Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
http://www.pmigdl.org/?p=551
De la estrategia a la administracin de
proyectos.
Por: Antonio Neri, PMP.
Correo: innovacion@pmigdl.org
Cuantas veces nos hemos visto envueltos en discusiones que no terminan sobre los proyectos que
deberan de ser aprobados para el siguiente ao? Muchas ocasiones no es cuestin de dinero, es
cuestin de definir claramente las estrategias del negocio, aquello que har a la compaa ms fuerte o
sobrevivir en un mercado cada da ms competido y globalizado.
En la actualidad las empresas siempre estn buscando la mejor manera de invertir su dinero, tal y
como lo hacemos todos nosotros en nuestras casas con nuestra economa familiar, y es por esta razn
que me gustara compartir con ustedes estos puntos sobre cmo llevar de la estrategia a los proyectos.
Si esto se logra, la Administracin de Proyectos se convierte en el motor para alcanzar la estrategia de
las compaas. El estndar de Portafolio Management del PMI habla con mucho mayor detalle de estos
puntos y hay mucha literatura donde se puede consultar estos temas, hoy simplemente me gustara
compartirles mi experiencia.
El PMI en su estndar de Portfolio Management lista estos puntos para poder ligar desde la estrategia
hasta la ejecucin de proyectos:
1.
Visin /Misin
2.
Plan Estratgico
3.
Objetivos estratgicos
4.
Administracin del Portafolio de proyectos/programas
5.
Administracin de Proyectos y Programas
6.
Administracin de la Operacin
Todo lo anterior hace sentido cuando lo vemos a este nivel, pero quin les dice a los altos ejecutivos
de una compaa que no podemos hacer su proyecto porque no se alinea a las estrategias de negocio?
Cuntos proyectos hay en las compaas que atienden a los objetivos personales de algn director o
de alguna funcin y no se alinea a la estrategia de la corporacin? Esto es una realidad y pasa en
muchas compaas, si no es que en todas. Por lo anterior, lo que es realmente valioso, es cmo hacer
que el comit directivo o ejecutivo de las organizaciones compren el concepto de planeacin
estratgica y se alineen a l en todo momento? Una forma de hacerlo es implementando procesos y
uno muy importante es de la planeacin estratgica, por lo anterior cmo conectar la planeacin
estratgica de la compaa con el proceso de seleccin de proyectos?, la respuesta puede no parecer
sencilla o evidente, pero se puede hacer con procesos y metodologa.
El proceso de administracin del portafolio de proyectos en realidad debe de asegurarse de que todos
aquellos proyectos que se aprueban en la corporacin nos llevarn a la visin, misin y objetivos
estratgicos. Pero aun as la lista de proyectos y programas puede ser interminable, por lo anterior el
proceso de priorizacin se convierte en otra pieza clave dentro de estas conexiones.
La priorizacin de proyectos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
Dentro del comit de Definicin la estrategia del portafolio y de la compaa est el grupo que toma las
decisiones, este grupo es quien debe de estar visualizando las estrategias y tener la visin holstica de
la corporacin, se renen de manera semestral o anual para revisar la estrategia y aprobar propuestas
de proyectos (dentro del plan o proceso de presupuesto anual de las organizaciones). Este grupo est
conformado por el director general y su equipo de reportes directos. Uno de los factores que se pueden
observar en los proyectos exitosos es el soporte de los altos ejecutivos en los proyectos4 por lo que si
desde que se aprueban los proyectos por este comit y estn alineados a las estrategias, se puede
augurar un buen desenlace para dichos proyectos.
El comit de Administracin del portafolio debe de estar confirmado por algunos directores con peso en
la organizacin y deben de ser los responsables de priorizar los proyectos dentro de la organizacin.
Normalmente estn el director de finanzas, de IT, RH, Ventas y Operaciones entre algunos otros. Este
comit no decide, pero si prioriza basado en criterios definidos y aprobados por el comit mencionado
anteriormente. Este grupo se rene de manera bimestral o cada cuarto del ao. Adicionalmente este
grupo debe de poder tener la capacidad de analizar e integrar a la lista priorizada cualquier cambio al
portafolio (agregar, retrasar o detener proyectos) para que el comit de Definicin decida. Tpicamente
estas sesiones son facilitadas por el administrador del portafolio.
El comit de Ejecucin, es quien opera los proyectos y tiene como actividades rutinarias validar el
estatus de los proyectos, es quien adicionalmente puede identificar cualquier cambio al portafolio de
proyectos y poderlo llevar al comit que Administracin del Portafolio. Normalmente est conformado
por el equipo de proyecto y puede haber tantos comits como proyectos. Este equipo sesiona de
manera recurrente o semanal, dependiendo de las necesidades de los proyectos.
Algunos criterios comunes de priorizacin de proyectos.
Normalmente dependiendo del giro de la compaa se pueden tener distintas categoras de proyectos.
En el modelo mencionado anteriormente propuesto por Gartner2, cada uno de esas categoras debera
de tener un criterio de priorizacin pues no podemos medir con el mismo criterio a un proyecto para
operar el negocio que uno para transformarlo. Por lo anterior es vital que el Comit de Administracin
en conjunto con el Comit de Definicin aterrice los criterios de priorizacin y las categoras.
A continuacin algunos criterios de priorizacin.
Continuidad Operativa: En este tipo de proyectos tienen su razn de ser para poder operar el negocio
o mejorarla, se pueden tener proyectos para resolver un riesgo en la operacin: una falla mayor en una
lnea de produccin o una renovacin de las lneas o incluso para un mandato legal o gubernamental.
Aqu simplemente sera necesario hacer un anlisis cuantitativo de riesgos para poder priorizar los
proyectos y ponderar en el tiempo, es decir, probabilidad de ocurrencia e impacto en caso de ocurrir y
con base en esto ir implementando soluciones.
Ejemplo: La lnea de produccin tiene 10 aos, es altamente probable que falle (riesgo alto = 80%), en
caso de una falla, el impacto a la corporacin seran 5 das sin produccin que equivalen a una prdida
de 5 Millones de pesos por da. Con lo anterior el Valor Monetario esperado sera de:
VME = .8 X 5000,000 X 5 = 20000,000.
Desarrollo de nuevos productos. Para el desarrollo de nuevos productos es necesario aplicar un
criterio diferente al de continuidad operativa. Aqu es necesario validar y asegurar que los nuevos
productos estn alienados a la estrategia y medir la inversin en comparacin con la contribucin
incremental a las ventas o los ingresos por dichas ventas, Retorno de Inversin, Relacin de retorno de
inversin e inversin. Con esto dicho se pueden hacer evaluaciones de cada uno de los criterios y
poder poner todo el portafolio en perspectiva para poder decidir sobre cuales hace sentido invertir y
sobre cuales otros esperar un tiempo. Ver la grfica anexa como un ejemplo, el tamao de las burbujas
indica el monto de la inversin en comparacin con el ingreso. Es evidente a este nivel sobre cuales
invertir y facilitar la priorizacin.
De esta forma, se pueden definir tantos tipos o categoras de proyectos como contenga la estrategia de
la compaa. Lo que s es importante es no tener demasiados, pues puede ser mucho el trabajo y
esfuerzo requerido para poder llevar al portafolio ideal. No menos de 3, no ms de 9 sera lo ptimo.
Se debe de re priorizar el portafolio de proyectos?
Por ltimo, con todo el trabajo que se necesita hacer para poder priorizar un portafolio y llegar al ideal
que se acomode a las necesidades de crecimiento e inversin, sera una verdadera tragedia no
mantenerlo actualizado. En un mundo ideal, nada cambia, en el mundo real todo cambia y cada vez a
mayor velocidad. Por lo anterior, este ejercicio de priorizacin y estrategias, hay que validarlas y
ajustarlas frecuentemente. No es un ejercicio que se hace una vez al ao con el comit de Definicin y
ah se deja, es un ejercicio que se revisa con el comit de Administracin del portafolio cada que ese
sesione y esta es la razn de ser de este comit.
1.
2.
3.
4.
Conclusin
Por lo anteriormente explicado, es de vital importancia administrar el portafolio de proyectos de una
corporacin, este es un trabajo de muchas reas funcionales y es facilitado por una PMO o EPMO. La
adecuada definicin del portafolio de proyectos es uno de los factores que aseguran el xito de cada
proyecto aprobado. Las compaas tienen recursos limitados (humanos y econmicos) y es de
necesario tomar las mejores decisiones con la mayor cantidad de informacin posible, esto garantiza
foco y establecer correctamente las prioridades.
Antonio Neri, PMP
Project Portfolio Management Best Practices Summary of Results. Michael M. Menke, 2011,
Value Creation Associates.
Investment Categories for structuring your Project Portfolio. Audrey L. Apfel, Enero 2012,
Gartner Document ID: G00219459
Lightweight Portfolio Stewardship. CIO Executive Board. 15 de septiembre
2011.http://www.cio.executiveboard.com
PROJECT SUCCESS AND FAILURE: WHAT IS SUCCESS, WHAT IS FAILURE, AND HOW
CANYOU IMPROVE YOUR ODDS FOR SUCCESS?. Robert Frese, Diciembre
2003,http://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/6840_f03_papers/frese/