MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft
Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Est pensado en recopilar datos
de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) para manejarlos por medios de las consultas e informes.

BASES DE DATOS: DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos
de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn
instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar
y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los nmeros de telfono de los proveedores estn almacenados en varios lugares: en
un archivo de tarjetas que contiene los nmeros de telfono de los proveedores, en archivos de informacin de productos en un armario
y en una hoja de clculo que contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono de un proveedor, tendra que actualizar
la informacin en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la informacin en un solo lugar: el nmero
de telfono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo,
puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

BASE DE DATOS
El trmino base de datos fue acuado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
California.
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de
informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que est
organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales,
pueden ser difciles de gestionar y modificar.
Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema formado por unconjunto de
datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas
que manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista ms formal, podramos definir una base de datos como un conjunto de
datos estructurados, fiables y homogneos, organizados independientemente en mquina,
accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de
informacin diferente y no predecible en el tiempo.
La idea general es que estamos tratando con una coleccin de datos que cumplen las siguientes
propiedades:
Estn estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento
que los contiene.
Presentan la menor redundancia posible.
Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones
UNA BASE DE DATOS ES:
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una
clnica, de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este
tipo de informacin se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos
y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no
visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad
de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores,
pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones
siguen siendo las mismas.

MICROSOFT ACCESS
Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual.
Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse
ejecutando un cuanto clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseo y
programacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos
listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar
en un momento determinado -ordenar libros, archivar documentacin, etc.-.

Para qu sirve nos sirve el Access?

Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administracin de
datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

Cules son los componentes de Access?

Una aplicacin de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:

Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.

Informes
Tablas
Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
Macros informes
Mdulos
*Lo que diferencia una aplicacin de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los
objetos para formar un sistema coherente
*Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos (.mdb)
Objetos de la base de datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ms
adelante veremos qu es un campo.
Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de
extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms
cmoda y visiblemente ms atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
Conceptos bsicos de una base de datos
Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una
persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres
especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener
espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida
a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de informacin que
cargramos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico: para introducir nmeros
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario
Auto numrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido
S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No,
Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Registro: es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro vendra
a ser algo as como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y organizada.
Propiedades generales de los campos
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de
cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin.
Cmo crear una tabla?
Para crear una tabla se selecciona la pestaa y se pulsa el botn Nuevo, aparecer la siguiente
ventana:

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla
aparecen los campos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de los
campos.
2. Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla.
3. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la
genera automticamente.
4. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no
necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que
se efecten en los datos se transmiten a aqullas.
Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una base de datos. Pero las opciones a travs
de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseo.

LAS VISTAS DE LA TABLA

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el
aspecto de la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas.
Vista Diseo Vista Hoja de datos
Desde esta vista se disean los campos pero no se pueden introducir datos. Si se
desea introducir datos, se pulsa el botn Vista, se abrir la vista Hoja de datos. El aspecto es
parecido a una hoja de clculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los
campos y cada fila es un registro.
Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su
descripcin.
Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos pulsando el botn
Vista.
En la Vista Hoja de datos el men aade todo lo relacionado con "Registros" ya que en esta vista
se pueden introducir datos.
Vista Hoja de datos

Con esta opcin es ms fcil entender cmo se almacena la informacin en una base de datos. A
continuacin se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar.
En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los
campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al
campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".
Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener ms de 64
caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un
registro.
Para escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. Para
pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador.
Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos:
apellidos, fecha de nacimiento y direccin.
Como an no se han definido las caractersticas de los campos, es conveniente hacerlo antes de
introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.
Vista Diseo
Se elige Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Access pedir que se le d un nombre a la tabla.
Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.
A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal.
Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en este manual.
Despus de pulsar "No", se abrir la ventana de diseo de la tabla ya creada con el tipo de dato
definido por Access de forma automtica.
Nombre del campo: los nombres de los campos.
Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad.
Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia
de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
Por ahora se introduce el nombre del campo y se selecciona el tipo de dato tal y como aparecen
en este grfico:
Insertar un campo
El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir un campo
nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla . El campo insertado aparecer sobre el campo que
estaba seleccionado cuando se puls la tecla insertar campoen este caso, estaba seleccionado
"Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se crear encima de l y se le pondr el
nombre "Sexo".

Introducir el nombre del campo

Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre que se
le vaya a dar al campo.
Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los campos el
"tipo de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato numrico el tipo de dato sera numrico.
Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo de datos
aparecer una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un men en el que se puede seleccionar el
tipo de dato.
Para aadir los campos: poblacin, provincia, telfono, DNI y edad basta con situar el ratn sobre
la fila en blanco que sigue a Direccin.
Mover un campo
A continuacin se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de "Fecha de nacimiento".
Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre l. El campo cambia de
color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se
convierte en otra flecha.
La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo
identifica cada registro del campo de manera nica. Si se elige la opcin "Si", Acces crear
automticamente un campo Autonumrico que ser la clave principal.
Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos
mltiples.
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir que deban
tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o extraerlos, ni que
haya que imprimirlos as.
Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero tienen una
funcin diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos
en pantalla, mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas
tablas relacionadas de forma que resulte mucho ms sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo
se puede hacer que no aparezcan determinados campos.
Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseas, permiten
solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan
manteniendo ocultos los restantes.
Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin de los
datos que hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos, modificarlos,
o eliminar algn registro.
Vistas de Formulario
En Formulario hay tres vistas distintas, adems de la presentacin preliminar.
Vista diseo
Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se vara el diseo del formulario. La
ventana se compone de un men y tres barras de herramientas:

La primera barra de herramientas se refiere al diseo de formularios. Puede aparecer integrada

debajo del men o de forma independiente tal como aparece en el grfico de debajo:
Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de
datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier
formato de tal forma que generan de modo automtico cartas, etiquetas postales, listados.
Clculos y sumarios
Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemticas sobre
los registros. As, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los
empleados el programa puede calcular el salario menos impuesto de cada empleado.
Tambin es posible realizar operaciones y clculos estadsticos sobre el total de los registros: el
programa puede calcular el nmero de mdicos que trabajan en el hospital o en cada
departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos,.
Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan informacin, slo son una
presentacin grfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas.
Tras seleccionar Nuevo aparecer la ventana dnde se indican los diferentes modos de creacin
de un informe:
1. Vista Diseo: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes.
2. Asistente para informes: el asistente gua al usuario para la creacin de varios modelos de
informes.
3. Auto informe columnas: es una forma automtica de crear un informe en columnas. Slo hay
que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los
campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a
aparecer los nombres de los campos.
4. Auto informe tabular: esta opcin crea de forma automticamente un informe. El diseo es en
filas y columnas, como en una hoja de clculo. En la primera fila aparecen los nombres de los
campos y en el resto de las filas los datos.
5. Asistente para grficos: es un asistente que crea informes grficos. El asistente ayuda a elegir
los campos a incluir en el grfico y el tipo de grfico que se quiere.
Con este asistente se seleccionarn campos que se desea que pasen a formar parte de un grfico
donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente.
6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creacin de informes tipo etiquetas. Con este formato se
pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la eleccin de los campos a incluir
en la etiqueta y al diseo de la misma.
Asistente para informes
Con este asistente se pueden crear informes genricos con diseos variados.
Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe
seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe:
En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. Si se
quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para
seleccionar los campos se utilizan estos botones:
Seleccionar un campo
Seleccionar todos los campos
Deseleccionar un campo

Deseleccionar todos los campos seleccionados

Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecern en el informe se pulsa Siguiente:
Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe.
Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados segn se haya seleccionado. Si no
se toca nada los campos aparecern sin agrupacin, tal y como estn en la imagen superior.
Botones de agrupamiento:
Sita en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos en el
recuadro derecho...
Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los dems.
Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.
Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.
Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el
recuadro izquierdo y se pulsa. La ventana quedar as:
Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre Siguiente:
En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecern los registros. Se
pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente.
En esta ventana se selecciona el tipo de distribucin del informe. Seleccionando cada tipo de
distribucin la pantalla izquierda mostrar grficamente de qu se trata.
Tras pulsar Siguiente aparecer esta ventana para seleccionar un diseo predeterminado de los
que presenta el programa.
Segn se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro
izquierdo variar. Este diseo no tiene por qu ser definitivo, se podr modificar posteriormente.
Se selecciona un diseo y se pulsa Siguiente.
En esta ltima ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se
quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si se quiere modificar el diseo del informe.
Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La creacin del
informe ha finalizado.
Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se ver ser esto. Para modificarlo se
pulsa en el botn de cambio de vista.
Si se ha seleccionado modificar el diseo del informe la ventana que se abrir ser sta. Para ver
cmo va quedando se pulsa el botn cambio de vista.
Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algn cambio, se selecciona la
pestaa Informes y se pulsa el botn Diseo.
Desde Vista Diseo se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se pueden
modificar las fuentes de los campo, aadir logotipos, texto.
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden
proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de
respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas.
En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la
consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La
consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados.

La consulta es un filtro avanzado, y funciona prcticamente de la misma forma. Lo nico que los
diferencia es que los filtros slo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.
Qu puede hacer una consulta?
Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas
creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin
son muchas.
Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite
modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear
una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas.
Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver.
Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro.
Realizar clculos: se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por
ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos
nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo.
Para crear nuevos formularios, informes o consultas: partiendo de los datos obtenidos en una
consulta se pueden crear nuevos elementos.
Consulta de seleccin
Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos
aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra
los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta.
Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a
travs de ella.
Consulta de tablas de referencias cruzadas
Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de
clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy
clara.
Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A
travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir
registros, modificarlos
Consulta de unin
Combina campos que coinciden en ms de una tabla.
Consulta de paso a travs
Enva instrucciones a una base de datos SQL.
Consulta de definicin de datos
Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.
Cmo crear una consulta?
Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaa de la ventana de la base de datos. Si no se
est en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botn base de datos. En la
ventana Consultas puede aparecer algn elemento creado si se ha guardado algn filtro:
Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:
1. Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.

2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn los campos
seleccionados.
3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con
un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo.
4. Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan
registros con valores duplicados en un campo.
5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca
registros que no tienen registros relacionados en otra tabla

TUTORIAL DE MICROSOFT ACCESS

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldr una ventana de dilogo donde se puede
escoger o crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger Base de datos en blanco y
pulsar Aceptar. A continuacin hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de
datos y en qu directorio vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y
llamadla tutorial.mdb. mdb es la extensin por defecto para las bases de datos de Access
(Microsoft Data Base). Una vez hecho esto aparecer la ventana principal de Access (ver figura).
Contiene un listado con todos los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se
agrupan, segn sus caractersticas, en seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios,
Informes, Macros y Mdulos. Aqu vamos a aprender a utilizar las caractersticas bsicas de las
cuatro primeras

Conforme nos movemos entre estas seis fichas se ven listados de todos los objetos de ese tipo
que contiene la base de datos activas (en este momento no habr ninguno). A lado de este listado
aparecen tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre pero
sus funciones son similares). El primer botn ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite
editar un objeto ya creado para hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo
objeto, que depender de la ficha que est activada.

Tablas Una tabla es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento. Access
representa las tablas en forma similar a las hojas de clculo, donde las columnas son campos y las

filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de informacin como puede ser la edad,
localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o
evento especfico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varn, DNI=24.344.233, etc.
Un punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser nico en la tabla
correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a travs de todos
los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el ejemplo mostrado podra
ser el DNI. La definicin de las tablas es el eje sobre el cual giran los dems elementos de
Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los
programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en s y que los
dems elementos de Access son los programas que los manipulan.

CREACIN DE TABLAS
A continuacin vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a una
compaa discogrfica. Los campos que vamos a usar sern el ttulo del disco, el autor, el nmero
de copias vendidas y el precio de venta. Para hacer esto, pulsamos en la ficha Tablas (si es que
no estamos ya en esta ficha) y hacemos un clic del ratn en el botn Nuevo. Nos saldr una
ventana de dilogo preguntando por la forma en que queremos crear la tabla (si queremos hacer
el diseo sin ayuda, si queremos un asistente para ayudarnos a hacer la tabla, si queremos
importar una tabla ya existente, etc.). Nosotros escogeremos Vista Diseo para construir
nuestra tabla desde cero. En el entorno de Access entonces nos aparecer una gran tabla con tres
columnas. En la primera de ellas Nombre del campo vamos a introducir los distintos campos de
los que va a constar nuestra base de datos (en este caso ttulo, autor, copias vendidas y precio).
En la segunda de ellas Tipo de datos vamos a definir si los valores del campo en cuestin sern
de texto, numricos, etc.). La tercera es para introducir una breve descripcin de a qu se refiere
cada campo y es opcional. Lo primero que haremos ser escribir los cuatro campos de nuestra
base de datos en la primera columna (usar los cursores, el tabulador o el ratn para moverse
entre celdas igual que como se hace en Microsoft Excel). Conforme vamos escribiendo el nombre
de los campos en la columna Tipo de datos se activa el tipo por defecto que es Texto.
Finalmente slo queda por definir la columna de Tipo de datos para cada campo recin creado.
En nuestro caso, los dos nicos campos que no son de texto son copias vendidas (que debe ser de
tipo numrico) y precio (que debe ser de tipo moneda, aunque tambin se podra definir como
numrico). Para ello debemos mover el cursor a la celda Tipo de datos del campo copias
vendidas y hacer un clic en el pequeo botn de la derecha para que el programa nos muestre
una pequea lista desplegable con todos los tipos de datos posibles. Seleccionar Numrico (ver
figura). Hacer lo mismo con el campo precio pero seleccionando Moneda.

Una vez hecho

esto, ya tenemos
definidos
correctamente todos
los campos que
vamos a usar, as que
seleccionamos Archivo
Guardar para guardar
nuestra nueva tabla.
El programa
preguntar por el
nombre con el que
vamos a almacenar la
tabla. Escribid
discos y pulsar
Aceptar. Microsoft
Access se dar cuenta
ahora que no se ha
declarado ningn
campo como clave
principal as que preguntar si queremos que nos defina un nuevo campo de forma automtica
que contenga dicha clave principal. Pulsar S. De esta forma, Access introduce un campo
llamado Id que contendr un valor nico para cada uno de los registros que introduzcamos en el
futuro y que se ir actualizando de forma secuencial y automtica. Cerrad la ventana para volver
a la ventana principal con todas las fichas.

Queramos en la consulta. Pulsar el botn o en el men VerVista diseo. Nos saldr una
pantalla como la de la figura. Cuando estamos en la vista de diseo podemos personalizar la
consulta como queramos

Lo primero que
tenemos que hacer es
seleccionar slo los
discos de Prince. Para
ello, en la fila de
Criterios del campo
Autor vamos a escribir
Prince. Conmutar a
Vista hoja de datos
para comprobar que
realmente ya slo
aparecen los discos de
este autor. De nuevo volvemos a Vista de diseo para incluir un nuevo campo que calcule el
dinero generado por cada disco. Para ello debemos multiplicar el nmero de copias vendidas por
el precio de cada copia. Posicionar el cursor en la primera casilla de campo que haya libre y
escribir (ver figura): [Copias vendidas]*[Precio]
Cada vez que se quiera hacer una operacin con el valor que un registro tiene de un campo
se deben usar los corchetes y dentro de stos poner el valor del campo (el * simboliza producto).
Para poner un ttulo en el nuevo campo creado (cuyo nombre es Expr1) posicionamos el ratn en
dicho campo, pulsamos el botn derecho y elegimos Propiedades. Saldr un panel donde

debemos seleccionar el campo Ttulo y escribimos ah Dinero generado. Tambin elegimos el

formato como Moneda. Cerramos la ventana y comprobamos el aspecto que tiene la consulta
ahora. Finalmente vamos a fijarnos en la fila Mostrar. Los campos que se ven en la consulta
estn activados. Como slo queremos que aparezca el ttulo, nmero de copias y el dinero
generado debemos desactivar el resto de los campos. Vemos cmo queda la consulta, la
guardamos y volvemos a la pantalla principal