CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

ANTECEDENTES

Histricamente, siempre se pens que la responsabilidad del control

fsico de los Activos Fijos deba recaer en el Departamento Contable,
quien no respondi adecuadamente a la importancia que tiene un control
de los mismos, limitndose a un registro contable global de las
adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos
del clculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace
que el
Control de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la
Gerencia de Administracin y Finanzas como encargada y responsable de
un control fsico y contables, pues con ello podr:

Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la

responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus
costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se
pueden asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de
Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en
Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas.

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INTRODUCCION

Los activos fijos constituyen una parte importante en toda institucin los
mismos que se encuentran valorados y asignados a personas responsables
dentro de la institucin; siendo esta la consideracin, se estima necesario la
existencia de un sistema de control de inventarios de los activos fijos dentro
de una institucin, ya que su inexistencia provocar: una inadecuada
utilizacin; traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y
mantenimiento as como tambin evidenciar una falta de planificacin y
provisin; lo que ha constituido uno de los principales y recurrentes
problemas en muchas entidades.
Con el control de los activos fijos ayuda a todo el personal que directa o
indirectamente se benefician de esta la institucin para crear un modelo
econmico social que le d a la sociedad su importancia individual y
colectiva.
En el mundo empresarial donde se ocasiona la prdida y desgaste de un
activo fijo, es cuando no se controla si son utilizados de la manera correcta o
de forma irresponsable ya que en muchas oportunidades se realiza la
compra o cambio de un activo fijo pero no se determina de forma exacta la
justificacin, para tal compra o cambio se debe realizar investigaciones
sobre el bienestar de la Institucin de acuerdo a sus necesidades.

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CAPITULO I
ACTIVOS FIJOS
I.1

DEFINICIN
Son todos aquellos bienes materiales e inmateriales, adquiridos por la
empresa que van a ser usados para el desarrollo de sus actividades,
con las siguientes caractersticas:
1. Son propiedad de la empresa.
2. Son de naturaleza permanente.
3. Estn destinados para el uso de las operaciones propias de la
empresa y no para la venta.
4. Tienen un valor considerable

I.2

ACTIVO TANGIBLE: Se refiere a bienes concretos que se pueden ver,

apreciar, tocar, etc., los que tienen una vida til (inicial) mayor a un
aos, que son utilizados por la entidad en sus operaciones. De
acuerdo a su valor en el tiempo, Se clasifican a su vez en:
a) Bienes no sujetos a depreciacin: Estos bienes no bajan de
valor con el transcurso del tiempo. El ejemplo ms claro de este
tipo de bienes son los terrenos.
b) Bienes sujetos a depreciacin: Son los bienes que se
deprecian, de larga duracin que tienen deterioro durante el
tiempo. Esto hace que disminuya su valor peridicamente.
Ejemplos de este tipo son: los edificios, maquinaria y equipo,
equipo de trasporte, muebles y enseres, herramientas, etc.
c) Recursos naturales: Estos activos se agotan a medida que se
hace la explotacin, estn sujetos a agotamiento y por lo mismo
son recursos no renovables; constituyen el objetivo principal de la
entidad extractiva. Ejemplo: fondos mineros, bosques, pozos
petrolferos, minas, etc

I.3.

IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS EN UNA EMPRESA

El control de activo fijo se basa en mantener un registro fiel del
mobiliario y equipo de una empresa o institucin - sillas, mesas,
computadoras, maquinaria, vehculos, herramientas, inmuebles, entre
otros. Cuanto mas grande sea la institucin mayor ser la necesidad
de llevar un registro correcto de cada bien.
Este control es necesario debido a que una parte importante el valor
contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.
Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas
pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los
impuestos a pagar.
De acuerdo con las leyes de diferentes pases el nivel de depreciacin
es una funcin de la vida til de cada articulo. Es necesario llevar el
control, ya que cada bien tiene un periodo diferente de depreciacin por ejemplo en Per:
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CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

I.4

COMO SE RECONOCE UN ACTIVO?

Un activo fijo se reconoce de dos formas cuando:
1. Es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios
econmicos asociados a los activos y el costo del activo pueda ser
determinado confiablemente.
2. Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su
costo,.
El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo,
comprende el precio de compra incluidos aranceles de importacin y
los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la
adquisicion, asi como cualquier costo directamente relacionad en
servicio del activo para el uso destinado que corresponde.

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CAPITULO II
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
II.1

EL CONTROL DE ACTIVO FIJO

Se basa en mantener un registro fiel del mobiliario y equipo de una
empresa o institucin - sillas, mesas, computadoras, maquinaria,
vehculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto mas grande
sea la institucin mayor ser la necesidad de llevar un registro
correcto de cada bien.
Este control es necesario debido a que una parte importante el valor
contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.
Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas
pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los
impuestos a pagar.
La Depreciacin es la distribucin sistemtica del desgaste en el que
estn sometidos activos durante su vida til.
Los porcentajes de depreciacin de acuerdo con el artculo 22 del
Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta D.S. N 122-94-EF, son
los siguientes:

BIENES
Edificios y construcciones
Maquinarias
Maquinarias en actividades mineras petroleras y de construccin
Muebles y Enseres
Vehculos de transporte
Equipos de procesamiento de datos
Ganados de trabajo y reproduccin, redes de pesca

II.2

%
3%
10
10
10
20
25
25

EL CONTROL DE ACTIVO FIJO TANGIBLE

Es importante en las empresas para verificar que todos los
componentes de este rubro operen de manera satisfactoria. El
departamento de administracin es el encargado de vigilar cada uno
de los componentes para evitar malos manejos por parte de los
trabajadores. El adecuado control de activo fijo sirve para observar el
funcionamiento de algn activo y detectar oportunamente fallos o
anomalas de este bien en el transcurso del tiempo.
Control contable. Existen muchos mtodos de control contable
pata
las
inversiones en activos fijos, pero la informacin bsica que se
requiere
para
una
buena administracin es como sigue:
Nombre y clave
Tipo del activo
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Fecha de adquisicin
Fecha de traspaso
Fecha de baja
Localizacin
Costo en moneda nacional y extranjera en su caso
Valor de desecho
Tasa de depreciacin
Depreciacin mensual y acumulada (fiscal)
Depreciacin mensual y acumulada (contable)
Valor en libros pendiente de depreciar
Departamento responsable
La identificacin en el activo se hace generalmente con placas,
calcomanas o cualquier otro medio, para poder verificar
fsicamente los bienes contra los auxiliares de contabilidad. Se
requiere flexibilidad en el cdigo del activo para que pueda agruparse
por departamento, tipo de activo, fecha de adquisicin, localizacin,
etctera.
Control fsico. Para ejercer control fsico sobre los bienes es
necesario llevar a cabo inventarios peridicos, los cuales deben
cotejarse con los auxiliares de las cuentas de control. Los activos
deben estar identificados con el cdigo del activo que fue asignado en
la fecha de su compra o en su puesta en servicio. La identificacin
fsica contra los auxiliares del activo debe ser sencilla y fcil
II.3

PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO, O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.
Quizs una de las principales actividades que tiene que ver con el
xito o fracaso de un buen control de activo fijo, consiste en la
logstica a implementar en el da a da, es decir con la parte operativa
de poder establecer mecanismos de control que nos den la confianza
de que todo lo concerniente a dicho control se est realizando de la
mejor manera.
En la prctica se necesita una buena dosis de comunicacin, buena
voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el
debido proceso. Esto se complementa con el uso responsable de parte
de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las
entradas y salidas del activo fijo.

II.3.1 ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.

Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras
de la empresa son dados de alta e incorporados al inventario de la
dependencia correspondiente, una vez se verifican los datos, se le
asigna un nmero, inclusive se le etiqueta con su cdigo de barras y
posteriormente es enviado a la dependencia donde ser utilizado para
fines administrativos o en su caso para los procesos productivos. De
esta documentacin una copia le queda al departamento de auditora,
otra para el departamento de contabilidad y otra para la gerencia
administrativa.

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Todas las entradas por concepto de reparacin, permuta o prstamos

deben ser tramitadas por los encargados de las dependencias con la
gerencia administrativa y comunicar de esto mediante informe escrito
al
departamento
de
auditora
y
contabilidad.
El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos,
permite tener actualizados los registros de inventarios.
FICHA DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

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SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de

tener los informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier
anomala que tenga que ver con el uso y cuido de las unidades de
transporte.
SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA
MANERA DE CONTROL.
Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de
transporte, el cual de acuerdo a la actividad econmica, resulta vital e
imprescindible. Claro est, que este tipo de activo fijo necesita de
mecanismos de control que estn acordes a una realidad que establezca
responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y mantenimiento
adecuado para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones
para su uso.
Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del
departamento de contabilidad y auditora, mediante informe avalado por la
gerencia administrativa. Esta normativa permitir llevar un buen control de
todos los bienes de activo fijo que la empresa posea a una fecha
determinada.

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II.4

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO (SOFTWARE)

El sistema de Administracin de Activo Fijo tiene como propsito el
administrar todos los movimientos del activo fijo de la Empresa; desde
la adquisicin hasta la desincorporacin. Debe controlar centros de
costo, las ubicaciones, los responsables, manejar los seguros,
programar los mantenimientos, Aplicar la depreciacin fiscal y
contable del activo fijo, Imprimir etiquetas de activos fijos con cdigo
de barras, para auditar peridicamente el inventario con la terminal
porttil. En resumen debe controlar al detalle la totalidad de
movimientos de cada objeto considerado como activo fijo. En el rea
de control se debe poder consultar los movimientos en todo momento
para evitar fugas y perdidas de los mismos.
El software debe controlar las siguientes funciones:
Activos fijos - Sirve para registrar activos fijos, mejoras y/o
adaptaciones, y emitir reportes por diferentes caractersticas.
Transferencias - Tiene como propsito registrar y emitir
transferencias de activos fijos a centros de costo y ubicaciones.
Resguardos - Su finalidad es registrar e imprimir los activos fijos de
cada responsable.
Seguros - Se usa para registrar las plizas que aseguran a cada
activo fijo con monto asegurado y prima.
Mantenimiento - Sirve para registrar el costo histrico de
mantenimiento preventivo y correctivo de activos fijos.
Depreciacin fiscal - Tiene como propsito generar los reportes de
depreciacin fiscal y los promedios para el impuesto al activo.
Depreciacin contable - Su finalidad es generar los reportes de
depreciacin con valores histricos y valores actualizados, para
emitir la pliza contable.
Inventario - Se usa para recolectar el inventario fsico de activos
fijos con la terminal porttil, y emitir reportes de activos fijos:
faltantes, digitados, movidos y no identificados.
Desincorporacin - Sirve para registrar la desincorporacin o baja
de activos fijos.
Catlogos - Tiene como propsito registrar los diferentes catlogos
del sistema.
VENTAJAS

Recolectar el inventario fsico de activos fijos de manera gil y

rpida
Automatizar el clculo de la depreciacin para incluirla en los
reportes contables mensuales y anuales.
Incrementar la productividad de los encargados para cumplir con
fechas lmite.

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FUNCIONES DEL PROGRAMA

Un programa de Activo fijo debe contener por lo menos las siguientes
caractersticas dentro de su operacin normal.

Activos fijos - bsquedas por clave, descripcin, tipo, familia, marca,

proveedor, factura, clase, uso, nivel de obsolescencia, estado fsico, No
identificados, Mejoras y /o adaptaciones.
Transferencias - Activos fijos por centro de costo, ubicacin, sin
ubicacin, Relacin por activo fijo.
Resguardos - Activos fijos por responsable, Activos fijos sin responsable,
Relacin por activo fijo.
Seguros - Plizas de seguros, Activos fijos asegurados, Activos fijos no
asegurados.
Mantenimiento - Programa de mantenimiento, Activos fijos con costo,
Activos fijos sin costo.
Depreciacin fiscal - Deduccin inmediata, Depreciacin de activos
fijos, Activos fijos por depreciar, Activos fijos depreciados, Activos fijos
desincorporados, Promedios para impuesto al activo.
Depreciacin contable - Deduccin inmediata, Depreciacin de activos
fijos, Activos fijos por depreciar, Activos fijos depreciados, Activos fijos
desincorporados
Inventario - Inventario fsico, Estado de activos fijos, Activos fijos
faltantes, Activos fijos digitados, Activos fijos movidos, Activos fijos no
identificados, Estado por responsable.
Desincorporacin - Programa por caractersticas, Programa por
antigedad, Activos fijos desincorporados

CATLOGOS
Dentro de la operacin normal, un usuario debe de poder acceder a los
siguientes mdulos.
Configuracin
Claves de acceso
Familias de activos fijos
Marcas de activos fijos
Proveedores
Centros de costo
Ubicaciones
Ubicaciones de centros de costo
Responsables
Indices Nacionales de Precios al Consumidor
Tipos de activos fijos
Porcentajes de depreciacion fiscal
Porcentajes de depreciacion contable
Monedas.

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FLUJOGRAMA DE CONTROL DE ACTIVOS

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CONCLUSIONES
El proceso de Control de Activo fijo es una tarea que consume mucho
tiempo y por ello es necesario el automatizar el proceso. Las aplicaciones
se centran en el control de depreciaciones de los artculos y la correcta
valuacin de una empresa por mtodos contables.
El control de activo fijo se basa en mantener un registro fiel del mobiliario
y equipo de una empresa o institucin - sillas, mesas, computadoras,
maquinaria, vehculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto ms
grande sea la institucin mayor ser la necesidad de llevar un registro
correcto de cada bien.
Este control es necesario debido a que una parte importante el valor
contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.
Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas pueden
depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los impuestos
a pagar.
De acuerdo con las leyes de diferentes pases el nivel de depreciacin es
una funcin de la vida til de cada artculo. Es necesario llevar el control,
ya que cada bien tiene un periodo diferente de depreciacin - por
ejemplo en Per
El proceso de Control de Activo fijo es una tarea que consume mucho
tiempo y por ello es necesario el automatizar el proceso. Las aplicaciones
se centran en el control de depreciaciones de los artculos y la correcta
valuacin de una empresa por mtodos contables.
El control de entradas y salidas de una empresa es muy importante no
importa la naturaleza de la empresa puede ser comercial industrial, etc.
Porque es ah donde se cuenta la realidad del activo de una empresa.
Para el buen control del activo la empresa debe contar con ciertos grupos
de personas que son las encargadas de velar la correcta administracin
de los activos. Ejemplo. Estn jefes encargados de la dependencias o
unidades productivas, personal del departamento de contabilidad,
personal de auditoria interna. Ellos realizan cada paso indicado
trabajando en su orden y procedimiento legales.
En la prctica del control del activo es necesario una buena dosis de
comunicacin, buena voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la
normativa
y
seguir
el
debido
proceso.
Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas
encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas
del activo fijo.

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ANEXO
CASO PRCTICO

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