el acceso, existen adems a nivel internacional realidades, administrativas y archivsticas, suficientemente diferentes que tienen que ver con la diversidad tanto de
1. Aqullos vinculados a la cultura del records management.
2. Dicho Comit ha tenido su primera reunin en Andorra, los das 7-10 de no-

Simplificando, podemos hablar de dos situaciones

que parten de dos concepciones distintas de la gestin
documental.
a) proceso controlado por los archiveros en todos sus
estadios.

Con independencia de estas dos situaciones, lo que resulta evidente es que siempre es necesario proteger a
los documentos contra cualquier alteracin, no slo
contra una eliminacin abusiva sino contra una conservacin permisiva y laxa. Porque tan falta de dimensin cientfica es la primera como la conservacin
por la conservacin.
Con independencia de estas situaciones, a estas alturas habr que abordar el proceso contemplando dos etapas que nos afectan y representan un antes y un despus, la primera correspondiente a la documentacin
en papel, la segunda a los documentos electrnicos.
Teniendo en cuenta uno y otro caso, habr que establecer mecanismos para fijar y determinar la corresponsabilidad entre productores y archiveros para controlar la conservacin. Dicho control deber ser
ejercido por productores, archiveros y usuarios a travs de rganos reconocidos, representativos y especficos.
A nivel internacional, el tema preocupa tanto que
EURBICA, la rama europea del Consejo Internacional de Archivos, lo ha incluido entre sus inquietudes
prioritarias. Al mismo tiempo, en el seno de dicho
Consejo, se ha creado un Comit sobre la evaluacin
documental2.

viembre del 2001, presidido por Rosine Cleyet-Michaud, responsable de los

Archivos Dpartamentales du Nord, en
Francia. Han asistido como miembros:

Finlandia, Reino Unido, Francia, Espaa,

Estados Unidos, Australia, Andorra, Italia y Tnez.

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Una y otro, en total colaboracin y coordinacin, buscan una armonizacin progresiva de mtodos de valoracin y seleccin documentales, para proponer soluciones comunes.
Ni que decir tiene que los cuestionarios para recabar
informacin con vistas a un conocimiento profundo de
la situacin y los formularios que nos van a testimoniar aplicaciones prcticas de los procesos de evaluacin, cobran una gran importancia al convertirse en testimonio y pruebas de una realidad preocupante.
En este sentido voy a referirme en primer lugar al
cuestionario de EURBICA, para seguidamente hacer
un anlisis de los modelos de formularios empleados
en Espaa por distintas Comunidades Autnomas con
vistas a la valoracin y seleccin documentales, a partir de un planteamiento breve del estado de la cuestin
en nuestro pas.
El cuestionario de EURBICA, en ingls y en francs,
ser repartido, para su cumplimentacin, a lo largo del
ao 2002, a todos los pases europeos amn de ser remitido, con fines comparativos, a Estados Unidos,
Australia y Canad.
El cuestionario comprende 6 apartados o reas que requieren los datos que a continuacin enumero:
1. Contexto general.
Organizacin poltica y administrativa del pas.
Tipos de textos legales sobre la valoracin y la seleccin.

5. Reglas y procedimientos relativos a las transferencias de documentos.

Plazos de permanencia.
Casustica de las transferencias, en el caso de instituciones disueltas.
Transferencias en el caso de instituciones privatizadas.
6. Ingreso y conservacin de documentos electrnicos
en los Archivos pblicos.
Ingresan documentos electrnicos?
Existe una tecnologa nacional uniforme para
conservacin de documentos electrnicos?
Precisar la institucin u rgano que decide la tecnologa relativa a los documentos electrnicos
transferidos.
Es evidente que en el caso de Espaa los cuestionarios habrn de cumplimentarse no slo a nivel estatal,
sino por todas y cada una de las Comunidades Autnomas. Y son ms de una las que pueden facilitar
abundante informacin sobre el tema.
En efecto, por lo que a Espaa toca, sta no ha permanecido ajena a un problema de tan especial relevancia. Sin embargo, a pesar del desarrollo de la legislacin en la materia, en algunos casos la
preocupacin es ms profesional que administrativa,
cuando tendra que importar, al menos por igual, a los
gestores administrativos y a los archiveros.

Qu autoridad archivstica tiene competencia en el

tema.
NOTA.

Se insiste en conocer si hay textos legales sobre la valoracin y seleccin, en particular referida a los documentos con datos personales, sanidad,
medio ambiente etc., y sobre documentos electrnicos y bases de datos.

2. Gestin de Archivos corrientes e intermedios.

Quin es responsable de estos Archivos.
Existencia o no de sanciones administrativas y penales en caso de incumplimiento de disposiciones
legales o reglamentarias.
3. Criterios existentes.
Existencia o no de una estrategia general.
Qu criterios.
4. Procedimientos establecidos para la valoracin y
seleccin de documentos (de acuerdo al mbito de
produccin de los mismos).
Especificacin de dichos procedimientos en cada
caso (documentos parlamentarios, judiciales, notariales, privados, etc.).

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Obviamente nosotros estamos encajados en la primera de las situaciones que enumerbamos al principio.
Y como en otros pases se abren dos vas de actuacin,
relacionadas respectivamente con posiciones preventivas o curativas, segn miremos a los documentos que
estn por crearse o a los documentos que ya se han producido. La primera nos llevar a evitar documentos innecesarios, racionalizando su produccin, partiendo incluso de su creacin; la segunda tendr que actuar
sobre los documentos producidos y acumulados en fechas recientes, no sometidos a procesos de evaluacin
tempranos. Son dos formas de actuar frente a una
misma problemtica, difciles de evitar, tanto la una
como la otra.
A esto se aade, a partir de la pluralidad autonmica,
la diversidad legitima de situaciones administrativas
y de modelos de Sistemas de Archivos que marcan claras diferencias de unas Comunidades a otras. A algunas de estas Comunidades hay que reconocerles una
legislacin y reglamentacin suficientes en la materia, lo que no siempre supone una correlacin con las
aplicaciones prcticas que sera lo consecuente.
Sin entrar en el anlisis de estas situaciones a las que
ya me aproxim3 con anterioridad, voy a detenerme
en esta ocasin, como es mi propsito, en los formularios en los que se estn plasmando los estudios para determinar la valoracin y la seleccin, necesarios
tanto para elaborar Tablas de valoracin como para concluir propuestas de eliminacin (Vid I y II).
Se trata de los utilizados por Catalua, Castilla-La
Mancha, Andaluca, amn del practicado por el Ministerio de Cultura y del propuesto por el grupo de trabajo de la Mesa de Archivos municipales. Cada uno
de estos formularios ha exigido unas instrucciones
para su cumplimentacin. Dejando a un lado el del Ministerio de Cultura, primero en el tiempo, quiz desfasado por esta razn, y que incluye una relacin de
elementos sin sistematizar ni agrupar en reas, los cuatro restantes obedecen a dos modelos diferentes, aunque todos parten de 4 o 5 reas a las que adscriben
los elementos que es necesario cumplimentar. Un modelo es el de Catalua y Castilla-La Mancha, el otro
el representado por Andaluca y la Mesa de Archivos
Municipales. En el cuadro que sigue se han condensado las respectivas estructuras bsicas del formulario que hemos numerado del 1 al 5, para utilizar este
nmero como alusin posterior a cada uno de ellos.
Es posible que la similitud entre el 1 y el 2 venga de
la simple traduccin en castellano del de Catalua. Hay
una nota esencial que los distingue del resto: es a la
vez el estudio de identificacin y valoracin y la propuesta de eliminacin.
3. HEREDIA HERRERA, Antonia: La identificacin y la valoracin documental en
la gestin administrativa de las institu-

En cuanto al otro modelo (Andaluca y Mesa de Municipales) (4 y 5), las reas y sus denominaciones se
repiten, salvo un rea aadida en el caso de Andaluca que es el rea de control, en la que se pretende obtener informacin no slo de la persona que ha hecho
el estudio, sino de los Archivos donde se ha consensuado el trabajo, amn de la fecha de la cumplimentacin. La fecha de revisin es una informacin que
cumplimentar la Comisin andaluza calificadora de
documentos administrativos. La nota distintiva de este segundo modelo, respecto del anterior, no es otra que
la de ser un formulario para los estudios de identificacin y valoracin con vistas a la seleccin.
En cuanto a los elementos que figuran en los cinco formularios, con independencia de adscripcin a las
reas, enumerados con sus diferentes acepciones y formas de expresin, son los siguientes:
ORGANISMO (ORGANISMO PROPONENTE, ORGANISMO
PRODUCTOR, PROCEDENCIA, PRODUCTOR): (1-5)4.
La cumplimentacin vara, segn se trate del organismo que propone la eliminacin o del organismo productor, como elemento substancial de la identificacin.
En los casos 4 y 5, se completa con la unidad administrativa responsable inmediata de la produccin de
la serie.
Teniendo en cuenta que la serie estudiada para su evaluacin estar repartida en varios Archivos, incluidos
los de oficina, la informacin del organismo slo debera importar en cuanto es productor de dicha serie.
CDIGOS (CDIGO DE LA SERIE, CDIGO ORGNICO,
CDIGO FUNCIONAL, CDIGO DE REFERENCIA): (4 Y 5).
Se pretende con ellos identificar de un modo jerrquico
la serie situndola en su contexto, pero mientras el cdigo de referencia reproduce la informacin codificada
prevista en la Norma ISAD (G), incluido el pas, la lo-

ciones publicas. Boletn de ANABAD,

IL, n 1, 1999, pp. 19-45.
4. A partir de aqu, entre parntesis, hare-

mos referencia a los formularios donde

se encuentran los sucesivos elementos.

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calidad, el Archivo y los cdigos del cuadro de clasificacin, el cdigo de la serie no es sino el cdigo de
la tabla de valoracin correspondiente a cumplimentar por la Comisin calificadora. Por su parte el cdigo orgnico y el cdigo funcional son trasunto del cuadro de clasificacin correspondiente del fondo de que
se trate, ya sea orgnico o funcional.
Considerando la actual estructura competencial en
materia de Archivos en Espaa, es difcil pensar que
los estudios de identificacin y valoracin sobrepasen
los lmites de una Comunidad Autnoma, de aqu que
utilizar el cdigo de referencia tal y como est previsto
en la Norma ISAD (G) puede resultar excesivo.
NOMBRE DE LA SERIE (SERIE
DOCUMENTAL/DOCUMENTO; SERIE/TIPO DOCUMENTAL;
TIPO DOCUMENTAL; NOMBRE DE LA SERIE;
DENOMINACIN DE LA SERIE): (1-5).
El nombre de la serie viene encasillado segn diferentes expresiones. En el caso de Andaluca se explicita la existencia de otras denominaciones y adems
si la serie denominada es propiamente una fraccin de
serie, dato importante a la hora de hacer la propuesta
de seleccin.
FECHAS; FECHAS EXTREMAS; FECHA INICIAL Y FINAL;
FECHAS: (1-5).
No son sino escasas variantes de unos datos comunes.
ORGANISMO PRODUCTOR (ORGANISMO PRODUCTOR,
PROCEDENCIA, PRODUCTOR): (2, 3, 4, 5).
Ya hemos dicho que la informacin es diferente si se
trata del organismo proponente de la propuesta de eliminacin o si la informacin requerida atae a la procedencia y a sus dos niveles (organismo productor y
unidad o divisin administrativa).
CONTENIDO (FUNCIN ADMINISTRATIVA; FUNCIN;
CONTENIDO; DEFINICIN DE LA SERIE) (1, 3, 4, 5).
Las diferentes expresiones pretenden recoger en uno
u otro caso la informacin que ofrece la serie en virtud de la funcin de la que es testimonio.

DOCUMENTOS QUE FORMAN EL EXPEDIENTE;

DOCUMENTOS BSICOS; PROCEDIMIENTO DEL
EXPEDIENTE TIPO; DOCUMENTOS QUE COMPONEN CADA
UNIDAD DOCUMENTAL:
Se pretende obtener una relacin ordenada de los documentos bsicos que, en funcin del procedimiento
que rige a la serie, forman parte de cada unidad documental de la serie. Andaluca ha requerido, siempre
que sea posible, la especificacin de la tradicin documental para cada documento de la relacin. Es evidente que de esta informacin ser posible obtener recomendaciones a los gestores administrativos en aras
de conseguir una serie documental original.
DESCRIPCIN: (4).

En distinta secuencia, la ordenacin no pretende otra

cosa que saber el tipo adoptado para la serie documental en cuestin.

Con excepcin de Andaluca, ningn formulario ha requerido esta informacin. Pero teniendo en cuenta
que la identificacin se ha adelantado a las reas de
produccin documental, importa mucho el nivel de
descripcin que se ha utilizado en un momento inicial,
junto con la informacin sobre los instrumentos de descripcin que se han utilizado.

MARCO LEGAL, LEGISLACIN: (1-5).

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN: (3).

Todos requieren para configurar a la serie, la normativa que afecta a su creacin y a su produccin secuencial, insistiendo sobre la especfica.

Slo el Ministerio de Cultura ha requerido este dato,

aunque como acabamos de ver es informacin que ha
podido estar incluida en la descripcin.

ORDENACIN: (1-5).

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METROS LINEALES Y SOPORTE; CARACTERES

EXTERNOS; VOLUMEN Y SOPORTE FSICO; DESCRIPCIN
FSICA: (1, 2, 3, 4 Y 5).

PROPUESTA DE ELIMINACIN; EXPURGO AOS;

PROPUESTA DE SELECCIN; PROPUESTA DE
CONSERVACIN O ELIMINACIN: (1-5).

Separados o agrupados, con una sola excepcin, todos

los formularios han requerido esta informacin.

Son las denominaciones de un elemento que marca dos

tendencias claras, aqulla en la que la seleccin casi se
identifica con la eliminacin o expurgo y aqulla en la
que para la seleccin hay dos claras opciones: la conservacin total y plena y por tanto permanente y la conservacin a medias (parcial dentro de una serie) o a plazos cuyo tiempo tiene muchas variantes y se identifica
con la eliminacin, que nunca es plena por cuanto para este caso existen los muestreos que es necesario
precisar. El formulario andaluz no se ha quedado aqu,
sino que ha requerido precisin en los plazos de permanencia que ataen a la conservacin, en el caso de
eliminacin, referidos a los Archivos que constituyen
una red (oficina, central, intermedio) antes de llegar a
los histricos. Plazos de permanencia que, unidos a los
plazos de transferencias, nos permitirn controlar el flujo de la documentacin y la fluidez de la gestin documental de una Administracin o Institucin.

En cuanto al volumen, expresado en metros lineales,

en Andaluca se ha tratado de precisar el volumen en
cada uno de los Archivos integrantes de una red, oficina, central e intermedio.
SERIES RELACIONADAS Y DOCUMENTOS
RECAPITULATIVOS; SERIES RELACIONADAS
(INCLUYENDO LAS DUPLICADAS; LAS FRACCIONES DE
SERIE Y LAS QUE CONTIENEN LA MISMA INFORMACIN);
SERIES PRECEDENTES, DESCENDIENTES,
RELACIONADAS, DOCUMENTOS RECAPITULATORIOS: (1,
4, 5).
Pretenden mostrar la relacin informativa con otras series anteriores, posteriores o coetneas, o con documentos que compendian la informacin de las series
estudiadas.

RECOMENDACIONES AL GESTOR:
VALOR ADMINISTRATIVO, LEGAL-JURDICO, FISCAL,
INFORMATIVO-HISTRICO; VALOR ADMINISTRATIVO,
LEGAL-JURDICO, FISCAL; VALORACIN;
ADMINISTRATIVO-LEGAL, FISCAL, INFORMATIVO,
HISTRICO; ADMINISTRATIVO, LEGAL-JURDICO,
INFORMATIVO: (1, 2, 3, 4, 5).
Quedan fuera de toda duda interpretativa el valor administrativo y el fiscal, cuya delimitacin queda facilitada por los plazos de prescripcin. La acotacin resulta ms confusa cuando hablamos de valor legal,
jurdico y tambin cuando hablamos de valor informativo y de valor histrico, teniendo en cuenta que todos los documentos son informacin, aunque esa informacin no siempre es susceptible de acceder a una
permanencia total.
ACCESO A LA DOCUMENTACIN; ACCESO A LA
DOCUMENTACIN; ACCESIBILIDAD; RGIMEN DE
ACCESO: (1, 2, 3, 4).
Con excepcin del formulario propuesto por la Mesa
Nacional de Archivos Municipales, el resto ha contemplado este elemento, que sin duda no tiene nada que
ver con el fin que se persigue, que es la determinacin
de la conservacin y sus plazos. Sin embargo, el conocimiento tan cercano de las series documentales y
la obtencin de este dato adicional a partir de dicho
conocimiento, justifica su constatacin en los casos que
se ha previsto.

Este elemento se ha incluido slo en el caso de Andaluca, dentro del rea de observaciones o notas, y
su cumplimentacin supondr la inclusin de todas las
sugerencias encaminadas a subsanar incidencias observadas a lo largo del tiempo en el procedimiento administrativo correspondiente.
El anlisis de estos formularios manifiesta de entrada su
exigencia. El acercamiento entre ellos se evidencia a partir de una repeticin de elementos coincidentes para
poder llegar a una propuesta final. De aqu la posibilidad de, al menos, emitir unos criterios bsicos para una
normalizacin amplia. En este punto, analizadas las diferencias esenciales entre ellos, considero, como ya dije con anterioridad, que slo hay dos modelos, el 1 y 2,
que se superponen, en lo bsico, y el 4 y 5. Y, aunque
implicada en el tema, he de defender mi inclinacin por
el segundo modelo, simplemente porque la agrupacin
de los elementos en torno a funciones archivsticas,
perfectamente definidas en la actualidad (identificacin, valoracin y seleccin con la doble opcin de
conservacin o eliminacin), los hace ms coherentes.
El proceso de evaluacin documental (appraisal), dentro de su globalidad, permite una distincin clara de sus
fases, identificadas con esas nuevas funciones archivsticas tan indispensables como aquellas ms tradicionales de organizacin y descripcin con las que no
estn reidas en absoluto, sino integradas.
Las Comunidades que estn an diseando los procesos de evaluacin es posible que tengan, a partir de
estos modelos, opcin para la eleccin.
Sevilla, diciembre 2001.