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Las cuentas por cobrar consisten en el crdito que una compaa otorga a sus
clientes en la venta de bienes y servicios, es una modalidad de financiamiento a
corto plazo que se les entrega a los clientes. Estas cuentas pueden tomar la figura
de crdito comercial, el cual se refiere al crdito que la compaa le da a otras
compaas, o bien, de crdito de consumo, el cual es el crdito que la compaa le
extiende a los consumidores finales.
Para que una compaa est en condiciones de otorgar crdito a sus clientes
debe:
Condiciones de crdito
Normas y estndares
Las normas y estndares de crdito son criterios que utiliza una compaa para
estudiar los demandantes de crdito y establecer qu monto se les puede aprobar.
El establecimiento de estas normas y estndares permite a la compaa obtener
cierto grado de control sobre la calidad de las cuentas aprobadas.
La calidad del crdito dado a los clientes es un concepto con diversas variables
relacionadas con los siguientes elementos:
Colateral: el monto de los activos que el cliente solicitante posee disponibles para
garantizar la deuda. En cuanto mayor sean los activos disponibles, mayor es la
probabilidad de otorgamiento del crdito.
Variable
Direccin del
cambio
Efecto en las
utilidades
Volumen de ventas
Aumento
Positivo
Aumento
Negativo
Aumento
Negativo
Como vemos, la relajacin del crdito puede traer unos beneficios en ventas pero
a su vez aumenta los costos del manejo, si se deseara saber qu pasara con
unas normas de crdito ms estrictas, los efectos serian los opuestos.
Condiciones de crdito
Las condiciones del crdito, o de venta, de una compaa especifican los trminos
que rigen el pago de un crdito otorgado a un cliente. Estas condiciones incluyen
la duracin del perodo de crdito y el descuento por pronto pago (cuando se
ofrezca).
La duracin del perodo de crdito es el lapso de tiempo del que un cliente
dispone para el pago integro de su crdito el cual, generalmente, es determinado
de acuerdo con las costumbres de la industria o sector.
Este perodo normalmente afecta la rentabilidad de la empresa, ya que est
directamente relacionado con la duracin de la mercanca en el inventario del
cliente, entonces, los clientes que rotan rpidamente sus mercancas poseen
perodos ms cortos de crdito que los que deben esperar ms tiempo para la
realizacin de los inventarios.
Es por esto que un fabricante de bienes de lujo (como joyas) ofrece perodos de
tiempo ms largos para el cumplimiento de su crdito, que los fabricantes de
bienes necesarios (como vestidos).
Por otro lado, se ve afectada la rentabilidad de la compaa con el perodo de
crdito, ya que ste, al generar cuentas incobrables, aumenta los costos para la
empresa.
El descuento por pronto pago es el descuento que se le ofrece al cliente con la
condicin de que pague el crdito que se le ha otorgado antes de que concluya un
perodo especfico.
Normalmente se expresa como descuento porcentual sobre el monto neto del
costo de los bienes adquiridos (excluyendo fletes e impuestos).
Al ofrecer estos descuentos se debe especificar la duracin o tiempo para acceder
al descuento. Por ejemplo: 2/10, neto 30, que significa que tendr el 2% de
descuento sobre la compra, si cancela antes de 10 das, si no puede hacer el pago
al valor neto hasta 30 das.
Los descuentos por pronto pago se ofrecen con el fin de acelerar la cobranza y,
por ende, reducir la inversin de fondos en cuentas por cobrar de la empresa y sus
costos asociados.
Procedimientos y control de cobranzas
Una empresa debe considerar en su administracin de cuentas por cobrar la
supervisin del crdito, la cual es una revisin continua de la situacin de pago de
los clientes a los que se les concedi crdito por compras de los productos
ofrecidos.
Para ello, revisaremos dos procedimientos tradicionales: l perodo promedio de
cobro y la antigedad de las cuentas por cobrar.
Recordando, el perodo promedio de cobro est dado por las cuentas por pagar
dividido en las ventas promedio diarias.
Cuentas por Pagar
Perodo promedio de cobro = --------------------------Ventas promedio / 365
En la prctica, el perodo promedio de cobro posee 2 componentes: en primer
lugar, el tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente cancela (ya sea
enviando el cheque o en las oficinas del vendedor), y en segundo lugar, el tiempo
de recibir, procesar y cobrar el pago, adems del tiempo de la compensacin
bancaria, si se requiere.
Se asume que el perodo de recibir, procesar y cobrar cuando los clientes pagan
sus cuentas es constante y conocido, lo que debemos estar monitoreando es el
perodo promedio de cobro.
Conocer este perodo de tiempo en el cobro le permite a la empresa determinar si
existen problemas en su cartera de cuentas por cobrar.
Antigedad de la cuenta
Saldo Pendiente
8.000.00
De o a 30 das
De 31 a 60 das
De 61 a 90 das
40%
3.600.00
18%
5.200.00
De 91 1a 120 das
26%
2.600.00
13%
0
600.00
Ms de 120 das
Total al 31/12/2008
3%
20.000.000
100%
Podemos ampliar la tabla colocando a cada uno de los clientes segn la edad de
vencimiento, con el fin de determinar si existi algn problema en la otorgacin de
crdito de un cliente o si el monto de una deuda es demasiado elevado y cambia
todas las percepciones, etc.
Procedimientos de cobro
Los mtodos ms comunes que utilizan las empresas para el cobro de sus
cuentas por cobrar son: