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Ho>sp~aU
S""--'rt Bc>l-var

Proceso

I Auditora:

. Fecha de la Auditoria:

ACTA DE VALIDACiN DE RESULTADOS DE LA

AUDITORIA
GESTiN PBLICA Y AUTOCONTROL

Abril 9-22 de 2014

Asistentes

Gabriel Henao - Profesional Activos Fijos

Mary Luz Muoz - Jefe OGPA

el 25 Abril de 2014 y se definiron los planes de mejoramiento

el 28 de Mayo de 2014.

Ludivia Castro Guerrero

Temas a tratar en la reunin:

1. Los auditores le explican a los asistentes

de la reunin que las observaciones

2. Los auditores hacen la presentacin de los resultados

implicados directamente con el rea/proceso/actividades
3. Los auditores

Versin:

O~G<:::)<iI.OTAD.C.

_:':~-~;.;?:~~i~~;u:";;~i:-

Activos fijos

Se comunic

Auditor:

..,_O ...L.C>IA-MAVO.._

006

1=============================~:========9

Fecha del Acta:

a la reunin:

Codigo:GCI-FO-140-

exponen las recomendaciones

a discutir corresponden.a

de las pruebas de auditoras

auditadas.

generadas

producto de la auditoria,

realizadas

hallazgos de auditora y/u oportunidades

en el mes de Abril de 2014 a los funcionarios

a ser consideradas

por la administracin.

4. Los funcionarios implicados directamente identifican y se comprometen a realizar los planes de accin necesarios
observaciones generadas producto de las audltorias, estableciendo las fecha limite de remediacin.

2014/05/28

de

para prevenir y/o corregir las

Pgina 1 de 11

"_o"

"

"

"-...--"'

De acuerdo con la caracterizacin de controles realizados en el proceso de Activos Fijos, observamos que las
siguientes actividades de control a cargo del Lder del Proceso de Activos Fijos (Profesional de Activos Fij6s):
1. Revision,codif'"tcadonde los bienes e ingreso de la informacion en el sistema Hipocrates, datos del activo, ubicadn, centro de
costos, responsable
;

Observacin

2. Crea cuenta de deprecacion, generar rrovimento del activo, actualizar rrovinientos - notas contables
3. Ejecutar interface
4. Recibe corrorobante, confirma fisicarrente e identifica el activo ~ verifica el estado
5. Grava nueva ubicacin, centro de costos, responsable, actualiza nueva depreciaciony actualiza rrovjmentos
6. Soportar asientos contables, generar reporte contable',a,~c.h.ivarsoportes"
'
7. Recibe corrprobante, confirma fisicarrente e identifICa el activo y recibe conceptotecnico daodel equipo.
8. Consolidar reporte, presentar para aprobadon de retiro de los bienes
9. Autoriza reazar rrovrnentos - se proyecta necesidad de retiro de los bienes
10. Confronta accion de retiro y gestiona el permso de retiro lSico
Adicionalmente,
en el mapa de riesgos se observ que se identific el riesgo GFT.R.9. Retencin de informacin para
el manejo de bienes: Se presenta cuando los funcionarios de la entidad retienen informacin vital para el manejo de los
bienes de la institucin
Ley 87 de 1993 Art. 12 Literal g, Verificar los procesos relacionados
sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos

Criterio

con el manejo de los recursos,

que sean necesarios.

bienes y los

Gua de Auditora para entidades Pblica (DAFP): Como actividad de control clave esta: "Segregar: Separar las
responsablltades
incompatibles que puedan crear la posibilidad para una accin no deseada (Ej.: Separar la autoridad
de firmar cheques, de ia autoridad para hacer aprobaciones de pagos),"

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1, Se sugiere identificar y implementar una adecuada segregacin de funciones respecto a la custodia, registro de
entradas y salidas en el Kardex, contabilizacin, control y conciliacin de los activos, de tal manera que no sea el '
mismo servidor publico quien lleve a cabo todas las fases de la operacin.
2. Se sugiere identificar y evaluar los riesgos que se puedan generar por no haber una adecuada segregacin de
funciones en el rea de activos fijos, definiendo los controles que se deban realizar para mitigar estos posibles riesgos.

Plan de Accin

Recomendacin
1:
- La razon por la que hay esta concentracion de actividades I funciones es porque se requerian lideres de modulos en
Hipocrates, por lo que activos fijos bajo la responsabilidad de Sobgerencia administrativa quedo bajo la responsabilidad
de [a parte contable y administrativa. Por modulo si esta separado y no se pueden hacer movimiento contables sin estar
matriculados administrativamente.
No se realizar traslado de funciones o actividades contables a la Subgerencia
Financiera dado que no se puede separar la responsabilidad de registro adiciones o retiros contables en el modulo de
Hipocrates.
- Revisar y actualizar los procedimientos de Activos Fijos ralacionados directamente con la parte financiera.
Recomendacin 2: Identificar y actualizar los posibles riesgos relacionados con segregacin de funciones del proceso
de Activos Fijos a incluir en la Matriz de Riesgos.
1'.;

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacir

31 de Julio de 2014
Lder del Grupo Funcional

de Activos Fios y SubGerente

2014/05/28

Adminitrativa

Pgina 2

-'o,

2 Observacin

No se observaron las evidencias de asignacin de los bienes entregados de las oficinas que a continuacin relaciono, y
que de acuerdo al procedimiento GFT-PR-270-002:
Permanencia de bienes devolutivos, Numeral 7,3 Matriz (cuadro de
autoridades y responsabilidades),
de acuerdo a las actividades se debe confirmar: comprobante, constatar la existencia
del activo y registrar en los formatos FO-270-001 al 270-010, adems identificar el activo, verificar el estado, grabar
nueva ubicacin, grabar nuevo centro de costos, grabar nuevo responsable en el sistema Hipcrates modulo de activos
fijos.
1. Controllntemo
Disciplinario (Jefe CID)
2. Gestin publica y Autocontrol (Jefe OGPA)
3. Contratacin (Uder de Contratacin)
4. Grupo Funcional de Calidad (Lder)
15 Fi!';j

Criterio

v Rph;:hilit;:dn

l.lpfF'\

1. Procedimiento GFT-PR-270-002:
Permanencia de bienes devolutivos, Numeral 7,3 Matriz (cuadro de autorides y
responsabilidades),
de acuerdo a actividades se debe confirmar comprobante, constata la existencia del activo y la
registra en formatos FO-270-001 al 270-010, adems identificar el activo, verificar el estado, grabar nueva ubicacin,
grabar nuevo centro de costos, grabar nuevo responsable en el sistema Hipcrates modulo de activos fijos.
2. CIRCULAR CONJUNTA 02* DE 2003: Deberes de las entidades en la administracin y cuidado de los bienes;
responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios pblicos por prdida o dao de los bienes a su cargo. Con la
finafdad especfica de obtener el resarcimiento del bien o su valor equivalente por causas de prdida, dao o deterioro

cuya responsabilidad se impute al funcionario que lo tena legalmente a su cargo, se exige a los rganos encargados
de adelantar el proceso disciplinario (por omisin o extralimitacin de los numerales 21 y 22 del artculo 34 de la Ley
734 de 2002), que en la parte considerativa de la providencia se indique el deber que le asiste a la entidad
correspondiente de adelantar las acciones del caso contra el responsable, a fin de obtener la compensacin a que
haya lugar y al funcionario involucrado, la devolucin, reparacin o restitucin del bien, no a ttulo de sancin, la cual
produce efectos atenuantes en la graduacin de la sancin disciplinaria.
Hallazgo

2014/05/28

Pgina 3 de 11

ff

1. Asegurar que los activos entregados a los funcionarios y/o contratistas cuenten con la evidencia de responsabilidad
generada a partir del momento en que los funcionarios / contratistas reciben formalmente cada bien .
2. Se sugiere identificar y evaluar los riesgos que se puedan generar por la carencia de evidencia de responsabilidad
por custodia de los bienes recibidos por cada funcionario / contratista, definiendo los controles que se deban realizar
loara mitigar estos posibles riesoos.

~.

Recomendacin

Plan de Accin

Fecha de remediacin
Responsable

de la remediacir

3 Observacin

1. Incluir en los contratos de prestacin de servicio 10 dispuesto en la Directiva 003 del 2013 respecto a la
responsabilidad y custodia de los bienes, documentos e informacin publica.
2. Identificar y actualizar los posibles riesgos relacionados con segregacin de funciones del proceso de Activos Fijos a
incluir en la Matriz de Riesgos. incluyendo los respectivos controles que mitiguen el riesgo. ,
1. 30 de Mayo de 2014

2. 31 de Julio de 2014
Lder del Grupo Funcional

de Activos Fios, Lider de Contratacin

y SubGerente

Adminitrativa

En el procedimiento de ingreso de bienes devolutivos se informa que se utilizan los Formatos 8N, formato FO~270~OO1
al 10 y reporte RP-Rivcondoc para las actividades: recibir comprobantes, verificar comprobante de ingresos y comparar
particularidades de los bienes.
Estos formatos se solicitaron en su totalidad para la muestra seleccionada, encontrando que el ingreso de los 'bienes se
realiza nicamente con el formato 8N emitido por el modulo de activos fijos del programa Hipcrates que enva almacn
al rea de activos fiios en donde se especifica su modalidad de inoreso (donacin, comodato convenio cornera).

Criterio

GFT-PR-270-001
- Ingreso de bienes devolutivos: En el procedimiento de ingreso de bienes devolutivos se informa que
se utiliian los Formatos 8N~ FO-270-001 al10 y RP-Rvcondoc para las actividades: recibir comprobantes, verificar
comprobante de ingresos y comparar particularidades de los bienes.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Plan de Accin

1. Asegurarse que se utilicen los formatos indicados en el procedimiento GFT-PR-270-001~

Ingreso de bienes
devolutivos y/o en su defecto se sugiere hacer los ajustes a que haya lugar al procedimiento de tal manera que se
cumpla lo establecido en el mismo.
2. Se recomienda que se realice el control de revisin al cumplimiento adecuado del 100% de los formatos de acuerdo
al procedimiento GTH-PR-270-001.
3. Asegurarse que los formatos que no estn en uso se retiren del mapa de procesos y/o se haga la respectiva
actualizacin en la intranet
1. xevrsar y actualizar el procecmuento
roentrncanoo lOS rormatos que se unnzan, para que se unuzan, como, cuanoo y
por quien se utilizan.
2. Revisar el cumplimiento
adecuado de los formatos conforme al nuevo procedimiento.
3. Revisar los formatos en la intranet, socializar la existencia y uso correcto de los formatos a los servidores publicos, e
informar a Calidad la actualizacion que se debe hacer en la Intranet.
4. Identificar y actualizar los posibles riesgos relacionados con el uso de Formatos incluidos en los Procedimientos a
.Inr-h rir pn 1:::1M:::Itri7 rlP Ripc:nnc: indllv",nrln
1m: r"'C:1
mi'" miticuan el ril"c:ao
31 de Julio de 2014
Lder del Grupo Funcional de Activos Fijos y SubGerente Adminitrativa

.~.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacir

2014/05/28

Pgina

d e11

Jy

4 Observacin

ISe evidenciaron los formato 8N - Salida devolutivo al servicio No. 002072, 002074, 002075 Y 002076 generados por el
sistema Hipcrates, observando que requieren de las firmas de Almacenista y de Quien Recibe, de [os que solo se
diliaencio la firma del almacenista.

Criterio

GFT-PR-270-001
- Ingreso de bienes devolutivos: En el procedimiento de ingreso de bienes devolutivos se informa que
se utilizan los Formatos 8N- FO-270-001 al1 O y RP-Rivcondoc para las actividades: recibir comprobantes, verificar
comprobante de ingresos y comparar particularidades de los bienes.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Asegurar el completo, oportuno y adecuado diligenciamiento

de los formatos que soportan los controles que debe
realizar el Funcionario de Gestin Financiera de Activos Fjos respecto a las actividades de control recibir
comprobantes, verificar comprobante de ingresos y comparar particularidades de los bienes.
2. Identificar el riesgo y el respectivo control de responsabilidad de los funcionarios y/o contratistas que reciben el bien,
considerando que debe dejarse el soporte de su aceptacin recepcin de los elementos recibidos.
3. Identificar el control realizado por la administracin de verificacin del curnplimiento de los formatos de control
establecidos en los procedimientos establecidos en el proceso de Activos Fijos.

1. Ejecutar los controles sigUiendo la recomendacin

1 a partir de hoy.
2. Identificar y actualizar los posibles riesgos, relacionados con el control de responsabilidad de funcionarios y/o
Plan de Accin
contratistas que reciben el bien y que deja soporte de aceptacin, a incluir en la Matriz de Riesgos, incluyendo los
respectivos controles que mitiguen el riesgo.
3. Incluir el control de la recomendacion 3 en el orocedimiento.
Fecha de remediacin
31 de Julio de 2014
Responsable de la rernediacin Lder del Grupo Funcional de Activos Fijos y SubGerente Adminitrativa

5 Observacin

Se solicit el ltimo avalo realizado a los activos fijos del Hospital Simn Bolvar, obteniendo que el Instituto
Geogrfico Agustn Codazzi entreg al Dr. Hctor Lumus - Gerente del HSB - el avalo comercial correspondiente
al
predio ubicado en la Cr. 7a # 165-00 por $58.966.911.350,
entregado el 21 de septiembre de 2009. Este predio contaba
con un avalu catastral vigente de $16.509.584.000

y se

informa que el rea total. construida

es de 23.915,47

m2.

Criterio

DECRETO 2649 DE 1993, ARTICULO 64, MODIFICADO POR EL ARTICULO 2 DEL DECRETO 1536 DE 2007,
1,El valor de realizacin, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del periodo en el cual se
hubieren adquirido o formado y al menos cada tres aos, mediante avalos practicados por personas naturales,
vinculadas o no laboralmente al ente econmico, o por personas jurdicas, de comprobada idoneidad profesional,
solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sera
inapropiado, entre uno y otro avalo estos se ajustan <;11 cierre del periodo utilizando indicadores especficos de precios
segn publicaciones oficiales o, a falta de stos, por el ndice de precios al consumidor para ingresos medios,
establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadistica, Dane, registrado entre el 1 de enero y el 31
de diciembre del resoectivo ao.

Tipo de Observacin

Hallazgo

2014/05/28

Pgina 5 de 11

._y.-J-

..

.. ....._.....

Recomendacin

Se recomienda:
1. Realizar el avalu correspondiente a los activos fijos pertenecientes al Hospital Simn Bolvar, y hacer los ajustes a
que haya lugar en los estados financieros.
2. Realizar los avalos tcnicos cada tres (3) aos de acuerdo a la normatividad vigente y hacer los ajustes
correspondientes
debido a que estos no reflejan la razonabilidad en los estados financieros.
3. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no observar evidencias de los soportes avalos y ajustes a
los 'activos en los estados financieros.

Plan de Accin

1. Solidtar a la gerencia que se dispongan los recursos necesarios para realizar el avalo en 2014.
2. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar por no cumplir con la norma, a incluir en la Matriz
de Riesgos, incluyendo los respectivos controles que mitiguen el riesgo.

Fecha de remediacn
Responsable

de la remediacir

Adminitrativa

En la toma fsica de inventario de equipos devolutivos del Hospital Simn Bolvar realizado para el ao 2013 y
soportado mediante el formato GFT- FO-270-01 O - Legalizacin Inventario de Bienes en Servicio, no se evidencia la
firma del funcionario responsable de los activos; en los siguientes casos;
1. Radicado GFAF-059-2013:
Luis Hernando Bautista Murcia ~ profesional especializado - dependencia UI8-161Medicina Interna Hospitalizacin-del
27 de mayo de 2013
2. Radicado GFAF-17 -2013: Javier Pardo Prez -Profesional Especializado-dependencia
T51-Juridica- del 15 de enero
de 2013

6 Observacin

GFT-FO-270-010Legalizacin de Activos Fijos: quien firma el formato "se da por realizado y aceptado firmando el
inventario fsico del conjunto de elementos, bienes en uso y a cargo del servicio en mencin". debe ser de carcter
obligatoria su firma en el correspondiente formato,

Criterio
Tipo de Observacin

Recomendacin

Plan de Accin

Fecha de rernediacin
Responsable

15 de Junio de 2014
Lider del Grupo Funcional de Activos Fijos y SubGerente

de la remediacir

Hallazgo
1. Asegurar el completo, opon:uno y adecuada dlligenclamlemo
oei rormato 1'"U-L/U-UI U.
2. Se recomienda que para la toma fsica del inventario de la vigencia 2014 este soportada por los formatos
completamente diligenciados,
3. Se recomienda revisar y detectar los riesgos que se puedan generar al no estar firmado el formato en la verificacin
lde 1::1 Ip{'l::lli7~~iAnde los activos filos nara estas
las.

1. Revisar y actualizar el procedimiento de toma fsica de inventarios can la finalidad de formalizar responsabilidades de
los servidores publicas que reciben los bienes de la institucin.
2. Esta programada la toma fsica 2014 que ser presentado en el cierre de la vigencia.
3. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar al inclumplir este nuevo procedimiento, a incluir en
la Matriz de Riesgos, incluyendo los respectivos controles que mitiguen el riesgo.
31 de Julio de 2014
Uder del Grupo Funcional

de Activos Fijos

SubGerente

2014/05/28

Adminitrativa

Pgina

dell

.---.

En la toma fsica de inventarios de activos fijos realizado para el ao 2013, en el GFT - FO-270-01 O - Legalizacin
Inventario de Bienes en Servicio no se evidencia el V.B. del profesional GFAF en los siguientes casos y dependencias;
1.111- patologa, 2. UI8-161-medicina
intema hospitalizacin, 3. R41-aseo -rea U,sica, 4.R24-servicos generales y
vigilancia, 5 T74-sistema software, 6.T81-T82-T83planeacin, 7. T71-sistemas, 'B.P22-ingenieria biomdica, 9.R13cala menor, 10.S49- facturacin laboratorio, 11.Q11-admisiones,
12. S48-facturacion ciruga, 13.S63-facturacion
sala
de partos, 14.S46-facturacion
quirrgicos, 15.S45-facturacion
pediatra, 16. S47-facturacion medicina interna, 17. S50facturacion quemados, 13. N31-vacunacion,
19. S62-facturacon gineco, 20.S22-costos .21. 041-referencia y
contrareferencia,
22. M67-terapia pisos, 23. 021- radio operador, 24.J91-J41-J71-unidad
de recin nacidos, 25. U23U24-171-172-laboratorio, 26. A201- urologa, 27, R14-contraloria

7 Observacin

de Bienes y Servicios:

V.B.

Criterio

GFT-FO-270-010-Lega!izacion

Tipo de Observacin

Hallazgo
'l. icentrncar el servicor pUDIICOque ceoe aar el ViStO bueno (v .b.) al rorrnato l:>r l-rU-L U-U'Io-ueqauzaoon mventano
de Bienes y Servicios.
2. Asegurar que todos los formatos GFT-FO-270-010-Legalizacion
Inventario de Bienes y Servicios cuenten con su

Recomendacin

Visto Rll~nn

Inventario

solicita

sin indicar el funcionario

responsable.

~n SE!;: I rl~ sn control rl~ o,,;~;';..

1. El servidor publico que debe dar el visto bueno al formato es el Lider del Grupo Funcional de Activos Fijos, por lo que
Plan de Accin

se actualizar el formato incluyendo este dato de control.

2. Se ejecutar el control complemente desde hoy.

Fecha de remediacin

31 de Julio de 2014

Responsable

Lider del Grupo Funcional de Activos

de la remediacin

Fijos y SubGerente

Adminitrativa

De los formatos GFT-FO-270-010

evidenciados y entregados a OGPA por el rea de activos fijos, se observo que estn
en versin 2. Sin embargo, en la Intranet SIG - Calidad se observa publicado este formato en versin 1.

8 Observacin

Criterio

Norma tcnica de calidad de la gestin pblica. Numeral 4.2.3 Control de documentos: Los
documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad deben controlarse ...c) asegurarse de que se identifican
los cambios y el estado de versin vigente de los
documentos; d) asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso; g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles
una identificacin

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Asegurar

Plan de Accin

Luego de la actualizacion

Fecha de remediacin

31 de Julio de 2014

NTCGP-1000-2009-

'(

Responsable

de la remediacin

que se cumpla con lo establecido

en la NTCGP-1 000-2009.

y revisin de los formatos y procedimiento

se solicitara a Calidad que actualice

la Intranet.
\

Grupo Funcional de Calidad

2014/05/28

Pgina 7 de 11

--

..

De la muestra seleccionada de 22 activos devolutivos, se observo que ninguno de los items esta debidamente
identificado mediante Placa de identificacin de los Activos. Estos corresponden a las reas de Unidad de Salud Mental
y Fisioterapia y Rehabilitacin, de acuerdo a lo informado por el Lder de Activos Fijos.

9 Observacin

GFT-PR-270-001-!ngreso
de Bienes Devolutivos. Versin 2, numera! 7,3 matriz (cuadro de actividades y
responsabilidades):
6. etiquetar bienes -establecer placa identificacin activos a cargo de funcionario GFAF.

Criterio
Tipo de Observacin

Recomendacin

Plan de Accin

Fecha de remediacin
Responsable

Hallazgo
......
"'" '1.1111
l.UI ell-"Ul.eUII lellLU uo::: ll;;Ul;;:lUUa IU;;>111
1o:::C1I ICIILU;;>
e;;>1
IU;;>el UIl.IIU l-"Ul.eUIIIIIO:::IILUII~I e",u uo::: 1:'''0:::110:::;;>
Devolutivos.
2. Se sugiere que se revise el 100% de los elementos ingresados durante el primer trimestre del ao 2014, y se
establezca la respectiva Placa de identificacin del activo.
. ,. ,.,1."'
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I ~ ~"
lo>
1. ::>egUlr recomenda clan 1,
2. Durante el inventario periodico que se esta realizando se marcarn los activos que no tengan placas. Respecto a los
activos que no se pueden plaquetizar fsicamente, se lleva una AZ de placas asignadas, y se revisar que este incluido
en el procedimiento.
3. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar al tener sin placas de identificacion a los activos
lfiios a incluir en la Matriz de Riesoos incluvendo los resoectivos controles oue rnltiouen.el resco,
31 de Julio 2014

de la remediacir Lider del Grupo Funcional

de Activos Fijos y SubGerente

Adminitrativa

De la muestra seleccionada de 22 elementos, se evidencio que en 18 activos los registros contables que la descripcin
es diferente entre el reporte entregado por activos fijos y el reporte riccondoc entregado por almacn. Por ejemplo:
Ropo~

Enviado por Activos Fijos

EQUIPO ORGANO
SILLA

1O Observacin

ERGONOMlCA

SILLA

Reporto rivcondoc

DE LOS SENT
SILLA

PLASTICA

PIRANDELO
SILLA

CAM ILLA FIJA

CAMINADOR
PEDAL MlEMSRO
SILLA

_'.

CAMILLA

APARATO

DE RUEDAS

CON SRAZOS

CON BRAZOS

PARA EXAMEN
GRADUABLE

ADULTO

DE EJERCICIO DE PEDAL MIEMBRO

SUPERIOR
SILLA

- Modulo Activos fijos, sistemas

por alrn:;o.con
PARED

SECRETARIAL

PLASTICA

CAMINADOR

ADULTO
SUPERIOR

enviado

EQlPO DE ORGANOS

Hipcrates

DE RUEDAS

PLEGABLE

Criterio

Sistema Hipcrates

- Modulo de Almacn

Tipo de Observacin

Oportunidad

Recomendacin

Asegurar
Almacn

Plan de Accin

Unificar la descripcin de los elementos en Activos Fijos, respecto a la informacin

estableciendo como punto de control el establecimiento
de un instructivo.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacir

28 de Noviembre de 2014
Lider del Grupo Funcional de Activos Fijos

de Mejora

que la informacin contenida en los cdigos de las cuentas contables sean iguales a los reportados
Fijos con la finalidad de tener uniformidad de la emisin de la informacin ..

por,

y Activos

SubGerente

2014I 05I 28

Adminitrativa

descrita por Almacen -

'I,~

P 9 ina 8 de 1

..

--~

-.

::;e evidencia que en la cuenta contable del Sistema Hipcrates para la cuenta de activo fijo 16700101 - Equipo de
Comunicacin, el valor que se refleja es de $179,698,071 y valor que se refleja en la cuenta contable 16850701 Depreciacin Acumulada a Marzo de 2014 es de $ -197,654,827,
lo que se significa que se deprecio un valor superior
al valor histrico del activo por $ -17.956.756. El valor de Inflacin es $ O.

11 Observacin

Decreto 2649 de 1993

ARTICULO
64. PROP[EDADES,_

PLANTA y EQUIPO. u La contribucin de estos activos a la generacin del ingreso

debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciacin de su valor histrico ajustado. Cuando sea
significativo, de este monto se debe restar el valor residual tcnicamente determinado ... tr

Criterio

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Asegurar que se cumpla [o establecido en el Art. 64 del Decreto 2649 de 1993.

2. Se sugiere se revise en su totalidad el procedimiento para el calculo de la depreciacin de activos fijos.
3. Se recomienda que se revise el riesgo que se pueda generar al no realizar los clculos de la depreciacin
normas y metodologa vigente, sub o sobre valorando la depreciacin calculada de los activos fijos.

Plan de Accin

Fecha de remediacin
Responsable

de la remediaclr

con las

1. rceanzar mensualmente
la conciuacron moouro ACtiVOS riJOS vs IVomaOlllaaa, y proceso ae saneamiento soportada
por seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en el Acta del Comit de Saneamiento Contable.
2. Revisar y actualizar el procedimiento para el clculo de la depreciacin de activos fijos, dejando un instructivo como
evidencia.
3. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar por errores en la depreciacin, a incluir en la Matriz
,f,
Irl", ~iQ<:ntl<; inr.lllvenrltl Itlc;
oue mitiClllen :.Irip<;nn
31 de Julio de 2014
Lder del Grupo Funcional de Activos Fijos, Contabilidad, SubGerente Adminitrativa, Comit de Sostenibilidad

En el Mapa de Riesgos Institucional por Procesos estn incluidos los riesgos transversales:
1. GTF. R 1 Utilizacin indebida de informacin privilegiada: El que como empleado, asesor, directivo o miembro de
12 Observacin

junta u rgano de administracin de cualquier entidad en el fin de obtener provecho para sio para un tercero haga uso
indebido de la informacin que hlya conocido con razn u ocasin de su cargo.
2. GFT R 5- Corrupcin: peculado por apropiacin: Utilizacin impropia de los recursos, infraestructura, insumas,
dispositivos y equipos del Hospital buscando provecho particular, usufructo y/o aprovechamiento de los mismos en
detrimento de la institucin.

Criterio

Ley 1712 de 2014 LEY DE TRANSPARENCIA

Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACiN
PBUCA
NACIONAL:
Artculo 2. Principio de mxima publicidad para titular universal. Toda informacin en posesin, bajo controlo custodia
de un sujeto obligado es pblica y no podr ser reservada o limitada sino por disposicin constitucional o legal, de
conformidad con la presente ley. Artculo 3, Principio de facilitacin. En virtud de este principio los sujetos obligados debern facilitar el ejercicio del
derecho de acceso a la informacin pblica.
~
Principio de la divulgacin proactiva de la informacin. El derecho de fcil acceso a la informacin no radica nicamente
en la obligacin de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino tambin en el deber de los sujetos obligados de
promover y generar una cultura da transparencia, lo que conlleva la obligacin de publicar y divulgar documentos y
archivos que plasman la actividad estatal y de inters pblico, de forma rutinaria y proativa, actualizada, accesible y

Tipo de Observacin

Oportunidad

de Mejora

2014/05/28

Pgin a 9 del!

Recomendacin

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable

de la remediacir

1::n cumplimiento a la Ley de 1 ransparencia y del oerecno al acceso a la mrormacron puouca, se recorruenoa evaluar la
posibilidad de implementar una actividad de control sobre la publicacion en Intranet de la informacin de los activos fijos
que tiene el HSB, indicando el responsable de su custodia, fecha de entrega a responsable, nombre del activo, placa
de control, estado, ubicacin, fecha de ingresa del activo y labores de mantenimiento. Lo anterior con la finalidad de
asegurar la transparencia en la asignacin de recursos y en la asignacin de responsabilidades
a los funcionarios!
con su conocimiento.
COI
:::>eevaluara la posrornoao de puoucar esta mtormacron ternenoo en cuenta la Ley 1 i1: de LU14 y uirecnva UU;; de :U1J
con: Oficina Asesora .Juridica, Contratacin, Gestin Humana, Comunicaciones
Externas, Recursos de Informacin y
ia Administrativa.
ISL
29 de Agosto de 2014
Lder del Grupo Funcional de Activos Fijos - Oficina Asesora Jurdica, Contratacin,
Externas, Recursos de Informacin y Subgerencia Administrativa.

Gestin Humana, Comunicaciones

se evrcencia acta ae concmacron ae la oeprecracron acumuraca ae lOS f-I.CIIVOS riJos caicuraco por el sistema
Hipocrates en el Modulo de Activos Fijos respecto a las respectivas cifras registradas en el Mdulo de Contabilidad,
correspondiente
a las cuentas: 16850301 -Depreciacin Redes, lineas y cables, 16850401- Depreciacin Otras
maquinas y equipos, 168505-Depreciacin
Equipo Medico, 168506-Depreciacin
muebles y enseres, 16850701Depreciacin Equipo de comunicacin, 16850702-DepreciaCin,
168508-Depreciacin
equipo de transporte, 168509-

11\10

13 Observacin

n.

. rifln Fnl Jinn rlP rnmprlnr 1(:nc;nR01-npnrp.ri::lrinn ~nftw::lrp.

II VU I ue: ,:..uv 1, 111c:lIIUc:l1ur;: f.'1V'-'e:Ull I 1Ir;:1L~V::' a<.lIJlirllSUaI1VQS

y coruaores paja el I LaL Le:JV y '-'VI L" u, ue: LV::'

bienes en los entes pblicos del Distrito Capital,
1. Pg .. 121. Num. 6.1.3. Depreciacin mensual: determinada mediante la aplicacin, al cost ajustado de una tasa,
porcentaje o calculo, en funcin de la vida til.
2. Pg .. 88. Num. 4.11.5. Costo historico: los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una
permanente comparaci[on con los asientos del estado diario de bienes o el registro de las novedades en el inventario
cargo de los responsables.
... )

Criterio
B) Dec. 2649 / 1993. Art. 64: La depreciacin se debe determinar sistemticamente
mediante mtodos de reconocido
valor tcnico, tales como lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin u horas de trabajo. Debe
utilizarse aquel mtodo que mejor cumpla la norma bsica de asociacin. Al cierre del perodo, el valor neto de estos
activos, reexpresado como consecuencia de la inflacin, debe ajustarse a su valor de realizacin o a su valor actual o a
su valor presente, el ms apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del
caso. Pueden exceptuarse de esta disposicin aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios
""",""",,, ""0'":" r-al.c c
Tipo de Observacin

Oportlmidad

Recomendacin

Se recomienda realizar las conciliaciones

razonalidad de los estados financieros .

Plan de Accin

Realizar mensualmente

Fecha de remediacin

31 de Agosto de 2014

Responsable

Lder del Grupo Funcional de Activos Fijos

de la remediacir

de Mejora
mensuales

a la cuenta depreciacion

de activos fijos para que se refleje la

la conciliacin

mdulo Activos

Fijos vs Contabilidad.

~-XJ1
2014/05/28

Pgina 1~

de

11

.....

Los siguientes

...

firman en seal de revisin, compromiso

y aprobacin

de lo contenido

en el acta:

/J
Firma del Dueo del Proceso

Los siguientes

firman en seal de entrega de los resultados

de la auditora:

\
Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

2014/05/28

Pqina 11 de 11 ~