Versin: 02

MANUAL DE SEGURIDAD, SALUD EN

EL TRABAJO Y AMBIENTE
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO:
PCLP-SSTA-003

Fecha versin: Marzo 2014

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1. OBJETO
Establecer las pautas para asegurar el adecuado control de los documentos
tanto generados internamente como los de origen externo empleado en los
diferentes procesos de LP INGENIERA SAS., a travs de mtodos
adecuados para su identificacin, revisin, aprobacin y disponibilidad en
versiones actualizadas.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a los documentos, registros y datos
internos y externos que conforman el Sistema de Gestin en Seguridad,
Salud en el trabajo y Ambiente SG SSTA de LP INGENIERA SAS.
3. DEFINICIONES
Documento. Informacin presentada en forma impresa, medio magntico o
audiovisual para establecer disposiciones y/o para facilitar el registro de los
datos del SG SSTA.
Registro. Es todo documento que contiene evidencias de las actividades
ejecutadas o datos tomados durante el desarrollo de los diferentes procesos
del SG SSTA. Por lo tanto, pueden ser los formatos una vez diligenciados,
los informes (como los de gestin), las actas o las fotografas.
Documento controlado. Son todos los documentos que se someten a
todos los controles descritos en este procedimiento para garantizar la
integridad de las acciones tomadas con base en los mismos.
Copia controlada. Son las copias de trabajo que se suministran en
reemplazo del documento original siguiendo el procedimiento para control
de documentos. El sello ser en original, colocado en la primera pgina del
documento.
Copia no controlada. Son las que se suministran con el nico propsito de
informacin de referencia y no deben usarse para otro fin distinto.
Documento obsoleto. Es un documento que perdi su validez y no debe
ser utilizado.
Listado Maestro. Registro de los documentos y/o registros controlados del
SG SSTA.
Documento externo (DE). Todo documento que no es generado por la
empresa y que afecta el SG SSTA.
Procedimiento (PC). Documento que especifica cmo desarrollar los
procesos sistemticamente.

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Programa
(PG).
Documento
que
establece
las
indicaciones,
procedimientos, instructivos, monitoreo, registros, etc. de actividades
desarrolladas para el funcionamiento de la empresa.
Formato (FO). Formularios o plantillas que se utilizan para reportar
informacin de los sistemas de gestin de la empresa, (SG SSTA). Nota: Los
formatos una vez diligenciados se convierten en registros.
Manual (MN). Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de
procesos, manual de procedimientos, manual de instructivos, etc., siendo el
manual de SSTA el documento que especifica el Sistema de Gestin de en
Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente SG SSTA de la empresa.
Documentos Generales (DG). Documentos que establecen el
funcionamiento y propsito de la empresa, sus compromisos u objetivos,
tales como: organigramas, red de procesos, polticas, objetivos SSTA o
matriz de cumplimiento, misin, visin, estrategias, metas, indicadores,
principios y valores corporativos, reglamentos, listado general de mquinas
equipos, herramientas e insumos, presupuestos, planos de la empresa y sus
diferentes sedes (si presenta), matrices de peligros y riesgos, matrices de
gestin ambiental, etc.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Coordinador SSTA. Es el responsable de cumplir y hacer cumplir el
presente procedimiento, garantizando la completa identificacin, difusin,
acceso, proteccin, almacenamiento y disposicin final de los documentos y
registros internos y externos del SG SSTA.
4.2 Responsable (s) de documentos. Son las personas encargadas de la
debida utilizacin de los documentos y registros del SG SSTA, garantizando
su revisin permanente e informando al Coordinador SSTA sobre los cambios
o modificaciones que puedan aplicar a los documentos. Durante el uso de
los documentos y registros pertinente de su rea o proceso se
responsabilizaran de la debida proteccin y almacenamiento temporal hasta
su entrega final al Coordinador SSTA.
4.3 Gerente General. Es el encargado de aprobar todos los documentos
internos del SG SSTA, y garantizar la aplicacin correcta del presente
procedimiento a partir de la destinacin de recursos fsicos, tcnicos,
tecnolgicos y financieros para el debido acceso, proteccin,
almacenamiento y disposicin final de documentos y registros.
5. CONTENIDO
5.1 RECOMENDACIONES GENERALES
Brevedad. Se recomienda presentar el texto en la forma ms clara y
concisa posible, resumiendo lo indispensable, es decir, incluyendo las
explicaciones estrictamente necesarias.

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Uniformidad en la terminologa. Todo documento, registro y datos deben

ser comprensibles por cualquier persona evitando los trminos en otros
idiomas y si se trata de palabras muy especializadas, se recomienda
definirlas inmediatamente despus del objeto y alcance del documento. Se
recomienda utilizar siempre un mismo trmino para un mismo concepto y
emplear los smbolos, abreviaturas y unidades establecidos en el
procedimiento para el control de documentos, registros y datos
correspondiente.
Ilustraciones y ejemplos. Siempre que sea aplicable, es recomendable
incluir ilustraciones y referenciar los formatos aplicables con el fin de dar
mayor claridad al texto. Se sugiere emplear ejemplos cuando permitan
garantizar la comprensin del documento.
5.2 TIPOS DE DOCUMENTOS
Manual de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (MN)
Procedimientos (PC)
Programas (PG)
Formatos (FO)
Documentos externos (DE)
Documentos generales (DG)
5.3 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS
Logotipo. Se ubicara en la parte superior izquierda y ser el mismo que
utiliza LP INGENIERA SAS como smbolo que identifica la empresa a nivel
comercial.
Ttulo. Debe definir en la forma concreta posible el tema al cual se refiere
el documento. El ttulo debe ser en mayscula, tipo de letra Tahoma 10, y en
negrita. Siempre aparecer antes del ttulo la leyenda MANUAL DE
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Cdigo del documento. Es una codificacin que consta de cuatro partes.
La primera indica el tipo de documento segn el numeral 4,2 del presente
procedimiento, la segunda son las iniciales del nombre de la empresa, la
tercera el tipo de proceso y/o Sistema de Gestin, y la cuarta al consecutivo
en su gnero. Ejemplo: CDIGO: PLP-SSTA-001.
Tipo de Documento
LP INGENIERA
Manual
Procedimiento
Programa
Formato
Documento Externo
Documento General
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
Numeracin Consecutivo

Cdigo
LP
MN
PC
PG
FO
DE
DG
SSTA
000

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Numeracin Adicional al Mismo Consecutivo

000-0

Versin. Se refiere a la ltima emisin, modificacin o cambio de fondo del

documento. Se coloca a dos dgitos segn numeracin consecutiva. La
versin original del documento se considera 01, Ejemplo: Versin: 01.
Fecha versin. Indica la fecha de la ltima emisin, modificacin o
cambio de fondo del documento. Es la fecha de aprobacin del documento
original y/o de los cambios realizados sobre el mismo. Se coloca el mes y el
ao, el mes se escribe completo y al lado los dgitos completos del ao
(20XX). Ejemplo: Fecha versin: Diciembre 2015.
Pgina: X de XX. Se indica el nmero de la pgina correspondiente al
documento, con respecto al total de pginas que tiene el mismo. Ejemplo:
Pgina: 1 de 12. Cuando se trate de documentos extensos y principalmente
documentos en Excel no se especificar dentro del encabezado las pginas
de los mismos.
Los documentos externos se manejaran de forma independiente en un
listado maestro de documentos externos conservando el orden consecutivo
de todos los documentos del SG en SSTA.
Contenido. Los documentos deben tener una estructura definida la cual
debe aplicarse por igual dependiendo del tipo de documento. Por ejemplo,
los procedimientos deben tener los siguientes componentes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Objeto
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Contenido
Documentos relacionados
Registros
Anexos

Ahora los programas deben guardar la siguiente estructura:

1. Objeto
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Contenido
6. Cronograma de actividades
7. Indicadores
8. Documentos relacionados
9. Registros
10. Anexos

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Los formatos y documentos generales no tienen una estructura definida, ya

que depende de la necesidad para la cual son creados. Los manuales, guas,
instructivos y planes tienen una estructura similar a la empleada para los
procedimientos: objeto, alcance, definiciones, documentos de referencia,
desarrollo, anexos. Los reglamentos se deben estructurar por captulos y
artculos, dependiendo de la complejidad y extensin del cada documento
(todos los artculos son consecutivos), y por lo general deben ser publicados
en los lugares de trabajo.
5.6 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS INTERNOS
Elaboracin, revisin, aprobacin y emisin. Todo documento que se
considere como parte del SG SSTA debe ser sometido a revisin por parte
del responsable del proceso o actividad que genera el documento, y ser
aprobado por el gerente general.
Se anotaran los cargos responsables de la elaboracin, revisin y
aprobacin de los documentos del Sistema de Gestin en las casillas
correspondientes ELABORADO POR, REVISADO POR, APROBADO POR que se
encuentran en el listado maestro de documentos y registros.
Difusin. De todo documento que se apruebe y emita en LP INGENIERA
SAS, el Coordinador de SSTA publica una copia en una carpeta en medio
fsico pblica llamada FORMATOS EN BLANCO SG-SSTA ubicada en el
puesto de trabajo del Coordinador SSTA. Estos documentos sern
fotocopiados por los responsables de su diligenciamiento. En cuanto a la
informacin en medio magntico se mantendr custodia por parte del
Coordinador SSTA, quien tendr la responsabilidad de mantener en los sitios
de trabajos las versiones actualizadas de todos los documentos del Sistema.
Cualquier persona dentro de la empresa o parte interesada (Ejemplo:
Cliente, Proveedor, Entes gubernamentales u Organismo certificador) que
requiera una copia de un documento interno de la empresa debe solicitarlo
exclusivamente al Coordinador SSTA, quien tramita su aprobacin o no por
parte del Responsable del documento. En caso afirmativo, emite la copia y
la identifica con la leyenda Copia no controlada, lo cual significa que la
empresa no se hace responsable por enviarle copia actualizada al momento
de un cambio.
Acceso a la documentacin. El personal autorizado para acceder a la
informacin tanto en medio magntico como en fsico del Sistema es:

Coordinador SSTA
Asesor SSTA
Gerente General

Estas personas tendrn bajo custodia una clave para acceder a la

informacin en medio electrnico en la carpeta central del Sistema, la cual
ser intransferible y de uso exclusivo cuando no se encuentre en las
instalaciones el Coordinador SSTA.

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Proteccin y almacenamiento. Los documentos originales y registros son

archivados por el Coordinador SSTA en el Archivo Central del SG-SSTA en la
oficina del Coordinador SSTA en donde se mantienen en ambiente con aire
acondicionado, aseado y fumigado peridicamente para garantizar su
adecuada conservacin. Se proteger la informacin en medio magntico de
su posible eliminacin a travs de BACK UP en el PC del Coordinador SSTA,
copias autorizadas en USB, CDs, Disco duro porttil, y se utilizar
programas de proteccin de informacin como GOOGLE DRIVE u otros (si se
requiere). Los documentos que se consideran extensos y de difcil impresin
como matrices, tablas muy grandes, etc. no necesitan imprimirse, slo se
mantiene el archivo magntico. Los originales en medio electrnicos son
archivados en una carpeta llamada RUC LP ING SAS ubicadas en el
escritorio del computador del gerente compartido con el computador
asignado al Coordinador SSTA, la cual estar protegida con clave de acceso
conocida por ambos.
Revisin y disposicin final. Cualquier Funcionario en LP INGENIERA SAS
que considere necesario actualizar
un
documento, debido
a
modificaciones en las responsabilidades del personal, en el uso de mtodos,
equipos o tecnologa, entre otras razones, puede solicitarlo al Coordinador
SSTA mediante un e-mail o comunicacin escrita indicando como mnimo el
nombre y cdigo del documento, el objetivo del cambio y el nombre y cargo
del Solicitante.
El Coordinador SSTA evala la solicitud y tramita su aprobacin o no ante el
responsable del documento, quien en todo caso le remitir su decisin al
Coordinador del Sistema quien incorporar los cambios pertinentes.
En el Listado Maestro de documentos y registros en la casilla de REGISTRO
DE CAMBIO, se registraran todas las modificaciones que se realicen a los
documentos y registros. En la versin inicial del documento (Versin: 01) se
colocar Emisin inicial del documento.
Una vez aprobado el cambio, se incluye el cambio en la casilla de
REGISTRO DE CAMBIOS en el listado maestro de documentos y registros, y
se modifica la fecha de vigencia y el nmero de la versin tanto en el listado
maestro como en el documento original.
NOTA: Las versiones anteriores de los documentos, tanto internos y
externos, debern guardarse una copia en una carpeta en medio magntico
con el nombre de Versiones Anteriores. Los documentos y registros en
medio fsico, una vez que cumpla el tiempo de retencin debern
trasladarse a un caja marcada con la leyenda DOCUMENTOS OBSOLETOS
los cuales deben permanecer en una oficina debidamente acondicionada
por espacio de 10 aos, y al cabo de este tiempo se procede a destruirlos
guardando una lista minuciosa de los archivos destruidos. Las copias de los
documentos y formatos en medio fsico tanto diligenciados como en blanco
debern utilizarse como material reciclable (en caso de no deterioro) o
destruirse en caso de deterioro o impresin en ambas caras, o se pueden
conservar para posterior reciclaje.

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Listado maestro. Cada vez que se emita un nuevo documento o se

actualice uno existente, el Coordinador SSTA ajusta el Listado maestro de
documentos generados internamente.
5.7 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO
Responsabilidades. El responsable del control y difusin de los
documentos de origen externo ser en todo momento el Coordinador SSTA.
Los responsables del diligenciamiento de formatos y uso de documentos
externos deben informar al Coordinador SSTA sobre la tenencia de los
mismos
Consecucin, actualizacin y difusin. El responsable de documentos
de origen externo define la fuente de informacin para garantizar la
disponibilidad de documentos permanentemente actualizados; asimismo,
informa mediante e-mail o comunicacin escrita a las personas que lo
requieran segn sus responsabilidades en el SG SSTA, dejando constancia
de la confirmacin de su recibo, la cual mantiene en el respectivo archivo de
su rea.
NOTA: Al momento de recibir la copia de un documento actualizado, cada
receptor debe destruir el anterior. En caso de considerarlo necesario, el
Coordinador SSTA incluye el documento en la carpeta de versiones
anteriores.
Listado maestro. Cada vez que se adquiera o actualice un documento de
origen externo que requiera ser controlado, el Coordinador actualiza el
respectivo Listado maestro de documentos de origen externo el cual
tendr la misma estructura del listado maestro de documentos internos.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NTC-OHSAS 18001:2007 Numerales 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
NTC-ISO 14001: 2004 Numerales 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
Gua RUC CCS Vigente Numeral 2.1
7. REGISTROS
Listado maestro de documentos y registros
Listado maestro de documentos externos
8. ANEXOS
N/A