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DIRECTIVA N 001-2011-UORCP-DGA-DUGELT.
ADMINISTRACION DE BIENES PATRIMONIALES DEL AMBITO DE LA UNIDAD
DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL DE TARMA - UNIDAD EJECUTORA N 301
I.- FINALIDAD.
Asegurar el registro, control, la integridad fsica y permanencia de los bienes patrimoniales que
constituyen el patrimonio de las Unidades de Gestin Educativa Locales de Tarma, Yauli La Oroya y
Junn e Instituciones Educativas de Educacin Bsica y CETPROs del mbito jurisdiccional.
II.- OBJETIVO.
Establecer normas que permitan administrar eficiente y eficazmente los bienes patrimoniales de la
Unidad Ejecutora N 301, Unidades de Gestin Educativa Local de Yauli La Oroya y Junn e
Instituciones Educativas de Educacin Bsica y CETPROs, del mbito de la jurisdiccin.
III.- BASE LEGAL.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.11
3.12
IV.- ALCANCE.
4.1
4.2
4.3
4.4
La presente Directiva, establece las disposiciones que debe cumplir la Sede de la Unidad
Ejecutora y UGELs e Instituciones Educativas de Educacin Bsica Regular, Alternativa y
CETPROs.
El Patrimonio mobiliario, est constituido por aquellos bienes que de acuerdo al Cdigo
Civil y las leyes especiales, son adquiridas por las instituciones a cargo en propiedad bajo
las diversas formas y modalidades que stas disponen.
La Unidad Ejecutora N 301 Educacin Tarma, UGELs y los Directores o Sub Directores
de las Instituciones Educativas en sus diferentes niveles y modalidades, son los
encargados y responsables de administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el
5.5.
c)
d)
5.6.
d)
e)
f)
g)
5.7.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Para efectos de la presente Directiva, los siguientes trminos tienen en su sentido nico.
INVENTARIO: Procedimiento que consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar
los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin
de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro
contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan.
ABANDONO: Situacin en que se encuentran los bienes muebles en posesin de las
instituciones, cuya entrega no ha sido reclamada por sus propietarios, en un plazo de
02 aos.
BIENES MUEBLES FALTANTES: Aquellos que estn incluidos en el patrimonio de la
institucin a cargo pero que no se encuentran fsicamente en ella, desconocindose su
ubicacin.
BIENES MUEBLES SOBRANTES: Aquellos que no han sido dados de alta en el
patrimonio de la institucin a cargo debido a que son propiedad de un tercero, su
origen es desconocido o no se cuenta con la documentacin suficiente.
CHATARRA: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que impide que pueda
cumplir las funciones para las cuales fue diseado y cuya reparacin es imposible u
onerosa.
ENTIDAD POSEEDORA: Aquella institucin que posee fsicamente bienes muebles
susceptibles de saneamiento.
INFORME TCNICO: Documento elaborado segn los antecedentes histricos,
caractersticas tcnicas, estado de conservacin, ubicacin y valor de un determinado
bien mueble patrimonial que ser objeto de saneamiento.
SANEAMIENTO: Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las
instituciones para regularizar la situacin de los bienes muebles patrimoniales
sobrantes y faltantes con los que cuentan.
5.8.
5.9.
Para efectos de la presente Directiva, se entiende que son bienes muebles de la institucin
a cargo, aquellos que estn descritos en el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado, as como todos aquellos bienes que sin estarlo, son susceptibles de ser
incorporados al patrimonio estatal.
5.10.
5.11. Los actos de disposicin y enajenacin de los bienes muebles, no pueden realizarse sin que
previamente hayan sido dados de baja.
5.12. En los casos que se realice la tasacin de los bienes muebles, sta debe efectuarse a valor
comercial de mercado.
5.13. Tanto la donacin de bienes muebles dados de baja por la Sede de la Unidad Ejecutora,
UGELs e Instituciones Educativas de Educacin Bsica Regular, Alternativa y CETPROs,
como la aceptacin de donacin de bienes muebles a favor de las Instituciones Educativas y
otras, se rigen por las disposiciones contenidas en la presente Directiva, as como por lo
dispuesto en el Cdigo Civil.
5.14.
5.15. Los vehculos motorizados inscritos en la Oficina Registral correspondiente, deben estar
libres de afectaciones al momento de su donacin. Las caractersticas tcnicas de los
vehculos deben concordar con las consignadas en la tarjeta de propiedad.
5.16. Los gastos que genere el acto de donacin, asumir la institucin beneficiaria.
6.2. Las Comisiones de Gestin Patrimonial, Alta, Baja y Enajenaciones quedan derogadas
a la fecha, quedando vigente la Comisin de Toma de Inventario. Los procedimientos
de Alta, Saneamiento, Tasaciones, brindarn apoyo en el presente ao, la Comisin de
Toma de Inventario y los procedimientos de Bajas, Disposicin es el encargado de la
Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial y los Directores o Sub Directores de
la institucin a cargo.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
No son objeto de la Toma de Inventario, los Bienes considerados fungibles; como son los
materiales de Oficina: papel, lapiceros, archivadores, borradores, plumones, motas, lpiz,
correctores, otros, etc.
6.7.
6.8.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
6.10. El informe valuatorio que comprenden para bienes muebles, auxiliares y culturales deben
considerar las condiciones previas en los siguientes casos.
a)
b)
Marca.
Modelo.
c)
6.11. Se considerar el valor similar nuevo de los bienes muebles, a las cotizaciones mediante
proformas de casas comerciales, va Internet y/o valor promedio de los precios ofertados en
el mercado de bienes similares.
6.12. El Alta consiste en la incorporacin fsica y contable de los bienes muebles, auxiliares y
culturales, al patrimonio de la institucin a cargo, con la documentacin sustentatoria, previa
autorizacin de la Resolucin Directoral, con indicacin expresa de las causales que la
originaron.
6.13. El Saneamiento consiste en regularizar la incorporacin y retiro fsica y contable del estado
situacional en que se encuentran los bienes muebles, auxiliares y culturales.
6.14. La Baja consiste en el retiro fsico y contable de los bienes muebles, auxiliares y culturales,
del patrimonio de la institucin a cargo, con la documentacin sustentatoria de acuerdo al
estado de conservacin de los bienes, previo acto resolutivo, con indicacin expresa de las
causales que originaron.
6.15. La Disposicin consiste en el retiro definitivo de los bienes muebles, auxiliares y culturales,
en favor de otras instituciones solicitadas, considerando los casos de donacin y
destruccin.
6.16. Los bienes muebles que no cuenten con documentacin que sustente su valor, deben ser
valorizados mediante tasacin de bienes muebles (maquinaria, equipos, muebles, enseres
y ganados), para proceder al Alta por Saneamiento o causales, en el patrimonio de la
institucin, y los bienes auxiliares y culturales deben ser valorizados al valor promedio de
oferta de mercado.
6.17. La depreciacin de bienes muebles, se afectar a las cuentas de activos fijos a excepcin
de las cuentas de orden y en bienes auxiliares, culturales no son afectos a la depreciacin.
6.18. De acuerdo a la Ley N 27995, y su reglamento establecen la obligatoriedad que todas las
entidades estatales que transfieran sus bienes muebles dados de baja de la institucin debe
ser aprobada por acto resolutivo por la Unidad Ejecutora de la dependencia a su cargo, bajo
el trmino de TRANSFERENCIA EN LA MODALIDAD DE DONACIN y especificar las
caractersticas y el valor de los bienes muebles objeto de donacin.
VII.- PROCEDIMIENTOS TECNICOS - ESPECIFICOS.
7.1. En relacin a la Custodia o Cuidado de los Bienes Patrimoniales; Los responsables del
cuidado y custodia de los bienes, tomando medidas de seguridad. Es el Administrador de la
Unidad Ejecutora, UGELs y Directores o Sub Directores de las Instituciones Educativas de
Educacin Bsica Regular, Alternativa y CETPRO, las acciones concernientes a la custodia
son las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Robos o Sustracciones.
Acciones de Sabotaje.
Incendios.
Inundaciones, etc.
Conservacin del Mobiliario.
No se deber golpear ni jugar con las mesas y sillas, que puede daarse y/o
deteriorarse.
Conservacin de los Libros.
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
Administrador: Presidente
Contador : Miembro
Abastecimientos: Miembro
Asesor Legal: Miembro
(e) Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial : Facilitador
OCI ( Veedor)
OFIN : Soporte Tcnico
Administrador: Presidente
Contador: Miembro
Abastecimientos: Miembro
(e) Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial: Facilitador
OCI ( Veedor)
INSTITUCIONES EDUCATIVAS;
Conformado por los siguientes Servidores y Funcionarios:
INSTITUCIONES MULTIGRADOS Y POLIDOSCENTES:
Director: Presidente
CONEI: Veedor.
INSTITUCIONES UNI DOCENTES:
Director: Presidente
CONEI: Veedor.
Vehculos
Maquinaria, Equipos, Mobiliario y otros
Bienes no Depreciables
Cuando un bien tiene las siguientes caractersticas:
Su valor monetario es menor a 1/8 de la UIT equivalente a S/. 450.00
Nuevos Soles.
Que no ser sujeto a Depreciacin.
Que sea destinado para uso de la institucin.
Que tenga vida til limitado.
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
El estado de los bienes sern asignados de acuerdo a lo que el usuario del mismo
manifieste durante el proceso de levantamiento de informacin, con el siguiente
nomenclatura:
N
=
Nuevo
B
=
Bueno
R
=
Regular
M
=
Malo
Registro en el Software de Inventario Mobiliario Institucional (SIMI); Previa
Resolucin de Alta por Saneamiento, Alta por Causales, Baja por Saneamiento, Baja
por Causal y Disposicin por Donacin y Destruccin, Etiquetado (impreso), Reporte
va Magntica en CD.
Informe Final de Toma de Inventario.
Acta de conciliacin Contable Patrimonial, Comparar los Bienes Existentes con el
Inventario anterior ( Conciliacin Fsica y Contable) y la diferencia enviar un informe
de la relacin de Bienes Faltantes a la Comisin Investigadora de Bienes Muebles,
situada en cada Sede Administrativa de las UGELs.
Los Bienes que no estn considerados en el catalogo Nacional de Bienes del
Software de Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), debern ser consignados en la
Ficha de Inscripcin de Nuevos Tipos de Bienes en el Catalogo Nacional de Bienes
Muebles.
Los Bienes deben ser Asignados bajo la responsabilidad mediante memorandos y el
Formato de Asignacin de Personal o del reporte de funcionarios del Software de
Inventario Mobiliario Institucional (SIMI).
Los Bienes en el Software de Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), deben
registrarse mediante, la Relacin de Bienes Muebles Tasados a valor unitario, en
caso de no encontrarse bienes tasados de su similitud, procedern a realizar su
respectiva tasacin al valor promedio de oferta del mercado aplicando las tasaciones
respectivas a valor comercial.
Consideraciones de las herramientas de trabajo (formato de levantamiento de toma
de inventario, tableros, catalogo nacional de bienes muebles del estado, wincha,
linterna, espejos, lupas, tiles de escritorio, entre otros), que sern proporcionadas
por la institucin a cargo.
7.3. Los procedimientos tcnicos de los Bienes Muebles son los siguientes:
7.3.1. En el Procedimiento de Alta por Saneamiento ( Bienes Muebles Sobrantes); Los
encargados de la Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial de las
Sedes Administrativas de las Unidad UGELs y Los Directores o Sub Directores de
las Instituciones Educativas de Educacin Bsica Regular, Alternativa y CETPROs,
debern presentar los documentos o los expedientes administrativos de los bienes,
ante el rea de Control Patrimonial de la dependencia a su cargo, para su
evaluacin y realizar los trmites ante el Administrador y/o Director, para su
aprobacin; Asimismo ante las Sedes Administrativas y/o dependencia a su cargo,
considerando los siguientes puntos.
a)
Acta de Recepcin-Entrega
Boleta de venta
Factura
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Equipo de Transporte
25%
Equipo de Computo
25%
Muebles y Enseres
10%
j)
k)
l)
10%
D = ( Vsn R ) X E / T
D = Monto calculado de la Depreciacin
Vsn = Valor Similar Nuevo
R = Valor Residual, o sea el valor del equipo al final de su periodo de vida
til, en el momento de realizar de baja; es el 10% del valor similar nuevo
E = Edad del Equipo al Momento de la Valuacin (Para mas de 06 meses
se considera 01 ao).
P = Expectativa de Vida til, que tiene el Equipo a partir de su Edad y
Estado de Conservacin.
T = Sumatoria de la Edad del Equipo y la expectativa de la vida til (T =
E+P).
VC = Valor Comercial.
G = Grado de Operatividad.
VC = ( Vsn D ) G
TABLA DE GRADO DE OPERATIVIDAD (G).
FACTORES
B: BUENO
R : REGULAR
M: MALO
Repuestos
0 A 0.05
0.06 A 0.11
0.12 A 0.18
Accesorios
0 A 0.05
0.06 A 0.11
0.12 A 0.18
Capacidad de Ampliacin
0 A 0.05
0.06 A 0.11
0.12 A 0.18
0 A 0.05
0.06 A 0.11
0.12 A 0.18
Confiabilidad
10%
Equipo de Transporte
25%
Muebles y Enseres
10%
10 Aos
Equipo de Transporte
04 Aos
Muebles y Enseres
10 Aos
1.00
BUENO
0.70
REGULAR
0.40
MALO
0.10
CHATARRA
0.01
VC = Vsn x FD.
Valuacin de ganados, aves, peces y otros animales.
Donde:
PM
Precio de mercado.
PN =
Peso Neto.
PK =
VRC=
PM = PN x PK x VRC
Al valor resultante, el perito puede incrementarlo teniendo en cuenta la edad del
animal en relacin a su aptitud de servicio, ejemplo.
AOS DE SERVICIO.
APTITUD DE SERVICIO
FACTOR
02 03 aos
F = 2.50
07 08 aos
F = 0.42
Ms de 08 aos
F = 0.00
d)
e)
Compra.
Donacin.
Permuta.
Reposicin.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Acta de Recepcin-Entrega
Pecosa
Boleta de venta
Factura
b)
c)
d)
e)
f)
Estado de excedencia.
Obsolescencia tcnica.
Destruccin o Siniestro.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
d)
e)
f)
7.4. Los procedimientos tcnicos de los Bienes Auxiliares son los siguientes:
7.4.1. En el Procedimiento de Saneamiento de Bienes Auxiliares; Los encargados de la
Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial de la Sede - Unidad Ejecutora,
UGELs y los Directores o Sub Directores de las Instituciones Educativas de
Educacin Bsica Regular, Alternativa Regular, Alternativa y CETPROs, debern
presentar los documentos ante la Oficina de Control Patrimonial de la dependencia a
su cargo, para su evaluacin y realizar los trmites ante el Administrador, Director
para su aprobacin; Asimismo ante la Unidad Ejecutora de la dependencia a su
cargo, considerando las siguientes precisiones:
a)
Elaborar el Informe Tcnico de Saneamiento de Bienes Auxiliares,
sustentado con su relacin detallada, al valor de la oferta promedio de
mercado.
b)
Proyectar y Emitir la Resolucin Directoral, con la relacin detallada, Emitida
y firmada por el Director de la Institucin a cargo, en un Plazo de 10 das
laborables de haberse, puesto en conocimiento.
c)
Remitir la Resolucin Directoral, con la relacin detallada de bienes, para
conocimiento del Administrador.
d)
Codificar, en orden correlativo de ingreso del bien.
e)
Etiquetar cada Bien.
7.4.2. En el Procedimiento de Alta de Bienes Auxiliares; Los encargados de la Unidad
Orgnica Responsable de Control Patrimonial de la Sede de la Unidad Ejecutora,
UGELs y los Directores o Sub Directores de las Instituciones Educativas de
Educacin Bsica Regular, Alternativa y CETPROs, debern presentar los
documentos ante el rea de Control Patrimonial de la dependencia a su cargo, para
su evaluacin y realizar los trmites ante el Administrador, Director para su
aprobacin; Asimismo ante la Unidad Ejecutora de la dependencia a su cargo,
considerando las siguientes precisiones:
a)
Considerar las siguientes causales:
Compra.
Donacin.
Reposicin.
b)
c)
d)
e)
f)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
b)
c)
d)
e)
b)
c)
d)
e)
f)
7.5.3.
b)
c)
d)
e)
b)
c)
d)
e)
b)
c).
d)
b)
c)
d)
Reporte General del SIMI versin 3.5, Impreso y en medio Magntico CD.
Acta de Inicio y Cierre de Toma de Inventario
Informe Final de Inventario.
Conciliacin Contable Patrimonial.
9.2.2.
9.4. En caso de que, no se encuentra normada otras procedimientos ( venta y otros), se basarn en
las Normas Generales de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) y el encargado de
la Unidad Orgnica Responsable de Control Patrimonial de la Sede de la Unidad Ejecutora y
UGELs, absolvern las consultas concernientes a Bienes Muebles, Auxiliares y Culturales.
9.5. El rgano de Control Institucional (OCI) o el que haga sus veces en la Unidad Ejecutora y
UGELs; velar por el cumplimiento de la presente Directiva.
X.- DISPOSICIONES FINALES.
10.1. Djese sin efecto las disposiciones legales anteriores a la presente directiva.
10.2. La presente Directiva, entrar en vigencia a partir del da siguiente de su Aprobacin.
10.3. Los casos no previstos en la presente Directiva, sern contemplados por la Unidad Orgnica
Responsable de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora N 301, quien de encontrarlo
pertinente lo elevara a la Direccin de Administracin de esta Sede Administrativa para su
pronunciamiento
Regstrese y Comunquese,
DUGET/JCAB
DGA/RTTM
DGI/FHUC
UORCP/R@SF
.......
.......
.......
INICIAL (
)
PRIMARIA
(
)
SECUNDARIA (
Procedencia
CODIGO PATRIMONIAL
FECHA DE
ADQUISICION
PRECIO S/.
FECHA:
CONDICION:
)
ESTADO DE
CONSERVACION
OTROS
AREA
..
..
(
)
RESPONSABLE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Nota: en caso de perdida y extravio de algunos Bienes Patrimoniales que se detallan, estos sern repuestos por el trabajador que recepciona el Bien en uso.
DIRECTOR (A)
PRESIDENTE DE APAFA
CONEI VEEDOR
CDIGO DEL
BIEN
FECHA :
CARGO :
CONDICIN :
DETALLE DEL BIEN
AUTOR DEL BIEN
PROCEDENCIA
C
D
T
FECHA DE
ADQUISICIN
GRADOS
PRECIO
UNITARIO
ESTADO DE
CONSERVAC
AREA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NOTA
EL USUARIO DECLARA HABER MOSTRADO TODOS LOS BIENES PATRIMONIALES QUE SE ENCUENTRAN BAJO SU RESPONSABILIDAD Y NO CONTAR CON MAS BIENES, MATERIA DE INVENTARIO.
EL USUARIO ES RESPONSABLE DIRECTO DE LA EXISTENCIA, PERMANENCIA, CONSERVACION Y BUEN USO DE CADA UNO DE LOS BIENES DESCRITOS. POR LO QUE SE RECOMIENDA TOMAR LAS PROVIDENCIAS DEL CASO PARA EVITAR
PRDIDA, SUSTRACCIONES, DETERIOROS, ETC. QUE LUEGO PODRIA SER CONSIDERADO COMO DESCUIDO O NEGLIGENCIA.
DIRECTOR
PDTE. APAFA
RESPONSABLE
Presidente
Miembro
Miembro
Miembro
(Presidente)
(Miembro)
(Miembro)
(Veedor)
ACUERDOS
(Indicar: locales o ambientes verificados, hechos producidos: etiquetado, dificultades,
procesamiento de informacin, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes,
faltantes y las acciones a seguir, otros.)
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la
sesin siendo a las ............... horas del da ........ de .................. del 2011, procediendo los
participantes a firmar en seal de conformidad.
Presidente
Miembro
Miembro
Miembro
DESCRIPCION
PRECIO
UNITARIO
S/.
CANTIDAD
01
02
03
04
En seal de conformidad de la presente entrega de bienes y enseres a la Institucin
Educativa, pasan afirmar los presentes.
Presidente
Miembro
Miembro
Miembro
INSTITUCION EDUCATIVA
..
DETALLE DEL BIEN
PROCEDENCIA
MARCA
MODELO
TIPO
SERIE / DIMENCIONES
COLOR
FECHA DE
ADQUISICIN
PRECIO UNITARIO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL S/.
DIRECTOR (A)
PRESIDENTE DE APAFA
CONEI (VEEDOR
ESTADO DE
CONSERVAC