Control y Evaluacin

Estratgica.

Jos Ventura Ph.D.

Profesor Invitado
Universidad Peruana Los Andes UPLA

Monitoreo (Seguimiento)
Observacin continua mediante la recogida
sistemtica de datos pertinentes y selectivos.
El objetivo es proporcionar a la gerencia
indicadores sobre el grado de avance y de logro
de los objetivos, as como sobre el proceso de
impacto.

Control
Funcin clave en el seno de una Organizacin
que consiste en seleccionar los datos
pertinentes con respecto al pilotaje y al reflejo
de su desempeo.
Luego, anlisis e interpretacin de esos datos,
con el fin de proporcionar una base slida para
las decisiones gerenciales.

Evaluacin
Apreciacin de una Organizacin, su diseo,
implementacin (procesos) y efectos.
El objetivo es determinar la pertinencia y
realizacin de los objetivos, la eficiencia, la
efectividad, el impacto y la sostenibilidad.

Tipos de Evaluacin
por momento:
ex ante intermedia ex post
por tipo:
explorativa descriptiva
cualitativa cuantitativa
por funcin:
cognicin (genera conocimientos)
legitimacin (estratgica, poltica)
controlling (monitoreo de logros)

por focalizacin:
pertinencia
efectividad
eficiencia
procesos
por actor:
interna
externa

PLANIFICACION
ESTRATEGICA

1ra columna: Jerarqua de objetivos

VISION

Cambios estructurales a largo plazo a los

que contribuye la organizacin .

MISION

Efectos directos/inmediatos en los

beneficiarios y el entorno

Productos
(resultados, productos a entregar)

Productos o servicios producidos o

proporcionados (resultados = productos
a entregar)

Actividades
(componentes )

Todo tipo de accin mediante el cual la

Organizacin producir los productos o
servicios previstos

PLANIFICACION
ESTRATEGICA

1ra columna: Jerarqua de objetivos

VISION

INDICADORES DE IMPACTO

MISION

INDICADORES DE DESEMPEO

Productos
(resultados, productos a entregar)

INDICADORES DE PRODUCTO

Actividades
(componentes )

INDICADORES DE EFICIENCIA

QUE ES UN INDICADOR?

Los Indicadores

Indicador
Que indica o sirve para indicar

Latn = Indicare = Mostrar o significar algo, con

indicios y seales

Desempeo: capacidad de una institucin para

gestionar adecuadamente sus recursos y dar
cumplimiento a los objetivos y metas establecidos

Indicadores de Desempeo
Es una herramienta que entrega informacin
cuantitativa respecto del logro o resultado de los
objetivos de la institucin, cubriendo aspectos
cuantitativos o cualitativos

Para qu sirve esta informacin?

TOMAR DECISIONES

UN INDICADOR ES UNA SEAL, UN AVISO, QUE NOS

ENTREGA INFORMACIN

SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO

Aumentar nivel
de ingresos por
estudiante

Aos promedio de
Estudio por estudiante

Es necesario definir indicadores para:

INSUMOS
Eficacia
Calidad
Eficiencia

PROCESO
Eficacia
Calidad
Eficiencia
Economa

PRODUCTOS
Eficacia
Calidad
Eficiencia

PROYECTOS
Bienes

PROGRAMAS

SERVICIOS

RESULTADOS
Eficacia
(Eficiencia)

Por eso es importante comprender el

concepto y sentido de los indicadores
Son herramientas de gestin que proveen un valor de referencia a partir
del cual se puede establecer una comparacin entre las metas planeadas y
el desempeo logrado
Un indicador de desempeo es una herramienta que entrega informacin
cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la
institucin
Los indicadores de desempeo son medidas que describen cun bien se
estn desarrollando los objetivos de una institucin, a qu costo y con qu
nivel de calidad.

QUE TIPO DE INDICADORES HAY?

Clasificacin de los indicadores

Segn qu miden
(dimensiones del
desempeo):

Eficacia
Calidad
Eficiencia
Economa

Segn etapa del proceso

productivo:
Insumos
Procesos
Productos
(bienes y servicios)
Resultados (intermedios y
finales)

Indicador de EFICACIA
Mide el grado de cumplimiento de un
objetivo.
No considera los recursos asignados para
ello
Ejemplo:
Porcentaje de becas entregadas en relacin a
las programadas
Nmero de alumnos por carrera

CONCEPTOS
EFICACIA
RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO
REALIZADO-SOLICITADO)

FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)

COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)

IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE
ATACAR)

Indicador de EFICIENCIA
Mide la relacin entre los productos y servicios generados
con respecto a los insumos o recursos utilizados.
Aproximaciones a este concepto:
Costos de produccin (costos medios, costos unitarios gastos
administrativos en relacin al gasto total)
Productividad media de los distintos factores de produccin

Ejemplos:
Costo promedio anual por alumno atendido

EFICIENCIA
Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio
o bienes provistos; o productividad de un input,
son tiles en evaluar los costos relativos y
productividad que diferente mtodos de servicio
entregan o la produccin de bienes.
Los indicadores de eficiencia pueden expresarse
como costo por producto, o unidades por
insumo, o costo por resultado.

Indicador de CALIDAD
Mide atributos, capacidades o caractersticas que
deben tener los bienes o servicios para satisfacer
adecuadamente los objetivos del programa.
Calidad es una dimensin de la eficacia, pero por
su importancia se la distingue con nombre propio
Ejemplos:
Grado de satisfaccin de los usuarios

Calidad
Capacidad de la institucin por responder en forma
consistente, rpida y directa a las necesidades de
los usuarios
A) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos y
caractersticas de los productos.
B) Mediciones Directas.
Grado de satisfaccin de los
usuarios.

Indicador de ECONOMA
Mide la capacidad del programa para generar o
movilizar adecuadamente los recursos financieros.
Economa es una dimensin de la eficiencia.
Ejemplos:
Ingresos propios generados
Presupuesto ejercido

COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?

10 pasos bsicos para construir indicadores

1.

Establecer las definiciones

estratgicas como referente
para la medicin

6.

7.

Establecer las metas o el valor

deseado del indicador y la
periodicidad de la medicin
Sealar la fuente de los datos o
medios de verificacin

2.

Establecer las reas de

desempeo relevantes a medir

3.

Formular el indicador y
describir la frmula de clculo

8.

Establecer supuestos
(observaciones)

4.

Validar los indicadores

aplicando criterios tcnicos

8.

Evaluar: establecer referentes

comparativos y establecer
juicios

Recopilar los datos

10. Comunicar e Informar el
desempeo logrado

1. Establecer las definiciones estratgicas como

referente para la medicin del desempeo

MISION
VISION
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS

2. Establecer los factores relevantes, mbitos y

dimensiones de desempeo a medir.
De las Definiciones estratgicas extraer los Factores Relevantes que deben
ser medidos.

Cules son los principales aspectos o variables claves que deben ser
medidos en cada uno de los Objetivos (Misin, Objetivos Estratgicos,
productos..) ?
Qu mbitos deben ser medidos?
Qu dimensiones deben ser medidos?
Quin utilizar la informacin?
Qu decisiones tomar?

LISTA DE FACTORES RELEVANTES A

MEDIR
Definiciones
estratgicas
Visin

Misin

Objetivos estratgicos

Productos finales

Factores Relevantes

3. Formular el nombre del indicador y la frmula de clculo.

El nombre del indicador debe ser lo

ms ilustrativo posible de lo que se
quiere medir, y la frmula debe
permitir informar sobre los
parmetros o variables que se estn
midiendo

Nombre del indicador

Debe ser claro, preciso y autoexplicativo
Que cualquier persona entienda qu se mide con ese
indicador
Si se usan siglas o aspectos tcnicos, deben definirse en una
nota explicativa
Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS
Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de
aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para
aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Frmula de clculo
La relacin matemtica de las variables deben
entregar como resultado lo que se defini en
el nombre

Construccin de Frmulas
Nombre del indicador

Variables que intervienen

Frmula del indicador

Frmula de clculo
Tipos de frmulas ms usadas
Porcentaje (proporciones)
Tasa de variacin
Razn o promedio
ndices

4. Validar los indicadores

5. Recopilar los datos para construir los indicadores

TIPOS DE INFORMACION

Informacin contable-presupuestaria
Estadsticas de produccin fsica, cargas de
trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc

Fuentes de Informacin
Para cada indicador, est disponible la informacin en mi
programa?
S

No

est en otra Entidad?

Se mide

No

el beneficio > costo de obtenerla?

No

Se busca
una proxy

6. Establecer

las metas o el valor deseado del

indicador y la frecuencia de la medicin

DESEMPEO HISTORICO
LINEA BASE
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES
SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

7. Sealar las fuentes de datos o

medios de verificacin
Registros de la institucin (posibles de auditar)
Estadsticas oficiales
Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Establecer Supuestos
(observaciones)
Aspectos no controlables por la institucin:
Deben ser muy concretos y no generales
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar
niveles de ingresos esperados, tarifas, etc
Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada
posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la
programacin)
Flujo de recursos internacionales, etc.

DEFINICION
Es una herramienta que permite traducir la Visin de la
Organizacin, expresada a travs de su estrategia, en trminos
y
objetivos especficos para su difusin a todos los niveles,
estableciendo un
sistema de medicin del logro de dichos objetivos. (Kaplan y
Norton )
Cuadro de Mando Integral
Sistema Balanceado de Medidas
No se puede gestionar lo que no se puede medir

Cuadro Dimensiones: Perspectivas

FUNDAMENTOS
Combina indicadores financieros y no
financieros creacin de valor. (100 aos)
Definicin de la estrategia de la empresa. (40
aos)
Utilizar indicadores que realicen el
seguimiento de la estrategia de una empresa.
(40 aos)

LO NUEVO Y DIFERENTE
Busca el balance entre indicadores financieros
y no financieros, el corto plazo y el largo plazo,
los indicadores de resultados y los de proceso
y un balance entre el entorno y el interior de
la firma.

Por qu es Equilibrado?

Plan Estratgico

Gestin

Largo Plazo

Corto Plazo

Medidas de largo plazo

Medidas de corto Plazo

Medidas de Resultado

Medicin del Potencial

del

futuro

ultimo perodo

PERSPECTIVA FINANCIERA
Determina el rendimiento del capital invertido.
Los objetivos financieros representan el objetivo a
largo y corto plazo de la organizacin.
INDICADORES:

Ingresos versus Egresos (Corto Plazo)

El indicador financiero Retorno sobre el

Patrimonio se obtiene a travs de la divisin de la
utilidad por el patrimonio neto (Largo Plazo)

Perspectiva de los Clientes

Representa el objetivo de corto plazo (numero de
clientes ahora), pero tiene efectos en el largo plazo
(fidelidad de los clientes).
La Clave es tener el mayor numero de clientes
posible.
INDICADORES
Satisfaccin del cliente
Compras repetitivas de los clientes

Perspectiva de los Procesos Internos

Representa objetivos de corto plazo.
Determina los procesos internos crticos que la empresa debe
cuidar y someter a una mejora continua para la satisfaccin
del cliente.
Este anlisis incluye frecuentemente la identificacin de
recursos y capacidades que la propia empresa necesita
mejorar.
INDICADORES:
Costes de desarrollo / Beneficios operativos --> generado por
un nuevo producto en un perodo de tiempo
Nmero de veces en que se modifica un nuevo diseo de
producto
Posible prdida en ventas por tiempo dedicado a generacin
de nuevos productos
% de desechos
% de material en almacen.

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Esta perspectiva desarrolla objetivos e indicadores para
impulsar el aprendizaje y el crecimiento de la
organizacin. Los objetivos de crecimiento y
aprendizaje.
Se considera como la perspectiva clave por excelencia,
ya que tiene en cuenta el talento humano con un
elemento de importancia en la gestin; adems trata la
cultura organizacional, pues desde all se procede a
establecer cambios en la organizacin.
INDICADORES
Satisfaccin del personal
Retencin del personal clave.
Productividad del personal.

Indicadores de Resultados del

Formacin y Crecimiento

Ejemplo: Mapa Estratgico Bsico

INDICADORES
Rentabilidad (Causa y efecto)
Implantacin de la estrategia
Satisfaccin y servicio de los clientes
Control, productividad, calidad e innovacin
de los procesos.
Formacin y actitud del personal

INDICADORES

Indicadores de cumplimiento
Indicadores de evaluacin
Indicadores de eficiencia
Indicadores de eficacia

PERSPECTIVAS DE UN CMI
- 4 perspectivas ms comunes

Perspectiva financiera
Responde la pregunta:
Qu indicadores tienen que ir bien para que los
esfuerzos de la empresa se transformen
realmente en valor ?

Perspectiva del cliente

Responde la pregunta:
Qu indicadores tienen que ir bien para reflejar el
posicionamiento de la empresa en el mercado o en los
segmentos de mercado donde se quiere competir?

- Ejemplo:
* Cuota de mercado
* ndice de comparacin de precios
con los de la competencia

Perspectiva interna
Recoge indicadores de procesos internos que
son crticos para el posicionamiento en el
mercado y para llevar la estrategia a un buen
desarrollo.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Responde la pregunta de que tanto se ha
invertido en la mejora y el desarrollo de los
recursos humanos.
- Se refleja en la situacin futura y actual de la
empresa.

Otras perspectivas
Perspectiva proveedores.
Perspectivas del comportamiento de las
personas y de las acciones hacia la
comunidad.

ESQUEMA DE PERSPECTIVAS E
INDICADORES

MODELO GENERAL
Indicadores del cliente
indicadores avanzados.

PASOS A SEGUIR EN DISEO E IMPLANTACIN

DE UN CMI

QUE?

4.

Efectos/Impactos

Areas de intervencion

COMO?

PARA QUE?

Sistema de
Monitoreo

Rendir Cuentas,
Aprender,
Ajustar

Marco
Lgico

Definicin de
la estrategia

rbol de
objetivos

Priorizacin
de intervenciones

Lnea de Base

3.

2.

Areas de intervencion

Posibles Soluciones/Intervenciones

rbol de
problemas

Identificacin
de intervenciones

Anlisis de
situacin

Justificacin
del proyecto

1.
Realidades: Fortalezas/Problemas/Necesidades