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VIGENCIA:
06/03/2015
GESTIN HSEQ
VERSIN:
01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
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1. OBJETIVO(S)
1.1 Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo,
uso y control de los documentos y registro que sean parte operativa, normativa y legal
del desarrollo normal de las actividades de la organizacin y su Sistema de Gestin
Integral.
1.2 Asegurar y controlar el debido proceso de identificacin, recuperacin, retencin,
archivo, almacenaje y proteccin de los registros que se generen durante el desarrollo
normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son
parte de la evidencia y gestin operativa del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
3. RESPONSABLE
Coordinadora Administrativa
4. DEFINICIONES
a) Aprobacin: Accin de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento
con las polticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realizacin de
una actividad.
b) Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboracin, modificacin,
actividades de la organizacin.
g) Documento Externo: Son todos aquellos requeridos por la organizacin, que son
emitidos por entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del
desarrollo normal de las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de
consulta, guas, catlogos, normatividad legal, etc.
h) Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren, debido a que en ellos se
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Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad
desempeada, con el nimo de proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar
resultados obtenidos.
k) Procedimiento: Documento que describe la forma especfica para llevar a cabo las
actividades de un proceso.
l)
actividades desempeadas.
5. ACTIVIDADES
5.1 Aprobacin y entrega de documentos internos
La Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la
organizacin, revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se generen al
interior del Sistema de Gestin Integral; por lo tanto, la evidencia de dicha gestin se podr
visualizar en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE
GESTIN INETGRAL.
De igual forma, para el caso de los procedimientos, manuales y/o instructivos establecidos al
interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, su aprobacin se ver reflejada
en el siguiente cuadro de firmas, el cual ir adjunto al mismo documento:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre del funcionario.
Nombre del funcionario.
Nombre del funcionario.
Cargo del funcionario,
Cargo del funcionario,
Cargo del funcionario,
Firma del funcionario.
Firma del funcionario.
Firma del funcionario.
Fecha de la firma del Fecha de la firma del Fecha de la firma del
funcionario.
funcionario.
funcionario.
Posteriormente, estos documentos ingresarn a la base de datos correspondiente al
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se desarrollar un
debido proceso de fcil identificacin y legibilidad, teniendo en cuenta la siguiente
informacin:
a) Nombre del documento.
b) Tipo de documento: Se identificar si es manual, procedimiento, instructivo o formato.
c) Proceso al que pertenece el documento.
COPIA CONTROLADA
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TIPO DE DOCUMENTO:
FORMATO, MANUAL,
PROCEDIMIENTO O
INSTRUCTIVO
LOGOTIPO DE LA
ORGANIZACIN.
VIGENCIA:
FECHA DE
APROBACIN
Dd/mm/aa
Y EMISIN
DEL
DOCUMENTO.
VERSIN
CON LA SE
##
EMITE
EL
DOCUMENTO
PAGINACIN
DEL
DOCUMENTO.
PROCEDIMIENTO
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Fecha
Cambios realizados
En el caso de los formatos, una vez implementados no ser necesario adjuntar dicho
recuadro.
5.4 Consulta de documentos internos y seguridad de la informacin
La Coordinadora Administrativa debe poner a disposicin de los funcionarios de la
organizacin, todos y cada uno de los documentos que constituyen el Sistema de Gestin
Integral de la misma, para lo cual, debe compartir stos documentos en un punto de acceso
y consulta estratgico, y a su vez, asignar un sistema de seguridad que prevenga posibles
alteraciones de forma y contenido de stos documentos; para lograr ste objetivo, se han
definido los siguientes parmetros de seguridad:
a) Los manuales, procedimientos e instructivos que conformen la estructura documental del
Sistema de Gestin Integral de la organizacin, se deben presentar el formato PDF, el
cual debe contar con una contrasea de seguridad.
b) Los formatos que se encuentren con la extensin .xls (Archivos elaborados en Excel),
debern contar con una contrasea de seguridad en cada una de las filas y columnas que
constituyan ste documento.
c) La base de datos en la que se encuentra almacenado toda la informacin del Sistema de
Gestin Integral de la organizacin, deber contar con una contrasea de seguridad
asignada por la Coordinadora Administrativa, el cual ser el responsable de su
confidencialidad y manejo respectivamente.
5.5 Manejo de los documentos obsoletos
En el momento en que la Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente
General y Sub Gerente de la organizacin hayan aprobado la actualizacin y/o modificacin
de algn documento que conforme la estructura formal y documental del Sistema de Gestin
Integral de la misma, su versin anterior lo clasificar como obsoleto; por lo tanto, su soporte
fsico y digital sern actualizados inmediatamente, registrndose dicha gestin en el formato
ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL,
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del
manejo,
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El lapso de tiempo establecido para la retencin de los registros soportados en los formatos
que constituyan la estructura fundamental del Sistema de Gestin Integral de la
organizacin, ser de 1 ao a partir de la ltima copia de seguridad generada por la
Coordinadora Administrativa; los dems registros externos (tales como contables) sern
retenidos tal como se estipule dentro de la normativa legal.
5.11
Todos los registros que se implementen en medios fsicos deben ser diligenciados en tinta
indeleble y letra legible; evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso de
equivocacin, los usuarios de los formatos debern diligenciarlos nuevamente y generar su
copia anulada.
Se deben diligenciar todos los espacios diseados para cada formato; de no ser posibles, el
usuario deber manifestar sus observaciones a la Coordinadora Administrativa. Lo anterior
aplica tanto para los registros que se generen en medio fsicos como magnticos.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Fecha
Cambios realizados
01
06/03/2015
Emisin inicial
7. CUADRO DE FIRMAS
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Yina Paola Parra Bermdez Mauricio Andrs Rodrguez Farith Willinton Morales V.
Coordinadora Admitva
Sub Gerente
Gerente General
Fecha: 06/03/2015
Fecha: 06/03/2015
Fecha: 06/03/2015
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN
INTEGRAL
COPIA CONTROLADA