SESI 6

AUDIT INTERNAL
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

KEDUDUKAN
Pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan aktivitas yang harus dilakukan oleh
organisasi yang mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Aktivitas
tersebut termuat pada pasal (klausul) 8 tentang Pengukuran, Analisis dan Perbaikan.
Pada Pasal 8.1 (Umum) dijelaskan bahwa :
Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses-proses
pengukuran , analisis dan penyempurnaan yang diperlukan.
a) untuk mendemonstrasikan terhadap persyaratan produk
b) untuk memastikan kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan
c) secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM.

pemantauan,

Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan
jangkauan pemakaiannya.
Sebagai upaya untuk memastikan efektivitas sistem manajemen mutu maka dilakukan
penilaian (audit) secara obyektif dan berkala. Pasal 8.2.2 (Audit Internal) menjelaskan
bahwa :
Organisasi harus melakukan audit internal pada interval yang terencana untuk
menentukan apakah sistem manajemen mutu
a) sesuai terhadap pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) terhadap standar
Internasional ini dan terhadap persyaratan SMM yang ditetapkan oleh organisasi,
dan
b) dijalankan dan dipelihara dengan effektif.
Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya
proses dan area yang akan diaudit, sebagaimana juga hasil audit isebelumnya. Kriteria,
lruang lingkup , frekuensi dan metode audit harus didefinisikan. Pemilihan auditor dan
pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan kenetralan proses audit. Auditor
tidak boleh mengaudit pekerjaanya sendiri.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan penanggung jawab dan
persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pembuatan catatan dan
pelaporan hasil.
Seleksi Auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan sasaran dan kejujuran dari
proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit serta hasil
laporan dan pemeliharaan rekaman (lihat 4.2.4) harus ditentukan dalam prosedur yang
terdokumentasi.
Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa
tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan

Hamimnova

dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi yang dilakukan dan
pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2).
Organisasi harus mengambil tindakan
untuk menghilangkan penyebab-penyebab
ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan kejadian. Tindakan perbaikan harus sesuai
terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mengidentifikasikan persyaratan
untuk :
a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan)
b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,
c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak
berulang,
d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,
e) catatan hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), dan menelaah keefektipan
tindakan perbaikan yang diambil
Pasal tersebut mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan proses audit internal
yang efektif untuk memastikan kekuatan dan kelemahan pelaksanaan sistem manajemen
mutu. Audit mutu internal berguna untuk memastikan konsistensi dari penerapan sistem
manajemen mutu yang ditetapkan, perencanaan yang disusun dan untuk mengetahui
sejauhmana efektifitas penerapan dan pemeliharaannya.

Hamimnova

Pelaksanaan audit internal dalam proses implementasi sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 tergambar pada diagram alir berikut ini :
DIAGRAM ALUR AUDIT INTERNAL
Persiapan
Jadwal Audit

Daftar
Auditor

Pemilihan Tim
audit
Surat
Pemberitahuan

Pemberitahuan
auditee

Persiapan
audit

Cheeklist

Ya
Pertemuan
pembukaan

Penyiapan Rencana Audit

bersama auditee

Rencana audit
disepakati

audit
Pelaksanaan
audit
Pertemuan
Tim audit
Pertemuan
penutupan

Tindakan
koreksi

Temuan
audit

Tindak lanjut
tindakan koreksi

Checklist
diselesaikan

Laporan
Audit

Perbaikan
berkelanjutan

Reakaman Hasil
Audit Internal

Hamimnova

PENGERTIAN DAN PERISTILAHAN

(Sumber : ISO 9000:2000)

Audit :
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti obyektif dan
menilainya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah
dipenuhi.

Auditor :
Orang dengan kemampuan melakukan audit

Auditee :
Organisasi yang diaudit.

Rekanan audit :
Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit.

Tim audit :
Seorang atau lebih Auditor yang melakukan audit.

Pakar teknis :
Orang yang menyediakan pengetahuan khusus dari atau pakar dalam bidang yang
diaudit.

Program audit :
Sejumlah (satu atau lebih) audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu
dan diarahkan ke tujuan tertentu.

Bukti audit :
Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit
dan dapat diverifikasi.

Bukti obyektif :
Data pendukung adanya atau kebenaran sesuatu.

Kriteria audit :
Sejumlah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.

Temuan audit :
Hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

Kesimpulan audit :
Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan
audit.

Hamimnova

JENIS AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU

Audit sistem manajemen mutu dibedakan dalam dua jenis yaitu berdasarkan pihak yang
melakukan audit dan berdasarkan kedalaman audit.
1.

Berdasarkan pihak yang melaksanakan audit

a.

Audit pihak pertama (Audit internal)

Audit yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi sendiri
internal.

untuk tujuan

Tujuan :
Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan merupakan alat manajemen
untuk melakukan perbaikan.
Sasaran :

Memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang ditetapkan

Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap

permulaan)

Mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi

dalam rangka persiapan audit eksternal

Memonitor pemeliharaan dan efektivitas sistem mutu (setelah penerapan)

Mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu

b.

Audit pihak kedua (Audit eksternal)

Audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi
(misalnya : pemasok, sub kontraktor)
Tujuan :
Melakukan penilaian terhadap mitra (pemasok, sub kontraktor) baru
Sasaran :

Menentukan kualifikasi mitra

Merangsang mitra agar meningkatkan sistem mutunya

Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap

perubahan mitra

Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan mitra

c.

Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen)

Audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal (badan sertifikasi)
Tujuan :
Menilai kesesuaian sistem
dipersyaratkan pelanggan

organisasi

dengan

standar

sistem

yang

Sasaran :

Mengurangi audit yang berulang (pengganti audit oleh pihak kedua)

Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu

Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi

Hamimnova

2.

Berdasarkan pihak yang melaksanakan audit

a.

Audit sistem/kecukupan/dokumentasi
Audit sistem merupakan audit untuk menentukan apakah organisasi telah
memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Audit dilakukan dengan
membandingkan sistem yang ada (dokumentasi) dengan persyaratan standar
tertentu untuk melihat kesesuaiannya. Pada audit ini belum melihat
penerapannya di lapangan.
Fungsi manajemen yang diaudit adalah :

Kebijakan organisasi

Sasaran organisasi

Program

Rencana

Prosedur

Komitmen
Dokumen yang dilibatkan pada saat audit ini adalah :

Kontrak pelanggan

Spesifikasi yang berasal dari perusahaan ataupun pelanggan

Spesifikasi yang berasal dari peraturan dan standar

Standar nasional, industri, perusahaan

Prosedur operasional perusahaan dan manual mutu

b.

Audit kesesuaian/pemenuhan/penerapan
Audit yang dilakukan untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja dan
rencana diimplementasikan. Pada audit ini dokumen merupakan alat yang
penting, maka sangat perlu untuk mengaudit :

Ketersediaan dokumen pada personel yang memang membutuhkannya,

Kelengkapan prosedur pada personel yang memang menggunakannya,

Kecukupan dokumen untuk dapat digunakan dalam melaksanakan

tugas secara efisien dan efektif.
Jenis audit ini digunakan dalam pelaksanaan audit internal yang
pelaksanaannya dilakukan secara periodik dan terprogram sehingga organisasi
dapat melihat keefektifan dan efisiensi sistem mutunya secara akurat. Pada
audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur di implementasikan secara
efektif, tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan aktivitas yang
sesungguhnya tercakup pada dokumen.

Hamimnova

TUJUAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.

2.

Internal

Melihat kekurangan sistem manajemen mutu

Mengevaluasi kekurangan untuk tindakan koreksi
Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua dan/atau pihak ketiga)
Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu

Eksternal

Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu

Memenuhi persyaratan badan sertifikasi

Memenuhi persyaratan pelanggan (khususnya dalam kontrak)

Memenuhi undang-undang/badan pemerintah

STRATEGI PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Secara umum pelaksanaan audit dapat mengacu pada tahapan sebagai berikut :
A.

Pernyataan Pembuka
Sebelum audit dimulai, auditor memberikan penjelasan umum kepada auditee
mengenai hal-hal yang berkaitan dengan audit internal diantaranya :
1. Tujuan pelaksanaan audit
2. Metode audit yang akan digunakan
3. Ruang lingkup audit
4. Tim audit
5. Jadwal audit

B.

Pelaksanaan
1.

Penggunaan daftar periksa (checklist)

Audit internal dilaksanakan tanpa menggunakan instrumen audit yang standar
seperti halnya bentuk audit kegiatan yang lainnya. Namun sebagai bahan acuan
pelaksanaan audit internal dapat disusun daftar periksa (checklist). Pada
dasarnya checklist merupakan kata-kata atau ungkapan kunci yang akan
dipertanyakan pada audit internal. Tujuannya adalah untuk membantu
pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat.
Checklist yang baik dapat memberikan panduan yang jelas kepada auditor
tentang aspek yang diperlukan dalam melakukan audit sesuai dengan
perencanaan. Manfaat dari penyusunan checklist :
a.
Mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit
b.
Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan
rencana dan jadwal yang telah dibuat
c.
Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang
diperlukan
d.
Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan
Checklist disusun mengacu pada dokumen yang digunakan sebagai rujukan
yaitu standar, pedoman mutu, prosedur dan dokumen lainnya. Contoh checklist
terlampir.

Hamimnova

2.

Identifikasi proses
a.
Berdasarkan standar internasional, organisasi diharuskan untuk
menyediakan suatu manual mutu yang berisikan, antara lain, penjelasan
interaksi dari proses-proses yang ada dalam sistem manajemen mutu. Hal
inilah yang menjadi langkah awal dari proses audit.
b.
Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang
berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur.
c.
Dari sisi akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi, dibuat
dan didokumentasikan, dan lain-lain serta direncanakan dalam rangka
mencapai sasaran dalam merealisasikan produk, sebagai tambahan
nantinya akan ada beberapa proses yang lebih detail untuk mendukung
proses-proses kritis.
d.
Fokus dari audit adalah menggabungkan/memasukan elemen-elemen
pendekatan proses dan 8 prinsip manajemen yang dianggap penting untuk
mencapai sasaran. Hal tersebut harus dihubungkan dengan pasal (klausul)
dalam standar, jika ada.
e.
Auditor disarankan bekerja menggunakan langkah-langkah berikut ini
untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami
bagaimana pasal-pasal standar tersebut telah ditetapkan untuk prosesproses tersebut (apakah sesuai)

Tinjauan

Kebijakan Mutu

Evaluasi

Kebijakan Mutu pada

setiap fungsi

Analisis

Proses kritis apa

saja yg ada pada
setiap unit untuk
pencapaian sasaran

Identifikasi

Apakah ada proses

pendukung?

Audit

Proses-proses,
dokumen,
pengendalian,
rekaman

Gambar 2. Alur pemahaman proses-proses dalam organisasi pada audit internal

Hamimnova

3.

4.

Tugas auditor
Dalam melaksanakan audit, auditor harus :
a. Meninjau kebijakan mutu
b. Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level
c. Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran
d. Menganalisis proses kritis (bisa berupa aktivitas-aktivitas, proses dan
ukuran yang dianggap penting dalam mencapai sasaran)
e. Memfokuskan proses audit terhadap organisasi/bagian, proses,
pemeriksaan, rekaman dan produk/servis
f.
Mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut

Pengumpulan dan verifikasi informasi

a. Informasi yang diperoleh selama audit harus diverifikasi oleh auditor dan
bisa dipertimbangkan sebagai temuan audit.
b. Sumber informasi yang dipilih dapat berbeda sesuai dengan lingkup dan
kerumitan audit dan dapat mencakup yang berikut ini :

Wawancara dengan karyawan dan orang lain;

Pengamatan kegiatan dan lingkungan dan kondisi kerja sekelilingnya;

Dokumen, seperti kebijakan, tujuan, rencana, prosedur, standar,

instruksi, lisensi dan ijin, spesifikasi, gambar, kontrak dan lain-lain;

Rekaman, seperti rekaman inspeksi, notulen rapat, laporan audit,

rekaman program pemantauan dan hasil pengukuran.

Ringkasan data, analisis dan indicator kinerja;

Informasi tentang program pengambilan contoh auditee dan tentang

prosedur untuk mengendalikan pengambilan contoh dan proses
pengukuran;

Laporan dari sumber lain, misalnya, umpan balik pelanggan, informasi

relevan lain dari pihak luar dan peringkat pemasok;

Data based dan situs web computer.

c. Wawancara
Wawancara adalah salah satu sarana penting untuk menghimpun informasi
dan hendaknya dilakukan dengan cara yang sesuai dengan situasi dan
orang yang diwawancarai. Namun, auditor hendaknya mempertimbangkan
yang berikut ini :

Wawancara hendaknya dilakukan pada orang dari tingkat dan fungsi

sesuai yang melakukan kegiatan atau tugas dalam lingkupaudit;

Wawancara hendaknya dilakukan selama jam kerja normal dan bila

dapat, ditempat kerja yang normal dari orang yang diwawancarai;

Tiap usaha hendaknya dibuat untuk menenteramkan orang yang

diwawancarai sebelum dan selama wawancara;

Alasan untuk wawancara dan pencatatan apapun hendaknya

dijelaskan;

Wawancara dapat diprakarsai dengan menanyakan orang-orang

untuk menguraikan pekerjaannya;

Pertanyaan yang mempengaruhi jawaban (misalnya pertanyaan

yang menjurus) hendaknya dihindari;

Hasil wawancara hendaknya diringkas dan ditinjau dengan orang

yang diwawancarai;

Kepada orang yang diwawancarai hendaknya disampaikan terima

kasih atas ikut sertanya dan kerjasamanya.
Hamimnova
9

d. Observasi (pengamatan kegiatan)

Melakukan observasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di lingkungan
tempat kerja serta kondisi yang ada. Sebagai contoh :
- kesesuaian penyimpanan dan identifikasi dari bahan baku dan produk
jadi
- pelaksanaan pemeriksaan dan pengujian
- pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di kelas
- penggunaan instruksi kerja oleh para personel/operator

5.

Teknik yang digunakan untuk melakukan observasi adalah :

- Penelusuran kebelakang
Teknik ini dilaksanakan setelah output dihasilkan dan dilakukan
penelusuran kebelakang sampai saat permulaan proses
- Inspeksi ulang.
Auditor dapat memilih suatu jenis produk yang telah diterima dan
meminta salah seorang personel untuk memeriksa atau menguji ulang
salah satu dari karakteristik produk tersebut. Tujuannya adalah untuk
melihat apakah prosedur pengujian/pemeriksaan telah memadai dan
apakah personel cukup terlatih dalam melaksanakan tugasnya.
e. Verifikasi
Teknik lain yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah verifikasi
terhadap catatan-catatan mutu yang telah lalu untuk melihat pemeliharaan
sistem mutu pada organisasi.
f. Pengambilan contoh secara acak
Untuk memperoleh data serta bukti obyektif, teknik yang digunakan adalah
pengambilan contoh secara acak. Dalam hal ini, auditor harus dapat
memutuskan seberapa banyak contoh yang harus diambil dan mewakili
kondisi yang sesungguhnya.
g. Studi/tinjauan dokumen
Pengamatan dan penilaian terhadap ketersediaan dan kecukupan dari
dokumen-dokumen yang seharusnya dimiliki organisasi dalam
pelaksanaan sistem manajemen mutu, seperti : kebijakan, sasaran,
rencana, prosedur, instruksi, lisensi, spesifikasi, gambar, dokumen
inspeksi, notula rapat, dokumen komplain pelanggan, komunikasi yang
relevan dengan pihak eksternal, rekaman audit, program pemantauan dan
hasil pengukuran.
h. Dalam mengumpulkan informasi diharuskan untuk mempertimbangkan
interaksi antar fungsi, aktivitas dan proses.
i.
Bukti-bukti audit harus diidentifikasi, didokumentasikan dan direkam.
Pertemuan tim audit
Setelah selesai melakukan audit, tim auditor harus melakukan pertemuan untuk
membicarakan semua hasil audit. Bukti audit harus dievaluasi sesuai dengan
kriteria audit untuk menentukan temuan audit.

Hamimnova

10

Temuan audit digolongkan kedalam dua kategori, yaitu :

1.

Kesesuaian (conformity): dipenuhinya suatu persyaratan

2.

Ketidaksesuaian (nonconformity) : tidak dipenuhinya suatu persyaratan

Dalam suatu audit, ketidaksesuaian bisa disebabkan oleh :

Sistem dokumentasi tidak memadai terhadap persyaratan sistem

mutu yang ada atau yang menggambarkan pelaksanaan sistem yang
sebenarnya.

Pelaksanaan atau penerapannya tidak memenuhi sistem dokumen

atau persyaratan dari standar sistem yang ada.
Ketidaksesuaian yang ditemukan harus berdasarkan fakta yang ada,
bukan berdasarkan pendapat pribadi auditor. Semua ketidaksesuaian
harus dinilai terhadap :

Pasal (klausul) ISO 9001:2008

Kebijakan perusahaan, kontrak penjualan, instruksi kerja, standar

produk/hasil, dan kebijakan pemerintah.
Ketidaksesuaian dikelompokan dalam dua kategori yaitu mayor dan
minor untuk menilai keseriusan atau masalah penting dalam sistem.
Ketidaksesuaian Mayor :
Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap
pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu, misalnya :

Tidak adanya pemeriksaan penerimaan/pengujian bagian-bagian

sub kontrak.

Kegagalan melaksanakan pengujian terhadap produk yang

ditetapkan konsumen di dalam kontrak penjualan

Ketidaksesuaian kompetensi fasilitator dengan materi yang

diajarkan

Tidak adanya upaya tindakan koreksi terhadap ketidaksesuaian

yang ditemukan

Tidak adanya bukti peninjauan modul (materi diklat) oleh pihak

yang berwenang
Ketidaksesuaian Minor (remark) :

Ketidaksesuaian disebut minor apabila tidak mempunyai dampak

yang serius terhadap mutu atau sistem mutu (human error).

Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur

atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau
terhadap persyaratan standar yang ada.

Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur

atau instruksi kerja.

Semua ketidaksesuaian harus didukung dengan bukti objektif dan dilaporkan

dengan menggunakan kata-kata yang tepat. Contoh bukti objektif yang dapat
digunakan :

Catatan, seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian

mutu, lembar pengembalian proses, dan lain-lain.

Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standar teknis, dan lainlain.

Kondisi fisik peralatan, mesin, areal penyimpanan, atau komponen

produk.
Jawaban dari pihak auditee pada waktu diaudit.
Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang
diaudit.

Pimpinan auditor mengumpulkan semua laporan ketidaksesuaian dan

memeriksanya untuk memastikan bahwa temuan tersebut didukung oleh bukti.
Jika memungkinkan, pembuatan laporan dilakukan pada saat pertemuan ini.
Tim audit hendaknya berunding sebelum rapat penutupan untuk :

meninjau temuan audit,dan informasi lain apapun yang dihimpun

selama audit, terhadap tujuan audit;

menyepakati
kesimpulan
audit,
dengan
memperhitungkan
ketidakpastian yang melekat dalam proses audit;

menyiapkan saran, jika ditentukan oleh tujuan audit, dan

membahas tindak lanjut audit, jika termasuk dalam renana audit.

Sumber Informasi

Pengumpulan dengan
mengabil contoh sesuai
dengan verifikasi
Bukti audit

Penilaian terhadap
criteria audit
Temuan audit

Tinjauan

Kesimpulanaudit
audit
Kesimpulan
Gambar 3. Pandangan umum proses pengumpulan informasi sampai kesimpulan audit
6.

Pernyataan penutup
Pernyataan penutup disampaikan setelah dipastikan bahwa audit telah
diselesaikan sesuai dengan rencana dan hasil audit telah disusun. Hal-hal yang
perlu disampaikan diantaranya adalah :

Ucapan terima kasih kepada auditee atas fasilitas, bantuan dan

kerjasama yang diberikan selama audit dilakukan.

Menjelaskan bahwa audit yang dilakukan tidak meliputi seluruh aspek

sehingga ketidaksesuaian yang ditemukan hanya merupakan bagian yang
terdapat pada contoh yang diambil secara acak. Sehingga memungkinkan
terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat (ditemukan).
Menjelaskan hasil temuan audit.
Jika terdapat ketidaksesuaian, mengkonfirmasikan kepada auditee
dan meminta auditee untuk melengkapinya dengan rencana tindakan
koreksi yang akan diambil serta target penyelesaiannya.
Menyimpulkan hasil audit.
Membuka forum tanya jawab.
Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh auditee.
Menutup pertemuan.

7.

Laporan audit internal

Pada pertemuan auditor, tim audit dapat berdiskusi dan menyiapkan laporan
audit. Laporan audit internal memuat informasi tentang :

Informasi umum tentang : sasaran audit, proses yang diaudit, nomor

dokumen audit, tanggal pelaksanaan audit, nama auditor dan auditee.

Laporan pengamatan auditor

Usulan tindakan koreksi

Tinjauan terhadap tindakan koreksi

Komentar manajemen

8.

Tindakan perbaikan (koreksi)

Tindakan perbaikan merupakan tindakan yang dilakukan oleh pihak yang diaudit
(auditee) untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit.
Tindakan perbaikan merupakan bagian dari kegiatan audit setelah
ketidaksesuaian dari sistem teridentifikasi pada saat audit. Berkaitan dengan
pelaksanaan tindakan perbaikan maka tanggungjawab dan wewenang
pelaksanaan tindakan perbaikan diatur sebagai berikut :

Tim audit :
Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam laporan audit
(ketidaksesuaian).
Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee.
Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan
tindakan perbaikan.
Mengontrol dan memonitor hasil tindakan perbaikan dan
pengembalian laporan audit.
Auditee :
Mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang ditemukan
oleh auditor.
Melakukan penilaian akan pengaruh/tingkat keseriusan, serta
menyiapkan sumberdaya untuk melakukan tindakan perbaikan
berdasarkan batas waktu yang telah disepakati untuk penyelesaian
tindakan perbaikan.
Melakukan tindakan perbaikan dan mendokumentasikannya dalam
laporan audit.
Mengembalikan laporan audit kepada auditor untuk ditindaklanjuti.

PRINSIP-PRINSIP YANG BERKAITAN DENGAN AUDITOR

1.

Sikap etis : dasar dari profesionalisme

Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan perlu bagi audit.

2.

Penyajian yang adil : kewajiban untuk melaporkan dengan benar dan teliti.
Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan dengan benar dan
teliti kegiatan audit. Hambatan berarti yang dijumpai selama audit dan pendapat
berbeda yang tak terselesaikan antara tim audit dan auditee dilaporkan.

3.

Ketaatan professional : penerapan kesungguhan dan penilaian dalam audit.

Auditor memberi perhatian sesuai dengan pentingnya tugas yang mereka lakukan
dan kepercayaan yang diberikan oleh rekanan audit dan pihak berkepentingan lain.
Pemilikan kompetensi yang perlu adalah factor yang penting.
Kemandirian : dasar untuk tidak memihaknya audit dan keobjektifan
kesimpulan audit.
Auditor itu mandiri dari kegiatan yang diaudit dan bebas dari pengaruh dan
pertentangan pamrih. Auditor memelihara keadaan pikiran yang objektif selama
proses audit untuk memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit akan hanya
didasarkan pada bukti audit.

4.

5.

Pendekatan berdasarkan bukti : metode rasional untuk mencapai kesimpulan

audit yang terpercaya dan dapat dihasilkan ulang dalam proses audit yang
sistematis.

CONTOH FORMULIR AUDIT

LEMBAR PENGAMATAN
Unit Kerja

.......................

Auditee

: ................

No.

Pengamatan

Tgl.

: ......................

Hlm. :
Data yang dilihat

Proses/

dari
Rujukuan
Pasal

Ruang
Lingkup

KTS
V:
Ob

: Ketidaksesuaian
OK
: Observasi / Perlu dipertimbangkan

Auditor :

Status

NO:01/10/

LAPORAN AUDIT
INTERNAL

Nama Auditee :
.
A : Identifikasi Masalah
oleh Auditor

Nama :

UK

Prosedur
Terkait

T.Tangan :

Tanggal :

..

Kesaksian
Auditee :

Status :

NC/KTS

NC/KTS MAYOR

B.Acuan Pasal
oleh Auditor

C.Tindakan Koreksi ( Oleh Auditee )

T.Tangan :

C. Penyebab Ketidaksesuaian / Analisa masalah ( Oleh Auditee )

T.Tangan :

D.Usulan Tindakan Perbaikan atau Pencegahan

Auditee

oleh

E. Tinjauan / Verifikasi tindakan yang telah diambil

Auditor :.

T.Tangan : .

Pelaksana

Batas
Waktu

Tanggal :
oleh Auditor

Auditee :.

T.Tangan : .

F.Komentar Manajemen
Wakil Manajemen Mutu (WMM )

Nama :

Tanggal:

Status :

Selesai

Perlu tindak lanjut

DAFTAR PUSTAKA
Anonim.

,Trampil Mengaudit. PT. PE Internasional, Jakarta. 2002

Gaspersz, Vincent. ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement. PT. Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta. 2002
Koesalamwardi, Hirman. ISO 19011:2002 (terjemahan). PT. PE Internasional, Jakarta.
2003
Suardi, Rudi. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 Penerapannya Untuk Mencapai
TQM. PPM, Jakarta. 2001
Warisdiono, Eko. Pasal-pasal Sakti Menuju Lembaga Bermutu ISO 9001:2000 Sistem
Manajemen Mutu. QA-VEDCA, Cianjur. 2002
ICW , Amandemen ISO 2000 ke 2008, Jakarta , 2008
Lampiran 1. Contoh laporan audit internal
Penerapannya Untuk Mencapai TQM. PPM, Jakarta. 2001