Introduccin a Access

1. PARA QU SIRVE ACCESS?

no de los problemas ms cotidianos al que nos enfrentamos

en nuestra actividad laboral es el poder administrar la
distinta informacin que manejamos continuamente: informacin de
los proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas,
de los clientes, etc.
En muchos casos tenemos esa informacin bastante
desperdigada: en la agenda nos apuntamos la direccin y telfono de
los proveedores de material; en una aplicacin de contabilidad
incluimos los detalles de las facturas que expedimos a los clientes;
creamos una hoja de clculo para apuntar los pedidos a los
proveedores y otra para disponer de los detalles sobre nuestros
clientes...
La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un nico
sitio de toda esa informacin que manejamos cada da. Si necesitamos
modificar cualquier cosa, slo tenemos que hacerlo en la parte de la
base de datos adecuada.
As, si necesitamos disponer de informacin sobre proveedores,
consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir una
factura o albarn de pedido, utilizaremos un informe de la base de
datos.
Access es la aplicacin adecuada de Office para crear bases de
datos.
La misma idea tambin la podemos aplicar en casa. Seguro que
tienes libros, compact discs y pelculas, y muchas veces no es fcil
encontrar alguno de ellos.
Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos para
centralizar toda la informacin de nuestro catlogo de libros y dems
en una base de datos de Access.
De esta forma, podrs saber en qu estante est ese libro que
buscas o la pelcula que prestas a un amigo e incluso tambin ser
interesante apuntar qu amigo se la lleva, para tenerlo controlado.
Todo esto se podr guardar en la base de datos que crees con Access.
A lo largo de las lecciones iremos viendo cmo organizar la
informacin que queremos guardar en la base de datos, por lo que irn
apareciendo conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc.

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Introduccin a Access

Adems, tambin aprenderemos a extraer resultados de la

informacin almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajo
de introducir todo nuestro catlogo de pelculas, por qu no
aprovecharlo y disponer de un listado dividido por directores, actores,
gneros, etc.?
A la hora de estudiar cmo extraer informacin til de la base de
datos iremos conociendo conceptos como los de consulta, informes,
campos calculados, etc.
Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco ms
proporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otras
herramientas.
Y, como integrante de Office 2003, en Access tendremos la
posibilidad de compartir la informacin con el resto de aplicaciones.
As, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word para
invitar a la presentacin de nuestro ltimo producto a los clientes de la
base de datos que tenemos en Access.

As que, manos a la obra y empecemos a conocer esta potente

aplicacin de Office 2003.
2. INICIAR ACCESS

omo cualquier otra aplicacin Windows, Access se inicia a

travs del men Inicio.

Introduccin a Access

Aunque Access
se ejecuta
desde el men
Inicio, si lo
usas habitualmente,
es una buena
idea crear un
acceso directo
en el escritorio. As su inicio ser
ms rpido.

Al iniciar Access, aparece su ventana principal, con la que

trabajaremos a lo largo del curso.
A partir de este momento ya puedes crear o abrir una base de
datos, para lo que utilizars el Panel de tareas de la parte derecha de la
pantalla.

As, por ejemplo, podemos abrir un archivo de base de datos

existente o crear una nueva base de datos.
Si no conocemos la ubicacin del archivo de base de datos que
queremos abrir, podemos acceder a Herramientas - Buscar para
localizarlo. Esto es muy sencillo, ya que simplemente introduces algn
criterio de bsqueda (como, por ejemplo, parte del nombre de la base
de datos) y pulsas en el botn Ir.

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Introduccin a Access

En la figura anterior vemos que se han encontrado dos bases de

datos que se adaptan al criterio de bsqueda. Fjate que la extensin
de las bases de datos de Access es MDB.
Siempre que se abre una base de datos, Access nos avisa de que
puede darse el caso de que contenga cdigo capaz de daar el equipo,
como podra ser que contuviera un virus informtico.

Esto slo es una advertencia que debes tener en cuenta si la base

de datos que ests abriendo no es de confianza (por ejemplo, la has
obtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviado
algn desconocido por correo electrnico).
Normalmente abrirs tus bases de datos u otras provenientes de
alguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertencia
que hace Access.
Ahora Access ya est preparado para realizar cualquier tarea de
gestin de la base de datos abierta.
3. LA VENTANA PRINCIPAL

eamos los principales elementos de la ventana de Access.

La ventana principal se divide en tres partes:

rea
rea
rea

de comandos.
de trabajo.
informativa.

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El rea de comandos, en la parte superior de la pantalla, est

formada por:
- La barra de ttulo: en la que aparecer el nombre de la base de
datos con la que estamos trabajando si es que tenemos su ventana
maximizada.
- La barra de mens: para acceder a las funciones de Access por
medio de mens.
- Las barras de herramientas: situadas por debajo de la barra de
mens, contienen varios botones que permiten acceder rpidamente a
los comandos o funciones de uso ms frecuente.
Ten en cuenta que en muchos casos hay un botn de barra de
herramientas y un comando de men equivalentes. Puedes utilizar lo
que sea ms cmodo para ti.
En la zona central (rea de trabajo) figura la ventana de la base
de datos. La ventaja que tienen las bases de datos de Access es que
todos sus elementos se almacenan en un nico archivo de extensin
.mdb. El contenido de dicho archivo es el que puedes ver en esta
ventana.

A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, se

irn colocando en este rea de la ventana principal de Access.
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En la parte inferior (rea informativa) est la barra de estado,

en la que ir apareciendo informacin que sea til en funcin de la
tarea que ests realizando.
Mediante el cuadro de dilogo Opciones, disponible en el men
Herramientas, podemos configurar distintos aspectos de Access.
Dado que el nmero de fichas y opciones es grande, lo iremos
explicando conforme lo necesitemos.
Por ejemplo, puedes indicar si quieres que se muestre la barra de
estado, el panel de tareas al inicio, etc.

4. MENS CONTEXTUALES

parte del men principal de Access, tambin podemos

utilizar los mens contextuales.

Un men contextual aparece cuando se pulsa con el botn

derecho del ratn sobre un determinado objeto.
Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del objeto
sobre el que hemos pulsado, el men puede ser distinto. ste es un
modo rpido de acceder a las tareas ms comunes de un determinado
elemento.

Introduccin a Access

Por ejemplo, en el caso del men

contextual de una barra de herramientas
podremos indicar cules queremos que se
muestren en pantalla. Las que tienen el signo
son las visibles en ese momento. Fjate que
el Panel de tareas se trata como una barra de
herramientas ms.
En funcin de sobre dnde pulsemos con el botn derecho,
dispondremos de un men distinto.
Los mens contextuales son muy tiles, ya que en muchos casos
utilizarlos es la forma ms rpida de realizar una tarea. De todas
formas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un men
contextual, slo aquellos en los que tiene sentido.
Finalmente, con la opcin Salir del men Archivo finalizaremos
nuestro trabajo en Access. A diferencia de otros documentos de Office,
en Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenan
en el momento en que se realizan, no as los cambios en el diseo de
los objetos, como ya veremos.

NOTA A LA INSTALACIN DE ACCESS 2003

Access 2003 necesita que tu sistema tenga instalado
Microsoft Jet 4.0 Service Pack 8 o posterior para su
correcto funcionamiento. Esto te lo indica al abrir cualquier
base de datos si no lo tienes instalado.
Podrs obtener ms informacin al respecto en la ayuda de
Access (buscando el tema service pack).
Para instalar este componente adicional, puedes acceder a la
pgina web:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=
2deddec4-350e-4cd0-a12a-d7f70a153156&displaylang=es
Ten en cuenta que esta direccin puede cambiar a lo largo del
tiempo, por lo que si no funciona, debers realizar una
bsqueda del Service Pack en el centro de descargas de
Microsoft.

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